1

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang

Pada era globalisasi yang semakin canggih dan membawa pengaruh besar ke dalam bidang – bidang kehidupan manusia seperti halnya dalam bidang usaha, banyak perusahaan baik milik negara maupun swasta yang berusaha untuk meningkatkan mutu dan layanan dalam bidang usahanya. Salah satu perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkan sistem dan alat informasi yang dapat mengolah data untuk menghasilkan informasi. Usaha – usaha yang ingin maju harus mampu mengikuti kemajuan era informasi dengan menggunakan alat pengolah data yaitu komputer. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data maka semua bidang dalam satu perusahaan atau instansi dapat dikomputerisasikan , dalam hal ini bidang-bidang yang dianggap penting dan utama yang dapat mendukung keberhasilan dari suatu perusahaan untuk mencapai kesuksesan. Perusahaan membutuhkan data dan informasi yang akurat untuk dapat berkompetensi dengan

2

perusahaan lain dan perusahaan harus memiliki pengetahuan yang cukup secara internal dan eksternal. Kenisah Ministry Jakarta merupakan sebuah bentuk instansi gereja yang bergerak dalam bidang sosial, pelayanan/ministry. Sistem informasi penggajian karyawan tetap di Kenisah Ministry Jakarta adalah semi terkomputerisasi. Bagian kasir tidak mempunyai data gaji karyawan tetap karena yang memegang data gaji karyawan tetap hanya koordinator keuangan. Koordinator keuangan bertanggung jawab untuk mentransfer gaji karyawan tetap setiap bulan ke rekening masing – masing. Apabila bagian koordinator keuangan melakukan tugas luar maka setiap karyawan akan menunggu sampai kembali dan mentransfer gaji karyawan

tersebut. Bila tanggal gaji setiap bulan bertepatan dengan hari libur kerja dan hari libur nasional maka karyawan tidak mengetahui kapan kepastian untuk menerima gaji. Bagian kasir hanya sebagai perantara informasi dari bagian koordinator keuangan kepada karyawan. Bagian kasir akan memberikan laporan data lembur karyawan tidak tetap kepada koordinator keuangan. Koordinator keuangan akan memberikan petty cash lembur kepada bagian kasir untuk diberikan kepada karyawan tidak tetap.

1.2

Tujuan dan Manfaat

3

Tujuan dan manfaat dari kerja praktek ini dapat diuraikan sebagai berikut :

1.2.1 Tujuan Tujuan dari dilaksanakannya Kerja Praktek adalah : 1. Melakukan riset langsung untuk menganalisa, memahami dan melihat secara langsung sistem informasi yang berjalan dalam suatu perusahaan atau lembaga ditempat di mana penulis melakukan kerja praktek. Sehingga

pertanggungjawaban isi dari penulisan laporan kerja praktek ini dapat penulis pertanggung jawabkan kebenarannya. 2. Menyimpulkan kekurangan – kekurangan sistem yang berjalan dalam

perusahaan yang bersangkutan sehingga kekurangan atau kelemahan sistem tersebut masih bisa diperbaiki, disempurnakan atau disesuaikan dengan perkembangan dan kompetensi global dengan lebih baik. 3. Berusaha memperbaiki atau memberi solusi terhadap kekurangan – kekurangan dari sistem yang ada dimana penulis melakukan kerja praktek.

1.2.2

Manfaat Manfaat dari penulisan Laporan kerja Praktek ini antara lain :

1. Kenisah Ministry Jakarta mengetahui kekurangan dari Sistem Informasi

Penggajian yang sedang berjalan saat ini.
2. Menambah wawasan dari penulis yang melakukan kerja praktek.

4

3. Kesalahan dalam penghitungan petty cash lembur karyawan dapat diminimalis. 4. Sistem Informasi Penggajian di Kenisah Ministry Jakarta dirancang 5. menjadi sistem yang terkomputerisasi.

1.2 Identifikasi Masalah Identifikasi masalah dibuat untuk mengidentifikasi semua masalah – masalah yang ada dalam suatu sistem. Identifikasi masalah pada Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta adalah sebagai berikut :

1. Waktu pembayaran gaji tidak konsisten setiap bulan.

2. Sering terjadi kesalahan dalam penghitungan petty cash lembur karyawan. 3. Sistem Informasi Penggajian masih semi komputerisasi. 4. Tidak ada sistem absensi yang baku.

1.4 Batasan Masalah

Diharapkan dengan adanya batasan tersebut dapat menjelaskan sistem penggajian secara keseluruhan. Observasi Kegiatan observasi ini dilakukan dengan cara. . baik sistem yang berjalan maupun kebutuhan dalam perusahaan. pendataan karyawan. proses gaji dan lembur dan proses pembuatan laporan. Tahap – tahapnya yaitu : a. maka dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini penulis perlu membatasi masalah penulisan dengan membahas masalah Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta yang meliputi proses transfer gaji karyawan tetap dan pembayaran petty cash lembur selama satu bulan. Sudirman Kav 44 Center Park BRI 2 lantai 9. di jelaskan bagaimana penulis mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan oleh penulis. pendataan no rekening). Proses penggajian ini terdiri dari beberapa proses yaitu proses pendataan (pendataan gaji pokok. untuk melihat dan memperoleh data dan informasi.5 Mengingat luasnya permasalahan komputerisasi serta keterbatasan waktu yang tersedia. 1. penulis datang langsung ke Kenisah Ministry Jakarta yang terletak di Jl. Penulis diberi kesempatan selama satu bulan dalam melakukan riset di gereja tersebut. Jend.4 Metode Penelitian Dalam metode penelitian ini.

Kepustakaan Untuk memperlengkapi data dan informasi serta tata cara dalam pembuatan laporan ini.6 b. c. penulis menggunakan buku yang mendukung penyusunan sistem informasi penggajian di Kenisah Ministry sebagai referensi yang berkaitan dengan penggajian / pembuatan aplikasi sistem informasi penggajian karyawan. 1. apa yang menjadi kendala / tantangan yang sering di hadapi dan mengetahui kebutuhan perusahaan sebagai bahan dalam menyusun laporan ini. yang masing – masing terdiri dari sub bab dengan uraian sebagai berikut : BAB I :PENDAHULUAN .5 Sistematika Penulisan Penulisan sistem informasi penggajian karyawan tetap di Kenisah Ministry Jakarta disusun dalam beberapa bab. Wawancara Penulis langsung melakukan wawancara kepada pegawai Kenisah Ministry yang bersangkutan untuk memperoleh informasi secara langsung bagaimana sistem dalam perusahaannya berjalan.

BAB II :ORGANISASI Bab ini menguraikan sejarah dari Kenisah Ministry Jakarta. tujuan dan manfaat. batasan masalah. Dekomposisi fungsi yang menggambarkan hirarki fungsi yang ada pada sistem penggajian di gereja tersebut. DAD (Diagram Aliran Data) memodelkan proses yang terjadi pada sistem yang berjalan dan ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan diagram hubungan antar entitas yang menghubungkan antar objek atau simpanan data yang ada dalam sistem yang dianalisa.7 Dalam bab ini diuraikan secara ringkas mengenai latar belakang laporan kerja praktek. struktur organisasi yang menjelaskan tentang gambar bagan struktur organisasi dan keterangan tugas dan wewenang. metode penelitian dan sistematika penelitian. BAB IV :ANALISA SISTEM . seperti Proses penggajian yang menjelaskan proses dalam sistem yang berjalan dari sistem informasi penggajian. BAB III :SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN Dalam bab ini diuraikan sistem informasi yang berjalan dari proses penggajian karyawan di Kenisah Ministry Jakarta. Dalam bab ini ada penjelasan unit kegiatan di Kenisah Ministry Jakarta.

menjelaskan spesifikasi proses yang menjelaskan hal – hal yang ada pada proses DAD. BAB II . Analisa Proses. Analisa Keluaran. BAB V :KESIMPULAN DAN SARAN Menguraikan kesimpulan dan saran dari hasil analisa sistem informasi Penggajian di Kenisah Ministry Jakarta. menjelaskan semua data yang disimpan pada DAD dan hubungannya yang terlihat pada ERD. menjelaskan tiap keluaran dari system yang berjalan. yang menjelaskan tiap data masukan yang dibutuhkan dari sistem yang berjalan. baik Analisa Masukan. Analisa Data. merupakan rangkuman hasil analisa dari sistem informasi penggajian yang lama di Kenisah Ministry Jakarta.8 Dalam bab ini menjelaskan bagaimana analisa sistem informasi penggajian di Kenisah Ministry Jakarta. LRS dan Identifikasi kebutuhan.

Gereja ini telah berdiri sejak tahun 1997 dengan nama GBI Kenisah Jakarta yang ber-alamat di Mall Ambasador Jakarta Lt.1 Sejarah Instansi Kerja Praktek Kenisah Ministry Jakarta merupakan sebuah gereja atau instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan dan sosial. Untuk beberapa tahun terakhir gereja ini aktif mangadakan acara-acara dengan menghadirkan pembicara dari luar negeri. Jogja. namun seiring berjalannya waktu gereja ini berkembang pesat dari sisi kuantitas sehingga berpindah tempat ke Jl. singapura dan Afrika. Saat ini kenisah ministry sangat berkembang pesat dalam pelayanan sampai ke luar kota seperti Manado. Sudirman Kav 44 Center Park BRI 2 lantai 9 sampai sekarang dengan nama Kenisah Ministry Jakarta. Bergerak dari satu komunitas ke komunitas lain atau sering di sebut “Komunitas Sel” sehingga menjadi satu gereja yang memiliki variasi. Jend. Gereja ini banyak melakukan kegiatan – kegiatan sosial dalam sejarah keberadaannya di kota Jakarta. Bali dan Papua bahkan keluar negeri seperti . Salah satu contoh aksi sosial yang .9 ORGANISASI 2. Salah satu nama komunitas yang berkembang saat ini adalah “Frontline”. 1-2. Kenisah Ministry mempunyai office atau sekretariat yang terdiri dari kurang lebih 14 orang pengurus atau yang disebut Board dan kurang lebih 15 karyawan tetap dan 10 karyawan tidak tetap.

Dalam hal ini semua jabatan memiliki tugas dan tanggung jawab masing – masing yang sudah di tentukan berdasarkan rapat pengurus kenisah ministry Jakarta. Finance Controller. Staff SDM. 2.2 Struktur Organisasi Struktur Organisasi perusahaan merupakan gambaran dari susunan jabatan-jabatan yang ada pada Kenisah Ministry Jakarta yang terdiri dari Pimpinan (Gembala senior). Koordinator Penggalang Dana dan Tim Penggalang dana. Staff Teknologi Informasi. Koordinator Keuangan.1 Gambar Bagan Struktur Organisasi Penggambaran ini di maksudkan untuk mempermudah dalam koordinasi tugas dan fungsional perusahaan. Staff Admin.10 dilakukan adalah pemberian bantuan kepada korban kebakaran pemilik kios – kios di pasar Impres Senen dan aksi Cinta Indonesia. Gambaran bagan struktur organisasi pada Kenisah Ministry Jakarta digambarkan sebagai berikut : . Sekretaris Umum. Wakil Gembala Senior. Staff Dokumentasi dan Arsip data.2. Kasir. 2.

masing tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan dijelaskan sebagai berikut : .11 Pimpinan (Gembala Senior ) Wakil Gembala Senior Sekretaris Umum Finance Controller Staff Admin Koordinator Keuangan Staff Dokumentasi & Arsip Data Kasir Staff SDM Koordinator Penggalang Dana Staff IT Tim Penggelang Dana Gambar 2.1: Struktur Organisasi Kenisah Ministry Jakarta 2. Penjelasan masing .2 Keterangan Tugas dan Wewenang Keterangan tugas dan wewanang ini menjelaskan tugas dan tanggung jawab dari semua karyawan yang ada di Kenisah Ministry Jakarta sesuai jabatan masing – masing.2.

Dalam bagian ini akan di bahas wewenang dari pimpinan Kenisah Ministry. Memimpin rapat board/pengurus. c. e. b. Wakil Gembala Senior di Kenisah Ministry Jakarta memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : . Bertanggung jawab kepada Badan Pengurus Harian dan Badan Pengurus Daerah (BPD & BPH) tentang pelaksanaan kegiatan dan kemajuan gereja. Mengambil keputusan dalam menyelesaikan masalah yang ada. Mengawasi semua kegiatan dalam gereja. b. Tugas dan tanggung jawab a.Pimpinan Adalah orang yang paling berpengaruh dan membawa konstribusi dalam sebuah perusahaan/instansi. Mengangkat karyawan baru ( sesuai dengan standard yang ditentukan).Wakil Gembala Senior Orang yang bertugas untuk membantu kerja pimpinan dalam menjalankan suatu organisasi. d.12 1. 2. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di kenisah ministry. Bertanggung jawab untuk pembinaan jemaat secara spiritual dan pertumbuhan secara kuantitas. Menjadi speaker / pengkhotbah di setiap ibadah Raya. Wewenang : a. c.

b. Bertanggung jawab dalam membantu pimpinan membina Jemaat gereja. Menggantikan pimpinan ketika mendadak berhalangan untuk menjalankan tugas (sakit dsb) Tugas Dan Tanggung Jawab : a. Bertanggung jawab kepada pimpinan / Gembala senior sehubungan dengan kegiatan gereja. c. . luar negeri). Mewakili gembala dalam mengikuti rapat ke Badan Pengurus Harian dan Badan Pengurus Daerah. Menggantikan posisi pimpinan / gembala senior dalam menjalankan semua program – program gereja selama pimpinan berada di luar kantor ( luar kota. Finance Controller di Kenisah Ministry memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Wewenang : a. 3. Finance Controller Bagian/orang yang harus melakukan kontrol dan pengawasan untuk setiap transaksi keuangan dalam suatu organisasi disebut Finance Controller. Melakukan pengawasan / kontrol terhadap setiap arus keluar masuknya keuangan gereja.13 Wewenang : a. b.

Melakukan audit keuangan setiap tahun. d. 4. c. Mengawasi cara kerja kasir e.Koordinator Keuangan Wewenang : a. Mengevaluasi laporan keuangan secara berkala c. Mengkoordinir semua transaksi keuangan. Menandatangani cek /pemegang cek keuangan. b. Menentukan anggaran pembelian barang. 5. Mengawasi cara kerja bagian keuangan.Kasir Orang yang menjalankan transaksi keuangan dalam satu organisasi/perusahaan disebut kasir. Tugas Dan Tanggung jawab : Bertanggung jawab memberi laporan keuangan kepada Finance Controller.14 b. Tugas dan wewenang kasir di Kenisah Ministry yaitu : Wewenang : . dan Kasir Tugas Dan Tanggung jawab : Bertanggung jawab untuk melaporkan keuangan gereja kepada pimpinan dan semua pengurus / board.

c. Mengajukan anggaran pengeluaran setiap minggu. Mengawasi semua kegiatan yang ada. c. d. 6. b. Membuat Laporan Mingguan. Menerima data lemburan dan menghitung petty cash lembur karyawan tidak tetap. . Memimpin rapat karyawan. Wewenang : a. Bertanggung jawab kepada Koordinator keuangan dan Finance Controller.15 a. e. b. Buku bank dan Tahunan. kecuali transfer gaji karyawan tetap. Tugas Dan tanggung jawab : a. Menjadi perantara antara karyawan dan Koordinator keuangan .Sekretaris Umum Orang yang mengawasi semua pekerjaan dari karyawan dan mengontrol kondisi di sekretariat / kantor gereja. Membantu Koordinator keuangan dan Finance Controller dalam menjalankan sistem keuangan yang bersih dan jujur. d. b. Membuat laporan keuangan setiap minggu/ secara berkala. Melakukan semua transaksi keuangan. Memberikan petty cash lembur kepada karyawan tidak tetap. Bulanan. Mengawasi cara kerja setiap karyawan. c.

Mendampingi pimpinan atau wakil gembala senior dan sekretaris umum apabila ada tugas luar. b. c. 7. Bertanggung jawab kepada sekretaris umum.16 d. Staff Dokumentasi dan Arsip Data Tugas dan Wewenang : a. Menyelesaikan semua masalah yang timbul dalam sekretariat /kantor gereja dan diantara karyawan. b. Mengawasi pertumbuhan jemaat dari sisi kuantitas. Mengatur administrasi kantor. b. Bertanggung jawab memberi laporan kepada pimpinan mengenai kondisi sekretariat/ kantor gereja secara berkala. Mengatur schedule pimpinan. Staff Admin Sekretaris Tugas dan Wewenang : a. Bertanggung jawab kepada sekretaris umum. Menjadi perantara antara karyawan dengan pengurus / board dan pimpinan. Tugas Dan Tanggung jawab a. e. . c. Mengawasi arus kekuar masuknya surat. d. 8. Membuat dokumentasi dari semua kegiatan yang ada.

Staff SDM (Sumber Daya Manusia) Tugas dan Tanggungg jawab Staff SDM : a. Mengawasi semua cara kerja karyawan secara keseluruhan. Bertanggung jawab kepada Pimpinan dan sekretaris umum. Staff Teknologi Informasi Tugas dan Wewenang : a. Mengawasi hal – hal yang berhubungan dengan IT d. Mengajukan jenis kegiatan yang akan di lakukan. Update Database data jemaat e. 10. Bertanggung jawab kepada koordinator keuangan. laporan – laporan f. b. Mengarsip data. Melakukan interview bagi karyawan baru d. Koordinator Penggalang Dana Tugas dan wewenang : a. 11. Menjadi petugas multimedia di setiap kegiatan yang ada. Membuat Website gereja b. Membantu pimpinan dalam membuat buku 9. surat. . c.17 d. Update dan kontrol Website c.

12. . c. Pada Kenisah Ministry Jakarta untuk karyawan tetap gaji diperoleh dari gaji pokok yang jumlahnya sama untuk setiap bulan kecuali adanya kenaikan gaji. Bertanggung jawab kepada koordinator penggalang dana.Tim Penggalang Dana Tugas dan wewenang : a. dan office boy gaji diterima dari perhitungan lembur atau petty cash lembur melalui kasir. b. Menentukan jenis kegiatan penggalangan dana yang mendukung suatu acara yang akan berlangsung. soundman. c. Melakukan penggalangan dana langsung ke lokasi yang ditentukan. Memberi laporan keuangan dari hasil penggalangan dana. Kasir menerima petty cash lembur dari koordinator keuangan untuk melakukan pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap. Untuk karyawan tidak tetap seperti bagian musik. 2.2 Penjelasan Unit Kegiatan Tempat Riset Analisa untuk sistem informasi yang berjalan pada sistem penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta dilakukan pada bagian keuangan (koordinator keuangan dan kasir).18 b. Koordinator keuangan bertanggung jawab untuk melakukan transfer gaji karyawan tetap melalui bank. Membuat laporan hasil dari dana yang sudah berhasil dikumpul.

Bagian kasir menghitung form uang lembur karyawan untuk selanjutnya melaporkan kepada koordinator . BAB III SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN 3.1 Analisa Proses Bisnis Proses penggajian yang ada dalam Kenisah Ministry. dimulai ketika finance controller menandatangani cek gaji untuk diberikan kepada koordinator keuangan melakukan transfer gaji karyawan tetap.19 Pembuatan cek gaji berdasarkan jumlah gaji karyawan tetap ditambah jumlah petty cash lembur karyawan tidak tetap.

pembuatan cek gaji. Pendataan Proses pendataan dilakukan pada karyawan pada saat ditetapkan sebagai karyawan di kenisah. Kemudian akan dilakukan rapat penentuan gaji pokok berdasarkan keputusan rapat board. 3.rekening karyawan untuk digunakan dalam transfer gaji setiap bulannya. Pendataan karyawan meliputi pendatan data – data pribadi seperti nama lengkap. alamat. maka akan dibuat laporan transfer gaji karyawan tetap dan laporan pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap yang akhirnya disusun sebagai laporan gaji karyawan Controller. Selanjutnya dilakukan pendataan no. Verifikasi dan hitung lembur kemudian pembuatan petty cash lembur. Gaji dan Lembur Setelah dilakukan pendataan maka akan dilakukan penerimaan lembur. sebagai pertanggungjawaban keuangan kepada Finance .20 keuangan. Laporan Setelah melakukan transfer gaji karyawan tetap dan melakukan pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap. no telepon dsb. Kemudian cek gaji akan dibuat sesuai jumlah gaji pokok karyawan tetap dan petty cash lembur karyawan tidk tetap. 2. transfer gaji KT dan pembayaran petty cash lembur KTT. Sistematis Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta diuraikan sebagai berikut : 1.

3. dan laporan.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem yang berjalan pada Kenisah Ministry akan digambarkan dalam Konteks Diagram.21 3. 3.1Diagram Konteks Diagram Konteks merupakan gambaran umum pada sistem yang berjalan. Dimana board memberikan data gaji pokok karyawan kepada Koordinator keuangan.2 Dekomposisi Fungsi Dekomposisi fungsi pada sistem yang berjalan pada Kenisah Ministry Jakarta terbagi dalam tiga proses yaitu : Pendataan. Gaji dan lembur. Dapat dilihat dibawah ini:Gambar 3. Diagram Overview dan Diagram Rinci. Karyawan memberikan data karyawan.1 : Dekomposisi Fungsi 3. data no .

22 rekening dan form uang lembur karyawan.Transfer_Gaji_KT . Kemudian Finance Controller menandatangani cek gaji sebelum melakukan transfer gaji. dan data petty cash akan menghasilakan laporan gaji karyawan yang akan diberikan kepada Finance Controller.TTD_Cek_Gaji .Rek_KT .Daftar_Gaji_KT Board Bank .Data_Karyawan .Daftar_No. Dari data karyawan. Cek gaji dan daftar karyawan tetap diberikan kepada koordinator keuangan.data gaji pokok.TTD_Cek_Gaji Finance Controller . Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan dapat dilihat pada Gambar berikut : . Form uang lembur karyawan diberikan kepada bagian kasir untuk di realisasikan.Form_Uang_Lembur_Karyawan .Daftar_Gaji_Pokok_KT 0. Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta - .Pembayaran_Petty_Cash_Lembur_KTT Cek_Gaji Daftar_Karyawan Lap_Transfer_Gaji_KT Lap_Pembayaran_Petty_Cash_Lembur_KTT Lap_Gaji_Karyawan Karyawan . Transfer gaji karyawan tetap dan pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap dilakukan oleh koordinator keuangan dan kasir.Slip_Transfer_Gaji_KT .

file gaji pokok. file gaji pokok. karyawan memberikan data karyawan dan no rekening kepada koordinator keuangan dan board mmberikan data gaji pokok karyawan tetap yang akan diproses dan disimpan ke dalam file karyawan. Dalam proses pendataan. hasil perhitungan lembur disimpan dalam file petty cash. file no rekening. file lembur dan file petty cash maka proses gaji akan direalisasikan melalui transfer gaji karyawan tetap dan . hitung gaji dan lembur dan laporan. dan file no rekening.3.2 Diagram Overview Level (0) Diagram Overview merupakan diagram yang menggambarkan proses sistem yang berjalan yang terdiri dari tiga proses yaitu : Proses pendataan. 3.23 Gambar 3. karyawan memberikan form uang lembur karyawan kepada bagian kasir untuk di dihitung dan disimpan dalam file lembur. Dari file karyawan. Pada proses hitung gaji dan lembur.2 : Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta. Finance Contoller akan menandatangani cek gaji dalam proses pembuatan cek gaji.

Terakhir pada proses laporan diamana data karyawan.24 pembayaran petty cash lembur karyawan. Proses gaji akan disimpan dalam file gaji. data gaji pokok dan petty cash akan dijadikan laporan gaji karyawan yang akan diberikan kepada Finance Controller. Diagram Overview Sistem Informasi Penggajian yang Sedang berjalan dapat dilihat pada gambar berikut : .

Daftar_Gaji_KT .25 Board Karyaw an .Daftar_Gaji_Pokok_KT 1.0 Gaji dan Lem bur F orm _Uang_Lembur_Karyawan .Rek_KT Karyawan Rekening KT Gaji Pokok .1 Diagram Rinci dibawah ini menggambarkan proses pendataan karyawan penghitungan gaji dan lembur yang telah dibuat dan diproses sebagai rincian gaji .3.Data_Karyawan .0 Pendataan .TTD_Cek_Gaji .Lap_Gaji_Karyawan Gambar 3.Cek_Gaji .Pembayaran_Pettycash_Lembur_KTT Gaji Lembur F inance Controller 3.Lap_Pem bayaran_Pettycash_Lem bur_KTT .Slip_Transfer_Gaji_KT 2.Daftar_No.TTD_Cek_Gaji Bank .Daftar_Karyawan . 3.0 Laporan .Transfer_Gaji_KT .3 Diagram Rinci 1.Lap_Transfer_Gaji_KT .3 : Diagram Overview Level 0 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.

Daftar_No.Daftar_Gaji_Pokok_KT Gaji Pokok Rekening KT .1 Pendataan Karyawan Karyawan Board 1. 3.3 Pendataan Rekening Gambar 3. Diagram Rinci Proses 1 Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan dapat dilihat pada Gambar berikut: Karyawan .3.Rek_KT 1.4 : Diagram Rinci Proses 1 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.Data_Karyawan 1.1 Diagram Rinci Proses 2 Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan dapat dilihat pada Gambar berikut: .2 Pendataan Gaji Pokok .4 Diagram Rinci 2.26 karyawan yang kemudian menghasilkan laporan gaji karyawan yang akan diberikan ke Finance Controller.

Daftar_Karyawan .Transfer_Gaji_KT .Pembayaran_Pettycash_Lembur_KTT 2.27 Karyawan 2.5 Transfer Gaji .2 Verifikasi dan Hitung Lembur 2.3.1 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.5 Diagram Rinci 3.4 Pembuatan Cek Gaji Petty Cash Karyawan Gaji Pokok Rekening KT Bank Gaji .1 Diagram Rinci Proses 3 Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan dapat dilihat pada Gambar berikut: .TTD_Cek_Gaji 2.Form_Uang_Lembur_Karyawan Lembur 2.1 Penerimaan Lembur . 3.5 : Diagram Rinci 2.Daftar_Gaji_KT .6 Pembayaran Petty Cash Lembur Gambar 3.3 Pembuatan Petty Cash Finance Controller .TTD_Cek_Gaji .Slip_Transfer_Gaji_KT 2.Cek_Gaji .

6 : Diagram Rinci 3.28 Gaji Pokok Finance Controller .Lap_Pembayaran_Pettycash_Lembur_KTT 3. 3.3 Lap_Gaji_Karyawan .Lap_Gaji_Karyawan Gambar 3.1 Lap_Transfer_Gaji_KT Karyawan Gaji Petty Cash 3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Diagram ini menggambarkan hubungan antar entitas yang menghubungkan antar objek atau simpanan data yang ada dalam Sistem Informasi Penggajian .2 Lap_Pembayaran_Petty _Cash_Lembur .1 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.Lap_Transfer_Gaji_KT 3.

29 pada Kenisah Ministry Jakarta. ERD tersebut dapat digmabarkan sebagai berikut : .

7 : ERD (Entity Relationship Diagram) Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.30 n m _ k a r y ab w na kn _* r* e k a n o _ re k * cabang a ta s _ n a m a R e k e n in g K T 1 n m _ k a ry a w a n g a j i _ p o k o k * t h n _ m a s ua kl a m a t s ta tu s 1 G a ji P o k o k p u n y a 1 n m _ k a ry a w a n * buka ja m _ d a t a n g n m _ k a r y a w a n * j *a m _ p u l a n g * je n is _ k e la m in t e lp is i Lem bur tg l t g l_ la h ir 1 K a ry a w a n 1 M M M n m _ k a r y a w a n * n o _ c e k _ g a j a* m _ p u l a n g * j*l h _ p e t t y _ c a s h * * * i t e r im a n o _ c e k _ g a j it* g l j l h _ g a j i t t d _ c e k _ g a ji N G a ji 1 h it u n g N tg l m e n g e l u a r k a Pn e t t y c a s h j l h _ p e t t y _ c a s h * M ttd _ K T T t t d _ k a s ir Gambar 3. .

jlh_petty_c ash ** G aji karyawan .8 : LRS ( Logical Record Sturucture ) Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta.jam pulang ** .5 LRS (Logical Record Structure) Gambar LRS pada Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta adalh sebagai berikut : Rekening K T no_rek * nm_karyawan** bank_rek cabang atas_nama G aji P okok .31 3. .thn_masuk - K ary awan nm_karyawan* jenis_k elamin alamat telp status tgl_lahir - Lembur jam_pulang* nm_kary awan** jam_datan tgl P etty c ash lembur .nm_kary awan .ttd_k asir G aji no_cek_gaji ttd_cek_gaji jlh_cek_gaji tgl Gambar 3.gaji_pokok * .jlh_petty_cash * .ttd_K TT .no_c ek_gaji P etty Cash .nm_penerima** .

Nama Keluaran : Tanda tangan cek gaji Sebagai bukti sah atau tidak nya cek gaji dikeluarkan ke bank. Tanda tangan sudah cukup baik karena ada dua buah tanda tangan yang dapat menghindari hal – hal yang tidak baik.32 BAB IV ANALISA SISTEM 4. Tiap keluaran dari Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta dirinci sebagai berikut : 1. . Lampiran A-1 Tidak perlu ada tambahan. Fungsi : Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : : Kertas Bank Satu lembar Satu bulan sekali Dua tanda tangan dalam satu cek gaji.1 Analisa Keluaran Analisa keluaran menjelaskan tiap keluaran dari sistem yang berjalan.

Nama Keluaran : Daftar gaji karyawan tetap Sebagai daftar jumlah gaji dari karyawan tetap. Fungsi : Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format : : : : : : Kertas Finance Controller Satu lembar Satu bulan sekali Satu cek gaji untuk pembayaran gaji setiap bulan. Nama Keluaran : Cek gaji Untuk diberikan kepada Finance Controller untuk ditandatangani. Lampiran A-3 . Daftar gaji karyawan tetap sudah cukup baik. karena data yang dibutuhkan oleh bank sudah lengkap dan jelas.33 2. Kertas Bank Satu lembar Satu bulan sekali 23 data gaji karyawan Lampiran A-2 Sudah cukup baik. Fungsi Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : : : 3.

Hasil Analisa : 4. Proses pengeluaran cek gaji sudah cukup baik karena diberikan pada saat pembayaran gaji saja. Kertas Finance Controller Satu lembar Setiap ada penerimaan karyawan. Solusinya perlu dirancang database karyawan sebagai sistem yang baku. Nama Keluaran : Transfer gaji karyawan tetap Untuk pembayaran gaji karyawan tetap Kertas Fungsi Media : : . 23 data karyawan tetap Lampiran A-4 Perlu ditambahkan id_karyawan dan status KT atau KTT Fungsi Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan : : : : : : : : Hasil Analisa : Daftar karyawan kurang lengkap karena tidak ada id_karyawan dan status pekerjaan karyawan termasuk dalam karyawan tetap atau karyawan tidak tetap. Nama Keluaran : Daftar karyawan Sebagai sumber data dan informasi dari karyawan. 5.34 Keterangan : Cek gaji sudah cukup baik.

6. Nama Keluaran : Pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap Proses pembayaran gaji dari karyawan tidak tetap Kertas Karyawan Satu Lembar Satu bulan sekali 15 pembayaran petty cash lembur setiap bulan Lampiran A-6 Perlu dirancang sistem yang terkomputerisasi. Proses pembayaran petty cash lembur KTT kurang baik karena masih manual dan ditulis tangan. Solusinya karyawan dan kasir sama – sama menghitung petty cash lembur untuk kemudian dapat disesuaikan. Proses transfer gaji sudah baik karena dilakukan langsung pada saat pencairan cek gaji. Fungsi Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : : : .35 Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : Karyawan Satu lembar Satu bulan sekali Satu kali transfer gaji untuk 15 karyawan tetap Lampiran A-5 Proses transfer gaji karyawan tetap sudah baik.

8.rekening karyawan.rekening. Hasil Analisa : Laporan transfer gaji masih kurang baik karena laporan kurang lengkap seperti no. Nama Keluaran : Laporan transfer gaji KT Sebagai laporan pertanggungjawaban telah Fungsi : melakukan transfer gaji karyawan tetap. sehingga jika ada kesalahan transfer maka sulit untuk mengetahuinya. Solusinya membuat form laporan yang lebih lengkap dengan menambah item yang diperlukan. nama penerima sesuai no. Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan : : : : : : : Kertas Finance Controller Satu lembar Satu bulan sekali Satu laporan setiap bulan Lampiran A-7 Perlu ditambahkan no. cabang bank tujuan.rekening karyawan.36 7. cabang bank dan atas nama penerima. Nama Keluaran : Laporan pembayaran petty cash lembur KTT Sebagai laporan pertanggungjawaban telah Fungsi : melakukan transfer gaji karyawan tidak tetap. .

37 Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan : : : : : : : Kertas Finance Controller Dua Lembar Satu bulan sekali Satu laporan setiap bulan Lampiran A-8 Perlu ditambahkan tanggal pembayaran. Hasil Analisa : Laporan pembayaran petty cash lembur KTT belum cukup baik karena tidak dibuat tanggal pembayaran dan apakah si penerima langsung atau diwakilkan. 9. Solusinya adalah petty cash hanya dapat diberikan langsung kepada karyawan tidak dapat diwakilkan. Nama keluaran : Laporan gaji karyawan Sebagai laporan pertanggungjawaban telah Fungsi : melakukan pembayaran gaji karyawan Media Distribusi Rangkap Frekuensi Volume Format : : : : : : Kertas Finance Controller 12 lembar Satu kali setahun/setiap pergantian tahun Satu laporan gaji karyawan Lampiran A-9 . penerima diwakilkan atau langsung.

Nama Masukan : 2. Hasil analisa : Laporan gaji karyawan sudah belum baik. kepada Solusinya koordinator untuk mnandatangani laporan yang telah dibuat.38 Keterangan : Perlu ditambahkan tanda tangan pembuat laporan dan tanggal dibuatnya laporan. Tiap masukan yang dibutuhkan pada Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta dirinci sebagai berikut: 1. karena tidak terdapat tanda tangan dari pembuat laporan. 4. Sumber Daftar gaji pokok karyawan tetap Board : . yang nantinya akan sangat dibutuhkan ketika ada hal – hal yang ingin ditanyakan sehubungan dengan laporan tersebut. Dan kita tidak mengetahui tanggal pembuatan pertengahan memberitahukan laporan apakah awal tahun atau adalah keuangan tahun.2 Analisa Masukan Analisa masukan menjelaskan tiap masukan yang dibutuhkan dari sistem yang berjalan.

Kertas Setiap ada penerimaan karyawan baru 23 data karyawan Lampiran B-2 Perlu dilengkapi data alamat dan tanggal lahir yang jelas atau dibuat format yang baku. Data gaji pokok karyawan kurang lengkap karena tidak terdapat pertimbangan – pertimbangan dalam penentuan gaji pokok seperti pendidikan terakhir dan jabatan.39 Fungsi : Menyediakan daftar gaji pokok dari Karyawan Tetap Media Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : Kertas Satu lembar Setiap penerimaan karyawan baru 15 data gaji pokok karyawan tetap Lampiran B-1 Perlu ditambahkan pendidikan terakhir dan jabatan. 3. Sumber Fungsi Media Rangkap Volume Format Keterangan : : : : : : : . Solusinya adalah melakukan pendataan ulang kepada semua karyawan. Nama Masukan : Data karyawan Karyawan Memberikan informasi lengkap tentang karyawan.

Sumber Fungsi Media Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil analisa : : : : : : : : : 5.40 Hasil analisa : Data karyawan kurang baik. Nama masukan : Form uang lembur karyawan Karyawan Sebagai form pengisian jam lembur dan menghitung lembur.rekening karyawan tetap Karyawan Sebagai alamat rekening transfer gaji Kertas Satu lembar Satu bulan sekali 15 no rekening karyawan tetap. Misalnya alamat. Lampiran B-3 Tidak perlu ada tambahan Data no rekening sudah cukup baik karena sudah lengkap. karena tidak ada format baku data karyawan. Nama masukan : Daftar no. sehingga beberapa karyawan tidak mengisi dengan lengkap informasi yang diminta. tanggal lahir dll. 4. Sumber Fungsi : : Media Rangkap : : Kertas Satu lembar .

Sumber Fungsi : : Media Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil analisa : : : : : : : Kertas Satu lembar Satu bulan sekali Dua tanda tangan dalam satu cek Lampiran B-5 Tidak perlu ada tambahan. Format Keterangan Hasil analisa : : : Lampiran B-4 Perlu dirancang sistem yang terkomputerisasi. Form uang lembur karyawan kurang baik kareana masih ditulis tangan dan perhitungan manual sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat tinggi. Tanda tangan sudah cukup baik karena ada dua buah tanda tangan yang dapat menghindari hal – hal yang tidak baik. Nama masukan : Tanda tangan cek Finance controller Sebagai bukti sah atau tidak nya cek gaji dikeluarkan ke bank. 6.41 Frekuensi Volume : : Satu minggu sekali dua sampai tiga form uang lembur karyawan setiap bulan untuk satu karyawan tidak tetap. .

data karyawan dan daftar no. Nama masukan : Transfer gaji KT Bank Untuk pembayaran gaji karyawan tetap Kertas Satu lembar Satu bulan sekali Satu kali transfer gaji untuk 15 karyawan tetap Lampiran B-6 Proses transfer gaji karyawan tetap sudah baik. Nama Masukan Keluaran : - . Proses transfer gaji sudah baik karena dilakukan langsung oleh bank pada saat pencairan cek gaji. Sumber Fungsi Media Rangkap Frekuensi Volume Format Keterangan Hasil Analisa : : : : : : : : : 4.0 Pendataan Daftar gaji pokok karyawan tetap.rekening KT.42 7. Analisa proses untuk Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry sebagai berikut : 1. Nomor : : : 1.3 Analisa Proses Analisa proses menjelaskan spesifikasi proses pada sistem.

dan transfer gaji KT Nama Masukan Keluaran : TTD cek gaji.0 Laporan Lap transfer gaji KT. TTD cek gaji.rekening karyawan tetap. penghitungan dan verifikasi lembur KTT.43 Uraian : Proses pendataan ini meliputi pendataan karyawan.0 Gaji dan Lembur Form uang lembur karyawan . 2. transfer gaji KT dan pembayaran petty cash lembur KTT Uraian : Proses ini dimulai dari proses penerimaan lembur. transfer gaji KT sampai pembayaran petty cash lembur KTT 3. Nomor : : : 2. pembuatan cek gaji. pendataan gaji pokok. dan pendataan no. Nomor : : : : 3. daftar karyawan. pembuatn petty cash. cek gaji. Lap pembayaran petty cash lembur KTT dan Lap gaji Karyawan. Nama Masukan Keluaran Uraian : Proses ini merupakan proses pembuatan laporan pertanggungjawaban transfer gaji KT maupun .

jenis_kelamin. tgl_lahir.Nama data store Diskripsi : Karyawan : Data store yang digunakan untuk menyimpan data karyawan. Diskripsi data : nm_karyawan.4 Analisa Data Proses analisa data menjelaskan tentang simpanan data pada DAD dan hubungn diantaranya yang tercermin dalam ERD.44 pembayaran petty cash lembur KTT yang dibuat setiap pergantian tahun dan diberikan kepada Finance Controller. . Kaitan dengan data keluaran : Untuk menyimpan data karyawan ketika akan menentukan gaji pokok. 4. transfer gaji dan petty cash lembur. Media : File Kaitan dengan data masukan : Sebagai data dan informasi tentang karyawan tetap dan karyawan tidak tetap. alamat. 1.

status. : nm_karyawan. Kaitan dengan keluaran Diskripsi data : Untuk menyimpan gaji pokok karyawan tetap.rekening karyawan tetap. Media : Kertas Kaitan dengan data masukan : Untuk mengetahui data no.Nama data store Diskripsi : Rekening KT : Data store yang digunakan untuk menyimpan data no.rekening dari semua karyawan tetap. jabatan.45 telp.Nama data store Diskripsi : Gaji Pokok : Data store Gaji pokok digunakan untuk menyimpan data gaji pokok karyawan tetap. thn_masuk. no_rek. Kaitan dengan data keluaran : Untuk menyimpan memberi no rekening transfer gaji karyawan tetap. atas_nama 3.Nama data store : Lembur .cabang. bank. Diskripsi data : nm_karyawan. gaji_pokok 4. 2. Media : Kertas Kaitan dengan data masukan : Untuk mengetahui jumlah gaji pokok karyawan tetap.

Diskripsi data : tgl. pettycash_lembur. jam_pulang. Data store Media : Kertas Kaitan dengan data masukan : Untuk melakukan perhitungan petty cash lembur karyawan tidak tetap. 6. lembur. jam_datang. Diskripsi data : tgl.46 Diskripsi : Data store lembur digunakan untuk menyimpan data lembur karyawan tidak tetap. keterangan 5. ttd KTT. uang_harian.Nama data store Diskripsi : Petty cash : Data store petty cash digunakan untuk menyimpan data petty cash lembur.Nama data store : Gaji . uang_lembur. ttd_kasir. nm_karyawan. Data store Media : Kertas Kaitan dengan data masukan : Sebagai data lembur karyawan yang akan dihitung. Kaitan dengan data keluaran : Menyimpan data lembur untuk digunakan dalam pembuatan petty cash lembur. Kaitan dengan data keluaran : Untuk memberikan hasil perhitungan petty cash lembur KTT yang akan dibayar.

Diskripsi : ttd_cek_gaji. Masalah : Masalah yang dihadapi dalam Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta adalah sistem . Kaitan dengan keluaran : Menyediakan informasi pembayaran gaji. sistem penggajian dan absensi karyawan yang terkomputerisasi.47 Diskripsi : Data store lembur digunakan untuk menyimpan data gaji karyawan tetap dan tidak tetap. jlh_gaji 4. dan sebuah aplikasi untuk menghitung petty cash lembur. baik transfer gaji maupun pembayaran petty cash lembur. Data store Media : Kertas Kaitan dengan data masukan : Untuk membaca data gaji karyawan dengan data – data yang berhubungan dengan pembayaran gaji.5 Identifikasi Kebutuhan Kebutuhan : Kebutuhan pada Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta adalah sebuah database karyawan. tgl.

penulis memberi kesimpulan bahwa dengan adanya kerja praktek ini maka semua kekurangan dari sitem yang lama akan diminimalisasi. Kesimpulan Berdasarkan analisa yang telah dilakukan oleh penulis melalui kerja praktek dan pengambilan data dan informasi pada sistem penggajian karyawan pada Kenisah Ministry Jakarta.48 penggajian dan penghitungan petty cash yang masih manual dan ditulis tangan sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat tinggi. Peluang : Merancang sebuah database karyawan dan aplikasi baru untuk pembayaran gaji karyawan dan penghitungan petty cash lembur karyawan tidak tetap. . BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 1.

penulis menyarankan untuk merancang sebuah database karyawan dan aplikasi baru untuk proses penggajian karyawan dan penghitungan petty cash lembur KTT.49 2. . Saran Berdasarkan analisa yang dilakukan penulis untuk proses penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta melalui kerja praktek selama satu bulan.

.50 menyarankan untuk merancang sebuah database karyawan dan aplikasi baru untuk proses penggajian karyawan dan penghitungan petty cash lembur KTT.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful