MSDM SERIES M. R.

Aulia 24 maret 2011

BAB I

MANAJEMEN PERSONALIA

Sebenarnya manajemen personalia adalah manajemen yang mengkhususkan

diri dalam bidang personalia atau dalam kepegawaiaan. Oleh karena itu lah
manajemen personalia dapat didefenisikan sebagai berikut: Manajemen
personalia adalah suatu ilmu dan seni untuk melaksanakan antara lain
planning, organizing dn kontroling sehingga efektivitas dan efisiensi
personalia dapat ditingkat kan semakasimal mungkin. Memang hrus kita
ketahui bahwa sukses tidaknya suatu perusahaan /instansi tidak hanya
tergantung dari kegiatan dalam bidang personalia , meskipun demikian
peranan manajemen personalia cukup besar andilnya terhadap sukses
tidaknya.

Manajemen personalia telah dilaksanakan sejak dulu oleh nenek moyang kita ,
hal ini ternyata dengan adanya bangunan seperti Borobudur, Piramid di Mesir
dan sebagainya. Meskipun demikian karena situasi dan kondisi berubah serta
kebutuhan yang mendesak, maka sejak abad ke-20 manajemen personalia
mulai dekembangkan dan diusahakan untuk diterapkan.

Untuk dapat mengembangkan manajemen personalia maka kita harus sadar

bahwa manusia bukanlah benda mati sebab manusia mempunyai perasaan,
mereka dapat gembira dan sakit hati , mereka dapat senan dan susah ,
mereka bukan hanya memerlukan kebutuhan materi tetapi juga mereka juga
sering mengharapkan penghargaan dan pengakuaan .

Oleh karena demikiaan banyak factor yang merupakan asfek dalam

kehidupan manusia dalam hubungannya antara satu dengan yang lain, maka
untuk mengembangkannya perlu pengetahuaan tentang fsikologi, hubungan
tentang manusia agama,adat-istiadat dan sebagainya. Memang harus kita
akui bahwa makin kecil suatu perusahaan, maka makin kecillah peranan
menajemen personalia. Sebaliknya dengan makin besarnya suatu perusahaan
maka makin besarlah peranan manajemen personalia disini. Hal ini dapat kita
mengerti, sebab makin besar suatu perusahaan maka kecendrungan makin
besarlah jumlah personalianya. Dan ini berarti makin dibutuhkan administrasi
yang lebih baik, pengurusan yang lebih baik, kebijakan-kebijakan yang lebih
baik dan sebagainya. Ini disebabkan karena makin besarnya jumlah
personalia, bukan hanya makin besar jumlah yang harus diurus tetapi
kecendrungan makin kompleks persoalan yang harus dihadapi.

Tugas-tugas manajemen personalia adalah mencakup:

a.   Menetapkan analisa jabatan

b.   Menarik karyawan
c.   Seleksi
d.   Melatih
e.   Menempatkannya
f.     Memberikan kompensasi yang adil dan merata
g.   Memotivasi karyawan

MSDM SERIES M. R. Aulia Page 1

 MSDM SERIES M. R. Aulia 24 maret 2011

BAB II

ANALISA JABATAN

Analisa jabatan/job analysis adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa

pada setiap jabatan sehingga dengan demikian akan memberikan pula
gambaran tentang sayarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan
untuk jabatan tertentu. Hal ini berarti akan merupakan landasan atau
pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan, disamping sebagai
landasan atau pedoman kegiatan lainnya dalam bidang manajemen personalia.

Sebenarnya pertanayaan diatas dapat dilanjutkan yaitu mengapa analisa

jabatan tersebut dapat memberikan gambaran sayarat-syarat yang
diperlukan bagi jabatan tertentu? Sebenarnya analisan jabatan adalah juga
merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang
diperlukan untuk dapat memangku jabatan tersebut dengan baik. Tentang
jabatan itu sendiri ditunjukan dalam gambaran jabatan atau deskripsi
jabatan sedangkan tentang syarat-syarat yang diperlukanh informasi
jabatan ditujunjukan dalam syarat-syarat jabatan. Dengan demikian berarti
pengertian analisa jabatan yang pokok terdiri dari 2 hal yaitu:

1.   Deskripsi jabatan /job description

Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-

tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.

2.   Syarat-syarat jabatan/job specification

Syarat-syarat jabatan dibuat berdasarkan skripsi jabatan jadi

syarat jabatan adalah merupakan suatu informasi tentang
syarat-syarat yang diperlukan

Untuk membuat deskripsi jabatan agar tidak menimbulkan kesimpangsiuran

serta dobel pekerjaan, maka dalam membuat deskripsi jabatan tidak boleh
dilepaskan dengan deskripsi jabatan keseluruhan jabatan.

Ansalisa jabatan sebenarnya dapat dipakai juga sebagai landasan atau

pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan serta penentuan
jumlah kebutuhan karyawan. Selain sebagai landasan hal-hal tersebut diatas,
maka analisa jabatan dapat juga dipakai sebagai landasan kegiatan-kegiatan
lain dalam bidang personalia, yang diantaranya:

a.   Sebagai landasan untuk melaksanakan mutasi

b.   Sebagai landasan untuk melaksanakan promosi

c.   Sebagai landasan untuk melaksanakan latihan/training
d.   Sebagai landasan untuk melaksanakan kompensasi
e.   Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja

MSDM SERIES M. R. Aulia Page 2

 MSDM SERIES M. R. Aulia 24 maret 2011

f.     Sebagai landasan untuk melaksanakan pemenuhan kebutuhan

peralatan

BAB III
SUMBER-SUMBER TENAGA KERJA
DAN
CARA MENDAPATKANNYA

Setelah perusahaan menetapkan karakteristik atau cirri-ciri karyawan yang

dibutuhkan dan jumlah masing-masing, maka perusahaan tersebut
selanjutnya akan berusaha untuk mendapatkan personalia tersebut, yaitu
personalia yang paling tepat baik dalam arti kualitas maupun dalam arti
kuantitas.

Adapun sumber-sumber tenaga kerja itu meliputi:

a.   Sumber intern

Artinya bahwa tenaga kerja yang akan dipekerjakan tersebut diambil

dari sumber intern yaitu menempatkan karyawan diantara karyawan
yang sudah ada. Pemanfaatan sumber intern ini dilakukan dengan jalan
menempatkan diantara karyawan yang sudah ada pada jabatan yang
kebetulan lowong atau suatu tugas baru diadakan.

b.   Menggunakan jasa karyawan/pegawai lama

Suatu perusahaan kadang-kadang memerlukan karyawan dari luar

lingkungan perusahaan, maka suatu cara yang praksis dan ekonomis
adalah dengan menggunakan jasa dari karyawan lama. Mereka dapat
diminta oleh perusahaan tempat mereka bekerja untuk menarik
teman, tetangga, saudara dari mereka untuk bekerja pada perusahaan
tersebut.

c.   Melalui lembaga-lembaga pendidikan

Kadang-kadang suatu perusahan membutuhkan karyawan baru yang

membutuhkan syarat-syarat pendidikan tertentu, misalnya sarjana
muda atau sarjana dari fakultas tertentu. Untuk mendapatkannya, ada
perusahaan yang langsung menghubungi lembaga-lembaga pendidikan
tersebut. Ada juga perusahaan yagn bertindak lanjut dengan
memberikan ikatan dinas atau beasiswa pada mahasiswa seperti
Caltex, Pertamina, Bank Indonesia dan sebagainya.

d.   Mengambil dari perusahaan lain

Ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang baru bersisir, mereka

lebih mengutamakan karyawan yang sudah punya pengalaman dan
biasanya diambil dari perusahaan lain.

e.   Mencari langsung ke tempat sumber tenaga kerja

MSDM SERIES M. R. Aulia Page 3

 MSDM SERIES M. R. Aulia 24 maret 2011

Ada juga perusahaan yang dlaam mencari tenaga kerjanya mereka

mempunyai petugas-petugas khusus untuk datang ke tempat sumber
tenaga dengan maksud untuk mempengaruhi penduduk setempat agar
suka bekerja pada suatu perusahaan tertentu.

f.     Melaui advertansi

Pada masa sekarang ini, banyak perusahaan yang cenderung untuk

menggunakan media advertensi dalam usaha menarik karyawan , sebab
dengan advertensi ini akan sampai ke tempat yang luas sehingga
memungkinkan untuk mendapatkan karyawan yang paling baik.

g.   Memanfaatkan kantor penempatan tenaga

Sebenarnya kantor penempatan tenaga kerja didirikan oleh

pemerintah Indonesia dengan maksud sebagaio tempat
penyaluran tenaga-tenaga kerja yang masih menganggur. Kantor
penempatn tenaga kerja menerima pendaftaran dari mereka
yang membutuhkan pekerjaan. Kantor penempatan tenaga kerja
akan mencatat nama, alamat, umur, pendidikan, pengalaman dan
sebagainya dari pelamar tersebut. Maka kantor akan
menghubungi kembali si pelamar jika ada perusahaan yang minta
karyawan sesuai dengan data si pelamar tesebut.

BAB IV

SELEKSI

Seleksi adalah kegiatan suatu perusahaan untuk dapat memilih karyawan

yang palinmg tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon-calon yang
dapat ditariknya. Untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dan dalam
jumlah yang tepat pula, maka diperlukan suatu metode seleksi yang tepat
pula.

Seleksi berhubungan erat dengan analisa jabatan. Hal ini terjadi karena
karyawan atau pegawai yang diseleksi tersebut harus disesuaikan dengan
analisa jabatan yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun hal-hal yang
diseleksi meliputi:

a.   Pendidikan

b.   Pengalaman
c.   Pengetahuan
d.   Kecerdasan
e.   Kesehatan
f.     Umur
g.   Bakat
h.   Kepribadian
i.     Jenis kelamin, dan lain sebagainya

MSDM SERIES M. R. Aulia Page 4

 MSDM SERIES M. R. Aulia 24 maret 2011

Setiap perusahaan harus dapat melakukan seleksi secara efeksif dan

efisien, dengan demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus
dapat memilih atau menetapkan karyawan yagn paling tepat. Meskipun
demikian amsalah efisiensi dalam pelaksanaan metode seleksipun perlu
diperhatikan. Efisiensi disini adalah dalam arti pengorbanan uang, energi,
waktu dan sebagainya.

Dalam melakukan seleksi perlu memperhatikan beberapa hal yaitu :

a.   Seleksi harus efektif dan efisien

b.   Seleksi harus memperhatikan peraturan dan ketentuan pemerintah

yang berlaku
c.   Petugas seleksi harus jujur dan efektif
d.   Keahlian petugas seleksi tidak boleh diabaikan
e.   Pengertian "orang yang tepat pada tempat yang tepat" harus
diartikan secara dinamis

Bagaimanapun usaha kita dalam melakukan seleksi masih ada kemungkinan

terjadi kekeliruan, maka perlu adanya masa percobaan untuk mengurangi
resiko yang mungkin timbul.

BAB V

LATIHAN

Latihan/training adalah suatu kegiatan dari perusahaan yang bermaksud

untuk dapat emperbaiki dan memperkembangkan sikap tingkah laku,
keterampilan dan pengetahuan dari para karyawan sesuai dengan keinginan
dari perusahaan yang bersangkutan. Proses latihan dilaksanakan setelah
terjadi penerimaan karyawan sebab latihan hanya diberikan pada karyawan
dari perusahaan yang bersangkutan.

Sebenarnya peranan latihan saat ini makin menonjol setelah ada

kecendrungan bagi perusahaan untuk menerima juga karyawan yang belum
berpengalaman. Ini mungkin berdasarkan pertimbangan bahwa cara ini
mungkin lebih baik. Ataupun mungkin pertimbangan bahwa usaha
mendapatkan karyawan yang sudah berpengalaman agak sulit karena pada
umumnya mereka sudah bekerja pada perusahaan yang lain.

Ada beberapa sasaran yang ingin dicapai dengan mengadakan latihan yang
antara lain sebagai berikut:

a.   Pekerjaan diharapkan lebih cepat dan lebih baik

b.   Penggunaan bahan dapat lebih hemat

c.   Penggunaan mesin dan peralatan diharapkan dapat lebih lama
d.   Angka kecelakaan diharapkan lebih kecil
e.   Tanggung jawab diharapkan lebih besar

MSDM SERIES M. R. Aulia Page 5

 MSDM SERIES M. R. Aulia 24 maret 2011

f.     Biaya produksi diharapkan lebih rendah

g.   Kelangsungan perusahaan diharapkan lebih terjamin

Keuntungan yang dapat diperoleh dengan latihan adalah sebagai berikut:

a.   Mengurangi pengawasan

b.   Meningkatkan rasa harga diri

c.   Meningkatkan kerja sama antar pegawai
d.   Memudahkan pelaksanaan mutasi dan promosi
e.   Memudahkan pelaksanaan pendelegasian wewenang

Dalam melaksanakan latihan, pasti memiliki efek samping yang timbul

yang tidak diingini yaitu:

a.   Hilangnya sebagian waktu yagn produktif

b.   Biaya yang terlalu tinggi

c.   Harapan dari karyawan yang terlalu besar
d.   Berpindahnya karyawan yang telah mendapat latihan.

Dalam pelaksanaan latihan tidak ada ketentuan secara mutlak mana yang
lebih baik antara melaksanakan latihan/training sendiri atau menyerahkan
latihan tersebut kepada pihak ketiga seperti yang banyak dilakukan oleh
perusahaan pada saat ini. Karena semua itu tergantung pada situasi dan
kondisi serta tujuan masing-masing.

Suatu metode yang tepat misalnya akan sia-sia apabila instrukturnya tidak
dapat menyampaikan pelajaran-pelajaran dengan baik kepada mereka yang
diajar. Oleh karena itu dalam penyelenggaraan latihan kita harus hati-hati
dalam memilih instruktur.

BAB VI

MUTASI

Mutasi adalah merupakan suatu kegiatan rutin dari suatu perusahaan untuk
dapat melaksanakan prinsip "the right man on the right place" . Dengan
demikian mutasi yang dijalankan oleh perusahaan agar pekerjaan dapat
dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

Untuk melaksanakan mutasi antara lain dapat didasarkan kepada alasan

yaitu: kemampuan kerja, rasa tanggung jawab, kesenangan dan sebagainya.
Agar mutasi dan pemindahan yang kita laksanakan dapat meningkatkan
efektivitas dan efisiensi maka perlu adanya evaluasi pada setiap pekerja
terus menerus secara obyektif.

Untuk pelaksanaan harus didasarkan pada pertimbangan yang matang, sebab

bila tidak demikian maka mutasi yang dilakukan itu bukannya merupakan
tindakan yang menguntungkan tetapi justru merugikan perusahaan tersebut.
Dalam melaksanakan mutasi maka perusahaan tesebut harus mengusahakan

MSDM SERIES M. R. Aulia Page 6

 MSDM SERIES M. R. Aulia 24 maret 2011

sdemikian rupa, sehingga mutasi tersebut tidaklah dirasakan sebagai suatu

hukuman oleh karyawan yang bersangkutan.

Dalam rangka usaha untuk memacu persaingan sehat agar para karyawan
lebih berprestasi dalam kerjanya, maka kita dapat melaksanakan mutasi agar
persaingan sehat dpat tercapai. Dalam rangka tujuan jangka panjang, maka
mutasi hendaknya ditujukan untuk persiapan daloam pelaksanaan promosi,
sehingga untuk itu pemilihan orang yang akan dipromosikan adalah kader-
kader yang akan dipromosikan.

Karena pelaksanaan mutasi menyangkut bidang-bidang lain secara berantai,

maka dalam melaksanakan mutasi hendaknya secara terkoordinir.

BAB VII

PROMOSI

Promosi dan mutasi adalah kedua-duanya merupakan pemindahan karyawan

dari suatu jabatan ke jabatan yang lain. Promosi adalah proses kegiatan
pemindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain yang lebih
tinggi.

Pada umumnya promosi selalu diikuti oleh tugas, tanggung jawab dan
wewenang yang lebih tinggi dari jabatan yang diduduki sebelumnya, dan pada
umumnya promosi juga diikuti oleh peningkatan income serta fasilitas-
fasilitas yang lain. Dalam pelaksanaan promosi harus memperhatikan syarat-
sayrat tertentu antara lain pengalaman, tingkat pendidikan, loyalitas,
kejujuran dan sebagainya.

Agar promosi yang dilakukan tidak terjadi kesalahan maka evaluasi harus
dilakukan secara rutin, lengkap dan obyektif, dan agar dalam pelaksanaan
promosi moral yang tinggi selalu dapat terjaga,maka hendaknya dapat selalu
ditetapkan syarat-syarat promosi yang tegas dan jelas.

Pelaksanaan promosi juga memiliki efek samping, yang kadang kala tidak bia
dihimndarkan. Adapun efek samping tersebut yaitu:

a.   Timbulnya kesalahan dalam promosi

b.   Adanya ras iri hati antar pegawai yang dipromosikan dengan yang
tidak dipromosikan
c.   Berkesan pelaksanaan promosi yang dipaksakan

Adapun syarat-syarat yang perlu ditetapkan dalam melaksanakan promosi

yaitu:

a.   Pengalaman

b.   Tingkat pendidikan

MSDM SERIES M. R. Aulia Page 7

 MSDM SERIES M. R. Aulia 24 maret 2011

c.   Loyalitas
d.   Kejujuran
e.   Tanggung jawab
f.     Kepandaian bergaul
g.   Prestasi kerja
h.   Inisiatif dan kreatif

Syarat-syarat promosi ini harus dinyatakan secara tegas.Untuk dapat

dipromosikan maka perlu setiap karyawan memenuhi syarat-syarat yang
telah ditetapkan. Syarat-syarat tesebut hendaknya menjamin kestabilan
perusahaan dan mampu meningkatkan moral kerja dari para karyawannya.
Selain itu dengan penetapan syarat-syarat yang tegas dan jelas, akan dapat
mencegah dan meminimalkan kemungkinan timbulnya pilih kasih di dalam
melaksanakan promosi.

BAB VIII

KOMPENSASI

Kompensasi adalah balas jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada para
karyawannya yang dapat dinilai dengan uang dan mempunyai kecendrungan
diberikan secara tetap. Kompensasi ini adalah merupakan masalah yang
penting karena justru adanya kompensasi seseorang mau menjadi karyawan
dari suatu perusahaan tetentu.

Masalah kompensasi bukan hanya penting karena merupakan dorongan utama

seseorang menjadi karyawan, tetapi besar pula pengaruhnya terhadap
semangat dan kegairahan kerja mereka. Agar kompensasi yang diberikan
mempunyai dampak yang positif maka minimal jumlah yang diberikan haruslah
dapat memenuhi kebutuhan secara minimal, serta sesuai dengan peraturan
yang sedang berlaku.

Selain harus dapat memenuhi kebutuhan minimal, maka kompensasi yang

diberi hendaknya dapat mengikat mereka, sebeb dengan demikian peraturan
keluar masuknya karyawan dapat ditekan sekecil mungkin. Kompensasi yang
diberikan harus mampu pula meningkatkan semangat dan kegairahan kerja,
sehingga efektivitas dan efisiensi karyawan dapat dipertahankan atau
ditingkatkan. Untuk dapat meningkatkan semangat dan kegairahan kerja
maka dalam menetapkan jumlah kompensasi haus selalu bersifat dinamis,
artinya sesuai dengan perkembangan situasi dan kondisi.

Suatu kompensasi yang dirasakan tidak adil dapat menimbulkan keresahan

dengan akibatnya, meskipun dibandingkan dengan perusahaan yang lain
jumlah kompensasi yang diberikan telah lebih tinggi.

Biasanya kompensasi yang diberikan didasarkan atas pertimbangan-

pertimbangan yaitu:

a.   Berat ringannya pekerjaan

b.   Sulit mudahnya pekerjaan

MSDM SERIES M. R. Aulia Page 8

 MSDM SERIES M. R. Aulia 24 maret 2011

c.   Besar kecilnya resiko pekerjaan

d.   Perlu tidaknya keterampilan dalam pekerjaan

BAB IX

SEMANGAT DAN KEGAIRAHAN KERJA

Semangat dan kegairahan kerja pada hakekatnya adalah merupakan

perwujudan dari moral yang tinggi. Bahkan ada yang mengidentikan atau
menterjemahkan secara bebas, moral kerja yang tinggi adalah semangat dan
kegairahan kerja.

Semangat kerja adalah melakukan pekerjaan secara lebih giat. Sedang

kegairahan kerja adalah kesenangan kerja yang mendalam terhadap
pekerjaan. Bahkan turunnya/rendahnya semangat dan kergairahan kerja
sebenarnya dapat diketahui dengan jalan melihat indikasi-indikasi yang
mungkin yang mungkin timbul yaitu antara lain turun/rendahnya produktivits
kerja, tingkat absensi yang naik/tinggi dan sebagainya. Sebab turunnya
semangat dan kegairahan kerja harus kita ketahui sebab dengan demikian
dapat meningkatkan kegairah kerja.

Pada umumnya turunnya semangat dan kegairahan kerja karena

ketidakpuasan pegawai/karyawan yang bersangkutan baik secara materi
maupun non materi. Untuk dapat meningkatkan semangat dan kegairahan
kerja maka dapat dilakukan antara lain dengan dengan jalan: memberikan
gaji cukup, memperhatikan kebutuhan rohani, memberikan kesempatan pada
mereka untuk maju, sekali perlu menciptakan suasana santai, harga diri perlu
mendapatkan perhatian, tmpatkan para karyawan pada posisi yang tepat,
berikan kesempatan kepada mereka untuk maju, perasaan aman untuk
menghadapi masa depan, usahan para karyawan memiliki loyalitas, pemberian
insentif yang terarah, fasilitas yang menyenangkan dan sebagainya.

BAB X
PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Pemutusan hubungan kerja atau pemberhentian dapat terjadi setelah

karyawan dapat diterima dalam perusahaan tersebut kemudian keluar atau
dikeluarkan. Pemutusan hubungan kerja pada prinsipnya dapat terjadi karena
salah satu atau kedua belah pihak merasa rugi bilamana hubungan kerja
tersebut dilanjutkan. Pemutusan hubungan kerja membawa akibat beban
kewajiban pada perusahaan yang bersangkutan. Meskipun demikian tidak
semua pemutusn hubungan kerja memberikan beban kewajiban kepada
perusahaan.

Sebenarnya kalau kita meneliti secara lebih lanjut, maka pemutusan

hubungan kerja bagaimanapun akibatnya akan tetap merugikan perusahaan
atau instansi tersebut. Untuk memperkecil resiko akibat pemutusan
hubungan kerja, maka perusahaan tersebut dapat melakukan masa percobaan
pada karyawan yang telah diterimanya.

MSDM SERIES M. R. Aulia Page 9

 MSDM SERIES M. R. Aulia 24 maret 2011

Sebenarnya alas an pemutusan hubungan kerja bukan hanya karena

ketidakjujuran dari para karyawannya, tetapi juga alas an-alasan lain yang
dianggap merugikan misalnya: ketidakmampuan bekerja, malas, pemabuk,
tidak patuh, sering absen dan sebagainya. Pemutusan hubungan kerja ini
menurut pandangan dari perusahaan akan menimbulkan kerugian yang lebih
kecil dari pada meneruskan hubungan kerja.

MSDM SERIES M. R. Aulia Page 10