HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN – CÔNG VIỆC

( DocFlows)
1 Giới thiệu chung
DocFlows là một chương trình phần mềm có giao diện Web tích hợp cả hai chức năng
quản lý công việc và quản lý công văn. Chương trình này đã đảm bảo tin học hoá phần lớn
các quá trình phân công công việc, xử lý công văn một cách thuận tiện, nhanh chóng,
chính xác và có tính mở cao
DocFlows tập trung vào quản lý luồng công văn và được thiết kế để xử lý theo quy tr ình
ISO và / hoặc không theo quy trình ISO
DocFlows có thể tích hợp với các hệ thống như Call Center, gửi tin nhắn SMS…để thực
hiện xử lý công văn - công việc được giao.
Chương trình DocFlows được xây dựng nhằm các mục đích sau:
 Tin học hoá quá trình lưu trữ và xử lý công văn, quá trình phân công công việc của
một doanh nghiệp.
 Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn cũng như quá trình phân
công công việc.
 Tự động hoá các quá trình nhận - gửi công văn, phân công công việc theo nhiều hình
thức khác nhau
 Hỗ trợ ban giám đốc theo dõi, đánh giá năng lực của từng người, tình trạng xử lý công
văn, công việc của các phòng ban
 Lưu trữ công văn an toàn, tìm kiếm dễ dàng
 Mọi quá trình thực hiện việc xử lý công văn, công việc đều được hệ thống máy tính
ghi nhận nên lãnh đạo sẽ co biện pháp thích hợp để điều chỉnh các hoạt động của các
phòng ban chức năng.

2 Tính năng
2.1 Phân hệ quản lý công văn
Lưu trữ, tìm kiếm, thống kê nhiều dạng, nhiều bảng mã, nhiều nguồn công văn
 Có khả năng lưu trữ, thống kê, xử lý nhiều loại công văn từ công văn đến, công văn đi
đến công văn nội bộ
 Cung cấp khả năng tìm kiếm theo các tiêu chí của công văn, hoặc tìm kiếm toàn văn
theo các bảng mã thông dụng hiện hành: Unicode, TCVN, VNI
Tự động cập nhật công văn từ nhiều nguồn
 Cho phép lưu trữ và cập nhật công văn tự động hoặc bằng tay từ nhiều nguồn khác
nhau: e-mail, fax, văn bản giấy
 Cung cấp khả năng gửi công văn tự động hoặc bằng tay qua nhiều đường khác nhau:
e-mail, fax, printer

2
Tuỳ biến luồng xử lý công văn , xử lý công văn theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO
 Cho phép lưu chuyển công văn tới các phòng theo nhiều đường khác nhau (phân
luồng). Các luồng này có thể được tạo một cách linh hoạt tùy theo yêu cầu xử lý của
từng công văn.
 Cho phép định nghĩa sẵn các luồng xử lý công văn. Các luồng n ày có thể là nối tiếp,
song song hoặc kết hợp cả hai
Cung cấp nhiều hình thức thông báo nhắc nhở như win-form, e-mail, SMS, thoại
 Cung cấp cơ chế cảnh báo, nhắc nhở quá trình thực hiện công văn theo nhiều hình thức
e-mail, pop-up window, tin nhắn SMS, thoại
 Có nhiều hình thức báo cáo khác nhau được may cắt theo yêu cầu từ phía khách hàng
Bảo mật và an toàn dữ liệu cao
 Cung cấp khả năng lưu trữ và khôi phục dữ liệu tự động hoặc bằng tay nhanh chóng,
an toàn
 Cung cấp chế độ bảo mật linh hoạt, chặt ch ẽ
Nhanh chóng “may cắt”, đảm bảo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp
 Chương trình được thiết kế và xây dựng dựa trên các công nghệ hiện đại, đảm bảo việc
thay đổi, chỉnh sửa dễ dàng để phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

2.2 Phân hệ quản lý công việc

2.2.1 Giao việc
 Hệ thống cho phép lãnh đạo thực hiện giao việc cho các phòng ban và tới từng thành
viên trong doanh nghiệp. Các thành viên có thể chấp nhận hoặc từ chối công việc
được giao ( phải nêu rõ lý do từ chối).
 Tự động nhắc việc cho từng người sử dụng thông qua thoại, SMS, Internet…
 Cảnh báo thời gian hoàn thành công vi ệc cho người được giao qua thoại, SMS,
Internet…
2.2.2 Cung cấp lịch biểu công việc
 Cung cấp cho mỗi người trong doanh nghiệp một lịch biểu công việc được giao trong
một khoảng thời gian ( thường là tuần và tháng).
 Cung cấp cho người sử dụng dấu hiệu ưu tiên các công việc cần thực hiện trong thời
gian ngắn.
2.2.3 Nhật ký công việc
 Chương trình ghi lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc của từng cá nhân được giao
việc thông qua hệ thống.
 Hệ thống đưa ra các thống kê, báo cáo giúp lãnh đạo doanh nghiệp có những quyết
định giao việc phù hợp, đạt hiệu quả.

3
 Lãnh đạo có những chỉ đạo kịp thời đối với từng phòng ban, cá nhân về việc thực hiện
công việc được giao.
2.2.4 Thống kê, báo cáo kết quả thực hiện công việc
 Chương trình đưa ra các thống kê, báo cáo về việc thực hiện công việc của các bộ
phận, của từng cá nhân trong doanh nghiệp.
 Dựa vào các thống kê, báo cáo do chương trình đưa ra lãnh đạo sẽ đưa ra các quyết
định về sắp xếp lại cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp một cách phù hợp.

4
3 Một số giao diện của chương trình
Các Module chính của chương trình

5
Nhập công văn

6
Triển khai công văn

7
Phê duyệt công văn

8
Tiếp nhận công văn

9
Lịch biểu công việc

10
Giao việc

11
Báo cáo công việc

12
Bàn giao công việc

13
Cảnh báo nhắc nhở khi có công văn, công việc mới

14
Nhắc việc qua SMS, thoại…

Xử lý đơn đặt hàng

của Công ty 22 - Bộ
Quốc Phòng

4 Yêu cầu hệ thống

Thiết bị

Máy chủ: Tối thiểu Pentium IV 2.6GHz hoặc tương đương, 512MB ECC
Hardware RAM, RAID 1 trở lên
Máy trạm:Tối thiểu Pentium III 500MHz hoặc tương đương, 256MB RAM
Máy chủ:
Hệ điều hành: Windows 2000 Server
Web Server: IIS 5.0
Database Server: SQL Server 2000 Standard Edition (tu ỳ chọn, hoặc có thể
thay thế bằng SQL Desktop Engine được phân phối theo bản cài đặt của
Software
chương trình), hoặc Oracle Database Server với mọi version
Máy trạm:
Hệ điều hành: Windows 98 trở lên
Internet Explorer 5.0 trở lên
Bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ Unicode

15