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Introducción a la programación en Access

Corresponde a: Microsoft Office Access 2007

Cuando crea una nueva base de datos, suele empezar creando unos cuantos
objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Finalmente, llega a un
punto en que necesita agregar alguna programación para automatizar ciertos
procesos y mantener agrupados los objetos de base de datos. Este artículo
proporciona orientación al usuario sobre las herramientas de programación en
Microsoft Office Access 2007 y destaca algunos recursos en los que se puede
obtener más información acerca de la programación.

En este artículo
Qué es la programación
¿Se deben utilizar macros o código de VBA?
Utilizar el Asistente para botones de comando para realizar tareas comunes de
programación
Comprender las macros
Comprender el código de VBA
Convertir macros a código de VBA
Aprender a utilizar el sistema de Ayuda

Qué es la programación
En Office Access 2007, la programación es el proceso de agregar funcionalidad a la
base de datos mediante el uso de macros de Access o código de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado un formulario y un informe
y desea agregar un botón de comando al formulario que, cuando se haga clic en él,
abra el informe. En este caso, la programación es el proceso de crear una macro o
un procedimiento de VBA y establecer a continuación la propiedad de evento
OnClick del botón de comando de manera que, al hacer clic en el botón de
comando, se ejecute la macro o el procedimiento. En el caso de una operación
sencilla, como abrir un informe, puede usar el Asistente para botones de comando
para que realice todo el trabajo, o puede desactivarlo y realizar la programación
usted mismo.

NOTA Muchos programas de Microsoft Office utilizan el término "macro" para

referirse a código de VBA. Esto puede inducir a confusión a los usuarios de Access
porque, en Access, el término "macro" hace referencia a una colección con nombre
de acciones de macro que puede reunir mediante el uso del Generador de macros.
Las acciones de macro de Access representan únicamente un subconjunto de los
comandos disponibles en VBA. El Generador de macros proporciona una interfaz
más estructurada que el Editor de Visual Basic, permitiendo al usuario agregar
programación a controles y objetos sin tener que aprender código de VBA. Debe
recordar que, en los artículos de Ayuda de Access, las macros de Access reciben el
nombre de macros. Sin embargo, el código, las funciones o los procedimientos de
VBA se denominan código de VBA. El código de VBA está contenido en módulos de
clases (que forman parte de formularios o informes individuales y que, normalmente,
contienen código sólo para esos objetos) y en módulos (que no están vinculados a
objetos específicos y que suelen contener código "global" que se puede utilizar en la
base de datos).

Los objetos (por ejemplo, formularios e informes) y los controles (por ejemplo,
botones de comando y cuadros de texto) tienen una gran variedad de propiedades
de evento a las que se pueden adjuntar macros o procedimientos. Cada propiedad
de evento está asociada a un evento concreto, como hacer clic en un botón del
mouse (ratón), abrir un formulario o modificar datos en un cuadro de texto. Los
eventos también pueden ser desencadenados por factores externos a Access, como
eventos del sistema, o por macros o procedimientos adjuntos a otros eventos. La
base de datos puede aumentar su complejidad si se agregan numerosos
procedimientos o macros a varias propiedades de evento de muchos objetos pero,
en la mayoría de los casos, se pueden conseguir los resultados deseados utilizando
muy poca programación.

¿Se deben utilizar macros o código de VBA?

Debe basar su decisión de utilizar macros o código de VBA en dos puntos: la

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seguridad y la funcionalidad que necesite. La seguridad es un aspecto problemático

porque se puede utilizar VBA para crear código que comprometa la seguridad de los
datos o dañe los archivos de su equipo. Cuando utiliza una base de datos creada
por otra persona, debe habilitar código de VBA sólo si tiene la certeza de que la
base de datos procede de una fuente de confianza. Cuando crea una base de datos
que va a ser utilizada por otros usuarios, debe evitar la inclusión de herramientas de
programación requeridas por dichos usuarios para otorgar específicamente el
estado de confianza a la base de datos. Las técnicas generales para evitar que los
usuarios necesiten tener confianza en la base de datos se exponen más adelante en
esta sección.

Para obtener más información sobre cómo habilitar o deshabilitar contenido

potencialmente no seguro, vea el artículo Habilitar o deshabilitar macros en
documentos de Office (como se ha mencionado en otro punto de este artículo, la
mayoría de los demás programas de Microsoft Office usan el término "macro" para
referirse a código de VBA, por lo que no hay que confundirlo con las macros de
Access).

Para garantizar la seguridad de su base de datos, debe utilizar macros siempre que
sea posible y recurrir a la programación de VBA sólo en operaciones que no se
puedan realizar mediante acciones de macro. Además, debe utilizar sólo acciones de
macro que no requieran la concesión del estado de confianza a la base de datos
para poder ejecutarla. La limitación del uso de acciones de macro permite a los
usuarios tener confianza en que la base de datos no contiene programación que
pueda dañar sus datos u otros archivos de sus equipos.

En parte para fomentar un uso más generalizado de macros, Office Access 2007
contiene muchas acciones de macro nuevas que permiten generar macros más
eficientes que las que se pueden crear mediante el uso de versiones anteriores de
Access. Por ejemplo, ahora puede crear y utilizar variables temporales globales
mediante el uso de acciones de macro, así como controlar errores más fácilmente
utilizando las nuevas acciones de macro para el control de errores. En versiones
anteriores de Access, estos tipos de características sólo están disponibles si se
utiliza VBA. Además, en Access 2007, puede incrustar una macro directamente en la
propiedad de evento de un objeto o control. Una macro incrustada forma parte del
objeto o control y permanece con el objeto o control si se mueve o se copia. En
versiones anteriores de Access, las macros se deben mantener como objetos
independientes, dificultando muchas veces el mantenimiento de la base de datos.

Cuando agrega programación a un objeto o un control, debe tener en cuenta el uso

de los siguientes elementos en este orden de preferencia:

1. Una macro que contenga sólo acciones que no requieran la concesión del
estado de confianza a la base de datos para su ejecución

2. Una macro que contenga acciones que requieran la concesión del estado de
confianza a la base de datos para su ejecución

3. Un procedimiento de VBA

Cuando crea una macro, puede alternar entre la lista de acciones más breve que no
requiere la concesión del estado de confianza a la base de datos para su ejecución
y la lista más extensa de todas las acciones de macro haciendo clic en Mostrar
todas las acciones en el Generador de macros. La acción de hacer clic en Mostrar
todas las acciones también muestra la lista completa de argumentos para la acción
de macro RunCommand. Para obtener más información sobre la creación de
macros, vea la sección Comprender macros o utilice los vínculos de la sección Vea
también.

Las macros proporcionan un método sencillo para ocuparse de muchas tareas de

programación, como la apertura y cierre de formularios y la ejecución de informes.
Puede agrupar de forma rápida y fácil los objetos de base de datos que haya creado
porque no necesita recordar una gran cantidad de sintaxis; los argumentos
correspondientes a cada acción se muestran en el Generador de macros.

Además de la mayor seguridad y facilidad de uso que proporcionan las macros,

debe utilizar macros si desea:

Asignar una acción o un conjunto de acciones a una tecla. Esto requiere la

creación de un grupo de macros denominado AutoKeys.

Realizar una acción o una serie de acciones cuando se abre una base de
datos por primera vez. Esto requiere la creación de una macro denominada
AutoExec.

NOTA La macro AutoExec se ejecuta antes que cualquier otra macro o

código de VBA, aunque haya designado un formulario de inicio en el cuadro
de diálogo Opciones de Access y adjuntado una macro o código de VBA al

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evento OnOpen o OnLoad de ese formulario.

Debe utilizar programación de VBA en lugar de macros si desea realizar una de las
acciones siguientes:

Usar funciones integradas o crear funciones propias Access incluye

muchas funciones integradas, como la función IPmt, que calcula un pago de
intereses. Puede usar estas funciones integradas para realizar cálculos sin
tener que crear expresiones complicadas. Mediante el uso de código de
VBA, también puede crear funciones propias para realizar cálculos que
superen la capacidad de una expresión o para reemplazar expresiones
complejas. Además, puede utilizar las funciones que cree en expresiones
para aplicar una operación normal a más de un objeto.

Crear o manipular objetos En la mayoría de los casos, verá que es más

fácil crear y modificar un objeto en la Vista Diseño de ese objeto. Sin
embargo, en algunas situaciones, es posible que desee manipular la
definición de un objeto en código. Mediante el uso de VBA, puede manipular
todos los objetos de una base de datos y la propia base de datos.

Realizar acciones en el nivel de sistema Puede realizar la acción

RunApp en una macro para ejecutar otro programa (como Microsoft Office
Excel 2007) desde Access, pero no puede utilizar una macro para realizar
muchas cosas más fuera de Access. Si utiliza VBA, puede comprobar si
existe un archivo en el equipo, usar la Automatización o el
Intercambio dinámico de datos (DDE) para comunicarse con otros programas
basados en Microsoft Windows, como Office Excel 2007, y llamar a
funciones en las Bibliotecas de vínculos dinámicos (DLL) de Windows.

Manipular registros de uno en uno Puede usar VBA para recorrer un

conjunto de registros, de uno en uno, y realizar una operación en cada
registro. En contraposición, las macros funcionan con conjuntos completos
de registros de una vez.

Si utiliza código de VBA en una base de datos que distribuye a otros usuarios, debe
tener en cuenta la conveniencia de empaquetar y firmar la base de datos para que
los usuarios puedan estar seguros de que el código procede de una fuente de
confianza. Para obtener más información sobre cómo empaquetar y firmar una base
de datos, vea el artículo Proteger una base de datos de Access 2007.

Usar el Asistente para botones de comando para

realizar tareas comunes de programación
Si va a agregar un botón de comando a un formulario, el Asistente para botones de
comando puede ayudarle a introducirse en la programación. El asistente le dirige a
través del proceso de crear un botón de comando que realiza una tarea específica.
En un archivo (.accdb) de Office Access 2007, el asistente crea una macro que se
incrusta en la propiedad OnClick del botón de comando. En un archivo .mdb o .adp,
el asistente crea código de VBA porque en estos formatos de archivo no hay
disponibilidad de macros incrustadas. En cualquiera de los casos, puede modificar o
mejorar la macro o el código de VBA para que se adapte mejor a sus necesidades.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic

en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el Panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el

formulario al que desea agregar el botón de comando y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño.

4. En el grupo Controles de la ficha Diseño, asegúrese de que Utilizar

Asistentes para controles esté seleccionado.

5. En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en Botón.

6. En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee

colocar el botón de comando.

Se inicia el Asistente para botones de comando.

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7. En la primera página del asistente, haga clic en cada categoría de la lista

Categorías para ver qué acciones puede programar el asistente para que
las realice el botón de comando. En la lista Acciones, seleccione la acción
que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

8. Haga clic en la opción Texto o en la opción Imagen, dependiendo de si

desea que se muestre texto o una imagen en el botón de comando.

Si desea que se muestre texto, puede editarlo en el cuadro situado junto a

la opción Texto.

Si desea que se muestre una imagen, el asistente sugiere una imagen de

la lista. Si desea seleccionar una imagen diferente, active la casilla de
verificación Mostrar todas las imágenes para que se muestren todas las
imágenes de botón de comando que proporciona Office Access 2007, o
haga clic en Examinar para seleccionar una imagen que esté
almacenada en otro lugar.

Haga clic en Siguiente.

9. Especifique un nombre significativo para el botón de comando. Este paso es

opcional y este nombre no se muestra en el botón de comando. Sin
embargo, conviene especificar un nombre significativo para que, cuando
tenga que hacer referencia al botón de comando más adelante (por ejemplo,
si establece el orden de tabulación de los controles en el formulario), sea
mucho más fácil diferenciar entre los botones de comando. Si, por ejemplo,
el botón de comando cierra el formulario, puede asignarle el nombre
cmdClose o CommandClose.

10. Haga clic en Finalizar.

Access coloca el botón de comando en el formulario.

11. Si desea ver lo que el asistente "programa" por usted, siga estos pasos
opcionales:

1. Si no se muestra todavía la hoja de propiedades, presione F4 para que

se muestre.

2. Haga clic en la ficha Evento de la hoja de propiedades.

3. En el cuadro de propiedad Al hacer clic, haga clic en .

Access inicia el Generador de macros y muestra la macro creada por el

asistente. Puede editar la macro si lo desea (para obtener más
información sobre la edición de una macro, vea la sección Comprender
macros, o utilice los vínculos de la sección Vea también). Cuando
haya finalizado, en la ficha Diseño, en el grupo Cerrar, haga clic en
Cerrar para cerrar el Generador de macros. Si Access le pregunta si
desea guardar los cambios y actualizar la propiedad, haga clic en Sí
para guardarlos o en No para rechazarlos.

1. En la ficha Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación,

en Vista Formulario. Haga clic en el nuevo botón de comando para
comprobar que funciona como esperaba.

Comprender macros
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y agregar
funcionalidad a formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de
comando a un formulario, asocia la propiedad de evento OnClick del botón a una
macro que contiene los comandos que desea que realice el botón cada vez que se
haga clic en él.

Sirve de ayuda pensar en que las macros de Access son como un lenguaje de
programación simplificado en el que se crea código generando una lista de acciones
que realizar. Cuando genera una macro, selecciona cada acción de una lista
desplegable y, a continuación, rellena la información requerida para cada acción.
Las macros permiten agregar funcionalidad a formularios, informes y controles sin
escribir código en un módulo de VBA. Las macros proporcionan un subconjunto de
los comandos que están disponibles en VBA, y la mayoría de la gente encuentra
más fácil crear una macro que escribir código de VBA.

Las macros se crean usando el Generador de macros que se muestra en la

ilustración siguiente.

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Para que se muestre el Generador de macros:

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no

está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o

Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.

Para obtener más información sobre la creación de macros, utilice los vínculos de la
sección Vea también de este artículo.

Comprender el código de VBA

VBA es un lenguaje de programación que puede usar para crear aplicaciones
eficientes en Access. VBA incluye cientos de comandos que permiten realizar
operaciones mucho más complejas que las que se pueden ejecutar utilizando
macros de Access.

Puede incrementar la capacidad de VBA mediante el uso de controles de terceros, y

puede escribir funciones y procedimientos propios para satisfacer sus necesidades
específicas. También puede usar VBA para integrar Access con otros programas.

Una forma rápida de introducirse en la programación de VBA es crear primero una

macro de Access y convertirla después en código de VBA. Las instrucciones para
realizar esta acción se incluyen en la sección Convertir macros a código de VBA.
Esta característica crea un nuevo módulo que contiene un procedimiento Function
de VBA que realiza las operaciones equivalentes de la macro. También abre el
Editor de Visual Basic para poder empezar a modificar el procedimiento. Cuando
está trabajando en el Editor de Visual Basic, puede hacer clic en palabras clave y
presionar F1 para iniciar la Ayuda para programadores de Access y obtener más
información acerca de cada palabra clave. A continuación, puede examinar la citada
Ayuda y descubrir nuevos comandos que le sirvan para realizar las tareas de
programación que desee.

Convertir macros a código de VBA

Puede usar Office Access 2007 para convertir automáticamente macros a módulos
de VBA o módulos de clases. Puede convertir macros adjuntas a un formulario o
informe si existen como objetos independientes o como macros incrustadas.
También puede convertir macros globales que no están adjuntas a un formulario o
informe concreto.

CONVERTIR MACROS QUE ESTÁN ADJUNTAS A UN FORMULARIO

O INFORME

Este proceso convierte a VBA las macros a las que hace referencia (o están
incrustadas en) un formulario o informe (o cualquiera de sus controles) y agrega
código de VBA al módulo de clase del formulario o informe. El módulo de clase forma
parte del formulario o informe y se mueve con ellos si se mueven o copian.

1. En el Panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el

formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Macro, haga clic

en Convertir macros del formulario a Visual Basic o en Convertir

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macros del informe a Visual Basic.

3. En el cuadro de diálogo Convertir macros de formulario o Convertir

macros de informe, seleccione si desea que Access agregue código de
control de errores a las funciones que genera. Además, si las macros tienen
comentarios, seleccione si desea que se incluyan como comentarios en las
funciones. Haga clic en Convertir para continuar.

Si no existe ningún módulo de clase para el formulario o informe, Access

crea uno y agrega un procedimiento al módulo correspondiente a cada
macro que estaba asociada al formulario o informe. Access también cambia
las propiedades de evento del formulario o informe para que ejecuten los
nuevos procedimientos de VBA en lugar de las macros.

4. Para ver y editar el código de VBA:

1. Estando abierto todavía el formulario o informe en la Vista Diseño, si no

se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.

2. En la ficha Evento de la hoja de propiedades, haga clic en cualquier

cuadro de propiedad que muestre [Procedimiento de evento] y, a

continuación, haga clic en . Para ver las propiedades de evento

correspondientes a un control específico, haga clic en el control para
seleccionarlo. Para ver las propiedades de evento correspondientes a
todo el formulario o informe, seleccione Formulario o Informe en la lista
desplegable situada en la parte superior de la hoja de propiedades.

Access abre el Editor de Visual Basic y muestra el procedimiento de

evento en su módulo de clase. Puede desplazarse hacia arriba o hacia
abajo para ver los demás procedimientos que están en el mismo
módulo de clase.

CONVERTIR MACROS GLOBALES

1. En el Panel de exploración, haga clic en el nombre de la macro que desee
convertir.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Macro, haga clic

en Convertir macros a Visual Basic.

3. En el cuadro de diálogo Convertir macro, seleccione las opciones que

desee y, a continuación, haga clic en Convertir.

Access convierte la macro y abre el Editor de Visual Basic.

4. Para ver y editar el código de VBA:

1. En el Editor de Visual Basic, si no se muestra el panel Explorador de

proyectos, en el menú Ver, haga clic en Explorador de proyectos.

2. Expanda el árbol correspondiente al nombre de la base de datos en la

que está trabajando.

3. En Módulos, haga doble clic en el módulo Macro convertidanombre de

macro.

El Editor de Visual Basic abre el módulo.

ADJUNTAR UNA FUNCIÓN DE VBA A UNA PROPIEDAD DE

EVENTO

Cuando convierte una macro global a VBA, el código de VBA se coloca en un

módulo estándar. A diferencia de los módulos de clase, los módulos estándar no
forman parte de un formulario o informe. Posiblemente desee asociar la función a
una propiedad de evento en un formulario, informe o control para que el código se
ejecute de forma precisa cuándo y dónde desee. Para ello, puede copiar el código
de VBA en un módulo de clase y asociarlo después a una propiedad de evento, o
puede realizar una llamada especial desde la propiedad de evento al módulo
estándar utilizando el procedimiento siguiente.

1. En el Editor de Visual Basic, anote el nombre de función. Por ejemplo, si ha

convertido una macro denominada MyMacro, el nombre de función puede
ser MyMacro().

2. Cierre el Editor de Visual Basic.

3. En el Panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el

formulario o informe al que desea asociar la función y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño.

4. Haga clic en el control o sección al que desee asociar la función.

5. Si no se muestra todavía la hoja de propiedades, presione F4 para que se

muestre.

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6. En la ficha Evento de la hoja de propiedades, haga clic en el cuadro de

propiedad de evento al que desee que se asocie la función.

7. En el cuadro de propiedad, escriba un signo igual (=) seguido del nombre de

la función, por ejemplo, =MyMacro(). Asegúrese de incluir los paréntesis.

8. Guarde el formulario o informe haciendo clic en Guardar en la barra de

herramientas de acceso rápido.

9. En el Panel de exploración, haga doble clic en el formulario o informe, y

compruebe si el código se ejecuta como debe ser.

Ahora ya conoce los pasos básicos para agregar código de VBA a su base de datos.
Este artículo proporciona sólo los conceptos básicos para comenzar a trabajar; hay
muchos libros de referencia y recursos en línea excelentes que le pueden ayudar a
desarrollar sus conocimientos de programación.

Aprender a utilizar el sistema de Ayuda

Office Access 2007 proporciona una diversidad de medios para obtener ayuda en el
trabajo de programación. Puede obtener ayuda en cualquier momento haciendo clic
en el botón Ayuda situado en la esquina superior derecha de la ventana de Access.

Access muestra la ventana Ayuda.

Además, cuando esté creando una macro o un procedimiento de VBA, puede hacer
clic en una acción de macro, una palabra clave o un nombre de función integrada y
presionar F1. En la mayoría de los casos, Access muestra el tema de la Ayuda
correspondiente al elemento en el que ha hecho clic.

Una vez abierta la ventana Ayuda, use los botones de exploración de la barra de
herramientas para moverse entre páginas.

Por ejemplo, haga clic en Inicio para ver la tabla de contenido y, a continuación,
haga clic en los botones Atrás, Adelante, Detener o Actualizar para moverse
entre temas o cargar de nuevo un tema. También puede buscar en el sistema de
Ayuda información específica escribiendo términos de búsqueda en el cuadro
situado debajo de la barra de herramientas y presionando ENTRAR o haciendo clic
en Buscar.

Si busca información sobre programación, suele ser útil examinar la Ayuda para
programadores de Access además de la Ayuda de Access.

CAMBIAR A AYUDA PARA PROGRAMADORES DE ACCESS

1. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al botón Buscar.

La ventana Ayuda muestra una lista de temas de Ayuda disponibles que

puede examinar.

2. Si está conectado a Internet, en Contenido de Office Online, haga clic en

Referencia del programador. Se recomienda usar este método porque el
contenido del sitio Web de Microsoft Office Online siempre está más
actualizado que los demás. Si no está conectado a Internet, o si el
administrador del sistema ha deshabilitado la posibilidad de que la ventana
Ayuda esté en modo Con conexión, puede seguir viendo la Ayuda para

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programadores de Access haciendo clic en Referencia del programador

en Contenido de este equipo.

3. Puede examinar la Ayuda utilizando los vínculos de la tabla de contenido o

escribiendo términos de búsqueda en el cuadro situado debajo de la barra
de herramientas y presionando ENTRAR.

4. Para volver a la Ayuda de Access, haga clic en la flecha desplegable situada

junto al botónBuscar y, a continuación, en Access Ayuda debajo de
Contenido de Office Online o de Contenido de este equipo.

Para obtener más información sobre el uso de la Ayuda con o sin conexión, haga clic
en el menú Estado de conexión situado en la esquina inferior derecha de la ventana
Ayuda y, a continuación, haga clic en Explicar estas opciones.

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