Modul Pengantar Manajemen

PERTEMUAN #5

PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Dosen
Arief Bowo PK,SE.,MM

PROGRAM KELAS KHUSUS KARYAWAN

UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2008
TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM MODUL 5:

1. Setelah mempelajari modul ini diharapkan mahasiswa memahami pengertian

pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
2. Mahasiswa dapat memahami tipe-tipe keputusan, yang terprogram maupun yang
tidak terprogram.
3. Mahasiswa dapat menjelaskan tahapan-tahapan pengambilan keputusan
rasional.
4. Mahasiswa memahami bagaimana keterlibatan bawahan dalam pembuatan
keputusan, serta apa kelebihan dan kelemahan dari pembuatan keputusan yang
dibuat secara bersama.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

PENGANTAR MANAJEMEN
 PEMECAHAN MASALAH DAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pendahuluan
Pengambilan keputusan (decision making) merupakan bagian kunci dari
kegiatan manajer. Akan tetapi, pengambilan keputusan khususnya memainkan peran
penting bila manajer terlibat dalam perencanaan. Dalam suatu proses perencanaan,
para manajer memutuskan masalah-masalah seperti apa tujuan organisasi, kesempatan
apa yang akan digunakan, siapa yang akan mengerjakan setiap tugas yang diperlukan.
Keseluruhan proses perencanaan melibatkan para manajer dalam suatu rangkaian
situasi pengambilan keputusan yang berkesinambungan.
Beberapa pengertian tentang pengambilan keputusan adalah sama diantaranya
menurut Stoner (1996) pengambilan keputusan menggambarkan proses yang
digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah. Kemudian
menurut Chuck Williams (2001) pengambilan keputusan adalah proses memilih suatu
pemecahan masalah dari beberapa alternatif yang tersedia. Menurut T. Hani Handoko
(1999) pengambilan keputusan didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan
untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Pengambilan Keputusan

Kegiatan yang Kegiatan yang Kegiatan yang Kegiatan yang Kegiatan yang
menyangkut menyangkut menyangkut menyangkut menyangkut
penentuan pengenalan, pencarian pengevaluasian implementasi
adanya dan perumusan, dan pemecahan- dan pemilihan di pemecahan yang
pentingnya diagnosa pemecahan antara telah dipilih
masalah masalah alternatif pemecahan–
pemecahan
alternatif
 Penemuan masalah   Penentuan
Pilihan 

Pemecahan Masalah

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

PENGANTAR MANAJEMEN
Gambar 1. Penemuan masalah, Penentuan Pilihan, Pengambilan Keputusan dan
Pemecahan Masalah

George P. Huber membedakan pengambilan keputusan dari penentuan pilihan

(choice making) dan dari pemecahan masalah (problem solving). Penentuan pilihan
mengacu pada seperangkat kegiatan yang sempit yang terlibat dalam pemilihan suatu
pilihan dari seperangkat pilihan alternatif. Jadi, penentuan pilihan merupakan satu sisi
dari pengambilan keputusan. Pemecahan masalah mengacu pada masalah yang lebih
luas yang terlibat dalam penemuan dan implementasi tindakan untuk memperbaiki
situasi yang tidak memuaskan. Penemuan masalah (probleim finding) mengacu pada
proses pengenalan masalah dan pengambilan keputusan untuk mencoba memecahkan
masalah tersebut. Penemuan masalah sebagai dasar bagi keputusan manajerial yang
efektif.

Tipe Keputusan
Dalam pembuatan keputusan para manajer harus berhati-hati dan memilih keputusan
yang paling rasional dan paling sesuai dengan kebutuhan yang ada. Berbagai jenis
keputusan adalah sebagai berikut:
1. Keputusan terprogram
2. Keputusan tidak terprogram
3. Keputusan dengan kepastian, resiko, dan ketidakpastian.

Keputusan terprogram (programmed decision) adalah keputusan yang diambil

berdasarkan kebiasaan, peraturan, atau prosedur. Keputusan terprogram ini biasanya
diperlukan untuk berbagai masalah yang sering terjadi berulang-ulang dan rutin, seperti
pengambilan keputusan pembayaran gaji seorang karyawan baru dan keputusan
tentang berapa banyak persediaan yang harus dipertahankan untuk suatu produk.
Sebaliknya keputusan tidak terprogram (non programmed decision) adalah keputusan
untuk menghadapi masalah yang unik atau khusus. Bila suatu masalah tidak cukup
sering terjadi sehingga memerlukan perlakuan khusus, maka masalah itu harus
ditangani dengan keputusan yang tidak terprogram, seperti apa yang harus dilakukan
atas suatu produk yang gagal, bagaimana memperbaiki hubungan dengan masyarakat,
bagaimana menghadapi pesaing yang baru memasuki pasar.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

PENGANTAR MANAJEMEN
 Jika seorang manajer makin naik posisinya dalam tingkatan manajemen, maka
kemampuannya untuk mengambil keputusan tidak terprogram menjadi semakin penting
karena semakin banyak keputusan tidak terprogram yang harus diambil. Oleh karena
itu, sebagian besar program pengembangan manajemen mencoba memperbaiki
kemampuan manajer dalam mengambil keputusan tidak terprogram.
Dalam kondisi kepastian kita mengetahui apa yang akan terjadi pada waktu yang
akan datang. Dalam kondisi ini tersedia informasi yang akurat, dapat diukur, dan andal
untuk dipakai sebagai dasar keputusan. Pengambilan keputusan dalam kondisi ini dapat
dilakukan relatif mudah, karena data yang tersedia mengenai kondisi yang akan datang
dapat diprediksikan, sehingga manajer dapat mengambil keputusan lebih cepat dan
tepat. Misalnya kondisi lingkungan eksternal yang relatif stabil dari tahun ke tahun dalam
jangka waktu 5 tahun terakhir akan mempermudah para manajer dalam mengambil
keputusan bisnisnya.
Dalam resiko kita mengertahui besarnya kemungkinan dari setiap hasil yang
diharapkan. Jika prediktabilitas lebih rendah, maka terdapat kondisi resiko. Informasi
yang lengkap tidak tersedia, tetapi kita mempunyai suatu gambaran yang baik tentang
probabilitas hasil-hasil tertentu.
Dalam kondisi ketidakpastian sangat sedikit hal yang diketahui. Kondisi
ketidakpastian pada umumnya menyertai keputusan kita yang sangat penting dan
sangat menarik, misalnya keputusan pembukaan usaha baru secara internasional di
suatu negara yang belum diketahui kebiasaan dan kebudayaannya.

Ambiguitas. Ambiguitas (ambiguity) memiliki arti bahwa sasaran-sasaran yang harus

diraih atau masalah yang harus diselesaikan tidak jelas, alternatif-alternatif sulit
didefinisikan, dan informasi mengenai hasil yang diharapkan tidak tersedia. Ambiguitas
juga disebut sebagai masalah keputusan yang ‘hebat’. Masalah-masalah besar
berasosiasi dengan konflik manajer terhadap sasaran dan alternatif keputusan, kondisi
lingkungan yang berubah dengan cepat, informasi yang membingungkan, dan hubungan
yang tidak jelas antar elemen keputusan.Walau sebagian besar keputusan tidak
dicirikan oleh ambiguitas, para manajer harus memikirkan sasaran dan
mengembangkan skenario yang masuk akal bagi alternatif keputusan dalam ketiadaan
informasi.

Langkah-langkah Pengambilan Keputusan Rasional

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

PENGANTAR MANAJEMEN
 Pengambilan keputusan yang rasional sangat diperlukan bagi setiap organisasi dimana
para manajer dituntut melakukan suatu tindakan yang lebih rasional dalam menghadapi
setiap masalah yang ada. Pengambilan keputusan rasional adalah suatu proses
sistematik di mana manajer menetapkan masalah, mengevaluasi alternatif, dan memilih
pemecahan optimal untuk memberikan manfaat yang maksimal kepada organisasi.
Menurut Chuck Williams (2001) langkah-langkah pengambilan keputusan yang rasional
adalah sebagai berikut:
1. Mendefinisikan Masalah
2. Mengidentifikasi Kriteria Keputusan
3. Menimbang Kriteria
4. Membuat alternatif Pilihan Tindakan
5. Mengevaluasi setiap alternatif
6. Memperkirakan keputusan yang paling optimal

1. Mendefinisikan Masalah
Langkah pertama dalam pengambilan keputusan adalah mengenali masalah yang ada.
Suatu masalah timbul apabila ada perbedaan antara keinginan yang ditetapkan dengan
keadaan yang sesungguhnya terjadi. Adanya perbedaan ini tidak menjamin bahwa
manajer akan langsung membuat keputusan untuk menyelesaikan masalah. Pertama,
manajer harus mengetahui adanya perbedaan. Manajer harus mengetahui adanya
masalah sebelum mulai mencari pemecahan masalah. Kedua, menyadari adanya
perbedaan antara keinginan yang ditetapkan dan kenyataan yang sesungguhnya
tidaklah cukup untuk memulai pengambilan keputusan. Manajer harus termotivasi untuk
mengurangi perbedaan tersebut. Ketiga, selain hal-hal tersebut manajer juga harus
memiliki pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan sumber-sumber daya untuk
menyelesaikan masalah tersebut.

2. Mengidentifikasi Kriteria Keputusan

Kriteria keputusan adalah ukuran dasar yang digunakan untuk menuntun pertimbangan
dan keputusan. Pada umumnya, semakin banyak ditemukan kriteria yang
memungkinkan untuk memecahkan masalah, maka akan semakin baik pemecahan
masalahnya.

3. Menimbang Kriteria

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

PENGANTAR MANAJEMEN
 Setelah mengetahui kriteria keputusan, langkah berikutnya adalah memutuskan kriteria
mana yang lebih penting atau kurang penting. Sementara banyak jumlah model
matematika yang dapat dipakai untuk menimbang kriteria keputusan, semuanya
memerlukan pengambil keputusan untuk menentukan peringkat awal kriteria keputusan.
Beberapa menggunakan perbandingan mutlak (absolute comparisons), adalah dimana
setiap patokan dibandingkan dengan ukuran dasar (standar) atau tingkatan atas
manfaatnya sendiri. Metode lain adalah perbandingan nisbi (relative comparisons),
dimana masing-masing patokan dibandingkan secara langsung terhadap tiap-tiap
patokan yang lain.

4. Membuat Alternatif Pilihan Tindakan

Setelah mengenali dan menimbang kriteria keputusan, langkah berikutnya adalah
mengenali pilihan tindakan yang mungkin dapat memecahkan masalah. Pada langkah
ini, pemikirannya adalah untuk menyusun sebanyak mungkin alternatif.

5. Mengevaluasi Setiap Alternatif

Langkah berikutnya adalah secara sistematis mengevaluasi tiap-tiap alternatif terhadap
masing-masing patokan. Karena sejumlah informasi harus dikumpulkan, langkah ini
memakan waktu jauh lebih lama dan lebih mahal dari langkah lain dalam proses
pengambilan keputusan. Kemudian, pada saat informasi telah terkumpul, dapat
dipergunakan untuk mengevaluasi setiap alternatif terhadap setiap patokan.

6. Memperkirakan Keputusan yang Paling Optimal

Langkah terakhir dalam proses pengambilan keputusan adalah memperkirakan
keputusan yang paling optimal dengan menentukan nilai optimal setiap alternatif. Ini
dilakukan dengan mengalikan penilaian setiap patokan (langkah 5) dengan bobot
patokan tersebut (langkah 3), dan kemudian menjumlahkan nilai-nilai tersebut untuk
setiap alternatif rangkaian tindakan yang disusun (langkah 4).

Partisipasi dalam Pengambilan Keputusan

Keputusan utama dalam dunia bisnis jarang dibuat oleh seorang individu. Pengambilan
keputusan yang efektif sering tergantung pada apakah para manajer melibatkan orang-
orang yang benar dengan cara yang tepat dalam membantu mereka menyelesaikan
masalah. Saat ini banyak manajer yang melibatkan karyawan level bawah dalam proses

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

PENGANTAR MANAJEMEN
pengambilan keputusan apabila memungkinkan. Sejumlah keputusan mungkin
membutuhkan derajat partisipasi bawahan yang lebih tinggi.

Model Vroom-Jago
Victor Vroom dan Arthur Jago mengembangkan model partisipasi dalam
pengambilan keputusan yang menyajikan petunjuk bagi para manajer praktisi. Model
Vroom-Jago membantu manajer menaksir jumlah partisipasi bawahan sesuai dengan
kebutuhan. Model ini menggunakan lima level partisipasi bawahan dalam pengambilan
keputusan yang berkisar dari sangat otokratis sampai sangat demokratis. Manajer
sebaiknya memilih salah satu gaya yang disesuaikan dengan situasi. Apabila situasi
terjamin, manajer dapat membuat keputusan sendiri, membagi masalah dengan
bawahan secara individu, atau membiarkan para anggota kelompok membuat
keputusan.
Beberapa gaya keputusan masih dapat diterima pada berbagai situasi. Apabila
hal demikian terjadi, Vroom dan Jago mencatat bahwa gaya otokratis menghemat waktu
tanpa mengurangi kualitas keputusan atau penerimaan. Bagaimanapun juga, dalam
lingkungan kerja yang berubah dengan cepat saat ini, di mana karyawan kerap diminta
lebih memberikan partisipasi, para manajer sebaiknya berusaha untuk melibatkan
bawahannya dalam pengambilan keputusan bila memungkinkan.

Keunggulan dan kelemahan dalam Pengambilan Keputusan Partisipatif

Kebaikan pengambilan keputusan partisipasi:
1. Memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar. Kelompok menawarkan
pengetahuan dan fakta yang lebih banyak dalam rangka mengidentifikasi solusi
potensial dan menghasilkan beberapa alternatif keputusan.
2. Kelompok lebih menerima resiko. Kelompok diskusi dapat meningkatkan
kepuasan anggota dan menghasilkan dukungan bagi kemungkinan keputusan
yang beresiko.
3. Para anggota lebih termotivasi untuk melakukan keputusan. Individu yang ambil
bagian dalam pengambilan keputusan akan merasa puas dengan keputusan
yang diambil dan akan berusaha mendukung keputusan tersebut, sehingga akan
memfasilitasi implementasi.
4. Kreativitas lebih besar. Individu-individu dalam kelompok yang diberikan
kebebasan dalam memebrikan saran-saran dan pendapat kepada pimpinan
akan terdorong lebih kreatif dan inovatif.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM
PENGANTAR MANAJEMEN
Kelemahan pengambilan keputusan partisipasi:
1. Memakan biaya dan waktu. Keputusan yang diambil secara kelompok biasanya
lebih membuang waktu. Orang-orang harus saling melakukan konsultasi,
mendiagnosis masalah dan mendiskusikan solusi.
2. Hasil kompromi, bukan keputusan kelompok. Kurang optimalnya hasil keputusan
karena biasanya kelompok berusaha meraih kompromi solusi.
3. Salah satu anggota dominan, bukan keputusan kelompok. Pemikiran kelompok
merupakan fenomena di mana orang-orang begitu terikat dengan kesatuan
kelompok sehingga mereka enggan mengeluarkan pendapat yang bertentangan
dengan mengesampingkan motivasi untuk secara realistis mempertimbangkan
beberapa alternatif.

DAFTAR PUSTAKA

Daft, Richard L. 2000. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga. Jakarta.

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE-Yogyakarta.

Stoner, James. A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga. Jakarta.

Williams, Chuck. 2001. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Salemba Empat. Jakarta.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

PENGANTAR MANAJEMEN