Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Intranet

Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) adalah sistem informasi berbasis intranet yang
bertujuan menatausahakan barang inventaris milik/kekayaan negara di lingkungan Lembaga
Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Dengan sistem informasi ini lebih memudahkan LIPI
dalam mencapai tujuan dan fungsi dari penatausahaan barang. Sistem berbasis intranet
memungkinkan pengecekan dan pengawasan secara langsung melalui jaringan komputer dari
organisasi penatausahaan paling atas ke yang paling bawah. Pembuatan sistem informasi ini
berpedoman pada buku dari BAKUN (Badan Akuntansi Negara). SIMA menyediakan
bermacam-macam fasilitas untuk proses penatausahaan barang, meliputi pengkodean barang
inventaris, pembuatan buku inventaris, pencarian data barang, mutasi dan pemutihan barang,
opname fisik dan pembuatan laporan. SIMA dibangun dengan perangkat lunak open source
yang menggunakan bahasa pemograman PHP dan manajemen basis data dengan PostgreSQL,
serta menggunakan komputer server berbasis LINUX

Kata kunci
Sistem informasi, aset, intranet, PHP, PostgreSQL.
1. Pendahuluan
Teknologi komputasi client-server khususnya yang menggunakan teknologi
internet/intranet dan teknologi basis data semakin berkembang pesat, sejalan dengan itu
kebutuhan akan aplikasi sistem informasi yang tidak dibatasi ruang dan waktu juga
semakin meningkat.
Fasilitas internet dengan perangkat teknologi penunjangnya memungkinkan
dikembangkannya sistem informasi manajemen aset yang memiliki beberapa kelebihan,
diantaranya kemudahan dalam mendistribusikan program aplikasi, mudah dan praktis
karena dapat diakses dari manapun dan kapanpun, memiliki akses informasi yang lebih
cepat, murah dan lebih baik serta mampu menurunkan biaya atas kebutuhan penyampaian
dan penyebaran informasi.
Manajemen aset adalah bagian atau komponen dari Lembaga/Departemen yang
memberdayakan aset-aset tetap yang dimiliki sesuai dengan fungsi dan kegunaannya
(LIPI, 2001). Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) adalah sebuah sistem informasi
berbasis web/intranet untuk mengelola data-data seluruh aset tetap yang dimiliki oleh
setiap puslit di lingkungan LIPI. Dari sistem ini diharapkan pemeliharaan terhadap aset-
aset penting yang diperlukan untuk menunjang kegiatan penelitian menjadi lebih
terkontrol, dan semua potensi yang dimiliki puslit khususnya aset tetap dapat dikelola dan
dimanfaatkan secara optimal untuk menunjang kegiatan penelitian
2. Teknologi Pengembangan Web
Teknologi yang digunakan dalam pemrograman web dibagi menjadi dua yaitu server side
dan client side. Pada server side, perintah-perintah program dijalankan di server dan
dikirimkan ke browser sudah dalam bentuk HTML. Sedangkan client side, proses akan
dilakukan di web browser. Biasanya client side digunakan untuk hal-hal yang
membutuhkan interaksi user tetapi data yang ditampilkan tetap dan seragam.
Aplikasi web berjalan pada protokol HTTP, dan semua protokol di internet selalu
melibatkan antara server dan client. Ketika seseorang mengetikkan suatu alamat di
browser, maka browser akan mengirimkan perintah tersebut ke web server. Jika yang
diminta oleh client adalah file yang mengandung perintah server side maka server web
akan menjalankan dahulu program tersebut lalu mengirimkannya kembali ke browser
dalam bentuk HTML sehingga dapat diterjemahkan oleh browser. Sedangkan jika yang
diminta oleh client adalah file yang mengandung file client side maka oleh server file
tersebut akan langsung dikirimkan ke browser.
2.1. PHP
PHP merupakan salah satu jenis scripting language yang dieksekusi pada sisi server,
atau biasa disebut server-side scripting merupakan salah satu bahasa pemrograman
yang paling populer yang dapat dijumpai di Internet.
Fasilitas PHP yang paling kuat dan pasti adalah integrasinya dengan mesin database
yang membuat halaman dengan dukungan database dengan mudah.
PHP termasuk dalam HTML-embedded , artinya code php dapat kita sisipkan pada
sebuah halaman HTML. Untuk mengetahui bahwa baris - baris HTML merupakan
suatu script php maka digunakan pasangan tag. Tag yang dapat digunakan untuk
menyatakan script php adalah
♣ < ? … ?>
♣ < % … %>
♣ < ?php … ?>
Diantara ketiga ini tag ketiga merupakan tag yang paling aman karena memberikan
tanda yang lebih jelas dan pada umumnya dimengerti oleh web server (Yudhi
Purwanto, 2000).
Beberapa hal yang terkait dengan penulisan file PHP yaitu
a. File PHP merupakan file teks biasa sehingga dapat dituliskan dengan editor
teks biasa seperti Notepad, namun akan lebih baik jika anda menggunakan editor
PHP khusus seperti PHPEd atau PHP Coder
b. Seluruh blok skrip PHP harus berada di antara tag pengapit < ?php … ?> atau
tag < ? … ?>. Tag ini dapat juga diganti dengan tag < 'script'>, ditambah dengan
atribut language yang diberi value PHP. Serta dapat dituliskan pula dengan tag
pengapit (delimiter) ASP < %… %>.
c. Setiap statement harus dipisahkan dengan tanda titik koma ( ; )
d. d. Semua file yang mengandung skrip PHP harus disimpan dalam format PHP
File (*.php, *.phtml atau *.php3)
3. Arsitektur SIMA
SIMA menerapkan arsitektur client-server three-tiers, dimana Application web Server
akan bertindak sebagai middle-tier yang menyediakan seluruh aplikasi yang diperlukan
client sebagai front-end untuk berinteraksi dengan database server sebagai back-end.
SIMA dibangun dengan menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Pada
sisi application server akan menggunakan PHP dan Apache. Sedangkan sisi database
server menggunakan Database PosgreSql yang berjalan dibawah sistem operasi Linux.
4. Diagram Alur Data (Model Fungsional)
Diagram alur data merupakan model fungsional SIMA. Diagram ini menggambarkan
Sistem Informasi Manajamen Aset yang artinya hanya menggambarkan proses-proses
yang berlangsung di perangkat lunak SIMA untuk lingkungan unit pengurus barang
(UPB).
1. Secara keseluruhan diagram terdiri dari 3 proses sebagai berikut :
Opname Fisik Barang Inventaris, petugas inventaris melakukan opname fisik barang
inventaris ke setiap ruangan. Hasil dari operasi fisik ini berupa data-data barang
inventaris (alat dan bahan) mengenai keberadaan barang, kondisi barang, dan
perubahan data barang, data buku perpustakaan.
2. Pencatatan Data Barang, berdasarkan hasil dari opname fisik barang inventaris,
perubahan-perubahan yang terjadi (barang masuk/keluar, atau perubahan data barang)
akan dicatat ke buku inventaris peralatan dan bahan, daftar inventaris lain (DIL) ,
daftar Inventaris Ruangan (DIR) dan kartu inventaris barang (KIB – Tanah, Gedung
dan Alat Kendaraan Bermotor. Jika terjadi mutasi barang dari hasil opname fisik maka
akan dicatat ke buku mutasi barang
3. Pembuatan Laporan-laporan, berdasarkan data buku inventaris yang telah
diupdate dari hasil opname pisik, akan dihasilkan laporan hasil opname fisik barang
 inventaris (LOFBI), laporan Buku Inventaris, Laporan Posisi Awal (LPA) dan
Laporan tahunan inventaris (LTI). Dari buku mutasi dan buku inventaris juga akan
dihasilkan laporan mutasi barang triwulan (LMBT I - IV).

Gambar 1. Diagram Alur Data SIMA

5. Diagram Entity-Relationship (Model Objek)
Database disimpan pada server “Gryfindor�? dengan nama database “sima�?, terdiri
dari 23 tabel yang disusun secara relasional dengan proses normalisasi. Diagram Entity-
Relationship (D-ER) merupakan model objek/statis yang menggambarkan struktur
hubungan antar tabel untuk memudahkan menganalisa relasionalitas tabel-tabel tersebut.
Detail entity (tabel) dengan atribut (field) dari SIMA dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Diagram E-R SIMA

6. Modul-modul dan Kelompok Pengguna SIMA (model keamanan)
SIMA terdiri dari tiga modul utama, yaitu referensi, inventarisasi barang dan pelaporan.
Masing-masing modul memiliki sub-sub modul seperti yang diperlihatkan pada gambar 3.

Gambar 3. Modul-modul SIMA

SIMA memiliki 5 kelompok pengguna yang disusun berdasarkan tingkatan akses terhadap
tabel-tabel database, yaitu :
• Admin - administrator system
memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) pada tabel-tabel kelompok referensi
• operator - petugas inventaris
memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) untuk tabel-tabel kelompok
inventarisasi barang.
• eselon - Kapus, Kabag dan Kabid
memiliki hak akses untuk melihat data referensi dan data inventarisasi barang, serta
melihat dan mencetak laporan-laporan
• ppbi - ppbi wilayah dimana upb berada
memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi serta melihat dan mencetak
data inventaris yang perlu dilaporkan oleh UPB (Unit Pengurus Barang) ke PPBI
(Pembantu penguasa Barang Inventaris).
• guest - pengguna biasa
memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi dan beberapa data inventaris
barang.

7. Implementasi Program Aplikasi

Aplikasi SIMA diawali dengan login ke sistem untuk menjamin keamanan data serta
pengaturan akses database sesuai dengan kelompok pengguna.

Gambar 4. Dialog Tampilan Awal SIMA

Gambar 4 merupakan halaman awal yang tampil pada saat pemakai berhasil login ke
SIMA. Pada bagian atas terdapat menu-menu utama. Pada bagian kanan atas terdiri dari
tombol petunjuk yang digunakan untuk mendapatkan informasi mengoperasikan SIMA,
kontak administrator lewat e-mail, serta link ke situs LIPI. Di kanan bawah terdapat
tombol untuk logout dari SIMA. Pada tengah halaman merupakan halaman display untuk
menampilkan form-form yang diperlukan.
7.1 Struktur Menu
Operasional SIMA melalui menu-menu utama yang masing-masing memiliki sub-sub
menu pilihan. Menu-menu utama ini dibuat dengan model menu bar yang berbentuk
tombol-tombol, sedangkan sub-sub menu dibuat dengan model link. Menu utama
SIMA terdiri dari 6 menu untuk operasional sistem dan 1 menu petunjuk/manual.
Setiap kelompok pengguna memiliki sub-sub menu yang tidak sama tergantung dari
hak akses mereka terhadap tabel-tabel dalam database.
7.1.1. Menu Lihat Data
Menu lihat data digunakan untuk melihat data secara langsung tanpa perlu terjadi
seleksi atau filter data. Diagram berikut menunjukkan sub-sub menu yang terdapat
pada menu Lihat Data
Diagram 1. Struktur Menu Lihat Data

7.1.2. Seleksi Data

Menu Seleksi data digunakan untuk melihat data dengan harus melakukan seleksi atau
filter data. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Seleksi
Data
Diagram 2. Struktur Menu Seleksi Data
7.1.3. Cari Data
Menu Cari data digunakan untuk melakukan pencarian. Diagram berikut adalah
sub-sub menu yang terdapat pada menu Cari Data.
Diagram 3. Struktur Menu Cari Data

Gambar 5. contoh form pencarian data dengan kriteria

Gambar 5 adalah salah satu contoh form pencarian data barang inventaris –
peralatan dengan beberapa kriteria pilihan (berdasarkan nama alat, merk/type, tahun
anggaran, lokasi barang dan kondisi barang). Kriteria-kriteria ini dapat diisi untuk
mendapatkan data dengan filter yang diinginkan, atau tidak memilih / dikosongkan
sama sekali jika akan melihat seluruh data.
7.1.4. Tambah Data
Menu Tambah data digunakan untuk mengisi dan menambah data. Diagram berikut
menjelaskan sub-sub menu yang terdapat pada menu Tambah Data.
Diagram 4. Struktur Menu Tambah Data

Salah satu contoh tampilan pengisian data diperlihatkan pada gambar dibawah ini,
yang memperlihatkan form untuk mengisi data buku inventaris peralatan.
 Gambar 6. Contoh Form Pengisian Buku Inventaris Peralatan
7.1.5. Laporan
Menu Laporan digunakan untuk melihat dan mencetak laporan-laporan. Diagram 5
menunjukkan sub-sub menu laporan yang dapat dilihat dan dicetak dalam format
Adobe Acrobat.
Diagram 5. Struktur Menu Laporan

Gambar 7 adalah contoh bentuk laporan yang dihasilkan dari menu laporan.
Laporan diberikan dalam format Acrobat Reader. Petunjuk penggunaan Acrobat
Reader disediakan pada manual sistem melalui menu Petunjuk.

Gambar 7. Contoh Laporan Mutasi Barang Triwulan dalam format Acrobat Reader
7.1.6. Administrasi User
Menu Administrsi User digunakan untuk mengatur pengguna SIMA. Tipe admin
memiliki otoritas tertinggi dalam mengatur pengguna sistem, antara lain dapat
melakukan penambahan dan penghapusan data pengguna, mengganti tipe kelompok
serta mengganti password pengguna. Sedangkan bagi pengguna hanya memiliki
otoritas untuk mengganti passwordnya saja.

7.1.7. Petunjuk
Menu petunjuk berfungsi sebagai user manual yang berjalan dalam format Adobe
Acrobat. Tujuan dibuat menu ini adalah untuk memberi kemudahan bagi pengguna
berupa informasi-informasi dalam mengoperasikan SIMA. Diagram berikut adalah
petunjuk-petunjuk yang disediakan.
Diagram 6. Struktur Menu Petunjuk

Gambar 8. Contoh Manual SIMA dalam format Acrobat Reader

8. Penutup
Dengan dibangunnya suatu Sistem Informasi Manajemen Aset secara online di intranet,
maka beberapa proses dalam kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dapat
iintegerasikan menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi, dengan bentuk tampilan yang
mudah digunakan oleh beberapa tipe pengguna. Bagi pengguna yang bertindak sebagai
operator (tim inventaris ), sistem memberikan kemudahan dalam beberapa hal seperti :
pencatatan data, pendataulangan (sebagai hasil dari kegiatan opname fisik,
mutasi,pemutihan), penghitungan jumlah dan nilai barang untuk keperluan manajemen
aset LIPI selanjutnya secara keseluruhan serta pembuatan laporan. Untuk pengguna pada
level guest (tamu), sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang, dengan
memberikan beberapa model kriteria pencarian. Sementara untuk tipe pengguna eselon,
sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang dan akses untuk melihat
laporan.
Kemudahan yang diberikan oleh sistem ini, diharapkan sedikit demi sedikit dapat
menghilangkan kekurangan yang didapat saat kegiatan penatausahaan dan inventarisasi
dilakukan secara manual sebelum ini, meski tidak dapat dipungkiri bahwa masih ada
beberapa proses manual yag harus tetap diberlakukan.
Penggunaan perangkat lunak berbasis open sources ( php, postgreSQL dan linux server )
dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset ini, memungkinkan untuk
meminimasikan biaya pembangunan sistem, meski dari sisi lain perlu ada peningkatan
sumber daya manusia baik bagi pengguna operator maupun pengguna yang bertanggung
jawab dalam pemeliharaan sistem secara keseluruhan (administrator).

Daftar Pustaka
LIPI. (2001), “Pelaksanaan Penatausahaan Barang Inventaris Milik/Kekayaan Negara di
Lingkungan LIPI�?, Konsep Petunjuk.
Yudhi Purwanto. (2000), “Pemrograman Web dengan PHP�?, PT. Elexmedia
Komputindo, Jakarta.

Sulis Al Arif
060101074