PREZENTĂRI EFICIENTE

Singura modalitate de a descoperi limitele posibilului

este de a trece dincolo de ele, spre imposibil …
Arthur C. Clarke

Pentru a face o bună prezentare, trebuie:

• să aveŃi convingerea că puteŃi
• să ştiŃi care este rezultatul aşteptat
• să doriŃi ca acest lucru să se întâmple
• să faceŃi ca acest lucru să se întâmple.

Principii fundamentale ale prezentării:

• fiecare are ceva de spus – deci şi dumneavoastră. Chiar şi atunci când aveŃi de făcut o prezentare cu
mesaj prestabilit sau cu caracter general, în voi coexistă propriile păreri, atitudini, convingeri şi
experienŃe care pot influenŃa mesajul.
• aveŃi un stil propriu de comunicare. SunteŃi unic: modul în care comunicaŃi, experienŃa, valorile,
convingerile vă diferenŃiază de oricine altcineva.
• aveŃi dreptul de a fi ascultaŃi (chiar dacă educaŃia primită sau experienŃele de viaŃă ne-au înrădăcinat
convingerea că nu ar fi aşa)
• aveŃi răspunderea de a vă face ascultaŃi. Unii dintre noi excelăm în a-i blama pe ceilalŃi şi orice altceva,
cu excepŃia noastră. Care este scuza dumneavoastră preferată pentru o prezentare nereuşită?

CELE 5 P-uri ALE UNEI BUNE PREZENTĂRI

Pregătire
Preconizare
PrezenŃă
Pasiune
Personalitate

I. PREGĂTIREA
1. studierea auditoriului
2. pregătirea prezentării
3. organizarea mijloacelor de prezentare
1
Formare de formatori 7-9 Mai 2007 Buziaş
4. verificarea sălii de prezentare
5. repetiŃia
6. pregătirea finală

1. Studierea auditoriului
EsenŃa prezentării este reprezentată de comunicare. Comunicarea are loc prin implicarea emiŃătorului şi
receptorului, deci:
priviŃi-o şi din punctul lor de vedere.
ConcentraŃi-vă asupra:
• aşteptărilor auditoriului
• numărului de ascultători
• antevorbitorului
• altor factori importanŃi …

Aşteptările auditoriului
Auditoriul aşteaptă ceva anume. De exemplu, ar dori să fie îndrumaŃi, delectaŃi, informaŃi, provocaŃi să ia o
hotărâre … ?
Ascultătorii trebuie să primească ceea ce vor sau ce le trebuie.
VerificaŃi din ce categorie socio-profesională fac parte, ce ştiu deja despre subiectul abordat, care le sunt
preocupările, dacă se află acolo de bună voie sau au fost constrânşi, dacă sunt odihniŃi sau deja plictisiŃi de
conferinŃă etc.
Fiecare om are un set de valori personale, prejudecăŃi sau convingeri care le influenŃează modul de
comunicare. Care sunt cele ale ascultătorilor voştri?

Numărul de ascultători
Este îngrozitor să fiŃi pregătit pentru un auditoriu de 10 persoane şi să vă treziŃi în faŃa a 100 de oameni.
Cunoscând exact numărul ascultătorilor, veŃi putea:
• hotărî care este cel mai potrivit stil de prezentare
• găsi cele mai bune mijloace de prezentare

Un auditoriu format din 5 - 10 persoane reprezintă un grup restrâns. Trebuie să stabiliŃi rapid un raport de
comunicare prin care fiecare să fie antrenat, nu doar grupul luat ca întreg.

2
Formare de formatori 7-9 Mai 2007 Buziaş
Un auditoriu de 10 – 30 de oameni necesită o abordare mai oficială. şi în acest caz trebuie însă ca
persoana fiecăruia să vă preocupe. Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să
acordaŃi mare atenŃia modului de punere a întrebărilor.
De la 30 la 100, auditoriul apare sub forma unei mase amorfe, necunoscute şi mai greu de abordat.
Raportul de comunicare cu fiecare persoană în parte este dificil de stabilit, iar mijloacele de prezentare
trebuie să fie ireproşabile. LuaŃi în calcul folosirea unui microfon.
În cazul unui auditoriu de peste 100 de oameni, vă transpuneŃi într-o situaŃie teatrală.

NOUĂ POSIBILE CAUZE ALE TRACULUI

1. Gândul că a vorbi în public nu poate fi altfel decât stresant
2. Gândul că pentru a reuşi trebuie să fii perfect
3. Încercarea de a transmite prea multă informaŃie în prea puŃin timp
4. Încercarea de a plăcea tuturor (aşa ceva este imposibil!!)
5. Încercarea de a imita alŃi vorbitori (foarte dificil) în loc de a fi tu însuŃi (foarte simplu)
6. Teama de incidente negative (ele, de cele mai multe ori nu apar, sau chiar e întâmplă, pot fi folosite ca
şi experienŃe de învăŃare)
7. Încercarea de a controla incontrolabilul (cum ar fi comportamentul audienŃei)
8. Pregătire exagerată (fără nici un pic de încredere în calităŃile naturale şi spontaneitate)
9. Gândul că auditorii vor fi la fel de critici pe cât sunteŃi Dvs. (nu vor fi!)

Teama de a vorbi în public depăşeşte pentru mulŃi teama de insecte, apă adâncă sau (culmea!) boală şi
moarte…
Primul lucru care trebuie înŃeles legat de anxietatea asociată vorbitului în public este că ea e o reacŃie
absolut naturală la o situaŃie absolut nenaturală. Este pur şi simplu reacŃia fiziologică de "fugă sau luptă" -
un mecanism de supravieŃuire care funcŃionează de când lumea, care constă în secretarea a două
substanŃe (adrenalina şi cortizolul). Odată ajunse în sânge, aceste substanŃe determină creşterea
frecvenŃei bătăilor inimii, a temperaturii, pregătind astfel organismul de reacŃia de apărare. Prin mâini,
picioare şi creier începe să curgă o cantitate mai mare de sânge - astfel încât muşchii şi sistemul nervos să
poată intra rapid în acŃiune. Ca urmare, palmele şi tâmplele vor transpira mai tare. Deoarece organele
abdominale erau cele mai expuse atacurilor prădătorilor, reacŃia de apărare mai implică şi retragerea unei
mari cantităŃi de sânge din această regiune (pentru a limita volumul unei eventuale hemoragii), ceea ce
cauzează crampe şi greaŃă.
Pentru a mări cantitatea de oxigen de la nivel muscular şi cerebral, frecvenŃa respiraŃiilor creşte. Creierul,
"inundat" de sânge şi oxigen suplimentare, va începe să funcŃioneze cu viteză mărită pentru a putea pune

3
Formare de formatori 7-9 Mai 2007 Buziaş
la punct un "plan de bătaie" pentru a scăpa de pericol. Pe măsură ce teama se intensifică, a gândi prea
mult devine un pericol, deoarece orice ezitare poate costa viaŃa. Astfel, la o anumită intensitate a fricii,
raŃiunea dispare, pentru a permite trupului să reacŃioneze instinctiv (prin fugă sau luptă).
Din nefericire, puŃine din aceste reacŃii naturale ne mai sunt de vreun folos în lumea modernă. Poate că
"lumea e o junglă", dar reacŃii de tipul celor descrise mai sus nu ne vor ajuta să supravieŃuim. Din fericire,
multe din temerile pe care le avem în faŃa unui auditoriu sunt mai degrabă imaginare. Ele includ: teama de
a fi judecat, teama de a greşi, de a pierde controlul, de a dezamăgi, de a ne divulga punctele slabe sau
ignoranŃa, de a părea idioŃi, de a stârni râsul - sau mila etc.
Ceea ce diferă de la individ la individ este care din aceste temeri este mai puternică şi în ce măsură
afectează în realitate prestaŃia în public. Unora le este imposibil să accepte faptul că auditoriul îi va judeca.
Pentru alŃii asta nu înseamnă nimic pe lângă faptul că trebuie să stea expuşi în faŃa unor străini. Teama de
a vorbi în public are cauze numeroase şi greu de izolat. Cunoaşterea lor este primul şi cel mai important
pas în stăpânirea lor.

ALEGEREA UNUI TITLU PENTRU PREZENTARE

O prezentare trebuie să genereze interes şi curiozitate, astfel încât să suscite interesul audienŃei şi să
permită reŃinerea pe termen lung a punctelor sale cheie. Dar până la asta, trebuie să atragem acea
audienŃă. În acest sens titlul are o importanŃă maximă. Iată câteva întrebări folositoare în "testarea" unui
titlu:
• Sugerează beneficii, rezultate sau acŃiune?
• Reflectă conŃinutul?
• Stimulează imaginaŃia?
• Suscită întrebări, controverse, curiozitate?
• Este uşor de reŃinut?

Studiu de caz
"ORICINE POATE AVEA ŞI ZILE PROASTE…"
Nu mi-a luat mult timp pentru a realiza că prezentarea mea era în cădere liberă. Nimeni nu râsese la
introducerea mea autocritică. După zece minute de prezentare, un grup se ridică şi părăsi sala. După alte 5
minute, mi-am dat seama că mult pregătita mea prezentare era cu mult prea simplistă pentru nivelul
audienŃei, iar cei care totuşi rămăseseră în faŃa mea aşteptau cu nerăbdare să spun ceva demn de interes
- nerăbdare care în 5 minute se transformă în plictiseală şi resemnare. Începusem de 30 de minute şi ştiam
că nu-mi mai rămâne altceva decât să grăbesc sfârşitul unei experienŃe amare…

4
Formare de formatori 7-9 Mai 2007 Buziaş
Orice om are zile proaste. ExperienŃa nu garantează succesul şi cel mai bun lucru de făcut după o
asemenea dezastruoasă experienŃă este să încercăm să învăŃăm ceva pentru viitor.
Iată greşelile mele:
Prima greşeală a fost faptul că am acceptat să vorbesc despre un subiect în care nu eram expert sau
autoritate: despre conceperea materialelor de curs. BineînŃeles, am avut ocazia să scriu despre acest
subiect şi adeseori am conceput materialele cursurilor mele - dar asta nu înseamnă că-mi devotasem
cariera acestui aspect…
A doua greşeală a fost că am pierdut o grămadă de timp în a face o super prezentare în PowerPoint, dar în
schimb nu am cercetat destul auditoriul. Prezentarea mea era o "operă de artă", pusă la punct în toate
amănuntele - dar nu aveam nici cea mai vagă idee despre cine o va urmări…Realitatea a fost că în sală
am avut un grup de respectabili instructori - cu mare experienŃă în elaborarea de materiale şi puŃin
interesaŃi de "acrobaŃiile" mele animate.
A treia greşeală a fost aceea de a pregăti prea mult unele aspecte ale prezentării şi prea puŃin altele.
Tehnic, totul era perfect: timpul, animaŃia, pauzele. Repetasem de sute de ori. Nu am uitat nici de bancuri.
SimŃeam că, pentru a compensa lipsa mea de autoritate în domeniu, trebuie să uimesc printr-o prezentare
spectaculoasă. În plus, scrie în toate manualele: repetiŃia este una din cheile succesului, nu? Mda, dar nu
prea mult, căci experienŃa mi-a dovedit că dacă ajung să memorizez frazele sunt un om mort …De ce?
Simplu. Dacă frazele atent formulate şi învăŃate nu au alt rezultat decât o linişte adâncă şi ostilă, te trezeşti
îndepărtându-te din ce în ce mai tare de audienŃă, deoarece - nu-i aşa - nu te poŃi abate de la textul atât de
bine susŃinut de atât de tehnica prezentare în PowerPoint … De fapt, ai de ales: ori abandonezi planul
iniŃial şi începi să baŃi cu piciorul gol cărbunii aprinşi ai improvizaŃiei, ori continui să de bălăceşti în mocirla
pe care ai creat-o sperând că nimeni nu va băga de seamă.
Eu am ales cea de a doua variantă. Rezultatul: o prezentare care a fost oricum, numai memorabilă nu.
Într-un fel sunt fericit că s-a întâmplat aşa, deoarece am mai învăŃat ceva. Nu sunt genul de om care Ńine
200 de prezentări pe an. Sunt, ca şi voi, un om chemat din când în când să spună ceea ce ştie - şi uneori şi
ceea ce nu prea ştie…

5
Formare de formatori 7-9 Mai 2007 Buziaş