Professional Documents
Culture Documents
1
General.
2
Secr
3
Adunarea Generală este organul de
Consiliul Societăţii pe Acţiuni este compus dintr-un preşedinte şi 2 memebri aleşi de Adunarea
Generală pe 4 ani. Directorul General, numit de Consiliul Societăţii pe Acţiuni , urmăreşte realizarea
obiectivelor generale.
După cum rezultă din organigramă activitatea întreprinderii este organizata pe 2 servicii principale
Serviciu de Resurse Umane, Serviciu de construcţii capitale , precum şi 3 departamente
Departamentul economico-financiar, Departament de marketing şi Departamentul de producţie
export-import.
În Serviciul de Resurse Umane activează 2 persoane.Unul din ei este managerul Serviciului de
Resurse Umane. În obligaţiile acestuia intră :elaborarea documentelor ( ordin de angajare, completarea
carnetelor de muncă, elaborarea contractului individual de muncă , fişelor personale ale lucrătorilor),
asigurarea întocmirii dărilor de seamă penru evidenţa personalului şi lucru cu cadre, organizarea
perfectării angajării, transferării şi concedierii lucrătorilor, evidenţa militară, a poliţelor de asigurare
obligatorie medicală. Acesta face interpelări la Comitetul Sindical, deasemena paricipă la elaborarea
planurilor de pregătire profesională,de recrutare a pesonalului, evidenţa personalului, duce
corespondenţa de intrare-ieşire.
I.3 Rolul jucat de sistemul informaţional în cadrul firmei
Sistemul informaţional în întreprindere asigură cu succes întreaga monitorizare a activităţii prin:
sistemul integrat de asigurare a datelor
folosirea judicioasă a resurselor umane şi materiale
cunoaşterea operativă a veniturilor şi a cheltuielilor
Funcţiile sistemului informaţional sunt:
Funcţia decizională- exprimă menirea sistemului informaţional de a asigura elementele
informaţionale necesare luării deciziilor.
Aceasta e îndeplinită de managerii de vârf şi de şefii secţiilor care aprobă planul de activitate pe
termenul apropiat( plan de vânzări-cumpărări , de materie primă, de utilaje), precum şi aprobarea sau
modificarea bilanţului contabil.
Funcţia operaţională- sistemul informaţional are menirea de a declanşa acţiuni pentru realizarea
obiectivelor organizaţiei cuprinse în strategia firmei.
-sistemul informaţional asigură operaţionalizarea deciziilor, metodelor manageriale.
Este realizată de managerii de mijloc care aplică planurile adoptate de conducere prin planuri zilnice
de producţie, de vânzări , rapoarte în format electronic.
4
Funcţia de documentare- se realizaează prin înregistrarea informţiilor ce servesc îmbogăţirii
cunoştinţelor personalului, suportul iniţial este manual după care informaţia este introdusă într-un
program.
1.4 Necesitatea reproiectarii sistemului informational
responsabilităţile fiecărui nivel trebuie să fie bine delimitate şi cunoscute, pentru a se putea face o
Este necesară cunoaşterea în profunzime a tuturor defectelor sau problemelor existente în sistem,
punctul lor de plecare şi nivelurile sau compartimentele care sunt afectate sau cu care se află în legătură.
De asemenea este necesară cunoaşterea ordinii de realizare sau desfăşurare a evenimentelor, precum
În ceea ce priveşte factorii care ar putea determina o modificare a sistemului informaţional, aceştia ar
putea fi: posibilitatea unei comunicări mai bune a informaţiilor, atât pe orizontală, cât şi pe
verticală;cunoaşterea în orice moment şi din orice loc sau nivel ierarhic a operaţiilor din firmă.
Sistemul informational ȋn cadrul firmei este unul reusit, fiecare informatie fiind preluata, prelucrata
si elaborate cu transformari de la un compartiment la altul, iar personalul este unul calificat care se
Ȋn cadrul compartimentului de resurse umane sistemul informational reprezinta punctul forte, tot
ceea ce rezulta din cadrul acestui compartiment se realizeaza pe baza acestui program. Pentru
prelucrarea datelor si informatiilor necesare acest compartiment este dotat cu calculatoare si imprimante,
5
Exista insa unele deficiente de concepere ce necesita reproiectarea sistemului.
Cele patru activităţi principale folosite pentru a culege informaţii despre sistemul informaţional al
disponibile este punctul de plecare. Aplicând-o, aceasta a ne-a permis să obţinem unele cunoştinţe
Prin urmare, după revederea documentaţiei disponibile, următorul pas este observarea funcţionării
sistemului. Observarea oferă o imagine mai reală asupra a ceea ce este descris în documentaţie. De
asemenea, aduce la lumină aspecte ale documentaţiei ce sunt incomplete sau depăşite.
chestionarele pentru a culege informaţii suplimentare. Deşi am luat interviu de la şeful departamentului,
informaţia a fost mai uşor structurată din motive de eficienţă prin chestionar.
.................................................................................................................................
da nu
3. Deţineţi informaţii pentru activitatea de planificare?
da nu
4. Ce metode de informare a angajatilor despre modificarile de resurse umane folosiţi?
....................................................................................................................................
da nu
6. Consideraţi că actualul SI permite evaluarea obiectivă a salariaţilor?
da nu
6
7. Consideraţi ca actualul SI permite o planificare eficientă a carierei salariatilor?
da nu
2.1.2 Diagrama de relatii ale departamentului
CONDUCEREA
Carmez S.A.
Departament financiar
contabil Sectii de productie
Salarizare
Departament
Oficiul Juridic Departament tehnic
Resurse
umane Serviciul Securitate
Beneficiari -salariati
Directia Statistica
7
Transmite: Documente reglementate
Decizii
Acte de personal
Primeste: Instructiuni negociere contract individual
Regulament intern
Contracte individuale de munca
Legislatie
Cu Departamentul tehnico-informatic:
Transmite:Documente interne
Primeste:Documentatii, Aplicatii
Instructiuni de utilizare
Reglementari si restrictii
Cu Departamentul financiar-contabil:
Transmite:Lista de salariati angajati,concediati
Acte de personal
Decizii
Primeste: Necesar de personal
Propuneri de promovare
State,salarii , chenzine
Cu Sectia de productie:
Transmite: Instructiuni de activitate de personal
Acte de personal
Decizii
Primeste: Situatia utilizarii timpului
Necesar de personal
Propuneri promovare
Efectiv personal pontaje
Cu Serviciul de securitate:
Transmite:Lista de salariati
Instructiuni de activitate personal
Metodologie evidenta personal
Primeste: Situatia prezentei,absentei intarzierilor personalului
8
Cereri de lipsa motivata de la locul de munca
Foaie colectiva de prezenta bilunar
Cu Directia Statistica:
Transmite : Raport statistic
Dare de seama
Cu Conducerea societatii:
Transmite:Calificative
Propuneri promovare
Ordine interne
Rapoarte de activitate
Cereri de angajare,eliberare
Primeste: Decizii
Instructiuni activitate de personal
Cu Beneficiari-salariati:
Transmite:Posturi vacante
Cerinte post conform fisei postului
Contract de munca
Primeste: Acte de personal
2.1.3 Analiza critică a situaţiei existente a Sistemului Informational
Puncte slabe
1) Provoacă nemulţumiri şi insatisfacţii utilizatorilor.
Informaţiile salariale sunt confidenţiale deşi sunt trecute în contractul de muncă.
2) Degradări ale informaţiilor în timpul utilizări(apar erori în rapoarte atunci când apar
informaţii despre contracte de antrepriză).
3) Utilizarea de tehnici şi proceduri de prelucrare a informaţiilor despre salariaţi perimate.
Astfel angajarea şi selecţia nu cuprinde decât analiza CV şi interviu final,fara a include probe şi
teste de verificare a cunoştinţelor.
4) Un mare număr de informaţii redundante, documentele nu sunt întotdeauna adaptate
cerinţelor.Programul conţine informaţii ce nu sunt actualizate( persoane pensionate,
eliberate). Principala cauză a deficienţelor este deficienţa în conceperea sistemului
informaţional.
9
5) La nivel de organizatie nu există o strategie informaţională ci doar un set de proceduri.
6) Nu se pune accent pe activitatea de feedback, astfel salariaţii nu îşi pot expune părerea
despre utilizarea sistemului informaţional.
Astfel în cadrul departamnetului de resurse umane acesta are acces doar la introducerea datelor
personale si nu şi a celor privind salarizarea.
4) Respectarea formei şi structurii documentelor reglementate.
Se întocmesc registre confirm legislaţiei în vigoare şi contractul respectă Codul Muncii.
3. Nu există Lipsa de
Provoacă preocupari informatii
nemulţumiri şi pentru accesul 3 0,1 0,3
insatisfacţia surselor liber
utilizatorului informaţii;
10
4.
Degradări ale Lipsa unui
informaţiilor în control asupra 2 0,1 0,2
timpul utilizării procesului
informaţional Dezinformare
5. Nu se pune
accentual cuvenit Stilul Nemulţumirea
pe feed-backul managerial angajaţilor 2 0,1 0,2
determinat de
activitatea de
control
6. Exista un numar Deficiente in Consum de 5 0,1 0,5
mare de informatii conceperea si timp si munca
redundante organizarea
sistemului
informational
7. Utilizarea unor Deficienţe în Nu există o
tehnici şi proceduri conceperea evaluare
de prelucrare sistemului obiectivă a 2 0,2 0,2
perimate informaţional angajaţilor
TOTAL(puncte 34 1,5 3,4
tari şi slabe)
11
4. Exista preocupari Deschiderea -simplificarea
pentru crearea de managerului spre procesului
baze de date ce pot informatzare informaţional 2 0,1 0,2
fi folosite de mai
multi utilizatori
Concluzii
12
-creşterea utilizării unor procedee sistematice de selecţie a personalului care se asociază cu
schimbările în natura producţiei.
-nu se pune accent pe caracteristici de atitudine şi comportament.;
-se utilizează date biografice care ajută la selecţie;
-nu se pune accent pe potenţial sau aptitudini care să urmărească loialitatea angajaţilor;
-asigurarea unicităţii datelor;
informaţional
Analiza diagnostic a SI efectuată conform datelor culese din întreprinderile menţionată arată clar
necesitatea perfecţionării activităţii informaţional-decizionale.
Diagnosticarea pune în evidenţă şi faptul că scopul principal al perfecţionării SI îl constituie
perfecţionarea activităţii manageriale.
Acestea sunt necesare atât pentru a uşura volumul de muncă al angajaţilor dar şi pentru luarea unor
decizii corecte pentru angajaţi şi creşterea nivelului de satisfacţie la locul de muncă. Este necesar
schimbarea culturii organizaţionale.
Aceasta este necesară deoarece întreprinderea are un număr mare de angajaţi(715) care nu
pot fi întotdeauna intervievaţi şi atunci se propune intervievarea şi aplicarea unui chestionar
pentru manageri.
Informaţiile culese pot fi structurate pe principalele probleme care definesc SI, structurare
Deşi s-a implementat programul de gestiune unica a întreprinderii Universal Accounting însă acesta
este adaptat la nivelul fiecarui departamnet. În continuare se propune îmbunătăţirea programului pentru
departamentul de resurse umane.
Multitudinea de puncte slabe ale activităţii informaţional decizionale care au la bază deficienţe
majore (deficienţe conceptuale şi structurale, organizare deficitară, lipsa controlului etc.) arată
necesitatea unor perfecţionări de substanţă ale SI.
13
Acestea pornesc de la lipsa unei strategii în domeniul angajării.Aceasta presupune lipsa unui plan
de angajare şi a compartimentelor ce studiază performanţele angajaţilor.
Punctele forte sunt mai puţine dar sunt semnificative pentru dezvoltarea viitoare a întreprinderii,
marcând tendinţe clare spre inovare, creativitate şi în domeniul informaţional-decizional.
Cauzele punctelor forte arată deschiderea managerilor spre informatizare, condiţie obligatorie în
dezvoltarea întreprinderilor.
Cauzele punctelor slabe şi forte ale activităţii informaţional-decizionale direcţionează cercetările
în acest domeniu, determinând delimitarea problemelor de studiat.
Pe baza studiului problemelor majore ale SI am elaborat propuneri de perfecţionare care vizează
aspecte importante ale activităţii informaţional-decizionale, ce pot afecta activitatea întregii
întreprinderi.
Recomandarile noastre privind imbunatatirea sistemului informational sunt:
14
Începerea perfecţionării propriu-zise a domeniului informaţional este precedată de stabilirea de
către echipa care lucrează, împreună cu managerii implicaţi, între care nu trebuie să lipsească
conducătorul de la nivel superior ce coordonează domeniul investigat, a cerinţelor informaţionale,
manageriale şi economice faţă de soluţiile preconizate, pornind, fireşte, de la obiectivele stabilite în
prima etapă.
Definirea acestor cerinţe are la bază:
- rezultatele analizei informaţionale critice a domeniului respectiv,
- viziunea managerilor şi specialiştilor privind funcţionalitatea actuală şi viitoare a SI,
- strategia şi politicile întreprinderii.
Prima fază în cadrul acestei etape o constituie stabilirea configuraţiei de ansamblu a SI
îmbunătăţit. Concret, se au în vedere aspecte cum ar fi: fundamentarea sistemului pe noi principii şi
cerinţe, concentrarea asupra abaterilor semnificative felul şi mărimea bazelor de date şi interconectarea
lor, principalele module şi aplicaţii informaţionale de realizat, echipamentele de tratare electronică a
informaţiilor de introdus etc. Rezultatul acestei faze îl reprezintă o succintă prezentare a configuraţiei SI
cu precizarea principalelor schimbări preconizate – reflectate şi într-o schemă de ansamblu.
Cea de-a doua fază rezidă în proiectarea de detaliu a componentelor informaţionale, la care
intervin schimbări. În esenţă sunt posibile trei categorii de modificări: introducerea de elemente noi
(documente, proceduri informaţionale, echipamente etc.), comasarea sau schimbarea parţială a
conţinutului unor componente informaţionale şi eliminarea altora. Aceste schimbări se stabilesc la nivelul
fiecărei componente informaţionale din cadrul domeniului investigat : documente, circuite, proceduri şi
mijloace informaţionale. Este necesară o prezentare detaliată a tuturor acestor schimbări.
15
• Compartimentul de resurse umane
• Compartimentul de productie
• Compartimentul informatic
• Compartiment de conducere
• Responsabil de proiect
• promovarea angajatilor
16
• intocmirea fisei de inventar de management
• necesitatea de recalificare
Managerul de resurse umane are toate informatiile necesare pentru inventarierea resurselor umane.
Acesta detine fisele postului, datele personale ale angajatilor şi performanţele înregistrate care vor fi
vacante.
necesare indeplinirii sarcinilor proprii posturilor libere. Desi sunt disponibile numeraoase tipuri de teste
pentru a fi folosite de catre organizatii, acestea se impart, in general, in urmatoarele patru categorii:
Teste de aptitudine
Teste de realizari
Testele de personalitate
Pentru recrutarea din interior care este prioritara se vor folosi informatiile din fise pentru crearea
planului de perfectionare a angajatilor.
3.6 Stabilirea prelucrărilor informaţiilor primare
Managerul de resuse umane va efectua inventarul resuselor umane, responsabilul de proiect va
efectua auditul resurselor umane, dupa care va aduce conducerii un raport cu îmbunătăţirile necesare.
Inventarierea documentelor care conţin informaţii clasificate se va efectua atât pentru
documentele emise cât şi pentru documentele primite, separat pe clase şi niveluri de secretizare. Listele
de inventariere constituie anexă la procesul-verbal întocmit cu ocazia finalizării activităţii de
inventariere. Procesul-verbal de inventariere conţine: componenţa comisiei care a efectuat inventarierea,
perioada şi aspectele specifice rezultate pe timpul inventarierii. Procesele-verbale şi listele de
inventariere vor fi întocmite în două exemplare şi vor avea caracter „SECRET DE SERVICIU”.
18
Inventarul resurselor umane – consta din informatii despre caracteristicile membrilor organizatiei.
Accentul se pune pe performantele din trecut si pe potentialul viitor, iar obiectivul este acela de a
informa managementul despre posibilitatile ocuparii unui post din interior. Acest inventar trebuie sa
indice ce persoane din organizatie vor fi adecvate pentru a ocupa un post daca devine disponibil.
Inventarul resurselor umane – este o acumulare de informatii despre caracteristicile membrilor
organizatiei; aceste informatii se focalizeaza atat asupra performantelor trecute ale membrilor, cat si
asupra moduluiin care acestia pot fi cel mai bine pregatiti si folositi in viitor.
Fisa inventarului de management – este un formular folosit pentru efectuarea inventarului
resurselor umane. Ea cuprinde evolutia in organizatie a unui salariat si ne arata modul in care acel
salariat poate fi folosit, in viitor, in organizatie.
Formularul de inlocuire pe post – este folosit in inventarierea resurselor umane. El sintetizeaza
informatiile despre membrii organizatiei care pot ocupa un post in cazul in care acesta se va elibera.
Fişa inventarului de management
NUME Varsta, Anul angajarii
Murray, Mel
47 ani 1985
1. Care este evolutia unei persoane in organizatie si ce potential are respectiva persoana (fisa
inventarului de management)?
2. Daca postul devine vacant, cine este potrivit pentru a-l ocupa(formularul inlocuirii pe post)?
3. Care sunt meritele unei persoane avute in vedere pentru un post in comparatie cu cele ale unei
alte persoane care poate ocupa acelasi post (diagrama de inlocuire a efectivelor de management) ?
Responsabil de proiect incepe proiectul pentru resursele umane prin analizarea detaliata a
functiilor departamentului de resurse umane, a procedurilor existente in cadrul companiei. Sunt
verificate pe rand procedurile prin care sunt realizate planificarea necesarului de resurse umane,
elaborarea fiselor de post, recrutarea si selectia candidatilor, sistemul de evaluare a performantelor,
politica salariala si sistemul de recompense materiale/nonmateriale, politica de instruire a companiei,
elemente de planificare si dezvoltare a carierei angajatilor (in situatia fericita in care asemenea elemente
exista in cadrul companiei).
O analiza a organigramei companiei este benefica in sensul identificarii in special a asa-numitelor
"suprapuneri de responsabilitati" sau a "falselor responsabilitati" (responsabilitati care nu sunt
personalizate, inregistrandu-se frecvent fenomenul de "pasare a pisicii moarte").
Se vor aplica de asemena chestionare pentru a masura nivelul de satisfacţie a angajaţilor.
20
După completarea fişei de inventariere se va forma un plan de perfectionare profesionala care
vor implica toate nivelurile de conducere si in care vor fi implicaţi furnizori de instruire pe baza unui
Regulament intern unitar.
Responsabil de proiect împreună cu echipa managerială după implementarea planului de calificare
a personalului vor crea un centru de evaluare a candidaţilor pentru a determina persoana cea mai
potrivită postului.
Centrul de evaluare
Un instrument extrem de util care poate fi utilizat in auditul de resurse umane este centrul de
evaluare. Acesta poate fi organizat in diverse situatii:
• compania vrea sa decida o promovare din randul mai multor angajati -
potentiali candidati;
21
Rezultatele organizarii unui asemenea centru se materializeaza in obtinerea unor rapoarte detaliate
referitoare la abilitatile, competentele (uneori chiar atitudinile, motivatia) participantilor la centrul de
evaluare.
Deciziile care se vor lua de catre managementul companiei vor avea o fundamentare mult mai
riguroasa si mai obiectiva, scazand in mod proportional si riscul de eroare decizionala.companiei, ce
anume vrea sa realizeze aceasta în domeniul sau de activitate).
Nivelul de motivatie al angajatilor este, de asemenea, un important indicator in diagnosticarea
resurselor umane. Factorii care contribuie la motivarea (sau la demotivarea) angajatilor in cadrul firmei
sunt detaliati in cadrul unui chestionar anonim care se inmaneaza tuturor angajatilor sau unui esantion
reprezentativ din cadrul acestora (in cazul organizatiilor foarte mari). Analiza statistica a acestor
chestionare va duce la identificarea principalelor probleme existente in cadrul organizatiei.
Redactarea unui plan cu propuneri de actiuni menite sa rezolve aceste probleme este pasul
imediat urmator. Un pas mic insa, pe langa pasul mare care urmeaza, si anume: acceptarea de catre
managementul companiei a acestor masuri si mai ales implementarea lor cu consecventa. Pe măsură ce
organizaţiile se dezvoltă au de a face cu o serie de aspecte esenţiale ale managementului resurselor
umane. Managerii creează un plan de atragere şi reţinere a persoanelor cu abilităţile de care are nevoie
organizaţia.
Implementarea planului presupune recrutarea, selecţia, integrarea, instruirea, recompensarea,
alegerea beneficiilor celor mai potrivite şi evaluarea permanentă a performanţelor pentru a se verifica
dacă sunt atinse obiectivele organizaţionale. Aceste activităţi reprezintă componentele managementului
resurselor umane.
Planul de resurse umane este creat în acord cu planul strategic al organizaţiei. Pe măsură ce
organizaţia identifică oportunităţile de dezvoltare disponibile, este necesară corelarea lor cu abilităţile de
care va fi nevoie pentru acoperirea lor. Recrutarea, instruirea şi programele de recompensare sunt create
în vederea atragerii, dezvoltării şi păstrării oamenilor cu abilităţile necesare.
Dezvoltarea resurselor umane implică un proces de instruire a oamenilor pentru a îndeplini sarcinile
de care este nevoie în organizaţie. Problema constă în recunoaşterea tipului de instruire de care angajaţii
au nevoie. Toate deciziile de instruire trebuie să ţină cont de motivarea angajatului supus formării.
Există un număr de tehnici de instruire şi elemente necesare pentru ca un program de instruire să fie
eficient.Se va crea un plan de instruire a angajatilor.
22
23
Tabel centralizator de date
crt
24
IV.IMPLEMENTAREA NOULUI SISTEM INFORMATIONAL
25