ACCESS 2000

Access 2000 1

Önsöz 3

Bölüm 1: Acces’in Çehresi ve Araçları 6

Menüler “uzun” açılsın istiyorsanız.............................................................................................................................6

Veritabanı Penceresi 7

Silinen tablo ne olur?..................................................................................................................................................8

Görünümler 9

Mouse’unuzun sağ düğmesi 9

Ve Yardım 10

Bölüm 2: Veritabanı Tasarımı 11

Veri ve Alan 11

Her Rakam Sayı Değildir...........................................................................................................................................12

Kayıt 12

Tablo 12

Veritabanı 12

Meraklısı için not: Tablolarınız Normal Mi?..............................................................................................................13

Tablo Tasarımı 14

Access’te Veritabanı Oluşturma 15

Alan Türleri................................................................................................................................................................16

Türkçe Karakter Kullanırken!...................................................................................................................................17

Alan Özellikleri..........................................................................................................................................................17

Sayılar ve Paralarda Uzunluk....................................................................................................................................18

Alan Tanımları...........................................................................................................................................................20

Arama Sihirbazı.........................................................................................................................................................20

Veri Düzenleme (Editing) 21

Görünüm....................................................................................................................................................................21

Veri girme..................................................................................................................................................................22

Sıralama.....................................................................................................................................................................22

Arama ve Değiştirme.................................................................................................................................................23

Ne arıyorsunuz? Ne bulursunuz?...............................................................................................................................23

Süzme........................................................................................................................................................................24

Gelişmiş Süzme Sıralama..........................................................................................................................................26

Formlar 26

Otomatik Form...........................................................................................................................................................26

Form Tasarımı...........................................................................................................................................................27

Bölüm 3: Anahtarlar, İlişkiler, ve Dizinler 31

Birincil Anahtar 31

Birincil Anahtar Tayininde Püf Noktası....................................................................................................................32

ACCESS 2000 1
Tablolar Arası İlişki 32

Endeks (Dizin) 35

Bölüm 4: Veri-işleme ilk adım: Sorgu 37

Yapılandırılmış Sorgu Dilinin Kısa Tarihi..................................................................................................................37

Basit Sorgu: Gelişmiş Süzme/Sıralama 38

Gerçek Sorgu: Basit Seçme 39

Access’in Sorguları...................................................................................................................................................39

İleri Sorgu: Deyim Oluşturma 42

Bölüm 4: Access’in Ürünü - Rapor 45

Otomatik Rapor 45

Rapor Sihirbazları 47

Etiket Satınalmadan önce.........................................................................................................................................48

İleri Düzeyde Rapor 49

Ve Access Internet’te 51

Ek: Biçim Özellikleri 54

Tarih/Saat Veri Türü..................................................................................................................................................54

Sayı ve Para Birimi Türleri .......................................................................................................................................55

Metin ve Not Alanları için biçimlendirme.................................................................................................................57

Evet/Hayır Veri türü için biçimlendirme....................................................................................................................57

ACCESS 2000 2
 Önsöz

Access’e aşina değilseniz ve kullanmıyorsanız, dost acı söyler, size hemen şunu söylemek
zorundayım: Bilgisayarınızı kullanmıyorsunuz!
Eğer bana bilgisayar kullanımını haklı gösterecek tek bir şey şey derseniz, hemen “Veritabanı”
derim. Bebekliğinde Nintendo, çocukluğunda Commodore veya Atari ile büyümüş, artık
elektronik bilgiişlem dünyasında kendisini heyecanlandıracak hiç bir şey kalmamış bir kişi için
bile heyecanverici tek unsur olduğunu rahatça söyleyebilirim: Veri-işlem. Ve ister telefon
defterinizi oluşturun, ister firmanızın demirbaş envanterini tutun, Microsoft Access, her türlü
veritabanı ihtiyacınızı karşılayacaktır ve daha fazlasını verecektir.
Kabul, Ofis programları içinde en çok kullanılan Access değil. Bu şerefi Excel kimseye
kaptırmıyor! Kabul, Ofis ailesinin en kullanışlı üyesi de o değil. Bu şeref de Word’e ait. Ama
Access, size, her ikisinin de açamayacağı bir kapıyı açıyor. Bakın, nasıl:
Eskiden, PC’ye, IBM-uyumlu bilgisayar dendiği yıllarda, iş dünyasında satınalma görevlileri
arasında yaygın bir söz vardı: IBM’den şaşma, kovulmazsın! Eğer kullanımını iyi bildiğiniz
için her an iş bulabileceğiniz bir program varsa o da Access olmalı. Artık kime kelime-işlem
programı kullanabiliyor diye kimseyi işe almıyor. Excel ise firmaların gözbebeği olduğu için
biraz fazla bilinir halde. Oysa Access, gerek bir çok işlemi otomasyona bağlayabildiği, bırakın
otomasyonu program-içinde-program yazmaya elverişli oluşu ve çağımızın aracı Internet için
gerekli ODBC uyumlu veritabanlarını oluşturabilmesi sayesinde, bilgiişlem alanında yeni bir
gelecek vaad ediyor.
Çok değil, sadece on yıl önce veritabanı dendiğinde bilişimcilerin aklına dev bilgisayar ve
onlara bağlı terminaller gelirdi. Sadece veriişlem programlarına adanmış bu dev bilgisayarda
çalışabilmek ve veri işlemek için özel diller bilmeniz adeta zorunluktu. Microsoft Access, bu
durumu tamamen değiştirdi ve bilgisayara ayırabildiği para küçük bir Afrika devletinin ulusal
gelirinden az olanlar için de veri-işlem mümkün hale geldi. Access şimdi de bugüne kadar
bilgisayar mühendisliği temeli olmak şartıyla programcıların tekelinde olan bir alanı, veri ile
yönlendirilen Internet programlarını, biz ölümlülerin ulaşabileceği bir alan haline getiriyor.
Access 2000 de, Office 2000 ailesinin diğer üyeleri gibi, önceki sürümlerine göre daha çok
Internet’e yönelmiş sayılabilir. Fakat işiniz Internet ile uzaktan yakından ilgili değilse,
Access’in yeni özellikleri sizin aşina olduğunuz çalışma yöntemini değiştirmeyecektir. Fakat
günümüzde işi Internet ile igili olmayan kişi, kurum ve kuruluş bulmanın giderek zorlaştığını
düşünürsek, Access 2000, çoğumuz için tam zamanında elimize geçmiş bir araç sayılabilir.
Yeni Access, menü ve araç çubuklarının kullanımını kolaylaştırıyor. Sık kullandığınız menü
maddeleri listede önce görüntüleniyor. Araç çubuklarındaki simgeleri istediğiniz gibi
değiştirebilir ve kendi ihtiyaçlarınıza uygun hale getirebilirsiniz. Verileriniz, Access 2000 ile
daha güvende: bugüne kadar Access veritabanlarınızı “kilitlemek” sayfa düzeyinde mümkün
iken şimdi artık kilitlemeyi her bir girdi düzeyinde yapabilirsiniz.
Veritabanlarının en önemli özelliği ve onları bir kelime işlem programıyla yapabileceğiniz
listelerden farklı kılan ön önemli özelliği bir veritabanında yer alan farklı tabloların birbiri ile
ilişkilendirilmesidir. Bundan önceki sürümlerinde Access, her bir tablonun kendi içinde
düzenlenmesine izin verirdi; oysa artık ilişkilendirilmş tabloların tümünü birarada sanki tek
tablo imiş gibi düzenlemeniz (edit) ve güncelleştirmeniz mümkün.

ACCESS 2000 3
İşi sadece Türkçe’den başka dillerin de kullanılmasını gerektiren kurum ve kuruluşlar için
Access 2000, diğer Office 2000 üyeleri gibi Unicode desteği sağlayarak, aynı veritabanında
birbirinden farklı alfabelere sahip dillerde bilgileri biraraya getirme imkanı veriyor. Bu,
veritabanlarınızın yüz küsur dilde metin içerebileceği anlamına gelir. Access de, diğerleri gibi
yeni sürümünde Euro para birimini destekliyor ve Euro cinsinden hesaplar yapabiliyor.
Access 2000 ile çalışmak daha kolay: Metin kutularınız ve diğer kontrolleriniz (düğmeler,
grafikler, yollar) gruplanabilir ve böylece tek tek değil toplu olarak düzenlenebilir. Şartlı
biçimlendirme yoluyla, verilerinizi belirli şartı karşılıyor ve karşılamıyorsa, dikkat çekici
biçimlere sokabilirsiniz. Access bugüne kadar sadece kendi dosyaları için bir kullanım
aracıydı. Artık değil: Access 2000 ile SQL uyumlu bütün veritabanlarına erişebilir, bu verilerle
Acces dosyaları ile neler yapabiliyorsanız, yapabilirsiniz. Dışarıdan SQL-uyumlu veri satınalan
firmalar, artık bir de bu verileri kullanabilmek için gerekli programları satın almak zorunda
değiller. Ve Access ile oluşturacağınız verilerle hazırlayacağınız raporları artık bilgisayarında
Access kurulu olmayan kişilere de rahatça verebilirsiniz; Access 2000 Snapshots, bu biçimi
(.snp) destekleyen bütün işletim sistemlerinde ve programlarda görülebilir, basılabilir ve
kullanılabilir.
Access 2000 ile veri-işleme dünyasına yeni bir kavram geliyor: Veri erişim sayfaları. Bu,
Internet’te gördüğünüz türden bir Web sayfası ve Microsoft Acces veritabanı dosyasında veya
bir Microsoft SQL Server veritabanında yeralan verilerin görülmesini, bu verilere ek
yapılmasını, değiştirtilmesini veya başka bir surette işlenmesini mümkün kılıyor. Bir başka
deyişle, Access’i kullanarak bir veri tabanı oluşturun, veya Access ile erişebildiğiniz bir SQL
Server dosyasını alın ve bu verilere dayanan bir “veri erişim sayfası” hazırlayın. Sonra bunu
ister Internet’te koyun, ister firmanızın dahili Internet’ine (Intranet). Bu sayfaya ulaşan herkes,
verdiğiniz yetki çerçevesinde sayfanın veri çektiği veritabanındaki bilgileri alabilir,
değiştirebilir, ekleyebilir. (Şu noktada, veri-yönlendirmeli Internet Uygulaması tasarım ve
geliştirme işi için vereceğiniz 5 bin Dolar’ı tasarruf etmiş bulunuyorsunuz!)
Access 2000’i kurduğunuz zaman gerekli unsurlardan ve araçlardan hemen hepsi kurulmakla
birlikte, Acces ile hazırlayacağınız formlarda kullanabileceğiniz temalardan bazı, sık
kullanılmayan bazı sihirbazlar, Microsoft’un armağanı Adres Defteri uygulaması, sağdan sola
yazılan dil desteği, Görsel Tasarım Araçları denen özellikle veri erişim sayfası yapmakta
kullanabileceğiniz programcıklar, tarayıcı ve kamera desteği, Visual Basic yardım desteği ve
Windows’un yeni makro dili olmaya başlayan Windows Scripting’i oluşturmanızı ve
kullanmasını sağlayacak Editör, kurulmayacaktır. Bu araçlar ve programlar ancak ilk kez
ihtiyacınız olduğunda yüklenir. Bu arada veritabanlarınızda takvim desteği için gerekli
dosyalar, denklem editörü, uluslararası destek dosyaları, Lotus desteği, Microsoft Photo Editor,
(ve meşhuur Northwind proje dosyaları) siz istemedikçe kurulmayacaktır. Bu destek
dosyalarına ihtiyacınız olup olmadığına siz karar vereceksiniz. Ama bu daha sonra.
Bundan önceki Office 2000 ailesi programlarla ilgili kitapçıklarda belirttiğimiz gibi, Access
dünyasına Access 2000 ile adım atıyorsanız, bu kitapçıkla Access’i derhal kullanmaya
başlayacaksınız. Access zaten kullandığınız bir program ise bu kitapçık size sadece yeni
Access araçlarını tanıtma açısından yararlı olabilir. Fakat, kimbilir, bugüne kadar el
yordamıyla yaptığınız bir çok şeye yeni bir anlam kazandırabiliriz! Bu kitapçığın
düzenlenmesinde, programın işlevsel özelliğine uygun bir ders kitabı ve daha sonra
başvurulabilecek küçük bir hatırlatma kaynağı sağlama ilkesini güttüm. Ama Access, bu
hacimde bir kitapla sadece tanıtılabilir.
Buyrun şimdi Access’le tanışalım.

ACCESS 2000 4
ACCESS 2000 5
 Bölüm 1: Acces’in Çehresi ve Araçları

Diğer Office programlarının çehresini tanıyorsanız, Access 2000’in menü ve araç çubukları
size hiç de farklı görünmeyecektir. Sadece Access dosyalarının veri-tabanı dosyası olmasının
sonucu farklı bir kaç menü maddesi görebilirsiniz. Buna karşılık programın çalışma alanı diğer
programlardan oldukça farklıdır.
Access 2000, bütün Windows 95/98 programları gibi çeşikli yollarla başlatılabilir.
Masaüstü’nde Access simgesi varsa, bu simgeyi iki kere tıklayarak programı açabileceğiniz
gibi, Başlat menüsünden Programlar’ı ve açılacak listede Microsoft Access’i seçebilirsiniz.
Office 2000, Başlat menüsüne Yeni Ofis Belgesi ve Ofis Belgesi Aç maddelerini de koyar. Bu
maddeleri kullanarak Ofis ailesine ait herhangi bir programı çalıştırabilirsiniz. Tabiî, Access’in
oluşturduğu (uzatması “.mdb” olan) herhangi bir dosyayı iki kere tıklayarak da Access’i
başlatmanız mümkündür.
Access de bütün Windows programları gibi kendi penceresinde açılır ve bu pencereyi
istediğiniz gibi bütübelir, küçültebilir, simge durumuna getirebilir veya tüm ekranı
kaplatabilirsiniz.
Access penceresinde kullanacağımız unsurları şöyle sıralayabiliriz:
<access001.tif>
Menü Çubuğu: Access 2000’in bütün kontrol unsurları, komutları ve diyalog kutuları
menülerden açılır. Bütün Office 2000 programları gibi Access’in menüleri de sizin kullanım
tarzınıza göre biçimlenir. Menü maddelierini tıkladığınızda açılan listelerde önce en sık
kullanılan maddeler yer alır. Bir menü açıldığında herhangi bir seçim yapmaz ve bir saniye
beklerseniz, listenin uzadığını ve daha seyrek kullanılan maddelerin de görüntülendiğini
göreceksiniz. Eğer beklemek istemiyorsanız, Mouse işaretçisini doğruca listenin, ortasında ucu
aşağı bakan bir ok bulunan alt kenarına sürükleyin; liste derhal uzayacaktır. İlk açılan maddeler
yerine daha sonra açılan maddeler arasında seçim yaparsanız, Access 2000 bu tercihinizi
öğrenecek bir dahaki sefere bu maddeyi ilk açılan listeye koyacaktır. Sık kullandığınız
maddeler ise listede yukarı doğru terfi ederler. Menü çubuğunda yer almasını istediğiniz bir
komut varsa, bu komutu ayrı bir menü unsuru olarak olarak veya mevcut menülerden birine
madde olarak ekleyebilirsiniz. Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini ve açılacak kutuda
Komutlar sekmesini seçin; Komutlar bölümünden menü çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz
komutu Mouse işaretçisiyle tutarak, menü çubuğunda arzu ettiğiniz yere bırakın. Bu komutun
mevcut menülerden birinde yer almasını istiyorsanız, Mouse işaretçisini menü başlığıın
üzerinde bir süre tutun, menü açıldığında leni komutu arzu ettiğiniz sıraya
bırakın. /////////////////////////////KUTU////////////////////////////////
Menüler “uzun” açılsın istiyorsanız..
Eski usul menülere alıştı iseniz ve menülerinizin ilk açıldığında bütün maddeleri ile birlikte
açılmasını istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini, ve açılacak kutuda
Seçenekler sekmesini seçin:
<access002.tif>
Burada, “Menüler Önce son kullanılanı gösterir” maddesinin önündeki işareti kaldırın. Son
kullanılan menü maddelerinin yukarılarda yer almasını isteyor, fakat menünün iki aşamada

ACCESS 2000 6
tamamlanmasını istemiyorsanız, “Kısa bir gecikmeden sonra tam menüleri göster” maddesinin
işareti kaldırabilirsiniz.
//////////////////////////////////////////////////
Araç Çubuğu: Access 2000’in 23 ayrı araç çubuğu vardır ve hepsini açtığınızda muhtemelen
veri penceresi için yer kalmayacaktır! Ayrıca araç çubuklarındaki simgeleri değiştirebilirsiniz.
Sözgelimi, varsayılan olarak açılan “Menü çubuğu” adlı araç çubuğunda yer alan bir simgeyi
hiç kullanmadığınız için istemiyorsanız veya yeni bir komutu simge halinede çubuğa almak
istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini ve açılacak kutuda Araç Çubukları
sekmesini seçin. Kutu açıkken, araç çubuğunda istediğimiz simgeyi Mouse işaretçisiyle
tutarak, çubuk dışında bir yere bırakın. Araç çubuğuna eklemek istediğiniz komut varsa,
Özelleştir kutusu açıkken, Komutlar sekmesini seçin; Komutlar bölümünden araç çubuğunda
olmasını arzu ettiğiniz komutu Mouse işaretçisiyle tutarak, araç çubuğunda arzu ettiğiniz yere
bırakın. Bu suretle eklediğiniz yeni simgenin resmini değiştirmek de elinizdedir. Henüz
oluşturduğunuz simge seçili iken, Komutlar sekmesindeki Seçimi Değiştir düğmesini
tıklayarak ve açılacak menüden arzu ettiğiniz simgeyi seçebilirsiniz:
<access003.tif>
Veritabanı Penceresi: Access’te açtığınız veritabanları, ana pencere içinde kendi
pencerelerinde, kendi menüleri ve kendi komutları ile yer alırlar. Bu pencerenin ögelerini
aşağıda ele alacağız.
Durum Çubuğu: Access, programın işlemesine, Veritabanının durumuna ve yapmak
istediğiniz işlere ilişkin mesajlarını size penceresinin elt çerçevesindeki durum çubuğunda
bildirir. Access’e bir şey yaptırmak istiyorsanız ve Access bu komutu yerine getirmek
istemiyorsa, muhtemelen sebebini Durum Çubuğu’nda belirtiyor olabilir. Bu çubuktaki
bilgilerden yararlanabilirsiniz.
Ofis Yardımcısı: Access 2000, Menü çubuğundaki Yardım menüsünün şirin ve kullanımı daha
kolay temsilcisi olarak size 8 yardımcı sunuyor. Yardımcıyı her an tıklayarak soru kutusunu
açabilirsiniz. Access 2000 Ofis yardımcısı, düzgün bir Türkçe soru cümlesini anlayıp, size
doğru cevabı vereibilir. Ama bunun için önce sizin Ofis Yardımcısının anladığı soru tarzına
biraz aşina olmanız gerekiyor. Klasik Windows yardım kutusu da Yardım menüsü vasıtasıyla
açılabilir. Bu kutuda Dizin ve Ara sekmeleri bazen Ofis Yardımcısı’ndan daha hızlı sonuca
ulaşmanızı sağlayabilir. (Veritabanı ile uığraşmaktan çok sıkıldığınız bir an, Ofis Yardımcısı
sağ tıklayıp, Oynat maddesini seçebilirsiniz!

Veritabanı Penceresi
Access’de açık her veritabanı için bir veritabanı penceresi bulunur. Veritabanı, yaptığınız işe
bağlı olarak bu pencerenin içinde veya dışında ayrı bir pencerede görüntülenebilir. Bu
“görünümler” çoğu zaman Veritabanı penceresi içinde yaptığınız tercihlere bağlıdır. Veritabanı
penceresinin unsurlarını ele alalım.
<access004.tif>
Veritabanı penceresinin kendi menü çubuğu vardır; ancak bu çubuktaki unsurlarla sadece ait
olduğu veritabanına ilişkin işler yapabilirsiniz. Örneğin bu çubuktaki Aç simgesi, veritabanının
seçilmiş olan nesnesini (tablosunu, formunu, raporunu, sorgusunu, sayfasını, sorgusunu veya
modülünü) açar. Tasarla maddesiyle, mevcut nesnelerden birinin tasarımını değiştirebilirsiniz.
Yeni maddesi ise bazı sihirbazları veya tasarım görünümünde yeni tablo ve rapor yapımını
harekete geçirecek maddeler içeren bir diyalog kutusu açar. Sil simgesi ise seçilmiş nesneyi
siler.

ACCESS 2000 7
Veritabanı penceresinin dört görünüm belirleme simgesi ise, veritabanı penceresinin içindeki
nesnelerin büyük veya küçük simge halinde ya da kısa veya ayrıntılı liste olarak gösterilmesini
sağlar. Yukarıdaki örnekte, ayrıntısız liste görünümü var. Ayrıntılı listede nesnenin adı, tanımı,
oluşturma ve değiştirme tarihleri ile türü gösterilir.
///////////////////////KUTU///////////////////
Silinen tablo ne olur?
Veritabanı penceresindeki büyük X harfi görünümündeki simge, tablo, form, rapor gibi
seçilmiş bir nesnenin silinmesini sağlar. Araçlar menüsünde, Seçenekler maddesini ve bu
kutuda Düzen/Bul sekmesini tıklayarak ve buradaki Onayla bölümünde en azından “Belge
silmeyi” maddesini işaretlemezseniz, silinen nesne, silinmiş olur. Bu yüzlerce kişinin aylarca
süren emeği ile hazırlanmış ve her nedense yedeği bulunmayan bir tablo olabilir. Çoğu zaman
kazayla silinen nesnelerin yer aldığı veri tabanlarının yedeği bulunmaz!
Bir onay kutusunda Evet düğmesini tıklamak, böyle bir kayıpla karşı karşıya kalmaktan daha
az zahmetli olsa gerek! Access içinde sildiğiniz nesnenin geri gelmeyeceğini unutmayın!
////////////////////////////////////////
Veritabanı dendiği zaman aklımıza genellikle sadece tablolar gelir. Oysa veritabanı, en azından
veriler arasında seçme yapmayı sağlayan sorgu (query) araçları da içermelidir. Yoksa
veritabanının bir kelime işlemciyle oluşturacağınız listeden farkı olamaz. Access 2000
veritabanı dendiğinde bir çok nesneyi birden anlar. Bu nesneler, birarada, veritabanını
oluşkurular. Bir veritabanında bulunabilecek nesneleri ilerde ele alacağız. Fakat şimdilik
veritabanını tablolar demeti olarak düşünün. Access tablosu, sizin tayin ettiğiniz sayıda sütun
ve yine sizin bilgi girdiğiniz miktarda satırdan oluşur. Access’te veritablosu yapmayı da ilerde
ele alacağız. Access size tablolarımıza bilgi girmek veya bu bilgileri düzenlemek için sorgu,
form, modül ve makro adında araçlar sunar. Tablolar ve bu araçları kullanarak oluşturacağınız
sorgular, formlar, modüller ve makrolar, veritabanızın nesneleridir. Bir veritabanında şu
nesneler bulunabilir:
1. Tablolar: Verilerinizin içinde bulunduğu listeler. Yeni bir veritabanı dosyası oluşturmak
üzere Access 2000’i çalıştırdığınızda açılan boş veritabanı penceresinde, tablo oluşturmak
üzere üç komut kısayolu veya araç görürsünüz. Bunlar, “Tasarım görünümünde tablo oluştur,”
“Sihirbazı kullanarak tablo oluştur” ve “Veri girerek tablo oluştur” adını taşır.
2. Sorgular: Verilerinizi tablolar halinde ortaya çıkarttıktan sonra, bu verilerden yeni
seçmeler yapmak, belirli bir ölçükü (kriteri) karşılaşılayan veya karşılamayanları seçmek
ve benzeri veri-işlemlerini sorgu (Query) aracıyla yaparsınız. Access 2000, “Tasarım
görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” adlı iki araçla
sorgu oluşturmanızı sağlar.
3. Formlar: Veri girme veya veri-işlem işlerinizi kolaylaştıran araçlardır. Formu,
veritabanınızdaki bilgilere denk kutular içeren bir tür grafik arayüz sayabilirsiniz. Access 2000,
“Tasarım görünümünde form oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak form oluştur” adlı iki araçla
form oluşturmanızı sağlar.
4. Raporlar: Verilerinizin bir bakıma ham liste halinde kurtarılıp, anlamlı diziler haline
getirilmesine rapor çıkartma denir. Access 2000, “Tasarım görünümünde rapor oluştur” ve
“Sihirbazı kullanarak rapor oluştur” adlı iki araçla rapor oluşturmanızı sağlar.
5. Sayfalar: Veri erişim sayfaları. Access 2000’in yeniliklerinden olan sayfalar bundan böyle
veritabanı dosyalarınızın bir parçası olarak, veriye bağlı, vergi güncelleştirildikte yenilenen
Web sayfaları hazırlama imkanı sunuyor. Access 2000, “Tasarım görünümünde veri erişim
sayfası oluştur,” “Sihirbazı kullanarak veri erişim sayfası oluştur” ve “Zaten varolan Web

ACCESS 2000 8
sayfasını görüntüle” adlı üç araçla veri erişim sayfası yapmanızı veya varolan sayfayı yeniden
düzenlemenizi sağlar.
Makrolar, modüller: Tıpkı kelime işlem programlarında olduğu gibi, sık sık tekrar ettiğiniz
işlemleri, makro ve modül haline getirebilir ve bunları uygun olan herhangi bir tablo, form
veya sorguda kullanabilirsiniz. Makro ve modülleri geliştirme işi ya otomatik olarak Access
tarafından yapılır; ya da siz Visual Basic for Applications (Uygulamalar için Görsel Basic dili)
editörünü kullanarak kendiniz makro ve modül oluşturabilirsiniz.

Görünümler
Bir veri tablosu, Access’te çeşitli görünümlere sahip olabilir, veya başka bir deyişle
veritabanınızı farklı biçimlerde görüntüleyebilirsiniz. Access’te tablolarınız genellikle
veritabanı görünümde bulunur; bununla birlikte tablolar form görünümünde de
işlenebilir, doldurulabilir, düzenlenebilir.
<access005.tif>
Veritabanı görümünde, bir Access tablosu ile sözgelimi bir Excel tablosunun farkını ayırt
etmek zordur. Bu görünümde tablonun çerçevesinin üst kenarında adı yazılı olur; bunun hemen
altında ise tablodaki alan adlarının bulunduğu başlık bölümü vardır. Kayıtlar ise tablonun
satırları olarak sıralanır. Tablonun sağ ve alt kenarlarında kaydırma çubukları bulunur.
Tablonun alt çerçevesinin son köşesinde Gezinme Düğmeleri yer alır. Bu düğmeleri kullanarak
tablodaki kayıtlar arasında gidip gelebilirsiniz. En soldaki düğme ile en başa, en sağdaki ikinci
düğme ile de en sona gidersiniz. Üzerinde yıldız bulunan sağdaki düğme ise size yeni bir kayıt
girmeniz için boş satır açar. Ayrıca buradaki kutuya istediğiniz kaydın sıra numarasını yazarak,
doğruca o kayda gitmeniz mümkündür.
Access 2000 kurulduğu sırada bilgisayarınıza örnek bazı veritabanları ve hatta kullanılmaya
hazır veri-yönlendirmeli iki Access-uygulaması kurar. (contacts.mdb ve addrbk.mdb) Bu örnek
veritabanlarını açtığınızda büyük bir ihtimalle, birinci sütunun solunda içinde artı (+) işareti
olan bir sütun göreceksiniz. Bu, o kaydın başka tablolarla ilişkilendirilmiş olduğunu gösterir.
Access 2000’le gelen bu yenilik ve kazandırdığı imkanlar üzerinde sonra ayrıntılı duracağız.
Access veritabannı, tablo olarak görüntülenebildiği gibi, Form olarak da görüntülenebilir.
<access006.tif>
Access 2000, veri tablolarınızı alarak, form biçimine getirebilir veya bunu size bırakabilir.
Access’in otomatik oluşturduğu tabloları sonradan yeniden şekillendirebiliriz. Bir tablona
hangi alanlar ve bu alanların karşısında ne değerler varsa, formda da onlar bulunur. Formlarda
da gezinme düğmeleri yer alır.
Access’in bir diğer veri görüntüleme biçimi ise sorgulama sonucu ortaya çıkar. Sorgu (query)
veritabanı dosyasındaki tablo veya tablolardan seçme yapmak demektir. Seçme işlemi için
ölçütleri (kriterleri) “Şu tablodan şu alanları al!” diye mutlak biçimde siz belirtebileceğiniz
gibi, “Şu alandaki değer şu ise, şundan aşağı ise, bundan yukarı ise, veya bu değilse..” şeklinde
“mantıksal” olarak da tanımlayabilirsiniz. Access 2000, bu ölçütlere uyan kayıtları seçerek bir
“sorgu sonucu” oluşturur; bu sonuç veritabanı dosyasına tablo olarak kaydedilebilir; veya
sadece siz sorguyu çalıştırdığınız sırada ortaya çıkar; sorgu işlemi bitince yok olur.

Mouse’unuzun sağ düğmesi

Access 2000, diğer Ofis 2000 programları gibi, Mouse’un sağ düğmesine çeşitli işlevler yükler.
Mouse’un sağ düğmesi, üzerinde sağ-tıkladığınız nesnenin gerektirdiği bir yerel menü

ACCESS 2000 9
açılmasını sağlar. Bu menüler arasındaki farkı görebilmek için veritabanı penceresinde farklı
nesneleri sağ-tıklayın.

Ve Yardım
Access 2000 ile çalıştığınız sırada ne yapıyor olursanız olun, klavyede F1 düğmesine basarak,
yardım dosyasını açabilirsiniz. Ofis Yardımcısı adı verilen simge, o anda yapmakta olduğunuz
işlemle ilgili bir kaç hazır yardım konusu başlığının yer aldığı ve bunlar yeterli değilse kendi
sorunuzu yazmanıza imkan veren bir diyalog kutusu açacaktır.
<access007.tif>
Ofis 2000 ailesi programlarının yardım dosyalarında yapılan yenileme sonucu artık yardım
istediğiniz konuyu mutlaka yardım dosyasının şifreli ifadeleriyle yazmanız gerekmiyor. Bu
kutuya normal bir soru yazabilirsiniz. Araştır düğmesini tıkladığınızda, büyük bir ihtimalle tam
aradığınız konuya uygun bir başlığın yer aldığı bir kaç yardım konusu liste halinde karşınıza
gelecektir. Ofis Yardımcısı’nın diyalog kutusundaki Seçenekler düğmesini tıklarsanız,
Yardımcı için farklı simgeler seçebilirsiniz.
Ofis Yardımcısının sağladığı hızlı yardım yeterli olmadığı anlarda, arama ve dizinden geçme
gibi diğer bazı imkanları olan yardım kutusunu açabilirsiniz. Bunun için Yardım menüsünden
Microsoft Access Yardım maddesini seçmeniz gerekir.
<access008.tif> ///////////////////not///////////BU RESMİN YERİNE ACABA SİZİN
BİLGİSAYARLARINIZDAN ELDE EDEBİLECEĞİNİZ İÇİNDE CEVAP SİHİRBAZI
SEKMESİ OLAN BİR BÜYÜK YARDIM KUTUSU RESMİNİ KOYABİLİR
MİSİNİZ?//////////////////////
Yardım gereken konunun anahtar kelimelerinin ne olabileceği hakkında şüphede iseniz, bu
kutuda İçindekiler sekmesini tıklayarak bütün yardım konularını ana başlıklar halinde
inceleyebilirsiniz. Bu kutuda ikinci sekme olan, Cevap Sihirbazı ise Ofis Yardımcısı gibi,
düzgün bir Türkçe soruyu anlayabilir! (Kurulu Windows sisteminizin varsayılan dili Türkçe
değilse, Ofis Asistanı, soru yazmanıza imkan veren kutuyu görüntülemeyecektir.) Dizin ise
kelime aratmak için kullanılır. Bunu iki ayrı şekilde yapabilirsiniz. Önce arama yapılmasını
istediğiniz kelime veya kelimeleri arama kutusuna yazın. Access 2000, kendi dizininde buraya
yazdığınız kelimelerle ilgili gördüklerini iki numaralı kutuya yazacaktır. İsterseniz bu kutudaki
bir kelimeyi de işaretleyebilirsiniz. Sonra Ara düğmesini tıklayın. İçinde yazdığınız veya
seçtiğiniz kelimelerin geçtiği yardım metinlerinin başlıkları üçüncü kutuda sıralanacaktır. Bu
kutudaki başlıklardan size uygun görüneni iki kere tıklayın; yardım metni sağdaki çerçevede
görüntülenecektir. Yardım kutusunun kendi araç çubuğundaki yazıcı simgesini tıklayarak,
görüntülediğiniz metni yazıcıya gönderebilirsiniz; ileri-geri simgelerini tıklayarak önceki ve
sonraki yardım metinleri arasında gidip-gelebilirsiniz.
Şimdi Access 2000’in yüzünü tanımış oldunuz. Aşağı yukarı hangi düğmenin ne yapacağını
biliyorsunuz. Şimdi sıra Access’e bunları yaptırtmaya geldi.

ACCESS 2000 10
 Bölüm 2: Veritabanı Tasarımı

Access 2000’i tanıdık diye hemen veri tabloları oluşturmak ve onlarla sihirbazlık yapmak için
henüz erken. Önce veritabanı planlama konusundan söz etmemiz gerekiyor. Dikkatlice
planlanmamış bir veritabanı kullanıcıya yarardan çok zarar getirir.
Veri planlama, daha sonra verinin nerede ve nasıl kullanılacağına dayanır. İmkansız
olmamakla birlikte çok az veritabanı ilk amacının dışında kullanılabilecek hale getirilebilir. İyi
bir planlama ise önce veritabanı terimlerine aşina olmayı gerektirir. Şimdi kısaca bu terimleri
ele alalım.

Veri ve Alan
Access 2000 ile kaydedeceğiniz ve kullanacağınız bilgilere veri denir. Access açısından veriler,
ait oldukları alanın türünde sayılır. Bir alan sayı içeriyorsa, “123456789” sayıdır. Bir alan
metin içeriyorsa “123456789” metindir. Access 2000’de verileriniz şu türlerden birine girmek
zorundadır:
Metin: Rakam, harf veya işaretlerden oluşan ve 255 karakter genişliğinde bir alandır. Metin
olarak tayin edilmiş bir alana yazılan rakamlar, sayı işlemi görmez; yani aritmetik işleme konu
olamaz. Metin alanları, belirlediğiniz (nasıl belirleyeceğimize sonra geleceğiz) genişliğin
üstünde karakter tutamazlar. Söz gelimi bir metin alanını 8 karakter boyutunda
oluşturduysanız, bunun içine “Mustafa Durcan” yazamazsınız. İyi bir veritabanı tasarımı,
daima gerektiğinden biraz fazla geniş boyut tayinini gerektirir.
Not: Metin alanı olmakla birlikte, 64 bin karakter alabilir.
Sayı: Her türlü aritmetik işleme konu olabilecek sayıları tutar.
Tarih/Saat: Belirlemenize göre, tarih veya saat veya her ikisini birden tutabilen özel bir
alandır.
Para Birimi: Türk lirası, Dolar, Alman Markı, Japon Yeni ve dünyada bulunabilecek hemen
hemen bütün para birimlerine tayinh edilebilecek özel bir alandır. Para birimi verilerinizi
gireceğiniz alanın Currency olması, Access 2000’in bu verilerle para biriminin gerektirdiği
biçimde hesap yapmasını sağlar.
Otomatik Sayı: Access 2000 tarafından artan şekilde otomatik olarak doldurulan bir alandır.
Bir veritabanında her bir kaydın (satırın) diğerlerinden mutlaka ayırıcı bir niteliği olması
gerekir. Herşeyiyle aynı iki kayıt, otomatik sayı alanının farklılığı sayesinde birbirinden
ayrılabilir.
Evet/Hayır: İçindeki değer Evet veya Hayır ya da Doğru veya Yanlış olabilen, mantıksal
işlemlerde kullanılan bir alandır.
OLE Nesnesi: Access 2000’in veritabanında bir başka program tarafından oluşturulmuş
nesnelere yervermenizi sağlayan alan türüdür.
Köprü: Internet sitelerinde bulunan sayfaların adresi (URL), Access 2000 tarafından bağlantı
sağlanacak biçimde tutulabilir.
Arama Sihirbazı: Bir alana doğrudan vergi girmek yerine, Access’in Arama Sihirbazı
yardımıyla bu veriyi bir tablodan veya sorgu sonucundan seçmesini sağlayabilirsiniz.
///////////////////KUTU/////////////////////

ACCESS 2000 11
Her Rakam Sayı Değildir
Sık kullanacağınız bazı bilgilerin alan türleri şöyle olmalıdır:
Ad, soyad: Metin
Adres: Metin
Kapı, apartman daire no: Metin
Telefon no: Metin
Elektronik adres: Metin
Aylık gelir, fiyatı, tutarı: Para birimi
Yaş: Sayı
Personel sayısı: Sayı
Web Sitesi : Bağlantı
//////////////////////KUTU BİTTİ//////////////////

Kayıt
Veritabanındaki bir birim bilgi kümesine kayıt denir. Örneğin okuldaki derslerinizde
sınıvlarda, ödevlerde aldığınız notları tutan bir veritabanı tasarlıyorsanız, her bir ders bir kayıt
olabilir. Buna karşılık bir öğretimenin sınıfındaki öğrenciler için tuttuğu veritabanında, her bir
öğrenci bir kayıt olabilir. Access ile kendinize bir adres defteri yapıyorsanız, her kişi veya
firma bir kayıttır. Veri alanlarınızı belirlerken, bazı alanları “boş olabilir” şeklinde
tanımlamışsanız, telefon defterinizdeki her kaydın her alanı dolu olmayabilir; örneğin bazı
kişilerin faks numarası veya elektronik posta adresi olmayabilir. Buna karşılık veri alanlarını
belirlerken bazı alanlara boş olma yasağı getirmişseniz, tablolarınızı doldururken Access 2000
bu alana mutlaka alanın niteliğine uygun bir değer girmenizi şart koşacaktır.

Tablo
Tablo, (boş veya dolu) aynı alanlara sahip kayıtlar kümesidir. Notlarınızı tuttuğunuz dosyada
1999-2000 ders yılı notlarınız bir tablo oluşturabilir. Bir öğretmen için Lise 3 Türk Edebiyatı
sınıfındaki öğrenciler bir tabloda toplanabilir. Fakat öğretmen isterse kız ve erkek öğrencileri
aynı tablolara da alabilir. Daha sonra değineceğiz, bir veritabanında aynı kişiye, aynı sınıfa,
yani aynı birime ait kayıtların tümü tek tabloda bulunmayabilir. Bu sebeple, tablo dendiği
zaman, sadece birbirine benzeyen verileri olan kayıt kümesi aklımıza gelmelidir. Burada
birbirine benzeyen tanımına dikkat edin: Diyelim ki elimizde üç kişilik bir bilgi kümesi var. Bu
üç kişiye ait bilgileri, adı, soyadı ve cinsiyeti diye üç alanda toplamaya karar verdik. Bu üç
kişinin de bu üç haneye yazılacak bilgisi benzer bilgilerdir. Bilgilerin içerikli çok farklı
olabilir; birinin adı Mustafa, diğerinin Osman, üçüncüsünün ise Vildan olabilir. İlk ikisi için
tablomuyaz “erkek,” üçüncüsü için “kadın” yazmamız gerekebilir. Fakat bu üç kişi bir arada,
bir tablo oluşturabilir.

Veritabanı
Çeşitli tablolardan oluşan ve bir Access 2000 dosyayı halinde toplanan bilgi kümesine
veritabanı deriz. Bir veritabanının içinde birden fazla tablo bulunabilir. Bu tablolar birbiri
ilişkilendirilmiş olabilir; ilişkilendirilmemiş olabilir. Bir veritabanında tablolar birbiri ile
ilişkilendirilmemiş ise buna düz veritabanı, tablolar ilişkilendirilmiş ise (doğru bildiniz!)
ilişkilendirilmiş veritabanı denir. Eğer veritabanı tasarımının bir tek püf noktası varsa, o
da ilişkilendirilmiş tablo meselesini kavramaktır.

ACCESS 2000 12
Düz Veritabanı: Bir tablonun bütün alanlarına dair bütün bilgiler kendi içinde ise bu tabloya
düz tablo, bu dosyaya düz dosya ve bu veritabanına da düz veritabanı denir. Diyelim ki
elimizde, “Adı,” “Adresi” ve “Telefon numarası” alanlarını içeren bir tablo var. Ve diyelim ki
Mustafa’nın 1, Osman’ın 2, Vildan’ın da 3 telefonu var. Bu durumda Mustafa listemize bir
kere, Osman iki kere, Vildan ise üç kere yazılacak demektir. Düz tablolarda tekrarlar olur.
İlişkilendirilmiş Veritabanı: Düz tablolardaki tekrarı önlemek ve böylece veritabanının daha az
yer tutmasını dolayısıyla sorguların daha hızlı icra edilmesini sağlamak amacıyla, tabloları
ilişkilendiririz. Yukarıdaki örneğe dönersek, Osman’ın adını ve adresini iki, Vildan’ın adını ve
adresini üç kere göstermek yerine, bütün kişileri bir tabloda adları ve adresleri ile toplar, bir
diğer tabloya ise telefon numaralarını yazan ve her bir numarayı kişiler tablosunda bir kayıtla
ilişkilendirirsek, her kisini de veritabanımız dosya olarak çok daha az yer tutar.
Bunu “Anahtar alan” veya “Birincil anahtar” (Primary key) adını verdiğimiz teknikle sağlarız.
Her tabloda her bir kaydı diğerlerinden benzersiz hale getiren, yani diğer hiç bir satırda aynısı
bulunmayan bir alan olmalıdır. Bu nitelikteki bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin edebiliriz.
İlişkilendirilmiş bir veritabanında, her bir kayıt, bir alanından diğer bir tabloya bağlanır. Bu
bağlamanın kayıtların benzersiz alanlarından yapılması yanlış bağları önleyecektir. Yine
yukarıdaki örneğe dönelim. Mustafa’ya 1, Osman’a 2 ve Vildan’a 3 numaralı kişi diyelim;
Elimizdeki bütün telefon numaralarını altalta yazar (telefon numaralarını kayıt yani satır olarak
düşünün) ve karşılarına ait oldukları kişinin numarasını yazarsak, her bir telefonun kime ait
olduğunu kolayca buluruz. “Kolayca” tabiî sözün gelişi; fakat bu durumda veri tabanı
dosyamız çok daha az yer tutar.
////////////////////////////////KUTU/////////////////////
Meraklısı için not: Tablolarınız Normal Mi?
İlişkilendirilmiş veritabanı dosyası daha az yer tutmakla birlikte, veritabanı tablolarımızı
ilişkilendirmemizin tek sebebi bu değildir. Haziran 1970’te Edgar Codd adlı bilgisayar
mühendisi, elektronik veri bankalarının devasa boyutlara ulaşmasını fakat yine de küçük bir
terminalde işlenebilmesini sağlayan bu modeli ortaya attığında, bütün veritabanları, örneğin,
Adı, Soyadı, Adresi, TelNo1, TelNo2, TelNo3.. şeklinde fazlalık ve boşluk içeren düz, birbiri
ardına disket yazılmış kayıtlardı. Codd, veri parçacıkların, örneğin kişino=telno şeklinde
ad=değer çiftleri halinde yazılmasını önerdi. Bu bilgisayarın ana işlemcisinin (CPU) daha hızlı
hesap yapmasını sağladığı gibi insan hatası faktörünü de azaltıyordu. (Aynı kişinin üç telefon
numarası için üç ayrı yerdeki adresinin de düzeltilmesi yerine bunu bir yerde yapmak daha
güvenli!)
Codd’ın sistemi, verilerin tutarlılığını da sağlıyordu. Veritabanı dosyalarında bilgi tutarlılığı,
bir veritabanında ad=değer şeklinde bütün çiftlerin bir Birincil Anahtar dediğimiz ad’a ve bu
ad’ın tabloda başka hiç bir kayıtta bulunmayan bir değere sahip olması gerekir. (Çünkü
veritabanı ile çalırken ad=değer çiftlerini başka türlü tanımamız mümkün değildir. Bu disk
üzerine yazılırken verilerimizin sıra veya yer kaygısı gütmeden yazılmasını sağlar.) Böylece
hiç bir kayda ait olmayan ad=değer çiftçi bulunmuyor, ve hiç bir kaydın eksik alanı olmuyor
(boş olabilir; bu eksik demek değildir.) Codd’ın bu buluşu veri-işlem alanında devrim sayılır.
Codd’un zamanla geliştirilen modelinin beş ilkesi vardır:
1. Her bir değer müstakil olmalıdır (Bir kutuda üç telefon numarası birden bulunmamalıdır).
2. Ad=değer çiftleri Anahtar Değer (Birincil Anahtar) vasıtasıyla birleştirildiğinde ortaya başka
bir kayda benzemeyen kayıt çıkmalıdır. (Aksi taktirde Birincil Anahtar özgün demek değildir!)
3. Bir değerin hangi kayda ait olduğu sadece bir Anahtar Değere (Birincil Anahtar’a) bakılarak
bilinmelidir. (Bir telefonun ait olduğu kişiyi belirlemek için hem adına, hem adresine bakmak

ACCESS 2000 13
zorunda isek, aynı adda birden fazla kişi var demektir; kendimize yeni bir Birincil Anahtar
bulmak zorundayız.)
4. Hiç bir kayıt, aynı ad için birden fazla değer almamalıdır. (Bir kişinin beş çocuğu varsa, 3
oğlu, üç kızı olamaz!)
5. Bir tablo, artık tekrar ikiye veya daha fazla tabloya bölünemeyecek kadar fazlalıktan
arındırılmış olmalıdır.
Bu beş ilkeye tabloların Normalleştirilme Kuralları, buna uygun hale getirilmiş tablolara
Normal Tablolar ve işleme de Normalizasyon denir.
/////////////////////////////////////////////KUTU BİTTİ////////////////
Basit bir adres defteri yaparken, herkese üç telefon, bir faks ve bir de cep telefonu hanesi
açmak ve bazı kişiler için bazı sütunları (alanları) boş bırakmak daha kolay bir çözüm olabilir.
Bununla birlikte daha sonra uygulama programlarına veya Web sayfalarına temel olacak
veritabanları geliştirirken, ilişkilendirilmiş tablolar kullanmak daha doğru olur.
İlişkilendirmenin ilkelerinden, ilerde tablolarlarımızda ilişki kurarken söz edeceğiz.

Tablo Tasarımı
İyi bir veritabanı tasarımı, iyi düşünülmüş tablo tasarımı ile başlar. Bu ilke uygulamada şu
anlama gelir: Mouse işaretçisini Access simgesi üzerine doğru götürmeden önce, elinize bolca
kağıt, bir de kalem alın ve başlayın tablo tasarımına. (Kağıdınız kareli, kaleminiz de
kurşunkalem olursa ve elinizin altında bir de silgi bulunursa, tablo tasarımınızın başarılı
olacağını şimdiden garanti ederim!) Önce kağıda bu veritabanı projesinin sonunda ortaya
çıkmasını istediğiniz liste, rapor ve diğer ne türlü belge varsa, hepsini başlıklar halinde yazın.
Bu kağıdı önünüze koyun ve ayrı sayfalara buradaki her bir maddenin kağıda döküldüğünde
nasıl görünmesini istiyorsanız o şekilde görünümünü çizin. İstediğiniz başlıkları, altbaşlıkları,
sütunları ve satırları belirtin. Sonra bu sayfalarda gördüğünüz şekillere bakarak, alanları (sütun
başlıklarını) listeleyin. Örneğin, kendinize bir telefon defteri-temas çizelgesi hazırlıyorsanız,
alan tanımlarınız şöyle olabilir:
1. Sıra no = otomatik sayı
2. Adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
3. Soyadı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
4. Adres Satır 1 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir
5. Adres Satır 2 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir
6. Şehir = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir
7. Posta kodu = metin, 5 karakter boyutunda, boş olabilir
8. Ülke = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir
9. Doğum tarihi = tarih (otomatik olarak boyutlanır), boş olabilir
10. Doğum gününde kart yollayacak mıyım= evet/hayır, boş olabilir
10. Eşinin Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
11. Çocuk 1 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
12. Çocuk 2 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
13. Çocuk 3 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
14. Çocuk 4 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
15. Ev telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
16. İş telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
17. Cep telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
18. Faks no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir

ACCESS 2000 14
19. En son ne zaman görüştüm = tarih, boş olabilir
20. Son güncelleme tarihi = tarih, boş olamaz
Alan listesini tamamladıktan sonra bu alanlar, bir tabloda mı toplanmalı, birden fazla tabloya
mı bölünmeli sorusuna cevap verin. Yukarıdaki örnekte iki noktadaki aksaklığı görmüş
olmalısınız. Birinci aksaklık çocuklarla, ikinci aksaklık telefon numaralarıyla ilgili.
Önce birinci sorunu ele alalım. Beş çocuklu bir dostunuzun beşinci çocuğu bu listeye
yazılamaz. O halde buradaki 16 alan en azından iki tabloya bölünmeli; çocuklara ilişkin olan
alanlar dışındaki bütün alanlar “Aileler” tablosunda toplanmalı, bütün çocuklar “Çocuklar” adlı
tabloda yer almalıdır. Çocuklar tablosunun alanları ise şöyle olabilir:
1. Sıra no = otomatik sayı
2. Çocuğun adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
3. Çocuğun ailesi kimliği = metin, 20 karakter, boş olamaz
Şimdi burada başka bir sorun var: çocuğun aile kimliği, babasının veya annesinin soyadı
olacaksa ve aynı soyadı taşıyan iki dostumuz varsa, çocuğun kime ait olduğunu bilemeyiz.
Aslında bu sorun, ortaya başka bir sorun daha çıkartıyor: diyelim ki aynı adda iki dostumuz
var; ikisinin de eş ve çocuk durumu ile adreslerini ve telefon numaralarına ilişkin elimizdeki
bilgilerin aynı olduğunu (mesela bu bilgiler elimizde yok ve dolayısılya bu sütunlar boş!)
varsayalım. Bu iki kişiyi listeye “benzersiz kayıt” olarak nasıl kaydedebiliriz? Otomatik sıra
numarasını birincil anahtar yaparak! Her aileye ait kaydın benzersiz olmasını sağlayan
otomatik sıra numarasını aile tablosunda birincil anahtar yaparsak, daha sonra çocuk
tabllosuyla ilişki sağlayan anahtar olarak kullanabiliriz. Bunu görsel olarak ifade edelim:
<access009.tif>
Şimdilik bu tabloların oluşturulacağı üzerinde durmayalım. Burada sadece kavramsal olarak
çocuklarla aileleri arasında bağ kurmaya çalışıyoruz. Aileler tablosunda “Aile Sıra No” adlı bir
sütun açar ve bu sütunu Access’e Otomatik Sayı alanı olarak otomatik şekilde doldurtabiliriz.
Sonra, çocukları kaydettiğimiz tabloda, her çocuğun ailesini, aile tablosundaki Aile Sıra No
bilgisini tekrar ederek belirtebiliriz. (Nasıl’ın üzerinde durmuyoruz!) Diyelim ki Masum Sayan
adlı iki arkadaşımızın ikişer çocuğu var. 5 numaralı aileye mensup Masum Sayan ile 6
numaralı aile mensup Masum Sayan’ın çocukları da aynı Aile Sıra No’sunu aldıkları anda,
gereksiz bilgi içeren veya bilgi kaybına yol açan bir tablo tasarımından kurtulmuş, yani Aile
tablosunda “çocuk 1,” “çocuk 2,”.. “çocuk x” şeklinde kimi ailede boş kalacak, kimi ailede
yetmeyecek sütunlar açmamış oluruz.
Yukarıda muhtemel alanlarımızın listesini döktüğümüzde, iki sorunla karşılaştığımızı
söylemiştik. Birinci sorun çocuklarla ilgiliydi. Onu çözdük. Fakat aynı durum, telefon
numaraları için de var. Birden fazla ev, iş, faks veya cep telefonu olanlara ilişkin tüm telefon
numaralarını tablomuza işleyebilmek için mutlaka çocuk tablosunu eklediğimiz gibi,
veritabanımıza ideal olarak dört ayrı telefon numaraları tablosu (ev, iş, faks ve cep telefonları
tabloları) ekleyip, bunlara da Aile Sıra No sütunu açıp, her telefon numarası ile telefonun
sahibini ilişkilendirebiliriz.
Böylece tablo tasarımının kağıt üzerindeki bölümü bitmiş oluyor. Nihayet sıra Access’i
çalıştırmaya geldi.

Access’te Veritabanı Oluşturma

Access’i çalıştırdıktan sonra, boş bir veritabanı oluşturalım. Fakat bu arada Access7in boş
veritabanı şablolarını tanıyalım. Kullandığınız Access’in başka bir kullanıcı tarafından ayarları
değiştirilmemişse, açıldığı anda karşınıza ne yapmak istediğinizi soran ve dosya seçmenizi

ACCESS 2000 15
sağlayan diyalog kutusu gelecektir. Bu kutuda “Access Veritabanı sihirbazları, sayfaları ve
projeleri” maddesini işaretleyerek Tamam’ı tıklayın.
<access010.tif>
Access’in ayarları değiştirilerek bu kutunun açılması önlenmişse, karşınızda tamamen boş bir
Access penceresi de görebilirsiniz. Bu durumda Dosya menüsünden Yeni maddesini seçerek
(veya klavyede Ctrl tuşunu tutarak ve N tuşuna basarak), boş bir veritabanı oluşturmanızı
sağlayacak diyalog kutusunun açılmasını sağlayabilirsiniz. Yeni diyalog kutusu açıldığında
Veritabanı sekmesini tıklayın.
<access011.tif>
Access’i tasarlayan uzmanlar, çeşitli kullanım alanları bulunan on ayrı veritabanı şablonu
hazırlamış bulunuyorlar. Access ile veritabanı projelerinde büyük bir ihtimalle bu şablonlar
hemen her ihtiyacınızı karşılayacaktır. Access’i tanımak için bu şabloların teker teker hepsini
seçip, oluşturulmasını önerdiği dosyaların oluşturulmasını sağlayıp, sonra şablon sihirbazının
her bir veritabanında ne gibi tablolar açtığını, bu tablolara ne gibi görevler yüklediğini, ne gibi
alanlar oluşturduğunu gözlemenizde yarar var. Veritabanı yapan Access sihirbazlarının bir
diğer marifeti veri girme ve rapor alma işlerinde kullanacağınız formları da oluşturmaktır. Bu
formları inceleyerek, ilerde kendi formlarınızı tasarlamakta kullanacağınız ipuçları
edinebilirsiniz. Ayrıca Access 2000, sadece tabloları, formları ve raporları oluşturmakla
kalmayacak, bu veritabanını, sanki kendi başına bir program gibi, kullanmanızı sağlayacak
grafik arayüzü bile inşa edecektir. Sihirbazları kullanarak, tabloları doldurulmaya, formları
kullanılmaya ve raporları baskıya hazır veritabanlarını sık sık oluşturacaksınız; fakat kimi
zaman bu tablolarda, formlarda veya raporlarda yeni bir alan eklemek, veya var olan bir alanı
kaldırmak isteyebilirsiniz. Bunu yapabilmek için, Access’in bu nesnelerini nasıl
oluşturabileceğimizi, nasıl düzenleyebileceğimizi veya değiştirebileceğimizi bilmemiz gerekir.
Şimdi bir örnek üzerinde bunu birlikte yapalım.
Alan Türleri
Access Sihirbazlarıyla ilgili keşif turunu bitirdiğinizde, Yeni diyalog kutusunda Boş Access
Veritabanı maddesini işaretleyip Tamam’ı tıklayın. Şimdi, kendi veritabanımızı kendimiz
oluşturmaya başlayabiliriz. Açılacak diyalog kutusunda Genel sekmesinin seçili olmasına
dikkat edin; ve Boş Veritabanı simgesini ve Tamam’ı tıklayın; Access 2000 ‘in önerdiği
“vt1.mdb” adını “Adres Defteri.mdb” olarak (veya oluşturmak üzere yukarıda kağıt-kalemle
planını yaptığınız veritabanına uygun bir ad vererek) değiştirin; yeni veritabanınızı Veritabanı
penceresinde işlenmeye hazır bulacaksınız. Nesneler’den Tablolar’ın seçildiğini, ve tablo
oluşturmak için kullanabileceğiniz üç aracın kısayolunu görüyorsunuz:
<access012.tif>
Bunlar, tasarım görünümünde, Sihirbaz kullanarak ve veri girerek tablo oluşturmanızı
sağlayan yöntemlerdir. Madem ki Access 2000 ile tabir yerinde ise sıfırdan tablo oluşturmaya
karar verdik; o halde “Tasarım görünümünde tablo oluştur” maddesini tıklayarak, tablo
oluşturma penceresini açın. Bu noktada yukarıda tablo tasarımıyla ilgili bölümde kendi
veritabanımızı planladıysanız, bu planları önünüze çekin. Bu alıştırmayı yapmadıysanız, örnek
olarak ele aldığımız Adres Defteri’ni birlikte oluşturabiliriz.
-----------------başlıyoruz--------------------------------------------------------------------------------
Tasarım görünümde karşınıza gelen tablo biçimindeki araç, tablonuzdaki alanların adlarını,
özellikleri ve doldurulması için gerekli işlemleri belirteceğiniz yerdir. Aile tablosunu
oluşturmak için imlecinizi Alan Adı sütununun birinci satırının içine getirin ve “AileSıraNo”

ACCESS 2000 16
yazın. Kendi veritabanızı oluşturuyorsanız, herhangi bir tablodan işe başlayabilirsiniz; bu
tablolardan birini seçin ve birinci sütunun adını yazın.
/////////////////////////////////KUTU///////////////////////
Türkçe Karakter Kullanırken!
Access 2000, diğer Ofis programları, sadece menüleri, diyalog kutuları ve yarndım dosyaları
bakımından Türkçe olmakla kalmayıp, aynı zamanda içeriğinde de Unicode’u destekleyen bir
programdır. Bu bakımdan tablolarınızda, formlarınızda, raporlarınızda, makrolarınızda ve hatta
kullanılmaya hazır fonksiyonlarda, içerik ve başlık olarak Türkçe karakter kullanabilirsiniz.
Hemen her türlü bilgi işlem ürününün Internet’te kullanıldığı veya Internet malzemesi olarak
değerlendirildirildiği günümüzde veritabanlarına dayanan Web uygulamaları da hızla yaygın
hale gelirken, hazırlayacağınız Access dosyalarının Microsoft ODBC (Open Database
Connectivity) tekniği ile Web Server’a yüklenip yüklenmeyeceğini hesaba katmalısınız.
Access dosyalarınız, ODBC yoluyla bir Web Server’a veri kaynağı olarak tanıtılacaksa, Web
Server programının ve ona evsahipliği yapan işletim sisteminin Unicode uyumlu olup
olmadığı, sizin kullandığınız Alan adlarının doğru okunup okunmamasını da belirler.
Veritabanının içeriği, sonuç itibariyle Web sayfasının unsurları arasında Browser’a
gönderilecek ve orada yorumlanacaktır. Bugün sadece Netscape browser programının bazı
işletim ortamlarında kullanılan sürümleri Unicode okuyamaz. Bu browserları kullanan Internet
ziyaretçileri, sayfanızın bazı unsurlarını Türkçe karakterlerle göremezler. Fakat alan
adlarınızdaki Türkçe karakterlere gönderme yapan programlar ve Scriptler, bu adları
bulamadıkları taktirde, veri-yönlendirmeli Web uygulamalarınız, örneğin ASP prıogramlarınız
hata mesajı verirler.
Veritabanlarınızı ne tür Web Server’a yükleyeceğinizi bilmiyorsanız, alan adlarında Türkçe
karakter kullanmaktan kaçının.
//////////////////////KUTU BİTTİ////////////////////////////////
Yukarıdaki örnek planda bu sütunun adının “Aile Sıra No” olmasını kararlaştırdığımız halde,
burada alan adında boşluk bırakmadığımıza dikkat etmiş olmalısınız. Bu, daha sonra
yazacağımız veri seçme komutlarının alan adlarında boşluk istememesinden kaynaklanıyor.
Sonra klavyenizde sekme tuşuna basarak, imlecin Veri Türü sütununa gelmesini sağlayın ve
burada beliren aşağı ok simgesini tıklayarak (veya klavyede Alt tuşunu tutarak ve aşağı ok
tuşuna basarak) veri türleri listesini açın:
<access013.tif>
Burada gördüğünüz veri türlerini tanıyorsunuz; bizim örneğimizde birinci alanımıza Access
2000’in otomatik olarak sıra numarası vermesini istediğimiz için burada Otomatik Sayı türünü
seçiyoruz (Siz, kendi planınıza uygun bir türü seçebilirsiniz).
Alan Özellikleri
Tablo oluşturma penceresinin üst tarafında yaptığınız seçime göre, pencerenin Alan Özellikleri
başlıklı alt bölümündeki bilgilerin değiştiğine dikkat edin. Buradaki kontrollerin çoğu Access
ile veritabanı oluşturma beceriniz arttıkça kullanılacak niteliktedir. Alan özellikleri, o alandaki
bilgilerin boyut, renk veya konumu gibi niteliklerini ve gizli olmek-görünür olmak gibi
davranış biçimlerini tanımlar. Daha sonra verilerimizi biçimlendirirken bu kontrollerden
yararlanacağız. Bazı alanların bazı özellikleri yoktur. Örneğin Alan Boyutu özelliği sadece
metin, sayı ve otomatik sayı alanları için geçerlidir. Şimdi alan özelliklerind sık
kullancaklarımızı ele alalım:

ACCESS 2000 17
Metin Alanları için alan boyutu: 0 ile 255 karakter arasında olmalıdır. Diğer alanların boyut
sınırlaması yoktur. (Varsayılan boyut: 50)
Sayı alanları için alan boyutu: Sayı olarak belirlediğiniz alanın boyutunu, Alan Özellikleri
bölümünde Alan boyutu satırının sağındaki aşağı oku tıklayarak, şu seçenekler arasından
seçebilirsiniz: Byte, ondalık, tamsayı, uzun tamsayı, tek, çift, yineleme kimliği (Replication
ID).
//////////////////////////////////KUTU//////////////////////////
Sayılar ve Paralarda Uzunluk
Veri alanınız Otomatik Sayı ise, alan boyutu ya uzun tamsayı, ya da “yineleme kimliği” adı
verilen otomatik değer olur. Alan türünüz Sayı ise şu alan boyutlarından birini seçebilirsiniz.
Boyut Tanım
Byte 0’dan 255’e kadar tam sayı tutar.
Ondalık (.adp) dosyası olarak -10^38 -1’den 10^38 -1’e kadar, (.mdb) dosylası olarak
-10^28 -1’den 10^28 -1 ‘e kadar sayı tutar; virgülden sonra 28 basamak
gösterir.
Tamsayı –32,768’den 32,767’e kadar kesirsiz sayı tutar.
Uzun tamsayı (Varsayılan) –2,147,483,648’den 2,147,483,647’e kadar kesirsiz sayı tutar.
Tek –3.402823E38’den–1.401298E–45’e kadar negatif, 1.401298E–45’den
3.402823E38’e kaedar pozitif değer tutar; 7 basamaklı ondalık bölümü
olabilir.
Çift –1.79769313486231E308’den –4.94065645841247E–324’e kadar negatif,
1.79769313486231E308’den 4.94065645841247E–324’e kadar pozitif sayı
tutar; 15 basamaklı ondalık bölümü olabilir.
Replication ID Küresel benzersiz tanımlayıcı (Globally unique identifier--GUID)
Veritabanı dosyalarınızın kolay açılıp kapanması ve veriişlemin yeterince hızlı yapılabilmesi
için alanlarınızı tutacakları en büyük sayıdan daha fazsla sayı tutabilir şekilde tanımlamayın.
Diğer taraftan alanınızı girebileceğiniz değerden küçük tutarsanız, bu kez girdiğiniz değerlerin
fazla gielen kısımları kesilecek, yani verileriniz tahrip olacaktır.
Sayı ve para birimi verilerinizi hazır biçimlendirme şablonu ile değil de kendiniz
biçimlendirme ifadesi yazarak biçimlendirmek isterseniz, şu ayarları yapabilirsiniz (bu
ifadeleri, Alan Özellikleri bölümünde biçim kutusuna yazacaksınız):
0;(0);;”Yok” Normal değerleri normal şekilde, negatif değerleri parantez içinde gösterir;
boş bırakıldığında yerine “Yok” yazar.
+0.0;-0.0;0.0 Artı ve eksi işaretini gösterir,; boş bırakıldığında yerine 0.0 yazar.
/////////////////////////////KUTU BİTTİ/////////////////////////
Biçim: Siz nasıl girerseniz girin verinin tabloda (ve daha sonra bu tablodan yapılacak şekilde
oluşturulacak raporlarda ve formlarda) nasıl görüntüleneceğini belirler. Ayrıca buraya
yazacağınız biçim komutları, girilebilecek verinin niteliğini de tayin eder. (Ayrıntılı biçim
ifadeleri için Ek 1’e bakınız.)
Giriş maskesi: Veritabanıza verileri girerken, önce girişi kolaylaştırmak, daha sonra da veri
işlem sırasında verilerin istediğiniz biçimde olmasıını ve dolayısıyla işlemi kolaylaştırmak
amacılya, veri girişini belirli bir biçim kuralına bağlayabilirsiniz. Söz gelimi telefon
numaralarının daima (0555) 555-5555 gibi girilmesini sağlamak için bir metin alanına bunu
sağlayacak giriş maskesi adı verilen komut ifadesini yazabilirsiniz. Bunun için giriş maskesi
olarak (9999) 000 0000;;_ yazmanız gerekir. Fakat Access 2000, sık kullanılan, telefon

ACCESS 2000 18
numarası, Vergi dairesi ve numarası, posta kodu, sosyal sigortalar numarası, sigorta kod
numarası, parola, ve çeşitli tarih ve saat biçimlerine uygun giriş maskelerini hazır veriyor.
<access014.tif>
Bu hazır maskeleri bir alanınızın Alan Özellikleri bölümüne katmak için, giriş maskesi
satırının sağındaki üç nokta simgesini tıklayın; açılacak Giriş Maskesi Sihirbazı’nda arzu
ettiğiniz giriş biçimini seçin. Bir bilginin tablolara veya formlara belirli bir maske ile girilmesi,
mutlaka o şekilde kaydedileceği anlamına gelmez. Özellikle parantez, kesme ve benzeri
işaretleri kullandığınız giriş maskelerini veritabanı dosyaya yazılırken kaydettirmeniz
gerekmez; bu dosya boyutunda tasarruf sağlar. Daha sonra raporlarınızda veya Access
dosyalarından başka programlar için veri ihraç ederken bu işaretlerin yeniden konulmasını
sağlayabilirsiniz.
Geçerlik Kuralı, geçerlik metni: Veri işlemin sağlıklı olabilmesi için girilen verilerin
gerçekten girilmesi gereken türde olması şarttır. Access, veri girilmesi sırasında girilen değerin
geçerliliğini sınayabilir ve veri gireni uyarır. Veri girişinde uyulacak kuralları Geçerlik Kuralı
kutusunda, geçirli olmayan veri girişinde görüntülenecek uyarı metnini ise geçerlik metni
kutusunda belirtirsiniz. (Bu kutuların etiketini Geçerlilik şeklinde göreceksiniz. Bu, Türkçe
imlâ ilkelerine aykırıdır.)
Geçerlik kuralları kutusuna yazabileceğiniz bazı ifade örnekleri şunlar olabilir:
<> 0 Girilen değer sıfırdan farklı olmalıdır
> 1000 Or Is Null Girilen değer ya boş olmalıdır, ya da 1000’den büyük
olmalıdır.
Like "A????" Girilen değer 5 karakter boyutunda olmalıdır ve "A"
harfi ile başlamalıdır.
>= #1/1/96# And <#1/1/97# Girilen değer 1996 içinde olmalıdır.
Geçerlik metni ise, geçerli olmayan bir değer girildiğinde, kullanıcının uyarılmasında
kullanılacak metindir. Buraya yazacağınız metin, kullanıcıya doğru veri biçimi hakkında kısa
fakat anlamlı bilgi vermelidir.
Gerekli: Bu özelliğin sağında belirecek aşağı oka basarak, Evet veya Hayır’ı seçebilirsiniz. Bir
alanı Gerekli hale getirirseniz, veri tablosunu doldururken, Access bu alanın boş bırakılmasına
izin vermez. Yukarıdaki planlama örneğinde bazı alanların niteliğini kağıda dökerken yanlarına
“Boş bırakılabilir,” bazılarına ise “Boş bırakılamaz” notunu koyduğumuzu hatırlıyor
olmalısınız. Boş bırakılabilir alanlar için bu kutuya “Hayır” (yani doldurulması gerekli değil!),
boş bırakılamaz alanlara ise “Evet” (yani doldurulması gerekli!) kaydını koymamız gerekir.
Sıfır uzunluk İzni: Boş bırakılmasını önlediğiniz, yani gerekli alanların boyutu sizin için
önem taşıyor olabilir. Doldurulması gerekli alanların doğru doldurulmasını sağlamanın bir
yolu, alana girilecek değerin boyunun sıfır olmasını önlemektir. Yukarıdaki örnekte
geliştirdiğimiz veritabanının kullanılabilir olması için en azından kişilerin ad ve soyadlarının
tabloda yeralması gerekir; aksi taktirde ortada tablo denecek bir şey bulunmaz. Soyadı olmayan
kişilerin ise adları ile yetinemeyiz. O halde bu iki alanı hem gerekli yapar, hem de sıfır uzunluk
izni vermezsek, tablomuzu doldururken isteyerek veya kazayla bu alanları boş bırakmamız
tehlikesini önlemiş oluruz.
Sıralı (Endeks): Access ile oluşturduğumuz veritabanlarını işlerken yapacağımız işlerin
başında, tablolarımızdan belirli ölçütlere göre seçmeler (sorgular) yaptırtmak gelecektir. Basit
bir sorgunun hızla tamamlanabilmesi için Access’in tablolardaki alanları önceden
endekslemesi yerinde olur. Bir alanın Alan Özellikleri bölümünde Sıralı kutusunun sağındaki
aşağı oku tıklarsanız, “Hayır” seçeneğinin yanı sıra iki ayrı “Evet” seçeneği bulunduğunu

ACCESS 2000 19
göreceksiniz. “Hayır” seçeneği, bu alanın önceden endekslenmesini önler. Bu alandaki
verilerin endekslenmesini sağlayan diğer iki seçenekten birincisi, “Evet (Yineleme Var)”,
Access’in oluşturacağı endekste, bu değerden birden fazla olmasına imkan verir. Bizim
örneğimizde, kişi ad ve soyadlarından birden fazla olması ihtimali öngörüldüğüne göre,
endeksimizin tekrara izin vermesi gerekir. Bir alan, tablodaki kayıtların benzersiz olmasını
sağlayan Birincil Anahtar alanı olarak tayin edildiyse, tekrara izin verilmemesi gerekir. Bunun
için, bu kutudaki endeksleme yaptırtan ikinci seçeneği, “Evet (Yineleme Yok)” maddesini
seçmemiz gerekir.
Unicode Sıkıştırma: Access 2000, Ofis 2000 ailesinin diğer üyeleri gibi Unicode-uyumlu,
yani içinde 65 bin 536 adet harf, rakam ve işaret bulunan yazı tipi (font) sistemini destekler.
Unicode uyumlu olmayan programlar ise sadece 256 karakter içeren fontları kullanabilirler.
Metin, not ve köprü (Web adres bağlantısı) türündeki verilerinizde Türkçe karakter
bulunuyorsa, alan özelliğinde Unicode Sıkıştırma’nın “Evet” olması gerekir. Bu durumda
Access, bu alandaki veriyi kaydederken her bir karakter için gerekli alanı (2 byte) ayıracaktır.
Bu tür alanlarınızda Türkçe karakter yoksa, Access dosyasının büyüklüğü etkilenmeyecektir.
Dolayısıyla Türkçe veritabanı oluştururken bu değeri sürekli “Evet” ayarında tutmak dosya
büyüklüğü bakımından olumsuz bir etki yapmaz; sadece Türkçe karakterlerinizi korumuş
olursunuz.
Alan Tanımları
Tablo tasarımında son nokta, tablolarımızı başkalarının da kullanabileceğini gözönünde
tutarak, tanım sütununa gerekli açıklamaları yazmaktır. Tablolarımızı başkasıyla paylaşacak
olmasak bile, bir süre sonra alanlarımızın ne amaçla oluşturulduğunu hatırlamak zor olabilir.
Buradaki gibi “Adı,” “Soyadı” adını verdiğimiz alanların işlevini hatırlamakta sorun
olmayacağı düşünülebilir. Fakat verilerin başka tablolardan alındığı durumlarda veya
değerlerle ilgili uyarıcı notların gerektiği durumlarda, Tanım satırlarına yazacağınız bilgiler işe
yarar. Tabloyu yaptıysanız, tasarım görünümünde son şekli şöyle olmalı:
<access015.tif>
Arama Sihirbazı
Access’te veritabanı oluşturmanın birinci adımını attık: ilk tablomuzu yaptık; alanlarını
belirledik; alanların özelliklerini tayin ettik. Buradaki örneği uyguluyorsanız, şimdi ikinci bir
tablo oluşturmanız gerekir. Bitmiş tasarım görünümüne bakarak, yukarıdaki bilgiler ışığında
ikinci tabloyu siz oluşturabilir misiniz?
<access016.tif>
Burada dikkat edilecek tek nokta, AileSıraNo adlı alanın içeriğinin doldurulması için gerekli
ifadeyi Arama Sihirbazı’na yazdırtmaktır. Çocuklar tablosunun taramın görümünde ikinci
alanın adını yazdıktan sonra Veri Türü sütununda seçme okunu tıklayın ve açılan listeden
Arama Sihirbazını seçin.
Arama Sihirbazı’nın birinci dayalog kutusu, bu alana girilecek değerlerin mevcut bir tablo veya
sorgu sonucundan mı alınacağını, yoksa bu değerleri sizin doğrudan mı yazacağınızı belirler.
Buradaki örnekte, veritabanımızda Çocuklar tablosunu doldururken, bu sütunun yanında bir
seçme oku belirmesini ve bu oku tıkladığımızda Aileler tablosunda, Ailei Sıra No alanına
girilmiş bütün değerlerin gösterilmesini istiyoruz. Başka bir deyişle bu sütuna girecek bilgileri,
Aileler tablosundan alacağız. O halde, Arama Sihirbazı’nın ilk diyalog kutusunda “Değerler
tablo veya sorgudan alınsın” maddesini işaretleyerek, İleri düğmesini tıklamamız gerekir.
Arama Sihirbazı’nın ikinci diyalog kutusu ise bir önceki tercihinize göre ya veritabanınızdaki
bütün tablo ve sorguların listesini içerir ve siz bu listeden veri alacağınız tablo veya sorguyu

ACCESS 2000 20
seçersiniz; ya da seçme yapacağınız veri listesini oluşturmanız için küçük bir tablo oluşturma
aracı açılır.
Veri seçme işini bir tablo veya sorgudan yapacaksanız bu tablo veyla sorgunun adını seçerek,
İleri’yi tıklayın. Veri seçme işini kendi vereceğiniz değerlerle yapacaksanız, veri seçme listesi
diyalog kutusunda veri seçme listesinin tek sütunlu olduğunu göreceksiniz; seçiminizi daha çok
sütunlu bir listeden yapmak istiyorsanız önce yeni sütun sayısını yazın; sonra aşağıdaki “Süt1”
atdlı örnek sütunun adını tıklayın; arzu ettiğiniz kadar sütun belirecektir; şimdi sçilecek
değerleri bu sütunlara ve satırlara girin ve İleri’yi tıklayın.
Her iki yolda da Arama Sihirbazı’nın üçüncü diyalog kutusunda, ya mevcut talo ve sorgulardan
seçtiğiniz ya da kendi oluşturduğunuz değerli içeren alanlar kullanılabilir alan olarak
sıralanacak ve Son’u tıkladığınızda Arama Sihirbazı, tasarım penceresinin Alan Özellikleri
bölümünde Arama sekmesindeki değerleri dolduracaktır. (İlerde arama ve sorgu konusunda
uzmanlaştığınızda bu değerleri siz de doldurabilirsiniz. Şimdilik sadece Arama sekmesinde
Satır Kaynak Türü ve Satır kaynağı kutularına yazılan ifadeleri inceleyin ve Access’in
tablolara ve tabloların alanlarına nasıl gönderme yaptığına dikkat edin.)
Bu suretle oluşturduğumuz otomatik değer seçme imkanını kullanmak üzere Çocuklar
tablosunu açtığımızda ve yeni bir girdi için Aile Sıra No sütununda bir satırı tıkladığımızda,
kutunun sağ kenarında bir seçme oku belirdiğini görürüz. Bu oku tıkladığımızda ise açılan
listede, bu ana kadar Aile tablosunda Aile Sıra No sütuna girdiğimiz bütün değerleri görürüz.
<access017.tif>
Tablo tasarımını öğrendiğimize göre, şimdi tablolara veri girme, veri arama ve tabloların
Access 2000 penceresi içinde görüntülenme yöntemlerinden söz edebiliriz. Bir veritabanı ile
veri-işleme başlamadan önce verileri girmemiz gerekir!

Veri Düzenleme (Editing)

Access’te belki de en kolay yapacağınız iş, tabloya veri girmek olsa gerek: yeni
oluşturduğunuz veya önceden mevcut bir tabloyu, veritabanı penceresinde açın ve başlayın
sütunlara ve satırlara gönlünüzden geçenleri yazmaya. Fakat bunun daha kolay yolları da var.
Önce veri tablomuzun ekrandaki penceresinde yapabileceğimiz görünüm değişikliklerinden
söz edelim. Veri tablosunu, adını iki kere tıklayarak (Araçlar menüsünden Seçenekler
maddesini ve Görünüm sekmesinde “Tek tıklatmada aç” seçeneğini seçerek bunu
değiştirebilirsiniz), veya tabloyu seçtikten sonra Veritabanı penceresinde Aç simgesini
tıklayarak açabilirsiniz. Bir tablonun adını sağ tıklayıp, açılacak menüden Aç maddesini de
seçebilirsiniz.
Görünüm
Açtığınız bir veri tablosunun sütun genişliği, o alandaki verilerin tümünü rahatça okumanıza
engel oluyorsa, iki sütun başlığının ortasındaki çizgiyi Mouse işaretçisi ile tutarak, sağa veya
sola oynatarak, sütun genişliğini değiştirebilirsiniz. Bu sırada Mouse işaretçisi iki tarafında ok
bulunan dikey çizgi şeklini alır.
<access018.tif>
Aynı şekilde satırlarınızın yüksekliğini de satır başlıklarının arasındaki çizgiyi Mouse
işaretçisiyle tutarak, artırabilir, azaltabilirsiniz. Bir sütunun genişliğini değiştirdiğiniz zaman
diğer sütunların genişlikleri etkilenmez; ancak bir satırın yüksekliğini değiştirirseniz, bütün
satırların yüksekliği değişmiş olur. Sütun genişliklerinin Access 2000 tarafından otomatik
olarak ve optimum ölçüde ayarlanmasını sağlamak için sütun başlığının sağ sınır çizgisini iki
kere tıklayabilirsiniz. Sütun genişlikleri ve satır yüksekliklerini, sütunu ve satırı seçerek Biçim

ACCESS 2000 21
menüsündeki ilgili maddeleri seçerek de yapabilirsiniz. Mouse işaretçisini sütun veya
başlığının üzerine getirin ve tıklayın (işaretçi sütun başlığında iken imlecin kısa ve kalın bir
aşağı ok şekline döndüğünü göreceksiniz); şimdi sütun veya satır başlığını tıklarsanız, bütün
sütun veya satır seçilmiş olur. Biçim menüsünden Satır yüksekliği veya Sütun genişliği
maddesini seçerek ve açılacak diyalog kutularına gerekli değerleri girerek, ayarları
değiştirebilirsiniz.
Veri girmenizi ve verilenizi incelemenizi engelleyen, o sırada içeriğini görmeniz gerekmeyen
sütunları geçici olarak gizleyebilirsiniz. Sütunu seçtikten sonra Biçim menüsünden Sütunları
gizle maddesini seçerseniz, Access 2000 bu sütunları geçici olarak ortadan kaldırır. Yine Biçim
menüsünden Sütunları göster maddesini seçerek ve açılacak kutuda görüntülenmesini
istediğiniz sütunların adının önüne işaret koyarak, yeniden görünmelerini sağlayabilirsiniz.
Veri girme
Her veri tablosunun son satırı, yeni kayıt girmeniz için hazır sayılır. Yeni bir kayıt girmek için,
sütun başlığında bir yıldız simgesi bulunan son satırın herhangi bir sütununa tıklayarak,
klavyeden verilerinizi girebilirsiniz. Aynı işi Araç buçuğunda Yeni Kayıt simgesini tıklayarak
da yapabilirsiniz.
<access019.tif>
Veri tablosu içinde kayıttan kayıda ve bir kayıtta alandan alana geçebilmek için, Mouse
işaretçisini arzu ettiğiniz kutunun içinde tıklayabilirsiniz; klavyede ok tuşlarına, veya sekme ve
Enter tuşlarına basarak imleci arzu ettiğiniz yere götürebilirsiniz; bu tuşların imleci yeni alanın
başına mı, sonuna mı götüreceğini Araçlan menüsünden Seçenekler’i ve orada Klavye
sekmesini seçerek de belirleyebilirsiniz. İlmecin içinde bulunduğu hücrenin satır başlığında bir
kalem simgesi belirir; bu o satırın edit edilmeye (düzenlenmeye, değiştirilmeye, ek yapılmaya)
hazır olduğunu gösterir. Bir mücrede varolan verinin önüne, arkasına, içine yeni veri
yazabilirsiniz; mevcut veriyi silebilirsiniz; başka ylerde Windows panosuna kopyaladığınız
metin, sayı veya diğer unsurları Access hücrelerinize yapıştırabilirsiniz. Windows Panosuna
kopyalanmış unsur Access 2000 veritabanında bulunması imkanı olmayan bir unsur ise Düzenr
menüsünde yapıştırmayla ilgili maddeler etkin olmaz; klavlede Ctrl+V tuşuna basmanız da bu
öğeyi Acces veri tablosuna yapıştırmaz.
Bir kaydı (satırı) veya bir alanı (sütunu) silmek için Düzen menüsünden Kayıt Sil ve Sütun Sil
maddelerini seçmeniz yeter. Araçlar menüsünder Seçenekleri ve Düzen/Bul sekmesinde
Onayla bölümünde hangi silme işlemleri için Access 2000’in sizden oınay istemesini arzu
ettiğinizi de belirtebilirsiniz. Kayıt silme işlemi, onaylandıktan sonra veritabanına kaydedilir ve
bir daha geri alınamaz.
Veritabanındaki bilgilerin birbiri ile tutarlı olmasına bilgi tutarlılığı (referential integrity)
denir ve bunu korumak için Access 2000 bazı sütunları ve tabloları silmenize izin vermez.
Aşağıda ilişkilendirme konusu ele alırken, bilgi tutarlığından söz edeceğiz. Bazı sütunları ve
satırları silmeye çalıştığınız zaman, ilişkileri korumak isteyen ve silme işlemi dolayısıyla başka
kayıtları ve sorguları silmek zorunda kalan Access 2000, sizden onay isteyecektir.
Sıralama
Veri tablosundaki kayıtlar, belirli alanlar itibariyle artan veya azalan sıraya sokulabilir.
Sıralamak istediğiniz sütunu seçin ve Araç çubuğunda artan veya azalan sıralama simgesini
tıklayın. Bunu, Kayıtlar menüsünde önce Sırala, sonra da Artan veya Azalan sıralama
maddelerini seçerek de yaptırabilirsiniz.
Sığralama işlemini sıralayacağınız sütundaki herhangi bir satırı sağ tıklayıp,açılacak menüden,
Artan Sıralama ve Azalan Sıralama maddelerini seçerek de yapabilirsiniz.

ACCESS 2000 22
Artan sıra, sayılarda en küçükten en büyüğe, tarihlerde en eskiden en yeniye, metinlerde ise
A’dan Z’ye demektir. Azalan sıra ise bunun tersidir. Access’te her bir satır bir kayıt sayıldığı
için bir sütunu sıraladığınız zaman o satıra ait diğer hücrelerdeki bilgiler de sıralanan sütundaki
hücre ile birlikte yeni yerlerine giderler; böylece bir satırın hücreleri yer değiştirmemiş olur.
Arama ve Değiştirme
Veri tablolarınız bir değeri gözle aramanıza imkan vermeyecek kadar büyük olabilir. Bu
durumlarda bir değeri bulmak için Access 2000’in yardımını isteyebilirsiniz. Araç
çubuğundaki Bul simgesini tıklayarak veya Düzen menüsünden Bul maddesini seçerek, arama
yaptırabilirsiniz. Access 2000’in bir yeniliği Bul ve Değiştir araçlarının tek kutuda iki sekme
halinde toplanmasıdır. İki sekme arasındaki görünüm farkı Değiştir sekmesinde bulunacak
değerin yerine konulacak yeni değerin girileceği kutunun bulunmasıdır.
<access020.tif>
Bulma işlemi ya o sırada imlecin içinde bulunduğu bir alanda, ya da tablonun tümünde yapılır.
Bul sekmesinde Aranan kutusuna aradığınız değeri yazın; aramanın yapılacağı yeri gösteren
Bak kutusunun seçme okunu tıklayarak, aramanın tablonun tümünde mi, yoksa imlecin
bulunduğu sütunda mı (imleç bir sütunda değilse, birinci sütunda) yapılacağını belirtin. Eşleştir
kutusunda ise aramanın yapılacağı alan parçasını belirtebilirsiniz. Aradığınız değerin sadece
alanın tümünü olduğu durumların bulunması için bu kutuda Tüm Alan; alanın herhangi bir
bölümü olduğu durumların bulunması için Alanın Bir Bölümü; ve verdiğiniz değerle başlayan
alanların bulunması için de Alanın Başlangıcı seçeneklerini seçmeniz gerekir.
//////////////////////////KUTU////////////////////////
Ne arıyorsunuz? Ne bulursunuz?
Bu noktada yapacağınız üç ayrı seçim, Access 2000’in ne arayacağını belirler. Bir örnekle
belirtelim:
Eşleştir Aranan Bulunan Bulunamayan
Alanın bir bölümü tas Tasarım
Tasa
Tas
Mutasarrıf

Tüm Alan tas tas Tasarım

Tasa
Mutasarrıf

Alanın başlangıcı tas Tasarım

Tasa
Tas
Mutasarrıf
///////////////////////////////KUTU BİTTİ////////////////////////////////////////
Arama kontrollerinin tümünü görüntüleyerek arama kutusunu büyütmeye yarayan Tümü
düğmesini tıklarsanız, Arama yönünü belirtebileceğiniz bir seçme kutusu ortaya çıkar.
Buradaki seçenekleriniz, aramanın imlecin bulunduğu noktadan yukarı veya aşağı ya da tüm
tabloda yapılmasını sağlar.
Bul kutusu genişlediğinde ortaya çıkan diğer bir kontrol unsuru ise aranan kutusuna yazdığınız
değerin büyük harf-küçük harf oluşu ile bulunmasını istediğiniz değerin büyük hadrf-küçük
harf oluşu arasında ilişki kurup kurmamaktır. Eğer Access, sizin kullandığınız harflerin büyük

ACCESS 2000 23
veya küçük oluşuna dikkat etsin istiyorsanız, Büyük Harf/Küçük Harf Eşleştir kutusuna işaret
koyun. Bu durumda, örneğin “tas” değerini arattırdığınızda “Tas” ve “TAS” bulunmayacaktır.
Buradaki “Alanları biçimli olarak ara” kontrolü ise tarih/saat gibi veya para birimi gibi belirli
biçimlerde görüntülenen alanların, veritabanında bulunduğu basit şekliyle değil, tablo tasarımı
sırasında talep ettiğimiz biçimde ele alınarak arama yapılmasını sağlar. Bunu biraz açalım.
Diyelim ki Tarih alanındaki değerlerimizin kısa tarih olarak biçimlenmesini istiyoruz. Bu
biçim, Access 2000 tarafından ancak bu veri görünülendiği zaman uygulanır. Siz verileri “20-
09-99” olarak girmiş olabilirsiniz; ama tasarım sırasında bu alan için uzun tarih biçimini
seçtiyseniz, Access 2000, bu veriyi “20 Eylül 1999 Pazartesi” olarak biçimleyerek
görüntüleyecektir. Arama yaparken, arama değeri olarak “20-09-99” yazar ve Access’ten bu
değeri bulmasını isterseniz, ve “Alanları biçimli olarak ara” seçeneği seçilmiş olursa,
aradığınız değer hiç bir zaman bulunamayacaktır. Çünkü Access sizin biçik talimatına uygun
olarak tarihleri uzun biçimde biçimliyor fakat siz kısa tarih biçiminde aranacak değer
veriyorsunuz. Oysa bu kutu işaretlenmemiş olsa idi, Access verdiğiniz meşru tarih biçimini
tablosundaki bütün tarih biçimleriyle karşılaştıracak ve verdiğiniz tarihi bulursa, bu kaydı size
gösterecekti.
“Alanları biçimli olarak ara” seçeneği seçilmiş olarak yapılan aramalar Access 2000’i
olağanüstü yavaşlatır. Alanın bir bölümü” seçeneği ve aranan yerin tüm tablo olması da Access
2000’in arama hızını düşürür.
Değiştirme, bulmaya dayanan ve bulunan değerlerin sizin vereceğiniz bir değerle
değiştirilmesi işlemidir. Değiştir aracının neleri bulabileceğini, Bul aracını tanırken gördük.
Burada sadece sağdaki farklı kontrol düğmeleri üzerinde duralım.
<access021.tif>
Sonrakini Bul düğmesini tıkladığınızda Access 2000, sadece bulma işlemini yapar; hiç bir şey
değiştirmez. Aradığınız değerin doğru bulunduğuna ve değiştirmenin verilerinize zarar
vermeyeceğine emin olduktan sonra Değiştir düğmesini tıklayabilirsiniz. Bu noktada
değiştirme işinden vazgeçerseniz, İptal düğmesini tıklayın. Değiştir düğmesi, sadece bulunan
değeri değiştirmekle kalmaz, varsa, bir sonraki aranan değeri bulur. Tümünü Değiştir düğmesi
ise tek tek bulma-değiştirme yerine tablonuzdaki tüm aranan değerleri otomatik olarak bulur ve
onay gerekmeden değiştirir. Bu düğmenin gerçekten hızlı çalıştığını göreceksiniz. Ama bu
düğmenin bir özelliği daha var ki, tıklamadan önce iki kere düşünmeniz yerinde olur:
yaptığınız değişiklikler kalıcı olur; geri alınmaz.
Süzme
Bul aracı ile verilerde araştırma yapmak mümkün olmakla birlikte, kimi zaman belli bir ölçüte
uygun tüm kayıtları birarada görmek isteyebiliriz. Bunu Süz aracıyla yaparız. Sözgelimi,
elimizdeki veride sadece ikinci yarıyıl sınavında 5 alan öğrencilerin veya oturduğu yer
Tekirdağ olanların, sadece erkeklerin veya sadece kadınların listelenmesini isteyebiliriz.
Bunu yapmanın en kolay yolu Seçime Göre Süzme yöntemidir. Süzme ölçütü olacak verinin
bulunduğu kaydın, ilgili alanını (sütununu) bulun ve Access 2000’e bu sütunda sadece bu
değeri içeren kayıtları göstermesini, diğerlerini göstermemesini bildirin. Ölçük olarak
kullanacağınız verinin bulunduğu sütunu tıklayın ve ya Araç çubuğundan Seçime Göre Süz
simgesini tıklayın, ya da veritabanında bir yeri sağ-tıklayıp açılan menüden Seçime Göre Süz
maddesini seçin.
<access022.tif>
Veri tablosunun büyüklüğüne ve seçtiğiniz alanın endekslenmiş olup-olmamasına göre, Access
2000, seçme ve sadece seçilenleri görüntüleme işini sür’atle yapacaktır.

ACCESS 2000 24
<access023.tif>
Listede sadece seçilen kritere uygun veri içeren kayıtlar yer alırken, Araç buçuğundaki Süzgeci
Kaldır simgesi de etkin hale gelecektir. Bu simgeyi tıklayarak, tablonun tümünü
görüntületebilirsiniz. Access 2000, tablonuza uyguladığınız son süzme işleminin ölçütünü
unutmaz ve bu simgeyi yeniden tıkladığınızda son süzme işlemi yeniden uygulanır. (Süzgeci
kaldırdığınızda bu simgenin etiketi Süzgeci Uygula şeklinde değişir.) Bir tablonun tümünü
değil sadece süzülmüş kayıtları içerdiğini, tablonun alt kenarındaki “(Süzülmüş)” kelimesinden
anlarız. Bu kelimenin yanında kaç adet süzülmüş kayıt olduğu da gösterilir.
Seçme yoluyla süzme işlemi birden fazla alan veya değer ölçüt kullanılaarak da yapılabilir.
Diyelim ki seçme işlemini bir sınıftaki öğrencilerin listesinde hem cinsiyet, hem de alınan nota
göre uygulamak istiyorsunuz. Bunu yapabilmek için, uygulayacağınız birden fazla ölçüt veri
değerinin tabloda yanyana sütunlara gelmesini sağlayın. Bir sütunun tümünü seçer ve Mouse
işaretçisiyle sütun başlığını tutarak, işaretçiyi diğer iki sütunun arasına götürürseniz, işaretçinin
bulunduğu aralıkta koyu tonlu bir çizgi oluştuğunu görürsünüz; Mouse işaretçisini burada
bırakırsanız, sütun tümüyle bu yere taşınmış olur. Bu suretle sütunları yanyana getirerek, arama
ölçütü olacak değerleri de birbirine komşu yapmış olursunuz. Şimdi, Mouse işaretçisini ölçüt
olacak verilerin en soldakinin veya en sağdakinin üzerine getirin (işaret simgesinin kalın ve içi
boş artı işaretine döndüğüne dikkat edin) ve Mouse’un sol düğmesini tutun; ölçüt olacak
değerlerin sonuncusuna kadar sürükleyin. Ölçüt olarak kullanacağınız bütün veriler seçilmiş
olacaktır. Şimdi, ya sağ tıklayarak ve açılan menüden Seçilenlere Göre Süz maddesini seçerek,
ya da Araç çubuğundan aynı adı taşıyan simgeyi tıklayarak, Access 2000’e çok ölçütlü süzgeç
uygulattırabilirsiniz.
Seçme yoluyla süzme işlemini, altalta kayıtların değerlerini ölçüt alarak da yapabilirsiniz.
Bunun için, Mouse işaretçisini bir satırdaki bir değerin üzerine getirin ve işaret simgesi kalın
ve içi boş artı işaretine döndüğünde, Mouse’un sol düğmesini tutarak ölçüt olarak
kullanacağınız alttaki veya üstteki değerleri tarayın. Mouse’un düğmesini bıraktığınızda altalta
birden fazla değer seçilmiş olacaktır. Şimdi yine sağ tıklama veya Araç çubuğunda tıklama
yoluyla Access 2000’e Seçme yoluyla süzme işlemini yaptırtabilirsiniz.
Kimi zaman süzme işinde kullanacağınız değerler böyle kolay bir şekilde seçme yoluyma
belirtilemez ve daha ayrıntılı süzme ölçütleri uygulamak isteyebilirsiniz. Bunun için Form
Süzgeci yöntemini kullanmanız gerekir. Bu aracı, Kayıtlar menüsünden önce Süz ve sonra
Form Süzgeci maddesini seçerek açabilirsiniz. Form Süzgeci açıldığı anda açık olan tablonun
yerini alır. Bu yeni tabloda, solda, altta birincil ölçütü belirteceğiniz Ara, ve ikincil, üçüncül
ölçütler için bir çok “Veya” sekmesi göreceksiniz.
<access024.tif>
Süzme ölçütünü tanımlamaya Ara sekmesinden başlamak gerekir. Bu sekme seçili iken,
tabloda sıralanan alan adlarının altındaki hücreyi tıklarsanız, sağda seçme okunun
görüntülendiğini göreceksiniz. Bu oku tıklayarak, tablonuzda bu alana girişmiş tüm değerleri
görebilirsiniz. Burada istediğiniz kadar seçim yapabilirsiniz. Yine öğrenci tablosu örneğine
dönersek, cinsiyet sütunundan “Kadın,” birinci yarıyıl sınavı notları sütunundan “5,” ikinci
yarıyıl sınavı notları sütunundan “3” değerlerini seçebilirsiniz. (Bu durumda tablonuzdaki
bütün kadın öğrencilerden birinci sınavda 5 ikinci sınavda 3 alanlar seçilmiş olacaktır). “Veya”
sekmelerini tıklayarak süzgecin kapsamını genişletmek mümkündür. Sözgelimi, sınıftaki kadın
öğrencilerden birinci yarıyıl sınavında 5 “veya 4 veya 3 veya 2 veya 1 veya 0” alanları seçmek
isteyebilirsiniz. Her “veya” ölçütünden sonra Form’un sol alt kenarına yeni bir Veya sekmesi
eklendiğine dikkat edin.

ACCESS 2000 25
Notlarınızı tam sayı olarak değil de kesirli olarak veriyorsanız, süzmenin amacı zayıf
durumdaki öğrencileri belirlemek olduğu halde bu son yöntemde örneğin 4,5 alanları
göremezsiniz. Bunu sağlamak için bütün not ihtimallerini kapsayan “Veya” ölçütleri
doldurmak gerekir. Oysa süzme ölçütlerini seçerek değil yazarak verebilir ve standart
karşılaştırma işlemcilerini kullanarak, bütün ihtimalleri kapsayabilirsiniz. Bunun için, örneğin
Birinci Yarıyıl Sınav Notları sütununun boş hücresine “<=4,9” (tırnaklar olmadan) yazarsanız,
Access 2000 notu 5’den aşağı bütün öğrencileri bulacaktır. Burada dikkat edilecek nokta önce
mukayese işlemcisinin, sonra değerin yazılmasıdır. Access 2000, standart mukayese
işlemcilerini kullanır:
> Büyük
< Küçük
= Eşit
<= Küçük veya eşit
>= Büyük veya eşit
<> Eşit değil
Ölçütlerinizi belirttikten sonra Araç çubuğundan Süzgeci Uygula simgesini tıklayarak
süzülmüş kayıtlarınızı görebilir; işiniz bittiğinde süzgeci kaldır simgesini tıklayarak asıl
tablonuza dönebilirsiniz.
Gelişmiş Süzme Sıralama
Genellikle süzme işleminden sonra süzülmüş kayıtları içeren yeni tablonun bir alana göre
sıralanması (örneğin öğrencilerin artan veya azalan not sırasına sokulması) gerekebilir.
Süzülmüş kayıtları içeren geçici tablonun herhangi bir sütununu seçerek sıralama işlemi
yaptırabilirsiniz. Fakat süzme ve sıralama işlemini, Kayıtlar menüsünden önce Süz, sonra
Gelişmiş Süzme/Sıralama maddesini seçerek bir kerede yaptırtabilirsiniz. Bu maddeyi
seçtiğiniz Access 2000, bu amaçla tasarlanmış özel bir Sorgu tasarım penceresi açacaktır. Bu
teknikten yararlanmayı, Sorgu bölümünde ele alacağız.

Formlar
“Access’te bir tabloya veri girmenin kestirme yolu, tabloyu açıp, en alt satırdan itibaren verileri
yazmaktır!” dedik. Fakat yanyana yüzlerce sütunu bulunan bir tabloda bunu yapmak kolay
olmaz. Tablonun Access penceresinin dışında kalan sütunlarını görüntüye getirmek için sürekli
kaydırma çubuğunu tıklamak zor olabilir. Oysa Access bize veri girme ve düzenleme işini
form yoluyla yapma imkanı veriyor. Form, bir tablonun bir kaydının içeriğini (veya boş bir
kayıt satırını) bir çok kontrolle birlikte tek pencerede toplayabilen bir araçtır. Formun eni-boyu
da Access penceresinden büyük olabilir; fakat formun biçimini belirlemek, alanların nerede ve
ölçüde görüneceğine karar vermek imkanı vardır. Ayrıca formun üzerine veri girmeyi
kolaylaştıran ve kaydın parçası olmayan yardım ifadeleri yazabilir, grafiklerle formu
süsleyebilirsiniz. Formda, Sil, Kaydet ve benzeri komutlar içeren düğmeler olabilir.
Normal olarak formun her sayfası sadece bir kayıt içerir. Dolayısıyla dikkatinizi bir kayıt
üzerinde toplayabilirsiniz. Oysa veritabanı penceresindeki tablo açıldığında görüntüye
sığdırabildiği kadar kaydı sığdırır. Bu çoğu zaman bir kayıtla ilgili inceleme yapmayı
zorlaştırır. Form, veri girmeyi mantıksal bir düzene bağlayabilir ve kolaylaştırabilir.
Otomatik Form
Access 2000, herhangi bir tabloyu anında forma çevirebilir. Form konusunu kavramak için en
kestirme yol, açık veritabanında bir tabloyu açıp, Access’e bu tablodan otomatik form yapması

ACCESS 2000 26
talimatını vermektir. Bunun için Araç çubuğunda Yeni Nesne simgesini tıklamaktır. Bu araç,
son yaptığınız işi hatırlar ve etiketinde bunu belirtir.
<access025.tif>
Access 2000, açık tablodaki bütün alanları, içine bilgi yazılacak kutular haline getirir; ve
bunların önüne sütun başlığı olan alan adlarını etiket olarak koyar. Oluşturulan formda, kayıtlar
arasında gezinmeyi bağlayacak kontroller, ve yeni kayıt için boş form edinme düğmeleri
vardır. İşte yukarıdaki tablonun otomatik form haline getirilmiş görünümü:
<access026.tif>
Burada, bu formun başlığında ait olduğu tablonun adını görüyorsunuz. Aynı anda birden fazla
tabloya veri girişi yapmakta kullandığınız form varsa, başlıklarıo anda hangi tabloya giriş
yaptığınızı gösterir. Formun “kutuları” arasında klavyede sekme veya Enter tuşlarına basarak
ilerleyebileceğiniz gibi, Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz alanın içinde tıklayabilirsiniz. Geride
kalan bir alana gitmek için klavyede üst karakter (büyük harf, Shift) tuşunu tutarken, Sekme
tuşuna basın.
Formda, otomatik sayı olarak belirlenmiş alanlara yazı yazamazsınız; aynı şekilde Access’in
değerini hesaplayarak bulduğu alanlara da klavyede değer giremezsiniz. Yeni kayıt için boş
form açtığınızda otomatik sayı alanının içinde “(Otomatik Sayı)” ifadesini göreceksiniz. Bir
formda imleç son kutuda iken klavyede Enter veya sekme tuşuna basarsanız veya imleç
herhangi bir yerde iken Mouse işaretçisiyle başka bir kayda gitmek için gezinme düğmelerini
veya yeni kayıt simgesini tıklarsanız, içinde bulunduğunuz kayıtta değişiklik yaptıysanız bu
tabloya işlenir. (Bu işlem geri alınmaz.). Bir kaydın içinde iken klavyede üst karakter tuşunu
tutarken Enter’a basarak, kayıtta yaptığınız değişikliği tabloya kaydetebilirsiniz. Bunu Kayıtlar
menüsünden “Kaydı kaydet” maddesini seçerek de yapabilirsiniz.
Bir formda görüntülenen kaydı silmek de mümkündür. Bunun için araç çubuğundan Kayıt Sil
simgesini tıklayabilirsiniz. Aynı işlem Düzen menüsünden Kayıt Sil maddesini seçerek de
yapılabilir. Kayıt silme işlemi geri alınmaz. Bir formda kayıt silmeye çalıştığınız sırada bu
işlem veritabanınında bilgi tutarlılığa açısından başka tablolarda ve sorgularda silme
gerektirecekse, Access 2000 sizden onay isteyecektir.
Tablo görünümünde yapabildiğiniz bütün sıralama ve süzme işlemleri form görünümünde de
yapılabilir.
Formun birinci görevi veri girmeyi kolaylaştırmak olduğu halde, bir kaydı içeren formu,
yazdırabilirsiniz. Bunun için klavyede Ctrl tuşunu tutarken P tuşuna basmak veya Dosya
menüsünden Yazdır maddesini seçmek yeter. Formun kağıt üzerinde nasıl görüneceğini Dosya
menüsünde Baskı Önizleme maddesini seçerek, inceleyebilirsiniz.
Form Tasarımı
Access’te yeni bir form oluşturmak için çeşitli yollar vardır. Bunlardan biri, Veritabanı
penceresinde Nesneler listesinden Formlar’ı tıklamak ve açılacak Form nesneleri penceresinde
ya tasarım görünümünde ya da Sihirbazı kullanarak form oluşturma yöntemini seçmektir. Form
nesneleri penceresinin araç çubuğunda Yeni simgesini tıklayarak daha çok seçenek bulunan
Yeni Form oluşturma aracını açabilirsiniz.
<access027.tif>
Bu seçeneklerden Tasarım Görünümü, seçeceğiniz bir tabloya dayanan ve sıfırdan form
oluşturmanızı sağlayacak aracı çalıştırır. Form Sihirbazı ise, sizden form için gerekli seçmeleri
yapmanızı ister ve formu kendisi tasarlar. Üç ayrı otomatik form oluşturma aracı ile Grafik
Sihirbazı ve Excel-vari özet tablo oluşturma aracını da Yeni Form kutusunda bulacaksınız.

ACCESS 2000 27
Access 2000’de tasarım görünümünde form oluşturmaya başlamadan önce, otomatik bir form
oluşturup, bunu tasarım görünümünde açmak, form yapımı için daha eğitici olur. Bir tablo
açıkken otomatik form oluşturun ve bu formu kapatın; Access onay istediğinde yeni form
olarak kaydetmesine izin verin. Sonra Veritabanı penceresinde Formlar nesnesini seçin ve
biraz önce kaydettiğiniz yeni formu seçip, araç çubuğundan Tasarla simgesini tıklayın. Access,
formu tasarım görünümünde açarken yanına bir de Araç kutusu açacaktır.
<access028.tif>
Tasarım görünümündeki formun en belirgin özelliği zeminin kılavuz çizgilerle kaplı olmasıdır;
formda yeralacak nesnelerin kılavuz çizgilerine yaslanması, nesnelerin görsel olarak düzgün ve
hizalı görünmesini sağlar. Araç kutusundaki Nesne seçici (ok biçiminde) ile formdaki nesneleri
seçer, ve Mouse düğmesini basılı tutarak,. form üzerinde yeni yere taşıyabilirsiniz. Denetim
Sihirbazı denen işaretçiyi seçer ve forma yerleştirdiğiniz bir nesneyi ve Araç Kutusu’ndaki bir
nesne simgesini tıkladıktan sonra formu tıklarsanız, bu nesnenin yapılandırılmasında size
yardımcı olacak bir dizi diyalog kutusu açılır. Sihirbaz, seçtiğiniz denetim ögesinin
özelliklerini belirlemek için sizden ve formun dayalı olduğu tablodan bilgiler derleyecektir.
Bir formda yer alabilecek denetim ögeleri, Araç Kutusu’nda sıralanmış bulunuyor. Bunları
kısaca ele alalım:
Etiket Formdaki bir veri alanını niteleyen başlık olabilir; veya formu
kullanarak veritabanına veri girecek olan kullanıcıya yolgösteren
yardım metinleri içerebilir.
Metin kutusu Bu formun bağlı olduğu tablo veya tablolara veri girme
noktalarıdır. Metin kutusunun özellikler penceresini açarak, bu
kutuya girilecek bilgilerin veritabanında hangi tabloda hangi
alana kayıt olarak işleneceğini belirlersiniz.
Seçenek grubu Formunuzda içinden seçme yapabileceğiniz ve bir alana bir
değer atayan seçenekler içerir. Siz seçeneklerden hangisini
seçerseniz, o seçeneğe vermiş olduğunuz değer tayin ettiğiniz bir
alana yazılır.
Seçenek düğmesi Genellikle “kadın/erkek” gibi bir seçeneğin seçilmesini sağlar;
seçeneğin değeri tayin ettiğiniz alana yazılır.
Değiştirme düğmesi Formda basılmış veya basılmamış düğme görünümleri arasında
gider gelir ve tıklandığında içerdiği değeri ait olduğu alana
yazdırır.
Onay kutusu İçerdiği değeri içine işaretü konduğunda ait olduğu alana
yazdıran bir denetimdir.
Açılan kutu Ya oluştururken sizin vereceğiniz sabit değerleri, ya da bir tablo
veya sorgunun oluşturduğu değerleri içerir ve formu dolduran
kişi tarafından seçilen değer, ait olduğu alanr yazılır.
Liste kutusu İçindeki değerleri liste halinde gösterir; kullanıcının işaretlediği
değer ait olduğu alana yazılır.
Komut düğmesi Access’in kullanıcıya sunduğu herhangi bir komutu yerine
getirebilecek, düğme şeklindeki simge. Örneğin bir formu
kaydetmek veya silmek için kullanılabilir.
Resim Formunuza işlevsel veya süsleme amacıyla resim koymanız için
alan oluşturur.

ACCESS 2000 28
İlişkisiz OLE Nesnesi Windows OLE-uyumlu herhangi bir programın dosyasını
görüntülemenizi sağlayan pencere açar. Burada görüntelenecek
başka program dosyasının veritabanınızla bir ilişkisi yoktur; form
yloluyla bir kayıttan diğerine gidildiğinde bu nesre değişmez.
İlişkili OLE Nesnesi Windows OLE-uyumlu herhangi bir programın dosyasını
görüntülemenizi sağlayan pencere açar. Burada görüntelenecek
başka program dosyasının veritabanınızla ilişkisi kurulmuştur; bu
alandaki nesne kayıttan kayıda gidildiğinde değişir.
Sayfa sonu Bir sayfadan fazla form oluşturmak istediğiniz zaman, formun
kesilmesi ve yeni bir form sayfasının başlamasını sağlar.
Sekme denetimi Windows’un sekmeli denetim ve diyalog kutuları gibi formlar
yapmanızı sağlar. Sekmenin açtığı alana diğer form ögelerini
yerleştirebilirsiniz.
Alt form Bir form yoluyla kayıtlarızda değişiklik yaparken, bağlı bir başka
bir tablonun denetimini sağlayan ikinci bir form açılmasını
sağlar. Böylece aynı anda bağlı tabloda da değişiklik
yapabilirsiniz.
Çizgi ve diktörgen Formlarınızı kullanıl kolaylığı sağlamak amacıyla mantıksal
gruplara ayırmasını sağlayan düz çizgi ve dikdörtgen çizimleri
sağlar.
Yeni bir form tasarımına başladığınızda, araç kutusundaki denetim araçlarını formunuza
yerleştirmiş olmanız, formda yapacağınız değişikliklerin herhangi bir tabloya işleneceği
anlamına gelmez. Formun kayıt yapabilmesi için denetimlerin, mutlaka bir tablonun veya
sorgunun alanlarına bağlanması gerekir. (Bağlı olmayan denetimler de olabilir. Onlara
birazdan değineceğiz.) Form tasarımı sırasında Görünüm menüsünden alan listesi maddesini
seçerseniz, formu oluşturmaya başladığınız sırada seçtiğiniz tablodaki bütün alanların listesini
görebilirsiniz. Bu listedeki bir alanı Mouse işaretçisiyle tutarak, inşa halindeki formun üzerine
bırakarak, kolayca bağlı denetimler elde etmek mümkündür. Bir diğer deetimle alan bağlama
yolu ise denetimin Özellikler kutusunda Denetim Kaynağı satırına tablo ve alan adı yazmaktır.
<access029.tif>
Denetim ögelerinin özellikler kutusu, denetim sağ tıklanarak ve açılacak menüden Özellikler
maddesi seçilerek görüntülenebilir. Ayrıca Form tasarımı penceresi açıkken Görünüm
menüsünden Özellikler maddesini de seçebilirsiniz. Özellikler kutusu, seçili denetimin
alabileceği bütün özellikleri içerir. Örneğin bir metin kutusunun tam 60 ayrı özelliği vardır.
Özellikler, kutunun üzerindeki sekmelerle gruplara ayrılmıştır. Veri sekmesinde, denetim
unsuru ile tablonun alanları arasında veri-bağı kurmanızı sağlayan özellikler vardır. Bu
özelliklere Tümü sekmesinde de ulaşabilirsiniz. Veri ile bağlanabilecek bir denetimin
Özellikler kutusununda denetim kaynağı satırının sağında iki seçme simgesi vardır.
<access030.tif>
Bunlardan aşağı oku tıkladığınızda, formu oluşturmaya başladığınızda, bir tablo seçtiyseniz o
tablonun alanlarını göreceksiniz. Form oluşturmaya başlarken bir tablo seçmediyseniz, bu oku
tıkladığınızda karşınıza boş bir satır gelir. Özellikler kutusununda denetim kaynağı satırının
sağındaki ikinci seçme simgesi ise yanyana üç nokta şeklinde “deyim oluşturucusu”
simgesidir. Bu simgeyi tıkladığınızda Deyim Oluşturucusu diyalog kutusu açılır.
<access031.tif>

ACCESS 2000 29
Bu diyalog kutusunda, üstte deyim oluşturmaya ayrılan bol alan ile altta yanyana ve birbirine
bağımlı üç pencere göreceksiniz: en solda veritabanında mevcut bütün tablolar, sorgular,
formlar, raporlar, Access’in kullanılmaya hazır ve 16 grup halinde ayrılmış (aritmetik
ortalamadan, tanjant hesaplamaya, tarih çevirmekten, sayı saymaya kadar) 188 işlevi, sabit
değerler (boş, doğru, yanlış gibi), 20 adet matematik ve mantık işlem işaretleri (işleçleri,
operatörleri), ve ortak değerler (sayfa numarası, toplam sayfa sayısı, o andaki tarih veya
tarih/saat, ve o andaki kullanıcı adı) yer alır. Bu pencerede seçtiğiniz grubun alt grupları
ortadakinde, ortada seçtiğiiz alt grubun içindekiler ise en sağdakinde görüntülenir.
Bir tablonun bir alanını, denetim unsuruna veri kaynağı yapmak için, en soldaki pencerede
Tablolar satırını iki kere tıklayın; ortada veritabanının bütün tabloları listelendiğinde arzu
ettiğiniz tabloyu iki kere tıklayın. En sağda tablonun bütün alanları listelenecektir. Arzu
ettiğiniz alanı iki kere tıkladığınızda, alanın adı, tablonun adıyla birlikte, üstteki Deyim
oluşturma alanına yazılacaktır. Tamam’ı tıkladığınızda bu “deyim,” denetimin Özellikler
listesinde Denetim Kaynağı olarak gösterilmiş olur. Bu andan sonra formunuzun bu alanına
yazacağınız veri, seçtiğiniz tabloda seçtiğiniz alana kaydedilir.
Form oluşturmaya başlarken bir tablo seçmiş olsanız bile, bir forma birden fazla tabloya bilgi
kaydetme görevi verebilirsiniz. Bir form, veritabanı içindeki bütün tablolara bilgi kaydedebilir.
***
Böylece Access’te veritabanı oluşturma işinin birinci aşaması olan tablo tasarımını ve veri
girmeyi, veriişlemin ilk adımı olan sıralama ve süzmeyi ve veritabanımızla daha kolay çalışma
aracı olan formları tasarlamayı öğrendik. Şimdi, veri-işlemin gerektirdiği diğer işlere
geçebiliriz. Bu işlerin başında tablolarımız arasında ilişki kurmak, Anahtarları belirlemek ve
endeksleri (dizinleri) oluşturmak geliyor.

ACCESS 2000 30
 Bölüm 3: Anahtarlar, İlişkiler, ve Dizinler

İster insanlar arasında, ister tablolar arasında olsun, ilişki zor şeydir; itina ve dikkat, önceden
planlama ve sihirli bir anahtar ister! İnsanlararası ilişkide sihirli anahtar nedir sorusunu Access
2000’e ayrılmış bu kitapta ele alamayız. (Zaten bu konu bu kadar bir kitapçığın kapsamını
aşar.) Fakat hemen belirtebiliriz ki, Access’te başarılı bir veri-işlemin sihirli anahtarı Birincil
Anahtar’dır: tablolar arasındaki ilişkiyi bu Anahtar ile kurarız, ve göreceğimiz gibi, daha bir
çok kapıyı bu anahtarla açarız.
İkinci bölümdeki alıştırmayı yaptıysanız, oluşturduğunuz her tablonun tasarım görünümünü
kapatırken, Access 2000’nin bu tabloda bir Birincil Anahtar tayin edilmediğini vurgulayarak
sizden ısrarla bir alanı Birincil Anahtar olarak belirleminizi istediğini görmüş olmalısınız.
Neden? Çünkü birincil anahtar her tabloya, daha sonra bir başka tablo ile ilişkilendirmek
istediğinizde bu ilişkide özgün kişiliğini verecektir. Birincil anahtar olarak belirlenen alandaki
bilgilerin benzersiz olması gerekir. Access sizi buna zorlamaz, ama birincil anahtar alanındaki
bilgileriniz her kayıt için benzersiz değilse, neden birincil anahtar olarak atamış olabilirsiniz?
Birincil anahtar, bir kaydı, bir başka tablodaki bir kayıtla birleştirmekte kullanacağımız
anahtardır. Birincil anahtarın diğer işlev ve yararlarına kısaca değindikten sonra kayıt
birleştirmedeki rolüne döneceğiz.

Birincil Anahtar
Her tablonun bir, ama sadece bir, Birincil Anahtarı olabilir. Access 2000, her tablonun birincil
anahtarını otomatik olarak endeksler (ve bu sayede veritabanı daha hızlı çalışır). Tablonuzda
siz bir alanı Birincil Anahtar olarak atamadıysanız, Access 2000 bir birincil anahtar alanı
oluşturmak ister; bunu onayladığınızda bir otomatik sayı alanı açar; tablonuzda zaten birinci
alanda otomatik sayı türü bir veri varsa, Access 2000 bu alanı birincil anahtar olarak atar. Bu
sebeple, iyi bir tablo tasarımı ilerde kullanmayacak bile olsanız, birinci alanı otomatik sayı
olarak belirlemeyi gerektirir.
Birincil anahtar, hemen hemen daima sadece bir alandan oluşur. Fakat Access 2000, ancak çok
pahalı veritabanı Server programlarının yapabileceği bir imkana da sahiptir: veri-işlem işiniz
birden fazla alandan oluşan Birincil anahtar kullanmanızı gerektiriyorsa, bunu yapabilirsiniz.
Çok-alanlı Birincil Anahtar, ileri düzeyde veri-işlem ve sorgulama bilgisi gerektirir.
Her veri türü birincil anahtar olamaz: birincil anahtar olarak kullanamayacağınız veri türleri,
Internet adres bağlantısı (köprü), OLE ve not türleridir. Buna göre, metin, sayı, tarih/saat, para
birimi, Evet/Hayır, ve otomatik sayı alanları birincil anahtar olarak kullanılabilir. Tablolarınız,
birincil anahtar alanına göre otomatik olarak sıralanır. (Eğer bir Evet/Hayır alanını birincil
anahtar yapmaya kararlıysanız, tablonuzda en fazla iki kayıt olması gerekir. Neden?)
Birincil anahtarın tabaloda birinci alan olması gerekmez; herhangi bir alan birincil anahtar
olabilir. Fakat kendinizi tabolalarınızda birincil anahtar arama zorluğundan kurtarmak için
daima birinci alanı birincil anahtar yapacağınız veriye ayırmanız iyi bir alışkanlık olur.
////////////////////////KUTU//////////////////////////////

ACCESS 2000 31
Birincil Anahtar Tayininde Püf Noktası
“Tablomda hangi alanı birincil anahtar yapmalıyım?” sorusu kaçınılmaz olarak sorulacak
sorudur. Bu sorunun bir cevabı olabilir: Benzersiz veri içeren alanlardan birini birincil anahtar
yapın. Birincil anahtar seçiminde anahtar kelime, “benzersiz” kelimesidir! Seçeceğiniz
alandaki veri, her kayıt için özgün olmalıdır; başka hiç bir kayıtta tekrar etmemelidir. Kişilerin
adlarını, soyadlarını içeren alanlar özgün olamaz. Öğrenci numaraları, araç plaka numaraları da
bir kaç yıl sonra tekrar başka öğrenciye veya araca verilebilir. Telefon numaraları bir ülke için
özgün olabilir (her bölgenin kodu farklı olacağı ve aynı bölge kodunda benzer numara
bulunmayacağı için), ama veritabanınızda örneğin bölge kodu aynı olan Istanbul ve New York
kentlerindeki dostlarınızın telefon numaraları varsa, zor bir tesadüf bile olsa, aynı numara
bulunabilir.
Birincil anahtar alanı belirlerken, tablonuzda özgün-benzersiz veri bulunan alan arayın. Bütün
alanlarınızdaki verilerin tekrar etmesi ihtimali varsa, yeni bir alan açın ve içine otomatik sayı
koyun.. Gerisini Access 2000 düşünsün!
//////////////////////////KUTU BİTTİ/////////////////////////////////////
Bir tabloda birincil anahtar alanı tayini son derece kolaydır. Tabaloyu tasarım görünümünde
açın; birincil anahtar olarak atamak istediğiniz alanın adının bulunduğu kutuyu sağ-tıklayın ve
açılacak menüde birinci madde olan Birincil Anahtar maddesini seçin. Bu alanın adının
önündeki kutuda küçük bir anahtar simgesi belirecektir.
Birincil anahtarın veritabanı için önemini ortaya koyacak küçük bir deney yapalım ve sonra
birincil anahtarın birincil görevi olan tablo ilişkilendirme konusuna dönelim.
Yukarıdaki alıştırmayı yaptıysanız Çocuklar tablosunu (veya herhangi bir alanı Birincil
Anahtar olarak tayin edilmiş bir başka tabloyu) açın, ve yeni bir satırda birincil anahtar alanına
mevcut değerlerden birini tekrar yazın. İşinizin bittiğini belirtmek üzere başka bir hücreyi
tıklayın; Access 2000 hemen hata mesajı verecektir:
<access032.tif>
Birincil anahtar alanındaki verinin özgün olması gerekir; yoksa bu anahtar aslî görevini
yapamaz.

Tablolar Arası İlişki

Tablolar arasında ilişki kurmak suretiyle, veritabanı dosyamızı düz veritabanı olmaktan
kurtardığımızı söylemiştik. Tablolar arası ilişki, Access 2000’in daha hızlı sorgu icrası
yapmasını sağlar; veri-işlem işlerimiz daha verimli olur. Bu sayede verilerimizi
güncelleştirirken, bütün tabloları elden geçirmek ve hatta yeniden girmek zorunda kalmayız;
sadece güncelleştirilmesi gereken tabloya ek veya bu tabloda değişiklik yaparız.
Bir firma düşünelim: en az 200 firmadan hammadde alıyor ve en az 500 bayie mamül madde
veriyor. Bu firmaların adreslerinden, alınan hammadde ve verilen mamül maddelerin
özelliklerine kadar, diyelim ki 2 bin sütun dolduran verilerimizi tek tabloda topladığımızı
varsayalım. Böyle bir tabloda, aldığımız mallara ilişkin bilgi sütunları, sattığımız mallara
ilişkin satırlarda boş kalırken, sattığımız mallara ilişkin bilgi sütunları aldığımız mallara ilişkin
satırlarda boş bırakılmak zorundadır. Bu hem gereksiz yere şişkin bir veritabanı dosyasına yol
açar, hem de veri girişinde sayısız hatalara sebep olur. A firmasından aldığımız yeni bir mala
ait yeni bir kayıt girerken, firmanın adından adresine, faks numarasından posta koduna kadar
bütün bilgileri yeni satıra tekrar yazmak zorunda kalırız. Bu, yeni yazım hatalarına davetiye
çıkartmak demektir. Tekrar eden bu bilgilerin dosya boyutuna bindireceği yükü düşünün!

ACCESS 2000 32
Oysa elimizde bir firmalar tablosu, bir de mallar tablosu bulunsa; her bir malın hangi firmadan
alındığı veya hangi firmaya verildiğini gösteren alana, firmalar tablosunun birincil
anahtarından bağ kursak, hem tekrar-tekrar veri girişinin yol açacağı insanî hatalardan
korunmuş oluruz (bu bilgileri girecek operatörlere vereceğiniz ücreti de unutmayın!), hem de
işlenmesi kolay nisbeten küçük veritabanı dosyasına sahip oluruz.
Verilerimizi tek tabloda toplamanın sakıncalarını anladık. Ve diyelim ki elimizde böyle, beş
veya altı tabloya bölünmüş bir veritabanı var. Şimdi, son 3 ay içinde mal aldığımız firmaların
bir dökümünü çıkartmak istiyoruz. Beş-altı ayrı tabloyu mu kağıda dökeceğiz? Bu ayrı ayrı
tablolara bölünmüş bilgileri nasıl birleştireceğiz? Başka bir deyişle, ayrı tablolara böldüğümüz
verileri işare yarar, anlamlı diziler haline getirmek için nasıl birleştirebiliriz?
Bunu, tabloları herbirinin diğeri için anlamlı tek özgün alanından, yani Birincil
Anahtarlarından birleştirerek yapabiliriz. Veritabanınızı bu birden fazla tabloya bölerek ve
herbirine özgün birincil anahtar alanları koyarak tasarlasanız bile, aynı veritabanı içinde yer
alıyorlar diye tablolarınız kendiliklerinden ilişki kurmazlar. Bunu bizim sağlamamız gerekir.
Kendi tablolarımızda kendi ilişkilerimizi oluşturmadan önce, Access 2000’nin bunu nasıl
sağladığını görmek, ilişki konusunda bize daha iyi fikir verecektir. Bunun için Access 2000’i
çalıştırın; Yeni veritabanı oluşturmak üzere açılan pencerede Veritabanları sekmesini seçin ve
Stok Yönetimi şablonunu işaretleyin. Yeni boş stok yönetimi veritabanınız oluşturulduğunda,
eğer Access penceresi içinde küçültülmüş durumda ise veritabanı penceresini büyütün;
Switchboard adı verilen veritabanını kullanmanız için oluşturulan grafik arayüzü kapatın.
Stok Yönetimi1 adlı yeni stok yönetimi veritabanınızın nesnelerinden Tablolar’ı seçtiğinizde,
yedi adet aslî tablo oluşturulduğunu göreceksiniz: Ürünler, stok hareketleri, kategoriler,
çalışanlar, sipariş formları, üreticiler ve nakliye yöntemleri. Stok yönetimi konusu ile hiç
ilginiz yoksa bile, sadece ilişki konusunu kavramak için, bu tabloların bir firmanın elindeki
stokları takip için gerekli ve yeterli olduğunu varsayalım.
Şimdi, Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini seçin. Karşınıza şuna benzeyen bir pencere
açılacaktır:
<access033.tif>
Açılan penceredeki kutular arasındaki çizgiler buradaki görüntüye benzemiyorsa, kutuları
Mouse işaretçisiyle başlıklarından tutarak sürükleyebilir ve konumlarını buradakine benzer
şekle getirebilirsiniz. Bu pencerede, kutuların başlığının tablo adlarını içerdiğine dikkat edin.
Kutuların içindeki maddeler ise tablolardaki alanların adlarıdır. Her tablonun kutusunda bir
alan adının koyu yazıldığını görüyor musunuz? Bu, o tablonun birincil anahtarı olan alandır.
Bazı alanlardan çıkan çizgilerin diğer bir kutudaki alana bağlandığını görüyorsunuz. Dikkat
ederseniz, aralarında çizgi bulunan alan adlarının aynı olduğunu da göreceksiniz.
Bu çizgilere ilişki denir; tabloların birbirleri ile hangi alanlarından ilişkide olduklarını gösterir.
Şemaya veya Access İlişkiler Penceresi’ne tekrar bakarsanız, ilişki çizgilerinin bazılarının sol
ucunda “1,” sağ ucunda sonsuz işaretinin bulunduğunu, bazı ilişkilerde işaretlerin yer
değiştirdiğini ve diğerlerinde ise çizgilerin işaretsiz olduğunu göreceksiniz. Bu işaretler
kurulan bağın niteliğini gösterir; bağın niteliği ise daha sonra iki tablo arasında yapılabilecek
birleştirmede hangi kayıtların hangi kayıtlarla birleştirileceği veya Access’in deyimiyle
eşleştirileceğini tayin eder. Bu tanımla biraz şifreli görünüyorsa da Access’te kurabileceğimiz
ilişkilerin niteliklerini ele alınca manzara aydınlığa çıkacaktır. Tablolarınızın arasında üç tür
ilişki olabilir:

ACCESS 2000 33
Bire bir ilişki: İlişkilendirdiğiniz iki tablodan birincisi ile ikincisi arasında sadece bir kayıt
eşleşebilir. Bu tür ilişkilendirmeyi tabalolarımızda sık kullanmadığımızı göreceksiniz; çünkü
genellikle böyle tek gerçekli tablo yapmayız.
Bir-çok ilişkisi: Birbirine bağladığımız iki tablodan birindeki bir kayıt diğer tabloda birden
fazla kayıtla eşleşebilir. İkinci bölümdeki örneğimizi hatırlarsanız: bir ailenin birden fazla
çocuğu olabilir; fakat her çocuğun sadece bir ailesi olabilir. Dostlarnımızın çocuklarıyla
birlikte bir tablosunu edinmek istersek, üç çocuklu dostlarımızın adı yeni tabloya üç ayrı
satırda yazılacak, iki çocuklu dostlarımızın adları iki, tek çocuklu dostlarımızın adları ise bir
kere girecektir. Neden? Çünkü aile bağı (Aile Sıra No alanı), Çocuklar tablosunda çok kayda
işaret ediyor.
Çok-çok ilişkisi: İlişkilendirdiğimiz tablolardan birincisinde birden fazla alan, ikincisinde
birden fazla kayda (ve tabiî ikincisindeki birden fazla alan birinci tablodaki birden fazla kayda)
işaret ediyorsa, bu kez tablolar arasında çok-çok ilişkisi var demektir. Örnek tablomuzda böyle
bir durum yok, ama bir sipariş veritabanı düşünün: her bir sipariş emrinde birden fazla mal
sipariş ediliyor olabilir; mal tablosunda ise her bir mal birden fazla sipariş tablosunda
görünüyor olabilir. Böyle bir ilişkinin sonucu ortaya çıkacak üçüncü tabloda hem hem her bir
sipariş, hem de her bir mal birden fazla satırda görünecektir.
Şimdi bu bilgilerin ışığında biraz önce oluşturduğunuz Stok Yönetimi veritabanının ilişkiler
penceresine bakalım. Şimdi bu veritabanındaki dosyaları kullanarak, firmamızın verdiği
siparişlerle ilgili ve siparişi veren personele göre sipariş miktarlarını gösteren yeni bir tablo
yapabilir miyiz? Yapabiliriz. Siparişi veren Personel, hangi tabloda hangi alandaki bilgi ile
bulunacak? Çalışanlar tablosundaki ÇalışanNo alanındaki veri ile. Peki, bu alandaki kayıtlar,
hangi tablodaki hangi alanda bulunan kayıtlarla eşleştirilecek? Sipariş formları tablosundaki
ÇalışanNo alanındaki kayıtla. Yani Çalışanlar tablosundaki ÇalışanNo alanındaki veri Ahmet
Çalışkan arkadaşımıza ait 812 ise ve bu değer, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda
ÇalışanNo alanındaki değerlerle eşleşiyorsa, bu kayıt yeni tablomuza alınacak; sonra sırasıyla
diğer değerler taranacak, eşleşenler yeni tabloya dahil edilecektir. (“Yeni tablo nerede ve nasıl
oluşacak?” sorusunu şimdilik sormayın; bunu Sorgu ile yapacağız; ve daha sonra ele alacağız.)
Çalışanlar tablosundaki ÇalışanNo alanında Mehmet Tembeloğlu arkadaşızı belirten 813
şeklindeki veri, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda ÇalışanNo alanındaki hiç bir veri ile
eşleşmiyorsa ne olacak? Yeni tabloda 813 şeklindeki ÇalışanNo’yu içeren bir kayıt
olmayacaktır. Ve muhtemelen Mehmet Tembeloğlu, neden hiç sipariş vermediğini izah etmek
zorunda kalacaktır!
Tablolarımız arasında ilişki oluşturma işini kendimiz yapmak istersek, yine biraz önce
açtığımız Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini geçerek açtığımız pencereyi açmamız
gerekir. İkinci bölümdeki Adres Defteri alıştırmasını yaptıysanız, şimdi bu veritabanı dosyasını
açabilirsiniz. Bu alıştırmayı yapmadı iseniz, şimdi ikinci bölüme dönüp bu dosyayı
oluşturabilirsiniz! Veritabanı açıldığında veya tabloları oluşturma işini bitirdiğinizde Araçlar
menüsünden İlişkiler maddesini seçin. Karşınıza şuna benzeyen bir görünüm gelecektir:
<access034.tif>
Biz kurmadığımız halde iki tablomuz arasındaki bu ilişki, Çocuklar tablosunu oluştururken,
Aile Sıra No alanının doldurulması için Aile tablosunun aynı adlı alanına girilmiş kayıtlara
bakılmasını istemiş olmamızdan kaynaklanıyor. Burada gördüğünüz çizgiyi ortasından sağ
tıklayın ve açılan menüden Sil maddesini seçin; Access silme işlemini onaylattırmak
istediğinde Evet’i tıklayın. Şimdi ilişki oluşturmaya sıfırdan başlayabiliriz.

ACCESS 2000 34
Önce bir kere daha kurmak istediğimiz ilişkinin amacını tekrar edelim: yeni adres defterimizi
oluşturduğumuz sırada öyle bir an olabilir ki, dostlarımızın çocuklarını gösteren, veya
çocukların ailelerine göre sıralandığı bir liste yapmak isteyebiliriz. Böyle bir yeni tablo
oluşturmaya kalktığımızda, Access’in hangi çocuğun hangi aileye ait olduğunu bilmesi gerekir.
Bunu iki tabloyu ilişkilendirerek veya başka bir ifadeyle Access’e, hangi çocuğun hangi aileye
ait olduğunu nasıl belirleyeceğini söyleyerek yapabiliriz. Access’e şunu söylemek zorundayız:
Çocuklar tablosundaki kayıtlarla Aile tablosundaki kayıtları birleştirirken birinci tablonun Aile
Sıra No alanındaki değerin Çocuk tablosundaki kaydın aynı isimli alanındaki değerle eşleşip
eşleşmediğine dikkat et; eğer bu veriler aynı ise o zaman bu çocuk o aileye ait demektir; iki
kaydı birleştirebilirsin.
Bunu söylemenin yolu ise çok kolay: İlişkiler tablosuna ait kutudaki AileSıraNo satırını Mouse
işaretçisiyle tutup, götürüp Çocuk tablosundaki AileSıraNo satırının üzerine bırakın. (İlişkiler
penceresini açtığınızda tablolarına ilişkin kutuları göremiyorsanız, İlişkiler menüsünden Tablo
Göster maddesini; açılacak kutuda kayıtları arasında ilişki kuracağınız, dolayısıyla
görüntülenmesini istediğiniz tabloları seçerek Ekle düğmesini tıklayın.)
<access035.tif>
Sürükleme sırasında Mouse işaretçisinin dikdörtgen ilişki simgesine dönüştüğünü göreceksiniz
(işaretli). Mouse işaretçisi bırakacağınız yere dikkat etmelisiniz: Access 2000, dörtgeni hangi
alan adı üzerinde bırakırsanız, o alanı ilişkilendirir. Mouse’un sol düğmesini bıraktığınız anda
İlişkileri Düzenle diyalog kutusu açılacaktır.
<access036.tif>
Burada solda ilişkinin başladığı tablo ve alan ile ilişkinin kurulduğu tablo ve alan
gösterilmektedir. Her ikisinin de seçme düğmelerini tıklayarak başka alanlar seçebilirsiniz. Bu
listenin altında, “Bilgi tutarlılığına zorla” seçeneğine işaret koyarsanız, Access 2000 size iki
seçenek daha verir: ilişkinin sol tarafındaki alan güncelleştirilirse, bu ilişkiye dahil tabloların
da güncelleştirilmesi, alan silinecek olursa diğer tablodaki kayıtların da silinmesini
sağlayabilirsiniz. (Güncelleştirme kullanışlı bir seçenek olmakla birlikte, silme işlemini
otomatik hale getirmek, istemeden bilgi kaybına uğramanıza yol açabilir.)
İlişkileri Düzenle kutusunun sağ tarafındaki düğmelerden Birleştirme Türü düğmesini
tıklaksanız, ilişkinin yönü ve türünü belirleme imkanını veren, üç seçenekli Birleştirme
Özellikleri kutusunu açmış olursunuz. Burada yapacağınız tercihler, hangi tablodan hangi
kaydın alınacağını belirler. (Sırasıyla her üç seçeneği seçtiğinizde, ilişki çizgisinin ucundaki
okların yönünün nasıl değiştiğine dikkat edin.)
Kutuları sarısayla kapattığınızda, iki tabloyu ilişkilendirmiş, başka bir deyişle Access 2000’i bu
tabloları kullanarak yapacağınız veri-işleme hazırlamış olursunuz. Bir veritabanındaki tablolar
arasında ilişkileri oluştuğunuz zaman Access 2000, hiç bir yapmayacak, söz gelimi ortaya yeni
bir tablo veya rapor çıkartmayacaktır. Bunu yapması için gerekli talimatı daha sonra vereceğiz.
Şimdilik sadece Access’e, bu talimatı yerine getirmesi için gerekli bilgiyi vermiş,
veritabanımızın tabloları arasındaki bağları tanıtmış olduk.

Endeks (Dizin)
Access 2000’in veri-işlem işleri için yapması gereken bir diğer hazırlık ise Endeks
çıkartmaktır. Veritabanımızın tablolarını neden endekslettirmek isteriz? Daha sonra
yapacağımız veri-işlemleri hızlı olsun diye? Access 2000’ın endeksi, tıpkı bir kitabın
arkasındaki endeks gibi çalışır: aradığınızı kolay bulursunuz. Burada bulma işlemini kitap
okurundan farklı olarak kullanıcı değil Access yapmaktadır. Access, kendi endekslerini,

ACCESS 2000 35
vereceğiniz sorgu talimatlarını icra ederken, tabloları sıraya sokarken, rapor oluştururken ve
arama yaparken kullanır.
Köprü, not ve OLE nesnesi içeren alanlar dışındaki tür alan türleri endekslenebilir. Sadece
Birincil Anahtar olan alan değil, bütün alanlar (türü uygunsa) endekslenebilir; birincil anahtar
alanı otomatik endekslenir. Endeks, sorgu, sıralama ve aramayı hızlandırır; fakat bir veri
tabanında ne kadar çok alan endeksleniyorsa, Access 2000’in veriişlem hızı o kadar azalabilir.
Access 2000’e tablo tasarımı sırasında, endeks yaparken birden fazla benzer kayıt bulunması
halinde ne yapması gerektiğini biz söyleriz. Tablo tasarım penceresinde bir alan türünü
tıkladığınızda, alan türü elverişli ise, pencerenin Alan Özellikleri bölümünde Sıralı satırı
belirir. (Access 2000, endekse yardım dosyalarında “dizin” derken burada “Sıralı” demeyi
tercih ediyor. Ama bu kadar kusur, kadı kızında da olur!) Bu satırın içini ve sağında belirecek
seçme okunu tıklarsanız, üç seçeneğiniz bulunduğunu görürsünüz: “Endeks yapma!” anlamına
“Hayır” ; “Endeks yap, ve tekrarlara aldırma!” anlamına “Evet, Tekrarlama Var”; ve “Endeks
yap ve bu arada tekrarları yakala!” anlamına “Evet, Tekrarlama Yok.” Bu sonuncu tercihi
seçerseniz, Access, endekslenmiş alanlarda, tüm kayıtların benzersiz olmasına dikkat eder ve
sizi uyarır.
Böylece, veritabanımızı birincil anahtarları, ilişkileri ve endeksi ile veri-işleme hazırlamış
bulunuyoruz. Bundan sonra, tablolarımızı sorgulayabilir; tablolar ve sorgulardan raporlar
hazırlayabiliriz,

ACCESS 2000 36
 Bölüm 4: Veri-işleme ilk adım: Sorgu

Verilerimizi, kelime işlem programının içinde tablolar oluşturup, bu tabloların içine

yazmıyorsak, bunun bir nedeni olabilir: Verişlem programlarının sorgu aracı. Sorgu veya
Query, veritabanı fikri ortaya atıldığı günden beri var. Hatta, veritabanı dosyalarının, diğer
bilgisayar kayıt dosyalarından ayrışmasını sağlayan unsur, sorgudur. Bir veritabanı
dosyasındaki bilgileri sorgulama ve bu verilerden yeni bilgiler elde etme ihtiyacı o kadar
belirgin hale geldi ki, bilgisayar mühendisleri sırf bu iş için bir dil bile icad ettiler: Sorgu Dili
(Query Language).
Ne var ki, veritabanı biçimi kadar sorgulama dili ortalığı kaplayınca, belli başlı bilgisayar
donanım ve yazılım firmaları ve üniversiteler biraraya gelerek, bu kargaşaya son vermek üzere
kolları sıvadılar; ve ortaya SQL (Structured-Yapılandırılmış Sorgu Dili) çıktı.
/////////////////////////////KUTU\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\
Yapılandırılmış Sorgu Dilinin Kısa Tarihi
SQL, 1980’lerin başlarında Sybase firması tarafından UNIX ortamı için geliştirildi. Microsoft
firması, Sybase’den ruhsatını aldığı bu teknolojiye dayanan MicrosoftSQL Server programını
1987’de Windows 3 için piyasaya sürdü. Ertesi yıl, MS, Sybase ve Ashton-Tate firmaları
MSSQL-Server’nın OS/2 sürümünü ortaklaşa hazırladılar ve daha sonra IBML’in de katıldığı
bu çaba 1991’e kadar sürdü. Ashton-Tate’in bu birlikten 1990’da çekilmesi üzerine, Sybase ve
MS yeni bir anlaşma yaparak, dili ve Server’ı, Windows NT ortamı için birlikte geliştirmeye
başladılar. Bu çabanın sonucu SQL Server programı oldu. Bu program, bugün 7’nci
sürümündedir.
Bir taraftan endüstri çapında geçerli bir teknoloji ve bu teknolojinin başlıca aracı olan bir dilin
adı olarak SQL, diğer taraftan Microsoft firmasının bu teknoloji ve dili kullanan bir
programının adında (SQL Server) kullanıldığı için, sadece Microsoft’a ve Windows ortamına
ait sanılabilir. Bu doğru değildir. SQL, bugün piyasada bulabileceğiniz belli başlı veritabanı
oluşturma ve veri-işlem programlarının ortak dilidir.
Microsoft Access, 1992 yılında dünyaya geldi; ve ilk günden itibaren tek başına bir veritabanı
oluşturma ve işleme programı olarak değil, fakat daha büyük veritabanı dosyalarına, veri
bankalarına bağlanabilen ve oradaki verileri işleyebilen bir program olarak tasarlandı. Access
2000, Access Projesi (Dosya menüsünden Yeni maddesini ve açılan şablon kutusunda “Proje
(Yeni Veritabanı)” adlı simgeyi tıklayın) dosyaları oluşturarak, SQL Server dosyalarına
ulaşabilir; bu dosyalarda SQL sorguları çalıştırabilir.
////////////////////////KUTU BİTTİ/////////////////////
İyi bir Access kullanıcısı, bu programla büyük veritabanı mimarisine adam atabilir; ileri
düzeyde veri-işlem tekniklerini öğrenebilir. Veri Madenciliği (Data Mining) teknolojileri,
Online Analytical Processing (OLAP) teknikleri ve günümüzde veri yönlendirmeli Web
uygulamaları, SQL’e dayanan gelişmelerdir. Access’te öğreceğiniz SQL, size bu teknolojilerie
ilk adımı atmayı sağlayacaktır.

ACCESS 2000 37
Basit Sorgu: Gelişmiş Süzme/Sıralama
Access’te SQL’e ilk adım ise daha önce gördüğümüz Süzme işleminin son bölümünde kısaca
sözünü ettiğimiz Gelişmiş Süzme/Sıralama aracı ile atılabilir. Aslında Access’te yaptığımız
seçme veya Form yoluyla süzme işlemleri, bir sorgu işlemidir; ancak bu sorgunun SQL
komutunu (veya Access’in kullandığı kelimeyle, “deyimini”) Access kendisi oluşturur.
Gelişmiş Süzme/Sıralama (GSS), diğer süzme işlemlerine göre “ileri” sayılırsa da, bir sorgu
deyimi (SQL komutu) yazmanın yanında basit sayılabilir. Bu sebeple, tabir yerinde ise
Access’in desteklediği bir sorgu geliştirme işlemi olan GSS’yı sorguya giriş konusu olarak ele
alabiliriz. GSS’yı kavradığımız anda sorgu tekniğini kavramış oluruz. Access’in sorgu tekniği
ise daha genel SQL’e giriş sayılır.
GSS’nin bir sorgu aracı olarak sınırlamaları vardır. Sadece bir tablonun içerdiği verilerle
çalışabilir; birden fazla tablo veya başka sorguların sonuçlarını kullanamaz. Sonuç itibariyle
gSS de bir tabloda belirli ölçütleri karşılayan kayıtları görünteleme aracından başka bir şey
değil; birden çok tabloda sorgu yapmak için gerçek sorgu aracını kullanıp, gerçek SQL
komutları yaszmamız gerekir. GSS’te verilere sadece basit sorular sorabiliriz. (Daha gelişmiş
sorgular için, gerçek sorgu aracını kullanırız.) GSS ile yapacağımız süzme sonunda
görüntülenen kayıtların bütün alanları görüntülenir; oysa gerçek sorguda ortaya çıkacak yeni
tablo veya formda hangi alanlar olsun istiyorsanız o alanlar olur. Bu sınırlamalarına rağmen
(belki de bu yüzden) GSS, Access’te sorguya giriş için mükemmel bir adım sayılır. Şimdi bir
tabloyu açın ve Kayıtlar menüsünden önce Süz, sonra Gelişmiş Süzme/Sıralama maddesini
seçin.
<access037.tif>
Bu, eğer başta tablo ekleyebilseydik, sorgu hazırlama penceresinin ta kendisi olurdu. GSS,
belirttiğimiz gibi sadece bir tablo ile çalışır; ve o tablo da seçilmiş olarak karşımıza gelir. Bu
penceresi inceleyelim. Üstte, sorguda (pardon, süzgeçte) kullanılacak tablo yer alır. Buraya
alan listesi denir. Altta ise süzgeci oluştururken kullanacağımız, şimdilik boş olan, sorgu
tasarım kılavuzu yer alır. Burada sadece sözme amacıyla yararlanacak da olsak
oluşturacağımız “şey” gerçekten bir sorgudur. Bu bölümde, Alan isimli birinci satırın birinci
sütundaki kutusunun içini, sağda seçme oku belirince oku tıklayın: yukarıda alan listesinde yer
alan alan adlarının burada sıralandığını göreceksiniz.
Sorgu, burada olduğu gibi ileri düzeyde süzme işlemi için bile olsa, “veriye soru sorulması”
anlamına gelir. GSS’de bir sınıftaki öğrencilerin sınav notlarını içeren tablomuza örneğin “Son
üç sınavda 4,5’dan aşağı not almış öğrenciler kimler?” diye sorabiliriz. Ya da yemek tariflerini
derlediğimiz bir veritabanında, “Kebaplar” tablosuna “İçinde biber olmayan ve kıyma ile
yapılmayan kebaplar hangileri?” sorusunu yöneltebiliriz. Müzik kaset ve CD’lerinizin
veritabanındaki “Türküler” tablosuna “Yavuz Bingöl’ün 1996’dan sonra çıkmış kaset ve
CD’leri hangileri?” diye sorabiliriz. Ya da elimizdeki Adres Defteri veritabanında Aile
tablosuna “Istanbul ve Niğde’de oturan ve kart yollamam gereken dostlarım kimler?” şeklinde
bir soru yöneltebiliriz.
Bunun için, Alan sırasının birinci sütundaki kutusunun seçme okunu tıklayarak, alan
listesinden Şehir’i seçmemiz gerekir. Sonra, GSS’nin sadece süzme değil aynı zamanda
sıralama yaptığını hatırlayarak, ikinci sıradaki Sırala kutusunun sağındaki seçme okunu
tıklayarak, Artan, Azalan ve Sırasız seçeneklerinden Artan’ı seçelim. Ve sıra geldi, süzme için
uygulatacağımız ölçütleri belirlemeye. Ölçüt satırının içini tıklayıp “Istanbul” yazıyoruz.
Tırnak işaretlerini siz koymazsanız, Access koyar. Istanbul VE Niğde’de oturan dostlarımızı
birlikte seçmek için, alttaki VEYA satırına da “Niğde”yazalım. Buraya kadar, tabloya

ACCESS 2000 38
soracağımız sorunun birinci bölümünü sormuş olduk: Istanbul ve Niğde’de oturanlar. Şimdi
sorgunun ikinci bölümüne geliyoruz: Kart göndermem gerekenler. İkinci bölümdeki veritabanı
alıştırmasını yaptıysanız, “KartYolla” alanının türünü “Evet/Hayır” yaptığımızı hatırlıyor
olmalısınız. Şimdi, Alan satırının ikinci sütununda KartYolla alanının seçin; (“Evet”
değerlerinin sıraya sokulmasına gerek olmadığına göre ikinci satırı atlayabilirsiniz) ve Ölçüt
sarımına Evet yazın. Araç çubuğundaki Süzgeçi Uygula simgesi tıklayın ve tablonuzun sadece
Istanbul veya Niğde’de oturanlardan kendilerine kart yollamam gerekenleri gösterdiğini,
diğerlerinin süzüldüğünü ve süzgecin diğer tarafında kaldığını göreceksiniz.
<access038.tif>
Kendi kendinizi kutlayabilirsiniz: çünkü sadece Access’in gelişmiş süzme ve sıralama aracını
kullanmakla kaldık; SQL komutu yazmaya da ilk adımı attık. Şimdi artık Access’te ciddi
sorgulama işleri yapabiliriz.

Gerçek Sorgu: Basit Seçme

“Sorgu, veriye soru sormaktır!” demiştik. Kimi zaman bir tablonun cevaplayabileceği soruları,
süzme ve hatta sıralama ile çözümleyebiliriz. Fakat elde iki veya daha çok tablo varsa ne
yapanız?
Diyelim ki, siz sadece bir sınıfın değil, beş ayrı sınıfın öğretmenisiniz ve sınıflarınızda başarı
oranını etkileyen garip bir eğilim farkettiniz. Sizin derslerinizde kız öğrenciler genellikle
başarısız oluyor. Sadece bir sınıfın öğretmeni olsanız, bu kuşkunuzun yerinde olup olmadığını
sınamak için iki süzme işlemi size sonucu verirdi. (Nasıl?) Fakat beş ayrı sınıf söz konusu
olunca, her tablonun kendi içindeki yüzdeler, anlamlı olmayabilir. Size bütün tablolardan
seçme-süzme yapan bir araç gerekiyor. Ya da beş tabloya birden soru sormanızı sağlayacak bir
araç. Bu aracın adı Sorgu’dur.
///////////////////////KUTU//////////////////////
Access’in Sorguları
Access 2000, bize altı ayrı sorgu türü veriyor. Bunlardan Basit Seçme sorgusu, biraz önce ele
aldığımız Gelişmiş Süzme/Sıralama aracının birden fazla tablo kabul edebilenidir. Çapraz
sorgu, verileri gruplandırarak, bunlar için sayım, toplam ve ortalama gibi hesapları yapar.
Örneğin öğrencileri cinsiyetlerine ve derslere göre gruplandırıp, aldıkları not ortalamalarını
göstermek., çapraz tablo yapmaktır. Çapraz sorgu bir tabloda çalıştığı için, örneğin
öğrencilerinizin notları derslere göre ayrı tablolarda ise bunları bir tabloda basit seçme
sorgusuyla birleştirmeniz gerekir. Tablo yapma sorgusu, seçme sorgusundan farklı olarak,
çalıştığı zaman ortaya bir tablo penceresi çıkmaz; Access, sizden daha önce aldığı isimle bir
tablo oluşturur. Bu tablo veritabanının parçası haline gelir. Oysa diğer sorguların sonuçları
ancak sorgu çalıştığı sırada vardır. Güncelleştirme sorgusu, sorgu tasarımı sırasında
verdiğiniz bir sabit değeri veya verdiğiniz bir deyimin o sırada bulunacak sonucunu, tayin
ettiğiniz bir alana yazar. Bu, “Bul-Değiştir” gibi basit bir araç olmayıp, her kaydı, belirli bir
formüle veya kıydın kendi içindeki bir değere göre yeniden hesaplayabilir. Ekleme ve Silme
sorguları da güncelleştirme sorgusu gibi, ya farklı tabloların kayıtlarını birbirine ekler, ya da
tablolardaki kayıtları siler. Bunların dışında tasarım sırasında yüklediğiniz işlevlerin bir sonucu
olarak bir sorgu Parametre sorgusu (verdiğiniz görevi yapabilmek için kullanıcıdan bir değer
girmesini isteyen sorgu), SQL Sorgusu (SQL komutlarını kullanarak birleşim, doğrudan
sorgu, veri tanımla ve alt sorgu gibi veritabanınızı ODBC yoluyla dışarıdan kullanacak
kullanıcıları gözönünde tutarak hazırladığınız sorgular) ve otomatik arama sorgusu (yeni bir

ACCESS 2000 39
kaydın bazı alanlarının otomatik olarak doldurulmasını sağlayan sorgu, AutoLookup sorgusu)
diye de adlandırılabilir.
////////////////////////////////KUTU BİTTİ/////////////////////////////////
Basit Seçme Sorgusu (BSS) dışındaki sorgular, ileri düzeyde Access bilgisi ve hatta bir ölçüde
Programlar İçin Visual Basic (VBA) bilgisi gerektirebilir. BSS’yi iyi kavrayarak, bu ileri
düzeydeki sorgular için mükemmel bir başlangıç yapabilirsiniz.
BSS’in temel özelliklerini sıralarsak, şunlar karşımıza çıkıyor:
1. Sorguda birden fazla tablo kullanabilirsiniz; tablolar arasında oluşturduğunuz ilişkiden
yararlanabilirsiniz.
2. Sorgu sonucu sadece istediğiniz alanları görüntüleyebilir; bu sırada gerekli olmayan
sütunları yeni sorgu sonucu tablosuna almayabilirsiniz.
3. Sorgu sonucu oluşacak tabloda alanları istediğiniz sütun sırasına sokabilirsiniz.
4. Seçme işlemi sonucu kaç kaydın görüntülenmesini istiyorsanız, o kadar kayda yer
verebilirsiniz.
5. BSS (ve diğer) sorguları icra ettikten sonra, sorguya konu olan tabloların değerlyeri
değişmez; başka bir deyişle sorgular tabloları sadece “okur,” içeriğini değiştirmezler. Bir sorgu
işledikten sonra tablo oluşturuyorsa (Tablo Yapma Sorgusu ise) ortaya yeni bir tablo çıkar.
Sorguyu tekrar çalıştırdığınızda bu tablo yeniden yazılır ve Access 2000, Özelleştir kutusunda
yaptığınız uyarı ayarlarına göre sizi uyarabilir.
İkinci bölümdeki Adres Defteri alıştırmasını yaptıysanız, bu veri tabanını açın ve birlikte bir
BSS oluşturalım. Adres Defteri veritabanını oluşturmadı iseniz, aşağıdaki adımları kendi
veritabanınıza uygulamak zorundasınız. Burada yapmak istediğimiş iş veya Access 2000’e
sormak istediğimiz soru şu: Istanbul’da oturan ve çocuğu olan dostlarımız kimler, çocuklarının
adı ne?
Veritabanı dosyası açıldığında, veritabanı penceresinde, nesneler listesinde Sorgular satırını
tıklayın. Sorgular penceresinde “Tasarım görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak
sorgu oluştur” şeklinde iki kısayol göreceksiniz. Pencerenin araç çubuğundaki Yeni düğmesini
tıklarsanız, karşınıza daha çok imkan sunan bir sihirbazın ilk adımını içeren bir kutu
açılacaktır. Bu kutudaki Basit Sorgu Sihirbazı maddesi, Sorgu nesnesi penceresindeki
“Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” kısayolu ile aynı sonucu verir. İster Yeni’yi tıklayıp açılan
kutudan Basit Sorgu Sihirbazı maddesini seçin, ister “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur”
kısayolunu tıklayın.
<access039.tif>
BSS sihirbazının ilk penceresinde hangi alanların sorguda bulunmasını istediğinizi belirtmeniz
gerekir. Bir sorgu sadece tablodan değil sorgu sonucundan da seçme yapabilir; dolayısıyla sol
üstteki seçmeli listede veritabanınızda mevcut bütün tablolar ve sorgular sıralanır. Bu listede
seçilmiş olan tablo veya sorgunun içerdiği alanlar ise sol altta kullanılabilir alanlar listesinde
yer alır. Veritabanımıza soracağımız sorunun birinci bölümü “Istanbul’da oturan” dostlarımızın
seçilmesi olduğuna göre, bu kişilerin kayıtlı olduğu Aile tablosunu seçmek zorundayız. Bu
alanlardan hangileri BSS sonucu oluşturulacak tablomuzda yer alsın istiyoruz? Bir kere
dostlarımızın adını ve soyadını seçmemiz gerekir. Seçilecek kişilerin tümünün Istanbul’da
oturanlar olması için Şehir alanının da seçilmesi şart. Bunu yapmak için arzu ettiğimiz alanın
adını bir kere tıkladıktan sonra ortadaki düğmelerden en üstte olan sağa doğru tek oklu
düğmeyi tıklıyoruz. Soldaki alanların tümünün sorgu sırasında kullanılabilir olmasını
isteseydik, ikinci sıradaki iki oklu düğmeyi tıklamamız gerekirdi. Bir alanı yanlışlıkla sağa
geçirirsek, üçüncü sıradaki sola doğru tek oklu düğmeyi tıklayarak sorguda kullanabileceğimiz

ACCESS 2000 40
alanlar listesinden çıkartırız. Bu alanların tümünü sorgu listesinden çıkartmak için el alttaki iki
oklu düğmeyi tıklayabiliriz.
Veritabanına sorduğumuz sorunun ikinci bölümü, Istanbul’da oturan dostlarımızdan sadece
çocukları olanların seçilmesini, üçüncü bölümü ise çocukların adlarının da listelenmesini
gerektirdiğine göre, bize Çocuklar tablosu ve bu tablodaki çocuk adları alanı da gerekiyor.
Şimdi Tablolar ve sorgular kutusunun seçme okunu tıklayarak açılan listeden Çocuklar
tablosunu seçelim, sonra da bu tablonun Adı adlı alanını sağa aktaralım. Ama hemen İleri
düğmesini tıklamayın.
Şimdi bir an için kendimizi Access 2000’in yerine koyalım: Biraz sonra bir seçme işlemi
yapacağız; çocuğu olan ve Istanbul’da oturan kişileri seçeğiz. Istanbul’da oturanları seçmek
kolay: Eğer Şehir alanındaki değer “Istanbul” ise bu kişiyi seçebiliriz. Peki bu kişilerin çocuğu
olup olmadığını nasıl bilebiliriz? Veya şöyle soralım: bu kişilerin çocukları varsa bunları
Çocuklar tablosunda nasıl belirleyebiliriz? Bu iki tablo arasında ilişki sağlayan alanla!
Veritabanı tasarımında en zor nokta, tablolarda gereksiz yere tekrarı önlemek amacıyla alanları
başka tablolara aktarmak gerektiğinden söz ettiğimiz sırada, tablolar arasında ilişki kurmamız
gerektiğini belirtmiştik. İkinci bölümden hatırlıyorsanız, Aile tablosuyla Çocuklar tablosu
arasındaki ilişkiyi, yani hangi çocuğun hangi aileye mensup olduğunu Aile Sıra No alanındaki
bilgiyi iki tabloda ortak kullanarak biliyoruz. Başka bir deyişle bir çocuğun Aile Sıra No
alanındaki değer, bu çocuğun hangi ailenin üyesi olduğunu gösteriyor. Sorgu sırasında Access
2000, şöyle düşünebilir: “Hımm. Istanbul’lu bir kişiyi seçeyim; sonra bu kişinin Aile Sıra No
alanındaki değeri, Çocuklar tablosundaki aynı adlı alanda arayayım; eğer bu iki değer aynı ise
bu çocuğun adını alıp, Istanbullu kişi ile birlikte kaydedeyim.” Access’in düşündüğünü
uygulayabilmesi için, ona her iki tablodan Aile Sıra No alanını da vermemiz gerekir. O halde
önce açık olan Çocuklar tablosunun, sonra da yeniden Aile tablosunu seçerek, Aile Sıra No
alanlarını sağa aktarın. Bu kutuda işimiz bittiğine göre Tamam’ı tıklayabilirsiniz. (Sorgu kaç
tablodan kaç alan seçmeyi gerektiyorsa, o kadar alan seçebilirsiniz. Buradaki örnek bu alanları
gerektirdiği için burada duruyoruz; sizin örneğiniz başka tablolardan başka alanlar
gerektiyorsa, seçmeye devam edin.)
<access040.tif>
Basit sorgu sihirbazının ikinci penceresi, sorgu sonucu oluşturulacak tabloda kaç kayıt
olacağını belirler. Varsayılan değer, seçtiğiniz tablolardaki tüm kayıtların sorgu sonucu
oluşacak tabloya alınmasıdır. Fakat diyelim ki size sorgu sonucu oluşacak tablonun ilk 5, 25
veya 100 kaydını içeren özet bir tablo da oluşturabilirsiniz. Özet tablo için Özetk seçeneğini
seçin ve Özet Seçenekleri düğmesini tıklayın. Bu iş bittikten sonra veya Ayrıntılı seçeneğini
seçerek, İleriyi tıklayabilirsiniz.
Üçüncü pencerede yeni sorgunuza isim vermeniz, Son’u tıkladığınızda sorgunun icra
edilmesini mi, yoksa sorguda sihirbazın yapmadığı değişiklikleri yapmak üzere tasarım
görünümünün açılmasını mı istediğinizi belirtmeniz gerekir. Burada yardım isteyip
istemediğinizi belirteceğiniz bir başka seçenek daha var. Tasarımı güç sorgular yaptığınızda,
Access 2000’in yardım penceresinin açılmış olması size kolaylık sağlar. Şimdi, sorgunun
tasarımı ile ilgili işlerimiz bitmediği için ikinci seçeneği işaretleyerek Son’u tıklayalım.
<access041.tif>
Access 2000, seçtiğiniz iki tabloyu sorgu tasarım penceresinin üst bölümünde gösteriyor. İki
tablo arasındaki ilişki çizgisine dikkat edin; bu ilişkiyi ikinci bölümdeki alıştırma sırasında
kurmuştuk. Access, seçtiğiniz altı alanı, değerleri ne olursa olsun, bütün kayıtları ile seçmeyi
(ve bunu yaparken iki tabloyu birleştirmeyi) sağlayan bir sorgu tasarımı öneriyor. Bütün

ACCESS 2000 41
alanların seçildiğini, sorgu tasarım penceresinin alt yarısındaki kılavuzda, Alan satırındaki alan
adlarından anlıyoruz. Bu satıra yazılan alan adlarını inceleyin; tablo adı ile tablonun alan adı
nasıl birleştiriliyor? İkinci satırda ise tablonun adı belirtiliyor. Sırala satırının boş bırakıldığına
dikkat edin. Göster satırındaki kutuların işaretli olması bu alanın sorgu sonucu oluşturulacak
tabloda gösterileceği anlamına geliyor. Ve son olarak Ölçüt satırlarının boş olduğuna dikkat
edin.
Biz sorgumuzun sadece çocukları olan Istanbulluları kapsamasını istiyorduk. O halde, Şehir
alanının sütununda, Ölçüt satırına “Istanbul” yazmamız gerekiyor, ki sadece Istanbullular
seçilsin. Peki bunlar arasından çocukları olanları nasıl seçeğiz, Access ile çalışma konusunda
ustalığınız ilerledikçe, bu tür şartlı seçmeleri (SQL deyiminde “eğer” şartı geçen sorguları)
oluşturma becerisi de edineceksiniz. Fakat şimdilik böyle bir sorgu deyimi oluşturmaya gerek
yok: Access, çocuklar listesindeki Adı değerlerini seçerken, bunların Aile Sıra No değeri Aile
tablosunda Aile Sıra No değerine denk gelmeyen kayıtları seçmeyecektir. (Aile tablonuzda
çocuksuz Istanbullu dostlarınız, Çocuklar tablosunda da Istanbullu ailelere mensup olmayan
çocuklar bulunmasını sağlayın, ki BSS’in gerçekten işleyip işlemediğini sınayabilelim.) Şimdi
sorgu tasarım penceresinde Şehir sütununda Ölçüt satırına “Istanbul” yazın. Sorgu sonucu
oluşacak yeni tablomuzda iki ayrı Aile Sıra No sütununa gerek olmadığı için Çocuklar
tablosundan alınacak Aile Sıra No sütununun Görüntüle satırındaki işareti kaldırabiliriz; fakat
BSS’in tablonun ilişki bağından nasıl yararlandığını görmek için şimdilik bu işareti
kaldırmayın. Özetle, Access 2000 BSS sihirbazının tasarımına sadece Şehir alanında Ölçüt
olarak “Istanbul” kelimesini eklemiş olduk. Bu sırada Access 2000’in araç buçuğunda ünlem
işareti şeklinde bir simge belirdiğini görüyor musunuz? “Çalıştır” isimli bu araç, Access
2000’e “Bu sorguyu icra et ve sorduğum sorunun cevabını bana tablo alarak göster!”
komutunun kısayoludur. Şimdi bu simgeyi tıklayalım.
<access042.tif>
İşte sorumuzun cevabı: Aile listemizde yer alan Şehir alanındaki değer “Istanbul” olan ve
Çocuklar tablosunda kendilerine ait çocuk bulunan dostlarımızın listesi! Access ile çalışma
becerinizi arttırdıkça, her çocuğu mensup oldukları aile ile aynı satıra “Çocuk 1,” “Çocuk 2” ...
şeklinde yeni sütunlar halinde sıralamayı da sağlayabilirsiniz.
Bu sorgunun verdiği sonuçları doğru bulmuyorsanız, tekrar tasarım görünümüne dönebilirsiniz.
Bunun için Access 2000 araç çubuğunda tasarım görünümü simgesini tıklayın. Sorgunun
tasarımında istediğiniz değişikleri yaptıktan sonra Çalıştır simgesini tıklayabilirsiniz. Sorgunun
istediğiniz sonucu verdiğini gördükten sonra kapatmaya kalktığınızda Access 2000 sorguyu
veritabanı dosyasının içinde kaydededecektir.
Bir BSS tasarlamaya çalıştığınız sırada seçtiğiniz tablolar ilişkili değilse, Access 2000 sizi
uyarır ve bu ilişkiyi kurmadan devam etmek istemez. Sorgu tasarımı sırasında seçtiğiniz
tablolar arasındaki ilişki çizgisini silerek sorguyu çalıştırırsanız, anlamlı olmayan sonuçlar
alırsınız.

İleri Sorgu: Deyim Oluşturma

Access 2000 ile gerçek bir sorgu oluşturduğuma göre, şimdi bir adım ileri giderek, sorgu
tasarımında oluşturacağımız bir “deyim” aracılığıyla tablolarımızdaki alanlardan elde
edeceğimiz bilgi ile yeni bir alan oluşturalım ve bunu yeni bir tabloya etkeleyim. Burada yine
yukarıdaki örneği kullanmaya devam edeceğiz. Amacımız, Aile tablosundaki her kayıt için Ad
alanının içeriği ile Soyadi alanının içeğini birleştirmek ve tek sütunda toplamak. Sonra bir
üçüncü sütun olarak Adres 1, Adres 2 ve Şehir alanlarını birleştirip Adres adı altında yeni bir

ACCESS 2000 42
alan oluşturacağız. Bu sorgunun oluşturacağı tabloyu da yeni bir tablo olarak veritabanımıza
ekleyeceğiz. (Daha sonra bu tablo çok işimize yarayacak!)
Adres Defteri veritabanını yaptınızsa ve açık değilse, açın. Sorgular nesnseini seçin ve
“Tasarım görünümünde sorgu oluştur” kısayolunu tıklayın. Access 2000 sorguda yararlanmak
istediğiniz tabloları seçebilmeniz için bir kutu açacaktır; buradan Aile tablosunu seçin, ve Ekle
düğmesini tıklayın. Tablo seçme kutusunu kapatabilirsiniz; çünkü istediğimiz bütün alanlar bu
tabloda mevcut. İkinci bölümdeki alıştırma sırasında Adres Defteri veritabanını
oluşturmadıysanız, herhangi bir veritabanını açabilir, herhangi bir tabloyu seçebilirsiniz. Gerçi
buradaki alıştırma sonunda elde edeceğiniz tablo anlamlı sonuçlar içermeyebilir, ama en
azından deyim oluşturma konusundaki alıştırmaya katılmış olursunuz.
Access 2000, sadece bir tablosu kullanılmaya hazır, fakat alanlarının tümü boş bir sorgu
tasarım panceresi açacaktır.
<access043.tif>
Şimdi, tasarım penceresinin alttaki kılavuz bölümünde, Alan satırının birinci sütununun içini
sağ tıklayın, ve açılan menüden “Oluştur...” maddesini seçin. Access 2000, daha önce
gördüğümüz “Deyim Oluşturucusu” aracını açacaktır. Bir kere daha tekrar edelim: Aile
tablosunun “Adı” alanındaki değer ile “Soyadı” alanındaki değeri aynı alanda birleştirmek
istiyoruz. En soldaki kategorilerden Tablolar’ı iki kere tıklayın; altında veritabanınızdaki bütün
tabloların listesini göreceksiniz. Aile (veya hangi tabloyu örönek olarak kullanacaksınız o
tablonun adını) bir kere tıklayın. Ortadaki pencerede tablonun içerdiği bütün alanların listesi
görüntülenince, “Adi” alanını (veya hangi alanı kullanacaksanız o alanın adını) bir kere
tıklayın. Şimdi en sağda, her kayıt için bu alandaki değeri simgeleyen “<Değer>” kelimesi
belirecektir. Deyim oluşturucusunun üstteki deyim penceresi ile kategori pencerelerinin yer
aldığı bölüm arasındaki araç simgelerinden “Yapıştır” simgesini tıklayın.
<access044.tif>
Deyim satırında “[Aile]![Adi]” ifadesi belirdi. Peki, yine araç simgelerinden beşincisi olan “&”
(ekle) işaretini tıklayın; pencçerede beliren “&” işaretinin sağını tıklayıp, klavyede tırnak
işareti tuşuna, aralık tuşuna ve tekrar tırnak işareti tuşuna basın. Araç çubuğundan “&”
simgesini tekrar tıklayın. Deyim oluşturucunun alt bölümünde ortadaki pencerede “Soyadı”
alanını ve araç çubuğunda Ekle simgesini tıklayın. Bunları sarısaylı yaptıysanız, deyim
satırında şu ifade belirecektir:
[Aile]![Adi] & " " & [Aile]![Soyadi]
Burada işin püf noktası Access 2000’e yazdırdığınız iki alan referansı ve & işaretinin ortasına
klavyeden yazdığınız tırnak-aralık-tırnak bölümünü doğru yazmaktır. Bununla Access 2000’e,
“Aile tablosundan “Adi” alanının değerini al, buna önce bir aralık sonra da Alie tablosunda
“Soyadi” alanının değerini ekle!” demiş oluyoruz. Deyim oluşturucu ise şu anda işimiz bitti;
Tamam’ı taklayabiliriz. Geri döndüğümüz sorgu tasarım penceresinde Alan satırında şu ifadeyi
göreceksiniz:
Deyim1: [Aile]![Adi] & " " & [Aile]![Soyadi]
Peki, şimdi ikinci sütundaki Alan kutusunu sağ tıklayın, ve aynı işlemi bu kez kutunun içinde
şu ifade belirecek şekilde yapın:
Deyim2: [Aile]![Adres1] & " " & [Aile]![Adres2] & " " & [Aile]!
[Sehir]
Başka bir veritabanı ve başka tablo kullanıyorsanız, “Adres1” ve diğer alanlar yerine başka
alanları seçebilirsiniz. Burada önemli olan üç alanı aralarına birer aralık koyarak birbirine
eklemenizdir.

ACCESS 2000 43
Bu işlemi bitirdikten sonra, sıra sorguyu tablo yapar hale getirmektir. Bunun için Sorgu
menüsünden Tablo Yapma Sorgusu maddesini tıklayın ve açılacak kutuda Tablo adı hanesine
sorgunun oluşturucağı tabloya verilecek adı yazın. Bu adın veritabanında mevcut bir tablo adı
olmamasına dikkat edin. Tablonun o anda açık veritabanı içinde oluşturulmasını istiyorsanız
“Geçerli veritabanı” (Current’in karşılığı “geçerli” olmasa da!) maddesinin işaretli kalmalıdır;
yeni tablonun başka bir veritabanı içinde oluşturulmasını da sağlayabilirsiniz. Bunun için
“Farklı veritabanı” maddesini işaretleyin ve “Dosya adı” hanesine bu veritabanının adını yazın.
Tamam’ı taklayın. Şimdi ne zaman bu sorguyu çalıştırırsanız, veritabanına verdiğiniz isimde
bir dosya eklenecek veya mevcut dosya (sizin onayınızla) güncelleştirilecektir. Şimdi bunu
yapalım. Araç çubuğundan Çalıştır simgesini tıklayın. Ve Veritabanı penceresinde Tablolar
nesnesini seçin; açılacak kutuda da yeni tablonuzun adını iki kere tıklayın.
<access045.tif>
İşte bir tablonun farklı alanlarını birleştirerek elde ettiğiniz yeni tablonuz. Burada alan adı
olarak sorguda ortaya çıkan uzun ifade yerine sadece “Deyim1” ve “Deyim2” kelimelirinin
seçildiğine dikkat edin. Bu isimler hoşunuza gitmiyorsa, yeni tabloyu tasarım görünümünde
açabilir ve alan adlarını değiştirebilirsiniz.
Access 2000’in Deyim Oluşturucucusu, sizin için burada yaptığınızdan çok daha ileri düzeyde,
seçme, aritmetik, istatistik ve benzeri işlevlere dayanan hesaplamalar yapabilen SQL deyimleri
yazmanız için yardımcı olacaktır. Buradaki örnekte de yaptığınız gerçekte bir SQL komut
ifadesi yazmaktı. Sorgunuz tasarım halinde iken Görünüm menüsünden SQL Göster maddesini
seçerseniz, sorgunun SQL komut ifadesi biçiminde nasıl yazıldığını görebilirsiniz:
SELECT [Aile]![Adi] & " " & [Aile]![Soyadi] AS Deyim1, [Aile]!
[Adres1] & " " & [Aile]![Adres2] & " " & [Aile]![Sehir] AS Deyim2
INTO [Adres Listesi] FROM Aile;
***
Sorgu konusunu tamamlarken bir bir çok sorgu türünü ele almadığımızı hatırlatmak erinde
olur. Bu sorguları tanımak ve burada verdiğimiz iki örnekle aralarındaki farkı görebilmek için
izlenebilecek yollardan biri sorgu sihirbazlarını kullanarak, Access 2000’e her birinden bir kaç
örnek yaptırtmak olabilir. Sorgularda kullanabileceği işlevler ve diğer hesaplatma işleri için de
Access 2000 yardım dosyalarındaki çok sayıda örneğe bakabilirsiniz.

ACCESS 2000 44
 Bölüm 4: Access’in Ürünü - Rapor

Access ile tabir yerinde ise bu kadar uğraşmanızın bir sonucu olması gerekir. Bu sonuca
“Rapor” denir. İlk veritabanı işlem programı tasarlandığında adı “Tablo ve Rapor Uygulaması”
idi; rapor ilk günden beri veri-iişlemin ayrılmaz parçası olagelmiştir. Access 2000 de bu
geleneğin dışında değildir: şu ana kadar farketmiş olduğunuz güçlü veri-işlem araçlarının aynı
etkinlikle bu verilerin rapor haline getirilmesinde de kullanıldığını göreceğiz.
Access 2000, raporlarını tablo ve sorgulardan elde eder, ya otomatik olarak, ya da sizin
talimatınızla biçimlendirir ve veritabanının bir nesnesi olarak veritabanı dosyasının içinde
kaydeder. Bu raporları Ofis 2000 ailesinin diğer üyeleri olan Excel ve Word ile
paylaşabilirsiniz.
Access 2000’nin veritabanı penceresinde tablolar, formlar ve sorgular gibi raporların da ayrı
bir nesne grubu halinde toplandığını, “Tasarım görünümünde rapqor oluştur” ve “Sihirbazı
kullanarak rapor oluştur” şeklinde iki kısayol bulunduğunu göreceksiniz. Raporlar nesne
grubunu seçtiğinizde veritabanı penceresinin Yeni düğmesi, bu iki kısayola ek olarak, dört ayrı
rapor sihirbazını daha kullanma imkanı sağlar. Bunların arasındaki iki otomatik rapor aracı
belki de en sık kullanacağınız rapor elde etme yöntemi olabilir. Bu iki yöntemde Access 2000
sizin işaret edeceğiniz tablo veya sorgudan elde edeceği raporu kendisi biçimler. Diğer
sihirbazlar ve tasarım görünümde rapor oluşturma yöntemlerinde ise raporunuza siz şekil
verirsiniz.
Rapor, ana hatlarıyla tanımlarsak, bir tablo veya sorgunun alanlarının, alan adları ile birlikte
kağıt üzerinde yerleştirilmesi demektir. Şimdi OtoRapor ve kendi tasarlayacağımız raporları
ayrıntılı ele alalım.

Otomatik Rapor
Burada gördüğünüz “Otomatik Rapor: Sütunlu” ve “Otomatik Rapor: Sekmeli” sihirbazları,
OtoRapor tekniğini kullanırlar. OtoRapor yoluyla her iki yöntemde de sadece bir tablonun veya
sorgunun içeriğini baskıya hazır hale getirirebilirsiniz. Bununla birlikte ortaya çıkacak rapor
farklı olur.
Sekmeli OtoRapor: her kaydı bir sıraya koyar; her alan sağa doğru sütunlar halinde dizilir.
Alan adları, sütun başlığı olarak kullanılır ve çoğu zaman bütün adların kağıda sığması
amacıyla kısaltılır. Sütun genişlikleri, bütün veriyi sığdıracak şekilde ayarlanır.
Sütunlu OtoRapor: her kayıt sayfa üzerinde bir grup oluşturur; alan adları solda, alan içerikleri
sağda iki sütun halinde dizilir. Bir kaydın alan sayısı ve içerikleri bir sayfaya yakın yer
tutuyorsa, Access 2000 ikinci kaydı yeni bir sayfada başlatabilir.
Ne zaman hangi OtoRapor’un kullanılabileceğine ilişkin bir kural koymak zordur. Bazı veri
türlerinde ve tablo yapılarında sütunlu, diğerlerinde sekmeli raporun işe yaradığını
göreceksiniz. Genel bir ilke olarak, çok kayıt, çok alan ve alanlarda kısa veriler bulunan
tabloların Sekmeli; az kayıt, az alan fakat alanlarda uzun bilgiler bulunan tabloların ise sütunlu
biçime daha elverişli olduğunu söyleyebiliriz. Tablonuza hangi otomatik raporun uygun
düştüğünü sınayarak bulabilirsiniz.
Access 2000 OtoRaporları, Windows’un varsayılan yazıcısıni ve yazıcının o andaki kağıt
boyutu ayarlarını dikkate alarak biçimlendirir. Kimi raporlar açısından kağıdın dikey veya

ACCESS 2000 45
yatay olması önem taşıyabilir. OtoRaporu yeniden oluşturmak ve yazıcıya göndermeden önce
Access 2000 içinden yazıcı ayarlarını değiştirmek mümkündür. Ayrıca Access 2000,
raporunuzun birden fazla sayfaya bölünmesi halinde sütunların önce yatay sonra dikey, veya
önce dikey sonra yatay yazdırılması gibi ince ayarlara da imkan verir.
Üçüncü bölümde sorguları ele alırken, bir tablonun farklı alanlarını birleştirerek Adres Listesi
adlı bir tablo oluşturmuştuk. Şimdi bu tabloyu iki yöntemle otomatik rapor haline getirelim ve
farkını görelim. Bunun için veritabanı penceresinde nesnelerden Raporlar’ı ve araç
çubuğundan Yeni simgesini tıklayın.
<access046.tif>
Burada, üstte “Otomatik Rapor: Sütunlu” seçeneğini seçtikten sonra veri kaynağı kutusunun
seçme okunu tıklayarak, veritabanında mevcut bütün tablo ve sorguları gösteren listeden,
Adres Listesi tablosunu seçin. İkinci bölümde Adres Defteri veritabanını oluşturmadıysanız
veya üçüncü bölümdeki sorgu alıştırmasını yapmadıysanız, içinde iki alanlı tablo bulunan
herhangi bir veritabanını kullanabilirsiniz. Tamam’ı tıkladığımızda, Access 2000, tablodaki
verileri kullanarak otomatik tablomuzu baskı önizleme penceresi halinde görütüleyecektir.
<access047.tif>
Üçüncü bölümdeki sorgu alıştırmasını yaparken sorgunun oluşturduğu yeni tabloda, alan adı
olarak “Deyim1” ve “Deyim2” kelimelerinin seçildiğine dikkat etmiştik. Şimdi bu adların yeni
raporumuzda kullanıldığını görüyorsunuz. Bu adları raporu tasarımın görümünde açarak
düzeltebilirdik. Fakat geç kalmış değiliz; OtoRapor da, bütün otomatikliğine rağmen,
düzenlenebilir niteliktedir. Buna sonra döneceğiz. Raporu incelemeye devam edersek, her bir
kaydın bir “rup” oluşturduğunu görüyoruz. Alan adları birinci sütunda. alan değerleri ikinci
sütunda ve bütün alanlar bir grup oluşturacak şekilde altalta dizilmiş bulunuyorlar.
Bu arada Araç çubuğuna da dikkat edin. Access 2000, raporu yazdırmak amacıyla
hazırladığınızı düşünerek, size baskı önizleme penceresini açmış bulunuyor. Dalıyısıyla araç
çubuğunda tasarım görünümüne geçmek gerekli simgenin yanında Yazıcı simgesini, raporu
ekranda çeşitli büyüklüklerde ve sayfa sayısında görmenizi sağlayacak denetim simgilerini ve
bu raporun sözgelimi Office 2000 ailesinin diğer üyelerinden Microsoft Word kelime işlem
programı ile paylaşmayı sağlayacak Ofis Bağlantıları simgesini göreceksiniz. İlk raporunuzu
kağıt üzerinde görmek için yazıcı simgesini tıklayabilirsiniz. Bir Access 2000 raporunun Word
2000’de nasıl göründüğünü ve nasıl düzenlenebildiğini Ofis Bağlantıları simgesini tıklayarak
inceleyebilirsiniz. Hatta otomatik raporun otomatikliğine müdahale ederek, tasırım işini bu
noktadan itibaren devralabilirsiniz. Ama buna sonra geleceğiz; şimdi bir de Sekmeli
OtoRapor’u görelim. İki raporu yanyana inceleyebilmek için şimdilik Access 2000’in otomatik
olarak küçülttüğü veritabanı penceresini eski önceki boyutuna getirelim, ve bu kez sekmeli
OtoRapor aracını kullanalım.
Veritabanı penceresinde halâ Raporlar nesnesi seçili olmalı; Yeni simgesini tıklayın ve
“Otomatik Rapor: Sekmeli” yöntemini işaretleyerek ve Adres Listesi tablosunu (veya biraz
önce kullandığınız tabloyu) seçerek, Tamam’ı tıklayın. Bu kez Access 2000, alan adlarını
sütunlar haline getirecek ve her bir kayıt raporda bir satır olacaktır.
<access048.tif>
Her iki raporda da Tablo adının sayfanın başlığı olarak kullanıldığına, sayfanın altında ise
günün tarihi ve sayfa numarasının yer aldığını görüyorsunuz. Bu raporda da tablodaki alan
adları sütun başlığı olarak kullanılıyor. Bu noktada verimize hangi rapor biçiminin daha uygun
düştüğünü de kararlaştırabiliriz. Buradaki örnekte, kişilerin adları ile adreslerinin aynı satırda
gösterildiği Sekmeli yöntemle yaptığımız rapor daha kullanışlı bir liste görünümü veriyor.

ACCESS 2000 46
Fakat bir kaydın bütün alanlarının böyle düzgün biçimde sekmelerle ayrılması mümkün
olmayabilir. Burada sadece iki alan var ve alanların içerikleri oldukça az. Alan içerikleri uzun
olsaydı sayısı arttıkça sütunlu biçim veriye daha uygun olabilir, her bir kaldı kendi grubu
içinde topluca görmek daha kullanışlı olabilirdi.
OtoRapor güçlü bir araç olmakla birlikte, tablo halinde uygun göründüğü halde belge haline
dönüşünce uygun olmayan sayfa veya sütun başlıkları kullanabilir. Veritabanını tasarlayan kişi
olarak “Deyim1” bizim için anlam ifade edebilir; fakat raporu sunduğumuz kişi açısında
burada, söz gelimi “Müşterinin Adı ve Soyadı” şeklinde bir sütun başlığı bulunması daha
uygun düşebilir. OtoRaporun tasarımına nasıl müdahale edebileceğimizi ikinci raporda
görelim.
Baskı önizleme penceresinin araç çubuğunda, Tasarım görünümü simgesini tıklayın; Access
2000 raporun tasarım penceresini açacaktır.
<access049.tif>
Araç kutusu ve tasarım kılavuzu ile bu görünüm, form oluşturduğumuz pencereye çok
benziyor! Access 2000’in tasarım araç kutusu, form ve rapor tasarımlarında aynı işlevi yapar.
(Formların da yazdırılabildiğini hatırlayın!) İki tasarım görünümünün arasındaki başlıca fark,
form tasarımında her formda tekrar eden “sayfa üst bilgisi” ve “sayfa alt bilgisi” bölümleri
ancak siz isteyince oluşturulduğu halde, raporlarda bu iki bölüm varsayılın unsur olarak yer
alır. Bizim şu anda yapmak istediğimiz, “Deyim1” şeklindeki sütun başlığını “Adı Soyadı,”
“Deyim2” şeklindeki sütün başlığını ise “Adresi” olarak olarak değiştirmekten ibaret.
Bunun için, tasarım penceresinde Sayfa Üstbilgisi bölümünde “Deyim1” kelimesini Mouse
işaretçisi ile tarayın ve yerine “Adı Soyadı” yazın. Raporun mevcut unsurlarından birinin,
örneğin “Deyim1” kelimesinin bulunduğu kutuyu tıkladığınınızda kutunun çevresinde
seçildiğini gösteren tutamak işaretlerinin belirdiğini ve Mouse işaretçisini bunlardan sol üst
köşede diğerlerinden büyükçe olanının üstüne götürdüğünüzde işaretçinin el şekline girdiğine
dikkat edin.
<access050.tif>
Bu, kutuyu tutarak istediğiniz yere taşıyabileceğinizi gösterir. Daha sonra “Deayim2”
kelimesinin yerine de “Adresi” kelimesini yazın. Bu arada raporun Ayrıntı bölümünde
tablodan alınan Deyim1 ve Deyim2 alanlarının yer aldığına, sayfanın altındaki günün tarihinin
“Now()” deyimi ile, “Sayfa 1/1” yazısının ise “="Sayfa " & [Page] & " / " & [Pages]” deyimi
ile elde edildiğine dikkat edin. “Now()”, “[Page]” ve “[Pages]” deyimleri, Access 2000’in
tanıdığı VBA (Visual Basic for Applications, Uygulamalar için Visual Basic) dilinden alınma
kodlardır. Sütun başlıklarını değiştirme işlemini tamamladıktan sonra, araç çubuğunda baskı
önizleme simgesini tıklayın; raporun basılınca alacağı biçimi yeniden göreceksiniz; fakat bu
kez sütun başlıkları daha anlamlı hale gelmiş olacak.
<access051.tif>

Rapor Sihirbazları
Access 2000’in OtoRapor yeteneği ne kadar güçlü görünse de, rapor oluşturma konusunda asıl
marifetinin sihirbazlar eliyle oluşturabileceğiniz etiket ve grafik raporlarında ortaya çıktığını
göreceksiniz. Bu yeteneği yakından görmek için örnek olarak tebrik kartlarımızın zarfına
yapıştırmak üzere adres etiketleri oluşturalım.
///////////////////////KUTU/////////////////////////

ACCESS 2000 47
Etiket Satınalmadan önce
Access 2000, piyasada rahatça bulabileceğiniz adres, dosya, gönderme ve isim etiketlerinin
çoğunu tanır ve verinizi bu etiketlere göre biçimlendirebilir. Access ile etiket oluşturmaya
başlamadan önce bu tür malzemelerin satıldığı bir mağazadan ihtiyacınıza uygun ne tür
etiketler bulunduğunu öğrenin. Etiketleri satın almadan önce bulabildiğiniz mark ve modelin
Access tarafından tanınan etiketler arasında bulunup bulunmadığını kontrol etmelisiniz. Bunun
için herhangi bir veritabanı dosyasını açın ve Etiket Sihirbazını çalıştırarak, imalatçı adını ve
ürün numaralarını kontrol edin. Access 2000, 12 kadar imalatçının bine varan etiket modelini
tanıyabilir.
Elinizde Access 2000 tarafından “tanınmayan” etiket stoku varsa ve bunları kullanmak zorunda
iseniz, Etiket Sihirbazı’nın ikinci adımında Özelleştir düğmesini tıklayarak kendi etiket
boyutlarınıza uygun bir şablon oluşturabilirsiniz.
/////////////////////////////KUTU BİTTİ//////////////////
Etiket sihirbazı, Raporlar penceresindeki Yeni simgesi tıklanarak ve açılacak kutuda Etiket
Sihibarbazı satırı seçilerek çağrılır. Bu pencerede kendinize bir de tablo seçmeniz gerekir.
Etiket sihirbazının aslında bir sorgu aracı olduğunu görebilmek için, bu kez “kolay” bir veri
tablosu değil fakat etiketin üzerindeki bilgileri bir çok alandan toplayacağımız nisbeten
karmaşık bir veri tablosu seçelim. Örneğin, Aile tablosu, bu amaçla kullanılabilir. Bu
alıştırmayı yapmadıysanız, çok alanlı, fakat alan içeriklei kısa bir tablo seçebilirsiniz. Tabloyu
seçtikten sonra İleri düğmesini tıkladığınızda, Sihirbaz etiket türü seçmenizi isteyecektir.
Elinizde gerçekten yazıcınıza uygun etiket varsa ve bu etiket Access 2000 tarafından
tanınıyorsa, önce İmalatçı bölümünde etiket yapımcısının adını, sonra yukarıdaki listeden
etiketlerinizin ürün numarasını seçin; etiketlerinizin gerçekten yaptığınız seçime uygun
boyutlarda olup olmadığını seçtiğiniz ürünün karşısındaki boyut ölçülerini etiket kutusunun
üzerindeki ölçülerle karşılaştırabilirsiniz.
<access052.tif>
Üçüncü adımda etiketin görünümüyle ilgili seçim yapmaya başlıyoruz; önce etiketimizde
kullanıcak yazı tipini seçmemiz gerekiyor. Beğendiğiniz bir yazı tipini, etiketinize uygun punto
ölçüsünü, yazı özelliğini (kalın, italik, altçizgili), ve rengini seçin.
<access053.tif>
Dördüncü adımda işin zevkli tarafı başlıyor: etiketin içeriğini oluşturuyoruz. Seçtiğimiz
tabloda mevcut alanları, alan listesinde göreceksiniz. Önce “Adı” alanını seçin ve ortadaki sağa
ok simgeli düğmeyi tıklayın; sonra klavyede aralık tuşuna bir kere basın ve solda “Soyadı”
alanını seçip, ortadaki oklu simgeyi tıklayın. Şimdi klavyede Enter tuşuna basın; ekrandaki
etiket öröneğinde imlecin aşağı satıra indiğini göreceksiniz. Alan listesinde Adres1’i seçin ve
oku tıklayın; tekrar klavyede Enter’a basın. İmleç bir aşağı satıra inince, alan listesinde
Adres2’yi seçin; oklu simgeyi tıklayın; Enter’a basın. Ve imleç dördüncü satırda iken sağda
Şehir alanını seçin ve oklu simgeyi tıklayın. Etiket inşası bitti!
<access054.tif>
İleri’yi tıklayarak, beşinci adıma geçebilirsiniz. Bu adımda etiketlerin nasıl sıralanacağını
belirleyeceğiz. Özellikle postaya vermek üzere zarf ve paket üzerine yapıştırılacak veya bir
toplantıda katılımcıların gögüslerine takacakları isim etiketlerini hazırladığınız zaman bu önem
taşıyabilir.
<access055.tif>
Son’u tıkladığınızda raporunuz basılmaya hazır şekliyle karşınıza gelecektir.
<access056.tif>

ACCESS 2000 48
Access 2000’in etkiketleri hangi sıraya göre basmasını istiyorsanız, bu alanın adını işaretleyin
ve ortadaki oku tıklayın. Diyelim ki bir konferansa katılacak kişilere isim etiketleri
hazırlıyorsunuz; katılımcıların kayıt sırasında isim etiketlerini önce soyadlarına, sonra da
adlarına göre sıraya sokarak dağıtımı kolaylaştırmak istiyorsunuz. Önce Soyadı, sonra da Adı
alanlarını ve oklu simgeyi tıkladığınızda Access 2000 etiketleri yazıcıya önce soyadı alanının
içeriğine göre sıralayacak, sonra da bunları kendi içlerinde adlara göre sıraya koyacaktır. Bu
surette oluşturduğunuz bir etiketi tasarım görünümünde açarak, biçimini değiştirebilir, arzu
ediyorsanız bütün etiketlerde aynı konumda basılacak bir grafik resim de yerleştirebilirsiniz.
Bunun için tasarım görümünü açtığınızda belirecek araç kutusundan Resim aracını seçmeniz ve
etikette resmin almasını istediğiniz yeri tıklamanız yeterlidir. Resim aracı, disk veya
disketlerinizde aradığınız grafik dosyasını bulmanıza yardımcı olacaktır.
Access 2000’in rapor sihirbazlarından grafik sihirbazı ise bir tablodan en az iki, en fazla altı
alandaki verileri alarak, raporlarınıza Excel türü istatistiksel grafikler koymanıza yardımcı olur.

İleri Düzeyde Rapor

Access 2000’ın OtoRapor sihirbazlarının bir eksiği, bir tablonun verisi ile rapor
hazırlamalarıdır. Gerçi çok acele rapora ihtiyacınız olduğunda önce farklı tabloları bir sorgu ile
birleştirip, OtoRapor sihirbazına bu sorguyu kaynak olarak kullanmasını bildirebilirsiniz, fakat
öyle anlar olabilir ki çok kaynaktan çok veri kullanarak raporlar hazırlamanız gerekir.
Access’in Rapor Sihirbazı bu gibi durumlarda istediğiniz kadar tablodan istediğiniz kadar alanı
bir raporda birleştirmenizi sağlayacaktır.
Çok tablolu rapor hazırlamak için de veritabanı penceresinde nesnelerden Raporları ve araç
çubuğundan Yeni simgesini tıklamanız gerekir. Açılacak sihirbaz, daha önceki rapor
sihirbazlarına benzemekle birlikte farkı ikinci pencerede göreceksiniz. Birinci pencerede
raporda kullanacağınız veri tablosunu seçmeniz gereken kutuy boş bırakarak, İleri düğmesini
tıklayın.
<access057.tif>
Bu sihirbaz, daha önce benzerini ileri düzeyde tablo, form ve sorgu oluştururken gördüğümüz
türden, birden fazla tablodan alan seçmenize imkan verir. Şimdi Tablolar Sorgular hanesinde,
Aile tablosunu seçelim (bu tabloyu içeren Adres Defteri veritabanını yapmadıysanız, herhangi
bir veritabanından herhangi bir tabloyu seçebilirsiniz). Kullanılabilir alanlar kutusunda bu
tablonun alanları belirmiş olmalı. “Adı,” “Soyadı” ve “Eşinin Adı” alanlarını, sağdaki Seçili
Alanlar kutusuna aktarın. Sonra, Tablolar-Sorgular kutusunda Çocuklar tablosunu seçin ve bu
tablonun alanlarından Adı’nı Seçili Alanlar’a aktarın. Bu sihirbaz istediğiniz kadar tablodan
istediğiniz kadar alanı rapora almanıza imkan verir. Şimdi İleri düğmesini tıklayın. Bu kez
Sihirbaz, raporu nasıl görüntelemek istetediğinizi soruyor.
<access058.tif>
Birden fazla tablodan alan seçtiğinizde bu alanların birbirine ile ilişkili olması gerekir. Aksi
taktirde Access, hangi alanın verilerinin hangi alana göre yerleştirileceğini bilemez. Bu
pencerede, her ne kadar bozuk bir Türkçe ile de olsa, Access 2000 verilerin seçtiğiniz
tablolardan hangisine göre sıralanacağını sormaktadır. Bizim örneğimizde Aile tablosundan
aldığımız bilgiler esas, Çocuklar tablosundan aldığımız bilgiler Aile’ye göre anlam taşıdığı
için, verilerimizin Aile tablosuna göre sıralanması gerekir. Nitekim, böyle bir sıralamada, Aile
tablosunun bilgilerinin üst grupta, Çocuklar tablosunun bilgilerinin alt grupta toplanacağını
sağdaki örnek düzenlemede görüyoruz. İleri düğmesini tıkladığımızda, Access 2000 bu kez
verileri bir alana göre gruplamak isteyip istemediğimizi soracaktır. Buradaki örnekte aileleri

ACCESS 2000 49
soyadlarına göre gruplayabiliriz. Fakat iş dünyasındaki örneklerde firmalarla ilgili bilgilerin
firma adına göre gruplanması, veya bir firmanın satınalma raporunda bütün bilgilerin
satınalınan malın envanter numarasına göre gruplanması mümkündür. Böylece bir bakışta
hangi tür malı hangi firmalardan aldığımızı görebiliriz. Buradaki örnekte, Aile tablosundan
alınan Soyadı alanına göre gruplama talep edebiliriz.
<access059.tif>
Bu durumda kayıtlarımız ailenin soyadına göre, kişinin adı, eşinin adı ve çocuklarının adları
şeklinde öbeklere bölünecek demektir. İleri düğmesini tıkladığımızda verilerimizin ayrıntı
bölümünün (örneğimizde bu bölümde sadece çocuk adları var; fakat çok daha fazla bilgi
bulunabilirdi) hangi alanlara göre sıralanması istediğimizi belirlediğimiz pencereye geliyoruz.
Bu örnekte çocuk adlarına göre sıralamanın fazla bir anlamı olmadığı için İleri’yi tıklayabiliriz.
Fakat başka örneklerde kayıtların da kendi içlerinde sıralanması uygun olabilir.
<access060.tif>
Şimdi raporun sayfa düzeni ile ilgili penceredeyiz. Sayfada yer alacak unsurların yerleşim
düzenini belirlediğiniz Yerleştir bölümündeki farklı seçenekleri tıklayarak, raporun biçiminin
nasıl değiştiğine dikkat edin. Raporun kağıda dikey veya yatay basılmasını da buradaki
yönlendirme seçeneği ile sağlarız. Kimi zaman bir “öbek” veri (bir soyadındaki kişi, eş ve
çocuk adları; bir firmanın o firmaya ait bütün alanları, vs.) aynı sayfaya sığmayabilir. Bu
durumda Access 2000’i bütün alanları aynı sayfaya sığdırmak üzere biraz fazla çaba
harcamaya sevkedebilirsiniz. Eğer bu sayfanızı çok sıkışık bir görünüme zorlarsa, daha sonra
bundan vaz geçmeniz ve raporun tasarımını yeniden yaparak, bir alan grubunun bittiği yere
sayfa sonu komutu koymanız mümkündür. Bizim örneğimizde “Anahat 1” adlı yerleşim düzeni
daha uygun olacaktır. Bu seçeneği ve İleri düğmesini tıklayalım.
Access 2000 şimdi raporun nihai görünümü için bizden bir stil seçmemizi istiyor. Access bize
kullanılmaya hazır altı ayrı rapor stili sunan. Bunların adını seçtiğinizde raporunuzun yaklaşık
nasıl görüneceğini soldaki örnek kutusunda görebilirsiniz. Bu pencerede arzu ettiğiniz bir stili
seçip, İleri’yi tıklayın. Ve son ekranda raporunuza bir isim verdikten sonra, sihirbaza ya
tasarım, ya da baskı önizleme penceresini açmasını bildireceksiniz; önizlemeyi seçerek, Son’u
tıklayın.
<access061.tif>
Raporun görünümünü belki beğenmemiş olabilirsiniz, ama adres defterinizdeki isimlerin
soyadına göre tasnif edilmesi ve isimlerin, eşlerin ve çocukların adlarının bir öbek halinde
toplanmış olmasını etkileyici bulacağınıza kuşkum yok. Sayfa düzeninin beğenmediğimiz
taraflarını tasarım görünümünde anında düzeltebiliriz. Buradaki örnekte, alan adlarında Türkçe
karakter kullanmaktan kaçındığımız için olan ve şimdi hata gibi görünen (“Soyadi” gibi)
ögeleri düzeltebiliriz; ayrıca soyadı değerlerinin diğer isimlerle soldan hizalanmasını
sağlayabiliriz. Örneğin, isimlerin etrafındaki çerçeveleri kaldırmak hiç de fena olmaz!
Böyle bir raporun her sayfasında basılmasını istediğimiz firma logosu gibi grafik unsurları da
tasarım görünümünde sayfamıza yerleştirebiliriz. Ayrıca raporlarımızda, yeni renkli yazıcıların
imkanlarından yararlanmak üzere fotoğraf, renkli metin yazıları ve başlıklar kullanabilir; ayrıca
belirli alanların arka planına renkli zeminler koyabiliriz. Access 2000’in rapor tasarım araçları
masaüstü yayıncılığa taş çıkartacak imkanlara sahiptir.
Access 2000’in rapor tasarım araçlarını keşif faaliyetiniz sırasında, raporların herhangi bir
yerinde (örneğin sayfa altbilgisi alanında) dosyanın ve bulunduğu dizinin adını nasıl
yazdırabileceğinizi de araştırın. Çoğu raporda bu bilgi, sizi veya başkasını saatlerce aramadan
kurtarır!

ACCESS 2000 50
Ve Access Internet’te
Bu Internet çağında, herkesin bir Web sayfası edindiğin günümüzde Access 2000’in bundan
mahrum olacağını düşünmüyordunuz, herhalde! Bütün Ofis 2000 programları gibi, Internet,
Access 2000’in de “göbek adı!” Bu kitapçığın kapsamı dışında kalan diğer bir çok bazı
özelliği ve Access Projesi denen dosya türüyle oluşturabileceğinin veritabanı sunucu (MS SQL
Server) bağlantısı sayesinde Access 2000, sadece kendi oluşturduğu veritabanlarını değil, fakat
çok daha büyük dosyalar için son kullanıcı görevi yapabilir. Biz burada Access 2000 ile kendi
verilerinizi Internet’e veya Intranet’e açma imkanından söz edeceğiz. Başka bir deyişle, Web
Sayfaları’ndan.
Access 2000 öncesi, Internet’te veri-bağlantılı sayfa yapmak zordu. Access 2000 ile
bütünleştirilmiş olan bazı ActiveX araçları, veri dosyalarını Internet’e açmayı oldukça kolay
hale getiriyor. ActiveX, Microsoft’un OLE teknolojisinin gelişmişi, Java applet benzeri bir
teknolojidir ve Access 2000 kullanıcısının, verileri Internet sayfalarında kullanılır hale
getirirken bu ve benzeri teknolojilerin nasıl işlediğini bilmesi de gerekmez. Ne var ki Access
2000 ile oluşturacağınız veri-bağlantılı sayfaların işleyebilmesi için ActiveX teknolojisinin
ziyaretçinin kullanacağı Web Browser programı tarafından sağlanması gerekir. Bunu sağlayan
browser ise yine Microsoft’un Internet Explorer 5.0 programıdır. IE5’in Access 2000’in veri
sayfalarını gerektiği gibi yorumlayabilmesi için de çalıştığı işletim sisteminde Winsock32
denen sistemin bulunması, başka bir deyişle Windows sisteminin 95, 98, NT 4 veya 2000
olması gerekir. Access 2000 verilerinizin Internet’te başka işletim sistemleri ve başka browser
sahibi ziyaretçiler tarafından da görülmesini istiyorsanız. yine eski usul ODBC tekniklerinden
yararlanmak zorundasınız.
Access veri tablolarının tasarımından söz ederken, yeni bir veri türü olarak Access 2000’in
köprü (hyperlink, Internet bağlantı adresi) kabul ettiğini söylemiştik. Bu, Access 2000’in
Internet ile ilgili becerilerinin sadece biridir. Access’in gerçek Internet marifeti ise veri
tablolarını Internet sayfası haline getirmesidir. Access tablolarınızı Internet’e açmak için
HTML dilini bilmeniz ve Web sayfası tasarımına aşina olmanız da gerekmez.
Access verileriniz Internet’e iki tazrda açılabilir:
Duragan: Access 2000 tablosunun olduğu gibi HTML diline çevrilmesidir. Bir bakıma Access
tablosunun fotoğrafının çekilmesi ve bu fotoğrafın Internet’te yayınlanması anlamına gelir.
Kendi sistemininizde kalan gerçek Access 2000 tablosu daha sonra güncelleştirilir, veriler
değiştirilir veya yeni alanlar eklenirse, bu değişiklikler Internet’e açılmış olan veri sayfasına
yansımaz. Bunu herhangi bir tablo açıkken Dosya menüsünden Ver maddesini seçerek ve
açılacak diyalog kutusunda kayıt türü hanesinde HTML Belgeleri seçeneğini seçerek
yapabilirsiniz. Ortaya çıkan HTML belgesinde Access tablosunun görüntülenen alanları ve
içlerindeki değerler, bir HTML tablosu olarak yer alır.
<access062.tif>
Orta çıkan belge tablonun adını taşır ve artık Access 2000 ile hiç bir ilgisi kalmamış demektir.
Bu belgeyi Access 2000 tablosuna uygun şekilde güncelleştirebilmek için Access’ten yeniden
Ver işlemi yapmanız ve bu belgeyi yeniden kaydetmeniz gerekir. Access 2000 ile
oluşturduğunuz ve veri içeren bir HTML belgesini Internet sitenize yerleştirdiyseniz, eskisini
yeni belgeyle değiştirmeniz gerekir. HTML tablo oluşturma işini ne kadar kolaylaştırmış da
olsanız, elle yapacağınız bu işlem, biraz sonra göreceğimiz işleme göre durağan sayılır.
Dinamik: Basit HTML belgesi oluşturmak yerine, Veri Erişim Sayfası Sihirbazı’nı
kullanarak, Internet’e başkalarının sizin verilerinize erişmesini sağlayan bir HTML sayfası
koyabilirsiniz. Böyle bir sayfa yapmak, Access 2000 açısından duragan veri sayfası yapmak

ACCESS 2000 51
kadar kolaydır; fakat Internet sitesinin bulunduğu Web Server, veritabanı dosyası ve Access
arasında işbirliğini sağlamak Internet’in nasıl işlediğine ilişkin bilgiler gerektirebilir. Bu yolla
oluşturacağınız sayfaların Internet’e konulması ve Internet ziyaretçilerine açılması işine sonra
döneceğiz; şimdi işin Access 2000 içinde yapılacak bölümünü ele alalım.
Internet veya bir firmanın dahilî Intranet’inde yayınlanacak verilerin bulunduğu veritabanını
açın ve Veritabanı penceresinde nesneler listesinden Sayfalar’ı tıklayın. Access, tasarım
görünümünde ve sihirbazı kullanarak veri sayfası oluşturma kısayollarının yanında, daha önce
oluşturduğunuz (yani “zaten varolan”) bir veri erişim sayfasının açılmasını önerecektir.
Sihirbaz seçeneğini tıklayın; sorgu, form ve rapor oluşturma sırasında iyice aşina olduğumuz
sihirbazın birinci penceresi açılsın.
<access063.tif>
Bu pencere bize veri erişim sayfamıza birden çok tablo veya sorgudan alan seçebileceğimizi
gösteriyor (Neden?). Üstteki Tablolar/Sorgular listesinden Aile tablosunu, altındaki alanlar
listesinden Ad, Soyad, Eşinin Adı alanlarını; sonra tekrar üstteki listeden Çocuklar tablosunu
ve alan listesinden Adı’nı sağdaki Seçili Alanlar listesine aktaralım. İleri’yi tıkladığımızda
gelen pencereye de yabancı değiliz. Gruplandırma yapabilmek için bizden alan seçmemizi
isteyen bu pencere Aile tablosundan Soyadı alanını seçelim; pencerenin sağdaki örnek
bölümünde HTML sayfasının kaba bir tasarımını göreceksiniz. Tekrar İleri’yi tıklayalım.
Üçüncü pencerede de Ayrıntılar bölümünün sıralanmasını arzu edip etmediğimiz sorulacaktır.
Örnek tablomuzda buna ihtiyaç yok, ama siz başka bir veri tablosunu kullanıyorsanız ve
kayıtlarınızın kendi içinde sıralanmasının uygun olacağını düşünüyorsanız, bunu dört seviyeli
olarak yapabilirsiniz (İl, İlçe, Mahalle, Bayiin Adı, gibi). İleriyi tıkladığınızda bu kez Access,
ortaya çıkacak HTML dosyasının adını isteyecek, Son’u tıkladığınızda sayfanın tasarımın
görünümünde mi, yoksa browser’da görüleceği gibi görünmesini mi arzu ettiğinizi soracak, ve
bir de sayfanızda bir “motif” uygulanıp uygulanmaması konusunda karar vermenizi
isteyecektir. Sayfa motifi veya ana tema Web tasarımcılığında bir sitenin bütün sayfaları
arasında görsel birlik kurmakta kullanılan bir tekniktir. Access 2000, Office 2000 ailesi
programların (ve başlıca FrontPage 2000’in) kullandığı temaları oluşturacağınız Veri Erişim
Sayfalarına uygulamanıza yardımcı olabilir. Bunun için buradaki motif kutusunu işaretlemeniz
yeter. Motif kutusunu işaretlediğiniz taktirde, Access 2000, Office 2000 programlarının ortak
tema diyalog kutusunu açacaktır.
<access064.tif>
Bu kutuda sol tarafta 24 (ekleme yaparsanız daha çok) tema adını içeren bir liste göreceksiniz.
Sağda ise seçtiğiniz temaya göre veri erişim sayfasında uygulanacak biçimi inceleyebilirsiniz.
Burada “Çubuklar” adlı temanın seçildiğini görüyoruz. Son’u tıkladığımızda ise diğer
sihirbazlardan farklı olarak karşımıza bir Web sayfası tasarımı yapmaya elverişli bütün
araçların ve denetimlerin bulunduğu tasarım görünümü gelecektir. Telaşa gerek yok: Burada
yapacağınız tek şey, sayfaya bir başlık vermekten ibarettir. “Başlık yazmak için burayı
tıklayınız” yazısını tıklayarak sayfanıza kendi başlığınızı yazabilirsiniz. Bu görünümde
yapabileceğiniz bir başka değişiklik ise sayfanın veritabanı ile “canlı” ilişkisini kuran
Sihirbaz’ın (Wizard) bazı kontrollere kendi adının kısatlmasını yazması dolayısıyla bu ifadeleri
Türkçeleştirmek olabilir.
<access065.tif>
Burada görülen araçlar ve denetimlerin kullanımı büyük ölçüde HTML bilgisi gerektirir.
Özellikle veritabanı ile sayfanızdaki veri görüntülenecek kutular arasındaki ilişkiyi sağlayan

ACCESS 2000 52
Recordset ActiveX nesneleriyle ilgili ve Access 2000 tarafından XML diliyle yazılan kodların
değiştirilmesi Web sayfası ile ona hayat veren, verileri canlı tutan ilişkiyi kesebilir.
Burada yaptığımız örneğin Access 2000 içinde Web sayfası olarak görünüşü ile aynı sayfanın
Internet’te Web browser ile ulaşıldığı andaki görüntüsünü görüyorsunuz:
<access066.tif>
<access067.tif>
Bilgisayarınızdaki veri tabanı bu örnekte olduğu gibi Web Server’a bağlı ise, kendi sabit
diskitinizdeki Access dosyasında yapacağınız herhangi bir değişiklik o sırada sayfanızı
Internet’te izleyen ziyaretçilerin ekranına yansıtılacaktır.
***
Access 2000 ile giriş düzeyinde yapılabilecek işlerin bir kısmını görmüş olduk. Daha doğrusu,
Access’in imkan ve yeteneklerinin şöyle bir üstünü açtık. Geride daha çok şey var. Formları
daha albenili yapmaktan tutun, başka veritabanı programları ile bilgi alışverişine, hesap ve
işlev yapan sorgulardan, SQL Server veritabanlarını işlemeye kadar.. Ama her büyük yolculuk
bir ilk adımla başlar. Bu kitapçıkla, Access 2000 dünyasına ilk adımı atmış oluyorsunuz.

ACCESS 2000 53
 Ek: Biçim Özellikleri

Sayıların, tarihlerin, saatin ve metinlerin, ekranda ve kağıt üzerinde nasıl görüntüleneceğini

tabloların tasarım görünümünde bu alanların Alan Özellikleri bölümündeki Biçim kutusuna
gireceğiniz değerlerle belirlersiniz. Değişik veri türlerinin değişik biçimleri vardır; biçim
belirleyen ifadeleri de farklıdır. Biçimlendirme, verinin sadece nasıl görüntüleneceğini belirler;
disk üzerinde kayıt biçimini belirlemez. Para birimi, tarih, saat gibi, varsayılan biçimi
Windows’un bütün programlara uyguladığı biçimden kaynanlanan değerleri Denetim
Masası’ndaki Bölgesel Ayarlar aracını kullanarak biçimlendirebilirsiniz.
Tarih/Saat Veri Türü
Access’in önceden tanımlanmış saat ve zaman biçimleri vardır. Bununla birlikte tarih ve saati
kendi istediğiniz şekilde de biçimlendirebilirsiniz. Access 2000’in önceden tasarlanmış tarih ve
saat biçimleri şöyledir:
Genel Tarih Verilen değer sadece tarihse, saat gösterilmez. Girdiğiniz değer sadece saatte
tarih gösterilmez. Örnek: 21.8.1999 17:25:30
Uzun Tarih Denetim Masası’nda Bölgesel Ayarlar’daki uzun tarih gibidir. Örnek: 19 Eylül
1999 Cumartesi.
Orta Tarih Örnek: 19-Eyl-99.
Kısa Tarih Denetim Masası’nda Bölgesel Ayarlar’daki kısa tarih gibidir. Örnek: 19.9.1999.
Access 2000’in kısa tarih anlayışı 2000 yılı uyumludur:
1/1/00 ve 12/31/29 arasındaki tarihler 21’nci yüzsyıl tarihleri sayılır (2000’den
2029’a). 1/1/30 ve 12/31/99 ise 20’nci yüzyıl tarihleri sayılır (1930’dan 1999’a).
Uzun Saat Denetim Masası’nda Bölgesel Ayarlar’daki uzun saat gibidir. Örnek: 19:34:45.
Orta Saat Örnek: 06:45.
Kısa Saat Örnek: 18:45.
Tarih ve saati özel olarak biçimlendirmek için şu biçim ifadelerini kullanabilirsiniz:
Simge Anlamı
: (iki nokta) Saat, dakika ve saniye ayracı olarak kullanınılır. Varsayılan ayraç Bölgesel
Ayarlardan alınır.
/ Tarih ayracı.
c Önceden tanımlanmış Genel Tarih biçimini uygulatın
d Günün iki veya tek basamaklı görünmesini sağlar (1 ve 31 gibi).
dd Günün iki basamaklı görüntülenmesini sağlar (01 ve 31 gibi).
ddd Günün üç harfli kısaltılmasını sağlar (Paz, Pti gibi).
dddd Günün adının tam yazılmasını sağlar (Pazar, Pazartesi gibi).
ddddd Kısa tarih biçiminde yazılmasını sağlar.
dddddd Uzun tarih biçimde görüntülenmesini sağlar.
w Gün (1’den 7’ye).
ww Hafta sayısı (1’den 53’e).
m Ayın tek veya iki basamaklı yazılmasını sağlar (1’den 12’ye).
mm Ayın iki basamaklı yazılmasını sağlar (01’den 12’ye).
mmm Ay adlarının ilk üç harfiyle kısaltılmasını sağlar (Oca’dan Ara’ya).
mmmm Ay adının tümüyle yazılmasını sağlar (Ocak’tan Aralık’a).

ACCESS 2000 54
q Tarihin, yılın çeyreği olarak yazılmasını sağlar (1’den 4’e).
y Günün sayısı (1’den 366’ya).
yy Yılın son iki rakamı (01’den 99’a).
yyyy Yılın dört rakamı (0100’den 9999’a).
h İhtiyaca göre bir ya da iki basamaklı saat (0’dan 23’e).
hh İki basamaklı saat (00’dan to 23’e).
n İhtiyaca göre bir ya da iki basamaklı dakika (0’dan 59’a).
nn İki basamaklı dakika (00’dan 59’a).
s İhtiyaca göre bir ya da iki basamaklı saniye (0’dan 59’a).
ss İki basamaklı saniye (00’dan 59’a).
ttttt Denetim Masası’nda belirlendiği şekliyle uzun saat.
AM/PM 12 saat sisteminde öğleden önce (AM) ve öğleden sonra (PM).
A/P 12 saat sisteminde öğleden önce (A) ve öğleden sonra (P).
a/p 12 saat sisteminde öğleden önce (a) ve öğleden sonra (p).
AMPM Bölgesel ayarlardaki şekliyle 12-saat sisteminde öğleden önce ve sonra.
(Saat ve tarih ayarlarını Access 2000 içinde özelleştirdiğiniz zaman görüntü Bölgesel
Ayarlar’daki belirlemeye göre yapılır. Özel biçimlerdirmelerde saat, dakika ve saniye ayracı
olarak farklı bir işaret kullanmak itiyorsanız, bu işareti tırnak içinde yazınız: mmm d", "yyyy
gibi.
Örnekler:
ddd", "mmm d", "yyyy Paz, Haz 2, 1997
mmmm dd", "yyyy Haziran 02, 1997
"Bu "ww”’nci hafta.” Bu 12’nci hafta.
"Bugün "dddd Bugün Çarşamba
Sayı ve Para Birimi Türleri
Access’in önceden tanımlanmış sayı ve para birimi türü biçimleri vardır. Bununla birlikte sayı
ve para birimlerini kendi istediğiniz şekilde de biçimlendirebilirsiniz. Access 2000’in önceden
tasarlanmış sayı ve para birimi biçimleri şöyledir:
Genel Sayı (Varsayılan) Sayı girildiği şekliyle görüntülenir.
Para birimi Yüzerli basamakları ayırmak için ayraç kullanılır; ondalık
bölümler ve negatif para birimleri için Bölgesel Ayarlar’daki
kuralları izler.
Euro Para birimi biçimi kullanılır, simgi olarak Euro işareti (€)
kullanılır.
Sabit En az bir basamak gösterilir; ondalık ve negatif sayılar için
Bölgeler Ayarlar’daki kuralları izler.
Standard Yüzerli basamakları ayırmak için ayraç kullanılır; ondalık
bölümler ve negatif birimler için Bölgesel Ayarlar’daki kuralları
izler.
Yüzde Sayı yüzde çarpılır ve yüzde işareti (%) eklenir; negatif değerler
için Bölgeler Ayarlar’daki kuralları izler.
Bilimsel Standart bilimsel notasyon.
Sayı ve para birimlerini özel olarak biçimlendirmek de mümkündür. Özel biçimin herbiri
noktalı virgül (;) ile ayrılmış en az bir, en çok dört bölümü olması gerekir. Her bölüm değişik
sayı türü için değişik biçim komutu içerir. (Özel bir sayı veya para birimi bsiçimlendirme
komutunda bir bölümde hiç bir şey yazmazsanız, bir önceki bölümün biçimi uyguylanır.)

ACCESS 2000 55
Bölüm Tanımı
Birinci Pozitif sayılar için biçimlendirme.
İkinci Negatif sayılar için biçimlendirme.
Üçüncü Sıfır değerler için biçimlendirme.
Dördüncü Boş değerler için biçimlendirme.
Örneğin bir para birimi alanını şöyle biçimlendirebilirsiniz:
$#,##0.00[Green];($#,##0.00)[Red];"Zero";"Null"
Böyle bir özel biçimlendirme komutunda kullanılabilecek işaretler ve anlamları şöyle sıralanır:
İşaret Anlamı
. (nokta) Ondalık bölüm ayracı. (ondalık bölüm ayraçları Bölgesel
Ayarlar’da belirlenir. Türkçe Windows kurulumunda virgül
işareti ondalık kesir ayracı olarak varsayılır.)
, (virgül) Yüzdeler, bindeler ayracı (Türkçe Windows kurulumunda nokta
işareti yüzde-binde ayracı olarak varsayılır.)
0 Basamak için yer tutucu. Ya basamaktaki sayıyı ya da 0 rakamını
görüntüler.
# Basamak için yer tutucu. Basamakta sayı varsa görüntüler; yoksa
hiç bir şey görüntülenmez.
$ Dolar işaretinin ($) yazdırılmasını sağlar.
% Sayı yüzde çarpılır ve sonuna yüzde işareti eklenir.
E– veya e– Bilimsel notasayonda eksi işareti (–) görevi yapar. 0.00E–00
gibi.
E+ veya e+ Bilimsel notasayonda eksi işareti (+) görevi yapar. 0.00E+00
gibi.
Önceden belirlenmiş ayarlara örnekler
Ayar Veri Görünüm
Genel Sayı 3456.789 3456.789
–3456.789 –3456.789
$213.21 $213.21
Para birimi 3456.789 $3,456.79 veya $3.456,79
–3456.789 ($3,456.79) veya ($3.456,79)
Sabit 3456.789 3456.79
–3456.789 –3456.79
3.56645 3.57
Standard 3456.789 3,456.79
Yüzde 3 300%
0.45 45%
Bilimsel 3456.789 3.46E+03
–3456.789 –3.46E+03
Özel ayarlara örnekler
Ayar Veri Görünüm
0;(0);;"Boş" Pozitif sayılar normal görüntülenir; negatif sayılar parantez içine alınır
Display positive values normally; veri yoksa yerine “BOş” yazılır.
+0.0;–0.0;0.0 Pozitif sayılarda artı (+), negatif sayılarda eksi (–) işareti görüntülenir;
veri sıfır ise “0.0” yazılır.

ACCESS 2000 56
Metin ve Not Alanları için biçimlendirme
Metin ve not alanlarını biçimlendirmek için şu simgeleri kullanabilirsiniz:
Simge Tanım
@ Metin karakteri (boşluk olabilir) giriymesi şart.
& Metin karakteri gerekli değil.
< Bütün karakterleri küçük harf olmaya zorlar.
> Bütün karakterleri büyük harf olmaya zorlar.
Metin ve not alanlarına gireceğinniz özel biçim komutlarının noktali virgülle ayrılmış iki
bölümü olması gerekir. Birinci bölüm metin alanını biçimlendirir; ikinci
bölüm ise uzunluğu sıfır veya içeriği olmayan alanları biçimlendirir.
Örneğin, girilmemiş, boş metin alanlarının kasten boş bırakıldığını
belirtmek için yerine “(Yok)” kelimesinin yazılmasını istiyorsanız, bu
alanı @;"None" şeklinde biçimlendirebilirsiniz. @ ssimgesi alanın
görüntülenmesini sorunlu kılarken ikinci komut sıfır uzunlukla veiya boş
değer yerine “(Yok)” yazılmasını sağlar.
Örnekler
Ayar Veri Görünüm
@@@-@@-@@@@ 465043799 465-04-3799
@@@@@@@@@ 465-04-3799 465-04-3799
465043799 465043799
> üstkarakter ÜSTKARAKTER
Üstkarakter ÜSTKARAKTER
ÜSTKARAKTER ÜSTKARAKTER
< altkarakter altkarakter
Altkarakter altkarakter
ALTKARAKTER altkarakter
@;"Bilinmiyor" [boş bırakılmış] Bilinmiyor
[sıfır uzunlukta] Bilinmiyor
Bu bir metin Bu bir metin
Evet/Hayır Veri türü için biçimlendirme
Evet/Hayır, Doğru/Yanlış, Açık/Kapalı türü verilerin önceden tanımlanmış biçimleri
bulunduğu gibi özel olarak da biçimlendirilebilirler. Access, Evet/Hayır veri türü için
varsayılan biçim olarak onay kutusunu kullanır. Bu denetim unsuru kullanıldığı zaman diğer
biçimlendirme komutları uygulanmaz.
Önceden tanımlanmış biçimler
Evet, Doğru ve Açık birbirine eşittir. Evet/Hayır veri türü alanına bu değerlerden hpangisini
girerseniz girin, önceden belirlenen biçim uygulanır. Aynı şekilde Hayır, Yanlış ve Kapalı
eşittir.
Özel biçimlendirme
Evet/Hayır alanını özel biçimlendirmek için komutlarınızı birbirinden noktalı virgülle ayrılmış
üç bölüm halinde vermeniz gerekir. Birinci bölümün Evet/Hayır
biçimlendirmede bir rolü yoktur. Ancak yine de yerine noktalı virgül
konulması gerekir. İkinci bölüm, Evet, Hayır ve Açık değeri olarak
görüntülenecek metni belirtir. Üçüncü bölüm ise Hayır, Yanlış ve Kapalı
değeri olarak görüntülenecek metni belirler.
Örnekler

ACCESS 2000 57
Buradaki örnek, Evet, Doğru, Açık olarak girilecek değerin daima mavi renkte harf türüyle ve
“Tamam” kelimesiyle görüntülenmesini, Hayır, Yanlış ve Kapalı olarak
girilecek değerin kırmızı harf türüyle ve “Eksik” kelimesiyle
görüntülenmesini sağlar:
;"Tamam"[Blue];"Eksik"[Red]

ACCESS 2000 58