Quy trình Quản lý tài sản

I. MỤC ĐÍCH
- Quy định trách nhiệm và phương pháp quản lý vòng đời hoạt động của tài sản từ khi đưa vào sử dụng cho đến khi
kết thúc (thanh lý) tài sản.
- Nhằm kiểm sóat chất lượng sử dụng các loại tài sản đạng hoạt động tại Văn phòng, chủ động xây dựng kế hoạch
sửa chữa, bảo trì các loại tài sản để nâng cao chất lượng hiệu quả sử dụng hạn chế tối đa việc hư hỏng đột xuất do chủ
quan và tăng tuổi thọ các thiết bị máy móc nhằm đảm bảo phục vụ tốt công tác.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Áp dụng cho tất cả các loại tài sản bao gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển, và
các loại tài sản khác thuộc nhóm TSCĐ.
- Không áp dụng cho máy móc thiết bị vi tính (có quy trình quản lý đặc thù riêng).
- Không áp dụng đối với tài sản thuộc vật rẻ tiền mau hỏng.
III. CƠ SỞ PHÁP LÝ :
- Các Quy chế, Quy định của Nhà nước ban hành về quản lý tài sản và Quy chế của Văn phòng UBND tỉnh Thừa
Thiên Huế về quản lý tài sản tại Văn phòng.
- TCVN ISO 9001:2000.
IV. ĐỊNH NGHĨA
- Nhà cửa vật kiến trúc: NC
- Máy móc thiết bị: MM
- Phương tiện vận chuyển: PT
- Tài sản khác: TK
- Vòng đời tài sản: Chu kỳ hoạt động của tài sản từ khi đưa vào sử dụng cho đến khi thanh lý tài sản ( kết thúc )
- Sửa chữa tài sản: SC
- Bảo trì tài sản: BT
- Nhà cung cấp dịch vụ: CCDV
V. NỘI DUNG
1. Lưu đồ: (xem file đính kèm)
2. Mô tả
a) Kế toán theo dõi tài sản lập lần đầu và cập nhật tài sản mới phát sinh vào sổ theo dõi danh mục tài sản cố định
hiện có tại Văn phòng UBND tỉnh theo biểu mẫu BM 630-01/QT.
b) Cách thức đánh mã số tài sản theo nhóm tài sản kí hiệu: XX.YYY.ZZZ/LL
Trong đó: XX : Viết tắt tên nhóm
YYY: Tên viết tắt thiết bị
ZZZ : Số thứ tự thiết bị trong nhóm
LL : Tên đơn vị sử dụng,quản lý
Ví dụ: Tài sản thuộc nhóm máy móc thiết bị: Máy photo do Phòng Hành chính Tổ chức quản lý sử dụng.
Cách đánh mã số như sau: MM.MPT.01/HC
- Mỗi loại tài sản điều có một mã số tài sản nhất định; mã số tài sản được đánh trên tài sản đó và được thống nhất
trên các hồ sơ theo dõi tài sản.
- Đối với tài sản thuộc phương tiện vận chuyển thì mã số tài sản chính là biển số đăng ký của xe đó do công an cấp.
c) Kế toán theo dõi tài sản thuộc bộ phận kế toán lập thẻ tài sản cho từng loại tài sản (lập 1 lần đầu) theo biểu mẫu
BM 630-02/QT, thẻ tài sản phải được phản ánh đầy đủ chi tiết các thông số kỷ thuật, nơi sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,
tỷ lệ hao mòn cho phép, thời hạn bảo trì… để theo dõi quá trình sử dụng của tài sản.
Kế toán theo dõi tài sản căn cứ thẻ tài sản để vào sổ tổng hợp theo dõi tài sản (BM630-03/QT đối với tài sản do Văn
phòng quản lý; BM630-04/QT đối với tài sản do các Trung tâm quản lý).
Nội dung sổ theo dõi tài sản được lập theo 4 nhóm tài sản và ứng với mỗi loại tài sản được theo dõi chi tiêt như thẻ
kho và quá trình sửa chữa, bảo trì và đến khi thanh lý. Sổ đuợc lập sổ theo đơn vị quản lý sử dụng để dể kiểm tra và điều
chuyển (khi cần).
d) Căn cứ vào yêu cầu kỷ thuật và thời gian sử dụng của từng loại tài sản kế tóan theo dõi tài sản lâp danh mục các
loại tài sản cần được sửa chữa, bảo trì, theo BM 630- 05/QT.
Vào quí IV của năm kế hoạch, xây dựng kế hoạch bảo trì tài sản; đối với phương tiện vận chuyển lập kế hoạch sửa
chữa thường xuyên, kế hoạch trung tu, đại tu (nếu có) cho năm sau theo biểu mẫu BM630-06/QT.
đ) Chánh Văn phòng phê duyệt kế hoạch bảo trì và kế hoạch sửa chữa tài sản.
e) Thực hiện việc sửa chữa, bảo trì:
* Đối với tài sản bảo trì:
 Đến thời gian bảo trì bộ phận quản trị thông báo cho các đơn vị có liên quan thời điểm bảo trì thiết bị máy móc để đơn
vị chủ động sắp xếp công việc theo biểu mẫu thông báo kế hoạch baỏ trì BM 630-07/QT. Đối với các loại tài sản khác như
nhà làm việc thì bộ phận quản trị chủ động sắp xếp thời gian. Trong quá trình bảo trì nếu có thiết bị hỏng cần thay thế thì
bộ phận quản trị phải lập thêm biên bản kiểm tra theo mẫu BM 630-09/QT.
* Đối với tài sản sửa chữa:
- Trong trường hợp tài sản hỏng đột xuất:
+ Khi các đơn vị, cá nhân quản lý sử dụng tài sản có tài sản hỏng đột xuất thì lập phiếu đề nghị sửa chữa gởi bộ phận
kế toán theo biểu mẫu phiếu đề nghị sửa chữa tài sản BM 630-08/QT.
+ Khi nhận được phiếu đề nghị, Phòng Quản trị Tài vụ cử bộ phận quản trị kiểm tra thực tế đối với máy móc thiết bị
phải có thêm bộ phận kỷ thuật giám sát theo biểu mẫu kiểm tra BM 630-09/QT (mẫu kiểm tra phải ghi rỏ tình trạng,
nguyên nhân hư hỏng, đề xuất biện pháp khắc phuc sự cố) Tổng hợp trình Lãnh đạo phê duyệt trong vòng một (01) ngày
kể từ khi nhận được phiếu đề nghị.
- Trong trường hợp tài sản sửa chữa theo kế hoạch:
Căn cứ vào kế hoạch sửa chữa được duyệt (đối với tài sản thuộc phương tiện vận chuyển) bộ phận kế toán phối hợp
với đội xe tiến hành các thủ tục sửa chữa theo đúng quy trình.
g) Căn cứ vào danh sách các nhà cung ứng dịch vụ đã được Chánh Văn phòng phê duyệt đầu năm theo biểu mẫu
BM630-10/QT, Phòng Quản trị - Tài vụ có trách nhiệm theo dõi, bổ sung vào danh sách và loại bỏ các nhà cung ứng các
dịch vụ không đạt yêu cầu.
Phòng Quản trị - Tài vụ căn cứ vào các tiêu chuẩn: Khả năng cung ứng dịch vụ, chất lượng, giá cả, thời gian để tham
mưu cho Chánh Văn phòng lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ có uy tính và tiến hành ký hợp đồng sửa chữa, bảo trì theo kế
hoạch. Quá trình sửa chữa, bảo trì bộ phận Quản trị phối hợp với bộ phận kỷ thuật liên quan cử người giám sát. Khi
hoàn thành việc sửa chữa, bảo trì phải tổ chức nghiệm thu khối lượng hoàn thành theo biẻu mẫu BM 630-11/QT; thanh lý
hợp đồng chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán thanh tóan.
h) Kết quả của việc bảo trì, sửa chữa được chuyển về bộ phận kế tóan tài sản để vào sổ theo dõi sửa chữa, bảo trì
tài sản theo biểu mẫu BM 630-01/QT; đồng thời cập nhật vào hồ sơ tài sản (BM 630-03/QT; BM 630-04/QT) để theo dõi
và báo cáo kết quả sửa chữa, bảo trì tài sản cho Lãnh đạo Văn phòng biết.
i) Đối với các loại tài sản đã hết thời gian sử dụng, hư hỏng không bảo đảm an toàn trong sử dụng cần phải thanh lý
thì phòng Quản trị - Tài vụ lập danh sách các loại tài sản cần thanh lý trình Chánh Văn phòng phê duyệt (theo biểu mẫu
BM630-13/QT).
Sau khi danh sách tài sản thanh lý đuợc phê duyệt, phòng Quản trị Tài vụ thành lập hội đồng để thanh lý tài sản theo
đúng quy định.
k) Tiến hành thanh lý tài sản và kế toán theo dõi tài sản phải cập nhật vào hồ sơ tài sản để biết (BM 630-03/QT, BM
630-04/QT).
Trường hợp điều chuyển tài sản tư đơn vị này sang đơn vị khác, phòng Quản trị Tài vụ lập phiếu điều chuyển tài sản
và làm thủ tục bàn giao bổ sung vào hồ sơ tài sản của đơn vị (theo biểu mẫu BM 630-14/QT).
VI. LƯU TRỮ
- Toàn bộ Hồ sơ liên quan đến quản lý tài sản được lưu tại bộ phận kế tóan theo chế độ lưu giữ tài liệu kế toán hiện
hành.
- Chánh Văn phòng, bộ phận quản trị luu giữ 01 bộ hồ sơ tài sản (BM 630- 03/QT).
- Các đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng tài sản sẽ lưu giữ 01 bộ hồ sơ tài sản của đơn vị (BM 630-04/QT).
VII. PHỤ LỤC
Danh mục các biểu mẫu sử dụng:
- Mẫu số 1 : Danh mục tài sản Mã số: BM630-01/QT.
- Mẫu số 2 : Thẻ tài sản cố định Mã số: BM630-02/QT.
- Mẫu số 3 : Sổ theo dõi tài sản (tổng hợp của Văn phòng) Mã số: BM630-03/QT.
- Mẫu số 4 : Sổ theo dõi tài sản (tổng hợp của đơn vị) Mã số: BM630-04/QT.
- Mẫu số 5 : Danh mục tài sản sửa chữa, bảo trì Mã số: BM630-05/QT.
- Mẫu số 6 : Kế hoạch sửa chữa, bảo trì Mã số: BM630-06/QT.
- Mẫu số 7 : Thông báo kế hoạch bảo trì Mã số: BM630-07/QT.
- Mẫu số 8 : Phiếu đề nghị sửa chữa tài sản Mã số: BM630-08/QT.
- Mẫu số 9 : Phiếu kiểm tra Mã số: BM630-09/QT.
- Mẫu số 10 : Danh sách các nhà cung ứng dịch vụ Mã số: BM630-10/QT.
- Mẫu số 11 : Biên bản xác nhận khối luợng hoàn thành Mã số: BM630-11/QT.
- Mẫu số 12 : Sổ theo dõi sửa chữa, bảo trì Mã số: BM630-12/QT.
- Mẫu số 13 : Danh sách tài sản đề nghị thanh lý Mã số: BM630-13/QT.
- Mẫu số 14 : Phiếu điều chuyển tài sản trong nội bộ Mã số: BM630-14/QT.