Relaţiile publice

1. Conceptul de relaţii publice

Activitatea de relaţii publice este în general definită prin prisma unor tehnici sau tactici
cum ar fi : promovarea în paginile editoriale ale unei publicaţii, interviul cu purtătorul de
cuvânt al unei organizaţii difuzat de un post de televiziune sau participarea unei celebrităţi la
un eveniment. Ceea ce majoritatea oamenilor nu sesizează este faptul că relaţiile publice sunt
de fapt un proces care implică foarte multe aspecte: cercetarea şi analiza, programarea,
comunicarea precum şi feed-back-ul pe care îl primeşte organizaţia, în cazul nostru, Ministerul
Administraţiei şi Internelor, de la diferitele segmente de public.

Cea mai cunoscută şi mai acceptată definiţie a Relaţiilor Publice este cea a lui Rex
1
Harlow : Relaţiile publice reprezintă funcţia managerială distinctă care ajută la stabilirea
şi menţinerea unor limite reciproce de comunicare, la acceptarea reciprocă şi la
cooperarea dintre o organizaţie şi publicul ei; ele implică managementul problemelor,
ajutându-i pe manageri să fie informaţi asupra opiniei publice şi să răspundă cererilor
opiniei publice; ele definesc şi accentuează obligaţiile managerilor de a anticipa
tendinţele mediului; ele folosesc ca principale instrumente de lucru cercetarea şi
comunicarea bazate pe principii etice.

O altă definiţie este cea elaborată de Institutul Britanic de Relaţii Publice, conform
căreia acestea reprezintă efortul planificat să influenţeze opinia publică prin buna
reputaţie şi performanţa responsabilă, bazat pe acte satisfăcătoare de comunicare
bidirecţională. De asemenea, potrivit Asociaţiei Internaţionale de Relaţii Publice: Relaţiile
publice sunt funcţia managerială care evaluează atitudinea publicurilor, identifică
politicile şi procedurile unui individ sau ale unei organizaţii faţă de interesul public,
elaborează şi execută un program pentru a dobândi înţelegerea şi acceptarea publicului.

În final, o definiţie mult mai potrivită este cea dată de Scott Cutlip în cartea sa
“Effective Public Relations”. Potrivit acestui autor, relaţiile publice sunt acea funcţie de
management ce identifică, stabileşte şi menţine relaţii mutual benefice între o
organizaţie şi diverse categorii de public de care depinde succesul sau decăderea
respectivei organizaţii.

Relaţiile Publice în Ministerul Administraţiei şi Internelor sunt reglementate de

Instrucţiunile nr. 171 din 21. 11. 2001, privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de
Relaţii Publice, Tradiţii, Educaţie şi Sport.

1
Rex HARLOW, articolul Building a Public Relations Definition publicat în revista „Public Relations Review“
(Harlow, 1976)

1
 Prin activitatea de relaţii publice a Ministerului Administraţiei şi Internelor se
înţelege stabilirea şi menţinerea unor legături de comunicare permanente şi corecte cu
societatea civilă şi instituţiile acesteia.

În plan concret, relaţiile publice ale Ministerului Administraţiei şi Internelor

reprezintă acel element al mixului promoţional, care se bazează în principal pe
comunicarea nonverbală şi nonpersonală, ce urmăreşte evaluarea atitudinii publicului,
identificarea acelor aspecte care pot să trezească preocuparea cetăţenilor şi elaborarea
unor programe care să atragă înţelegerea şi atitudinea favorabilă a publicului faţă de
organizaţie şi activităţile desfăşurate de aceasta, informarea potenţialilor beneficiari cu
privire la natura şi caracteristicile activităţilor desfăşurate de Ministerul Administraţiei şi
Internelor, în vederea încurajării cetăţenilor să apeleze la serviciile sale şi cu scopul
creării convingerii acestora că structurile din subordinea Ministerului Administraţiei şi
Internelor acţionează numai în interesul cetăţenilor.

În acest context, relaţiile publice apar sub forma contactelor directe realizate, în
mod constant şi sistematic, de către Ministerul Administraţiei şi Internelor cu diferite
categorii de public, cu persoane din cadrul altor instituţii din ţară sau străinătate, cu lideri
de opinie, cu organizaţii nonguvernamentale, în scopul obţinerii sprijinului lor pentru
realizarea activităţilor specifice. Relaţiile publice sunt importante şi în scopul de a limita
potenţiale atacuri, indiferent de natura acestora.

Relaţiile publice se pot manifesta şi cu prilejul desfăşurării unor congrese,

simpozioane, reuniuni internaţionale în cadrul cărora, pe lângă evocarea şi transmiterea
unor informaţii cu privire la organizaţie şi structurile sale, se urmăresc şi realizarea
contactelor cu specialiştii din cadrul altor instituţii, cu reprezentanţi ai presei etc.

În concluzie, putem identifica mai multe cuvinte cheie care ne pot ajuta să definim
relaţiile publice:

1. Deliberat - este o activitate făcută cu intenţia de a influenţa, a genera

înţelegere, informaţii, reacţii;
2. Planificat - sunt activităţi planificate ce se bazează pe o cercetare şi analiză
riguroasă;
3. Fapte - susţinerea şi bunăvoinţa publicului nu pot fi câştigate doar prin
activităţi de relaţii publice; acestea trebuie susţinute de fapte;
4. Interes public - rezultatul acţiunilor de relaţii publice trebuie să fie mutual
benefic atât pentru organizaţie cât şi pentru diversele categorii de public
cărora i se adresează;

2
 5. Comunicare biunivocă - este esenţial se existe comunicare în ambele direcţii
şi activităţile de relaţii publice să nu se rezume doar la transmiterea de
informaţii către public, ci şi la recepţionarea lor;
6. Funcţie de management - relaţiile publice sunt eficiente atunci când sunt
parte integrantă a deciziilor conducerii organizaţiei şi mult mai puţin
eficiente atunci când doar difuzează informaţiile după ce decizia a fost luată
la nivel central.
Practic, relaţiile publice se bazează pe câteva aspecte clare:

- este o funcţie managerială

- deliberată
- planificată
- la nivel performant
- care captează interesul publicului

- presupune o comunicare bilaterală.

În plan conceptual, există o serie de principii care guvernează relaţii publice ale
Ministerului Administraţiei şi Internelor şi anume :
- Principiul transparenţei - informaţiile de interes public despre
activitatea, realizările şi neîmplinirile organizaţiei şi structurilor
subordonate vor fi transmise complet şi nedistorsionat.
- Principiul complementarităţii – acţiunile de informare şi relaţii publice
desfăşurate de Ministerul Administraţiei şi Internelor vor fi conjugate cu
efortul de informare al structurilor de relaţii publice aparţinând altor
instituţii cu care cooperează în exercitarea atribuţiilor specifice (Ministerul
Public, Ministerul Justiţiei s.a.).
- Principiul „vocii unice” – purtătorul de cuvânt al instituţiei reprezintă
vocea unică a instituţiei.
- Principiul utilităţii – construcţia mesajului va ţine seama de nevoile de
informare ale cetăţeanului sau ale grupurilor ţintă.
- Principiul diferenţei – pe lângă mesajele generale, nediferenţiate, vor fi
concepute şi difuzate mesaje distincte, în raport de nevoile de informare
ale fiecărui grup ţintă.
- Principiul parteneriatului – acţiunile de informare şi relaţii publice vor fi
desfăşurate, după caz, cu sprijinul organizaţiilor oamenilor de afaceri, al
altor organizaţii interesate, reprezentanţilor comunităţilor locale şi al
componentelor Sistemului Naţional de Apărare, Ordine Publică si Siguranţă
Naţională, precum şi în cooperare cu alte organisme guvernamentale sau
neguvernamentale sau cu societatea civilă.

3
 În societatea românească de azi, există mai multe feluri de a înţelege activitatea
numită relaţii publice. În mod frecvent şi eronat, o parte mare a publicului crede că
termenul se referă doar la contactul dintre angajaţii aflaţi la poarta ori la ghişeul unei
instituţii şi persoanele care se prezintă acolo pentru diverse solicitări.
O simplificare şi mai severă a noţiunii, limitează totul la politeţea şi răbdarea pe
care trebuie să o aibă funcţionarii, atunci când sunt faţă în faţă cu solicitanţii.
Toate aceste obligaţii aparţin însă activităţii de relaţii cu publicul.
Relaţiile cu publicul sunt doar un doar un segment al complexului de activităţi şi
specializări care asigură relaţiile publice ale unei organizaţii.
Relaţiile publice revin ca atribuţii, în primul rând, profesioniştilor special pregătiţi şi
conducătorilor din prima linie de decizie; apoi, ca obligaţie de a respecta linia trasată,
tuturor angajaţilor instituţiei.
De aceea, poziţia şi subordonarea specialistului în relaţii publice este, la orice
instituţie, în imediata apropiere a managerului principal.
În general, trebuie să distingem, pe de o parte, între relaţiile publice ca
disciplină ştiinţifică şi activitatea de relaţii publice ca aplicaţie practică. Dacă prima
componentă are un caracter teoretic, a doua are un caracter aplicativ, fiind fundamentată
prin prima.
Se disting două componente ale activităţii de relaţii publice:
- componenta internă, care începe odată cu constituirea organizaţiei şi în cadrul
căreia se realizează comunicarea în interiorul acesteia. Rolul acesteia este de a optimiza
fluxul de comunicare şi de a asigura buna funcţionare a organizaţiei prin diverse tactici,
metode, mijloace şi tehnici. Specialistul în relaţii publice previne producerea de crize în
cadrul organizaţiei, ori, dacă acestea s-au produs, identifică căile de depăşire a
momentului cu pierderile de imagine cele mai mici pentru organizaţie.
- componenta externă, care se manifestă pe fondul desfăşurării activităţii
organizaţiei într-un mediu cu care aceasta interacţionează. Interacţiunea cu mediul
trebuie gestionată de către specialistul în relaţii publice. Fiecare organizaţie are unul sau
mai multe publicuri, cu atitudini şi opinii faţă de organizaţie diferite. Acestea pot fi
favorabile sau nu. Specialistul în relaţii publice este interesat de atitudinile şi
comportamentul publicului faţă de organizaţie, care trebuie să fie unele favorabile. El
este interesat de modelarea opiniilor publicului conform intereselor organizaţiei.
Activitatea sa de formare a unei imagini conforme a organizaţiei se numeşte promovare.
Promovarea are două componente:
- informarea, în cadrul căreia se transmit informaţii privind organizaţia, serviciile
şi produsele acesteia.
Activitatea de informare poate apela la două tipuri de metode:
� tehnici de comunicare fixe, care aşteaptă publicul (ghişeele, firma luminoasă
� tehnici de comunicare ofensive, prin intermediul cărora publicului i se iese în
cale şi i se oferă informaţii (presă, pliante, prin agenţi, pagina web etc).

4
 - persuasiunea, prin intermediul căreia publicului i se inoculează opinii favorabile
şi i se creează convingeri. Activitatea de persuasiune asupra publicului utilizează forme
de relaţionare, tehnici de comunicare şi figuri de stil. Aceasta trebuie să ţină seama de
procesele mentale parcurse de individ atunci când îşi formează opiniile.
În funcţie de amploarea problemelor, activităţile de relaţii publice pot fi şi
externalizate, parţial sau într-o mai mare măsură. Astfel, unele programe necesare
organizaţiei (sondaje de opinie, consfătuiri, campanii de promovare a imaginii etc.) sunt
realizate, prin contract, de către specialişti sau firme din afara acesteia.
Un profesionist al relaţiilor trebuie să pună în acord:

 obiectivele instituţiei,

 normele ei de funcţionare,

 prejudecăţile conducerii şi ale personalului, despre cei din afara instituţiei,

 prejudecăţile existente în societate despre instituţie şi realizările ei.

Concluzii:

 RELAŢIILE PUBLICE constituie o funcţie a conducerii organizaţiei, bazată

pe o activitate continuă şi sistematică, prin intermediul căreia
organizaţia caută să obţină înţelegerea, simpatia şi sprijinul celor cu care
are relaţii în prezent sau va avea în viitor.
1. Relaţiile publice au ca suport de lucru buna comunicare a unei organizaţii cu
oamenii sau cu alte organizaţii.
2. Relaţiile publice au obiective atât în exterior, cu societatea, cât şi în
interiorul organizaţiei, cu personalul propriu.
3. Relaţiile publice sunt o responsabilitate a conducerii şi un interes pentru tot
personalul unei organizaţii care este în contact direct cu societatea.
4. Relaţiile publice ale oricărei organizaţii sunt proiectate şi controlate de
specialişti.
Obiectivele standard ale activităţilor de Relaţii Publice sunt:

• Fluidizarea comunicării dintre organizaţie şi publicul său.

• Realizarea şi menţinerea încrederii publicului faţă de organizaţie.

• Câştigarea simpatiei constante a publicului.

• Asigurarea sprijinului dat de public pentru acţiunile curente ale

organizaţiei şi pregătirea unui suport pentru cele viitoare.

2. Componentele relaţiilor publice

5
  Consultanţa, presupune asigurarea consultanţei pentru conducerea
organizaţiei referitor la politici, relaţii şi comunicare.
 Cercetarea, constă în determinarea atitudinilor şi comportamentelor
publicului pentru a planifica strategiile de PR menite fie să genereze
înţelegerea mutuală, fie pentru a influenţa publicul.
 Relaţiile cu mass media, presupun cooperarea cu mass media în
vederea asigurării publicităţii în paginile editoriale sau pentru a
răspunde interesului mass mediei referitor la organizaţie.
 Promovarea în paginile editoriale, constă în transmiterea planificată de
mesaje prin canale media atent selectate în scopul sprijinirii intereselor
organizaţiei.
 Relaţiile cu angajaţii sunt menite să raspundă îngrijorărilor angajaţilor,
să îi motiveze şi să îi informeze.
 Relaţiile cu comunitatea/sponsorizări/acţiuni caritabile sunt activităţi
planificate cu comunitatea menite să menţină un mediu ce este benefic
atât organizaţiei, cât şi comunităţii respective.
 Afacerile publice (public affairs) constau în implicarea eficientă în
crearea şi aplicarea politicilor publice şi adaptarea organizaţiei la
aşteptările publicului.
 Afacerile guvernamentale (government affairs) presupun stabilirea de
relaţii directe cu legislativul, executivul şi agenţiile de reglementare.
 Issue management se axează pe identificarea şi rezolvarea unor
probleme de interes public ce afectează organizaţia (efectele radiaţiilor
electromagnetice emise de telefoanele mobile asupra organismului).
 Evenimentele speciale în cadrul cărora se urmăreşte stimularea
interesului pentru o persoană sau organizaţie printr-un eveniment
concentrat pe grupul ţintă; aceste evenimente pot avea scopul de a
permite organizaţiei să interacţioneze direct cu publicul.

3. Noţiunea de public şi categorii de public

Potrivit, Dicţionarului de sociologie, publicul reprezintă un grup de persoane
interesate sau afectate de o problemă şi faţă de care adoptă o poziţie pro sau contra,
exprimată cu diferite grade de intensitate2.
În opinia noastră, prin public înţelegem un grup de persoane interesate sau
afectate de o problemă şi care comunică, în legătură cu ea, adoptând poziţii pro sau
contra, exprimate cu diferite grade de intensitate.
Oamenii se pot grupa şi participa activ în mai multe publicuri. Fiecare persoană
poate aparţine succesiv sau simultan mai multor publicuri, conform numărului de centre

2
Dicţionar de sociologie, ed. Ştiinţifică, Bucureşti, 1993

6
de interes pe care le are, prin sistemul comunicaţiilor şi al contactelor sale
interpersonale3.
Se pot identifica mai multe categorii de public, în funcţii de următoarele criterii:

I. După apartenenţa la organizaţie:

• public intern;

• public extern.
II. După specificul relaţiilor:

• mass media;
• angajaţii unei instituţii/ organizaţii;
• comunitatea/ societatea civilă;
• instituţiile guvernamentale etc.
III. După gradul de implicare:
• primar;
• secundar;
• special.
În ceea ce priveşte Ministerul Administraţiei şi Internelor, publicul este constituit,
în principal, din următoarele categorii:
1. Publicul extern, respectiv beneficiarii activităţilor desfăşurate de structurile din
subordinea sa. În această categorie putem include:

 cetăţenii români,
 comunităţile de persoane,
 cetăţenii străinii şi apatrizii,

 instituţiile statului cu atribuţii în domeniul ordinii şi siguranţei naţionale

(Ministerul Justiţiei / Parchetul, Prefectura, Primăria, S.R.I., S.P.P., M.Ap.N.)
 presa,
 şcolile,
 organizaţiile nonguvernamentale,

 asociaţiile recunoscute (sindicate etc.)

 partidele politice,
 furnizorii.
2. Publicul intern, constituit din:
 personalul angajat,
 instituţiile de formare a cadrelor,

 cadrele în rezervă şi veteranii.

3
Dicţionar de psihologie generală, ed Ştiinţifică, Bucureşti, 1981

7
 Având în vedere această clasificare a publicului, comunicarea publică a M.A.I.
trebuie particularizată în aşa fel încât toate aceste grupuri să se poată regăsi în
preocupările actuale şi de viitor ale instituţiei.
Pentru a se ajunge la aceste rezultate, specialiştii de relaţii publice acţionează
întotdeauna în două sensuri :

 dinspre public spre organizaţie, în scopul de a cunoaşte publicul pentru

a informa conducerea organizaţiei despre nevoile lui reale dar şi despre
dorinţele şi aspiraţiile pe care acesta le nutreşte. Tot pentru informare,
specialiştii urmăresc şi cum este văzută în public organizaţia, dar mai ales
cum înţelege şi apreciază publicul intenţiile ei prezente şi de viitor.

 dinspre organizaţie spre public, pentru a prezenta, cât mai explicit,

acţiunile şi obiectivele organizaţiei. Dacă activitatea RP, în acest sens, este
bine făcută, atunci oamenii şi publicurile în care sunt ei reuniţi îşi vor înţelege
exact locul lor în tot ceea ce întreprinde organizaţia şi - dacă sunt mulţumiţi -
vor coopera cu aceasta.
Atunci când cele două direcţii de acţiune RP evoluează echilibrat, intenţiile şi
realizările fiecărei părţi vor fi cunoscute şi înţelese corect de cei interesaţi. Iar despre
organizaţia care îşi foloseşte în acest fel relaţiile publice, se spune că are "imagine bună".

4. Tactici şi tehnici de relaţii publice

A. COMUNICATUL DE PRESĂ
Comunicatul de presă este unul dintre cele mai utilizate tactici de PR în relaţia cu mass
media. El reprezintă o informare succintă, rapidă, de actualitate, care prezintă fapte.

Există mai multe tipuri de comunicate:

- Comunicatul – invitaţie;

- Comunicatul de reamintire;

- Comunicatul - anunţ;

- Comunicatul statistic;

- Comunicatul de informare;

- Comunicatul oficial;

- Comunicatul pentru radio şi TV;

- Comunicatul video.

8
 Reguli care trebuie respectate cu ocazia redactării unui comunicat de presă:

Măsuri ce trebuie luate:

• Asiguraţi-vă că informaţia pe care o comunicaţi să prezinte valoare de noutate.

• Nu faceţi anunţuri inutile, care nu vor atrage atenţia nimănui.

• Asiguraţi-vă că anunţul dvs. se adresează persoanelor pe care le vizaţi.

• Încercaţi să anticipaţi care vor fi mediile care vor reacţiona pozitiv la mesajul dvs.

• Decideţi dacă este mai avantajos să vă adresaţi direct sau în presa scrisă.

Editarea comunicatului

• Nu dactilografiaţi niciodată textul la un rând. Intervalul optim este de un rând şi jumătate.

Spaţiul dintre rânduri permite ziaristului să lucreze mai uşor iar textul este mai uşor de
urmărit de dactilografe.

• Listează pe o singură faţă a foii

• Nu uita să menţionezi “pentru difuzare imediată” sau data de difuzare în partea de sus a
primei pagini

• Două rânduri mai jos trebuie trecut titlul scurt dar descriptiv

• Alte două rânduri mai jos începe comunicatul de presă cu data la care este dat publicităţii
precum şi locul

• Pe prima pagină, deasupra titlului sau pe ultima pagină, dupa ultima frază a comunicatului
trebuie să apară numele, funcţia şi numerele de telefon, fax şi e-mailul persoanei de
contact

• Comunicatul va fi recepţionat mai pozitiv de cititori când textul este scurt, prezintă
acurateţe şi este formulat la obiect.

• Lăsaţi o margine de 3-5 cm în stânga textului. Asta va permite să folosească spaţiul

pentru diferite recomandări tehnice (caracterul literei, dimensiuni, subtitluri suplimentare
etc).

• Este însă de preferat ca textul dactilografiat al comunicatului să nu depăşească o pagină şi

jumătate.

Limbaj şi stil

9
 • Compuneţi propoziţiile comunicatului într-un stil direct şi simplu. Propoziţiile lungi şi
complexe, cu multe ramificaţii colaterale şi cu un vocabular prea încărcat nu fac textul mai
impresionant.

• Înainte de a începe redactarea unui comunicat este important să vă definiţi publicul căruia
acesta îi este destinat. Mesajul trebuie să fie redactat într-un limbaj care să evite referirile
specializate.

• Foloseşte timpul prezent dacă doreşti să faci comunicatul de presă să pară actual (în
special în cazul în care evenimentul relatat îşi pierde importanţa după câteva zile). Dacă
comunicatul se referă la acţiuni trecute foloseşte timpul trecut;

• Organizează materialul: fă o listă cu toate punctele pe care doreşti să le comunici apoi

organizează-le în ordinea priorităţii;

• Când te apuci de scris foloseşte regula piramidei inversate: primul paragraf trebuie să
raspundă la cât mai multe din următoarele întrebări: cine, ce, când, unde, cum şi de
ce. Următoarele paragrafe vin să completeze primul paragraf cu detalii. Detaliile trebuie
ordonate în ordinea descrescătoare a importanţei lor astfel încât la sfârşitul comunicatului,
în ultimul paragraf de exemplu să avem doar detalii ce la o eventuală editare pot fi
eliminate fără a afecta major informaţia de bază;

• Conţinutul trebuie să aibă valoare de ştire;

• Obţine aprobările necesare înainte de a-l da publicităţii.

DECLARAŢIA DE PRESĂ
Declaraţia de presă este un material scris tot după regulile comunicatului de presă în
care organizaţia face public punctul de vedere referitor la o anumită problemă. Declaraţiile de
presă sunt în general folosite ca reacţie la anumite evenimente.

C. MAPA/ DOSARUL DE PRESĂ

Mapa de presă este folosită în foarte multe situaţii: la conferinţe de presă, la interviuri,
etc. În funcţie de ocazia în care este folosită precum şi modul în care este distribuită,
continuţul mapei poate varia.

Este un ansamblu complet de documente care se referă la o anumită temă, la un

anumit eveniment. Acest dosar este destinat jurnaliştilor, conţine fapte, desfăşurarea lor în
timp, precum şi numeroase informaţii.

Mapa de presă poate conţine:

I. Comunicatul de presă - forma de bază a comunicării cu mass media;

10
 II. Textul integral al discursurilor, documentelor publice sau prezentărilor pe care se
bazeză comunicatul;
III. Fact sheets/backgrounder - documente care furnizează detalii referitoare la
subiectul mapei de presă;
IV. Glosar cu termenii tehnici ce nu au putut fi evitaţi;
V. broşură de prezentare a organizaţiei;
VI. Un raport anual dacă este cazul;
VII. Schiţe biografice şi fotografii ale persoanelor menţionate în comunicat sau care au
susţinut interviul sau conferinţa de presă.
Dosarul de presă trebuie să fie lesne utilizat, astfel încât jurnalistul să găsească
toate elementele şi datele de care are nevoie pentru redactarea articolului său. Încă de la
prima vedere, dosarul trebuie să fie atractiv, forma sa grafică să stimuleze curiozitatea de
a-l consulta. Cu toate acestea, dosarul nu trebuie să fie luxos: calităţile sunt concizia,
claritatea şi simplitatea.
Documentele trebuie să fie reunite într-un ambalaj solid, uşor de transportat şi de
folosit. E bine să precizaţi:
� denumirea organizaţiei şi sigla;
� titlul;
� menţiunea „Dosar de presă”;
� data;
� numele funcţionarului care poate fi contactat ulterior, numerele sale de
telefon şi de fax;
� sumarul care prezintă clar diferite părţi ale dosarului, cu numărul paginii
corespunzătoare;
� rezumatul informaţiei conţinute în dosar;
� Elementele dosarului (discurs, rezumat al intervenţiilor participanţilor etc.).
Dosarul de presă poate fi dat jurnaliştilor în diferite momente:
� cu ocazia unei manifestări (ex. conferinţă de presă): cel mai adesea, dosarul
este dat jurnaliştilor la sosire;
� dacă jurnaliştii invitaţi nu au putut participa la eveniment, este bine să găsim
mijlocul prin care dosarul să le parvină ulterior, însoţit de câteva rânduri: atunci când un
simplu comunicat de presă nu este de ajuns pentru a oferi toată informaţia necesară, se
poate trimite dosarul, fără a mai reuni jurnaliştii.

CONFERINŢA DE PRESĂ
Conferinţa de presă trebuie să aibă un caracter de eveniment; să capteze atenţia
publicului; să suscite şi să aducă răspunsuri precise.

11
 Conferinţa de presă oferă avantajul reunirii simultane a tuturor jurnaliştilor
interesaţi de un anumit subiect, într-un mod omogen şi realizarea unui schimb de
informaţii.
Conferinţa de presă este o operaţiune importantă şi delicată, iar pregătirea ei
trebuie să fie meticuloasă. Este necesar să respectăm următoarele reguli:
• Asiguraţi-vă că nici un alt eveniment important nu are lor în aceeaşi zi.
• Pregătiţi dosarul de presă.
• Alegeţi o oră de desfăşurare compatibilă cu programul jurnaliştilor. Durata totală a
unei conferinţe de presă este de aproximativ o oră şi jumătate.
• Trimiteţi invitaţiile jurnaliştilor în funcţie de specializarea lor. Invitaţia trebuie
trimisă cu o săptămână înainte de conferinţă. Reamintirea telefonică este întotdeauna
utilă. Este necesar să inviţi la conferinţa de presă toate canalele media relevante pentru
subiectul acesteia.
• Redactaţi invitaţia pe carton sau pe hârtie de scrisori, indicând clar obiectivul
conferinţei de presă, numele şi funcţia exactă a persoanelor care susţin, locul şi ora.
Indicaţi un număr de telefon pentru confirmările de participare.
• Amenajaţi sala într-un mod accesibil, echipaţi-o cu toate cele necesare: mese,
scaune pentru vorbitori (ale căror nume trebuie să fie indicate vizibil), echipament audio-
video, lumini, scaune, microfoane.
• Dacă sunt mai multe persoane care participă la conferinţă, organizaţi în ajun o
reuniune de informare.
• Conferinţa de presă poate fi improvizată rapid, atunci când urmează unor
evenimente extraordinare. În acest caz, invitaţiile se fac prin comunicat sau telefonic.
Organizaţi riguros, chiar şi în acest caz.
• Distribuie materiale înainte de conferinţă. Acest lucru îi va ajuta pe jurnalişti să se
familiarizeze cu subiectul, vor putea lua notiţe direct pe materialul furnizat de organizaţie
mărind şansele de a nu pierde aceste materiale, îi va ajuta să pună întrebări pertinente;
• Nu include informaţii irelevante.
• Cu privire la locaţia conferinţei de presă, încăperea trebuie să fie organizată în aşa
fel încât să lase spaţiu suficient în faţa vorbitorilor şi pe mijlocul sălii pentru reporterii de
televiziune şi fotoreporteri. De asemenea, ea trebuie să fie pe cât posibil izolată fonic
pentru a permite înregistrarea;
• În privinţa expunerii, ea trebuie pregătită cu mare atenţie şi nu va depăşi 45 de
minute. Este necesar să se respecte întotdeauna programul anunţat. De asemenea, este
bine să se utilizeze suporturi pentru expunere (diapozitive, scheme etc.).
• Este necesar să precizaţi clar atunci când nu doriţi să fiţi citat ca sursă pentru o
informaţie; să răspundeţi întrebărilor într-un mod cât mai clar posibil; iar, dacă este cazul,
nu ezitaţi să refuzaţi comentariile sau declaraţiile în legătură cu o chestiune mai delicată.
După conferinţă, se recomandă a se face bilanţul participanţilor şi a se expedia
rapid dosarele necesare jurnaliştilor care au absentat.

12
 E. INTERVIUL
Reguli generale:
- Stabileşte ştirea pe care doreşti să o comunici;
- Scrie comunicatul de presă şi fă o mapă de presă;
- Distribuie comunicatul împreună cu mapa de presă;
- Sună reporterii cărora le-ai trimite informaţia şi oferă-le posibilitatea de a face
interviul.
Cum pregăteşti un interviu:

- Identifică maximum 5 mesaje cheie pe care doreşti să le comunici în interviu;

- Încearcă să identifici subiectele pe care jurnalistul ar dori să le abordeze în interviu;
- Pentru fiecare din aceste subiecte identifică două sau trei aspecte care te vor ajuta să
îţi atingi obiectivele;
- Pe baza celor de mai sus, încearcă să anticipezi întrebările jurnalistului şi răspunsurile
cele mai potrivite;
- Fă câteva repetiţii îmbunătăţind răspunsurile.
Interviul propriu-zis
- Nimic nu este “off the record’. Tot ceea ce vei spune poate fi publicat;
- Aminteşte-ţi pe tot parcursul interviului mesajele cheie şi încearcă să le plasezi în
răspunsuri ori de câte ori este nevoie. Nu te pierde în detalii irelevante;
- În cazul interviurilor telefonice, foloseşte întrebările şi răspunsurile pregătite dar
încearcă să nu pari că citeşti;
- Dacă nu cunoşti răspunsul la o întrebare, spune-i reporterului acest lucru şi revin-o
după interviu cu răspunsul;
- Dacă jurnalistul îţi cere informaţii confidenţiale pe care nu doreşti să i le dai, spune-i
acest lucru într-un mod ferm dar politicos;
- În momentul în care ai spus ce aveai de spus referitor la un anumit subiect, încetează
să vorbeşti şi aşteaptă întrebarea următoare;
- Pentru interviurile televizate, evită să porţi culori sau bijuterii stridente, nu face
mişcări bruşte, nu îţi miji ochii datorită luminilor prea puternice şi încearcă să alegi ca
loc de desfăşurare o zonă care reprezintă cel mai bine organizaţia;
- Dacă interviul este realizat în birou, nu lăsa pe masă nici un fel de documente
confidenţiale. Ochiul jurnalistului vede foarte multe.

G. CERERILE DE INFORMAŢll
Cererile de informaţii din partea mass mediei trebuie onorate rapid şi în limita
timpului pe care jurnalistul îl are la dispoziţie. Dacă organizaţia, decide să nu furnizeze
informaţiile cerute, acest lucru trebuie comunicat jurnalistului în cel mai scurt timp.

13
Respectând această regulă poţi câştiga respectul şi încrederea jurnaliştilor stabilind o
relaţie de lungă durată cu aceştia.

14
 5. Structurile de Relaţii Publice specifice Ministerului Administraţiei
şi Internelor
Purtătorul de cuvânt
Purtătorul de cuvânt exercită o misiune generală de informare despre activităţile
organizaţiei.

Pe de o parte, el elaborează mesajul oficial al organizaţiei.

De asemenea, el prezintă presei deciziile liderilor, politicile adoptate, integrându-se
logicii de ansamblu a activităţii organizaţiei;
Pe de altă parte, la cererea liderului organizaţiei sau din proprie iniţiativă, în limitele
mandatului său, purtătorul de cuvânt poate să prezinte orice aspect legat de
activitatea organizaţiei.
Purtătorul de cuvânt lucrează în strânsă legătură cu alte organizaţii (Guvern,
ministere, sindicate, asociaţii patronale, mass-media etc) care se ocupă de subiectul
abordat de el. Direcţia de Relaţii Publice (DRP) este pusă la dispoziţia sa ori de câte ori
are nevoie.

Direcţia Informare şi Relaţii Publice este departamentul prin care Ministerul

Administraţiei şi Internelor se deschide către opinia publică: societate civilă,
jurnalişti sau simpli cetăţeni.
DIRP însufleţeşte şi coordonează procesul de comunicare dintre organizaţie şi
public şi în acest sens:

• Difuzează materiale pentru presă şi pentru cei care le solicită;

• Reflectă părerile colaboratorilor referitoare la posibilitatea de optimizare a

activităţii de PR;

• Integrează sugestiile pe care le primeşte;

• Asigură transparenţa în ce priveşte deciziile luate la nivelul MAI.

Sarcinile DIRP sunt consacrate de legea sau statutul de organizare al instituţiei şi

pot fi următoarele:

• Să efectueze acţiuni de informare referitoare la iniţiativele şi acţiunile organizaţiilor

(pentru mass-media, la cererea purtătorului de cuvânt);
• Să acorde asistenţă tehnică liderilor şi compartimentelor organizaţiei care desfăşoară
activităţi de relaţii publice şi să o asigure, dacă este cazul;
• Să difuzeze informaţii reprezentaţilor instituţiilor cu care organizaţie sa se află în
relaţii de cooperare, precum şi presei, cu privire la obiectivele, deciziile şi acţiunile
publice pe care organizaţia sa le realizează;
• Să coordoneze sau să efectueze studii şi sondaje de opinie;
• Să stocheze toate declaraţiile publice ale liderilor organizaţiei, ale purtătorului de
cuvânt, precum şi toate feed-back-urile consemnate în presă;

15
• Să stocheze şi să evalueze întrebările şi solicitările adresate de mass-media sau de
public organizaţiei;
• Să elaboreze materiale tipărite, video, audio care sprijină prestaţiile publice ale
membrilor organizaţiei.
Pentru a răspunde acestor sarcini, DRP este fi organizată în mai multe
departamente sau grupuri de lucru, care răspund fie de informarea liderilor organizaţiei,
fie de comunicarea organizaţiei cu publicul său, fie de analiză.

Activităţile de Comunicare ale DRP sunt:

1. Informarea organizaţiei proprii

DIRP va realiza sondaje şi studii calitative pentru a urmări evoluţia percepţiei
opiniei publice referitoare la obiectivele organizaţiei, raporturile cu partenerii de dialog,
semnificaţia şi implicaţiile evenimentelor care se produc în cadrul relaţiilor dintre minister
şi alte organizaţii.
Realizează periodic un raport de evaluare destinat liderilor organizaţiei, raport ce
oferă o viziune sintetică a aşteptărilor şi opiniilor grupurilor-ţintă asupra acţiunilor
organizaţiei.
DIRP asigură un rol de consultanţă şi coordonare pentru exploatarea sondajelor
comandate la alte organizaţii, pe care le stochează şi analizează.
Revista presei.
DIRP difuzează zilnic conducerii organizaţiei revista presei şi realizează alte lucrări
la cerere. Periodic, sunt realizate sinteze pe teme semnificative ale relaţiilor, prin
selectarea de informaţii, opinii, puncte de vedere, exprimate în presa internă şi
internaţională sau în unele publicaţii de specialitate.

DIRP trebuie să fie în măsură să prezinte, la solicitarea liderilor organizaţiei sau

purtătorului de cuvânt, informaţii la zi despre evoluţia unor probleme, analize predictive
şi studii despre problema desemnată.

Redactarea revistei presei înseamnă selectarea articolelor de presă care trasează

un anumit subiect şi difuzarea lor către organismul interesat.

Revista presei poate fi însoţită de eventualele analize şi comentarii.

Aceasta permite factorilor de răspundere:

• Să fie informaţi cât mai rapid şi cât mai complet;

• Să evalueze imaginea rezultată, modificările situaţiei şi în
consecinţă să adapteze politica de comunicare;
• Să urmărească, dacă nu evoluţia opiniei publice, măcar pe
cea a intermediarilor de opinie, şi astfel să fie imediat informaţi
despre un eventual atac, pentru a fi capabili să îi răspundă;
• Să măsoare impactul acţiunilor de comunicare desfăşurate;

16
 • Să păstreze anumite elemente transmise, pentru a le insera
în dosare.
Revista presei este, prin definiţie, un produs care are o durată de viaţă foarte
scurtă. Interesul pentru acest materiale este justificat de calitatea şi de rapiditatea
întocmirii şi difuzării.

Agendele.

DIRP elaborează agende tematice care oglindesc evenimentele politice,

economice, sociale, diplomatice şi culturale. Elaborarea listei tematice reprezintă o
activitate esenţială pentru menţinerea iniţiativei organizaţiei, atât în orientarea sa tactică,
cât şi pentru a asigura o comunicare eficientă cu partenerii de dialog social.

Comunicarea în reţeaua proprie.

O activitate substanţială cu un rol major în funcţionarea de ansamblu a
organizaţiei o reprezintă contribuţia DIRP la asigurarea comunicării interne între diversele
componente şi structuri distribuite la nivel de ramuri sau teritorial. Principalul obiectiv la
acestei activităţi îl reprezintă realizarea consensului intern cu referire la temele majore,
îndeosebi la acelea care fac obiect de dispută în relaţia cu ceilalţi parteneri. Consensul
intern este condiţia esenţială a coeziunii şi acestea asigură atât autoritatea în negociere
cât şi resursele pentru campaniile de cucerire a suportului public în favoarea obiectivelor
proprii.

2. Comunicarea cu publicul.
Se derulează prin intermediul:

- Publicaţiilor

- Relaţiilor publice

- Relaţiilor internaţionale

- Publicitate şi campanii.

Comunicarea se adresează deci cetăţeanului dintr-un interes public. Este vorba de

poziţionarea sau de construirea unei personalităţi proprii a ministerului, cât şi de
informarea cetăţenilor şi de evoluţia comportamentelor lor.

O organizaţie publică nu vorbeşte în numele ei personal, ci descrie în mod cât mai

transparent modalităţile alese pentru a realiza obiectivele asumate. Informaţia nu se
epuizează odată cu informaţia către cetăţean. Ea este completată la un alt nivel de către
informarea administrativă a publicului. Informarea optimă a publicului este de fapt o
datorie imperioasă.

Elaborarea planului de comunicare

17
 Un demers de comunicare, care emană dintr-o instituţie publică, cere un efort de
continuitate. De aici decurge necesitatea unei mari atenţii acordate definirii strategiilor
de comunicare, care trebuie să se înscrie într-un plan general pe termen lung.

Un demers de comunicare cere ridicarea câtorva întrebări:

Când şi de ce comunicăm?

Cine vorbeşte?

Pentru a spune ce?

Cui?

Prin ce mijloace?

Ce buget există la dispoziţie?

Răspunzând acestor întrebări se fixează cadrul director al politicii de comunicare

pe termen scurt, mediu şi lung. El trebuie să fie clar şi să servească drept referinţă pe tot
parcursul procesului de comunicare.

Etapele planului de comunicare sunt următoarele:

1. Analiza situaţiei: De ce comunicăm?

Există o informaţie nouă, o nevoie a emiţătorului de a face cunoscut ceva nou şi o

nevoie a publicului ţintă de a cunoaşte această informaţie.

• Precizarea scopului comunicării trebuie să fie acompaniată de analiza mediului, adică

a contextului în care trebuie să se desfăşoare. Această analiză permite alegerea
momentului optim de lansare a mesajului precum şi a tonului. Analiza trebuie să se
refere la:
2. Definirea publicului: Cui comunicăm?

• Atunci când raţiunea comunicării este determinată, trebuie definit publicul ţintă;
trebuie stabilită o tipologie, definind tipurile de public interesate, care trebuie ierarhizate.

• Nu trebuie neglijat faptul că publicul „intern” este de cele mai multe ori primul
interesat.
3. Determinarea obiectivelor şi punerea la punct a strategiei: Când? Cine? Prin
ce mijloace?

- Este vorba de explicarea acţiunii, definirea clară a scopului ei. Trebuie să

căutăm apoi mesajul esenţial, sa ierarhizăm punctele forte şi să le exprimăm
corect şi convingător, înainte de a pune la punct strategia.
- Mesajul trebuie să aibă cel mult cinci idei pentru ca, receptarea să fie eficientă.
4. Alegerea mijloacelor

- Mijlocul folosit are o importanţă capitală în difuzarea informaţiei.

18
 Alegerea mijloacelor depinde de:

• Publicul interesat (număr, răspândire, obiceiuri);

• Mesajele reţinute (natura lor, durata lor de viaţă);
• Buget (poate cel mai important).
Mijloacele nu se exclud unele pe altele, ci dimpotrivă, o complementaritate bine
dozată permite o comunicare eficientă.

Reguli pentru o bună comunicare cu jurnaliştii:

O comunicare rapidă

* Răspundeţi întotdeauna rapid şi cât mai posibil întrebărilor jurnaliştilor;

O comunicare selectivă

* Un birou de presă nu poate întreţine relaţii de colaborare cu tot ansamblul presei: astfel
că este utilă consultarea „inventarului” presei, şi stabilirea listei jurnaliştilor „privilegiaţi”.
Selecţionarea interlocutorilor privilegiaţi se face în funcţie de tema şi de interesele
generale ale instituţiei.
O comunicare constantă

* Nu ezitaţi să contactaţi jurnaliştii, fără a aştepta să vină să ceară informaţii. Puteţi să le

transmiteţi documente, să îi invitaţi la reuniuni, la briefing-uri: acestea le va permite să
anticipeze evenimentul şi să prezinte mai bine mesajul (să pregătească anchete,
interviuri, reportaje). Dacă jurnalistul este informat periodic despre evoluţia unui
eveniment, atunci el va fi în măsură să reacţioneze rapid, având elementele necesare.

La nivelul Inspectoratului General al Poliţiei Române funcţionează Centrul de

Informare şi Relaţii Publice care desfăşoară activităţi specifice relaţiilor cu presa,
relaţiilor interne şi interinstituţionale. Activitatea de informare şi relaţii publice constă în
stabilirea, menţinerea şi dezvoltarea unor relaţii de încredere între Poliţia Română şi
comunitate, pentru promovarea scopurilor si obiectivelor instituţiei, creşterea gradului
de informare şi a nivelului de înţelegere a problematicii asociate domeniului poliţienesc.
Centrul de Informare şi Relaţii Publice are în componenţă purtătorul de cuvânt al
Inspectoratului General al Poliţiei Române, Biroul de Relaţii cu Presa şi Biroul Informare
Publică.

Centrul de Informare şi Relaţii Publice are următoarele atribuţii:

• îşi aliniază activitatea la cea a Direcţiei Informare şi Relaţii Publice din

Ministerul Administraţiei şi Internelor;
• redactează proiecte de răspuns la materialele apărute în presa centrală,
care prejudiciază în mod nejustificat imaginea instituţiei;

19
• elaborează documentare, în urma consultării direcţiilor de specialitate şi cu
aprobarea conducerii I.G.P.R.;
• coordonează redactarea declaraţiilor, materialelor şi interviurilor pentru
presă ale Inspectorului General al Poliţiei Române;
• elaborează comunicate şi alte materiale de presă, în urma consultării
direcţiilor de specialitate, cu aprobarea conducerii I.G.P.R.;
• monitorizează materialele publice apărute în mass-media centrală;
• asigură prelucrarea telexurilor şi difuzarea informaţiilor de interes public,
în flux continuu, către mass-media;
• prelucrează Sinteza presei elaborată de M.A.I şi o transmite în toate
unitătile teritoriale ale Poliţiei Române;
• coordonează şi sprijină activitatea purtătorilor de cuvânt din unităţile
teritoriale aflate în responsabilitate, organizează convocări de specialitate cu
aceştia şi evaluează stadiul în care îşi îndeplinesc sarcinile în domeniul informării
presei;
• asigură documentarea pentru conferinţele de presă ale I.G.P.R.. precum şi
pentru factorii de conducere din Poliţia Română care participă la întâlnirile cu
reprezentanţii mass media;
• asigură participarea jurnaliştilor la conferinţele de presă, precum şi la
acţiuni iniţiate de I.G.P.R.;
• întocmeşte documentele de planificare a comunicării şi relaţiilor publice, la
nivelul I.G.P.R., pe linia informării presei;
• gestionează, sub directa coordonare a conducerii I.G.P.R., eventualele
crize mediatice;
• asigură acreditarea jurnaliştilor pe lângă I.G.P.R.;
• elaborează documentare, în urma consultării direcţiilor de specialitate şi cu
aprobarea conducerii I.G.P.R.;
• desfăşoară activităţi de popularizare a actelor normative prin elaborarea
unor materiale de presă ce au acest obiect;
• primirea, înregistrarea, analizarea şi documentarea solicitărilor transmise
în baza Legii 544/ 2001, precum şi soluţionarea acestora şi informarea
petentului;
• primirea, înregistrarea, analizarea şi documentarea solicitărilor scrise sau
verbale, transmise de jurnalişti, privind diverse activităţi, operaţiuni sau statistici
ale Poliţiei Române, precum şi soluţionarea acestora şi informarea jurnaliştilor;
• actualizarea permanentă a site-ul Poliţiei Române, www.politiaromana.ro,
prin consultarea structurilor din cadrul IGPR;
• organizarea şi desfăşurarea activităţilor de tradiţii şi educaţie, conform
normelor în vigoare;

20
 • execută atribuţii din domeniul comunicării interne şi interinstituţionale.

La nivelul Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră funcţionează, în

cadrul Direcţiei Management Operaţional, Serviciul de Presă şi Comunicare care include:

- biroul de presă

- redacţia revistei „Frontiera”.

În cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, funcţionează Biroul

Relaţii Publice şi Mass-Media aflat în subordinea Directorului general. Pentru fiecare
unitate din sistemul administraţiei penitenciare sunt desemnaţi câte un purtător de
cuvânt.

21