PENYELIAAN PERSONEL

DCE 2401 / DCE 3303

UNIT 1 & UNIT 2

PUSAT PENDIDIKAN JARAK JAUH
TAPAK INTELEK,
INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL
KANDUNGAN KURSUS
UNIT TAJUK TARIKH

1 KONSEP PENYELIAAN PERSONEL

MINGGU PERTAMA
PERTEMUAN
2 FUNGSI PENYELIA PERSONEL

3 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

MINGGU KEDUA
PERTEMUAN
4 KEPERLUAN DAN MOTIVASI PEKERJA

MINGGU KETIGA
PERSEDIAAN MID-TERM
PERTEMUAN

5 KEPEMIMPINAN DANSTAIL PENGURUSAN

MINGGU KEEMPAT
PERTEMUAN
6 LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

7 PENGURUSAN KONFLIK DAN TEKANAN

MINGGU KELIMA
PERTEMUAN
8 PENILAIAN PRESTASI KERJA

MINGGU KEENAM
PERSEDIAAN AKHIR
PERTEMUAN
SIAPAKAH ANDA DI DALAM ORGANISASI ?
 UNIT 1
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

KONSEP PENYELIAAN
PERSONEL
PENGENALAN
ORGANISASI

 Tujuan utk penuhi kehendak : sosial, perniagaan, perundangan, politik dsb

 Didorong oleh VMO
 Dipastikan ada pembahagian tugas, kecekapan, kuasa dan penggembelingan sumber
 Hidup : baru ditubuhkan, alami pertumbuhan, tuju kematangan, dll
 Dikenali melalui identiti , imej & reputasi tersendiri, bentuk nilai & budaya ikut
keperluan, serta ada kekuatan/kelemahaan
 7 elemen penting : sistem, stail, struktur, staf, kewangan, kemahiran, wawasan dan
strategi (Rosli,UTP)

 perlu diurus dan diselia dengan cekap & berkesan utk hasilkan
STAF sesuatu yg terbaik
 boleh jadi aset @ tanggungan dlm organisasi
TEORI2 BERKAITAN
TEORI PENULIS ASAS TEORI PRINSIP/GARIS PANDUAN

Kecekapan maks datang dari

Pembahagian kerja di mana stp
FUNGSIAN Gulick & Urwick pengkhususan dan susunan
staf mpy peranan masing2
k/tgn mengikut hirarki

Struktur & fungsi organisasi

Keperluan pihak pentadbiran @
MEMBUAT Griffiths, Tannebaum ditentukan oleh kedudukan &
pengurusan buat keputusan
KEPUTUSAN & Basil kewibawaan organisasi
bkesan
bergantung kpd mutu keputusan
Homans, Scott, Peranan & personaliti,
PROSES Organisasi sebagi satu sistem
Getzels, Guba & tanggapan dan hubungan ant
SOSIAL sosial
Thelen k/tgn, konflik formal @ tidak
Kepuasan individu & organisasi
PROSES Bakke, Arsyris & Konflik keperluan ant individu &
& proses sosialisasi serta
PERCANTUMAN Simon organisasi
personalisasi
Taylor, maslow, Penggembelingan sumber
HUBUNGAN
Lewin, White & Kepuasan kerja & komunikasi manusia & keperluan pekerja utk
MANUSIA
Hensey kepuasan
Arahan & kawalan, buat andaian
X McGregor Authoritarianisma
bhw manusia malas bekerja
TEORI2 BERKAITAN
TEORI PENULIS ASAS TEORI PRINSIP/GARIS PANDUAN

Berbeza teori X, manusia bkn

malas ttp tiada matlamat yg jelas
Y McGregor Dorongan
@ rangsangan, perlukan
bimbingan

Pekerja sebagai pengeluar & Beri tumpuan kpd kepimpinan,

Z Urwick
pengguna morole pekerja

Pergantungan ant subsistem,

Beckett, Nadler,
SISTEM Entiti yg kolektif kecekapan & keberkesanan
Likert & Simon
sistem
Perancangan yg bersepadu
PENGURUSAN Drucker, Wilkstrom,
Ada VMO melibatkan keseluruhan k/tgn &
DGN OBJEKTIF Levinson & Hensey
prinsip demokrasi
HUBUNGAN ANT PENTADBIRAN, PENGURUSAN,
PENYELIAAN & KEPEMIMPINAN
PENTADBIRAN Kolektif; terangkan individu di peringkat pengurusan atasan yg mempunyai
tanggungjawab keseluruhan bg sesebuah organisasi

PENGURUSAN Proses bekerja dgn dan melalui orang lain utk mcapai objektif organisasi di
dalam persekitaran yg sentiasa berubah dan asas proses ini adalah
penggunaan sumber yg trbatas secara cekap dan berkesan (Kreitner,2000)
Proses menyempurnakan sesuatu tugas dgn cekap & berkesan melalui
individu lain (De Genzo, 2008)
Cara yg cekap dan berkesan utk capai matlamat organisasi melalui proses
perancangan, pengorganisasian, kepemimpinan & pengawalan sumber2
organisasi (Daft, 2007)
Seni melakukan perkara-perkara tertentu melalui individu lain (Mary Parket Follet,
1933)

Proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal daya usaha anggota2 organisasi &
menggunakan sumber2 organisasi dgn cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi yg
ditetapkan
HUBUNGAN ANT PENTADBIRAN, PENGURUSAN,
PENYELIAAN & KEPEMIMPINAN
PENYELIAAN Proses memastikan stp yang dirancang tercapai bersama & melalui org lian
dgn membimbing & mdorong usaha mereka ke arah objektif yg sama (Haiman &
Hilgert, 1982)

KEPEMIMPINAN Proses memberi inspirasi, mempengaruhi & membimbing org lain utk terlibat
@ turut serta dlm usaha yang sama (Kreitner, 2000)

Kemampuan seseorg utk mempengaruhi pendapat, sikap & perlakuan org

lain (Haiman & Hilgert, 1982)

PERSAMAAN PERBEZAAN
Mempunyai elemen Dari segi fokus
 berorientasikan proses  Penyeliaan - tugas
 libatkan hubungan ant individu  Pengurusan - matlamat
 libatkan hasil yg sepakat  Kepemimpinan - proses
PEMERHATIAN/PANDANGAN
PANDANGAN PENERANGAN
Penerapan Budaya Terdapat 3 kump individu yg mberi impak kpd kualiti output
Kualiti Dalam 1. Memastikan sesuatu perkara itu berlaku
Pekerjaan 2. Memerhatikan apa shj yg berlaku
3. Merasa hairan tentang sesuatu yg berlaku
Sebagai penyelia, penekanan diberikan kpd pembentukan & pembangunan kump yg
pertama spy sentiasa mencipta ke arah penyelesaian
Asas Kualiti Terdapat 4 unsur yg boleh dijadikan asas kualiti yg menekankan :
1. Mesra pelanggan
2. Mempunyai komitmen & kepemimpinan yg tinggi
3. Beri penekanan kpd aspek kemajuan personal & profesional berterusan
4. Menumpukan kpd kerja berpasukan

Faktor Pengaruh Kualiti personel dipengaruhi oleh faktor : Faktor sampingan :

Kualiti 1. Kualiti pengurusan/penyeliaan 1. Iklim organisasi
2. Keberkesanan organisasi 2. Komunikasi
3. Matlamat organisasi 3. Ketrampilan kumpulan kerja
4. Struktur organisasi 4. Kerjasama anggota
5. Sistem ganjaran 5. Motivasi dalaman
6. Hubungan antara anggota 6. Keprihatinan thdp pekerja
7. Penglibatan /penyertaan staf dalam aktiviti
PEMERHATIAN/PANDANGAN
PANDANGAN PENERANGAN

Membentuk Budaya Harus dipupuk & disemai serta dikekalkn bagi memastikan organisasi mberikan
Kecemerlangan sumbangan berkualiti
Antara budaya yg dpt dibentuk: budaya keilmuan, kecemerlangan, inovasi & kreativiti,
kesungguhan & semangat, memberi khidmat & mbentuk kelainan/keunikan

Membentuk Pasukan Diperlukan utk memastikan organisasi cemerlang, dgn melakukan bbrp perkara :
Kerja Berprestasi  Dapatkan sokongan & komitmen pengurusan atasan
Tinggi  Tentukan keperluan pasukan ke tahap prestasi tinggi
 Libatkan semua staf di semua peringkat
 Buat pelaburan utk pembelajaran
 Ukur & pantau prestasi kerja
 Dapatkan sokongan utk prestasi tinggi

Anjakan Paradigma Kaedah tradisional : Kaedah progresif :

 keputusan melalui arahan
 bentuk pengikut setia
 pastikan staf ikut polisi & peraturan
 uruskan staf satu persatu
 bentuk kekuatan dlm unit sendiri
 laksana arahan dr atas ke bawah
 bantu staf jika diarah
 misi & visi unit & organisasi
 btk penggerak & libatkan semua staf
 btk pasukan berinteraksi
 berkomunikasi dgn baik
 btk kekuatan dlm unit
 btk inisiatif/idea & inovasi baru
 kukuhkan interpersonel
SOALAN PERBINCANGAN – UNIT 1

1. PERJELASKAN PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA

PENGURUSAN, PENYELIAAN, PENTABIRAN DAN
KEPEMIMPINAN ?
2. KENALPASTI ORGANISASI ANDA DENGAN MENGAMBIL
DUA @ LEBIH TEORI YANG TERANGKAN SEBELUM INI.
JELASKAN MENGAPA TEORI TERSEBUT DIAMBIL.
 UNIT 2
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FUNGSI PENYELIA
PERSONEL
PENGENALAN
 menurut Taylor & Fayol, terdapat 5 fungsi utama pengurusan :
1. buat ramalan & perancangan (meneliti masa depan & btk rangka tindakan)
2. menyusun (btk struktur, bahan & sumber manusia yg terlibat dlm aktiviti
organisasi)
3. mengarah (myenggara aktiviti di kalangan personel)
4. menyelaras (mgumpul, myatu & mwujudkan harmoni dlm aktiviti)

5. Mengawal (buat keputusan terhadap tindakan yg perlu diambil apabila wujud

masalah)

 menurut John Dawson (1952), 3 aspek dalam fungsi penyeliaan :

1. pentabdiran (mgalak & mgekalkan piawaian kerja yg baik, myelaras amalan
dasar pentadbiran & pastikn perjalanan pengurusan yg cekap)
2. pendidikan (mbangunkn pendidikan staf agar dpt mrealisasikn potensi)
3. sokongan (memastikn hubungan kerja yg harmoni & mbudayakan semangat
setiakawan @ esprit de corps)
FUNGSI PENYELIA
Berdasarkan Hawkin & Shohet (1989)

beri ruang secara bterusan dgn menekankan kandungan & proses kerja (pendidikan berterusan)

bentuk pengetahuan & kemahiran dlm kerja melalui proses pendidikan berterusan

terima maklumat & perspektif lain berhubung dgn kerja seseorg (perlu pendidikan & sokongan)

terima maklumbalas drp segi kandungan & proses (perlu kandungan & sokongan)

pastikan staf dilayan sebagai individu dgn diberikan sokongan

pastikan staf tidak dibiarkan bersendirian hadapi permasalahan & cabaran yg sukar

peruntukkan ruang utk meneroka & mluahkan tekanan melalui sistem pentadbiran yg mantap

rancang & guna sumber peribadi & profesional dgn lebih baik melalui sistem pentadbiran

proaktif melalui sistem pentadbiran yg mantap

Kualiti kerja yg baik melalui pentadbiran & sokongan

 DELEGASI AUTORITI
 merupakan satu perkara yg perlu diambil perhatian
 perlu serah kuasa kpd staf di tahap bawahnya agar tugas dalam batas-batas
tertentu dpt berjalan
 autoriti : kuasa utk mgarah org lain secara legal atau hak
 beberapa komponen yg diberi perhatian :
 Membahagikan tugas kpd k/tgn bawahan
 Benarkan autoriti buat komitmen, gunakan sumber & ambil tindakan yg perlu
 Mendefinasikan batasan autoriti
 Pastikan keseragaman arahan
 Bentuk obligasi (tanggungjawab & akauntabliti)
 Dibuat secara berpusat (sentralisasi) – terbatas dimana polisi & program utama
ditentukan oleh pihak atasan @ nyahpusat (desentralisasi) – meluas autoriti yg
diberikan.
 PEMERHATIAN/PANDANGAN
 Perancangan – fungsi penting dlm penyeliaan krn ianya merupakan asas fungsi pengurusan
 4 aspek perancangan yg perlu difahami : matlamat & objektif, kepentingan, ruang lingkup &
kecekapan
 Perancangan merupakan aktiviti yg dpt mngimbangi ketidakpastian & perubahan yg sering
berlaku serta mjadikan objektif organisasi diberikan tumpuan
 7 jenis perancangan yg perlu difahami oleh pengurus (Koontz et al, 1980)
1. Misi @ tujuan : perlu jelas, maka organisasi dpt beroperasi mgikut apa yg dirancang
2. Objektif : natijah yg dpt dicapai oleh organisasi, dibuat dgn teliti & bersepadu
3. Strategi : rangka tindakan utk capai objektif, panduan utk menangani cabaran2
4. Polisi : pernyataan @ persefahaman yd dijadikan panduan utk idea & tindakan dlm
mbuat sesuatu keputusan
5. Prosedur/tatacara @ peraturan : kaedah pengendalian sesuatu aktiviti, panduan
terperinci secara tertib bg sesuatu tindakan yg diambil utk hasilkan sesuatu yg tepat
6. Program : gabungan matlamat, polisi, prosedur, peraturan, tugasan, langkah2 yg
diambil, sumber yg terlibat & elemen lain yg diperlukan utk laksanakan tindakan yg
dirancang
7. Belanjawan : pernyataan hasil yg diharapkn dlm btk numerikal (duit, jam bekerja dll)
 PEMERHATIAN/PANDANGAN
 8 langkah dlm merancang aktiviti utk capai misi & objektif organisasi
(Koontz et al, 1980)

1. Mengenalpasti peluang2 (kenalpasti kekuatan/kelemahan)

2. Membentuk objektif (menyatakan hasil yg akan dicapai)
3. Membentuk premis (btk andaian2/ramalan)
4. Menentukan tindakan alternatif (mempunyai pilihan spy dpt diteruskan)
5. Menilai tindakan alternatif (memastikan tindakan yg diambil tercapai
matlamat)
6. Memilih tindakan (bbrp tindakan akan dipilih)
7. Membentuk perancangan sokongan (bagi menyokong/menguatkan perancangan)
8. Membentuk belanjawan (perlu bermakna drp segi kewangan)
SOALAN PERBINCANGAN – UNIT 2

BAGAIMANA UNTUK MEMASTIKAN BAHAWA SESEORANG

PENYELIA AKAN BERFUNGSI DGN BAIK DALAM TUGAS
PENYELIAANNYA ?
TERIMA KASIH

EN MOHAMMAD HADIL BERAHEM

012-6770276