P. 1
Bab 1

Bab 1

|Views: 3,443|Likes:

More info:

Published by: Rivanly 'vanvan Vebrianto on May 15, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/17/2013

pdf

text

original

Sections

  • 1.1Latar Belakang
  • 1.2.1 Tujuan
  • 1.2.2Manfaat
  • 1.4Metode Penelitian
  • 1.5 Sistematika Penulisan
  • 2.1Sejarah Instansi Kerja Praktek
  • 2.2.1 Gambar Bagan Struktur Organisasi
  • 2.2.2 Keterangan Tugas dan Wewenang
  • 3.1Analisa Proses Bisnis
  • 3.2 Dekomposisi Fungsi
  • 3.3.1Diagram Konteks
  • 3.3.2 Diagram Overview Level (0)
  • 3.3.3 Diagram Rinci 1.1
  • 3.3.4 Diagram Rinci 2.1
  • 3.3.5 Diagram Rinci 3.1
  • 3.4Entity Relationship Diagram (ERD)
  • 3.5LRS (Logical Record Structure)
  • 4.1 Analisa Keluaran
  • 4.2 Analisa Masukan
  • 4.3 Analisa Proses
  • 4.4Analisa Data
  • 4.5 Identifikasi Kebutuhan

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang

Pada era globalisasi yang semakin canggih dan membawa pengaruh besar ke dalam bidang – bidang kehidupan manusia seperti halnya dalam bidang usaha, banyak perusahaan baik milik negara maupun swasta yang berusaha untuk meningkatkan mutu dan layanan dalam bidang usahanya. Salah satu perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkan sistem dan alat informasi yang dapat mengolah data untuk menghasilkan informasi. Usaha – usaha yang ingin maju harus mampu mengikuti kemajuan era informasi dengan menggunakan alat pengolah data yaitu komputer. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data maka semua bidang dalam satu perusahaan atau instansi dapat dikomputerisasikan , dalam hal ini bidang-bidang yang dianggap penting dan utama yang dapat mendukung keberhasilan dari suatu perusahaan untuk mencapai kesuksesan. Perusahaan membutuhkan data dan informasi yang akurat untuk dapat berkompetensi dengan

2

perusahaan lain dan perusahaan harus memiliki pengetahuan yang cukup secara internal dan eksternal. Kenisah Ministry Jakarta merupakan sebuah bentuk instansi gereja yang bergerak dalam bidang sosial, pelayanan/ministry. Sistem informasi penggajian karyawan tetap di Kenisah Ministry Jakarta adalah semi terkomputerisasi. Bagian kasir tidak mempunyai data gaji karyawan tetap karena yang memegang data gaji karyawan tetap hanya koordinator keuangan. Koordinator keuangan bertanggung jawab untuk mentransfer gaji karyawan tetap setiap bulan ke rekening masing – masing. Apabila bagian koordinator keuangan melakukan tugas luar maka setiap karyawan akan menunggu sampai kembali dan mentransfer gaji karyawan

tersebut. Bila tanggal gaji setiap bulan bertepatan dengan hari libur kerja dan hari libur nasional maka karyawan tidak mengetahui kapan kepastian untuk menerima gaji. Bagian kasir hanya sebagai perantara informasi dari bagian koordinator keuangan kepada karyawan. Bagian kasir akan memberikan laporan data lembur karyawan tidak tetap kepada koordinator keuangan. Koordinator keuangan akan memberikan petty cash lembur kepada bagian kasir untuk diberikan kepada karyawan tidak tetap.

1.2

Tujuan dan Manfaat

3

Tujuan dan manfaat dari kerja praktek ini dapat diuraikan sebagai berikut :

1.2.1 Tujuan Tujuan dari dilaksanakannya Kerja Praktek adalah : 1. Melakukan riset langsung untuk menganalisa, memahami dan melihat secara langsung sistem informasi yang berjalan dalam suatu perusahaan atau lembaga ditempat di mana penulis melakukan kerja praktek. Sehingga

pertanggungjawaban isi dari penulisan laporan kerja praktek ini dapat penulis pertanggung jawabkan kebenarannya. 2. Menyimpulkan kekurangan – kekurangan sistem yang berjalan dalam

perusahaan yang bersangkutan sehingga kekurangan atau kelemahan sistem tersebut masih bisa diperbaiki, disempurnakan atau disesuaikan dengan perkembangan dan kompetensi global dengan lebih baik. 3. Berusaha memperbaiki atau memberi solusi terhadap kekurangan – kekurangan dari sistem yang ada dimana penulis melakukan kerja praktek.

1.2.2

Manfaat Manfaat dari penulisan Laporan kerja Praktek ini antara lain :

1. Kenisah Ministry Jakarta mengetahui kekurangan dari Sistem Informasi

Penggajian yang sedang berjalan saat ini.
2. Menambah wawasan dari penulis yang melakukan kerja praktek.

4

3. Kesalahan dalam penghitungan petty cash lembur karyawan dapat diminimalis. 4. Sistem Informasi Penggajian di Kenisah Ministry Jakarta dirancang 5. menjadi sistem yang terkomputerisasi.

1.2 Identifikasi Masalah Identifikasi masalah dibuat untuk mengidentifikasi semua masalah – masalah yang ada dalam suatu sistem. Identifikasi masalah pada Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta adalah sebagai berikut :

1. Waktu pembayaran gaji tidak konsisten setiap bulan.

2. Sering terjadi kesalahan dalam penghitungan petty cash lembur karyawan. 3. Sistem Informasi Penggajian masih semi komputerisasi. 4. Tidak ada sistem absensi yang baku.

1.4 Batasan Masalah

Observasi Kegiatan observasi ini dilakukan dengan cara. pendataan karyawan. Tahap – tahapnya yaitu : a.4 Metode Penelitian Dalam metode penelitian ini. Proses penggajian ini terdiri dari beberapa proses yaitu proses pendataan (pendataan gaji pokok. penulis datang langsung ke Kenisah Ministry Jakarta yang terletak di Jl. baik sistem yang berjalan maupun kebutuhan dalam perusahaan. Jend. maka dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini penulis perlu membatasi masalah penulisan dengan membahas masalah Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta yang meliputi proses transfer gaji karyawan tetap dan pembayaran petty cash lembur selama satu bulan. 1. pendataan no rekening). proses gaji dan lembur dan proses pembuatan laporan. untuk melihat dan memperoleh data dan informasi. Diharapkan dengan adanya batasan tersebut dapat menjelaskan sistem penggajian secara keseluruhan. Penulis diberi kesempatan selama satu bulan dalam melakukan riset di gereja tersebut. di jelaskan bagaimana penulis mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan oleh penulis. Sudirman Kav 44 Center Park BRI 2 lantai 9.5 Mengingat luasnya permasalahan komputerisasi serta keterbatasan waktu yang tersedia. .

yang masing – masing terdiri dari sub bab dengan uraian sebagai berikut : BAB I :PENDAHULUAN . Wawancara Penulis langsung melakukan wawancara kepada pegawai Kenisah Ministry yang bersangkutan untuk memperoleh informasi secara langsung bagaimana sistem dalam perusahaannya berjalan. c. penulis menggunakan buku yang mendukung penyusunan sistem informasi penggajian di Kenisah Ministry sebagai referensi yang berkaitan dengan penggajian / pembuatan aplikasi sistem informasi penggajian karyawan. Kepustakaan Untuk memperlengkapi data dan informasi serta tata cara dalam pembuatan laporan ini. 1.6 b.5 Sistematika Penulisan Penulisan sistem informasi penggajian karyawan tetap di Kenisah Ministry Jakarta disusun dalam beberapa bab. apa yang menjadi kendala / tantangan yang sering di hadapi dan mengetahui kebutuhan perusahaan sebagai bahan dalam menyusun laporan ini.

BAB II :ORGANISASI Bab ini menguraikan sejarah dari Kenisah Ministry Jakarta. struktur organisasi yang menjelaskan tentang gambar bagan struktur organisasi dan keterangan tugas dan wewenang. BAB III :SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN Dalam bab ini diuraikan sistem informasi yang berjalan dari proses penggajian karyawan di Kenisah Ministry Jakarta. tujuan dan manfaat. BAB IV :ANALISA SISTEM . metode penelitian dan sistematika penelitian. DAD (Diagram Aliran Data) memodelkan proses yang terjadi pada sistem yang berjalan dan ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan diagram hubungan antar entitas yang menghubungkan antar objek atau simpanan data yang ada dalam sistem yang dianalisa. batasan masalah. Dekomposisi fungsi yang menggambarkan hirarki fungsi yang ada pada sistem penggajian di gereja tersebut. seperti Proses penggajian yang menjelaskan proses dalam sistem yang berjalan dari sistem informasi penggajian. Dalam bab ini ada penjelasan unit kegiatan di Kenisah Ministry Jakarta.7 Dalam bab ini diuraikan secara ringkas mengenai latar belakang laporan kerja praktek.

menjelaskan tiap keluaran dari system yang berjalan. LRS dan Identifikasi kebutuhan. Analisa Proses. BAB II . menjelaskan spesifikasi proses yang menjelaskan hal – hal yang ada pada proses DAD. menjelaskan semua data yang disimpan pada DAD dan hubungannya yang terlihat pada ERD. yang menjelaskan tiap data masukan yang dibutuhkan dari sistem yang berjalan. BAB V :KESIMPULAN DAN SARAN Menguraikan kesimpulan dan saran dari hasil analisa sistem informasi Penggajian di Kenisah Ministry Jakarta. Analisa Data. baik Analisa Masukan. merupakan rangkuman hasil analisa dari sistem informasi penggajian yang lama di Kenisah Ministry Jakarta.8 Dalam bab ini menjelaskan bagaimana analisa sistem informasi penggajian di Kenisah Ministry Jakarta. Analisa Keluaran.

1-2. Salah satu contoh aksi sosial yang . Saat ini kenisah ministry sangat berkembang pesat dalam pelayanan sampai ke luar kota seperti Manado. Sudirman Kav 44 Center Park BRI 2 lantai 9 sampai sekarang dengan nama Kenisah Ministry Jakarta.1 Sejarah Instansi Kerja Praktek Kenisah Ministry Jakarta merupakan sebuah gereja atau instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan dan sosial. Gereja ini telah berdiri sejak tahun 1997 dengan nama GBI Kenisah Jakarta yang ber-alamat di Mall Ambasador Jakarta Lt. namun seiring berjalannya waktu gereja ini berkembang pesat dari sisi kuantitas sehingga berpindah tempat ke Jl. Jogja. Bali dan Papua bahkan keluar negeri seperti . Jend. singapura dan Afrika. Salah satu nama komunitas yang berkembang saat ini adalah “Frontline”.9 ORGANISASI 2. Untuk beberapa tahun terakhir gereja ini aktif mangadakan acara-acara dengan menghadirkan pembicara dari luar negeri. Gereja ini banyak melakukan kegiatan – kegiatan sosial dalam sejarah keberadaannya di kota Jakarta. Kenisah Ministry mempunyai office atau sekretariat yang terdiri dari kurang lebih 14 orang pengurus atau yang disebut Board dan kurang lebih 15 karyawan tetap dan 10 karyawan tidak tetap. Bergerak dari satu komunitas ke komunitas lain atau sering di sebut “Komunitas Sel” sehingga menjadi satu gereja yang memiliki variasi.

1 Gambar Bagan Struktur Organisasi Penggambaran ini di maksudkan untuk mempermudah dalam koordinasi tugas dan fungsional perusahaan. Kasir. Staff Teknologi Informasi. Staff Dokumentasi dan Arsip data. Gambaran bagan struktur organisasi pada Kenisah Ministry Jakarta digambarkan sebagai berikut : . Dalam hal ini semua jabatan memiliki tugas dan tanggung jawab masing – masing yang sudah di tentukan berdasarkan rapat pengurus kenisah ministry Jakarta.10 dilakukan adalah pemberian bantuan kepada korban kebakaran pemilik kios – kios di pasar Impres Senen dan aksi Cinta Indonesia. 2. Staff SDM. Koordinator Keuangan.2. Finance Controller. Koordinator Penggalang Dana dan Tim Penggalang dana. 2. Staff Admin.2 Struktur Organisasi Struktur Organisasi perusahaan merupakan gambaran dari susunan jabatan-jabatan yang ada pada Kenisah Ministry Jakarta yang terdiri dari Pimpinan (Gembala senior). Sekretaris Umum. Wakil Gembala Senior.

2.masing tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan dijelaskan sebagai berikut : .1: Struktur Organisasi Kenisah Ministry Jakarta 2. Penjelasan masing .11 Pimpinan (Gembala Senior ) Wakil Gembala Senior Sekretaris Umum Finance Controller Staff Admin Koordinator Keuangan Staff Dokumentasi & Arsip Data Kasir Staff SDM Koordinator Penggalang Dana Staff IT Tim Penggelang Dana Gambar 2.2 Keterangan Tugas dan Wewenang Keterangan tugas dan wewanang ini menjelaskan tugas dan tanggung jawab dari semua karyawan yang ada di Kenisah Ministry Jakarta sesuai jabatan masing – masing.

Tugas dan tanggung jawab a. Wakil Gembala Senior di Kenisah Ministry Jakarta memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : .12 1. Bertanggung jawab kepada Badan Pengurus Harian dan Badan Pengurus Daerah (BPD & BPH) tentang pelaksanaan kegiatan dan kemajuan gereja. e. Menjadi speaker / pengkhotbah di setiap ibadah Raya. b. Memimpin rapat board/pengurus. c.Pimpinan Adalah orang yang paling berpengaruh dan membawa konstribusi dalam sebuah perusahaan/instansi. 2. b. c.Wakil Gembala Senior Orang yang bertugas untuk membantu kerja pimpinan dalam menjalankan suatu organisasi. Mengambil keputusan dalam menyelesaikan masalah yang ada. Mengawasi semua kegiatan dalam gereja. Mengangkat karyawan baru ( sesuai dengan standard yang ditentukan). Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di kenisah ministry. d. Wewenang : a. Dalam bagian ini akan di bahas wewenang dari pimpinan Kenisah Ministry. Bertanggung jawab untuk pembinaan jemaat secara spiritual dan pertumbuhan secara kuantitas.

Mewakili gembala dalam mengikuti rapat ke Badan Pengurus Harian dan Badan Pengurus Daerah. 3. Bertanggung jawab kepada pimpinan / Gembala senior sehubungan dengan kegiatan gereja.13 Wewenang : a. luar negeri). Melakukan pengawasan / kontrol terhadap setiap arus keluar masuknya keuangan gereja. Finance Controller Bagian/orang yang harus melakukan kontrol dan pengawasan untuk setiap transaksi keuangan dalam suatu organisasi disebut Finance Controller. Finance Controller di Kenisah Ministry memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Wewenang : a. Menggantikan posisi pimpinan / gembala senior dalam menjalankan semua program – program gereja selama pimpinan berada di luar kantor ( luar kota. Menggantikan pimpinan ketika mendadak berhalangan untuk menjalankan tugas (sakit dsb) Tugas Dan Tanggung Jawab : a. b. b. Bertanggung jawab dalam membantu pimpinan membina Jemaat gereja. c. .

Koordinator Keuangan Wewenang : a. 5. dan Kasir Tugas Dan Tanggung jawab : Bertanggung jawab untuk melaporkan keuangan gereja kepada pimpinan dan semua pengurus / board.14 b.Kasir Orang yang menjalankan transaksi keuangan dalam satu organisasi/perusahaan disebut kasir. Melakukan audit keuangan setiap tahun. 4. Mengawasi cara kerja bagian keuangan. Menandatangani cek /pemegang cek keuangan. Tugas dan wewenang kasir di Kenisah Ministry yaitu : Wewenang : . Mengkoordinir semua transaksi keuangan. d. b. Menentukan anggaran pembelian barang. Mengevaluasi laporan keuangan secara berkala c. c. Mengawasi cara kerja kasir e. Tugas Dan Tanggung jawab : Bertanggung jawab memberi laporan keuangan kepada Finance Controller.

Buku bank dan Tahunan. kecuali transfer gaji karyawan tetap. c. Memimpin rapat karyawan. Memberikan petty cash lembur kepada karyawan tidak tetap.Sekretaris Umum Orang yang mengawasi semua pekerjaan dari karyawan dan mengontrol kondisi di sekretariat / kantor gereja. Mengawasi cara kerja setiap karyawan. . Wewenang : a. Menjadi perantara antara karyawan dan Koordinator keuangan . b. Mengawasi semua kegiatan yang ada. d.15 a. Menerima data lemburan dan menghitung petty cash lembur karyawan tidak tetap. c. e. d. c. Bertanggung jawab kepada Koordinator keuangan dan Finance Controller. Bulanan. Tugas Dan tanggung jawab : a. Melakukan semua transaksi keuangan. b. Mengajukan anggaran pengeluaran setiap minggu. Membantu Koordinator keuangan dan Finance Controller dalam menjalankan sistem keuangan yang bersih dan jujur. Membuat laporan keuangan setiap minggu/ secara berkala. 6. b. Membuat Laporan Mingguan.

b. Mengawasi arus kekuar masuknya surat. b. Mengatur schedule pimpinan. d. Staff Admin Sekretaris Tugas dan Wewenang : a. Staff Dokumentasi dan Arsip Data Tugas dan Wewenang : a. Tugas Dan Tanggung jawab a.16 d. Menjadi perantara antara karyawan dengan pengurus / board dan pimpinan. Mendampingi pimpinan atau wakil gembala senior dan sekretaris umum apabila ada tugas luar. Mengatur administrasi kantor. Mengawasi pertumbuhan jemaat dari sisi kuantitas. . Menyelesaikan semua masalah yang timbul dalam sekretariat /kantor gereja dan diantara karyawan. Bertanggung jawab kepada sekretaris umum. Membuat dokumentasi dari semua kegiatan yang ada. 8. b. Bertanggung jawab kepada sekretaris umum. c. e. 7. Bertanggung jawab memberi laporan kepada pimpinan mengenai kondisi sekretariat/ kantor gereja secara berkala. c.

11. Bertanggung jawab kepada Pimpinan dan sekretaris umum. 10. Mengarsip data. c. Membantu pimpinan dalam membuat buku 9. Staff SDM (Sumber Daya Manusia) Tugas dan Tanggungg jawab Staff SDM : a. Mengajukan jenis kegiatan yang akan di lakukan. Staff Teknologi Informasi Tugas dan Wewenang : a. Menjadi petugas multimedia di setiap kegiatan yang ada. Membuat Website gereja b. Mengawasi semua cara kerja karyawan secara keseluruhan. laporan – laporan f. Melakukan interview bagi karyawan baru d. surat. Bertanggung jawab kepada koordinator keuangan. Update Database data jemaat e. Update dan kontrol Website c. b.17 d. Koordinator Penggalang Dana Tugas dan wewenang : a. Mengawasi hal – hal yang berhubungan dengan IT d. .

Koordinator keuangan bertanggung jawab untuk melakukan transfer gaji karyawan tetap melalui bank. Melakukan penggalangan dana langsung ke lokasi yang ditentukan. Pada Kenisah Ministry Jakarta untuk karyawan tetap gaji diperoleh dari gaji pokok yang jumlahnya sama untuk setiap bulan kecuali adanya kenaikan gaji.Tim Penggalang Dana Tugas dan wewenang : a. Menentukan jenis kegiatan penggalangan dana yang mendukung suatu acara yang akan berlangsung. Bertanggung jawab kepada koordinator penggalang dana. Kasir menerima petty cash lembur dari koordinator keuangan untuk melakukan pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap. soundman. . Untuk karyawan tidak tetap seperti bagian musik. 2. 12. Memberi laporan keuangan dari hasil penggalangan dana. dan office boy gaji diterima dari perhitungan lembur atau petty cash lembur melalui kasir.18 b. c.2 Penjelasan Unit Kegiatan Tempat Riset Analisa untuk sistem informasi yang berjalan pada sistem penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta dilakukan pada bagian keuangan (koordinator keuangan dan kasir). c. b. Membuat laporan hasil dari dana yang sudah berhasil dikumpul.

1 Analisa Proses Bisnis Proses penggajian yang ada dalam Kenisah Ministry. BAB III SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN 3. dimulai ketika finance controller menandatangani cek gaji untuk diberikan kepada koordinator keuangan melakukan transfer gaji karyawan tetap.19 Pembuatan cek gaji berdasarkan jumlah gaji karyawan tetap ditambah jumlah petty cash lembur karyawan tidak tetap. Bagian kasir menghitung form uang lembur karyawan untuk selanjutnya melaporkan kepada koordinator .

20 keuangan. 2. 3.rekening karyawan untuk digunakan dalam transfer gaji setiap bulannya. maka akan dibuat laporan transfer gaji karyawan tetap dan laporan pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap yang akhirnya disusun sebagai laporan gaji karyawan Controller. sebagai pertanggungjawaban keuangan kepada Finance . Kemudian cek gaji akan dibuat sesuai jumlah gaji pokok karyawan tetap dan petty cash lembur karyawan tidk tetap. Laporan Setelah melakukan transfer gaji karyawan tetap dan melakukan pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap. Gaji dan Lembur Setelah dilakukan pendataan maka akan dilakukan penerimaan lembur. transfer gaji KT dan pembayaran petty cash lembur KTT. alamat. Verifikasi dan hitung lembur kemudian pembuatan petty cash lembur. Sistematis Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta diuraikan sebagai berikut : 1. Selanjutnya dilakukan pendataan no. Pendataan karyawan meliputi pendatan data – data pribadi seperti nama lengkap. no telepon dsb. pembuatan cek gaji. Pendataan Proses pendataan dilakukan pada karyawan pada saat ditetapkan sebagai karyawan di kenisah. Kemudian akan dilakukan rapat penentuan gaji pokok berdasarkan keputusan rapat board.

1 : Dekomposisi Fungsi 3.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem yang berjalan pada Kenisah Ministry akan digambarkan dalam Konteks Diagram. Dapat dilihat dibawah ini:Gambar 3.1Diagram Konteks Diagram Konteks merupakan gambaran umum pada sistem yang berjalan.2 Dekomposisi Fungsi Dekomposisi fungsi pada sistem yang berjalan pada Kenisah Ministry Jakarta terbagi dalam tiga proses yaitu : Pendataan. Gaji dan lembur. Karyawan memberikan data karyawan. data no .21 3. dan laporan. 3. Diagram Overview dan Diagram Rinci. Dimana board memberikan data gaji pokok karyawan kepada Koordinator keuangan.3.

Data_Karyawan .TTD_Cek_Gaji Finance Controller .22 rekening dan form uang lembur karyawan.Rek_KT . Dari data karyawan.Transfer_Gaji_KT .Pembayaran_Petty_Cash_Lembur_KTT Cek_Gaji Daftar_Karyawan Lap_Transfer_Gaji_KT Lap_Pembayaran_Petty_Cash_Lembur_KTT Lap_Gaji_Karyawan Karyawan .TTD_Cek_Gaji . Kemudian Finance Controller menandatangani cek gaji sebelum melakukan transfer gaji. Form uang lembur karyawan diberikan kepada bagian kasir untuk di realisasikan.Form_Uang_Lembur_Karyawan .data gaji pokok.Daftar_No.Daftar_Gaji_KT Board Bank . Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta - . Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan dapat dilihat pada Gambar berikut : . Transfer gaji karyawan tetap dan pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap dilakukan oleh koordinator keuangan dan kasir. Cek gaji dan daftar karyawan tetap diberikan kepada koordinator keuangan. dan data petty cash akan menghasilakan laporan gaji karyawan yang akan diberikan kepada Finance Controller.Daftar_Gaji_Pokok_KT 0.Slip_Transfer_Gaji_KT .

Pada proses hitung gaji dan lembur. file lembur dan file petty cash maka proses gaji akan direalisasikan melalui transfer gaji karyawan tetap dan . Finance Contoller akan menandatangani cek gaji dalam proses pembuatan cek gaji.2 : Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta. hitung gaji dan lembur dan laporan. 3. file gaji pokok. karyawan memberikan data karyawan dan no rekening kepada koordinator keuangan dan board mmberikan data gaji pokok karyawan tetap yang akan diproses dan disimpan ke dalam file karyawan. file gaji pokok. dan file no rekening. file no rekening. Dari file karyawan.23 Gambar 3.2 Diagram Overview Level (0) Diagram Overview merupakan diagram yang menggambarkan proses sistem yang berjalan yang terdiri dari tiga proses yaitu : Proses pendataan. karyawan memberikan form uang lembur karyawan kepada bagian kasir untuk di dihitung dan disimpan dalam file lembur. hasil perhitungan lembur disimpan dalam file petty cash. Dalam proses pendataan.3.

Diagram Overview Sistem Informasi Penggajian yang Sedang berjalan dapat dilihat pada gambar berikut : . Terakhir pada proses laporan diamana data karyawan.24 pembayaran petty cash lembur karyawan. Proses gaji akan disimpan dalam file gaji. data gaji pokok dan petty cash akan dijadikan laporan gaji karyawan yang akan diberikan kepada Finance Controller.

Transfer_Gaji_KT .3 Diagram Rinci 1.Lap_Transfer_Gaji_KT .Rek_KT Karyawan Rekening KT Gaji Pokok .Daftar_No.Lap_Pem bayaran_Pettycash_Lem bur_KTT .3 : Diagram Overview Level 0 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.1 Diagram Rinci dibawah ini menggambarkan proses pendataan karyawan penghitungan gaji dan lembur yang telah dibuat dan diproses sebagai rincian gaji .25 Board Karyaw an . 3.0 Laporan .0 Gaji dan Lem bur F orm _Uang_Lembur_Karyawan .TTD_Cek_Gaji .0 Pendataan .TTD_Cek_Gaji Bank .Daftar_Karyawan .Slip_Transfer_Gaji_KT 2.Daftar_Gaji_KT .Data_Karyawan .3.Cek_Gaji .Pembayaran_Pettycash_Lembur_KTT Gaji Lembur F inance Controller 3.Lap_Gaji_Karyawan Gambar 3.Daftar_Gaji_Pokok_KT 1.

Data_Karyawan 1. Diagram Rinci Proses 1 Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan dapat dilihat pada Gambar berikut: Karyawan .2 Pendataan Gaji Pokok .3.1 Pendataan Karyawan Karyawan Board 1.4 : Diagram Rinci Proses 1 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.Daftar_Gaji_Pokok_KT Gaji Pokok Rekening KT .Daftar_No.4 Diagram Rinci 2.1 Diagram Rinci Proses 2 Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan dapat dilihat pada Gambar berikut: . 3.26 karyawan yang kemudian menghasilkan laporan gaji karyawan yang akan diberikan ke Finance Controller.Rek_KT 1.3 Pendataan Rekening Gambar 3.

TTD_Cek_Gaji 2.Form_Uang_Lembur_Karyawan Lembur 2.1 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.5 : Diagram Rinci 2. 3.3.Transfer_Gaji_KT .Pembayaran_Pettycash_Lembur_KTT 2.Cek_Gaji .1 Diagram Rinci Proses 3 Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan dapat dilihat pada Gambar berikut: .3 Pembuatan Petty Cash Finance Controller .Daftar_Gaji_KT .TTD_Cek_Gaji .Slip_Transfer_Gaji_KT 2.5 Transfer Gaji .1 Penerimaan Lembur .6 Pembayaran Petty Cash Lembur Gambar 3.Daftar_Karyawan .5 Diagram Rinci 3.27 Karyawan 2.4 Pembuatan Cek Gaji Petty Cash Karyawan Gaji Pokok Rekening KT Bank Gaji .2 Verifikasi dan Hitung Lembur 2.

Lap_Transfer_Gaji_KT 3.Lap_Pembayaran_Pettycash_Lembur_KTT 3.6 : Diagram Rinci 3.28 Gaji Pokok Finance Controller .4 Entity Relationship Diagram (ERD) Diagram ini menggambarkan hubungan antar entitas yang menghubungkan antar objek atau simpanan data yang ada dalam Sistem Informasi Penggajian .1 Lap_Transfer_Gaji_KT Karyawan Gaji Petty Cash 3.1 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.3 Lap_Gaji_Karyawan .2 Lap_Pembayaran_Petty _Cash_Lembur .Lap_Gaji_Karyawan Gambar 3. 3.

29 pada Kenisah Ministry Jakarta. ERD tersebut dapat digmabarkan sebagai berikut : .

7 : ERD (Entity Relationship Diagram) Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.30 n m _ k a r y ab w na kn _* r* e k a n o _ re k * cabang a ta s _ n a m a R e k e n in g K T 1 n m _ k a ry a w a n g a j i _ p o k o k * t h n _ m a s ua kl a m a t s ta tu s 1 G a ji P o k o k p u n y a 1 n m _ k a ry a w a n * buka ja m _ d a t a n g n m _ k a r y a w a n * j *a m _ p u l a n g * je n is _ k e la m in t e lp is i Lem bur tg l t g l_ la h ir 1 K a ry a w a n 1 M M M n m _ k a r y a w a n * n o _ c e k _ g a j a* m _ p u l a n g * j*l h _ p e t t y _ c a s h * * * i t e r im a n o _ c e k _ g a j it* g l j l h _ g a j i t t d _ c e k _ g a ji N G a ji 1 h it u n g N tg l m e n g e l u a r k a Pn e t t y c a s h j l h _ p e t t y _ c a s h * M ttd _ K T T t t d _ k a s ir Gambar 3. .

no_c ek_gaji P etty Cash .ttd_k asir G aji no_cek_gaji ttd_cek_gaji jlh_cek_gaji tgl Gambar 3.jlh_petty_c ash ** G aji karyawan . .8 : LRS ( Logical Record Sturucture ) Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.nm_kary awan .ttd_K TT .5 LRS (Logical Record Structure) Gambar LRS pada Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta adalh sebagai berikut : Rekening K T no_rek * nm_karyawan** bank_rek cabang atas_nama G aji P okok .31 3.gaji_pokok * .thn_masuk - K ary awan nm_karyawan* jenis_k elamin alamat telp status tgl_lahir - Lembur jam_pulang* nm_kary awan** jam_datan tgl P etty c ash lembur .jam pulang ** .nm_penerima** .jlh_petty_cash * .

Tiap keluaran dari Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta dirinci sebagai berikut : 1.32 BAB IV ANALISA SISTEM 4. Nama Keluaran : Tanda tangan cek gaji Sebagai bukti sah atau tidak nya cek gaji dikeluarkan ke bank. . Lampiran A-1 Tidak perlu ada tambahan.1 Analisa Keluaran Analisa keluaran menjelaskan tiap keluaran dari sistem yang berjalan. Fungsi : Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : : Kertas Bank Satu lembar Satu bulan sekali Dua tanda tangan dalam satu cek gaji. Tanda tangan sudah cukup baik karena ada dua buah tanda tangan yang dapat menghindari hal – hal yang tidak baik.

33 2. Kertas Bank Satu lembar Satu bulan sekali 23 data gaji karyawan Lampiran A-2 Sudah cukup baik. Fungsi : Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format : : : : : : Kertas Finance Controller Satu lembar Satu bulan sekali Satu cek gaji untuk pembayaran gaji setiap bulan. Fungsi Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : : : 3. Nama Keluaran : Cek gaji Untuk diberikan kepada Finance Controller untuk ditandatangani. karena data yang dibutuhkan oleh bank sudah lengkap dan jelas. Daftar gaji karyawan tetap sudah cukup baik. Lampiran A-3 . Nama Keluaran : Daftar gaji karyawan tetap Sebagai daftar jumlah gaji dari karyawan tetap.

23 data karyawan tetap Lampiran A-4 Perlu ditambahkan id_karyawan dan status KT atau KTT Fungsi Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan : : : : : : : : Hasil Analisa : Daftar karyawan kurang lengkap karena tidak ada id_karyawan dan status pekerjaan karyawan termasuk dalam karyawan tetap atau karyawan tidak tetap.34 Keterangan : Cek gaji sudah cukup baik. Nama Keluaran : Daftar karyawan Sebagai sumber data dan informasi dari karyawan. 5. Hasil Analisa : 4. Nama Keluaran : Transfer gaji karyawan tetap Untuk pembayaran gaji karyawan tetap Kertas Fungsi Media : : . Solusinya perlu dirancang database karyawan sebagai sistem yang baku. Kertas Finance Controller Satu lembar Setiap ada penerimaan karyawan. Proses pengeluaran cek gaji sudah cukup baik karena diberikan pada saat pembayaran gaji saja.

Nama Keluaran : Pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap Proses pembayaran gaji dari karyawan tidak tetap Kertas Karyawan Satu Lembar Satu bulan sekali 15 pembayaran petty cash lembur setiap bulan Lampiran A-6 Perlu dirancang sistem yang terkomputerisasi. Proses transfer gaji sudah baik karena dilakukan langsung pada saat pencairan cek gaji. Fungsi Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : : : .35 Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : Karyawan Satu lembar Satu bulan sekali Satu kali transfer gaji untuk 15 karyawan tetap Lampiran A-5 Proses transfer gaji karyawan tetap sudah baik. Proses pembayaran petty cash lembur KTT kurang baik karena masih manual dan ditulis tangan. Solusinya karyawan dan kasir sama – sama menghitung petty cash lembur untuk kemudian dapat disesuaikan. 6.

36 7. Nama Keluaran : Laporan pembayaran petty cash lembur KTT Sebagai laporan pertanggungjawaban telah Fungsi : melakukan transfer gaji karyawan tidak tetap. Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan : : : : : : : Kertas Finance Controller Satu lembar Satu bulan sekali Satu laporan setiap bulan Lampiran A-7 Perlu ditambahkan no. Nama Keluaran : Laporan transfer gaji KT Sebagai laporan pertanggungjawaban telah Fungsi : melakukan transfer gaji karyawan tetap. Solusinya membuat form laporan yang lebih lengkap dengan menambah item yang diperlukan. nama penerima sesuai no.rekening karyawan. cabang bank dan atas nama penerima. . Hasil Analisa : Laporan transfer gaji masih kurang baik karena laporan kurang lengkap seperti no.rekening. 8. cabang bank tujuan. sehingga jika ada kesalahan transfer maka sulit untuk mengetahuinya.rekening karyawan.

Solusinya adalah petty cash hanya dapat diberikan langsung kepada karyawan tidak dapat diwakilkan. Hasil Analisa : Laporan pembayaran petty cash lembur KTT belum cukup baik karena tidak dibuat tanggal pembayaran dan apakah si penerima langsung atau diwakilkan.37 Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan : : : : : : : Kertas Finance Controller Dua Lembar Satu bulan sekali Satu laporan setiap bulan Lampiran A-8 Perlu ditambahkan tanggal pembayaran. 9. Nama keluaran : Laporan gaji karyawan Sebagai laporan pertanggungjawaban telah Fungsi : melakukan pembayaran gaji karyawan Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format : : : : : : Kertas Finance Controller 12 lembar Satu kali setahun/setiap pergantian tahun Satu laporan gaji karyawan Lampiran A-9 . penerima diwakilkan atau langsung.

Nama Masukan : 2. kepada Solusinya koordinator untuk mnandatangani laporan yang telah dibuat. Hasil analisa : Laporan gaji karyawan sudah belum baik.2 Analisa Masukan Analisa masukan menjelaskan tiap masukan yang dibutuhkan dari sistem yang berjalan. karena tidak terdapat tanda tangan dari pembuat laporan. 4. Sumber Daftar gaji pokok karyawan tetap Board : . Tiap masukan yang dibutuhkan pada Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta dirinci sebagai berikut: 1.38 Keterangan : Perlu ditambahkan tanda tangan pembuat laporan dan tanggal dibuatnya laporan. Dan kita tidak mengetahui tanggal pembuatan pertengahan memberitahukan laporan apakah awal tahun atau adalah keuangan tahun. yang nantinya akan sangat dibutuhkan ketika ada hal – hal yang ingin ditanyakan sehubungan dengan laporan tersebut.

3. Nama Masukan : Data karyawan Karyawan Memberikan informasi lengkap tentang karyawan. Kertas Setiap ada penerimaan karyawan baru 23 data karyawan Lampiran B-2 Perlu dilengkapi data alamat dan tanggal lahir yang jelas atau dibuat format yang baku. Data gaji pokok karyawan kurang lengkap karena tidak terdapat pertimbangan – pertimbangan dalam penentuan gaji pokok seperti pendidikan terakhir dan jabatan. Sumber Fungsi Media Rangkap Volume Format Keterangan : : : : : : : . Solusinya adalah melakukan pendataan ulang kepada semua karyawan.39 Fungsi : Menyediakan daftar gaji pokok dari Karyawan Tetap Media Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : Kertas Satu lembar Setiap penerimaan karyawan baru 15 data gaji pokok karyawan tetap Lampiran B-1 Perlu ditambahkan pendidikan terakhir dan jabatan.

rekening karyawan tetap Karyawan Sebagai alamat rekening transfer gaji Kertas Satu lembar Satu bulan sekali 15 no rekening karyawan tetap. Misalnya alamat. karena tidak ada format baku data karyawan. Nama masukan : Form uang lembur karyawan Karyawan Sebagai form pengisian jam lembur dan menghitung lembur. Sumber Fungsi Media Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil analisa : : : : : : : : : 5. sehingga beberapa karyawan tidak mengisi dengan lengkap informasi yang diminta. tanggal lahir dll. Lampiran B-3 Tidak perlu ada tambahan Data no rekening sudah cukup baik karena sudah lengkap. Sumber Fungsi : : Media Rangkap : : Kertas Satu lembar . 4.40 Hasil analisa : Data karyawan kurang baik. Nama masukan : Daftar no.

6. . Tanda tangan sudah cukup baik karena ada dua buah tanda tangan yang dapat menghindari hal – hal yang tidak baik. Sumber Fungsi : : Media Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil analisa : : : : : : : Kertas Satu lembar Satu bulan sekali Dua tanda tangan dalam satu cek Lampiran B-5 Tidak perlu ada tambahan. Format Keterangan Hasil analisa : : : Lampiran B-4 Perlu dirancang sistem yang terkomputerisasi.41 Frekuensi Volume : : Satu minggu sekali dua sampai tiga form uang lembur karyawan setiap bulan untuk satu karyawan tidak tetap. Nama masukan : Tanda tangan cek Finance controller Sebagai bukti sah atau tidak nya cek gaji dikeluarkan ke bank. Form uang lembur karyawan kurang baik kareana masih ditulis tangan dan perhitungan manual sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat tinggi.

Nama masukan : Transfer gaji KT Bank Untuk pembayaran gaji karyawan tetap Kertas Satu lembar Satu bulan sekali Satu kali transfer gaji untuk 15 karyawan tetap Lampiran B-6 Proses transfer gaji karyawan tetap sudah baik. Proses transfer gaji sudah baik karena dilakukan langsung oleh bank pada saat pencairan cek gaji. Sumber Fungsi Media Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : : : 4.3 Analisa Proses Analisa proses menjelaskan spesifikasi proses pada sistem. Analisa proses untuk Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry sebagai berikut : 1. data karyawan dan daftar no. Nomor : : : 1. Nama Masukan Keluaran : - .0 Pendataan Daftar gaji pokok karyawan tetap.rekening KT.42 7.

transfer gaji KT dan pembayaran petty cash lembur KTT Uraian : Proses ini dimulai dari proses penerimaan lembur.0 Laporan Lap transfer gaji KT. pembuatan cek gaji.rekening karyawan tetap. Lap pembayaran petty cash lembur KTT dan Lap gaji Karyawan. Nomor : : : : 3. penghitungan dan verifikasi lembur KTT.0 Gaji dan Lembur Form uang lembur karyawan .43 Uraian : Proses pendataan ini meliputi pendataan karyawan. transfer gaji KT sampai pembayaran petty cash lembur KTT 3. dan transfer gaji KT Nama Masukan Keluaran : TTD cek gaji. TTD cek gaji. pendataan gaji pokok. Nomor : : : 2. Nama Masukan Keluaran Uraian : Proses ini merupakan proses pembuatan laporan pertanggungjawaban transfer gaji KT maupun . 2. cek gaji. daftar karyawan. dan pendataan no. pembuatn petty cash.

Kaitan dengan data keluaran : Untuk menyimpan data karyawan ketika akan menentukan gaji pokok. transfer gaji dan petty cash lembur. 1. Diskripsi data : nm_karyawan. .44 pembayaran petty cash lembur KTT yang dibuat setiap pergantian tahun dan diberikan kepada Finance Controller. alamat.Nama data store Diskripsi : Karyawan : Data store yang digunakan untuk menyimpan data karyawan. 4. Media : File Kaitan dengan data masukan : Sebagai data dan informasi tentang karyawan tetap dan karyawan tidak tetap. jenis_kelamin. tgl_lahir.4 Analisa Data Proses analisa data menjelaskan tentang simpanan data pada DAD dan hubungn diantaranya yang tercermin dalam ERD.

Kaitan dengan data keluaran : Untuk menyimpan memberi no rekening transfer gaji karyawan tetap. jabatan. Media : Kertas Kaitan dengan data masukan : Untuk mengetahui jumlah gaji pokok karyawan tetap. Media : Kertas Kaitan dengan data masukan : Untuk mengetahui data no. bank.rekening dari semua karyawan tetap. thn_masuk. Kaitan dengan keluaran Diskripsi data : Untuk menyimpan gaji pokok karyawan tetap. 2. no_rek.cabang.45 telp. : nm_karyawan.Nama data store : Lembur . gaji_pokok 4. atas_nama 3. status. Diskripsi data : nm_karyawan.Nama data store Diskripsi : Gaji Pokok : Data store Gaji pokok digunakan untuk menyimpan data gaji pokok karyawan tetap.Nama data store Diskripsi : Rekening KT : Data store yang digunakan untuk menyimpan data no.rekening karyawan tetap.

46 Diskripsi : Data store lembur digunakan untuk menyimpan data lembur karyawan tidak tetap. pettycash_lembur. nm_karyawan. Diskripsi data : tgl. 6. jam_pulang. Diskripsi data : tgl.Nama data store : Gaji . ttd KTT. Data store Media : Kertas Kaitan dengan data masukan : Sebagai data lembur karyawan yang akan dihitung. lembur. Kaitan dengan data keluaran : Menyimpan data lembur untuk digunakan dalam pembuatan petty cash lembur. Kaitan dengan data keluaran : Untuk memberikan hasil perhitungan petty cash lembur KTT yang akan dibayar. keterangan 5. uang_lembur. jam_datang. uang_harian. ttd_kasir.Nama data store Diskripsi : Petty cash : Data store petty cash digunakan untuk menyimpan data petty cash lembur. Data store Media : Kertas Kaitan dengan data masukan : Untuk melakukan perhitungan petty cash lembur karyawan tidak tetap.

5 Identifikasi Kebutuhan Kebutuhan : Kebutuhan pada Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta adalah sebuah database karyawan. sistem penggajian dan absensi karyawan yang terkomputerisasi.47 Diskripsi : Data store lembur digunakan untuk menyimpan data gaji karyawan tetap dan tidak tetap. dan sebuah aplikasi untuk menghitung petty cash lembur. Diskripsi : ttd_cek_gaji. baik transfer gaji maupun pembayaran petty cash lembur. Masalah : Masalah yang dihadapi dalam Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta adalah sistem . Kaitan dengan keluaran : Menyediakan informasi pembayaran gaji. jlh_gaji 4. tgl. Data store Media : Kertas Kaitan dengan data masukan : Untuk membaca data gaji karyawan dengan data – data yang berhubungan dengan pembayaran gaji.

penulis memberi kesimpulan bahwa dengan adanya kerja praktek ini maka semua kekurangan dari sitem yang lama akan diminimalisasi. . BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan Berdasarkan analisa yang telah dilakukan oleh penulis melalui kerja praktek dan pengambilan data dan informasi pada sistem penggajian karyawan pada Kenisah Ministry Jakarta.48 penggajian dan penghitungan petty cash yang masih manual dan ditulis tangan sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat tinggi. Peluang : Merancang sebuah database karyawan dan aplikasi baru untuk pembayaran gaji karyawan dan penghitungan petty cash lembur karyawan tidak tetap.

penulis menyarankan untuk merancang sebuah database karyawan dan aplikasi baru untuk proses penggajian karyawan dan penghitungan petty cash lembur KTT.49 2. . Saran Berdasarkan analisa yang dilakukan penulis untuk proses penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta melalui kerja praktek selama satu bulan.

50 menyarankan untuk merancang sebuah database karyawan dan aplikasi baru untuk proses penggajian karyawan dan penghitungan petty cash lembur KTT. .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->