Một số giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong

DN
TCKT cập nhật: 01/12/2008
(Bài viết có 2 trang. Bạn đang xem trang 1)

Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu
được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể
kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu
quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp.

Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày sơ lược lý luận chung
về chi phí, sự cần thiết về vấn đề kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp và từ
đó đưa ra một số giải pháp để kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả chi
tiêu, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.

1.Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh. Khác với các tổ chức không vì lợi
nhuận như cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tôn giáo,... . Doanh nghiệp
được thành lập với mục đích thu được lợi nhuận.

Các tổ chức kinh doanh khác nhau ở sản phẩm hay dịch vụ mà chúng cung
cấp, do vậy chúng ta có thể chia doanh nghiệp thành các loại sau:
- Doanh nghiệp sản xuất: sản xuất ra sản phẩm và đem bán cho khách hàng,
công ty thương mai, hay cho một doanh nghiệp sản xuất khác.
- Doanh nghiệp thương mại: mua hàng do doanh nghiệp khác sản xuất rồi
bán cho người tiêu dùng.
- Doanh nghiệp dịch vụ: cung cấp dịch vụ (như dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ
ngân hàng, dịch vụ kế toán,…) cho người sử dụng.

Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ
yếu của các doanh nghiệp là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực
kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu
dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các doanh nghiệp
trong kế toán đó được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao của
các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền.

Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi
nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã
chi ra. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn
đối với doanh nghiệp.

2.Vai trò kiểm soát chi phí của người quản lý trong doanh nghiệp

Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử
dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí
ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một hoạt
động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được
chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi
phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm soát được để
đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí
không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ không
mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.

Chi phí cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động
nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng
của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm,
hiệu quả nhất. Quản lý chi phí bao gồm:

- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động
tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

- Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một
cách hợp lý đối với doanh nghiệp.

- Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử
dụng lãng phí, sai mục đích.

3.Các loại chi phí thường phát sinh trong doanh nghiệp.

Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của mình, trong kỳ doanh
nghiệp phải chịu nhiều loại chi phí phát sinh. Tổng chi phí trong kỳ của
doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí như:
Chi phí mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất;
Chi phí tiền lương;
Chi phí điện, nước và các nhiên liệu khác;
Chi phí mua các dịch vụ, từ dịch vụ vận chuyển đến dịch vụ vệ sinh;
Chi phí bán hàng như chi phí bao bì, chi phí quảng cáo,…;
Chi phí quản lý như khấu hao các thiết bị văn phòng hay chi phí lương cho
nhân viên văn phòng.

Quá trình vận động của chi phí trong doanh nghiệp sẽ nảy sinh đồng thời với
quá trình hoạt động của doanh nghiệp từ lúc thành lập đến việc đầu tư mua
sắm nguồn lực, sản xuất ra sản phẩm và tiêu thụ. Quá trình vận động của chi
phí trong doanh nghiệp sản xuất có thể biểu diễn bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: QUÁ TRÌNH VẬN ĐỘNG CỦA CHI PHÍ
Theo đó, các loại chi phí thường gặp trong doanh nghiệp bao gồm:

3.1.Chi phí lao động trực tiếp và gián tiếp:

Lương và các khoản tiền liên quan đến nhân viên (chẳng hạn như các khoản
tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi,…) có thể phân bổ toàn bộ cho một đơn vị sản
phẩm cụ thể gọi là chi phí lao động trực tiếp.

Lương và các khoản tiền liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho
một đơn vị sản phẩm cụ thể gọi là chi phí lao động gián tiếp (chẳng hạn như
chi phí bảo dưỡng máy móc, chi phí điện, nước, điện thoại,…).

Chi phí lao động trực tiếp tăng hoặc giảm theo tỷ lệ của hoạt động sản xuất
được gọi là chi phí biến đổi (hay biến phí).

Chi phí lao động gián tiếp phát sinh dù không phụ thuộc vào mức độ hoạt
động gọi là chi phí cố định (hay định phí).

3.2.Chi phí nguyên vật liệu

3.2.1.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và gián tiếp

Tương tự như chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu có thể phân chia
thành:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là các chi phí của nguyên vật liệu được sử
dụng để cấu thành nên sản phẩm và có thể nhận diện tách biệt cho từng loại
sản phẩm. Do vậy, chi phí này có thể được phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào
một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra.
Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp: là chi phí của các loại nguyên liệu, vật liệu
cần thiết để chế tạo sản phẩm nhưng không thể nhận diện và tách biệt cho
từng sản phẩm. Vì vậy, chi phí này không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ
vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra.

3.2.2.Chi phí tồn trữ

Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp thường mua dự trữ
một số loại nguyên vật liệu quan trọng. Các chi phí phát sinh trong quá trình
tồn trữ này gọi là chi phí tồn trữ. Đó là một số chi phí như:

Tiền lãi mà lẽ ra doanh nghiệp được hưởng nếu đem vốn đi gửi tiết kiệm thay
vì tồn trữ nguyên vật liệu. Đây có thể được xem là “chi phí cơ hội”.

Tiền lãi phải trả nếu như khoản tiền để mua nguyên vật liệu tồn trữ là khoản
vốn đi vay.

Chi phí bảo quản nguyên vật liệu.

Chi phí thuê mặt bằng kho.

3.3.Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt mua hàng hóa dự trữ có thể phát sinh từ một loạt các hoạt động,
bao gồm:
Lập phiếu yêu cầu mua hàng;
Liên hệ các nhà cung cấp yêu cầu cung cấp bảng báo giá;
Ký hợp đồng mua hàng hóa với các nhà cung cấp;
Tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và chuẩn bị báo cáo cho các bộ phận
quản lý liên quan;
Tiếp nhận phiếu thanh toán từ các nhà cung cấp;
Thanh toán bằng tiền hoặc bằng phương tiện thanh toán khác;
…

Thực tế có rất nhiều bộ phận liên quan tham gia đến quá trình mua nguyên
vật liệu, nên chi phí đặt mua các mặt hàng tồn trữ thường sẽ đáng kể. Nếu
nguyên vật liệu tồn trữ không được đặt mua đúng thời hạn, thì doanh nghiệp
có thể gặp khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

3.4.Tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ

Quản trị hàng tồn kho là một vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm, vì
nếu tồn trữ quá nhiều nguyên vật liệu cũng có thể phát sinh thêm chi phí,
nhưng tồn trữ quá ít cũng gây ra chi phí. Đó là các tổn thất do thiếu hụt
nguyên vật liệu tồn trữ và các tổn thất này phát sinh khi nguyên vật liệu tồn
trữ thay thế chưa được chuyển đến kịp thời. Tổn thất do thiếu hụt nguyên vật
liệu tồn trữ có thể xảy ra khi:

Mức nguyên vật liệu đã giảm xuống quá thấp trước khi đặt mua hàng;
Các nhà cung cấp chuyển hàng chậm;
Các sai sót về thủ tục giấy tờ xảy ra ở lần đặt hàng tiếp theo;
Các sự kiện xảy ra ngoài khả năng kiểm soát của doanh nghiệp,chẳng hạn
như biến động mạnh về giá, nhà cung cấp phá sản,….

3.5.Chi phí chung

Đó là những chi phí phát sinh những không thể gắn chúng với một hoạt
động hay một sản phẩm cụ thể nào đó. Chi phí chung bao gồm chi phí sản
xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí sản xuất chung: đây là một loại chi phí gián tiếp với từng đơn vị
sản phẩm, dịch vụ; gồm nhiều loại chi phí có tính chất khác nhau và do
nhiều bộ phận quản lý khác nhau, do vậy chi phí sản xuất chung là loại chi
phí phức tạp và rất khó kiểm soát.

Chi phí bán hàng: Chi phí này bao gồm các chi phí chung như chi phí điện
nước cho các cửa hàng, hoa hồng hàng bán, chi phí vận chuyển, quảng cáo,
các khoản chi phí của nhân viên bán hàng,…

Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí này bao gồm chi phí lương bộ phận
quản lý, khấu hao máy tính và thiết bị văn phòng, chi phí điện nước, điện
thoại, ….

Tóm lại, quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh nhiều loại chi phí
khác nhau, việc nhận diện chúng là bước khá quan trọng nhằm nâng cao
hiệu quả công tác kiểm soát chi phí của nhà quản lý.

4.Các giải pháp để nâng cao vấn đề kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Để tăng lợi nhuận, doanh nghiệp có thể thực hiện các công việc sau:
+ Tăng doanh thu: do nổ lực chủ quan nhưng bị tác động của yếu tố khách
quan.
+ Giảm chi phí để tăng lợi nhuận hoặc tăng chi phí để tăng sản lượng tiêu
thụ: việc tăng giảm chi phí chủ yếu do sự nỗ lực chủ quan.
+ Giảm giá bán để tăng lợi thế cạnh tranh: muốn giảm giá bán thỉ phải
giảm chi phí, chủ yếu do nỗ lực chủ quan.

Do đó, để tăng lợi nhuận người quản lý phải luôn quan tâm đến kiểm soát
chi phí:
Trước khi chi tiêu: Định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí.
Trong khi chi tiêu: Kiểm soát để chi tiêu trong định mức.
Sau khi chi tiêu: Phân tích sự biến động của chi phí để biết nguyên nhân
tăng, giảm chi phí mà tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau

Sau đây là một số giải pháp để nhà quản lý có thể nâng cao hiệu quả kiểm
soát chi phí cho doanh nghiệp mình.

4.1. Xây dựng định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí

Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu
chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định
mức chi phí không những chỉ ra được các khoản chi dự kiến mà còn xác
định nên chi trong trường hợp nào.Tuy nhiên, trong thực tế chi phí luôn thay
đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo
tính hợp lý của chúng.

Để công tác định mức chi tiêu được tốt chúng ta cần nhiều kênh thông tin
khác nhau, cụ thể như sau:
+ Tiêu chuẩn kỹ thuật (kỹ thuật cung cấp).
+ Chi phí thực tế nhiều kỳ (kế toán cung cấp).
+ Dự toán chi phí (kế toán cung cấp).

Doanh nghiệp cần định mức cả về giá lẫn về lượng vì sự biến đổi của hai
yếu tố này đều tác động đến sự thay đổi của chi phí:

Định mức giá: định mức giá được ước lượng bằng cách tổng cộng tất cả các
khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hay nguyên vật liệu (đối với định
mức giá nguyên vật liệu) hay lương và các chi phí liên quan (đối với định
mức chi phí lao động hay còn gọi là định mức lương).

Định mức lượng: Để xây dựng và thực hiện hệ thống định mức lượng,
doanh nghiệp cần phải quyết định:
+ Số lượng, chủng loại và thành phần kết hợp các nguyên vật liệu để tạo ra
từng loại sản phẩm.
+ Lượng và loại lao động để sản xuất bất kỳ một sản phẩm hay thực hiện
một dịch vụ nào đó.

Những định mức kỹ thuật này thường do các chuyên gia lập ra và đòi hỏi
phải có những kỹ năng làm việc như nghiên cứu phương pháp làm việc và
xây dựng các chỉ tiêu đánh giá từng công việc cụ thể.

Khi định mức lượng, doanh nghiệp có thể dùng hai loại định mức sau:

Định mức lý tưởng là loại định mức được xây dựng dựa trên điều kiện làm
việc hoàn hảo. Tuy nhiên, điều kiện hoàn hảo này gần như không có được ở
hầu hết các doanh nghiệp, do những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát
của một tổ chức. Định mức lý tưởng có thể giúp nhà quản lý thấy rõ những
điểm khác biệt chính tuy nhiên khó áp dụng trong thực tế.

Định mức dự kiến (định mức thực tế): loại định mức này thường dễ áp dụng
hơn định mức lý tưởng. Đây là các định mức mang tính chất thực tế, vì
chúng cho phép một mức độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện. Nếu người
thực hiện chi phí được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp dễ
đạt được định mức dự kiến.

4.2. Phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức.

Chi phí phát sinh thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban
đầu, điều này tạo nên sự biến động chi phí so với định mức. Biến động có
thể là bất lợi khi chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức hoặc có lợi khi chi
phí thực tế thấp hơn chi phí định mức. Mục đích phân tích biến động các
khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với
định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí
phát sinh. Biến động chi phí có thể chi tiết hóa như sau:
Sơ đồ 2: CHI TIẾT HÓA SỰ BIẾN ĐỘNG CỦA CHI PHÍ

Mô hình tổng quát để phân tích biến phí như sau:

Sơ đồ 3: MÔ HÌNH CHUNG PHÂN TÍCH BIẾN PHÍ

Doanh nghiệp cần phân tích biến động của một số loại chi phí sau:

Phân tích các biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một loại biến phí, khi chi phí nguyên vật
liệu thực tế khác với định mức chi phí nguyên vật liệu thì ta gọi mức chênh
lệch đó là biến động chi phí nguyên vật liệu. Sự biến động này gồm biến
động lượng sử dụng và biến động giá nguyên vật liệu.

Trong thực tế, sự biến động giá phụ thuộc vào cả nguyên nhân khách quan
(quan hệ cung cầu thay đổi trên thị trường, sự thay đổi chính sách của Nhà
nước,…) và nguyên nhân chủ quan (chọn chất lượng hàng mua, phương
pháp tính trị giá nguyên liệu xuất kho,…). Biến động về lượng nguyên vật
liệu sử dụng phụ thuộc vào trình độ quản lý nguyên vật liệu, tay nghề của
công nhân trực tiếp sản xuất, tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị, điều
kiện nơi sản xuất, …

Sự phân tích các biến động nói trên phải được tiến hành càng sớm càng tốt,
nhằm phát hiện kịp thời những bất hợp lý để điều chỉnh nhằm tìm ra nguyên
nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chi phí nguyên vật
liệu.

Phân tích các biến động chi phí lao động trực tiếp:

Chi phí lao động trực tiếp là một loại biến phí, vì vậy việc phân tích các biến
động của nó cũng dùng mô hình chung về phân tích biến động biến phí. Biến
động chi phí lao động trực tiếp có thể chi tiết hóa như sau:
+ Biến động năng suất lao động.
+ Biến động thời gian nhàn rỗi (ngừng sản xuất).
+ Biến động đơn giá tiền lương.

Biến động năng suất phụ thuộc vào công nhân phải mất thời gian sản xuất
nhiều hay ít hơn so với định mức. Nhà quản lý cần đặc biệt quan tâm về biến
động năng suất bất lợi, và xác định rõ người chịu trách nhiệm và lý do vì sao
thời gian sản xuất lại kéo dài. Năng suất lao động tăng hay giảm có thể
thường do ảnh hưởng của các nguyên nhân:
+ Sự thay đổi cơ cấu lao động;
+ Năng suất lao động cá biệt;
+ Tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị;
+ Chất lượng của nguyên liệu được sử dụng;
+ Các biện pháp quản lý sản xuất;
+ Chính sách trả lương cho công nhân,….

Biến động thời gian nhàn rỗi hay còn gọi là biến động chi phí thời gian xảy
ra khi thời gian công nhân không có công việc để làm lâu hơn so với dự
kiến.
Biến động lương xảy ra khi doanh nghiệp phải trả lương thực tế cho công
nhân cao hơn hoặc thấp hơn so với dự kiến. Đơn giá tiền lương tăng do
nhiều nguyên nhân, có thể tổng hợp thành hai nguyên nhân:
+ Do đơn giá tiền lương của các bậc thợ tăng lên;
+ Sự thay đổi về cơ cấu lao động. Tiền lương tăng lên khi cơ cấu lao
động thay đổi theo hướng tăng tỷ trọng công nhân bậc cao và giảm tỷ trọng
công nhân bậc thấp tính trên tổng số giờ lao động được sử dụng.

Phân tích biến động của chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung là một loại chi phí khá phức tạp, bởi nó là một chi
phí gián tiếp với nhiều loại chi phí khác nhau về tính chất và được tính vào
giá thành các sản phẩm thông qua sự phân bổ, vì vậy sẽ không có một mô
hình duy nhất về phương pháp để phân tích chung cho các doanh nghiệp.
Thông thường phân tích biến động chi phí sản xuất chung được thực hiện
như sau:
+ Phân tích biến động chi phí sản xuất chung khả biến: Theo mô hình
phân tích biến phí đã trình bày ở trên, thì sự tăng giảm chi phí sản xuất
chung khả biến so giữa thực tế và định mức (hay dự toán) có thể chia thành
hai loại biến động: Biến động giá và biến động năng suất. Mặc khác, do chi
phí sản xuất chung có nhiều khoản mục nên doanh nghiệp cần lập một bảng
tính toán tổng hợp các biến động và xem đó là báo cáo thực hiện chi phí sản
xuất chung khả biến.
+ Phân tích biến động chi phí sản xuất chung bất biến: đặc điểm cơ bản
của chi phí bất biến là không thay đổi cùng với những thay đổi của các mức
độ hoạt động. Do vậy, khi phân tích chi phí sản xuất chung bất biến cần lưu
ý một số điểm sau:
Mọi sự chia nhỏ định phí đều có bản chất giả tạo vì chúng không phụ thuộc
vào mức hoạt động.
Xây dựng đơn giá phân bổ định phí sản xuất chung là cần thiết cho quá trình
tính toán biến động nhưng không có giá trị đối với việc kiểm soát chi phí đặt
trong mối quan hệ với mức hoạt động.
Vì những lý do này nên biến động chi phí sản xuất chung bất biến thường
được biểu hiện dưới dạng vật chất thay vì tiền tệ. Sự thể hiện các biến động
dưới hình thái vật chất sẽ cung cấp cho nhà quản lý một cách rõ ràng và cụ
thể hơn nguyên nhân biến động, từ đó sẽ có biện pháp kiểm soát biến động
hữu hiệu hơn.

Ngoài ra, để có thể kiểm soát các loại chi phí khác, nhà quản lý còn có thể
tiến hành phân tích sự biến động của chi phí hàng tồn kho, chi phí bán hàng
và chi phí quản lý doanh nghiệp, ….
4.3. Kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí

Trung tâm quản lý chi phí là nơi giúp chúng ta xác định, tập hợp chi phí và
gắn với một đơn vị tính phí. Trung tâm quản lý chi phí có nghĩa là:
- Một phòng ban trong một doanh nghiệp;
- Một nơi làm việc;
- Một dây chuyền máy;
- Một người hay một bộ phận cụ thể;

Việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó
cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của
doanh nghiệp. Hơn nữa, người quản lý của một trung tâm chi phí nào đó có
thể được cấp khoản ngân sách và thông qua đó giúp họ có thể kiểm soát
được chi phí.

Quan niệm các trung tâm quản lý chi phí ở đây không có nghĩa là tập hợp
toàn bộ các bộ phận hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp làm trung tâm
quản lý chi phí. Chỉ bộ phận nào mà nhà quản lý muốn tính và kiểm soát chi
phí hoạt động của nó thì chúng ta mới nên thành lập trung tâm quản lý chi
phí.

Để có thể kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm chi phí, doanh nghiệp
cần xây dựng hệ thống mã số chi phí với hai loại mã chi phí sau:

+ Một mã đặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất
kỳ khoản chi phí nào phát sinh trong trung tâm đó.

+ Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng
phát sinh bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp.

Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của
từng loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định đã chi hết bao nhiêu
cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và
cứ như vậy có thể quản lý được chi phí trong toàn doanh nghiệp.

4.4. Biện pháp giảm chi phí

Để năng cao hiệu quả chi tiêu trong doanh nghiệp, nhà quản lý phải đưa ra
được các biện pháp làm giảm chi phí. Nhà quản lý chi phí nên theo quy trình
sau để đưa ra các biện pháp giảm chi phí:
Sơ đồ 4: QUY TRÌNH ĐƯA RA CÁC BIỆN PHÁP GIẢM CHI PHÍ

- Bước 1: nhà quản lý phải phát hiện các chi phí cần phải cắt giảm bằng
cách nhận diện và tập hợp các chi phí theo từng trung tâm và kết quả tính
toán các biến động sẽ giúp phát hiện được các bộ phận yếu kém trong doanh
nghiệp trong việc quản lý và sử dụng chi phí. Thông thường, chúng ta chỉ
cần quan tâm đến những biến động có tỷ lệ phần trăm lớn (so với định mức)
hay có giá trị lớn hoặc các biến động bất lợi kéo dài theo thời gian.

- Bước 2: nhà quản lý cần xác định các nguyên nhân chủ yếu gây ra các biến
động bất lợi: Thông thường một biến động bất lợi về chi phí có thể có nhiều
nguyên nhân, nhà quản lý nên tập trung vào một vài nguyên nhân chủ yếu,
và bỏ qua các nguyên nhân còn lại.

- Bước 3: nhà quản lý phải đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí: Việc đề ra
các biện pháp cắt giảm chi phí đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của các nhân viên,
bộ phận liên quan vì thông thường, các biện pháp này thiên về mặt kỹ thuật
hơn là quản lý.

Tóm lại, bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động đều phát sinh chi phí, đối
với nhà quản lý thì vấn đề kiểm soát được các chi phí là mối quan tâm hàng
đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của
những chi phí đã chi ra. Kiểm soát được chi phí sẽ nâng cao hiệu quả chi
tiêu, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Tài liệu tham khảo:

Cost Management. Edward J.Blocher, Kung H.Chen,Thomas W.Lin, The

Macgraw – Hill – 1999.

Anthony, R. 1988. The Management Control Function. Boston: Harvard

Business School Press.

Kế toán chi phí – Bộ môn quản trị và phân tích hoạt động kinh doanh –
Khoa kế toán kiểm toán, Đại học Kinh tế TP.HCM, NXB Thống kê, năm
2002.

Kế toán quản trị – Bộ môn quản trị và phân tích hoạt động kinh doanh –
Khoa kế toán kiểm toán, Đại học Kinh tế TP.HCM, NXB Thống kê, năm
2006.