TAHAPAN PENGADAAN

KONSULTAN
MANAJEMEN KONSTRUKSI

OLEH :

JB. WOWOK BIROWO 0891561008

IGA PRAMANASARI RAD 0891561009
I NYOMAN MISNA 0891561015
NIKEN HERLINA SEPTIANI 0891561016
I MADE ARYANA 0891561023
GEDE NYM. SUTA WAISNAWA 0891561024
1. RAPAT PERSIAPAN
Pada tahapan ini panitia pengadaan
yang sudah terbentuk sebelumnya
mengadakan rapat persiapan yang
bertujuan untuk memutuskan
kapan proses pelelangan akan
dilaksanakan, metode pengumuman
pelelangan, penyusunan jadwal
proses pelelangan.
2. BERITA ACARA RAPAT PERSIAPAN
Dibuatkan berita acara bersama
yang berisi mengenai hasil dari
rapat persiapan
3. PENGUMUMAN PRAKUALIFIKASI SELEKSI UMUM
Berdasarkan Berita Acara yang sudah ditetapkan
sebelumnya, proses prakualifikasi seleksi umum
dapat segera dilaksanakan dengan diumumkan
terlebih dahulu sesuai dengan yang sudah
disepakati apakah akan melalui media umum
dan/atau ditempel pada papan pengumuman.
Dalam keadaan tertentu pemilihan penyedia jasa
konsultansi dapat dilakukan melalui seleksi terbatas, seleksi
langsung atau penunjukan langsung.
4. SURAT PENGANTAR PENGUMUMAN
Surat pengantar ini sifatnya sebagai
pengesahan bahwa pengumuman
yang dilakukan benar-benar resmi
dan diketahui semua pihak.
5. PENGAMBILAN DOKUMEN
PRAKUALIFIKASI
Di dalam pengumuman yang sudah
diterbitkan terdapat jadwal
pengambilan dokumen
prakualifikasi. Dokumen ini wajib
diambil dengan tujuan supaya para
peserta prakualifikasi dapat
menyusun dokumen dengan baik dan
sesuai dengan yang diminta panitia.
6. PEMASUKAN DOKUMEN
PRAKUALIFIKASI
Pemasukan Dokumen Prakualifikasi
dilakukan setelah masa waktu
penyusunan dokumen prakualifikasi
berakhir, pada tanggal dan waktu
yang sudah ditentukan.
7. UNDANGAN RAPAT EVALUASI
DOKUMEN PRAKUALIFIKASI
Setelah pemasukan dokumen
prakualifikasi, dilakukan rapat evaluasi
dengan tujuan penelitian administrasi
(lulus/ gugur) dan Penilaian teknis meliputi
KD, ( lulus/gugur) Personil.
8. BERITA ACARA RAPAT EVALUASI
PRAKUALIFIKASI
Sebelum dibuat berita panitia menyusun
peringkat peserta prakualifikasi dan
menyusun daftar pendek Konsultan
Dibuatkan Berita Acara berdasarkan hasil
evaluasi yang sudah dilakukan.
9. LAPORAN HASIL PRAKUALIFIKASI
Setelah melakukan evaluasi
dokumen prakualifikasi dan
menerbitkan berita acara, panitia
pengadaan melakukan pelaporan
terhadap hasil prakualifikasi tersebut
kepada Pejabat Pembuat Komitmen.
10. PENETAPAN HASIL
PRAKUALIFIKASI
Penetapan Hasil Prakualifikasi
dilakukan setelah laporan diterima
oleh Pejabat Pembuat Komitmen.
11. PENGUMUMAN HASIL
PRAKUALIFIKASI
Hasil Penetapan Prakualifikasi
kemudian diumumkan pada papan
pengumuman dan/atau media
umum.
12. PEMBERITAHUAN HASIL EVALUASI
PRAKUALIFIKASI
Selain diumumkan, hasil evaluasi
prakualifikasi diberitahukan kepada
seluruh peserta prakualifikasi
melalui surat atau fax pada alamat
yang tertera pada saat pendaftaran.
13. MASA SANGGAH PRAKUALIFIKASI
Masa sanggah dilakukan selama 7
hari. Di dalam masa sanggah ini
apabila ada peserta yang merasa
keberatan dengan hasil evaluasi atau
penetapan dapat mengajukan
sanggahan secara tertulis dengan
dilengkapi data-data sanggahan.
14. UNDANGAN KEPADA KONSULTAN
YANG MASUK DAFTAR PENDEK
Undangan diberikan kepada para
peserta yang lolos evaluasi
dokumen prakualifikasi.
15. PENGAMBILAN DOKUMEN SELEKSI
UMUM
Bagi para peserta yang lolos evaluasi
dokumen prakulifikasi dan mendapat
undangan pengambilan dokumen
seleksi umum, diwajibkan untuk
mengambil dokumen seleksi umum
sesuai dengan jangka waktu yang
telah ditentukan.
16. BERITA ACARA PENJELASAN
PEKERJAAN DAN PERUBAHANNYA
Berdasarkan aanwijzing yang
dilaksanakan setelah para peserta
mendapatkan dokumen seleksi
umum, dibuatkan barita acara yang
menetapkan hasil tanya jawab pada
aanwijzing tersebut dan perubahan-
perubahan yang ada.
17. Pemasukan Dokumen Penawaran
- Penyampaian Dokumen Penawaran
dimulai satu hari setelah penjelasan
(aanwijzing), batas akhir dokumen
penawaran sekurang-kurangnya 7 hari
setelah penjelasan
- Sampul 1 berisi dokumen administrasi
dan penawaran teknis serta sampul 2
berisi penawaran biaya dimasukkan
dalam sampul luar untuk disampaikan
kepada panitia pengadaan.
- Hal-hal yang perlu disampaikan :
a)Jumlah rangkap dokumen penawaran
sebanyak 3 buah dialamatkan kepada
Pejabat Pembuat Komitmen. Satu
rangkap untuk PPK, 2 rangkap untuk
Panitia
b)Dokumen penawaran asli untuk PPK
disampaikan oleh Panitia Pengadaan
dalam keadaan tertutup dan di lak serta
hanya dibuka setelah diterbitkan surat
penetapan pemenang atau bila ada
sanggahan dafri peserta,pembukaan
dokumen penawaran asli dilakukan
dihadapan wakil peserta penyanggah
dan disanggah.
c) Dokumen penawaran dan surat
pengantar penawaran dimasukkan
dalam sampul panitia dan
disampaikan kepada panitia
pengadaan dengan jumlah rangkap
sesuai yang disyaratkan dan
alamat yang ditentukan oleh
panitia pengadaan
d) Apabila dokumen penawaran
diterima setelah melampaui batas
akhir pemasukan dok penawaran
tsb tidak diikutsertakan.
- Penarikan, pengubahan, penggantian dan
penambahan dok penawaran :
a) Dokumen penawaran yang telah
dimasukkan tidak dapat diambil oleh
peserta seleksi
b) Apabila peserta seleksi akan menarik /
mengubah / mengganti/menambah
dokumen penawaran yang telah
dimasukkan harus dilakukan sebelum
waktu penutupan penyampaian
dokumen penawaran
c) Tidak ada dokumen susulan yang yang
dapat diterima panitia pengadaan
setelah batas waktu penyampaian
dokumen penawaran berakhir/ditutup.
18. PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN ADMINISTRASI
DAN TEKNIS (SAMPUL 1)
• Para peserta seleksi atau wakilnya yang hadir harus
memperlihatkan identitas atau surat keterangan
penugasan dari perusahaan dan menandatangani
daftar hadir. Panitia meminta kesediaan dua orang
wakil dari peserta seleksi sebagai saksi.
• Setelah batas waktu yang telah ditentukan tidak ada
peserta seleksi yang hadir maka pembukaan
penawaran dilaksanakan dengan disaksikan dua orang
saksi yang bukan anggota panitia pengadaan yang
ditunjuk secara tertulis oleh panitia.
• Panitia mengadakan meneliti isi kotak, menghitung
jumlah sampul penawaran yang masuk dan bila
penawaran yang masuk kurang dari tiga seleksi tidak
dapat dilanjutkan. (Proses pelelangan diulang)
4. Panitia pengadaan membuka
sampul luar penawaran, termasuk
dokumen penarikan /
pengubahan/penambahan bila ada
dihadapan para peserta seleksi
yang hadir pada jam, hari, tanggal
dan tempat sebagaimana yang
telah ditentukan oleh panitia
5. Panitia pengadaan membuka
dokumen penawaran dihadapan
para peserta pada waktu yang
telah ditentukan dalam dokumen
seleksi.
6. Berita acara pembukaan sampul 1
sekurang-kurangnya memuat :
a. Jumlah dokumen penawaran yang
masuk
b. Jumlah dokumen penawaran yang
lengkap dan tidak lengkap
c. Kelainan – kelainan yang dijumpai
dalam dokumen penawaran (bila ada)
d. Keberatan atau sanggahan dari
peserta
e. Tanggal pembuatan berita acara.
f. Tandatangan anggota panitia
19. Evaluasi Dokumen Penawaran Administrasi
dan Teknis
Panitia pengadaan melakukan evaluasi terhadap semua penawaran
berdasarkan ketentuan dan kriteria yang telah ditentukan dalam dokumen
seleksi.
1. Evaluasi administrasi :
a. Penilaian terhadap adminstrasi hanya dilakukan terhadap hal-
hal yang tidak dinilai pada saat pra-kualifikasi
b. Hal-hal yang perlu dilakukan pada saat administrasi pada saat
evaluasi kelengkapan data adminstrasi yaitu mencantumkan
masa berlakunya penawaran dan adanya dokumen penawaran
teknis
c. Penawaran dinyatakan gugur apabila salah satu persyaratan
administrasi yang diminta dalam dokumen seleksi tidak
dipenuhi atau tidak memenuhi syarat.
d. Untuk dokumentasi Panitia Pengadaan, dokumen asli yang
mengakibatkan gugurnya penawaran disimpan oleh panitia
pengadaan.
e. Penawaran yang lulus adminstrasi, dilanjutkan oleh Evaluasi
Teknis
f. Dokumen penawaran teknis dan penawaran biaya bagi
penawaran yang dinyatakan gugur administrasi dapat diambil
kembali oleh peserta yang bersangkutan.
2. Evaluasi Teknis:
a. Penilaian penawaran teknis dilakukan
dengan cara memberikan nilai angka
terhadap unsur poenawaran teknis
dengan memperhatikan bobot yang
diberikan pada unsur-unsur yang dinilai
b. Unsur-unsur pokok yang dinilai adalah
:penawaran perusahaan, pendekatan dan
metodologi serta kualifikasi tenaga ahli
c. Penilaian dilakukan sesuai pembobotan
dari masing-masing unsur yang telah
ditentukan dalamn dokumen seleksi,
sesuai dengan rentang sebagai berikut :
Unsur : Bobot (%)
Pengalaman Perusahaan 10 – 20
Pendekatan Dan Metodologi20 – 40
Kualifikasi Tenaga Ahli 50 – 70
Jumlah 100
PENGALAMAN PERUSAHAAN
1. Penilaian dilakukan atas pengalaman
perusahaan selama kurun waktu 7 (tujuh)
terakhir dalam melaksanakan pekerjaan sejenis
(nama pekerjaan, lokasi, pejabat pembuat
komitmen/pengguna jasa secara singkat dan
jumlah pekerjaan yang sedang dilaksanakan oleh
penyedia jasa)
2. Pengalaman perusahaan harus dilengkapi
dengan rekaman kontrak dari pejabat yang
berwenang.
3. Unsur-unsur yang dinilai antara lain;
pengalaman dalam pekerjaan sejenis,
pengalaman manajerial, kapasitas perusahaan
dengan memperhatikan jumlah tenaga ahli tetap.
PENDEKATAN DAN METODOLOGI
Untuk penilaian pemahaman penyedia jasa atas
lingkup pekerjaan yang diminta dalam Kerangka
Acuan Kerja, pemahaman atas sasaran dan tujuan,
kualitas metodologi dan hasil kerja.
1. Pemahaman atas jasa layanan yang tercantum dalam
Kerangka Acuan Kerja, penilaian terutama meliputi
pengertian terhadap tujuan proyek, lingkup serta
jasa konsultansi yang diperlukan dalam KAK dan
pengenalan lapangan.
2. Kualitas dan metodologi penilaian terutama meliputi
ketepatan dalam menganalisa masalah dan langkah
pemecahan yang diusulkan dengan tetap mengacu
pada persyaratan KAK, konsistensi antara
metodologi dan rencana kerja, aplikasi terhadap
inovasi, tanggapan terhadap Kerangka Acuan
mengenai data yang tersedia, jumlah Man Month
tenaga ahli dan Tenaga pendukung, uraian tugas,
jangka waktu pelaksanaan, laporan yang
disyaratkan, program kerja, jadwal pekerjaan, jadwal
penugasan tenaga ahli, struktur organisasi, serta
fasilitas penunjang.
KUALIFIKASI TENAGA AHLI
a. Penilaian tenaga ahli yang mempunyai sertifikat
keahlian dengan memperhatikan jenis keahlian,
persyaratan, serta jumlah tenaga yang telah
diindikasikan ke dalam KAK. Sub unsur yang
dinilai antara lain :
1. Tingkat pendidikan formal
2. Jenis keahlian (spesialisasi sesuai dengan
yang diisyaratkan dalam KAK dibuktikan
dengan SKA dari Asosiasi Profesi yang
terkait dan diregristrasi oleh LPJK).
3. Pengalaman kerja profesional seperti
yang disyaratkan dalam KAK didukung
oleh referensi.
b. Kualifikasi dari tenaga ahli yang melebihi
kualifikasi dari persyaratan KAK tidak
memperoleh tambahan nilai
20. BERITA ACARA EVALUASI
DOKUMEN PENAWARAN
ADMINISTRASI DAN TEKNIS
Berita Acara memuat hal-hal
sebagai berikut: tanggal
pelaksanaan penilaian, pedoman
penilaian yang digunakan, hasil
penilaian termasuk peringkat
21. PENETAPAN PERINGKAT TEKNIS
Berdasarkan evaluasi penawaran
teknis, panitia pengadaan menetapkan
urutan penyedia jasa yang dituangkan
dalam berita acara evaluasi teknis
22. LAPORAN HASIL PERINGKAT
TEKNIS
Panitia melaporkan hasil
penilaian kepada Pejabat
Pembuat Komitmen untuk
ditetapkan.
23. PENGUMUMAN PERINGKAT
TEKNIS
Berdasarkan penetapan pejabat
pembuat komitmen, panitia
pengadaan mengumumkan
urutan peringkat teknis
penyedia jasa berikut nilai
teknisnya melalui papan
pengumuman resmi dan
disampaikan secara tertulis
kepada peserta.
25. UNDANGAN PEMBUKAAN
PENAWARAN BIAYA (SAMPUL II)
Diterbitkan undangan untuk
pembukaan penawaran biaya (sampul
II – tinjauan biaya) sehingga para
peserta dapat mengirimkan
perwakilannya sebagai saksi terhadap
hasil evaluasi yang dilakukan.
Perserta yang datang adalah peserta
yang lulus evaluasi teknis saja.
26. BERITA ACARA PEMBUKAAN DAN EVALUASI
PERHITUNGAN KOMBINASI TEKNIS DAN BIAYA
Dalam evaluasi ini akan dilakukan koreksi
aritmatik, menghitung nilai kombinasi antara
nilai penawaran teknis dan nilai penawaran
biaya dengan cara nilai akhir = (nilai
penawaran teknis x bobot penawaran teknis) +
(nilai penawaran biaya x bobot penawaran
biaya). Hasil dari peringkat gabungan tersebut
akan dijadikan dasar untuk penetapan
peringkat pemenang.
Hasil dari evaluasi tersebut dituangkan dalam
berita acara yang ditandatangani bersama.
27. LAPORAN HASIL KOMBINASI
TEKNIS DAN BIAYA
Hasil penilaian evaluasi teknis dan
biaya digabungkan untuk
menghasilkan suatu nilai peringkat
pemenang.
28. SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN
PEMENANG
Setelah hasil laporan tersebut
dievaluasi dan dilaporkan, akan
segera diterbitkan SK penetapan
pemenang proses pengadaan.
29. PENGUMUMAN PEMENANG
Setelah keluar SK penetepan
pemenang, dikeluarkan
pengumuman pemenang dengan
cara ditempel di papan
pengumuman.
30. MASA SANGGAH
Setelah pengumuman diterbitkan,
akan ada masa sanggah dengan
prinsip sama dimana apabila ada
peserta yang tidak dapat menerima
hasil pengumuman, dapat
mengajukan sanggahan secara
tertulis kepada panitia.
31. UNDANGAN KLARIFIKASI DAN
NEGOSIASI TEKNIS DAN BIAYA
Setelah masa sanggah berakhir dan
pemenang pelelalangan sudah
jelas, akan dilakukan klarfikasi
dan negi teknis dan biaya dimana
beberapa hal yang dipandang tidak
sesuai, akan dimintakan
penjelasan lisan dan tertulis
32. BERITA ACARA KLARIFIKASI DAN
NEGOSIASI TEKNIS DAN BIAYA
Hasil dari klarifikasi dan nego
teknis dan biaya tersebut
dituangkan dalam berita acara
sehingga hasil yang ada mengikat
dan dapat dijadikan pegangan
dalam pelaksanaan kontrak.
33. USULAN PENETAPAN PEMENANG
SELEKSI UMUM
Dari hasil evaluasi, dikeluarkan
usulan penetapan pemenang seleksi
umum ini kepada Pejabat Pembuat
Komitmen. Usulan ini selain
dilengkapi surat dari panitia
pengadaan, juga harus dilengkapi
dengan data-data evalusi dan
pertimbangan penetapan
pemenang.
34. SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN
PEMENANG SELEKSI UMUM.
Setelah dilakukan usulan
penetapan seleksi umum, akan
diterbitkan SK penetapan
pemenang.
35. SURAT PENUNJUKAN PEMENANG
Setelah terbit SK, panitia
pengadaan akan mengeluarkan
surat penunjukan pemenang.
36.PENANDATANGAN KONTRAK
Setelah semua tahapan dilalui dan
proses administrasi selesai, akan
dilakukan penandatangan kontrak
sesuai dengan tanggal yang
disepakati bersama dan masih
dalam masa waktu yang sesuai
dengan rencana awal.
37. SPMK
Setelah kontrak ditandatangani,
panitia dan pejabat pembuat
komitmen akan menerbitkan SPMK
sehingga pekerjaan dapat segera
dilaksanakan.
SEKIAN DAN TERIMA
KASIH