Kỹ năng tổ chức

công việc

1
Lời giới thiệu

2
I/ KHÁI NIỆM

Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung

việc bạn phải làm như thế nào?
• Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng như thế
nào, ưu điểm, cách vận hành…

• Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc.

• Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận
hành xe..

• Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe.

3
1. Khái niệm

• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công
việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân
đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc
trong nội bộ DN.

• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc
được giao.

• Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định
nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.

4
2. Mục đích

Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:

 Tổ chức công việc được giao.

 Tổ chức mạng lưới công việc.
 Sắp xếp hồ sơ.
 Sắp xếp vị trí làm việc.
 Xác định thứ tự ưu tiên công việc.
 Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…

5
II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN

1. Xác định chức năng, nhiệm vụ

2. Định biên nhân sự

3. Xác định bản mô tả công việc

4. Sắp xếp công việc cho NV.

6
1. Xác định chức năng nhiệm vụ
1.1 Xác định chức năng:
• Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và
nhiệm vụ.

• Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất

của một bộ phận.

• Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ

phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách
hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản
phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm..đó là gì? Đó
chính là chức năng của bạn.

7
1.2 Xác định quy trình
• Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để
thực hiện được nó.

• Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty,
vậy làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy
trình tuyển dụng là gì?

• Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo
phương pháp 5W1H.

8
1.2 Xác định quy trình
PHƯƠNG PHÁP 5W1H

• Who: Ai làm việc đó.

• Where: Làm việc đó ở đâu.

• When: Làm việc đó khi nào?

• How: Làm bằng cách nào?

• Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại
sao?

9
1.2 Xác định quy trình

LÀM GÌ VỚI HOW?

• Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa
của nó là:

- Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng
dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc..

- Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho
từng công việc trong quy trình.

10
2. Định biên công việc.
• Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn
phải thực hiện.

• Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch
định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra.

• Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó
trong một năm

• Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong
năm. Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người.

11
2. Định biên công việc (tt)
• Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức
danh công việc.

• Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời
gian của mỗi chức danh.

• Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều
này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số
lượng công việc co giãn sau này.

12
3. Lập các bản mô tả công việc:
• Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức
danh.

• Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công
việc (mã số, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp),
mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các
mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.

• Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.

13
4. Sắp xếp công việc cho NV
• Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên
và công việc không thường xuyên.

• Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được
ghi nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thường
xuyên phải có tính lặp lại.

• Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên
thực hiện.

14
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)

Đối với công việc thường xuyên:

• Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các
tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:
- Cách thức thực hiện (how).
- Nguồn lực để thực hiện (5M).
- Tần suất thực hiện.

• Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc
thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ.

15
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)

Công việc không thường xuyên

• Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ
giao việc.
• Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc
(why).
• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công
ty.
• Giải thích phương pháp thực hiện (how).

16
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)

Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý

• Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay
không?

• Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để
hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tương lai.

• Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên

thành công việc thường xuyên.

17
 Tài liệu thao khảo

• Kỹ năng quản lý theo quá trình.

• Kỹ năng giao việc – uỷ quyền

18
III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

2. Sắp xếp hồ sơ

3. Sắp xếp nơi làm việc

4. Quản lý thông tin

5. Lập kế hoạch công việc

19
1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1.1 Phân loại công việc

•Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan
trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của
doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại.

•Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn
cấp.

•Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không thường

xuyên (sự vụ).

20
1.1 Phân loại công việc (tt)
 Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc
lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại:
- Tần suất thực hiện?
- Người thực hiện?
- Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?
 Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có
thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người
làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ
chiếm trên 50 %.

21
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên
• Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải
thực hiện ngay.

• Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong
tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình
sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng
nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng...

22
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
 Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức
khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ
quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung
cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp...

• Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách

hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức
một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện
yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai
sẽ cắt chiều gọi đi.

23
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
• Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc
quan trọng và khẩn cấp.

• Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song
song.

• Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:
- Thời hạn giải quyết vấn đề.
- Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác
nhau, trên cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công
việc.

24
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)

• Không khẩn cấp và không quan trọng.

 Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng.
 Đi uống bia với bạn bè
 Mua một bộ veste mới
 Đổi điện thoại di động...

• Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian
vào những công việc không quan trọng.

25
1.3 Lưu đồ thời gian
Khẩn cấp

Không quan trọng Quan trọng

C B

Không khẩn cấp

26
1.3 Lưu đồ thời gian (tt)
• Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng
của công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp.

• Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm

đầu tiên và công việc C làm cuối cùng.

27
2. Sắp xếp hồ sơ:

BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA?

• Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình?

• Sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất kỳ hồ
sơ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút?

• Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được,
cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV ấy theo yêu cầu của khách
hàng?

28
2. Sắp xếp hồ sơ (tt):
• Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ bạn
không biết hồ sơ của anh ta thế nào…

Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa?

• Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản

lý hồ sơ hiệu quả.

29
2.1 Quản lý hồ sơ giấy
• Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và
máy tính của mỗi nhân viên (tham khảo trang bên).

• Danh mục hồ sơ của mỗi NV và danh mục hồ sơ của bạn

chính là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy.

• Khi NV lập xong cũa họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ
của họ, và ký tên duyệt danh mục này.

• Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV

cập nhật hồ sơ vào danh mục.

30
 Danh mục hồ sơ
S Tên HS Ngư Ngư Vị trí Dạng hồ sơ Cách Ngày Ngày
tt ời ời đề HS Vă Trong CD thức, phát cất
quả đượ n ổ cứng -rom/ phân sinh HS
n lý c bả máy vi đĩa loại HS
đọc n tính mềm sắp xếp
HS

31
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder
khác nhau.

• Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là
phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.

• Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính)
để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau
3 tháng.

32
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm
giống nhau:
- Input
- Output.
- Quy định backup dữ liệu.
- Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ.
- Quy định quét virus định kỳ.
- Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ
liệu định kỳ.

33
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…

MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY

• Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office).

• Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất

do vô tình fomat (cài lại máy)).

• Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.

34
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…

MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ

• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.

• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa

CD.

• Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.

Ban tìm mua trên các cửa hàng CD

35
3. Sắp xếp nơi làm việc

Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử
dụng là thuận tiện nhất cho người sử dụng:
• Fax
• Điện thoại bàn
• Máy in
• Photo
• ..

36
4. Quản lý thông tin

4.1 Phân loại thông tin:

• Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống
báo cáo nội bộ…)

• Giữa các nhân viên nội bộ.

• Input (thông tin đầu vào)

• Output (thông tin ra).

37
4.2 Bằng chứng thông tin

Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc

chuyển thông tin trong tổ chức.

• Sổ giao việc
• Sổ giao nhận thông tin
• Sổ công văn đến – đi.
• Sổ giao nhận sản phẩm
• Sổ giải quyêt công việc

38
4.3 Lưu đồ thông tin
Loại thông tin Người giao Người nhận Thời hạn

Báo cáo nhập Thủ kho Cán bộ kế hoạch 4h sau khi nhập
kho hàng

39
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy phản hồi
ngay cho người nhận. Trường hợp chưa trả lời được, hãy
email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời.

• Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận được thông
tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau. Sau đó thì họ
lại quên mất, không xử lý. Điều này đòi hỏi nhân viên của
bạn phải chuyển thông tin vào một nơi Input quy định nào
đó.

40
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông tin.

• Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất,
bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều
này, chưa được tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ
được tính khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã
nhận được thư. Bằng cách nào?
- Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem
khách đã nhận được chưa?
- Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và
yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị
khách xác nhận là đã nhận được.

41
4.5 Sổ giải quyết công việc
• Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công
việc của bạn.

• Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:

- Nội dung công việc
- Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân)
- Thời hạn
- Diễn giải.
- Kết quả/ngày hoàn thành.

42
4.6 Lập kế hoạch công việc

• Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?

• Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì?

• Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch.

Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng lập kế hoạch

43
CÁM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI

44