TAKLIMAT STANDARD KUALITI PENGURUSAN

SEKOLAH AGAMA KERAJAAN JOHOR

BAGI GURU PENOLONG KANAN

PENGURUSAN FAIL

ABD RASHID BIN HAJI SAYANI

NAZIR KANAN OPERASI
BAHAGIAN PENDIDIKAN
JABATAN AGAMA JOHOR
 FAIL MEMAIL

BAB EMPAT
Fail-fail sangat mustahak dalam urusan rasmi Kerajaan

◦ Rekod mencatatkan tindakan yang diambil atau

◦ Keputusan yang sudah dicapai
◦ Tempat menyiasat tuduhan, kelemahan atau
kegagalan dalam menjalankan tugas

◦ Oleh itu amatlah penting bahawa fail-fail diwujud

dan dipelihara mengikut cara yang sistematik.
DEFINASI SITEM FAIL

 Proses mengkelasifikasi, menyusun,

menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi
memudahkan pengurusannya apabila
diperlukan
JENIS KUMPULAN FAIL
 HOUSE KEPPING
◦ Meliputi perkara-perkara seperti Pentadbiran,
Perjawatan, Perkhidmatan Kakitangan, Bangnan dan
Harta, Kewangan , Peralatan dan Kelengkapan
Pejabat
JENIS KUMPULAN FAIL
 OPERATIONAL
◦ Meliputi fail-fail tentang fungsi asas suatu
organisasi seperti rekod Tanah untuk pejabat
Tanah, Rekod Pendapatan (Hasil) untuk Jabatan
Hasil, Pengurusan Akademik, Kokurikulum bagi
sekolah
TARAF KESELAMATAN FAIL
 A) TERBUKA
 B) TERPERINGKAT/BERTARAF KESELAMATAN
 RAHSIA BESAR
 RAHSIA
 SULIT
 TERHAD
WARNA KULIT Fail
 Terbuka - Puith (Am pin. 1/80)

 Rahsia Besar - Kuning Muda Berpalang Merah dan

teracatit perkataan RAHSIA BESAR (AM
438)

 Rahsia - Merah Jambu Berpalang Merah dan

tercatit perkataan RAHSIA (AM 437)

 Sulit - Hijau dan tercatit perkataan SULIT

(AM 436)

 Terhad - Putih dan tercatit perkataan TERHAD

 Sampul Kecil - Nipis warna Kuning

 Fail Timbul - Putih
RAHSIA BESAR
 DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI DAN
BAHAN-BAHAN RASMI YANG JIKA DIDEDAH
TANPA KEBENARAN AKAN MENYEBABKAN
KEROSAKAN YANG AMAT BESAR KEPADA
MALAYSIA
RAHISA BESAR
a) Kertas-kerta Jemaah Menteri yang
sangat penting mengenai dasar utama
kerajaan berkaitan perkara politik atau
ekonomi,
b) Maklumat yang sangat panting
mengenai perancangan gerakan dan
penempatan barisan peperangan
Angkatan Tentera jika berlaku
peperangan
 Surat menyurat dengan kerajaan negara
asing mengenai aspek perdagangan dan
pertahanan yang sangat penting.
 Maklumat lengkap berkenaan dengan

pertubuhan-pertubuhan perisikan Malaysia

dan kaedah-kaedahnya.
RAHSIA
 Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-
bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaran akan membahayakan keselamatan
negara, menyebabkan kerosakan besar
kepada kepentingan atau martabat Malaysia
atau memberi keuntungan besar kepada
sesebuah kuasa asing
SULIT
 Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan
bahan-bahan rasmi yang jika didedahkan
tanpa kebenaran walaupun tidak
membahayakan keselamatan negara tetapi
memudaratkan kepentingan atau martabat
Malaysia atau kegiatan kerajaan atau orang
perseorangan atau akan menyebabkan
keadaan memalukan atau kesusahan
kepada pentadbiran atau menguntungkan
sesebuah kuasa asing
Pengelasan bagi Pejabat-pejabat
Kecil.
◦ sediakan huruf kod sesuai
◦ diberi nombor yang beturutan
selepas huruf kod yang berkenaan.
◦ Nombor yang memasuki angka tahun
sesuatu fail dibuka adalah tidak
perlu
Memberi Tajuk Fail
 Tajuk ringkas membayangkan isi kandungan.
 Satu fail bagi sesuatu perkara sahaja.
 Surat terima atau keluar mempunyai tujuan

sama masukkan dalam satu fail.

 Perkara yang mustahak diawasi ialah satu

tajuk itu tidak patut mempunyai dua tiga kali

induk yang dibuka untuknya.
  
PROSEUDOR MEMBERI NOMBOR
RUJUKAN FAIL
 KOD-KOD RUJUKAN YANG DIGUNAKAN
1. Nama Ringkas Organisasi/Bahagian
2. Taraf Keselamatan (Rahsia Besar, Rahsia, Sulit)
3. Kod Fail
4. Kod Perkara/Subjek Utama
5. Kod pecahan Kepala/Sub Subjek
6. Kod Pecahan Kecil Perkara/Sub-Sub Subjek
7. Kod Siri Kes
CONTOH PROSEDUR
MEMBERI NOMBOR
RUJUKAN FAIL
PROSEDUR MEMBERI NOMBOR
RUJUKAN FAIL (ARKIB)
Letakan Rujukan pertama iaitu NAMA
ORGANISASI dipermulaan no. rujukan
  
INTAN BK
 

Institiut Tadbiran Awam Negara

Bahagian Kewangan
PROSEDUR MEMBERI NOMBOR
RUJUKAN FAIL (ARKIB)
KOD-KOD RUJUKAN YANG DIGUNAKAN

2. Taraf Keselamatan (Rahsia Besar, Rahsia,

Sulit)
Letakan Rujukan kedua iaitu TARAF KESELAMATAN
selepas kod organisasi dan bahagian
  
INTAN
  BP (S)
Nama Ringkas Nama Ringkas
Organisasi Bahagian Pentadbiran
Institiut Tadbiran Awam Negara Taraf Keselamatan
Sulit

FAIL BERTARAF RAHSIA BESAR- (RB)

FAIL BERTARAF RAHSIA – (R)
FAIL SERTARAF SULIT - (S)
PROSEDUR MEMBERI NOMBOR
RUJUKAN FAIL (ARKIB)
No Siri Perkara
100 Pentadbiran
200 Bangunan /Harta
300 Kelengkapan/Bekalan
400 Kewangan
500 Personel
600 dan seterusnya Fail Funtional
PROSEDUR MEMBERI NOMBOR
RUJUKAN FAIL (ARKIB)

4. Kod Perkara/Subjek Utama

5. Kod pecahan Kepala/Sub Subjek
6. Kod Pecahan Kecil Perkara/Sub-Sub Subjek
7. Kod Siri Kes
KOD PERKARA /SUBJEK UTAMA
Tiap-tiap agensi adalah perlu menyenaraikan sendiri
Perkara Utama mengikut Abjad dengan berasaskan
perkara-perkara yang diuruskan dan seterusnya
memberikan kod
CONTOH
Pentadbiran siri :100
MESYUARAT 1
ADUAN 2
CUTI 3
PEKELILING 4
Letakkan KOD PERKARA/SUBJEK
UTAMA selepas Kod Fail
Perkara Utama Kod
Mesyuarat 1

Nombor Rujukan

INTAN BP 100 - 1
Mesyuarat
KOD PECAHAN PERKARA/SUB SUBJEK
 Pecahan Perkara ialah perkataan yang dapat
menerangkan dengan lebih jelas perkara
utama yang berkenaan
 Kod ini diadakan hanya jika difikirkan perlu

sahaja

Perkara Utama Pecahan Perkara

Mesyuarat Pengurusan

Jawatankuasa
CONTOH
Letakan KOD PECAHAN PERKARA /SUB SUBJEK
selepas Perkara /Subjek Utama
Perkara Kod Pecahan Kod
Utama Perkara

Mesyuarat 1 Pengurusan 1/1

Jawatankuasa 1/2

Nombor Rujukan

INTAN BP 100-1/1
 PROSEDUR MEMBERI NOMBOR RUJUKAN FAIL (Bhg. Pendidikan)

PEKELILING PENGURUSAN SISTEM FAIL

BAHAGIAN PENDIDIKAN
Ruj. PPAJ/1/2/3(34)
bertarikh 30 Jun 2006
 Letakkan rujukan Pertama iaitu NAMA RINGKAS
ORGANISASI dipermulaan no.rujukan

SADOJ
JB

 Sekolah Agama Dato On Jaafar Daerah

CARA MENDAFTARKAN FAIL
Terima surat

Pastikan perkara & pecahan perkara

Semak buku kod & pastikan kod

Belum
Fail Berkenan kod A
ini sudah dibuka

Sudah

Dapatkan fail dan kandungkan surat

 A

Berikan tajuk untuk fail baru

Rujuk buku kod pastikan kod yang sesuai

Berikan no kod yang sesuai

Tuliskan tajuk dan no keatas fail

Kandungkan surat dan edarkan fail

Kod Fail Yang Digunakan Di Bahagian Pendidikan ,
Jabatan Agama Johor

  
 Mengikut Sektor
  
 1 - PENTADBIRAN
 2 - PERKHIDMATAN
 3 - KEWANGAN
 4 - PERAKAUNAN
 5 - SISTEM MAKLUMAT
 6 - SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH
 7 - SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK
 8 - SEKTOR PENGURUSAN PEMBANGUNAN & KEMANUSIAN
 9 - UNIT NAZIRAN
  
JENIS-JENIS FAIL (Pekeliling 6/2003)

1. Surat PPAD
2. Pekeliling Persekolahan
3. Pekeliling Perkhidmatan
4. Perjawatan
5. Peribadi Guru
6. Penjaga Murid
7. Sekolah Kebangsaan/Menengah
8. Cuti Guru
JENIS-JENIS FAIL (Pekeliling 6/2003)
9. Pertukaran Guru
10. Rawatan Perubatan 18. Kewangan
11. Kokurikulum 19. Darjah Khas
12. BKSA/PIBG 20. Murid Fakir/Miskin/
Yatim
13. Pembangunan
21. Bil Air/Api/Telefon
14. Kantin
22. SPBT/SWK
15. Akademik
23. Penyata Bulanan
16. Insuran Pelajar
24. Aduan Pelanggan
17. Bimbingan Kaunseling
25. Fail Naziran
KULIT FAIL
 Warna Yang Sesuai
 Catatan
I. Nama Organisasi
II. Perkara
III. Kod Fail
IV. Tarikh Kandungan Pertama
V. Tarikh Kandungan Akhir
 (AM 435 – Pin. 1 / 80 )
 Kertas-kertas yang berhubung
 SADOJ/JB/8/1/1
 Didaftarkan di bawah perkara
 P E R K A R A TILAWAH ALQURAN
 Tarikh kandungan pertama 12/11/2007
 Tarikh kandungan akhir
Isi kandungan Fail
 Kertas minit
 Surat yang diterima
 Salinan surat yang dikeluarkan
Kertas Minit dan Surat-surat.

 Kertas-kertas minit biasanya dimasukkan

disebelah kiri fail dan surat-surat atau
salinan surat–surat disebelah kanan fail.
 Semua kertas minit dan surat–surat yang

dimasukkan hendaklah ditebuk ditepinya satu

inci dari bucu kertas minit atau surat.
Merekod Surat-surat di kertas Minit

 Surat-surat atau salinan surat direkodkan

dalam kertas minit.
 Surat keluar direkodkan dengan dakwat biru

atau hitam yang menunjukkan kepada siapa

surat itu dihantar dan tarikh hantarnya.
 Surat masuk direkodkan dengan tulisan merah
dengan menulis nombor rujukan surat dan
tarikhnya berserta dengan tarikh surat itu
dikandungkan.
 Rekod surat keluar atau masuk didalam kertas
minit itu hendaklah diberi nombor turutan dan
nombor turutan itu ditulis dan dikandung dalam
bulatan tepi sebelah kanan sebagai nombor
kandungan fail.
CATATKAN DIATAS KERTAS MINIT
SURAT TERIMA

Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi

pengirim dan tarikh surat dikandungkan
dengan menggunakan ‘rubber stamp’(warna
merah)

Surat bth______________drpd._________________

dikandungkan pada __________________________

CONTOH
Kod Fail Kod
PerkaraUatama BilanganSurat

SADOJ / JB / 1 / 1 / 1 (10)

Kod Pecahan
Nama Ringkas Nama Ringkas
Perkara
sekolah Daerah
CATATKAN DIATAS KERTAS MINIT
SURAT DIHANTAR KELUAR
Catatkan bilangan kandungan surat,tarikh
penghantaran , nama agensi penerima dan
tarikh surat dihantar dengan menggunakan
‘rubber stamp’(warna hitam/biru)

Surat bth________________________ dihantar kpd.

_________________________ pada _______________

Membuka Kulit Fail Baru Sebagai
Sambungan.
 Fail tidaklah patut diisi lebih daripada yang
boleh muat di dalamnya.
 Fail baru yang mempunyai tajuk dan nombor

yang sama hendaklah dibuka dan ditanda

sebagai “Jilid II” dengan terang. Fail asal itu
hendaklah ditanda sebagai “Jilid I”.
 BUKU REKOD FAIL
 BILANGAN
 PERKARA FAIL
 KOD FAIL
 TARIKH DIBUKA
 TARIKH DITUTUP
 KENYATAAN
ARAHAN PENUTUPAN FAIL
(A) DITUTUP PADA………………………. atau apabila
mengandungi 100 lampiran yang mana lebih awal
(B) KAJIAN PERTAMA 5 TAHUN SELEPAS PENUTUPAN
(C) DICADANGKAN DIPINDAH/DIMUSNAHKAN :
………………………..
(D) KAJIAN KEDUA PADA TAHUN…………….
REKOD YANG TELAH DITUTUP

 Disimpan di tempat sesuai

 Membuat kajian dan pemeriksaan selepas 5 tahun untuk disimpan
di Arkib Negara atau dimusnahkan
 Semua rekod yang bernilai dan telah berumur lebih 20 tahun boleh
dipindahkan ke arkib negara
 Rekod yang dicadang untuk dihantar ke arkib atau dimusnahkan
hendaklah direkod berasingan
 Arkib Negara akan memutuskan samada rekod tersebut boleh
dipindah atau dimusnahkan
PEGERAKAN FAIL
CATITAN PEGERAKAN FAIL
 Bahagian pendaftaran fail hendaklah merekodkan
dalam rekod nombor dengan mencatakan pegawai
atau bahagian mana fail itu telah diedarkan
 Mencatat pada muka hadapan kertas fail didalam
ruang yang disediakan
 Pegawai meminitkan fail kepada seorang pegawai
yang lain hendaklah mencatatkan pada muka
kertas fail.
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI DALAM
PENGEDARAN FAIL-FAIL
 Mengedarkan fail ditanggungnya kepada
pegawai lain melalui bahagian pendaftaran
fail
 Pegawai yang mengedarkan fail terus kepada

pegawai lain hendaklah mengisi borang

perjalanan fail
Memulangkan fail ke pendaftaran
 Fail tidak wajar disimpan oleh pegawai dibilik
 Jika menunggu butir-butir lanjut untuk

tindakan patut disimpan dalam perhatian

(SDP)
BORANG PEGERAKAN FAIL
Kepada ……………………..
Daripada……………………….
Tajuk Fail ………………………..
Nombor Fail………………………….
fail di atas telah diedarkan
kepada…………………..
pada………………………….
T.Tangan ………………………..
PERATURAN PENYIMPANAN FAIL
TERBUKA

 Disimpan dalam bilik fail yang mempunyai

petak-petak (pigeon hole)
 Disimpan dalam kabinet besi 4 tingkat

menggunakan poket fail

 Disimpan dalam Mobile Cabinet
 Susunan fail bedasarkan kepada susunan

yang ditentukan dalam doket faharasat

bilangan
MEMELIHARA DAN MENJAGA
KESELAMATAN FAIL
MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN
 Memastikan kandungan fail tidak hilang atau
terciciran
 Dipelihara daripada hujan atau banjir dan dari
serangga
 Memelihara keselamatan kandungan fail
 fail bukan untuk rujukan orang ramai
 Mengadakan kawalan keselamatan tertentu seperti
yang disyaratkan dalam buku Arahan Keselamatan
PEMBAIKAN KECIL KE ATAS REKOD
 Kulit-kulit fail dan kandungannya hendaklah
dijaga dengan cermat supaya sudut-sudutnya
tidak terlipat
 Lampiran yang tertanggal daripada fail-failnya
mestilah diselitkan semula ketempat yang
sesuai dengan segera/serta-merta.
 Jangan membaiki surat-surat atau helai kertas
yang koyak menggunakan gam atau pita
celulos kerana ini akan merosakkan kertas.
Pemeliharaan Rekod
 Rekod mesti dipelihara dengan baik
◦ Tindakan yang sesuai perlu ada untuk memelihara
rekod-rekod kerajaan dari sebarang kerosakan dan
kemusnahan
Musuh-musuh Rekod
1. Faktor fizikal
2. Faktor biologi
3. Faktor kimiawi
4. Faktor manusia
FAKTOR FIZIKAL

1. Tempat simpanan
2. Cahaya, suhu dan kelembapan
◦ Rekod yang terdedah kepada cahaya akan mudah
rosak , peah dan bertukar warna
◦ Suhu yang terlalu tinggi , rekod mudah berkedut
dan hancur
◦ Kelembapan yang tinggi , menggalakkan
pertumbuhan cendawan dan kulat.
Faktor fizikal
3. Habuk
4. Bencana alam
FAKTOR BIOLOGI
 Terdiri daripada binatang/serangga perosak
seperti tikus, anai-anai lipas dan binatang
perosak lain
FAKTOR KIMIAWI
 Semasa proses pembuatan

◦ Sekiranya tidak dipelihara dengan baik , bahan

kimia akan bertindakbalas dengan alam sekitar dan
merosakkan rekod
FAKTOR MANUSIA
 Perosak utama kerana kelalaian manusia
sendiri seperti dikendalikan dengan kasar ,
tidak disimpan dengan baik dan selamat
CARA PEMELIHARAAN REKOD
 Kedudukan di atas paras banjir dan tidak ada
saluran air yang merintangi tempat simpanan rekod
bagi mengelakkan kebocoran banjir
 Bahan binaan yang kukuh , bermutu tinggi, tidak
mudah terbakar dan diresapi air
 Dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran
seperti alat pengesan asap dan haba, sistem
semburan automatik, loceng amaran kebakaran,
pinti rintangan api dan sbgnya
CARA PEMELIHARAAN REKOD
 Tempat simpanan rekod berada pada suhu
yang sesuai 15-18 darjah celcius dan
kelembapan bandingannya ialah 55-65%
 Dibersihkan selalu dengan menggunakan
pencuci hampagas sekurang-kurangnya 2 kali
seminggu
 Disimpan di atas rak dan disusun kemas
mengikut jenis rekod bagi memudahkan
peredaran udara dan pengesanan kembali
rekod
Cara pemeliharaan rekod
4. MENGERING REKOD DLL TINDAKAN
1. Jika basah – dikeringkan menggunakan kipas,
dianginkan jangan di jemur dibawah sinaran
matahari atau disalai
2. Berlapuk dan berkulat – dibersihkan
3. Bersemut atau anai-anai – dikeluarkan dan
dibinasakan serangganya
BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU
 Tentukan tarikh untuk mula sistem baru
 Sediakan senarai kod-kod Perkara Utama /Pecahan
Perkara/Pecahan Kecil yang diuruskan oleh agensi
 Pilih dan tentukan jumlah fail yang aktif yang perlu
ditukar kepada nombor rujukan baru
 Sediakan nombor rujukan baru dan kertas doket .
Nombor rujukan lama boleh dibuat ’cross
reference’ dengan nombor baru dan sebaliknya jika
perlu
Cara perlaksanaan :

 Tutup fail lama, fail baru ditukar kepada

nombor rujukan baru sebagaimana prosedur
membuka fail sambungan dan daftar guna
sistem nombor rujukan baru
 Tetapkan target
 Penukaran boleh dibuat secara beransur-ansur
dengan hanya membuka fail baru bagi surat-
surat yang baru diterima
 Fail lama yang tidak aktif diasingkan
 KELEMAHAN
 Penggunaan kulit fail
 Pengisian bercampur aduk
 Almari fail tidak berkunci
 Kod fail yang tidak menepati pekeliling
 Surat pekeliling dan salinan surat tiada

dalam simpanan
 Taida Kertas Minit
RENUNGAN

 TAK DE KERJA CARI KERJA

 TEMUDUGA NAK MOHON KERJA

 LAPOR DIRI DAPAT KERJA

 RASA TERUJA MULA KERJA

 BUAT SENDIRI SEMUA KERJA

 KERJA MENIMBUN TAK TERKERJA

 BILA BORING TINGGAL KERJA

 KALAU DAH MALAS DUDUK SESAJA

 TAK LEH TAHAN PONTENG KERJA

 DENGAN ALLAH JANGAN LUPA

 KERJA ITU IBADAH KITA

 DI AKHIRAT NANTI ADA BALASANNYA
CUKUP SAMPAI DISINI
LAIN KALI CERITA LAGI
TERIMA KASIH DAUN KELADI
SALAH SILAP HARAP MAAFI
 CENDERAWASIH MELINTAS DITEPIAN
 BURUNG KEDIDI DEKAT PELIMBAHAN
 TERIMA KASIH ATAS PERHATIAN
 DI SANJUNG BUDI RAHMAT BERLIMPAHAN
WASSALAM