1

Aplikasi Teknologi Informasi Untuk Pengolahan Bahan Pustaka

Oleh: Dwi Novita E. ( Pustakawan UM )

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”,

mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Malang
tanggal 9-10 Mei 2009

PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini, perpustakaan
juga telah mengalami perkembangan yang sedemikian pesatnya. Perkembangan
perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh
perkembangan keberadaan teknologi informasi. Sebagai salah satu lembaga yang
berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak
mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan teknologi informasi ini. Tanpa
adanya sentuhan teknologi informasi, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi
yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang.
Teknologi informasi di perpustakaan sering dijadikan sebagai tolak ukur
kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan.. Jika perpustakaan ingin
mengimplementasikan teknologi informasi dalam layanan dan aktifitasnya maka
perlu direncanakan secara matang untuk mengantisipasi agar tidak ada kesia-siaan
dalam perencanaan dan pengembangan yang berakibat pula pada pemborosan waktu,
tenaga, pikiran dan keuangan, karena hal tersebut memerlukan dana yang tidak
sedikit.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam rangka
penerapan teknologi infromasi pada perpustakaan, antara lain:
a. Dukungan kebijaksaan pimpinan (manajement policy)
Untuk dapat mencapai keberhasilan komputerisasi perpustakaan yang
maksimal langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendapatkan
dukungan kebijakan dari pimpinan, bisa kepala perpustakaan maupun
atasan langsung yang lain.
Dukungan ini sangat diperlukan karena tanpa dukungan kebijakan
maka komputerisasi perpustakaan akan sulit untuk dilaksanakan.
Karena banyak hal yang perlu persetujuan dari pihak pimpinan, baik
itu keperluan peralatan, keuangan dan software yang akan digunakan.
b. Dana
Penyediaan dana merupakan suatu keharusan bila ingin melakukan
komputerisasi perpustakaan. Adanya kebijakan saja tidak cukup tapi
harus didukung dengan ketersediaan dana. Hal ini wajar karena suatu
program tidak mungkin bisa berjalan bila tidak didukung oleh dana,

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 2

karena dalam melakukan komputerisasi perpustakaan banyak peralatan

yang dibutuhkan baik hardware maupun software. Setelah
implementasi dan masa garansi sudah selesai maka hendaknya juga
mulai dianggarkan dana untuk pemeliharaan baik untuk pemeliharaan
software maupun hardware.
c. Studi banding
Studi banding dilakukan dengan tujuan untuk melihat perpustakaan
yang sudah melakukan komputerisasi sehingga kita mendapatkan
gambaran yang jelas tentang komputerisasi perpustakaan.
Pengetahuan yang diperoleh dari studi banding dapat digunakan
sebagai referensi untuk melaksanakan komputerisasi perpustakaan.
Studi banding bisa dilakukan di perpustakaan terdekat sudah
melakukan komputerisasi perpustakaan. Semakin banyak di
kunjunginya perpustakaan yang telah melakukan komputerisasi maka
semakin banyak pula hal yang diketahui karena biasanya masing-
masing perpustakaan mempunyai ciri khas sendiri-sendiri.
d. Penentuan ruang lingkup kegiatan
Sebelum melakukan kegiatan komputerisasi perpustakaan, hendaknya
telah dipilih atau ditentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang nantinya
akan menggunakan teknologi komputer. Penentuan kegiatan ini perlu
dilakukan agar komputerisasi yang akan dilakukan dapat berjalan
dengan baik dan sesuai dengan target yang diharapkan. Dengan
penentuan kegiatan ini maka akan membantu perpustakaan unutk
mengalokasikan dana pengadaan peralatan maupun pengadaan
software.
e. Pemilihan software
Sebagaimana diketahui bahwa sekarang telah banyak software
perpustakaan yang ditawarkan di pasaran yang masing-masing
mempunyai kelebihan dan kekurangan. Sebelum melakukan
komputerisasi, perpustakaan harus dapat memilih suatu software yang
benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.
f. Pemilihan hardware
Hardware komputer merupakan salah satu komponen penting dalam
melakukan komputerisasi perpustakaan. Untuk itu pemilihan hardware
harus disesuaikan dengan kebutuhannya, dan yang terpenting adalah
spesifikasi komputer yang diperlukan hendaknya spesifikasi yang
mutakhir. Dipilihnya yang mutakhir karena agar tidak mengalami
kesulitan komponen bila terjadi kerusakan atau penggantian dan
penambahan peralatan.

PERANGKAT UNTUK PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 3

Untuk pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi dibutuhkan

beberapa perangkat, antara lain:
1.Komputer
Komputer diperlukan untuk menerima dan mengolah data menjadi
informasi yang dapat diakses secara cepat dan tepat. Perangkat komputer
ini akan digunakan untuk menyimpan data koleksi buku, data anggota
perpustakaan, dan OPAC (Online Public Accses Catalogue). Dengan
OPAC, para pelanggan perpustakaan bisa mencari informasi koleksi buku
yang mereka butuhkan tanpa harus mencari secara langsung ke rak buku.
Komputer itu juga bisa dikoneksikan ke internet.
2.Internet
Salah satu manfaat internet dalam pengelolaan perpustakaan adalah sebagai
piranti untuk mengakses informasi multimedia dari internet, serta sebagai
sarana telekomunikasi dan pendistribusian informasi. Koneksi internet juga
bisa dimanfaatkan untuk membuat homepage perpustakaan, yang bisa
digunakan untuk menyebarluaskan katalog dan informasi kegiatan yang
dilakukan di perpustakaan maupun koleksi-koleksi yang dimiliki
perpustakaan.
3.Software
Untuk mempermudah penyajian informasi, diperlukan software khusus
untuk mendukung pelayanan perpustakaan. Ada beberapa jenis software
yang umum digunakan di perpustakaan berbasis IT baik yang berbasis
offline maupun online (open source), di antaranya Athenaeum Light dan
Freelib.
a.)AthenaeumLight
Kata Athenaeum diambil dari bahasa Yunani, yang artinya perpustakaan
atau reading room. Nama ini digunakan oleh Sumware Consulting NZ
untuk nama produk perangkat lunak 'gratisan' yang mereka buat.
Atheaneum Light 8.5.vi merupakan versi modifikasi dari Athenaeum
Light 6.0. yang telah melalui proses konversi menggunakan Filemaker
8.5 dengan kemampuan lebih baik, robust serta mampu mengelola data
hingga 8 Tera byte. Athenaeum Light 8.5 ini hanya dapat bekerja pada
OS Windows XP dan 2000 service pack 4, dengan processor minimal
Pentium 3 atau lebih tinggi.
Software ini dapat membantu para pustakawan dalam pengelolaan
perpustakaan, mulai dari proses katalog, input daftar anggota, OPAC,
peminjaman, pengembalian, informasi, serta klasifikasi koleksi buku.
Pengelola perpustakaan pun tak perlu lagi repot membuat barcode,
karena secara otomatis, barcode akan muncul saat pengklasifikasian.
b.)Freelib
Freelib merupakan singkatan dari Freedom Library yang diambil dari
nama Perpustakaan Freedom, yang pertama kali menerapkan aplikasi

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 4

software ini. Sampai saat ini, Freelib sudah menginjak versi 3.0.2 untuk
aplikasi katalog, manajemen versi 1.0.2 sedangkan untuk Linux versi
0.0.4. Spesifikasi hardware yang direkomendasikan minimal pentium 3,
600 Mhz dengan memori 64 Mb. Untuk versi Linux, spesifikasi
hardware yang dianjurkan lebih tinggi, minimal pentium 4 dengan
memori minimal 128Mb
Selain Athenaeum Light dan Freelib, masih ada banyak software lain
seperti CDS/ISIS, Open Biblio, IBRA, LIBRA, SIMPEL, Chyprus, dan
lain lain. Rata rata program itu merupakan open source dan dibuat
secara khusus untuk perpustakaan.

MIGRASI DATA
Migrasi data adalah sebuah proses konversi data yang telah diolah oleh satu
program komputer atau perangkat lunak komputer kepada program komputer lainnya.
Data dalam sebuah program komputer dibentuk atas satuan kecil yang dikodekan
dalam sebuah sistem bahasa komputer. Sistem bahasa itulah yang akan membedakan
bagaimana sebuah program komputer mengkodekan data yang yang diolahnya untuk
membedakan satu program komputer dengan yang lainnya.
Pada awalnya program komputer lebih banyak digunakan untuk membantu
kegiatan administrasi perpustakaan, dan proses migrasi pada kegiatan ini biasanya
tidak terlalu bermasalah. Pada perkembangan selanjutnya penggunaan program
komputer lebih terkonsentrasi pada bagaimana program komputer dapat mengolah
dan menampilkan data koleksi yang akan membantu proses temu-kembali di
perpustakaan.
Ada berbagai jenis program komputer yang dapat dipergunakan perpustakaan
untuk mengolah datanya. Perpustakaan juga memiliki beberapa jenis data yang dapat
diolah untuk mempermudah perkerjaannya, baik secara terintegrasi pada seluruh
kegiatannya, maupun secara terpisah pada tiap bidang yang berbeda.

PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PENGOLAHAN

BAHAN PUSTAKA
Selama ini kebanyakan pengelolaan administrasi perputakaan yang
menyangkut pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan sirkulasi serta kegiatan
penelusuran masih dikelola dengan cara manual. Sehingga pengelolaannya terkesan
komplek, bertele-tele dan kurang efisien. Seiring dengan perkembangan dan
kemajuan teknologi informasi maka pengelolaan administrasi perpustakaan dapat
dikelola dengan menggunakan teknologi informasi yaitu dengan melakukan kegiatan
automasi atau komputerisasi perpustakaan. Kegiatan automasi atau komputerisasi
perpustakaan dapat dilakukan mulai dari kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi
dan penelusuran.
1.) Pengadaan Bahan Pustaka

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 5

Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka sangat diperlukan data yang benar
dan akurat baik judul maupun jumlah eksemplarnya. Pengelolaan administrasi data
yang baik sangat diperlukan agar tidak terjadi duplikasi data dan koleksi. Pengelolaan
data yang dilakukan secara manual sering menimbulkan duplikasi pengadaan judul
yang sama, sehingga jumlah eksemplar buku dengan judul tertentu menjadi terlalu
banyak. Untuk itu perlu dilakukan pendataan secara komputerisasi, karena dengan
adanya ketersediaan data dalam computer akan memudahkan dalam melakukan
pengecekan judul buku yang telah diadakan.
Inventarisasi bahan pustaka
Inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang
dimiliki oleh perpustakaan, baik melalui pembelian maupun hadiah.
Ada beberapa sarana untuk inventarisasi bahan pustaka, antara lain :
a. Buku induk untuk menginventarisir buku
b. Kartu majalah untuk menginventarisir majalah dan sejenisnya
c. Kartu suratkabar untuk menginventarisir suratkabar

a.Inventarisasi Buku.
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam inventarisasi buku yaitu :
- Pemberian nomor induk pada setiap eksemplar buku. Pemberian
nomor induk tersebut harus berurutan dari tahun ke tahun untuk
mengetahui jumlah eksemplar buku yang dimiliki perpustakaan.
- Membubuhkan stempel tanda MILIK PERPUSTAKAAN dan stempel
inventarisasi (nomor induk dicantumkan pada stempel inventarisasi).
Semua buku yang datanya sudah dimasukkan ke dalam komputer,
diberi tanda milik perpustakaan dengan membubuhkan stempel tanda
milik dan stempel inventarisasi.
- Memasukkan semua data buku baik dari pembelian maupun hadiah ke
dalam komputer.

Contoh Kolom pada Buku Induk

Asal
No. Penerbit/ Tahun Harga
Tanggal Judul/Edisi Pengarang Ket
Induk Kota terbit Terbit (Rp) Hd Pb
0001
0002
0003
0004

b.Inventarisasi Majalah, Jurnal, buletin dan terbitan berkala sejenis

Inventarisasi majalah dilakukan pada kartu majalah. Selain berfungsi sebagai
sarana pencatatan penerimaan majalah, kartu majalah juga berfungsi sebagai alat
bantu untuk mengetahui kontinuitas penerimaan majalah/jurnal yang dilanggan
atau diterima sebagai hadiah. Kartu majalah sebaiknya dibuat dari kertas karton

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 6

manila berukuran setengah folio dan difile berdasarkan urutan judul majalah.
Setiap majalah/jurnal yang sudah diinventarisir dibubuhi stempel tanda milik
perpustakaan.

Contoh Kartu Majalah

Judul :
Penerbit :
Alamat :
Dilanggan pada :
Alamat Agen :
Kala terbit :
Volume/Tahun Nomor Majalah Ket.

3. Inventarisasi surat kabar.

Inventarisasi surat kabar dilakukan dengan menggunakan kartu surat kabar. Setelah
dimasukkan dalam kartu surat kabar, dibubuhi dengan stempel tanda milik
perpustakaan.Kartu surat kabar berfungsi sebagai alat bantu untuk mengetahui
kontinuitas penerimaan surat kabar.

Contoh Kartu Suratkabar

Judul :
Penerbit :
Alamat :
Tahun :
Harga Langganan :
BULAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Jan
Feb
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agust
Sept
Okt
Nov
Des

Pembuatan Bar Code

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 7

Setelah koleksi buku-buku diinventarisasi, proses selanjutnya adalah

pembuatan barcode untuk masing-masing koleksi tersebut. Dalam barcode tercantum
no register buku, dan pemasangannya biasanya pada halaman judul buku dan bagian
buku bagian belakang. Untuk proses pembuatannya bias menggunakan program Note
Pad dan program Barcode Anything Label for Windows.

2. Pengolahan Bahan Pustaka

Sebelum bahan pustaka bisa dipergunakan oleh pemakai perpustakaan
biasanya diolah terlebih dahulu sehingga bahan pustaka benar-benar siap untuk
disajikan. Kegiatan pengolahan bahan pustaka ini kebanyakan masih dilakukan secara
manual. Pengolahan bahan pustaka secara manual dilakukan melalui serangkaian
kegiatan antara lain penentuan nomor klasifikasi, memasukan data buku dalam
komputer, pembuatan katalog buku, kartu peminjaman, pembuatan slip peminjam
buku, dan pembuatan label punggung buku. Serangkaian kegiatan ini tentunya
membutuhkan waktu dan tenaga. Untuk mempermudahkan pekerjaan ini maka
diperlukan komputerisasi dalam melaksanakannya.
Dengan komputerisasi maka sebagian pekerjaan yang secara manual harus
dilakukan, tidak perlu dilakukan lagi karena pekerjaan tersebut sudah dapat
digantikan atau dilakukan dengan komputer. Dalam komputerisasi pengolahan bahan
pustaka, pekerjaan yang paling terpenting adalah input data. Input data harus benar-
benar akurat, karena data-data inilah yang nantinya akan dipakai dalam kegiatan
sirkulasi dan penelusuran. Dari data yang telah diinputkan ini maka akan diolah oleh
komputer untuk berbagai keperluan. Misalnya: kartu katalog buku, label punggung
buku, daftar buku, statistic jumlah koleksi, grafik jumlah koleksi, dan sebagainya.

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 8

Contoh Format Tampilan Pengolahan Bahan Pustaka

Contoh Format Tampilan Profile Koleksi Hasil Pengolahan Bahan Pustaka

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 9

Deskripsi Katalog
Yang dimaksud dengan deskripsi katalog adalah memberikan keterangan
mulai dari judul sampai dengan informasi daerah jejajakan. Ketentuan pendeskripsian
katalog ini terdapat pada AACR (Anglo American Cataloguing Rules) edisi 2.
Pencatatan deskripsi bibliografi sebuah bahan pustaka terdiri atas beberapa
bagian atau unsur, yaitu:
1. Daerah judul/pernyataan kepengarangan
2. Daerah edisi
3. Daerah impresum (kota terbit, nama penerbit dan tahun terbit)
4. Daerah kolasi
5. Daerah keterangan seri
6. Daerah catatan
7. ISBN
Informasi yang diberikan oleh sebuah katalog ada yang bersifat lengkap,
tetapi ada yang bersifat sederhana. Tiga unsur yang pertama, yaitu informasi tentang
judul/pernyataan kepengarangan, edisi, impressum, dan jumlah halaman merupakan
data informasi katalog sederhana. Namun, pada tingkat pemakai tertentu, seperti
mahasiswa, pengajar (dosen), dan peneliti membutuhkan informasi sampai unsur
yang detail. Penyajian unsur-unsur katalog tersebut dimaksudkan untuk mengetahui
koleksi yang sebenarnya sampai sedetail-detailnya.
Untuk daerah catatan tidak perlu dikeluarkan semua, hal ini tergantung dari
kebijaksanaan perpustakaan yang bersangkutan.
1.) Susunan dan Tanda Baca Katalog
a. Daerah judul
Judul karya dapat terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut:
•Judul Utama (official title) diawali dengan huruf besar
•Judul Tambahan (sub title) dipisahkan dari judul utama dengan tanda
titik dua (:)
• Judul sejajar /paralel yaitu judul yang sama dalam bahasa yang
berbeda, dipisahkan dengan judul utama dan diberi tanda (=)
b. Keterangan kepengarangan
Nama pengarang baik orang maupun badan korporasi diulang dalam
deskripsi (pokok uraian) setelah judul dan didahului dengan tanda garis
miring (/), dengan ketentuan sebagai berikut:
• Penyebutan nama pada deskripsi tanpa mengubah struktur nama
seperti pada tajuk, dicatat sesuai apa yang tertera dalam halaman judul,
dalam hal ini jika sebelum nama didahului dengan kata “oleh”, “by”
atau sejenisnya, kata tersebut dicantumkan juga.
• Nama pengarang ganda sebanyak-banyaknya tiga orang, seluruhnya
dicantumkan pada deskripsi, masing-masing dipisahkan dengan tanda
koma (,) jika perlu dipergunakan kata “dan” dalam kurung siku [dan]

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 10

• Jika pengarang ganda lebih dari tiga orang, maka dalam deskripsi di
cantumkan nama pengarang pertama dengan keterangan tambahan
“[et al]”
• Selain nama pengarang, semua semua yang terlibat dalam
kepengarangan disebutkan dalam deskripsi setelah penyebutan nama
pengarang. Dalam hal ini termasuk di dalamnya: nama penerjemah,
penyunting, editor dan lain-lain masing-masing dipisahkan dengan
tnda titik koma ( ; ).
• Nama gelar akademik dan nama panggilan tidak dinyatakan dalam
deskripsi.
c. Keterangan edisi
Dalam mencantumkan keterangan edisi ditentukan sebagai berikut:
• Dalam mencantumkan keterangan edisi digunakan istilah dalam
bahasa buku dan disingkat misalnya:
Edition = ed. , cetakan= cet. ;
• Cetak ulang tanpa disertai dengan revisi tidak dianggap sebagai edisi.
Pencantuman nomor edisi didahului dengan tanda : 2 nd ed. ; 3 rd ed. ;
cet.5
d. Impresum
Yang dimaksud impresum adalahtempat terbit, nama penerbit, dan tahun
terbit.
1. Pencantuman tempat terbit ditentukan sebagai berikut:
Pencantuman tempat terbit didahului dengan tanda: . –
Jika tempat terbit tidak diketahui cantumkan “s.l” = sine loco
2. Pencantuman nama Penerbit ditentukan sebagai berikut:
a. nama penerbit didahului dengan titik dua ( : )
b. Singkatan yang menunjukkan jenis perusahaan seperti PT, Fa, Co. dan
sejesnisnya tidak disebutkan dalam impresum.
c. Jika nama penerbit tidak diketahui cantumkan “s.n” = sine nomine
3. Pencantuman tahun terbit ditentukan sebagai berikut:
a) tahun terbit didahului dengan tanda koma ( , )
b) jika tahun penerbitan tidak diketahui dapat dibuatkan perkiraan dalam
kurung siku
c) Jika tahun terbit tidak diketahui cantumkan “s.a” = sine anno
e. Kolasi
Yang dimaksud dengan kolasi adalah pernyataan yang menyangkut fisik
bahan pustaka, yang terdiri atas: jumlah halaman, tinggi buku, dan
keterangan ilustrasi dan sejenisnya.
Keterangan kolasi dinyatakan sebagai berikut:
1) keterangan dinyatakan secara singkat dalam bahasa indonesia

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 11

-halaman disingkat hlm. Atau pagina disingkat p.

-ilustrasi disingkat ilus.
-Bibliografi disingkat bib.
-Centi meter disinkat cm.
2)
jumlah halaman dinyatakan dalam romawi kecil dan dalam angka arab
diantara keduanya dipisahkan dengan tanda koma ( , )
3) keterangan ilustrasi yang terdiri dari gambar, peta, tabel, foto
didahului dengan tanda titik dua ( : )
4) ukuran tinggi buku dinyatakan dengan sentimeter dan didahuli dengan
tanda titik koma
f. Daerah catatan
Hal-hal yang penting yang tidak tertampung dalam pokok uraian dapat
dinytakan dalam catatan, misalnya judul asli dari suatu karya terjemahan,
penunjukan halaman bibliografi dan indeks.

g. Standart Internasional Buku (ISBN)

ISBN didahului dengan huruf ISBN dan ditulis dengan tanda hubung (-)
diantara bagian nomornya

h. Jejakan
Jejakan berisi keterangan tentang entri tambahan yang perlu dibuat. Dengan
adanya jejakan dapat diketahui oleh yang menggadakan katalog, entri
tambahan apa saja yang perlu dibuat.
Jejakan dibuat dengan ketentuan sebagai berikut:
a) untuk jejakan subyek diberi nomor urut dengan angka arab, dan istilah
subyek di seluruhnya ditulis dengan huruf kapital
b) jejakan-jejakan lain diberi nomor urut dengan angka romawi

2.) Sumber Informasi Utama

Sumber informasi utama untuk ke tujuh daerah tersebut di atas dapat diambil
dari unsur-unsur sebagai berikut:
Daerah Sumber
- judul dan pengarang - halaman judul
- edisi - halaman judul
- impressum - halaman judul
- kolasi - seluruh halaman buku
- seri - halaman judul
- ISBN - halaman judul

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 12

Contoh Format Tampilan Entri Data Pembuatan Katalog

Sistem Klasifikasi
Ada beberapa macam sistem klasifikasi koleksi perpustakaan, antara lain:
1. Klasifikasi Artificial, yaitu sistem pengelompokkan koleksi berdasarkan ciri-
ciri khusus misalnya, ukuran, warna dan data fisik lainnya.
2. Klaifikasi Fundamental, yaitu sistem pengelompokkan koleksi berdasarkan
subyek. Dalam perkembangannya, sistem klasifikasi subyek ini yang lebih
banyak digunakan oleh pustakawan menangani pekerjaan di perpustakan.

Langkah-langkah Penentuan No. Klasifikasi

Agar lebih cepat, tepat, dan benar dalam menentukan nomor klasifikasi, perlu
diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Memahami pola pembagian subyek
Didalam sistem ini, ilmu pengetahuan di bagi dari subyek besar menjadi subyek
yang lebih kecil. Untuk itu perlu perlu dipahami adanya pembagian 10 kelas
utama, 100 divisi dan 1000 subdivisi, serta cara penggunaan tabel-tabel pembantu.
2. Menentukan Subyek
Didalam menentukan subyek hendaknya diusahakan mencari nomor yang paling
spesifik. Untuk menentukan subyek ini hendaknya dibaca dan dipahami informasi
yang diperoleh dari:
a. Halaman judul
b. Kata pengantar
c. Daftar isi
d. Pendahuluan (bila ada)

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 13

e. Dibaca tiap-tipa bab

f. Kesimpulan
3. Apabila dalam suatu buku terdapat dua subyek atau lebih, terlebih dahulu
diklasifikasi pada kelas yang utama dibahas.
4. Apabila tidak ada subyek yang utama, koleksi itu diklasifikasi pada kelas yang
paling bermanfaat bagi pengguna perpustakaan atau pada subyek yang disebut
lebih dahulu.
5. Mengklasifikasi menurut subyeknya dahulu, lalu menurut bentuk penyajiannya.

Pengelolaan Dokumen Elektronik / entry data

Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki
perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen
elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses
digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan
dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam
pembangunan system perpustakaan digital (digital library).
1.) Proses Digitalisasi Dokumen
Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi
dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen.
Seperti pada dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb)
diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan doumen
elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi
apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses
dokumentasi sebuah organisasi.
2.) Proses Penyimpanan (Database Approach)
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk
didalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan
indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa
menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey
Decimal Classfication) yang banyak digunakan di Perpustakaan-
perpustakaan di Indonesia. Ada dua pendekatan dalam proses
penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base approach) dan
pendekatan basis data (database approach). Masing-masing pendekatan
memiliki kelebihan dan kelemahan, dan kita dapat memilih pendekatan
mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan. FileBase Approach:
data duplication, data dependence, incompatible file format, simple,
sedangkan database approach: data sharing and no duplication, data
independence, compatible file format, complex.
3.) Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen
Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian
kembali terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan
dan pencarian kembali dokumen akan mengikuti pendekatan proses
penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses ini
lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data
sekala besar. Di sisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 14

sistem dan proses yang harus kita lakukan. Dan menariknya, karena sifat
pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data (data
independence), dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke
berbagai aplikasi lain yang berbasis web.

Contoh Format Tampilan Katalog Komputer (OPAC) Online Public Access Catalouge

Contoh Format Tampilan Hasil Penelusuran Melalui OPAC

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 15

Contoh Detail Tampilan Hasil Penelusuran Melalui OPAC

Finishing Touch
Setelah semua proses mulai dari inventarisasi bahan pustaka, pembuatan barcode,
katalogisasi dan klasifikasi, entry data, penempelan label buku dan atribut buku yang
lain, serta proses penyampulan buku selesai, buku-buku yang sudah diolah dicek
kembali dan dibuatkan daftar pengiriman buku, selanjutnya siap dikirim ke bagian
lain (sirkulasi, referens, atau reserve)

PENUTUP
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penerapan teknologi
informasi di perpustakaan antara lain: kebijakan pimpinan, dana, studi banding,
penentuan rung lingkup kegiatan, serta pemilihan hardware dan software yang cocok
untuk diaplikasikan di perpustakaan..
Meskipun dibutuhkan biaya yang tidak sedikit, tapi aplikasi teknologi
informasi tersebut sangat membantu perpustakaan dalam mengelola koleksi yang
dimiliki, dalam pelayanan kepada pemakainya, maupun dalam penelusuran informasi
secara cepat dan tepat.
Aplikasi teknologi informasi untuk pengolahan bahan pustaka sangat
membantu perpustakaan, karena dapat menghemat waktu dan tenaga. Perpustakaan
membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan bahan pustaka jika hal itu
dilakukan secara manual, akan tetapi dengan menggunakan teknologi informasi

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 16

sanagt membantu perpustakaan dalam melakukan semua kegiatan dapat dilakukan

secara cepat dan tepat dengan hasil yang bisa memuaskan pemakai perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

Ari Suseno Teknologi Informasi untuk

perpustakaan.http://citizennews.suaramerdeka.com/?option=com_content&tas
k=view&id=97 , diakses tanggal 17-03-2008,

Eryono, M. Kaliani, 1999. Pengolahan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka

Hamakonda, T. 1983. Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Jakarta: Gunung

Mulia

Hamakonda, Towa P. 1987. Pembinaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi.

Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

Lembaga Perberdayaan Perpustakaan dan Informasi (LpPI). 2001. Pedoman

Pengelolaan Perpustakaan Madrasah. Yogyakarta: FKBA

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
 17

Romi Satria Wahono Teknologi informasi untuk: perpustakaan:perpustakaan digital

dan sistem otomasi perpustakaan.
http://72.14.235.104/search?q=cache:x6xx8yjPlwAJ:www.ilmukomputer.org/
wp-content/uploads/2006/09/romi-otomasiperpustakaan-
15september2006.pdf+teknologi+informasi+dan+perpustakaan&hl=id&ct=cln
k&cd=1&gl=id, diakses tanggal 25 Januari 2007

Sjarial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman penyelenggaraan perpustakaan. Jakarta :

Djambatan

Supriyadi. 1985. Pengantar pengelolaan perpustakaan sekolah, editor : Y.Y.

Hasibuan. Malang : Proyek P3T IKIP Malang

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009