GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

Garis Panduan
Cuti Belajar Separuh Gaji &
Cuti Belajar Tanpa Gaji
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Bahagian Tajaan Pendidikan
Edisi 2009
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

KANDUNGAN

KATA-KATA ALUAN KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

KATA-KATA ALUAN KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA

BAB 1 : MAKLUMAT MENGENAI CUTI BELAJAR SEPARUH GAJI 1

(CBSG) & CUTI BELAJAR TANPA GAJI (CBTG)
A) Jenis Kemudahan CBSG & CBTG 2
B) Syarat-syarat Permohonan CBSG & CBTG 3
C) Status Perkhidmatan Semasa PPP CBSG & CBTG 3

BAB 2 : SENARAI TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG TERLIBAT 5

DENGAN URUSAN CBSG & CBTG

A) Tanggungjawab PPP Yang Diluluskan CBSG & CBTG 6

B) Tanggungjawab Bahagian Tajaan Pendidikan 10
C) Tanggungjawab Bahagian/Jabatan Pelajaran Negeri/ Pejabat 12
Pelajaran Daerah/ Pejabat Pelajaran Gabungan/Sekolah
D) Tanggungjawab Pihak Penganjur Program Pengajian 14
E) Tanggungjawab Pihak Yang Menguruskan Penempatan 15
Semula Selepas Tamat CBSG & CBTG
F) Tanggungjawab Bahagian Pengurusan Sumber Manusia 16

BAB 3 : PROSES KERJA & CARTA ALIRAN KERJA 17

A) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Pemberian CBSG & 18
CBTG
B) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Pembayaran Emolumen 22
CBSG & CBTG
C) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Penangguhan CBSG & 24
CBTG
D) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Menarik Diri Daripada 26
Mengikuti Pengajian
E) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Pelanjutan CBSG & 28
CBTG
F) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Penempatan Semula 30
Setelah Tamat CBSG & CBTG
G) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Penyambungan Semula 32
CBSG & CBTG
PENUTUP
GLOSARI
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

KATA – KATA ALUAN

KETUA SETIAUSAHA  
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabaraktuh dan Salam Sejahtera.

Saya amat bersyukur kepada Allah Subhanawataala kerana dengan

limpah kurniaNya dapatlah Buku Garis Panduan Cuti Belajar Separuh Gaji &
Cuti Belajar Tanpa Gaji ini diterbitkan oleh Bahagian Tajaan Pendidikan,
Kementerian Pelajaran Malaysia.

Penghasilan Buku Garis Panduan Cuti Belajar Separuh Gaji & Cuti
Belajar Tanpa Gaji ini dilihat sangat relevan dengan dasar KPM dan Teras 5
Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006 - 2010 iaitu
Memartabatkan Profesion Keguruan. Matlamat KPM adalah untuk
mempertingkatkan kualiti guru melalui program-program peningkatan
akademik seperti program pensiswazahan dan pensarjanaan Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan (PPP). Oleh itu, melalui garis panduan ini KPM
berharap akan dapat menambahbaik sistem penyampaian maklumat
kepada PPP yang sedang dan akan memohon cuti belajar. Selain itu, garis
panduan ini dapat mengurangkan masalah dalam proses pelaksanaannya
dan seterusnya meningkatkan kecekapan dalam urusan pemberian cuti
belajar.

Harapan saya, melalui buku ini, PPP yang hendak bercuti belajar
mahupun pegawai yang menguruskan PPP yang bercuti belajar dapat
memahami keperluan dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan
sebelum, semasa dan selepas tempoh cuti belajar. Pemahaman terhadap
perkara tersebut adalah sangat penting bagi memastikan pelaksanaan
program KPM akan mencapai matlamatnya.

Sekian, Wassalam.
 

 
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

KATA-KATA ALUAN
KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA  
       KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabaraktuh dan Salam Sejahtera.

Saya ingin merakamkan ucapan setinggi-tinggi tahniah kepada

Bahagian Tajaan Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia di atas
inisiatif dan komitmen yang diberikan dalam menghasilkan Buku Garis
Panduan Cuti Belajar Separuh Gaji (CBSG) dan Cuti Belajar Tanpa Gaji
(CBTG) ini. Selaras dengan matlamat Pelan Induk Pembangunan
Pendidikan 2006-2010 (PIPP), penghasilan Buku Garis Panduan ini adalah
salah satu strategi KPM untuk meningkatkan lagi pemahaman warganya
terutama sekali bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) mengenai
dasar-dasar CBSG dan CBTG.

Dengan maklumat yang lebih jelas, Buku Garis Panduan ini diharap
akan dapat menggalakkan lebih ramai lagi PPP untuk melanjutkan
pengajian ke peringkat Ijazah Pertama, Ijazah Sarjana dan Ijazah
Kedoktoran. Selain itu, buku ini juga diharap menjadi panduan kepada
semua pihak yang terlibat dalam urusan CBSG dan CBTG di peringkat
Bahagian, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah, Sekolah
dan sebagainya.

Akhir kata, saya menyeru agar Bahagian Tajaan Pendidikan

meneruskan usaha gigih dalam menyampaikan maklumat mengenai
urusan Cuti Belajar kepada PPP bagi menyokong hasrat negara untuk
membangunkan modal insan yang bersifat menyeluruh, progresif,
bermoral dan beretika selain berpengetahuan dan berkemahiran.
 

     
 
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

BAB 1 :

MAKLUMAT MENGENAI CUTI BELAJAR SEPARUH GAJI

DAN CUTI BELAJAR TANPA GAJI (CBSG & CBTG)

A) JENIS KEMUDAHAN CBSG & CBTG

B) SYARAT-SYARAT PERMOHONAN CBSG & CBTG

C) STATUS PERKHIDMATAN SEMASA PEGAWAI

PERKHIDMATAN PENDIDIKAN (PPP) CBSG & CBTG

1
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

A) JENIS KEMUDAHAN CBSG & CBTG

CBSG merupakan kemudahan yang disediakan kepada Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Lepasan Diploma (PPPLD) untuk mengikuti pengajian peringkat ijazah pertama dalam bidang
yang dibenarkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) secara sepenuh masa di
Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) dan Institusi Pengajian Tinggi Swasta (IPTS) yang
diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia.

CBTG merupakan kemudahan yang disediakan kepada PPPLD (peringkat ijazah pertama)
dan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah (PPPS) (peringkat ijazah lanjutan) secara
sepenuh masa di Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA), Institusi Pengajian Tinggi Swasta
(IPTS) dan Universiti di luar negara yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia.

Bahagian Tajaan Pendidikan (BT) dipertanggungjawab untuk mengurus pemberian atau

kemudahan semua jenis cuti belajar bagi PPP di bawah KPM termasuk CBSG & CBTG.
Kemudahan CBSG & CBTG ini terbahagi kepada 4 kategori:

TEMPOH
BIL JENIS PROGRAM YANG DITAWARKAN PEMBIAYAAN PERINGKAT BERKHIDMAT /
CBSG & PENGAJIAN TUNTUTAN
CBTG GANTIRUGI

1. CBTG i. Program Pensiswazahan

Kursus
Dengan Guru Bahasa Antarabangsa Biasiswa
Persediaan
Biasiswa (Luar Negara)

2. CBSG i. Program Khas

4 – 5 Tahun/
Separa Pensiswazahan Guru (PKPG)
Biasiswa
RM110,000 –
ii. Program Pensiswazahan
Separa Biasiswa & Ijazah RM130,000
Pendidikan Khas
Pinjaman Pertama
Pelajaran KPM
iii. Program Pensiswazahan
Guru Bahasa Antarabangsa
(Dalam Negara)

3. CBSG i. Program Pensiswazahan Pinjaman

Tanpa Guru Besar (PPGB) Mod Pelajaran KPM
Biasiswa Sepenuh Masa 4 - 5 Tahun/
Ijazah
Pertama
RM110,000 -
ii. Program Saluran Kedua Pembiayaan RM130,000
(PPPLD memohon secara Sendiri
terus ke IPTA / UPU)

4. CBTG i. Program Tajaan Selain KPM Tajaan Agensi 4 - 5 Tahun/

Ijazah
Tanpa selain KPM Pertama,
Biasiswa RM110,000 -
Ijazah
ii. Program Cuti Belajar Tanpa Pembiayaan RM130,000/
Sarjana,
Gaji Tanpa Biasiswa (CBTG TB) Sendiri Ijazah
Kos Sebenar
Kedoktoran

2
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

B) SYARAT-SYARAT PERMOHONAN CBSG & CBTG

1. PPP yang sedang berkhidmat dalam perkhidmatan tetap.

2. Telah disahkan dalam perkhidmatan.

3. Telah berkhidmat terus-menerus tidak kurang daripada 3 tahun daripada tarikh

lantikan pertama.

4. Berumur tidak melebihi 45 tahun (Ijazah Pertama) dan 40 tahun (Ijazah Lanjutan) dari
tarikh tawaran iklan.

5. Mencapai markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) purata minimum 85% ke
atas bagi tempoh 3 tahun terkini berturut-turut.

6. Telah membuat pengisytiharan harta dalam tempoh lima (5) tahun sebelum tarikh cuti
belajar berkuatkuasa.

7. Mendapat sokongan dan perakuan Ketua Jabatan (KJ).

8. Bersih daripada pertuduhan tatatertib dan bebas daripada dakwaan mahkamah.

9. Bebas daripada disenaraikan/ tersenarai sebagai peminjam tegar oleh institusi seperti
KPM, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi
Nasional (PTPTN), Majlis Amanah Rakyat (MARA) dan lain-lain.

10. Belum memiliki kelayakan di peringkat yang sama tanpa mengira bidang
pengkhususan.

11. Telah menyempurnakan ikatan perjanjian berkhidmat dengan KPM selepas

menamatkan kursus terdahulu.

C) STATUS PERKHIDMATAN SEMASA PPP CBSG & CBTG

BIL PERKARA STATUS PERKHIDMATAN

1. Status Jawatan • PPP mengisi Jawatan Latihan di BT

• Ketua Jabatan baru adalah BT

2. Buku Rekod • BRP adalah kekal di Jabatan asal

Perkhidmatan (BRP) • Pengemaskinian BRP adalah tanggungjawab KJ asal

3. Pembayaran • Pembayaran separuh emolumen dan pemberhentian emolumen

Emolumen diuruskan oleh Pusat Tanggung Jawab (PTJ) asal menggunakan
peruntukan jawatan latihan yang disalurkan melalui sub-waran oleh BT

• Bagi tujuan pembayaran emolumen, kod perakaunan perlu dicajkan ke vot

Jawatan Latihan, BT

3
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

BIL PERKARA STATUS PERKHIDMATAN

4. Faedah Persaraan • Tempoh Cuti Belajar layak diambilkira untuk pengiraan faedah persaraan
sebagaimana yang ditetapkan dalam Peraturan Pencen

5. Kekananan dan • PPP layak dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat dalam tempoh cuti
Kenaikan Pangkat belajar

6. Ikatan Perjanjian • PPP dikenakan ikatan perjanjian berkhidmat dengan Kerajaan bagi
Berkhidmat dan tempoh yang ditetapkan dalam jawatan yang bersesuaian dengan
Tuntutan Gantirugi kelayakan baru atau dikenakan tuntutan bayaran gantirugi sekiranya
berlaku pelanggaran terma atau syarat perjanjian CBSG & CBTG

7. Pergerakan Gaji • PPP yang kekal di bawah Sistem Saraan Baru dan berkursus melebihi
Tahunan 180 hari dalam satu tahun kalendar adalah tidak layak dipertimbangkan
pergerakan gaji tahunan
(Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991)

• PPP yang memilih Sistem Saraan Malaysia dan berkursus dengan

kemudahan Cuti Belajar melebihi 180 hari tahun kalendar adalah layak
dipertimbangkan pergerakan gaji tahunan secara ‘Isyarat’ terhad
kepada tiga kali pergerakan sahaja sepanjang tempoh perkhidmatan
(Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 dan Surat Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2002)

8. Peperiksaan Tahap • PPP dibenarkan menduduki PTK atas tanggungan sendiri

Kecekapan (PTK)
• Anjakan Gaji bagi PPP yang lulus PTK Aras IV dalam tempoh cuti belajar
akan dipertimbangkan oleh Ketua Jabatan
(Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2002)

9. Elaun Layak • Pemberian Pindahan

• Elaun Pengangkutan Pindah Barang
• Tuntutan Perjalanan Pergi Balik sebelum dan selepas kursus
(Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun 1995)
• Elaun Bantuan Sara Hidup (COLA) - CBSG
- kadar elaun adalah separuh mengikut lokasi institusi pengajian
(Pekeliling Biasiswa Bil. 1 Tahun 2007)

10. Elaun Tidak Layak • Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal

• Elaun Pemangkuan
• Bayaran Insentif Wilayah
• Elaun Perumahan Wilayah

4
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

BAB 2 :

SENARAI TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG TERLIBAT DENGAN

URUSAN CBSG & CBTG

A) TANGGUNGJAWAB PPP YANG DILULUSKAN CBSG & CBTG

B) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN TAJAAN PENDIDIKAN (BT)

C) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / JABATAN PELAJARAN NEGERI

(JPN) / PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD) / PEJABAT PELAJARAN
GABUNGAN (PPG) / SEKOLAH

D) TANGGUNGJAWAB PIHAK PENGANJUR PROGRAM PENGAJIAN

E) TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG MENGURUSKAN PENEMPATAN

SEMULA SELEPAS TAMAT CBSG & CBTG

F) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(BPSM)

5
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

A) TANGGUNGJAWAB PPP YANG DILULUSKAN CBSG & CBTG

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

1. Permohonan CBSG & CBTG Dokumen berkaitan:

i. Borang Permohonan Kursus
• Permohonan CBSG & CBTG hendaklah BT Jangka Panjang Dengan
dikemukakan sebelum tarikh tutup iklan Bahagian Kemudahan Cuti Belajar (KPM
yang disiarkan oleh BT JPN (LDP) 1/2003 (Pindaan 2005)
Sekolah
Ketua ii. Borang Perakuan Kedudukan
Jabatan Kewangan PPP sebelum CBSG

iii. Borang Perakuan Kedudukan

Kewangan PPP sebelum CBTG

(semua borang boleh dimuat

turun melalui laman web KPM)

2. Surat Tawaran Universiti Surat tawaran mengandungi:

i. Tarikh pendaftaran/kemasukan
• Mengemukakan Surat Tawaran Universiti ke BT universiti
BT Universiti ii. Tempoh pengajian
iii. Bidang kursus
iv. Mod pengajian sepenuh masa

3. Surat Kelulusan CBSG & CBTG

• Memastikan tempoh kelulusan cuti belajar BT

direkodkan di dalam BRP Bahagian
JPN
• Meninggalkan tempat bertugas setelah Sekolah
menerima surat kelulusan CBSG & CBTG

4. Kursus Kenegaraan Anjuran Biro

Tatanegara (BTN)

• Hadir dan Lulus Kursus Kenegaraan anjuran BT PPP yang akan mengikuti pengajian
BTN pada tarikh, masa dan tempat yang BTN di luar negara sahaja
ditetapkan

5. Borang Perjanjian CBSG & CBTG Dokumen berkaitan:

Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran
i. Borang Perjanjian CBSG &
• Mengisi dan mengemukakan Borang BT CBTG
Perjanjian yang lengkap ke BT dalam Penjamin
tempoh 30 hari dari penerimaan surat ii. Borang Perjanjian Pinjaman
kelulusan CBSG & CBTG Pelajaran
(Borang ini perlu diisi sekiranya
program menyediakan
kemudahan Pinjaman Pelajaran
KPM)

6
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

6. Mengikuti pengajian yang ditetapkan Peraturan-peraturan yang terlibat:

dengan jayanya
i. Akta Universiti dan Kolej Universiti
• Memberi komitmen kepada pengajian dan BT (AUKU)
mematuhi peraturan-peraturan yang
berkaitan sebagai pelajar universiti, PPP ii. Terma dan syarat CBSG & CBTG
yang sedang cuti belajar dan penjawat
awam iii. Syarat Pinjaman Pelajaran

iv. Peraturan-Peraturan Pegawai

Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
1993

v. Peraturan-peraturan lain yang

berkuatkuasa

7. Keputusan Peperiksaan

• Mengemukakan salinan keputusan BT Perubahan maklumat PPP seperti :

peperiksaan ke BT setiap semester dalam
tempoh 2 minggu selepas keputusan i. Tarikh kelulusan pengisytiharan
diumumkan harta terkini (jika tamat tempoh
sah laku pengisytiharan harta
Laporan Kemajuan Kursus terdahulu semasa CBSG &
CBTG)
• Mengemukakan laporan kemajuan kursus
yang disahkan oleh Universiti ke BT setiap ii. Pertukaran status jawatan
6 bulan
Perubahan Maklumat iii. Pertukaran alamat surat
menyurat atau tempat bertugas
• Memaklumkan kepada BT perubahan
maklumat PPP

8. Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Dokumen berkaitan:

• Mengemukakan LNPT yang lengkap diisi BT i. Borang Performance Appraisal On

ke BT melalui Bahagian HEP universiti / IPG Officer Attending Course (P.S.D.
IPG / Pusat Pengajian Siswazah / Universiti FORM (Performance) 6/93)
Penyelaras Program selewat-lewatnya 15 (borang boleh dimuat turun
Januari tahun berikutnya. dari laman web KPM)

9. Permohonan Menarik Diri Dokumen berkaitan:

• Mengemukakan permohonan menarik diri BT i. Surat permohonan menarik diri

daripada mengikuti pengajian sekurang- Universiti daripada PPP
kurangnya 14 hari selepas keputusan Hospital ii. Surat kebenaran/sokongan
menarik diri oleh PPP / Universiti / Hospital Kerajaan daripada Universiti
Kerajaan iii. Surat pengesahan status
kesihatan daripada Hospital
Kerajaan

7
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

10. Permohonan Pelanjutan Dokumen berkaitan:

• Mengemukakan permohonan pelanjutan BT i. Surat permohonan pelanjutan

sekurang-kurangnya 4 bulan sebelum tamat Universiti daripada PPP
tempoh cuti belajar ii. Surat sokongan daripada
Universiti
iii. Jadual perancangan pengajian
yang disahkan oleh Penyelia
Universiti
iv. Salinan keputusan peperiksaan
keseluruhan
v. Salinan surat kelulusan Cuti
Belajar yang asal / pelanjutan

11. Permohonan Penempatan Semula Dokumen berkaitan:

• Tamat Pengajian BT i. Borang Permohonan

- PPP CBSG melengkapkan dan BPSM Penempatan Setelah Tamat
mengemukakan Borang Penempatan BPSH Kursus / Cuti Belajar KPM
Semula ke BT selewat-lewatnya 4 bulan BPTV (LDP)2/2003
sebelum tamat pengajian BPK
BPI (borang boleh didapati di
- PPP CBTG dikehendaki mengisi Borang Universiti Bahagian HEP universiti, JPN
Lapor Diri di BT untuk diberi penempatan atau dimuat turun dari laman
semula web KPM)

• Gagal Dan Diberhentikan ii. Borang Melapor Diri Pegawai

- PPP dikehendaki melapor diri serta merta Yang Telah Tamat Mengikuti
setelah menerima surat pengesahan Kursus
diberhentikan daripada pihak universiti
iii. Surat pengesahan diberhentikan
• Menarik Diri Daripada Pengajian oleh Universiti
- PPP dikehendaki melapor diri serta merta
setelah menerima surat kelulusan menarik iv. Surat Kelulusan Menarik Diri
diri daripada BT dari BT

Penempatan semula adalah tertakluk

kepada tarikh tamat CBSG & CBTG
atau tamat pengajian atau mana
yang terdahulu

PPP yang mengikuti pengajian di

Semenanjung Malaysia dikehendaki
melapor diri di BT

PPP yang mengikuti pengajian di

Sabah dan Sarawak dikehendaki
melapor diri di JPN Sabah/ Sarawak

8
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

12. Permohonan Penyambungan Cuti Belajar Dokumen berkaitan:

• PPP mengemukakan permohonan BT i. Surat permohonan

penyambungan CBSG & CBTG ke BT untuk
kelulusan dalam tempoh 7 hari selepas
mendapat keputusan peperiksaan semester
akhir
Universiti penyambungan Cuti Belajar
daripada PPP
ii. Surat sokongan daripada
Universiti
iii. Jadual perancangan pengajian
yang disahkan oleh Penyelia
Universiti
iv. Salinan keputusan peperiksaan
keseluruhan
v. Salinan surat kelulusan Cuti
Belajar yang asal / pelanjutan

13. Permohonan Pengurangan Bayaran Balik Dokumen berkaitan:

Pinjaman Pelajaran
i. Surat permohonan
• Mengemukakan surat permohonan BT ii. Salinan transkip penuh Ijazah
pengurangan Bayaran Balik Pinjaman Pertama
Pelajaran 14 hari selepas majlis iii. Salinan Ijazah Pertama
konvokesyen iv. Salinan Surat Kelulusan CBSG
& CBTG

(semua salinan dokumen hendaklah

disahkan oleh pegawai kerajaan
kumpulan ‘A’)

9
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

B) TANGGUNGJAWAB BT

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

1. Unjuran Senarai Bidang Kursus

• Mendapatkan Unjuran senarai bidang BPPDP

kursus yang dibenarkan oleh KPM daripada
bahagian yang berkaitan

2. Makluman Tawaran CBSG & CBTG Dokumen berkaitan:

• Memaklumkan tawaran CBSG & CBTG Bahagian i. Surat Edaran

melalui surat edaran kepada Bahagian/JPN, JPN ii. Iklan tawaran CBSG & CBTG
siaran iklan dalam akhbar tempatan dan PPD
laman web KPM Sekolah

3. Menyemak permohonan CBSG & CBTG dan Dokumen berkaitan:

memberi kelulusan
• Menyemak permohonan CBSG & CBTG dan
membuat perakuan untuk pertimbangan dan
kelulusan Ketua Setiausaha KPM
i. Surat Kelulusan CBSG & CBTG
Bahagian ii. Borang Perjanjian CBSG & CBTG
JPN iii. Borang Perjanjian Pinjaman
KJ Pelajaran KPM (jika berkaitan)

• Mengemukakan surat kelulusan CBSG &

CBTG dan dokumen berkaitan kepada PPP
dan salinan kepada Bahagian / JPN / tempat
bertugas sebelum Cuti Belajar

4. Memproses Borang Perjanjian Dokumen berkaitan:

• Menerima dan memproses Borang PPP i. Borang Perjanjian CBSG & CBTG
Perjanjian: Penjamin ii. Borang Perjanjian Pinjaman
- menyemak borang & kuiri jika tidak lengkap LHDN Pelajaran KPM (jika berkaitan)
- menandatangani perjanjian bagi pihak
kerajaan dan saksi kerajaan Satu salinan Borang Perjanjian
- mematikan setem hasil disimpan dalam fail peribadi PPP
sebagai rujukan
• Mengemukakan Borang Perjanjian CBSG
dan Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran
KPM kepada PPP dan salinan kepada PPP
dan Penjamin

5. Pemantauan

• Melaksanakan pemantauan berkala ke atas BPSH

PPP dari aspek: BPSM
- Akademik BPG
- Perkhidmatan JPN
- Urusan Pembayaran Emolumen Universiti

• Menyediakan laporan hasil pemantauan dan

membentangkan ke Mesyuarat Lembaga
Biasiswa

10
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

6. Menguruskan Laporan Nilaian Prestasi Dokumen berkaitan:

Tahunan (LNPT)
i. Borang P.S.D. FORM
• Membuat pengiraan markah LNPT PPP BT (Performance) 6/93
(berdasarkan pemarkahan yang dinilai oleh Jabatan ii. Salinan Surat Kelulusan CBSG
penyelaras/ penyelia dan pensyarah Bahagian & CBTG
pegawai) Sekolah iii. Salinan Keputusan Peperiksaan
Universiti iv. Salinan Surat Kelulusan
• Menyediakan Kertas Pertimbangan Panel Pelanjutan/ Penyambungan Cuti
Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Belajar
untuk kelulusan pergerakan gaji PPP

• Mengeluarkan surat kelulusan pergerakan

gaji kepada PPP dan salinan kepada
Bahagian / JPN / tempat bertugas yang
terlibat

7. Menguruskan Hal-hal CBSG & CBTG Permohonan tersebut akan

dipertimbangkan untuk kelulusan :
• Memproses permohonan penangguhan Bahagian
• Memproses permohonan menarik diri JPN i. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
daripada mengikuti pengajian PPP Biasiswa / Pinjaman Pelajaran
• Memproses permohonan pelanjutan
• Memproses permohonan penempatan ii. Mesyuarat Lembaga Biasiswa
semula
• Memproses permohonan penyambungan
• Memproses permohonan pengurangan
Pinjaman Pelajaran KPM

8. Menguruskan Tindakan Tatatertib

• Membentangkan kertas kerja kes tatatertib BPSM

ke Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Biasiswa PUU
/ Pinjaman Pelajaran JPN
Universiti
• Mengemukakan permohonan pertukaran
PPP dari Jawatan Latihan ke Jawatan
Kumpulan BPSM. Satu salinan kepada JPN
dan PPP

11
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

C) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / JABATAN PELAJARAN NEGERI (JPN)/

PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD) / PEJABAT PELAJARAN GABUNGAN
(PPG) / SEKOLAH

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

Makluman Tawaran CBSG & CBTG Dokumen berkaitan:

1.
• Mengedarkan Surat Tawaran CBSG & BT i. Surat Tawaran CBSG & CBTG
CBTG kepada semua institusi di bawah Bahagian
pentadbiran masing-masing JPN
PPD
PPG
Sekolah

Menerima & Memproses Borang Dokumen berkaitan:

2. Permohonan CBSG & CBTG
i. Borang Permohonan KPM(LDP)
• Menerima dan menyemak borang BT 1/2003 (pindaan 2005)
permohonan. Kuiri jika tidak lengkap PPP
(borang dimuat turun dari laman
• Memperakukan permohonan yang web KPM)
memenuhi syarat CBSG & CBTG

• Mengemukakan permohonan kepada BT

Menguruskan hal-hal Perkhidmatan PPP Dokumen berkaitan:

3. CBSG & CBTG
i. Surat kelulusan CBSG & CBTG
• Merekodkan kelulusan CBSG & CBTG dan BT ii. BRP
mengemaskini maklumat berkaitan ke dalam Bahagian iii. Penyata Perubahan Mengenai
BRP JPN Pendapatan Seseorang Pegawai
PPD (Kew.8-Pin.10/96)
• Menguruskan hal pembayaran: PPG
- Pembayaran separuh emolumen Sekolah
semasa CBSG dan pemberhentian
emolumen semasa CBTG
- pembayaran pemberian pindahan,
tuntutan pindah barang, tuntutan
perjalanan dan lain-lain tuntutan yang
layak
- Memohon peruntukan dari BT dan
mengubah caj vot pembayaran
emolumen dari vot Bahagian/JPN ke vot
Jawatan Latihan BT

• Menguruskan pengisian semula jawatan

yang telah dikosongkan

• Menguruskan hal-hal perkhidmatan PPP

CBSG & CBTG seperti urusan kenaikan
pangkat, urusan peperiksaan PTK dan lain-
lain

12
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

Menguruskan Penempatan Semula Dokumen berkaitan:

4.
• Menerima senarai nama dan cadangan BT i) Surat arahan penempatan semula
penempatan semula dari Bahagian yang BPSM ii) Sijil Gaji Akhir
berkenaan di KPM BPSH iii) BRP
BPI
• Mengeluarkan surat arahan penempatan BPTV
semula kepada PPP dan salinan kepada BPK
Bahagian/Jabatan Asal / Tempat Bertugas
Sebelum CBSG & CBTG / BT Tempat
bertugas
• Menyediakan Sijil Gaji Akhir dan Baru PPP
mengemaskini BRP sebelum
mengemukakan ke tempat bertugas baru
PPP

13
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

D) TANGGUNGJAWAB PIHAK PENGANJUR PROGRAM PENGAJIAN

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

1. Iklan Kursus

• Mengeluarkan iklan kursus-kursus yang BT

ditawarkan PPP
Universiti

2. Menguruskan Pemilihan Calon Program yang terlibat:

• Memproses borang permohonan yang BT i. Program PKPG

diterima daripada PPP BPSM ii. PPGB (Mod Sepenuh Masa)
PPP iii. Pendidikan Khas
• Mengemukakan senarai nama calon layak ke iv. Program Bahasa-bahasa
BPSM untuk pengesahan bebas dari tindakan Antarabangsa
tatatertib

• Mengeluarkan surat tawaran mengikuti

program kepada PPP yang layak

• Menghantar senarai nama PPP yang layak ke

BT untuk kelulusan CBSG & CBTG

3. Mengemukakan Ulasan Berhubung PPP

CBSG & CBTG

• Memberi ulasan bagi permohonan BT

Penangguhan, Menarik Diri, Gagal dan
diberhentikan oleh Universiti, Pelanjutan dan
Penyambungan ke BT

4. Pemantauan

• Melaksanakan Pemantauan Berkala ke atas BT

PPP PPP

• Memantau keberkesanan pelaksanaan

program

• Membuat laporan pelaksanaan

penambahbaikan program dan
mengemukakannya kepada BT

14
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

E) TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG MENGURUSKAN PENEMPATAN SEMULA

SELEPAS TAMAT CBSG & CBTG

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

Menguruskan Penempatan Semula Dokumen berkaitan:

1.
• Menerima sesalinan borang penempatan BT i. Borang Permohonan
semula dari BT BPSM Penempatan Selepas Tamat
BPSH Kursus / Cuti Belajar
• Menguruskan penempatan semula PPP yang BPI
tamat CBSG & CBTG / tarik diri / gagal dan BPTV ii. Surat dan Borang Lapor Diri
diberhentikan BPK Selepas Tamat Cuti Belajar
JPN
• Mengeluarkan surat arahan penempatan
semula kepada JPN

• Mengemukakan salinan arahan penempatan

semula ke BT

15
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

F) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PIHAK
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
TERLIBAT

1. Pengesahan Bebas Tindakan Tatatertib

• Membuat pengesahan bebas dari tindakan BT

tatatertib bagi menentukan samada PPP BPG
layak ditawarkan program dan CBSG/CBTG IAB

2. Menguruskan Tindakan Tatatertib

• Menerima dan mengambil tindakan terhadap BT

kes-kes tatatertib pegawai yang JPN
dikemukakan oleh BT

• Mengeluarkan surat tindakan tatatertib

kepada JPN dan PPP

3. Menguruskan Pertukaran PPP Ke Jawatan

Kumpulan

• Menerima surat permohonan penempatan ke BT

Jawatan Kumpulan dari BT Bahagian
JPN
• Sepanjang tempoh berada di Jawatan Sekolah
Kumpulan, PPP akan menjalankan tugas
PPP di jabatan / sekolah asal dan layak
dibayar gaji penuh

• Menguruskan hal-hal perkhidmatan PPP

sepanjang tempoh berada dalam Jawatan
Kumpulan

• Mengemukakan arahan pertukaran PPP dari

Jawatan Kumpulan ke Jawatan Latihan
setelah tamat tempoh penangguhan CBSG /
CBTG

16
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

BAB 3 :
PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA CBSG & CBTG

A) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PEMBERIAN CBSG & CBTG

B) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PEMBAYARAN EMOLUMEN

CBSG & CBTG

C) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PENANGGUHAN CBSG & CBTG

D) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA MENARIK DIRI DARIPADA

MENGIKUTI PENGAJIAN

E) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PELANJUTAN CBSG & CBTG

F) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PENEMPATAN SEMULA

SETELAH TAMAT CBSG & CBTG

G) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PENYAMBUNGAN SEMULA

CBSG &CBTG

17
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA CBSG & CBTG

Semua pihak yang terlibat dengan urusan CBSG dan CBTG bertanggungjawab untuk mengetahui
proses kerja berikut secara terperinci iaitu:-
A) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Pemberian CBSG & CBTG
B) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Pembayaran Emolumen CBSG & CBTG
C) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Pelanjutan CBSG & CBTG
D) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Menarik Diri Daripada Mengikuti Pengajian
E) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Penangguhan CBSG & CBTG
F) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Penempatan Semula Setelah Tamat CBSG & CBTG
G) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Penyambungan Semula CBSG & CBTG

Pemahaman terhadap kesemua proses kerja ini diharap dapat memastikan kelancaran pelaksanaan
CBSG & CBTG bagi mengurangkan masalah yang timbul seperti lebihan bayaran gaji dan kelewatan
mendapat kelulusan CBSG & CBTG. Dalam Bab terakhir ini, perincian akan diberikan kepada semua
proses kerja dan disertakan dengan carta aliran kerja bagi memperjelaskan lagi pelaksanaan urusan
CBSG & CBTG.

A) PROSES KERJA PEMBERIAN CBSG & CBTG

 
TEMPOH
MASA
BIL TINDAKAN PROSES KERJA (CONTOH
PENGAJIAN
2009)

1. BT • Mendapatkan unjuran bidang kursus dari Bahagian Perancangan & 3 Nov 2008
Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP)

2. BT • Mengeluarkan iklan tawaran CBSG & CBTG melalui : 15 Dis 2008

Bahagian a) Siaran iklan dalam akhbar tempatan
JPN b) Surat Tawaran CBSG & CBTG kepada semua Tarikh tutup
Bahagian/Jabatan permohonan :
c) Melalui laman web KPM 31 Januari
2009
• Bahagian/JPN menerima Surat Tawaran dari BT dan mengedarkan
kepada semua institusi di bawah pentadbiran masing-masing

3. PPP • Mengisi borang permohonan CBSG dan CBTG secara Sebelum

online/manual. Borang permohonan yang lengkap hendaklah tarikh tutup
diisertakan dengan dokumen berikut : permohonan

a) Salinan Kad Pengenalan

b) Salinan Sijil SPM, Ijazah beserta transkrip
c) Salinan surat pelantikan jawatan
d) Salinan surat pengesahan jawatan
e) Salinan surat pengisytiharan harta yang terkini
f) Borang Perakuan Kewangan (setuju arahan potongan gaji)
g) Salinan BRP

• Mengemukakan borang permohonan yang lengkap kepada KJ

18
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

TEMPOH
MASA
BIL TINDAKAN PROSES KERJA (CONTOH
PENGAJIAN
2009)

4. KJ • Menerima dan memproses borang permohonan:

Bahagian - Menyemak borang dan dokumen berkaitan
JPN - Memastikan permohonan memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan
Sekolah - Mengemukakan Borang Permohonan dan dokumen yang lengkap
seperti berikut:-
a) Permohonan dari Jabatan / Bahagian
(Memperakukan dan mengemukakan terus ke BT)
b) Permohonan dari IPG dikemukakan melalui BPG
(Memperakukan dan mengemukakan terus ke BT )
c) Permohonan dari Sekolah melalui JPN
(Memperakukan dan mengemukakan terus ke BT )

5. BT • Menerima dan memproses borang permohonan 1 hingga 28

BPSM - Kuiri jika tidak lengkap Feb 2009
JPN - Dapatkan dokumen-dokumen tambahan (jika berkaitan)
PPP - Memasukkan data pemohon ke dalam SISPADU
- Membuat saringan borang permohonan
- Mengemukakan senarai nama calon yang layak ke BPSM untuk
pengesahan bebas tindakan tatatertib
- Mengeluarkan surat kepada PPP yang tidak berjaya

6. BT • Membuat perakuan calon layak CBSG & CBTG untuk pertimbangan 5 April 2009
dan kelulusan KSU KPM

7. BT • Mengeluarkan senarai nama PPP yang layak CBSG & CBTG melalui Surat
Bahagian laman web KPM dan surat edaran kepada Bahagian/JPN Kebenaran
JPN Mendapatkan
Tempat
• Mengeluarkan Surat Kebenaran Mendapatkan Tempat Pengajian Pengajian
kepada PPP yang layak CBSG & CBTG adalah sah
digunakan
• Mengeluarkan surat memohon Kursus Kenegaraan kepada BTN bagi pada tahun
PPP yang mengikuti pengajian luar negara semasa
sahaja

8. PPP • Memohon tempat pengajian berdasarkan bidang kursus yang

BT dibenarkan oleh KPM dan diiktiraf oleh Kerajaan serta
mengemukakan salinan surat tawaran kemasukan Universiti ke BT

• Memastikan Surat tawaran Universiti hendaklah mengandungi

maklumat berikut:
a) Tarikh pendaftaran / kemasukan
b) Tempoh pengajian
c) Bidang kursus
d) Mod pengajian (sepenuh masa)

• Menghadiri Kursus Kenegaraan anjuran BTN pada tarikh, masa dan

tempat yang ditetapkan

19
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

TEMPOH
MASA
BIL TINDAKAN PROSES KERJA (CONTOH
PENGAJIAN
2009)

9. BT • Menerima salinan surat tawaran kemasukan ke Universiti dan 15 Jun 2009

Bahagian mengemaskini maklumat tempoh kelulusan CBSG & CBTG dalam
JPN SISPADU
KJ
PPP • Mengeluarkan surat kelulusan CBSG & CBTG, Borang Perjanjian
CBSG & CBTG dan Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran (bagi
program yang berkaitan) kepada PPP serta salinan kepada
Bahagian /JPN / tempat bertugas sebelum PPP CBSG & CBTG

10. Bahagian • Menyediakan Kew.8 dari gaji penuh kepada separuh gaji atau tanpa
JPN/ gaji dan merekodkan kelulusan CBSG & CBTG ke dalam BRP
Sekolah berdasarkan Surat Kelulusan CBSG & CBTG

Nota:
Pegawai dipindahkan ke Jawatan Latihan, BT. Pembayaran
separuh emolumen semasa CBSG dan pemberhentian emolumen
semasa CBTG serta hal perkhidmatan diuruskan oleh Bahagian
/ JPN dengan menggunakan peruntukan Jawatan Latihan, BT

11. PPP • Mengemukakan Borang Perjanjian CBSG & CBTG dan Borang
Perjanjian Pinjaman Pelajaran yang telah dilengkapkan ke BT dalam
tempoh 30 hari dari tarikh surat kelulusan CBSG & CBTG

• Meninggalkan tempat bertugas dan mengikuti pengajian

12. BT • Menerima dan memproses Borang Perjanjian CBSG & CBTG dan
Bahagian Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran:
JPN
PPP - Menyemak maklumat Perjanjian. Kuiri jika tidak lengkap
Penjamin - Menandatangani Borang Perjanjian
- Mengembalikan Borang Perjanjian yang telah dilengkapkan
kepada PPP dan penjamin

13. BT • Menguruskan bayaran (bagi program yang berkaitan):

Universiti
PPP - Pinjaman Pelajaran kepada PPP
- Tuntutan inbois yuran pengajian daripada Bendahari universiti
- Mengemaskini lejer SISPADU

20
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

CARTA ALIRAN KERJA

PEMBERIAN CBSG & CBTG

1 BT mendapatkan unjuran bidang kursus dari BPPDP

2 BT mengeluarkan iklan dan surat tawaran CBSG & CBTG

PPP mengisi borang permohonan dan dokumen berkaitan serta

3 mengemukakan kepada KJ

4a

Tidak 4
KJ/Bahagian/JPN memproses permohonan dan mengemukakan ke BT
Lengkap

Lengkap
5a

Tidak BT memproses permohonan

5
Lengkap
Lengkap

BT membuat perakuan calon layak CBSG & CBTG untuk

6 pertimbangan dan kelulusan KSU KPM

BT mengeluarkan Surat Kebenaran Mendapatkan Tempat Pengajian

7
dan surat ke BTN untuk Kursus Kenegaraan

8 PPP memohon tempat pengajian dan menghadiri Kursus Kenegaraan

BT mengeluarkan Surat Kelulusan CBSG & CBTG dan dokumen

9
berkaitan kepada PPP

10 Bahagian/JPN/Sekolah menyediakan Kew.8 dan merekod kelulusan

dalam BRP

11 PPP mengemukakan Borang Perjanjian ke BT dan meninggalkan

tempat bertugas

12a

12 BT memproses Borang Perjanjian

Tidak Lengkap
Lengkap

13 BT menguruskan pembayaran yuran pengajian bagi program berkaitan

14
Tamat

21
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

B) PROSES KERJA PEMBAYARAN EMOLUMEN CBSG & CBTG

BIL TINDAKAN PERKARA

1. Bahagian SEBELUM CBSG & CBTG

JPN • Berdasarkan Surat Kelulusan CBSG & CBTG, Bahagian/ JPN / PTJ /
PTJ Sekolah Harian PTJ / Sekolah Harian Bukan PTJ menyediakan dokumen
Sekolah Harian PTJ berikut:
Sekolah Harian a) 4 salinan Kew. 8
Bukan PTJ b) 1 salinan Surat Kelulusan CBSG / CBTG
BT c) 1 salinan Borang Perubahan Gaji (SG20)
d) 1 salinan Penyata Pengiraan jika berlaku lebihan gaji

2. Bahagian • Mengemukakan dokumen pembayaran emolumen (Kew. 8) kepada pihak

JPN berkuasa melulus (Sekolah Harian PTJ/ Sekolah Harian Bukan PTJ
PTJ mengemukakan dokumen tersebut ke JPN)
Sekolah Harian PTJ
Sekolah Harian • Bahagian / JPN / PTJ menyemak, meminda dan meluluskan Kew.8
Bukan PTJ
• JPN mengembalikan kelulusan kepada Sekolah Harian PTJ

3. Bahagian • Bahagian / JPN / Sekolah Harian PTJ mengemukakan dokumen tersebut

JPN kepada ke Jabatan Akauntan Negara (JAN) Cawangan / Pejabat
PTJ Perakaunan masing-masing
Sekolah Harian PTJ
JAN Cawangan
Pejabat Perakaunan

4. JAN Cawangan • JAN Cawangan/Pejabat Perakaunan menyemak dan mengemaskini

Pejabat Perakaunan maklumat PPP dalam Sistem Gaji Berkomputer (HRPY GFMAS)

• Kod perakaunan dan Gaji PPP akan dipinda daripada gaji penuh kepada
separuh gaji (CBSG) dan daripada gaji penuh kepada tanpa gaji (CBTG)
berdasarkan tempoh kelulusan CBSG & CBTG

5. PPP • Menyemak perubahan gaji berdasarkan slip gaji

6. Bahagian SELEPAS MELAPOR DIRI CBSG & CBTG

Jabatan • Ketua Jabatan tempat bertugas sebelum CBSG & CBTG hendaklah
PTJ mengemukakan Salinan Sijil Gaji Akhir (LPC) beserta BRP ke tempat
Sekolah Harian bertugas PPP seperti dalam Surat arahan penempatan semula setelah
PTJ tamat CBSG & CBTG
Sekolah Harian
Bukan PTJ • Berdasarkan Surat Arahan Penempatan Semula, tempat bertugas baru
BT PPP menyediakan dokumen berikut :
a) 4 salinan Kew. 8
b) 1 salinan Surat Arahan Penempatan Semula
c) 1 salinan Borang Perubahan Gaji (SG20)
d) 1 salinan Penyata Pengiraan jika berlaku lebihan bayaran gaji

• Ulangi proses kerja dari bil. 1 hingga 5

• Kod perakaunan dan Gaji PPP akan dipinda daripada separuh gaji kepada
gaji penuh (CBSG) dan daripada tanpa gaji kepada gaji penuh (CBTG)

22
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

CARTA ALIRAN KERJA

PEMBAYARAN EMOLUMEN CBSG & CBTG

SEBELUM CBSG & CBTG

1 Bahagian/JPN/PTJ menyediakan Kew.8, SG 20 dan Penyata Pengiraan

2
Mengemukakan Kew. 8 dan dokumen kepada Pihak Berkuasa Melulus

3a

Tidak Pihak Berkuasa Melulus memproses dan kembalikan

3
Lulus
Lulus
4 JAN Cawangan/Pejabat Perakaunan meminda kod perakaunan
dan gaji PPP

5 PPP menyemak perubahan gaji

SELEPAS TAMAT CBSG & CBTG

6 Ketua Jabatan (Sebelum CBSG & CBTG) mengemukakan LPC

dan BRP dan ulangi langkah 1 hingga 5

7 Tamat

 
 
   
 
 
 
 
 
 
 

23
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

C) PROSES KERJA PENANGGUHAN CBSG & CBTG

BIL TINDAKAN PROSES KERJA

1. PPP • Mengemukakan surat permohonan penangguhan CBSG & CBTG dalam tempoh
Universiti 14 hari dari keputusan menangguhkan pengajian oleh PPP / Universiti / Hospital
Hospital Kerajaan Kerajaan beserta dokumen berikut:
- Surat kebenaran menangguhkan pengajian daripada universiti
- Dokumen sokongan lain seperti surat pengesahan status kesihatan daripada
Pegawai Perubatan Kerajaan

2. BT • Menerima dan memproses permohonan penangguhan CBSG & CBTG

- Menyemak surat permohonan dan dokumen berkaitan
- Kuiri jika tidak lengkap
- Mendapatkan ulasan penganjur program pengajian berkenaan kes tersebut
(jika berkaitan)

3. BT • Membuat perakuan permohonan penangguhan CBSG & CBTG untuk

pertimbangan dan kelulusan KSU KPM

Nota : Pertimbangan dan kelulusan menangguhkan pengajian atas sebab

kesihatan dan kes tatatertib (gantung pengajian) sahaja

4. BT • Mengemaskini maklumat penangguhan dalam SISPADU

Bahagian
BPSM • Mengemukakan surat kelulusan penangguhan CBSG & CBTG kepada PPP dan
JPN salinan kepada BPSM / Bahagian / JPN / tempat bertugas sebelum CBSG &
Tempat Bertugas CBTG

• Mengemukakan permohonan pertukaran status Jawatan PPP dari Jawatan

Latihan, BT ke Jawatan Kumpulan, BPSM berdasarkan tempoh yang ditetapkan

5. PPP • Jawatan PPP diletakkan secara pentadbiran di BPSM

BPSM
• Urusan pembayaran emolumen dan perkhidmatan adalah di bawah
tanggungjawab BPSM

• PPP menjalankan tugas sebagai PPP dan layak dibayar emolumen penuh

6. PPP • Mendaftar semula dan menyambung pengajian selepas tamat tempoh

penangguhan CBSG & CBTG

• Mengemukakan slip pendaftaran semester ke BPSM

7. BPSM • Mengemukakan permohonan pertukaran status Jawatan PPP dari Jawatan

Kumpulan, BPSM ke Jawatan Latihan, BT berdasarkan slip pendaftaran semester
yang dikemukakan oleh PPP

8. BT • Mengemaskini maklumat dalam SISPADU

24
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

CARTA ALIRAN KERJA

PENANGGUHAN CBSG & CBTG

PPP mengemukakan permohononan penangguhan ke BT

1

2a

Tidak
Lengkap 2 BT memproses permohonan penangguhan

Lengkap

BT membuat perakuan penangguhan CBSG & CBTG untuk

3 pertimbangan dan kelulusan KSU KPM

BT mengeluarkan Surat Kelulusan Penangguhan dan permohonan

4 pertukaran status Jawatan PPP

5 PPP menjalankan tugas dan layak dibayar emolumen penuh

PPP mendaftar semula dan mengemukakan slip pendaftaran

6 kepada BPSM

7 BPSM mengemukakan permohonan pertukaran status Jawatan

PPP

8 BT kemaskini rekod dalam SISPADU

9
Tamat

25
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

D) PROSES KERJA MENARIK DIRI DARIPADA MENGIKUTI PENGAJIAN

BIL TINDAKAN PROSES KERJA

1. PPP • Mengemukakan surat permohonan menarik diri daripada mengikuti pengajian

Universiti dalam tempoh 14 hari dari keputusan menarik diri oleh PPP/Universiti/Hospital
Hospital Kerajaan beserta dokumen berikut :
Kerajaan - Surat kebenaran/sokongan daripada universiti
- Dokumen sokongan lain seperti surat pengesahan status kesihatan daripada
Pegawai Perubatan Kerajaan

2. BT • Menerima dan memproses permohonan menarik diri daripada mengikuti

Penganjur pengajian:
Program - Menyemak surat permohonan dan dokumen berkaitan. Kuiri jika tidak lengkap
- Mendapatkan ulasan penganjur program pengajian berkenaan kes tersebut
(jika berkaitan)

3. BT • Membuat perakuan permohonan menarik diri CBSG & CBTG untuk pertimbangan
dan kelulusan KSU KPM

Nota : Pertimbangan dan kelulusan menarik diri atas sebab-sebab kesihatan atau
masalah kewangan yang kritikal dan lain-lain (mengikut merit kes)

4. BT • Mengemukakan surat arahan melapor diri kepada PPP dan salinan kepada
Bahagian/JPN/tempat bertugas sebelum CBSG & CBTG

5. Bahagian • Menerima dan merekodkan kelulusan menarik diri CBSG & CBTG dalam BRP
JPN PPP
Tempat
Bertugas

6. PPP • Melapor diri:

- di BT (bagi PPP yang mengikuti pengajian di Semenanjung Malaysia)

- di JPN Sabah dan Sarawak (bagi PPP yang mengikuti pengajian dan bertugas
di Sabah atau Sarawak)

26
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

CARTA ALIRAN KERJA

MENARIK DIRI DARIPADA MENGIKUTI PENGAJIAN

PPP mengemukakan permohonan menarik diri daripada mengikuti

1 pengajian ke BT

2a

Tidak
2
Lengkap BT memproses permohonan menarik diri

Lengkap
BT membuat perakuan menarik diri untuk pertimbangan dan
3 kelulusan KSU KPM

BT mengeluarkan Surat Arahan Melapor Diri

4

5 Bahagian/JPN merekodkan dalam BRP

6 PPP melapor diri

7 Tamat

        
 
     

27
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

E) PROSES KERJA PELANJUTAN CBSG & CBTG

BIL TINDAKAN PROSES KERJA

1. PPP • Mengemukakan surat permohonan pelanjutan dalam tempoh 4 bulan sebelum

tamat tempoh CBSG & CBTG beserta dokumen berikut :
a) Surat sokongan dari universiti
b) Plan of study’ yang mengandungi baki jumlah jam kredit yang telah diambil
dan yang perlu disenaraikan pada semester tambahan
c) Salinan surat kelulusan CBSG & CBTG
d) Salinan kelulusan pelanjutan (jika berkaitan)
e) Salinan keputusan peperiksaan yang terkini

2. BT • Menerima dan memproses permohonan pelanjutan CBSG & CBTG dari PPP
- Menyemak surat permohonan dan dokumen berkaitan
- Kuiri jika tidak lengkap
- Mendapatkan ulasan penganjur program pengajian berkenaan kes tersebut
(jika berkaitan)

3. BT • Membuat perakuan permohonan pelanjutan CBSG & CBTG untuk pertimbangan

dan kelulusan KSU KPM

4. BT • Mengemaskini tempoh kelulusan pelanjutan dalam SISPADU

Bahagian
JPN • Mengemukakan surat kelulusan pelanjutan CBSG & CBTG kepada PPP dan
salinan kepada Bahagian/JPN/ tempat bertugas sebelum CBSG & CBTG

5. Bahagian • Menerima dan merekodkan tempoh kelulusan pelanjutan CBSG & CBTG dalam
JPN BRP PPP
Sekolah

6. PPP • Meneruskan pengajian berdasarkan tempoh kelulusan pelanjutan CBSG & CBTG

28
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

CARTA ALIRAN KERJA

PELANJUTAN CBSG & CBTG

PPP mengemukakan permohononan pelanjutan CBSG & CBTG

1 ke BT

2a

Tidak
Lengkap 2 BT memproses permohonan pelanjutan CBSG & CBTG

Lengkap

BT membuat perakuan pelanjutan untuk pertimbangan dan

3 kelulusan KSU KPM

BT mengeluarkan Surat Kelulusan Pelanjutan Tempoh CBSG &

4 CBTG

5 Bahagian/JPN merekodkan kelulusan tempoh pelanjutan dalam

BRP

6 PPP meneruskan pengajian

7 Tamat

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

29
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

 
F) PROSES KERJA PENEMPATAN SEMULA SETELAH TAMAT CBSG & CBTG

BIL TINDAKAN PROSES KERJA

1. BT • Mengemukakan surat edaran kepada Universiti berhubung pemakluman

Universiti keperluan PPP mengemukakan Borang Permohonan Penempatan Selepas
Tamat Kursus/Cuti Belajar 4 bulan sebelum tamat pengajian / CBSG atau
mana yang terdahulu (bagi program CBSG)
(Borang boleh dimuat turun melalui laman web KPM)

2. PPP • PPP yang menarik diri, gagal dan diberhentikan oleh Universiti
JPN Sabah dikehendaki melapor diri serta merta ke BT/JPN Sabah/Sarawak
JPN Sarawak
Bagi PPP CBSG
• Mengisi dan mengemukakan Borang Permohonan Penempatan Setelah Tamat
Kursus/Cuti Belajar ke BT beserta dokumen berikut:
a) Salinan surat nikah/ sijil pendaftaran perkahwinan/sijil perceraian
b) Surat pengesahan majikan suami/isteri
c) Salinan sijil pendaftaran perniagaan suami/isteri
d) Salinan surat kelulusan CBSG
e) Salinan surat kelulusan pelanjutan CBSG
f) Surat kelulusan pertukaran kursus
g) Surat pengesahan tamat pengajian dari universiti

Bagi PPP CBTG

i. PPP yang mengikuti pengajian di Semenanjung Malaysia
• Melapor diri di BT selepas tamat pengajian atau tamat CBTG mana yang
terdahulu
• Mengisi Borang Lapor Diri Pegawai Yang Telah Tamat Mengikuti Kursus
beserta dokumen berikut:
a) Salinan Surat kelulusan CBTG
b) Surat kelulusan pelanjutan CBTG
c) Surat pengesahan tamat pengajian dari Universiti
d) Salinan keputusan penuh peperiksaan

ii. PPP yang mengikuti pengajian dan bertugas di Sabah/Sarawak sebelum CBTG
• Melapor diri di JPN Sabah/Sarawak selepas tamat pengajian atau tamat CBTG
mana yang terdahulu
• Mengisi Borang Lapor Diri Pegawai Yang Telah Tamat Mengikuti Kursus
beserta dokumen seperti di atas.

(JPN Sabah/Sarawak akan mengemukakan Borang Lapor Diri PPP ke BT dalam

tempoh 7 hari selepas PPP melapor diri)

3. BT • Menerima dan memproses Borang Permohonan Penempatan/Borang Lapor

Diri. Kuiri jika tidak lengkap

• Mengemukakan borang ke Bahagian yang menguruskan penempatan semula

seperti berikut:
a) BPSM - bagi PPP CBTG peringkat Ijazah Lanjutan
b) BPSH - opsyen Akademik
c) BPI - opsyen Agama Islam
d) BPTV - opsyen Teknikal
e) BPK - opsyen Pendidikan Khas

30
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

BIL TINDAKAN PROSES KERJA

4. BPSM • Menguruskan penempatan semula PPP

BPSH
BPI • Mengeluarkan surat arahan penempatan semula PPP ke Bahagian/JPN
BPTV berkenaan dan salinan ke BT
BPK

5. PPP • Melapor diri ke Bahagian/JPN/sekolah seperti yang diarahkan dalam surat

arahan penempatan.
(Kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan berlakunya putus
perkhidmatan)

6. Bahagian • Mengeluarkan surat pengesahan melapor diri PPP ke BPSM /BPSH / BPI /
JPN BPTV / BPK dan salinan ke BT.
Sekolah

7. BT • Mengemaskini rekod dalam SISPADU

CARTA ALIRAN KERJA

PENEMPATAN SEMULA SETELAH TAMAT CBSG & CBTG

1 BT mengeluarkan surat edaran ke Universiti berhubung

makluman penempatan semula

PPP - CBSG
PPP mengemukakan Borang Permohononan Penempatan
2
Semula 4 bulan sebelum tamat pengajian kepada BT
PPP - CBTG
3a Melapor diri di BT/JPN Sabah/Sarawak dan mengisi Borang
Lapor Diri
Tidak
Lengkap 3 BT memproses permohonan penempatan dan mengemukakan
ke Bahagian yang berkenaan
Lengkap

4 BPSM/BPI/BPTV/BPK mengeluarkan surat arahan penempatan

5 PPP melapor diri ke tempat bertugas yang baru

6 Bahagian/JPN/Sekolah mengemukakan Surat Pengesahan

Lapor Diri PPP ke BT

7 BT kemaskini rekod dalam SISPADU

8 Tamat

31
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

G) PROSES KERJA PENYAMBUNGAN SEMULA CBSG & CBTG

BIL TINDAKAN PROSES KERJA

1. PPP • Syarat-syarat penyambungan semula CBSG & CBTG:

Universiti a) PPP telah diberi penempatan semula selepas tamat pengajian/Cuti Belajar
b) PPP telah bertugas di tempat baru
c) PPP gagal dalam beberapa kursus berdasarkan keputusan semester akhir
d) PPP perlu mengulang kursus secara sepenuh masa

• Mengemukakan surat permohonan penyambungan CBSG & CBTG ke BT

dalam tempoh 7 hari selepas keputusan peperiksaan semester akhir
diumumkan beserta dokumen berikut:
a) Keputusan peperiksaan semester akhir
b) Perancangan Pengajian (plan of study)
c) Salinan Surat Kelulusan CBSG & CBTG
d) Surat pengesahan pendaftaran ke Universiti untuk menyambung
pengajian

2. BT • Menerima dan memproses permohonan. Kuiri jika tidak lengkap

3. BT • Membuat perakuan permohonan penyambungan semula CBSG & CBTG untuk

pertimbangan dan kelulusan KSU KPM

4. BT • Mengemaskini maklumat dalam SISPADU

Bahagian
JPN • Mengeluarkan surat kelulusan penyambungan CBSG & CBTG kepada PPP
Sekolah dan salinan kepada Bahagian/ JPN/ Tempat bertugas sebelum penyambungan
semula CBSG & CBTG

5. PPP • Mendaftar semula ke Universiti dan mengikuti pengajian dalam tempoh yang
ditetapkan

6. BT • Menerima dan merekodkan tempoh kelulusan penyambungan CBSG & CBTG

Bahagian dalam BRP
JPN
Sekolah • Mengemukakan surat pengesahan ke BT tarikh sebenar PPP meninggalkan
tempat bertugas untuk menyambung pengajian

• Menyediakan Kew. 8 daripada gaji penuh kepada separuh gaji atau tanpa gaji.
Urusan pembayaran separuh gaji menggunakan peruntukan aktiviti Bahagian/
JPN

• Membuat Jernal pelarasan gaji menggunakan peruntukan Jawatan Latihan BT

• Mengisi kekosongan jawatan PPP yang diluluskan penyambungan dengan

GSTT atau guru ganti mana-mana yang bersesuaian.

32
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

BIL TINDAKAN PROSES KERJA

7. PPP • Penempatan semula PPP sebelum penyambungan CBSG & CBTG adalah
kekal berkuatkuasa dan PPP dikehendaki melapor diri setelah tamat tempoh
pengajian atau penyambungan CBSG & CBTG mana yang terdahulu

8. Bahagian • Mengemukakan surat pengesahan lapor diri PPP ke BT

JPN
Tempat • Menyediakan Kew. 8 dari separuh gaji / tanpa gaji kepada bergaji penuh.
Bertugas

9. BT • Mengemaskini maklumat dalam SISPADU

CARTA ALIRAN KERJA

PENYAMBUNGAN SEMULA CBSG & CBTG

PPP mengemukakan surat permohonan penyambungan

1 CBSG & CBTG dan dokumen berkaitan ke BT
2a
Tidak
Lengkap 2 BT memproses permohonan penyambungan semula

Lengkap

BT membuat perakuan penyambungan semula untuk

3 pertimbangan dan kelulusan KSU KPM

BT mengeluarkan Surat Kelulusan Penyambungan

4 CBSG & CBTG

5 PPP mendaftar semula ke Universiti dan mengikuti pengajian

Bahagian/JPN merekodkan dalam BRP, menyediakan

6
Kew.8 dan membuat pengisian kekosongan jawatan

7 PPP melapor diri di tempat bertugas sebelum penyambungan

CBSG & CBTG setelah tamat pengajian

8
KJ mengemukakan Surat Pengesahan Lapor Diri dan
menyediakan Kew.8

9 BT kemaskini rekod dalam SISPADU

Tamat
10

33
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

PENUTUP

Sebagai kesimpulan, Bab 1 menjelaskan mengenai perkara-perkara

asas yang perlu diketahui dalam urusan CBSG & CBTG. Antara perkara yang
dijelaskan adalah seperti jenis kemudahan, syarat-syarat permohonan dan
status perkhidmatan PPP CBSG & CBTG.

Bab 2 antara lain membincangkan mengenai tanggungjawab yang

perlu dilaksanakan oleh PPP sebelum, semasa dan selepas cuti belajar.
Selain itu, bab ini juga mengupas tanggungjawab yang perlu dilaksanakan
oleh semua pihak yang terlibat dalam urusan CBSG & CBTG seperti Bahagian
Tajaan Pendidikan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Bahagian-
bahagian lain di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah,
Pejabat Pelajaran Gabungan dan sekolah. Bab ini memberi panduan
kepada semua pihak bagi memastikan semua urusan CBSG & CBTG berjalan
lancar.

Bab terakhir buku garis panduan ini, memberi penekanan kepada

proses kerja urusan CBSG & CBTG. Pemahaman kepada proses kerja tersebut
diharap dapat mengurangkan masalah yang sering berlaku dalam urusan
CBSG & CBTG. Antara proses kerja yang terlibat adalah seperti pemberian
CBSG & CBTG, pembayaran emolumen, pelanjutan tempoh, menarik diri dari
pengajian, penangguhan, penempatan semula dan penyambungan CBSG
& CBTG. Dengan adanya carta aliran kerja diharap dapat memperjelaskan
lagi proses kerja yang telah dinyatakan.

Bahagian Tajaan Pendidikan berharap agar buku garis panduan ini

dijadikan rujukan dalam pelaksanaan urusan CBSG & CBTG PPP selaras
dengan Teras 5 Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) iaitu
Memartabatkan Profesion Keguruan.

BAHAGIAN TAJAAN PENDIDIKAN

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Cetakan Pertama
Edisi 2009

34
 GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

GLOSARI

AUKU : Akta Universiti dan Kolej Universiti

BPG : Bahagian Pendidikan Guru
BPI : Bahagian Pendidikan Islam
BPK : Bahagian Pendidikan Khas
BPPDP : Bahagian Perancangan Dan Penyelidikan Dasar Pendidikan
BPSH : Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
BPSM : Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
BPTV : Bahagian Pendidikan Teknik Dan Vokasional
BRP : Buku Rekod Perkhidmatan
BT : Bahagian Tajaan Pendidikan
BTN : Biro Tatanegara
CBSG : Cuti Belajar Separuh Gaji
CBTG : Cuti Belajar Tanpa Gaji
COLA : Cost of Living Allowance (Bantuan Sara Hidup)
HEP : Hal Ehwal Pelajar
IAB : Institut Aminuddin Baki
IPG : Institut Pendidikan Guru
IPTA : Institusi Pengajian Tinggi Awam
IPTS : Institusi Pengajian Tinggi Swasta
JAN : Jabatan Akauntan Negara
JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam
JPN : Jabatan Pelajaran Negeri
KJ : Ketua Jabatan
KPM : Kementerian Pelajaran Malaysia
KSU : Ketua Setiausaha
LHDN : Lembaga Hasil Dalam Negeri
LNPT : Laporan Nilaian Prestasi Tahunan
MARA : Majlis Amanah Rakyat
PIPP : Pelan Induk Pembangunan Pendidikan
PKPG : Program Khas Pensiswazahan Guru
PNGK : Purata Nilaian Gred Kumulatif
PPD : Pejabat Pelajaran Daerah
PPG : Pejabat Pelajaran Gabungan
PPGB : Program Pensiswazahan Guru Besar
PPP : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
PPPLD : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma
PPPS : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah
PTJ : Pusat Tanggungjawab
PTK : Penilaian Tahap Kecekapan
PTPTN : Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional
PUU : Penasihat Undang-undang
SISPADU : Sistem Maklumat Bersepadu

35