Gestión por Procesos

Conceptos basicos
 Principios básicos de la Gestión de la Calidad

Enfoque al Cliente
Las organizaciones dependen de sus clientes, deberían
comprender sus necesidades, satisfacer los requisitos y esforzarse
en exceder sus expectativas

Liderazgo
Los líderes, son los encargados de movilizar y encauzar los
esfuerzos de la organización. Deben constituir un ejemplo y
referente para el resto.
Compromiso del personal
El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización
y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas
para el beneficio de la organización.

Enfoque a procesos
Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las
actividades y los recursos relacionados se gestionan como un
proceso.
 Principios básicos de la Gestión de la Calidad

Enfoque a la Gestión
Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados
como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una
organización en el logro de sus objetivos.

Mejora continua
La mejora continua del desempeño global de la organización
debería ser un objetivo permanente de ésta.

Toma de decisiones basada en hechos

Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la
información.

Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una
relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos
para crear valor.
Definiciones

¿Que es un proceso?

“Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que

se caraterizan por un conjunto de inputs específicos y de tareas
de valor agregado que producen un conjunto de salidas
específicas”

“Un proceso es una serie de tareas definibles, repetibles y

mensurables que conducen a un resultado útil para un cliente
interno o externo”

“Actividad o conjunto de actividades ligadas entre sí, que utilizan

recursos y controles para transformar elementos de entrada
(especificaciones, recursos, información, servicios…) en
resultados (otras informaciones, servicios etc).

Los resultados de un proceso han de tener un valor agregado

respecto a las entradas
Esquema de un Proceso

Elementos del Proceso

Propietario Indicadores

Controles

Entradas Salidas
Proveedor PROCESO Cliente

Recursos

Misión / Objetivo
COSTO TIEMPO
Esquema de un Proceso

Entradas Propietario del proceso

Indicadores

Salidas
400 gr.
Secuencia de actividades Cliente
200 gr.

1/4 litro
Expectativas
Recursos
50 gr.
Análisis de Valor

Valor agregado Los resultados de un proceso

Actividad
han de tener un valor agregado
respecto a las entradas

Si ¿Necesaria
para generar
No
la salida?

¿Contribuye
a satisfacer al No
cliente?

¿Contribuye
Si a las
funciones de
Si la empresa?

No

Valor agregado Valor agregado

Sin valor agregado
para el cliente para la empresa

Actividades que se deben realizar para Actividades que no contribuyen a

satisfacer los requerimientos del cliente satisfacer las necesidades del cliente
Tipos de Procesos
Visión de Procesos
Modelo de Procesos
Modelo de Procesos
Modelo de Procesos

Modelo de Procesos de Recursos Humanos

Modelo de Procesos

Modelo de Procesos de Recursos Humanos

Modelo de Procesos

Estructura Documental
Esquema de un Proceso

Elementos del Proceso

Propietario Indicadores

Controles

Entradas Salidas
Proveedor PROCESO Cliente

Recursos

Misión / Objetivo
COSTO TIEMPO
Variables Críticas: Costo y Tiempo

Costos
Los desembolos asociados al proceso productivo del negocio asi como
mantener una estructura organizativa dentro del cual se desarrolla el proceso
principal son Costos

Todo desembolso que efectua la empresa debe estar orientado a INGRESOS

El mejor método de costeo para este proposito es el denominado Costeo

por Actividades – ABC
Mejorando el proceso se utilizara menos recursos con la concecuente
reduccion de costos.
Variables Críticas: Costo y Tiempo

Tiempo
Es el lapso de tiempo requerido para obtener una unidad de la salida o
producto

La reduccion del tiempo de ciclo permite una mayor productividad de la

organización
 Gestión basada en Actividades - ABM

Concentra sus esfuerzos en identificar las ineficiencias de los

procesos y actividades, administrando y optimizando aquellos donde
realmente se concentre el costo de los recursos

Sistemas de Costeo Tradicional Sistemas de Costeo por Actividad

Genera información Genera información

Recursos sobre como administrar Recursos sobre como
los recursos. administrar los
procesos
Consumidos por

Asume que los procesos y

actividades consumen
Asume que los recursos
Consumidos por Actividades y Procesos recursos
son consumidos por los
Los productos son
productos.
resultados de una serie de
productos
Consumidos por

Los costos indirectos son

Los costos indirectos asignados a los procesos
se distribuyen como según su consumo real y
Productos y Servicios Productos y Servicios
un porcentaje de la son absorbidos según el
mano de obra indirecta. uso que haga de los
procesos
 Gestión basada en Actividades - ABM

Una vez el ABM detecta los procesos donde se concentra el gasto, los
optimiza y se redimensionan los recursos (humanos, tecnicos,etc). que se
requieren para mantener la calidad y eficiencia del proceso.

Sistemas de Costeo Tradicional Sistemas de Costeo por Actividad

La Racionalización del Gasto La Racionalización del Gasto

Congelar la nómina Optimizar proceso de elaboración de O/C
Eliminar horas extras Optímizar proceso de analizar cotizaciones
Reducir el presupuesto Eliminar proceso de corrección de O/C
Reducir la fuerza de trabajo Reducir la carga de trabajo

Elementos Importe Actividad Importe

Salarios 600,000 Selecionar proveedores 290,000
Equipos 160,000 Elaborar O/C 280,000
Servicios Públicos 50,000 Analizar Cotizaciones 190,000
Arrendamiento 30,000 Corrección de O/C 80,000
Total 840,00 Total 840,000

En que recurso se gasta Como son utilizados los recursos

 Cuellos de Botella

¿Qué es un Cuando se menciona cuellos de botella se refiere a diferentes

actividades que disminuyen la velocidad de los procesos,
Cuello de
incrementan los tiempos de espera y reducen la productividad,
Botella? trayendo como consecuencia final el aumento en los costos.

Mercado: La demanda de un producto lo limita el mercado;

satisfacerla depende factores de éxito el precio, la oportunidad de
entrega, etc.

Materiales: Disponibilidad de materiales en cantidad y calidad

Causas: adecuada.
La existencia
Capacidad: Tener un equipo con una capacidad que no satisface la
de
demanda requerida.
Restricciones
Logística: el sistema de planeación y control de producción

Administrativa: Estrategias y políticas definidas por la empresa

Comportamiento: Actitudes y comportamientos del personal

Cuellos de Botella

? ¿Qué determina
la fuerza
de una cadena?

!
...El eslabón
mas débil
“Siempre existe una mejor forma de
hacer las cosas”

“Solamente es cuestión de
imaginación”