“SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS”

Dentro de una organización existen personas que participan de forma directa e indirecta
en las reuniones para la toma de decisiones, son personas con peso en su opinión
debido a que muchas de ellas cuentan una carrera de años que los hace contar con
experiencia en cierta área, y esto hace valer su opinión. Pero además de esa experiencia,
hay factores que se deben tomar en cuenta para que estas personas consideradas claves
en la organización, puedan emitir su juicio de manera correcta, basados no solo en sus
habilidades, sino también en la información suministrada. Estas personas por lo regular
son los que llamamos “ejecutivos” de una organización, y son quienes toman un papel
muy importante, ya que por medio de ellos, se conduce el timón de la organización y se
busca tomar decisiones enfocadas al éxito de la empresa.

Los sistemas de apoyo a ejecutivos, son creados específicamente a la alta dirección,

posicionándose en un factor clave, debido a que buscan que se pueda observar,
monitorear y dar seguimiento a los factores críticos para el éxito de la organización.
Entrelazan información interna y externa de la empresa, planteando un panorama
completo para la toma correcta de decisiones.

Para conducir una empresa al éxito, no importando su naturaleza, se debe estar saturado
de la información necesaria, es decir, se debe conocer, comprender, analizar nuestros pro
y contra, hacer énfasis en nuestras áreas fuertes y mejorar las débiles. Es ahí donde la
información proporcionada o suministrada, juega un papel importante debido a que un
sistema que apoye directamente a los altos ejecutivos, le permitirá mejorar su panorama
para dirigir a la organización.

El sistema de apoyo a ejecutivos, debe contar con ciertas características para que sea
efectivo, dentro de ellas están:
- Buscar cubrir las necesidades particulares de la alta administración.
- Filtrar y dar seguimiento a la información crítica de la organización.
- Se debe desarrollar información por gráficas y tabulares de alta calidad.
- La información debe estar accesible en línea.
Adicionalmente, a las anteriores características es necesario que se cumplan algunos
factores como por ejemplo, que la información suministrada se vea bien; que sea
relevante; rápida; y que información esté disponible y actualizada.

Estos sistemas de apoyo, constituyen una herramienta muy útil para la toma de
decisiones, sin embargo, no significa que por tener los sistemas más avanzados
tecnológicamente se tomarán buenas decisiones, o que guiará a la empresa hacia el
éxito. Si no más bien, se trata de que al contar con un sistema enfocado directamente
hacia los ejecutivos, se tiene la oportunidad de solucionar una situación que se presente,
de forma más eficaz y eficiente buscando la mejor alternativa que la alta dirección
considere correcta y oportuna según sea el caso buscando como objetivo común un
resultado positivo que saque a flote la organización.

Toda información antes de serlo, debe ser procesada, según los datos proporcionados de
la compañía vista desde adentro y fuera de ella, posteriormente esos datos deben ser
unificados para transformarse en información.
Es fundamental que el sistema de información implementado funcione a la perfección y
se convierta en una herramienta totalmente confiable para los ejecutivos que la utilizan.
Debido a que de nada serviría, contar con un sistema que no permita contar con un
ambiente claro y que sea inseguro o en el peor de los casos equivocado.

Las grandes organizaciones vanguardistas continuamente se encuentran sometidas a la

toma de decisiones, ya que tienen que ir implementando nuevas estrategia para salir
adelante.
La información hacia la alta dirección de esas compañías adquiere un rol fundamental, y
por ello un valor inigualable, debido a que estos ejecutivos ven el desarrollo de la
organización de forma global, observan resultados, se guían a través de cifras, gráficas,
etc., es decir, que la información debe ser resumida al resultado. Ellos no cuentan con el
tiempo suficiente para detenerse en ver el detalle de lo que ocurre internamente y a su
alrededor, por esta razón es fundamental que la información que reciban sea real, precisa
y oportuna.

Se debe tener conciencia de que estos sistemas de apoyo para los ejecutivos deben estar
totalmente actualizados, con el fin de que las decisiones que se tomen, vayan de la mano
a los datos reales, y si fuera necesario ir continuamente modificando y actualizando los
sistemas de apoyo, por la evolución que se vaya dando por factores internos y externos.

La implementación y desarrollo de los sistemas de apoyo para ejecutivos, se debe diseñar

para el usuario del sistema, es decir, que se debe desarrollar en base a lo que el ejecutivo
requiera determinando sus necesidades, sin olvidar los objetivos principales de la
empresa a corto y mediano plazo. Se debe definir la información que se necesita para dar
seguimiento al cumplimiento de estos objetivos paso a paso para que se cumpla el
objetivo común y global que es crear una empresa de éxito dentro del mercado. Este
sistema de apoyo es importante que cuando se aplique a la organización se haga
partiendo de cero, y que a su vez se modifique el sistema actual ajustándose a las
necesidades de los ejecutivos, para ello es preferible que se cuente de preferencia con
la ayuda de técnicos externos con experiencia en el tema.

Este sistema cuenta con grandes ventajas como las que ya se mencionaron, pero también
cuenta con desventajas tales como: La aplicación de este sistema requiere de un alto
costo dependiendo del tamaño de la organización. Además se debe contar con el
personal adecuado que tenga el tiempo suficiente para crear, planificar y desarrollar el
sistema. Se debe tener en cuenta que hay que implementar un control que mida el
desarrollo de la aplicación.
Por otro lado, se debe manejar la reducción de resistencia al cambio, ya que no todos los
ejecutivos aceptan algo tan drásticamente diferente en donde se ven comprometidos a
emitir su juicio y definir una orientación de la empresa.

Hoy en día, la tecnología juega un papel sumamente importante para cualquier compañía
en el planteamiento de posibles soluciones para los distintos problemas que pueden darse
dentro de una organización. Continuamente expertos en el tema, van mejorando y
afinando cada vez más los sistemas a utilizar con el fin de convertir a las empresas
vanguardistas en compañías cada vez más y más competitivas.