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D’ volada caffe

Manual de organización para regir nuestra empresa


Elaboro: Laura Picazo Paredes
Gerente

Reviso:

Fecha de implantacion

Septiembre 21 de 2009
MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA GRUPO D’VOLADA CAFFE

INDICE

1.-Estructura del Manual de Organización

Contenido:

2.-Introducción

3.-Objetivo

4.-Tabla de contenido

5.-Reseña histórica

6.-Base legal para elementos de la empresa

7.-Objetivos generales y específicos de la empresa

8.-Misión

9.-Visión

10.-Valores

11.-Estructura organica

12.-Organigrama

13.-Descripción de puestos

14.-Análisis de puestos

15.- FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES

ELABORADO: LAURA PICAZO PAREDES


REVISO:
AUTORIZO:
CLAVE: GGQ/VTS/01
PAG: 2
FECHA: 11/13/2010
MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA GRUPO D’ VOLADA CAFFE S. A.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA GRUPO D’VOLADA CAFFE

Introducción.

El presente manual de organización de la empresa D volada Café tiene como propósito el poder
consultar en cualquier momento la estructura de la misma.
Este documento es de observancia general, como instrumento de información y consulta, en
todas las áreas que conforman la organización del negocio.
El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles
jerárquicos que conforman esta Organización. Su consulta permite identificar con claridad las
funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad de
funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los elementos para
alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables que le
permitirán alcanzar las metas propuestas por lo gerentes de servicios y la satisfaccion del cliente.
Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada año, o en
su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta unidad administrativa,
por lo que cada una de las áreas que la integran, deberán aportar la información necesaria para
este propósito.

La necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y
procedimientos dentro de las organizaciones, hace que se cree dentro de la empresa un área
especializada en especificar esos pasos , es importante elaborar entonces un manual que
describa la actuación individual o por funciones, para lograr un control adecuado dentro de la
empresa.

Este manual nos brindo toda la información deseada de acuerdo a lo requerido por nuestro
departamento de Recursos Humanos en donde plasmamos la misión de la empresa y su visión
para formar un futuro de lo más favorable como organización, nos apoyamos de el para cuando
nos sea necesario, por lo que todos los datos e instrumentos recabados son de total importancia.

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OBJETIVO

Proporcionar la información necesaria a las áreas que conforman la Dirección


General de D’volada Café con el fin de dar a conocer la forma de organización, los objetivos,
funciones y niveles de responsabilidad de la unidad administrativa.

Tabla de contenido.

El manual cuenta con los puntos más relevantes en una empresa para guiarla por buen camino
en cuanto a su capacidad para crear un ambiente de trabajo lo más cómodo posible, esto viene
desde las bases de cada organización para ubicarla en un punto competitivo ante las demás y ser
mejor administrada ya que si comenzamos desde los valores internos podremos desenvolvernos
en el mercado competitivo.

Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).

D’ volada Café &smoothies S. A. de C. V.

Dueños: Administración, Contabilidad, Horarios, Sueldos y mercadotecnia.

Gerente: Organización, control de pedidos de materia prima (leche, jarabe, cafés, vasos, entre
otros), promociones, capacitación.

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Reseña Histórica.

Nuestra empresa cuenta con el respaldo de años en la preparacion de diversos tipos de café que
han sido del agrado de nuestros comensales respaldandonos en la capacidad de nuestro
personal y aunque es relativamente joven gracias a dicha capacidad no hemos tenido problemas
para introducirnos en el mercado competitivo pues consideramos que nuestros productos de café
asi como los de reposteria para acompañar las bebidas han sido del gusto de toda la gente .

Breve ensayo colocado en nuestros menús para parejas

Aromas, sensaciones y el toque justo de azúcar. Quizá dirán que esta es la fórmula perfecta de un
buen café; yo les digo que solamente es el aura de aquella chica que hace que esta taza de café sea
sabrosa, espumosa y fragante, pues al tomarlo no puedo dejar de sentir que me sumerjo en un gran
lago verde, no puedo dejar de sentir que me enredo en su pelo fino, no puedo dejar de sentir que la
música de su voz empapa mi oídos con una armonía perfecta.
Porque hueles a café, pero a ese café rico colombiano, que todas las mañana tomo antes de salir
para llegar a mi destino; porque en realidad tú no haces más que sueñe con un humo espeso que se
disuelve con tu mirada; porque en realidad tus ojos hacen que el café se mantenga en una
agradable temperatura; porque en realidad tú hueles a café.

Legislación y base legal

Anuncios:

Expedición de licencia o revalidación para la fijación, instalación, distribución o colocación de


anuncios permanentes

Formato: DGAU-407

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Base legal:

Ley Orgánica de la Administración Publica del Distrito Federal.- Artículos 1, 2, 24 fracción X, 37,
38, 39 fracciones I, II, III, V y VIII. –
Ley de Desarrollo Urbano del Distrito Federal.- Artículos 1, 2, 3 fracción V, 4, 8 fracción IV, 11
fracciones VII y XIX, 12 fracciones III y IV, 16, 22 fracción I, 33 fracciones I, IV, X y XVIII, 61-B,
61-C, 61-D, 61-E, 61-F, 61-J, 61-K y 61-M.

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal.- Artículos 1, 4, 30, 35, 35-Bis y 89.

Código Financiero del Distrito Federal.- Artículo 214. -Reglamento Interior de la Administración
Pública del Distrito Federal.- Artículos 1, 3, 50 fracciones XXVI y XXVII, 50-A fracciones I, II, III, IV
y V, 120, 122 fracción III, 122-BIS fracción III, inciso C y 126 fracción VI.

Reglamento de Anuncios para el Distrito Federal.- Artículos 1, 5,11, 30, 32, 58, 60, 61, 63, 64, 65,
66, 67, 68, 71, 72, 73, 74, 75, 108 fracciones IV y X, y 111 fracción V.
Reglamento de Construcciones para el Distrito Federal.- Artículos 3 fracción VII, 35, 39 fracción II
incisos a, b y c, 137, 138, 139 fracción II inciso b, 168 y 164.

Planos de zonificación en materia de anuncios.

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Licencia de establecimiento mercantil

Aviso de declaración de apertura para establecimiento mercantil

Formato: VU- EM- 06

Base legal

Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, artículo 39 fracciones VIII y XII;

Ley para el fundamento de Establecimientos Mercantiles del Distrito Federal, artículos 1, 2, 3, 5


fracción II; 6 fracción II, 38, 43, 44, 45, 49; 54,

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, artículos 32, 33, 34, 35, 37, 39 fracción
VI, 40, 41, 42, 44, 46, 49, 54, 71, 72, 73, 74 y 80;

Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, artículo 124 fracción III;

Acuerdo por el que se modifican y precisan las atribuciones de las Ventanillas Únicas
Delegacionales, Punto Segundo, fracción V, inciso d)

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Licencia de funcionamiento para establecimiento mercantil

Formato VU-EM-03

Base legal:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal artículo 39 fracción VIII y XII;

Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal artículo 124 fracciones III y
X;

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal artículos 32, 33, 34, 35, 37, 39 VI, 40, 41,
42, 44, 46, 49, 54, 71, 72, 73, 74, 80 y 89

Ley para el Funcionamiento de Establecimientos Mercantiles del Distrito Federal artículos 1, 2


fracciones X, XI, XII, XIII y XX, 3, 5 fracción I , 6 fracción I, 8, 19, 20, 24, 30 y 31

Código Financiero del Distrito Federal artículo 210 (aplica a establecimientos que no tienen venta
de bebidas alcohólicas) o 211 fracción I y II (aplica a establecimientos que si tienen venta de
bebidas alcohólicas)

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PAG: 8
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Solicitud de expedición de permiso para la colocación de enseres o


instalaciones desmontables en vía pública contiguos a restaurantes y
cafetería

Formato VU-EM-13

Base legal:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, artículo 39 fracciones VI, VIII y XII

Ley para el Funcionamiento de Establecimientos Mercantiles del Distrito Federal, artículos 1,2,3,5
fracciones I y IX;6 fracción IV y 14

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, artículos 32,33,34,35,37,39 fracción


VI,40,41,42,44, 46,49,54,71,72,73,74,80 y 89

Código Financiero del Distrito Federal, artículo 211,fracción III

Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, artículo 124 fracción I; y
Acuerdo por el que se modifican y precisan las atribuciones de las Ventanillas Únicas
Delegacionales, Punto Segundo, fracción V, inciso k)

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Política de Calidad

Adquirir los mejores insumos para asegurar la calidad y la uniformidad en todo lo que
elaboramos y vendemos.

1.- Ofrecer un servicio bien seleccionado, preparado, procesado y presentado y servido a un


cliente cada vez más específico.

2.- Llevar a cabo un cuidadoso proceso de higiene en todas las áreas del local, muebles, equipo
de trabajo y alimentos.

3.- Alcanzar un servicio rápido y eficiente, siempre cuidando cada paso del proceso, los modales
y comportamiento para con el cliente.

4.- Proporcionar al cliente un producto sano de excelente sabor y nutritivo. No vendemos


chatarra. Fincamos nuestros esfuerzos en base a una cultura de servicios de calidad.

5.- Manejamos precios accesibles para todo tipo de cliente, es importante siempre dar la opción
para cada necesidad con una carta variada en opciones.

Slogan

"Su tiempo es nuestro tiempo"

Promesa que se deriva del compromiso que tiene D'Volada Café & Smoothies por cuidar el
tiempo del cliente, ofreciendo un producto de alta calidad con servicio rápido.

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Objetivos generales y específicos de la empresa.

El manual tiene un propósito claro, que es el brindarnos los conocimientos básicos de la empresa
tanto como de sus políticas; para brindar un mejor servicio a la comunidad en general, por ello es
importante contar con esta documentación independientemente de que la organización completa
se lo sepa de memoria ya que nuestros valores y procesos tiene fuertes cimientos.

Misión.

Nuestra misión en D’ volada Café & Smoothies es proporcionarte productos hechos a base de
café y complementos naturales de la más alta calidad, satisfaciendo tus sentidos brindándote un
traro cordial, amigable y sobre todo rápido, con el fin de ofrecerte un buen momento en tu día.

Visión.

Nuestra visión contempla ser la cadena de franquicias de café más grande del centro de
Tlaxcala y posteriormente del país. Así mismo, ser un ejemplo de calidad en el servicio y
satisfacción del cliente.

Valores:

Valores Empresariales

Servicio, Respeto, Calidad, Innovación, Integridad

ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.0 Dirección General de Recursos Humanos.

1.1 Dirección de Administración de Personal.

1.1.1 Subdirección de Personal.

1.1.1.1Departamento de Reclutamiento, Selección y Contratación.

1.1.1.2Departamento de Relaciones Laborales

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Organigrama general.

Gerente
general

SUBDIRECCIO
CONTADO N DE
PERSONAL
R
ADMINISTRA
DOR

secretarias RECURSOS
Supervis HUMANOS

or

intendente barrista pastelero camareros

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o Funciones de las unidades organizativas.

o Descripciones de cargos.

Descripción de Puestos

Dueños: Administración, Contabilidad, Horarios, Sueldos y mercadotecnia.

Gerente: Organización, control de pedidos de materia prima (leche, jarabe, cafés,


vasos, entre otros), promociones, capacitación.

Empleado o Barista: Limpieza, atención al cliente, servicio de entrega a domicilio,


cajeros, preparación de pedidos.

Nota: Los empleados no tienen asignada una tarea fija, todos participan en las distintas
actividades, siempre hay rotación.

Análisis de Puestos

PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION.


FUNCIONES

1. Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de trabajo.

2.- Checar ausentismo y rotación.

3.-Cuidar que no haya facturas canceladas, cuando en el registro estén vigentes.

4.- Revisar que todos los productos embarcados se facturen correctamente y con el precio
adecuado

5.-Buscar mejorar los precios del producto, hacia los clientes.

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6.- Reclutar, seleccionar y contratar al personal.

7.- verificar presupuesto para el contrato de personal.

8.- Solicitar documentación al trabajador para generar la alta del seguro.

9.- Gestionar beneficios para los trabajadores.

DESCRIPCION DE PUESTO

Nombre del puesto: Presidente del consejo de administración.

Nombre del departamento: Consejo administrativo.

Descripción del puesto: Optimización de recursos financieros y humanos.

Requerimiento del puesto: licenciatura o preparatorio terminada.

Formación: Curso de contabilidad, administración, etc.

Experiencia laboral: 2 años

Habilidad laboral: manejo de finanzas y manejo de personal, conocimientos


sobre café propiedades y preparacion , pago por pieza, etc.

Subordinado a: no aplica

Subordinados a él: no aplica

Responsabilidad principal:

a) reclutamiento, selección y contratación de personal.

b) Eficientar y optimizar los Recurso financieros y humanos.

c) Verificar presupuesto para creación de nuevas plazas.

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d) Verificar que el o los productos se paguen de acuerdo a los precios del mercado.

e) informar el cambio de Actividades.

f) disponibilidad de horario.

Facultades: Solicitar que cada departamento optimice sus recursos humanos y finanieros.

Generales

El puesto a analizar es el de barrista designado como puesto de servicio dentro del área de
recursos humanos por que este se encarga de la preparación de bebidas tales como café y su
parecido y a la vez se encarga del área de caja para agilizar el desempeño. Siendo como titular
para el puesto la señora Alba Picazo teniendo como jefe inmediato a Laura Picazo. El análisis
de puesto será revisado por Gloria Sánchez Vega que a la vez reportara a la señora Ana Cristina
Robles Marjarrez.

Análisis de Puestos

Dimensionales

El puesto de Barista está contemplado como un empleado de base ya que su contrato esta
por tiempo indefinido y le ofrecemos las prestaciones mínimas que la ley señala. La forma de
pago será por vía nomina obteniendo la cantidad de $1500.00 pesos, además de las comisiones
que obtenga por día.

Jornada de Trabajo

La jornada de trabajo será de Lunes a Domingo de 7:00 a.m. a 2:00 p.m. para el turno matutino
y de 2:00 p.m. a 10:00 p.m para el turno vespertino. El día de descanso varía según el trabajador.
Horario de comida no especificado. El horario de salida puede variar según las circunstancias que
se presenten en la empresa.

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Análisis de Puestos

Requerimientos

Descripción genérica

Este puesto tiene relación con casi todos los departamentos de esta empresa, por consecuente,
las actividades realizadas por el empleado de este puesto puede afectar a dichos departamentos.

Las actividades a realizar por parte de este empleado son las siguientes:

La principal tarea es la de preparar los pedidos que los clientes hacen, dándole a este el mejor
servicio y atención posible; la limpieza del área de trabajo que implica limpiar ventanas, trapear,
barrer, utilizar aromatizante en los baños, con magitel limpiar la barra, lavar los aparatos
utilizados, entre otras;

Análisis de Puestos

Requerimientos

Descripción genérica

Mantenimiento de las áreas verdes, regar las plantas, de vez en cuando le limpiamos la tierra a
las hojas de los árboles; servicio a domicilio, tomar los pedidos, pedir la información necesaria
para poder llevarles el pedido, encaminarnos hacia el lugar donde nos hayan pedido, siempre y
cuando no esté muy retirado el lugar de nuestra empresa

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Análisis de Puestos

Requerimientos

Descripción analítica

A continuación se presentan algunas de las actividades de menor importancia, pero no son


irrelevantes, también forman parte de las actividades del puesto.

Abrir el local, que debe ser diariamente, preparar los pedidos, preparar café, servir mesas,
preparación de ingredientes, atención al cliente, que deben esforzarse por que sea la mejor,
limpieza de estantes, ordenar el área de postres, cada dos días deben modificar la posición de los
postres y también deben innovar, barrer, trapear, limpiar los baños, regar las plantas, limpiar
mesas, acomodar sillas y mesas, vaciar ceniceros, mantener llenos las azucareras, los
recipientes de crema, canela, etc.,

Análisis de Puestos

Requerimientos

Descripción analítica

vaciar ceniceros, mantener llenos las azucareras, los recipientes de crema, canela, etc.,
mantener vacíos los contenedores de basura, adornar el local según la fecha o temporada, (esta
actividad se realiza eventualmente), brindarle al cliente la clave del Internet, entregar a domicilio,
atender el teléfono, limpiar las maquinas para la fabricación de los alimentos, atender las cajas, ir
a cursos de capacitación (eventualmente), poner a la vista los servilleteros, popotes, cerrar el
local (el cierre del local va a depender de la hora en que todas las actividades marcadas sean
realizadas y el local quede limpio)

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Análisis de Puestos

Requerimientos

Condiciones de trabajo

Las condiciones de trabajo en las que este empleado se va a desempeñar son buenas en el
aspecto de iluminación, excelentes en los aromas, buenos en el aspecto de emanación,
humedad, corrientes, la ventilación es excelente ya que se expiden diferentes tipos de olores
gracias a la preparación de alimentos, pero gracias a la ventilación los olores no se penetran en el
lugar, en condiciones como el frío y calor, es excelente, ya que se cuenta con un equipo de aire
acondicionado que se adapta al clima, la limpieza es excelente, ya que debemos tener un muy
buen aspecto, el ruido es bueno, no es muy fuerte, se puede ir a platicar al local.

Análisis de Puestos

Requerimientos

Condiciones de trabajo

Los riesgos de trabajo que se pueden presentar serian las cortadas en un nivel considerable, ya
que se manejan varios utensilios de cocina como los cuchillos, quemaduras escasas, porque se
manejan equipos calientes, golpes considerables, resbalones y raspaduras de manera escasa,
machucones de manera considerable si no se saben manejar los utensilios y equipos de trabajo.
Algunas de las enfermedades que pueden presentarse serian en el sistema nervioso, respiratorio,
dolores de espalda y dolores en los huesos, ya que la mayor parte del tiempo el empleado
permanece de pie.

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Análisis de Puestos

Requerimientos

Perfil del puesto

Alba Picazo cumple con las características requeridas en el puesto, se encuentra en el rango de
edad de 20 a 35 años, cumple con el estado civil siendo casada.

Cumple con los rasgos físicos deseables, ya que presenta buena apariencia, su vestimenta es
casual, no es descuidada, es una persona muy limpia, su personalidad inspira confianza. No
presenta déficit de atención, no tiene problemas psicológicos, sabe controlar sus emociones, no
presenta síntomas de depresión, sabe trabajar en equipo, responde rápidamente a las órdenes
aplicadas, no duda en realizar sus actividades, no presenta timidez.

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FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES

ATENCION A
LLEGADA DE ENCENDIDO PREPARA CLIENTES
CION DE
CAFE
DEL EQUIPO

ASEO LAVADO

DE

EQUIPO

ATENCION
DE

PROVEEDOR

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PAG:20
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GLOSARIO.

ANEXOS.

CONCLUSION

Puede decirse que la utilidad que tiene un manual administrativo es múltiple, en virtud de ser un
instrumento que permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, de tal manera, se puede
afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto importante dentro de las grandes
organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del
proceso administrativo.

BIBLIOGRAFÍA.

 Gómez Ceja, Guillermo (1994)

PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS

(Octava Edición)

Ciudad: Naucalpan de Juárez (Edo.) México

Editorial: McGraw Hill

ELABORADO: LAURA PICAZO PAREDES


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PAG: 21
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