KANDUNGAN DAN KAEDAH PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 2 (PTK 2)

UNTUK PERKHIDMATAN PEMBANTU AM PEJABAT GRED N1

1. TUJUAN PENILAIAN

Untuk menguji pengetahuan dan kefahaman pegawai sebagai salah satu

syarat Anjakan Gaji dan / atau bagi kemajuan kerjaya.

2. PEGAWAI YANG LAYAK MENDUDUKI PENILAIAN INI

Pembantu Am Pejabat Gred N1 yang telah disahkan dalam perkhidmatan.

3. DESKRIPSI TUGAS PEMBANTU AM PEJABAT GRED N1

Pembantu Am Pejabat adalah bertanggungjawab untuk membantu

melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian dengan memastikan
pergerakan fail, penghantaran surat, memo dan lain-lain dokumen serta
membuat salinan fotostat surat, memo dan dokumen sebagaimana yang
diarahkan oleh Ketua Jabatan.

4. PROFIL TUGAS PEMBANTU AM PEJABAT GRED N1

Gred Fungsi

Mengendalikan pergerakan fail, penghantaran dan

merekod keluar masuk surat, memo dan lain-lain
N1
dokumen Kerajaan serta membuat salinan fotostat surat,
memo, dokumen berperingkat dan dokumen Kerajaan
yang lain.

1
5. KOMPETENSI

i. Mempunyai pengurusan diri dan masa yang baik;

ii. Mahir dalam sistem pengurusan fail-fail biasa, sulit, rahsia dan rahsia
besar;

iii. Mahir dalam urusan menghantar, mengasingkan dan merekod keluar

masuk surat-surat;

iv. Mahir mengendalikan mesin-mesin pejabat di jabatan;

v. Mempunyai pengetahuan mengenai kod etika pejabat awam; dan

vi. Mempunyai kemahiran asas berkomunikasi / interpersonal.

2
6. ASPEK-ASPEK DAN KAEDAH PENILAIAN

KAEDAH PENILAIAN
ASPEK YANG DINILAI
YANG DICADANGKAN
PENGETAHUAN (Markah 20%)

a. Maklumat Organisasi (5%) Ujian lisan

(2 soalan Kefahaman)
- Carta organisasi jabatan.
- Objektif / fungsi jabatan.
- Pengurusan atasan jabatan.

b. Peranan dan Tanggungjawab (15%) Ujian lisan

(3 soalan Kefahaman dan
- Mencatit rekod keluar masuk fail- 2 soalan Aplikasi)
fail Kerajaan.
- Membuka / menutup fail-fail
Kerajaan.
- Menghantar dan merekod keluar
masuk surat, memo dan lain-lain
dokumen Kerajaan.
- Kaedah menjilid dokumen.
- Membuat salinan fotostat.
- Menjaga kebersihan pejabat.

3
 KAEDAH PENILAIAN
ASPEK YANG DINILAI
YANG DICADANGKAN
KEMAHIRAN (Markah 40%)

a. Urusan Sistem Fail (10%) Pemerhatian dan

- Tatacara pengendalian fail. maklumbalas

- Jenis / kategori fail.

- Urusan merekod keluar masuk fail.
- Penutup fail.

Pemerhatian dan
b. Urusan Mendaftar Dokumen (10%)
maklumbalas
- Urusan merekod penerimaan surat,
memo dan lain-lain dokumen
Kerajaan mengikut garis panduan
dan peraturan yang telah
ditetapkan.

Pemerhatian dan
c. Urusan Menghantar Dokumen (10%) maklumbalas
- Urusan penghantaran surat, memo
dan lain-lain dokumen di dalam
atau keluar pejabat.

d. Penggunaan Peralatan Pejabat (10%) Pemerhatian dan

maklumbalas
- Menguasai teknik asas
pengendalain mesin-mesin pejabat.

4
 KAEDAH PENILAIAN
ASPEK YANG DINILAI
YANG DICADANGKAN
NILAI-NILAI PERIBADI (Markah 40%)

a. Keterampilan Diri (5%) Pemerhatian dan

- Berpakaian seragam kemas dan maklumbalas
bersih.
- Sopan dan berbudi bahasa.

b. Displin dan Pengurusan Masa (10%) Pemerhatian dan

- Menepati waktu bertugas. maklumbalas
- Menyelesaikan tugas mengikut
masa yang ditetapkan.
- Menyelesaikan kerja mengikut
arahan dan garis panduan /
peraturan yang ditetapkan.

c. Sikap Kerja Berpasukan (15%) Pemerhatian dan

maklumbalas
- Kerajinan dan kesungguhan dalam
melaksanakan kerja.
- Mampu bekerja secara
berkumpulan.
- Mempunyai nilai integriti yang baik
dalam mengendalikan perlatan
pejabat, maklumat-maklumat
dokumen-dokumen Kerajaan.

d. Komunikasi / Interpersonal (5%) Pemerhatian dan

maklumbalas
- Keupayaan berkomunikasi dengan
jelas.
- Boleh membimbing dan memberi
tunjuk ajar kepada Pembantu Am
Pejabat yang lain.

5
 e. Menghormati Rakan Sejawat dan Pemerhatian dan
Ketua (5%) Maklumbalas
- Melayan rakan sejawat dengan
baik.
- Menghormati dan mematuhi arahan
ketua.

7. SOALAN / TUGASAN

7.1 Aspek Pengetahuan - 10 soalan lisan.

7.2 Aspek Kemahiran - Pemerhatian dan maklumbalas

Bahagian A - Urusan fail dan dokumen.

Bahagian B - Maklumbalas penyelia.

7.3 Aspek Nilai-Nilai Peribadi - Pemerhatian dan maklumbalas.

Bahagian A - Pemerhatian semasa ujian lisan.

Bahagian B - Maklumbalas penyelia.

8. MASA

8.1 Aspek Pengetahuan - 15 minit.

8.2 Aspek Kemahiran - 45 minit.

Bahagian A - 30 minit.

Bahagian B - 15 minit

8.3 Aspek Nilai-Nilai Peribadi - 30 minit.

Bahagian A - 15 minit.

Bahagian B - 15 minit

9. TAHAP KESUKARAN SOALAN : Pengetahuan dan Kefahaman.

6
10. RUJUKAN : Calon tidak dibenarkan merujuk
bahan-bahan bacaan semasa
penilaian.

11. PENGECUALIAN : Tiada pengecualian.

12. KEPUTUSAN : Aras IV – Lulus / melepasi Tahap

Kompetensi pada aras
Kecemerlagan;
Aras III – Lulus / Melepasi Tahap
Kompetensi;
Aras II – Lulus Bersyarat;
Aras I – Tidak Melepasi Tahap
Kompetensi.

13. PEMERIKSA DILANTIK OLEH : Pengerusi Panel Peperiksaan,

Perkhidmatan Pentadbiran
Sokongan, Separuh Mahir / Tidak
Mahir, Kementerian Kebudayaan,
Kesenian dan Warisan Malaysia.

14. BAHASA (SOALAN DAN : Bahasa Malaysia.

JAWAPAN)

15. CARA MEMOHON : Pemohon hendaklah mengisi

borang yang disediakan dan
permohonan hendaklah diperakui
dan diluluskan oleh Ketua
Jabatan.

16. PERMOHONAN DIKEMUKAKAN : Urus Setia Peperiksaan &

KEPADA Kompetensi, Kementerian
Kebudayaan, Kesenian dan
Warisan Malaysia.

17. PUSAT PEPERIKSAAN AKAN : Akan ditentukan oleh Urus Setia

DITETAPKAN OLEH Peperiksaan & Kompetensi,
Kementerian Kebudayaan,
Kesenian dan Warisan Malaysia.

18. KEKERAPAN PEPERIKSAAN : Satu hingga empat kali setahun.

7
19. TARIKH AKHIR : 4 minggu sebelum tarikh
MENGEMUKAKAN peperiksaan.
PERMOHONAN

20. MAKLUMAT LANJUT : Urus Setia Peperiksaan &

BOLEH DIPEROLEHI Kompetensi, Bahagian Sumber
Manusia, Kementerian Kebudayaan,
Kesenian dan Warisan Malaysia,
Tingkat 17, Menara TH Perdana,
1001 Jalan Sultan Ismail,
50694 Kuala Lumpur.

No. Telefon : 03-2612 7600

No. Faks : 03-2697 3646
Laman web : www.heritage.gov.my