SYSTIPO

Soft de calcul pret si urmarire a activitatii din industria tipografica

SYSTIPO este un soft de calcul preţ special conceput şi dezvoltat pentru companiile din
industria tipografică şi industria de ambalaje.
Programul vă ajută să calculaţi rapid şi corect preţul pentru orice tip de lucrare.

Descriere SYSTIPO
Programul este structurat pe 5 module specifice fiecărei etape din fluxul de producţie
dintr-o tipografie, şi anume:
1. Calcul Preţ Lucrare;
2. Urmărire şi Planificare Producţie;
3. Gestiune Magazie;
4. Facturare Comenzi şi Urmărire Incasări;
5. Pontaj şi Gestiune Resurse Umane.

Modulul Calcul Preţ Lucrare

Modulul de calcul preţ realizează rapid şi eficient o estimare a costurilor de producţie

cât şi o estimare a timpilor de execuţie pentru fiecare operaţie tehnologică necesară realizării
unei comenzi.
Funcţionarea modulului de calcul preţ se bazează pe existenţa unui modul de
parametrizare şi actualizare a datelor necesare unei calculaţii:
 viteze de lucru pentru maşinile de tipar şi operaţiile de legătorie ;
 manopere pentru maşinile de tipar şi operaţiile de legătorie;
 timpi de pregătire pentru maşinile de tipar şi operaţiile de legătorie mecanice;
 formate la tipar;
 hârtie/cartoane;

1
  preţ materiale consumabile.
Programul ia in calculul preţului următoarele costuri, în funcţie de specificul lucrării:

1. Costuri DTP:
 concepţie grafică;
 scanări alb/negru, color;
 printuri alb/negru, color;
 filme, calcuri.

2. Costuri Prepress:
 prepress;
 matchprint;
 montaj-plăci.

3. Costuri Tipar:
 cost manoperă tipărire;
 cost hârtie/carton;
 cost materiale consumabile (cerneală/lacuri, aditivi, soluţii de curăţat etc.);

Costul de tipărire a unei lucrări se calculează în funcţie de:

♦ formatul de imprimare selectat de către utilizator;
♦ numărul de grupuri ale maşinii de tipar;
♦ timpii de pregătire pentru tipar;
♦ viteza medie de imprimare/ora caracteristică tirajului lucrării;
♦ costul prisoaselor generate de program;
♦ tipul de tipărire: fata-verso (clapă întoarsă) sau tipărire normală;
♦ numărul de culori fata-verso şi lăcuiri ce se pot realiza pe maşina de tipar.

4. Costuri Finisare şi Ambalare:

 cost manoperă pentru fiecare operaţie de legătorie manuală şi mecanică;
2
  cost materiale necesare finisării unei lucrări (spirale, agaţători, SDA, capse etc.)
 costuri pentru operaţiile realizate pe colaborare (externalizate).
La costul estimat pentru realizarea unei lucrări se adaugă, valoric sau in procent,
adaosul comercial, rezultând preţul comunicat clientului şi care, in final, se facturează.

De asemenea sistemul generează următorii timpi de lucru utili în planificarea şi

urmărirea producţiei:
 timpi prepress;
 timpi montaj-plăci;
 timpi tipărire (pregătire şi timp efectiv de imprimare);
 timpi operaţii tehnologice necesare realizării unei lucrări.

În urma unei calculaţii de preţ, pe lângă costuri şi timpi de producţie, aplicaţia

generează o serie de informaţii utile în cadrul planificării şi urmăririi producţiei:
 numărul de intrări pe maşina de tipar;
 numărul total de prisoase pentru tipărire şi pentru fiecare operaţie de finisare in
parte;
 numărul de montaje şi plăci necesare.

Gîndită să ajute utilizatorul şi să genereze rapid o calculaţie de preţ, aplicatia permite:

• calculul simultan a 8 tiraje diferite pentru oferta selectată;
• posibilitatea duplicării de oferte existente în baza de date, fapt ce permite
recalcularea rapidă a unei oferte pentru care s-au schimbat una sau mai multe
date de intrare;
• posibilitatea de retipărire a comenzilor existente în baza de date;
• duplicarea, modificarea sau ştergerea de elemente din cadrul unei oferte.

Existenţa funcţiei de optimizare permite utilizatorului generarea unei soluţii optime,

această opţiune fiind utilă în special utilizatorilor mai puţin familiarizaţi cu o calculaţie de preţ.

3
 Aplicaţia permite vizualizarea şi printarea unor rapoarte specifice ce pot fi folosite in
urmărirea producţiei:
 comanda de execuţie;
 fişă lucrare;
 fişă legătorie;
 schiţă tipar;
 fişă aprovizionare.

De asemenea, există disponibil un set de rapoarte de centralizare a datelor din sistem:

 centralizator contabil;
 centralizator oferte/agent;
 centralizator comenzi;
 centralizator depozit hârtie;
 centralizator clienţi/furnizori.

Odată calculat preţul şi confirmat de către client, se poate lansa în producţie comanda.
Lansarea în producţie a unei comenzi presupune generarea unui număr de comandă
internă şi a numerelor de fişă pentru fiecare element al lucrării.

Modulul Urmărire şi Planificare Producţie

Modulul urmărire şi planificare producţie asistă utilizatorul în programarea lucrărilor şi

urmărirea unei comenzi de la lansarea ei în producţie până la facturarea şi livrarea ei către
beneficiar.

Urmărirea unei lucrări se face pe baza unui număr unic de comandă internă generat
automat de program, comanda fiind vizibilă în lanţul de producţie pînă la facturarea ei.

4
 Acest modul conţine 2 submodule:
 submodulul de urmărire a producţiei;
 submodulul de planificare a producţiei.

Urmărirea unei comenzi în producţie se realizează cu un sistem de stări OPEN/CLOSE

definit pentru fiecare punct de lucru din lanţul de producţie (DTP, CTP, Aprovizionare,
Tipar, Finisare, Facturare), cunoscându-se astfel, în fiecare moment, stadiul unei lucrări.

La terminarea unei operaţii din lanţul de producţie, programul memorează data şi ora la
care au fost închise fişele de lucru cât şi angajatul responsabil cu finalizarea etapei
respective.
In baza acestor date se pot genera rapoarte de activitate pentru fiecare angajat.

Modulul de urmarire producţie permite accesul la toate comenzile în execuţie şi

raportează situaţii despre stadiul fiecărei fişe.
De asemenea este permisă modificarea anumitor date ale unei comenzi ce se află în
producţie.

Planificarea producţiei ajuta şeful de secţie în programarea eficientă şi rapidă a

lucrărilor pe maşini, eliminâdu-se timpii morţi şi gâtuirile ce pot apărea în lanţul de producţie.

Programarea unei fişe la tipar se poate face:

 automat;
 manual (utilizatorul poate seta data la care fişa să intre la tipar).

Programarea automată a unei fişe pe maşina de tipar se face ţinând cont de:
 data de livrare a lucrării;
 gradul de încărcare a maşinii de tipar pe care se tipăreşte lucrarea;
 timpul necesar pentru prepress şi realizarea plăcilor;
 restricţiile existente pe maşina de tipar (de ex. timpi pentru revizia maşinii).

5
 Pentru o mai bună vizualizare a datelor, programarea lucrărilor pe fiecare maşină este
reprezentată în mod grafic, având posibilitatea de a se vizualiza programarea cu lucrări pe
fiecare maşina pentru următoarele 10 zile cât şi programările care au fost făcute în trecut.

Odata programată, o fişă poate fi reprogramată manual la o data anume, se poate

inversa ordinea de intrare a fişelor la tipar sau se poate amâna programarea unei fişe.

Programul permite înregistrarea timpilor de întrerupere pentru fiecare maşină de tipar,

existând opţiunea de reprogramare automată a tuturor fişelor programate în intervalul de
pauză.
Modulul permite generarea de rapoarte ce cuprind informaţii specifice producţiei (ex:
programările cu lucrări pe fiecare maşina, tehnologiile folosite în realizarea lucrării etc).

Modulul Gestiunea Magaziei

Modulul Magazie este creat pentru urmărirea fluxului de bunuri stocate în cadrul unitătii.
Aplicaţia poate lucra cu oricare dintre metodele de descărcare a gestiunii (FIFO, LIFO,
PMP).

Funcţionalităţi
 Crearea şi gestionarea unui număr nelimitat de furnizori, fiecare fiind unic
identificat printr-un cod alfa-numeric;
 Adăugarea, modificarea şi anularea de facturi de cumpărare şi de avize de
cumpărare;
 Stornarea de facturi de cumpărare;
 Generarea automată a notelor de intrare recepţie;
 Adaugarea, modificarea şi anularea de bonuri de consum;
 Actualizarea bazei de articole;

6
 Generarea şi tipărirea de rapoarte specifice:
♦ fişa de magazie;
♦ raport stoc la zi, cu posibilitatea setării opţiunii de avertizare când există
stocuri sub valoarea minimă;
♦ balanţa de stocuri;
♦ notă de intrare recepţie;
♦ preţ descărcare articol, raport ce permite vizualizarea preţurilor la care a
fost facută descarcarea din gestiune.
 De asemenea, există disponibil un set de rapoarte de centralizare a datelor din
sistem:
♦ centralizator consum;
♦ centralizator intrări;
♦ centralizator fişe scăzute.

 Fiecare centralizator are implementat un modul de filtrare şi ordonare a datelor,

generându-se astfel rapoarte ce conţin informaţii concludente şi utile.
 Din fiecare submodul al aplicaţiei se poate face exportul datelor în format EXCEL.
 Există posibilitatea transferării datelor din gestiune într-un program de contabilitate.
 Se pot gestiona mai multe depozite ale aceleiaşi societăţi comerciale, cu raportări
pe fiecare depozit şi centralizat.
 Exista posibilitatea scăderii automate pe un bon de consum a materialelor
necesare unei comenzi şi care au fost specificate în fişa lucrării.

7
 Modulul Facturare

Modulul Facturare şi Urmărire Încasări vă permite să gestionaţi uşor şi rapid datele

privind livrarea produselor către clienţi.

Funcţionalităţi
 Se poate crea un număr nelimitat de facturi şi de avize de expediţie a mărfii.
 Aplicaţia permite tipărirea facturilor externe atât în limba româna cât şi în limba
engleză.
 Se pot factura integral sau parţial atât comenzile realizate la cererea clienţilor cât şi
mărfurile proprii vândute terţilor.
 Facturarea comenzilor se realizează simplu şi rapid prin accesarea listei de
comenzi interne nefacturate sau parţial facturate.
 La cerere se pot crea facturi şi avize personalizate.
 Modulul permite înregistrarea şi urmărirea încasărilor.
 Programul generează un set de rapoarte şi centralizatoare specifice:
♦ facturi încasate;
♦ facturi scadente care nu s-au încasat;
♦ comenzi interne facturate;
♦ centralizator încasări/clienţi;
♦ centralizator rest de plată/clienţi;
♦ registru facturi.

Dupa facturare, comanda este închisă – în sensul că ea nu mai apare ca activă în

modulele de ofertare, prepress, tipar, finisare. În schimb, comenzile facturate se regăsesc în
diverse centralizatoare cât şi în lista lucrărilor din submodulul de retipărire.

8
 Modulul Pontaj şi gestiune resurse umane

Modulul Gestiune Resurse Umane vă ajută în gestionarea datelor de personal precum

şi în urmarirea activităţii fiecărui angajat.
Programul ţine evidenţa activităţii fiecărui angajat folosind sistemul condică sau prin
centralizarea orelor de producţie calculate de programul systipo.

Sistemul poate accesa şi prelucra automat datele generate de către un sistem

electronic de acces şi pontaj.
Modulul de pontaj ţine evidenţa întârzierilor, a absenţelor de la lucru cât şi a orelor
suplimentare de zi sau de noapte realizate de fiecare angajat.

Folosind sistemul de centralizare a orelor efectiv lucrate se poate impune o disciplină a

muncii în rândul angajaţilor dar şi o remunerare a acestora diferit, în funcţie de gradul de
complexitate a lucrărilor executate.
Programul permite generarea de rapoarte cu activitatea fiecărui angajat, centralizând
orele lucrate, orele suplimentare, orele de recuperat etc.