‫أسباب عقد االجتماعات‬

‫‪ -1‬عندما تكون هناك مشكلة تتطلب معرفة آراء واقتراحات‬ ‫•‬

‫لحلَّها‪.‬‬
‫‪ -2‬عندما يريد المديرأن يُش ِرك األعضاء معه في عملية الشورى‬ ‫•‬
‫وأن يتح ّمل الجميع المسئوليَّة‬
‫موضوع ما‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫‪ -3‬عندما تكون هناك حاجة ألفكاروإبداعات في‬ ‫•‬
‫‪ -4‬عندما يريد المدير عرض اقتراح أوأمرما‪،‬ويريد أن يسمع‬ ‫•‬
‫آلراء األعضاء حول صالحيَّة أفكاره‬
‫‪ -5‬عندما يريد المدير إبالغ أعضاء االجتماع معلومات أو‬ ‫•‬
‫توجيهات أو تعليمات مح َّددة‪.‬‬
 ‫مشكالت تواجه االجتماعات‬
‫• ‪-1‬المشاركين يخشون من ضياع الوقت فيتجنبون االجتماعات ‪.‬‬
‫‪-2‬األداء في بعض المؤسسات يتأثر سلبا ً بكثرة االجتماعات وطولها ‪.‬‬
‫• ‪-3‬انعقاد االجتماعات فرصة سانحة للتسيب ‪.‬‬
‫‪-4‬بند "المواضيع األخرى" في أجندة االجتماعات يتم استغالله‬
‫إلضاعة الوقت والى تمديد النقاش في موضوعات ال صلة لالجتماع‬
‫بها‬
‫‪-5‬عدم االلتزام بمواعيد بداية ونهاية االجتماعات‬
 ‫االجتمـاع الرسمـي‬
‫‪ ‬‬
‫• لكل نوع من االجتماعات قوانينه اإلجرائية الخاصة‪,‬‬
‫فاالجتماعات السنوية العامة يجب أن تعقد وفق مقتضيات‬
‫القانون الخاص بذلك‪ .‬أما النوعيات األخرى من االجتماعات‪,‬‬
‫فهي اختيار‪1‬ية‪ ,‬ويدعى النعقادها من أجل اتخاذ قر‪1‬ار معين أو‬
‫طرح موضوع ما للمناقشة‪.‬‬
 ‫االجتماعات الرسمية‪ ‬‬ ‫•‬
‫اجتماع مجلس اإلدارة‬ ‫•‬
‫يحضره أعضاء مجلس إدارة المنظمة‪.‬‬ ‫•‬
‫تنعقد على فترات زمنية منتظمة‪ ,‬ربما مرة كل شهر لمناقشة أعمال المنظمة‪.‬‬ ‫•‬
‫يترأس هذا االجتماع العضو المنتخب طبقا ً لقوانين الشركة وقواعدها‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ ‬‬ ‫•‬
‫اللجنة الدائمة‬ ‫•‬
‫هي مجموعة فرعية من مجلس إدارة المنظمة‪ .‬وقد يعهد إليها مسؤولية المهام المتواترة‪.‬‬ ‫•‬
‫تجتمع هذه اللجنة دوريا ً إلنجاز المهام الموكلة إليها‪.‬‬ ‫•‬
‫قد يقوم مجلس إدارة المنظمة بتفويض اللجنة بالعمل والتصرف باسم المجلس‪.‬‬ ‫•‬
‫قد ترفع اللجنة الدائمة تقارير لمجلس إدارة المنظمة الذي يبادر بدوره إلى اتخاذ القرارات‬ ‫•‬
‫المناسبة‪.‬‬
 ‫اللجنة الفرعية‬ ‫•‬
‫قد يتجه مجلس إدارة المنظمة لتشكيل لجنة فرعية للنظر‪ 1‬في مسألة تحتاج إلى اهتمام وتركيز خاص‪ .‬وقد‬ ‫•‬
‫تجتمع هذه اللجنة بشكل منتظم أكثر‪ 1‬مما يحدث مع المجلس مكتمالً‪.‬‬
‫تجتمع هذه اللجنة عند الضرورة لمناقشة موضوع‪1‬ات خاصة تحتاج لخبراء متخصصين أو للنظر بالتفصيل‬ ‫•‬
‫في المشكالت المعقدة‪.‬‬
‫كثير من‪ 1‬مجا‪1‬لس اإلدارة يجدون صعوبة في االجتما‪1‬ع أكثر من مر‪1‬ة في الشهر‪ ,1‬بينما يمكن للجنة الفرعية أن‪1‬‬ ‫•‬
‫تجتمع بشكل منتظم‪ ,‬ويقتضي األمر مشار‪1‬كة األفراد الضر‪1‬وريين‪ 1‬للموضوع قيد البحث والمناقشة‪.‬‬
‫‪ ‬‬ ‫•‬
‫االجتماع العام‬ ‫•‬
‫هو اجتماع مفتوح للجميع‪.‬‬ ‫•‬
‫يدعى جميع األع‪1‬ضاء لحضور هذا االجتماع الذي عادة ما يعلن عنه مسبقا ً في مر‪1‬اكز التجمعات المحلية‬ ‫•‬
‫والمكتبات العامة‪.‬‬
‫يتضمن‪ 1‬جدول أعماله ع ّدة مواضيع لمناقشتها‪.‬‬ ‫•‬
 ‫• اتِّباع القوانين‬
‫• تتسم القوانين التي تحكم االجتماعات الرسمية بالتعقيد‬
‫واالختالف من بلد إلى آخر ومن مؤسسة إلى أخرى‪ ,‬وقد تحدد‬
‫القوانين المقدار الز‪1‬مني لإلخطار مقدما ً بالموعد المحدد‬
‫لالجتماع‪ ,‬ومن له حق الحضور‪ 1‬واإلجراءات التي يجب‬
‫اتباعها عند التصويت‪ .‬وإذا ما كنت مرشحا ً أو مدعواً‬
‫للمشاركة في اجتماع‪ ,‬فإنه يتعين عليك القيام مسبقا ً تحديد‬
‫القوانين التي يجب أن تتبعها‪.‬‬
 ‫المؤتمر‬ ‫•‬
‫هو اجتماع يشتمل على اقتراحات متعددة في إطار واحد‪ .‬وأحياناً تقتصر المشاركة على جماعة‬ ‫•‬
‫معينة مثل موظفي المنظمة فقط‪.‬‬
‫هذا النوع من االجتماعات يعد مثاليا ً لتوصيل المعلومات لحشد كبير من الناس مباشرة وخالل وقت‬ ‫•‬
‫قصير‪.‬‬
‫نظراً لطبيعة المؤتمرا‪1‬ت ‪,‬ال تسمح بتداول النقاش على نطاق واسع أ‪1‬و مشاركة الجمهور بشكل كبير‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ ‬‬
‫االجتماعات الخارجية‬ ‫•‬
‫تضم مجموعة من األفراد ينتمون إلى مؤسسة واحدة‪ ,‬باإلضافة لمجموعة أخرى من خارج‬ ‫•‬
‫المؤسسة‪.‬‬
‫تشكل السرية جانبا ً مهما ً في االجتماعات الخارجية ويتعين على المشاركين التفكير مليا ً فيما يختص‬ ‫•‬
‫بالمعلومات التي يجب إبقاؤها طي الكتمان‪ ,‬وتلك التي يمكن ا‪1‬إلفصاح عنها خالل االجتماع لتحقيق‬
‫األهداف المرجوة‪.‬‬
‫قد تنعقد االجتماعات الخارجية في أماكن عامة‪.‬‬ ‫•‬
 ‫االجتماع السنوي العام‬ ‫•‬
‫يعقد سنويا ً بشكل ملزم‪ .‬لمناقشة سير العمل خالل السنة المنقضية‪ ,‬وكذلك مناقشة الخطط‬ ‫•‬
‫المستقبلية‪.‬‬
‫يسمح خالله لألعضاء بتوجيه األسئلة لمجلس اإلدارة‪.‬‬ ‫•‬
‫يستغل مجلس اإلدارة هذه الفرصة العتماد الحسابات السنوية وتعيين المراجعين ومناقشة‬ ‫•‬
‫الخطط والسياسات المستقبلية‪.‬‬
‫‪ ‬‬ ‫•‬
‫االجتماع االستثنائي العام‬ ‫•‬
‫وهو اجتماع يمكن أن يلتئم في أي وقت عند احتياج إدارة المنظمة إلى موافقة األعضاء بشأن‬ ‫•‬
‫اتخاذ قرارات عاجلة‪.‬‬
‫ينصح بإخطار األعضاء بموعد االجتماع قبل التاريخ المحدد بفترة كافية‪.‬‬ ‫•‬
‫يحكم هذا النوع من االجتماعات نفس اإلجراءات التي تحكم االجتماع السنوي‪ 1‬العام‪.‬‬ ‫•‬