Se considera importante que los usuarios que utilicen los recursos de la red

estén enterados y conscientes de las normativas que se deben cumplir al

momento de usar el correo electrónico, es por ello que hacemos un resumen
de las más importantes:

ENVÍO DE CORREO

1. El Asunto (Subject): es vital el asunto del mensaje (el espacio en el que

usted le dice a su destinatario el motivo de la comunicación) es como el
titular de una noticia o como el nombre de un libro. Del impacto que este
tenga, depende el interés que genere.

2. El Contenido: es la clave, si el asunto del mensaje debe ser “corto y

sustancioso”, el texto central no debe serlo menos. Una persona ocupada
agradecerá que usted le diga lo que tiene que decir en la menor cantidad de
palabras posible. No se trata de usar lenguaje telegráfico, sino de ir directo
al grano.

3. No trate de impresionar a los receptores de su mensaje generando suspenso

en los primeros párrafos del texto. Las cosas realmente importantes no dan
espera y si una persona no encuentra información útil en los dos primeros
párrafos, seguramente abandonará la lectura del mensaje en ese punto.

4. Sobre los archivos anexos o adjuntos (Attachment): muchos usuarios de

correo electrónico han optado por evitar sistemáticamente los archivos
anexos en los mensajes, para evitar programas malignos que pueden dañar
su información o sus equipos. Salvo que sea estrictamente necesario, no los
envíe.
El tamaño de los archivos adjuntos no debe exceder de los 500 KB, este
tamaño puede ser chequeado por medio de las propiedades de cada archivo
desde el Explorador de Windows, si el archivo excede de los 500 KB, podría
ser comprimido para intentar llegar a este tamaño.

5. Identifíquese: siempre ponga su firma al final de los mensajes de correo

electrónico. No nos referimos al garabato, usualmente ilegible, que aparece
en sus cheques, sino a un texto que le permita al destinatario saber quién es
usted, para quién trabaja y cómo puede localizarlo.
Mantenga el estándar de firma al que hacemos referencia al final de
este documento.

6. El formato: muchos expertos sugieren que los mensajes de correo

electrónico se deben escribir en formato de texto plano, una opción que no
ofrece muchas alternativas en cuanto a los estilos tipográficos, pero que
garantiza que todos los sistemas van a poder intercambiar información sin
problemas.

7. Múltiples destinatarios: envíe múltiples copias del mismo mensaje

solamente a las personas que realmente puedan estar interesadas en
recibirlas.
Igualmente, si recibe un mensaje en el que hay más destinatarios, tenga
cuidado de responderlo solamente a la persona o a las personas interesadas.
Ejemplo:
Si el departamento de Recursos Humanos de su empresa hace una encuesta
por correo electrónico, no tiene que enviar las respuestas a todos sus
colegas. Basta con que lo haga a la oficina de personal.

8. No utilice las opciones de confirmación de entrega y lectura a menos que

sea un mensaje muy importante. Provoca mucho tráfico en la red.

9. Antes de enviar el mensaje, revise el texto que lo compone y los

destinatarios. Esto con el fin de corregir errores de ortografía, forma o
fondo.

10. Cada buzón de correo tiene un límite establecido de espacio disponible,

tomando en cuenta que los mensajes ubicados en las diferentes carpetas de
la casilla de correo (bandeja de entrada, elementos enviados, elementos
eliminados y cualquier otra carpeta creada en su buzón), una vez que este
espacio es consumido no será posible enviar un mensaje hasta que libere
espacio del buzón.

REENVÍO DE MENSAJES

11. Responder y Reenviar: cuando responda un mensaje, incluya el mensaje

original para que las personas hacia las que va el mensaje conozcan sobre
que se está hablando en un momento dado.
Recuerde las diferencias entre Responder, Responder a todos y reenviar:
Responder: el mensaje regresa sólo al remitente.
Responder a todos: el mensaje regresa al remitente y a todos los demás
destinatarios.
Reenviar: usted debe generar una nueva lista de destinatarios.

LECTURA DE CORREO

12. Lea el correo frecuentemente, diariamente si es posible.

13. Utilice carpetas personales para almacenar la información que desea

conservar.

14. Si no tiene tiempo para contestar los mensajes completamente, envíe un

breve mensaje de forma que la persona que le envió el mensaje sepa que
usted lo recibió.

15. Elimine los mensajes innecesarios.

Algunos aspectos importantes al escribir un correo electrónico:
En la medida de lo posible, responda siempre los mensajes
que recibe, si así lo amerita.
No utilice mayúsculas fijas. Son más difíciles de leer y dan la
impresión de que está gritando.
Si recibe un mensaje que le causa disgusto, cálmese antes de
responderlo.
No escriba en sus mensajes cosas que no diría en público.
No acose a sus destinatarios. Aunque el correo electrónico es un
medio inmediato, no siempre se puede pretender que la respuesta
también lo sea.