MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. LATAR BELAKANG

Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis menulis belaka. Pandangan
orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang
banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin
ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari
pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai
kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau
lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat
penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga
tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa
dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi
sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik
pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya
digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan
informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi
ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah
dan swasta.

Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi
tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi
pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir
berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang
tentu format administrasi pendidikan harus kapable terhadap teknologi informasi saat ini.

B. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN.

Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan informasi
yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu adanya sebuah pembakuan
format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format administrasi
pendidikan yang dimaksudkan adalah mudah pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa
ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal
sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan
data pendidikan pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format administrasi,
sesuai kepentingan mereka.Oleh karena itu dalam lingkup masalah ini, penulis hanya membatasi
dalam membahas:

1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem pengelolaan data administrasi
kependidikan
2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian
adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang
mengartikan sebagai proses sosial.
Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian
di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui
tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan
sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya,
administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi
administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz,
George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai
dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang
sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian
pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk
usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

. Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu
seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat
(1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi
adalah suatu

kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik,

agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam pengertian sempit
sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan ketatausahaan
mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi dengan
ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat..

B. PENGERTIAN TATA USAHA

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan
pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut
beberapa pengertian tentang Tata Usaha.

1. a. Ditinjau arai asal kata 

Tata Usaha  terdiri dari dua kata, yaitu “Tata”  dan “Usaha”  yang masing-masing kurang lebih
mempunyai pengertian sebagai berikutTata adalah suatu peraturan yang harus ditaati.,
dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu
maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat
dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

1. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia

Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis

menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata
usaha  ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

1. c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern

Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun,
mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang
diperlukan dalam setiap usaha kerja.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha  diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi
dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-
keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai
bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh
siapa saja yang membutuhkan.

C. PENGERTIAN PELAYANAN

Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain :  Pelayanan  merupakan serangkaian

kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai
proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh
kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah
setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan
orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12)  Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai
perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang
diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas
adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur
yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa
pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya.

Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu
organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat
beberapa aspek, antara lain :

1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya
dan terpampang dengan jelas

2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan

3) Kepastian  yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang jelas

4) Keadilan  yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi
yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang

5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi
dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi

6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam
memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.

BAB III

PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

A. PEMBAHASAN

Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta membandingkan dengan berbagai
pengertian administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang administrasi data kependidikan di
sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga memudahkan dalam memberikan pelayanan
bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswa yang membutuhkan
informasi atau dokumen kependidikan dirinya Dengan adanya teknologi informasi / komputer,
selama ini setiap satuan pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan
dan sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda.

Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut kemampuan petugas
pengelolanya. Beberapa sekolah ada yang mengelola data administasii kependidikannya dengan
program aplikasi Excel, Word dan Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan
program aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada yang menggunakan My SQL.
Demikian juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di sekolah. Ada
petugas pengelola data administasii kependidikan dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari
seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan komputernya, tetapi juga ada yang berasal
dari staf administrasi jurusan.

Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi antar sekolah atau dalam
rangka memberikan pelayanan informasi tentang data administasii kependidikan seperti data
kelembagaan, kurikulum, peralatan maupun siswa dan keuangan. Belum lagi kalau melayani
institusi yang membutuhkan data administasi kependidikan sesuai dengan kepentingan mereka
seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X” karena akan diberi beasiswa, atau siswa
dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya Dari pihak-pihak yang berkopenten dan
berwenang dibidang pendidikan seperti Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas
Pendidikan Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan
disosialisasikan sistem pengelolaan data administasii kependidikan dan format data administasii
kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun workshop. Akan tetapi kurang mendapat
respon baik dari sekolahsekolah dengan berbagai alasan. Banyak sekolah yang kurang bersedia
memanfaatkan sistem tersebut, karena harus entry data ulang, juga kurang kapable dengan
kepentingan sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem
pengelolaan data administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan, tetapi
untuk kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yang didistribusikan ke
sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.

Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistem pengelolaan data administasii
kependidikan yang menggunanan NISN sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa
kelas III Dinas Pendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa
kelas III telah mempunyai NISN, yang data administasii kependidikan sudah ada disana.