K N NG QU N L H S

I/ KHI QUT CHUNG:

1. Khi ni m 2. Vai tr c a qu n l h s

1. Qu n l h s l g ?

Qu n l h s bao g m vi c s p x p, thi t k v xem xt l i cc v n b n, h s trong t ch c. N lin quan n vi c ph i h p cc nhi m v , qu n l, b o qu n, tiu h y trong s ho t ng c a m t t ch c

2. Vai tr c a vi c qu n l h s
Gi m chi ph mua s m thi t b m b o cung c p thng tin h p th i

X l cng vi c nhanh g n, c hi u qu . C th d dng tm h s khi nhn vin b nh, ngh vi c ring. Thu n l i cho vi c chuy n giao thng tin h s khi nhn vin chuy n b ph n, ngh vi c

3. Nh ng nguyn t c c a vi c qu n l h s
C m t s nguyn t c ph i tun th khi qu n l m t h th ng l u tr h s . Nn c cch ti p c n h s sao cho c th nhanh chng tm ra khi c n. H th ng nn n gi n d hi u v d v n hnh, n u khng, c th c s nh m l n v nh ng h s no c yu c u v lm ch m tr vi c truy c p. Khi ch n cho mnh m t h th ng l u tr h s , cc doanh nghi p c n l u n tnh linh ng c th m r ng v nh n m t s l ng l n h s khi c n. -

3. Nh ng nguyn t c c a vi c qu n l h s
Ph i xem xt vi c ti t ki m chi ph l p h th ng v chi ph i u hnh n. Tnh c th nn c l m t l do quan tr ng b o m h th ng c th ph h p v i kho ng tr ng s n c. Ph i xem xt tnh an ton ch ng l i nh ng th nh h a ho n v s h h ng h s do b i, ch t b n v m t mt, tnh an ton c a cc h s m t. Tnh ph h p chung c a h th ng trong i u ki n ho t ng c a t ch c l m t xem xt khc. Cch t o ch m c c a h th ng nn thch h p v i m c ch v cung c p tham chi u qua l i i v i nh ng ti li u bao g m m t s lnh v c. Ph i c s ki m sot theo di b t k ti li u no c l y ra v theo d u chng n u c n. H th ng nn chnh xc, ngh a l c gi c p nh t ha vi c l u tr khng b t t l i pha sau.

3. Nh ng nguyn t c c a vi c qu n l h s
Xy d ng h th ng s p t h s c hi u qu : ph i m b o an ton cho ti li u quan tr ng v d tm khi c n s d ng, thi t l p c m nang, sch h ng d n v danh m c s p x p. Thi t k v s d ng cc bi u m u th ng nh t theo s ch o chung. Nh v y, m t t ch c ph i thi t k h th ng l u tr h s c a mnh ph h p v i cc yu c u v b o m r ng h th ng linh ng theo k p cc thay i, c bi t l nh ng thay i lin quan n vi c m r ng h th ng v cc yu c u qu n tr hi n i.

3. Nh ng nguyn t c c a vi c qu n l h s
Nn s d ng nh ng thi t b ch a ng hi u qu phn bi t nh ng lo i h s khc nhau. gi v

Nn dng mu s c m ha cc tn mang l i s nh n di n t c th i i v i m t phn lo i h s s d ng m t mu no . Ti li u c a h s nn lun lun a vo pha sau h ng d n. Ti li u sau cng c l u tr nn pha tr c h s .

3. Nh ng nguyn t c c a vi c qu n l h s
Th t c a cc phn lo i h s nn theo th t c a nh ng m c ch c ch n c nu l i tr c tin. V d , khi s d ng tn h th tn ring nn ng tr c, ti p sau l nh ng ch vi t t t c a tn ho c n u qu c gia l nh ng phn lo i ch y u th chng nn c ti p theo b i tn thnh ph v th tr n. T t c nh ng phn lo i h s d a trn t ng nn theo th t ch ci c a t ho c chu i cc ch ci; cc t kp nn c x l nh m t t . Nn trnh vi t t t trong cc tn g i h s . C ng nn trnh dng t ng ngh a. Ti li u nn c chia thnh nh ng nhm nh h n l u tr . Nh v y, ti li u trong m t nhm theo th t ch ci c th c chia thnh nh ng h s g m t A n F, G n L, M n R v t S n Z. c ng p d ng i u t ng t cho ti li u l u tr theo s , theo a l ho c b ng m t ph ng php khc

II/ CC PH

NG PHP L U TR

L u theo v n, m u t : L u theo s , m s Ph ng ti n v thi t b l u tr

1. L u theo v n, m u t :
S d ng cho h s tn: H s c nhn: b cc t li u lin quan n c nhn vo ba k p h s tn (ho c phong b) ring. Bn ngoi ghi tn v m t s thng tin c b n khc. Bn trong m i h s , s p x p cc t li u theo ngy thng t g n nh t n xa nh t. H s h n h p: s p x p cc t li u theo v n m u t d truy tm cc t li u. H s cng m t tn: n u pht sinh lin t c, hy phn lo i theo t ng giai o n. Cc h s khc nhau nh ng c cng tn : t m ph sau tn, ho c s d ng ba h s c mu khc phn bi t.

1. L u theo v n, m u t (tt)
H s theo ch : Tn ch c n t c th , Khng dng ch m h , chung chung S d ng cc tiu v ph cho cc h s theo ch S d ng cc cng c h tr , nh : th h ng d n theo v n m u t , th h ng d n theo ch chnh, k p h s (c ng c th t o l p trn my tnh). K p h s c th dng cho cc d ng: h s c nhn, h s cho m i tiu chnh. C n c m t b ng m c l c cc ch trnh vi c m h s khng c trong ch , gy kh kh n cho tm ki m.

1. L u theo v n, m u t (tt)
H s theo C n thi t l p danh m c cc . a danh: a danh gi ng nh m t ch

C n c cch tra c u cho theo tn, ch (nn dng my tnh).

d truy tm

2. L u theo s , m s
H th ng l u tr s lin t c (t ng d n): h ts . n gi n, khng

H th ng l u tr s d ng s t nhin (nh l m t d ng m s ), v d : 7-25-30. H th ng l u tr b ng m s : s d ng k t h p ch v s , trong thng th ng cc ch l cc m hi u, cc s ch th t trong m .

3. Ph

ng ti n v thi t b l u tr

Ph ng ti n gi y: t k tiu chu n v n phng, t k m (khng c a), t k di ng, t k an ton, t k xoay, t k c bi t c phm n, t k lin h p, thi t b h s quay, thi t b bnh xe, Ph ng ti n i n t : a m m, a c ng, a CD-ROM, ch p vi phim, V t d ng b tr : nhn ba k p, nhn th ch d n, nhn ng n ko h s , ba k p 'out' D s d ng ph ng ti n l u tr g, p d ng v t d ng h tr tm ki m no, th vi c p d ng khoa h c k thu t vo cng tc ny l r t quan tr ng trong th i i ngy nay, m ph bi n nh t hi n nay l my vi tnh c nhn.

4. S p x p h s theo s v theo th i gian

Ph ng php s phn lo i cc h s th thu n ti n, bi t khi cc ti li u c nh s . Ph ng php ny c th th hi n theo nhi u cch. C th c m t h th ng k s cu i. Khi h th ng ny c th c hi n b ng cch c s t ph i sang tri,n gip lo i tr nh ng sai st v ng i ta khng c thi quen c theo cch ny v do s c n th n h n khi c. Ph ng php s c ng c c dng phn tn ho t ng l u tr v cho php d dng l y ra nh ng ti li u khng cn dng n n a. c

4. S p x p h s theo s v theo th i gian

Nh ng thu n l i:n c th d dng m r ng;n mang l i m t s b o m t no ;n cho php nh n di n hi u qu cc m c;v s h s c ng c th cung c p m t s tham chi u. Cc b t l i l: chi ph d chu n b m t ch m c v th i gian th c hi n i u ;v n u cc ch s trong cc s tham chi u b i ch , m c s b a vo sai h s m khng may thay, i u ny r t d x y ra.

5. S p x p h s theo trnh t th i gian

Cc ti li u c l u tr theo m t trnh t th i gian no , c bi t l theo ngy thng ho c c th theo th i gian pht sinh, c bi t l theo ngy thng ho c c th theo th i gian pht sinh. Cc h s c th c chia theo ngy, tu n, thng, qu ho c n m ty theo s l ng ti li u c l u tr . H th ng ny th ng c s d ng ph i h p v i n t trong nh ng ph ng php phn lo i khc. Do , l i u ph bi n khi h s c l u tr theo th t ch ci v s d ng trnh t th i gian bn trong h s .

5. S p x p h s theo trnh t th i gian

Thu n l i:h th ng ny r t ti n l i v ti t ki m c khng gian nhi u nh t v cc h s c th c l u tr ng u nhin v vi c truy c p tm ki m c th t ng n u a ch l chnh xc,v d : nh l bi t tn file. Nh c i m: ph ng php ny g p nhi u kh kh n trong vi c b o qu n d li u v khng gi c trong th i gian qu lu.

6. S p x p h s theo v n, m u t
Phn lo i theo th t ch ci c d a trn tn h s . Vi c phn chia thnh nhm nh h th ng c th t c trn m t c s khoa h c, ngh a l b ng cch h i xem nh ng tn no th ng hay b t u nh t trong m t qu c gia. Nh ng s phn chia h th ng c th c xc nh n v m t th ng k. M t khi quy t nh nh ng s phn nhm ch y u th chng c th c chia nh thnh nhm nh h n. Nn c th cho php m r ng nh ng nhm ch y u v nh ng nhm nh ny gi m thi u b t k vi c chia nh no h n n a sau ny. Thu n l i: l tham chi u tr c ti p c trao i cho h s do khng c n ch m c, d ng nh y l m t cch lm d dng l u tr h s , d hi u, v c th nhanh chng ki m sot xem c b t k ti li u no b l u tr sai hay khng. Cc b t l i c a ph th trng nhau. ng php ny bao g m: n u c nh ng tn thng d ng, c

6. S p x p h s theo v n, m u t
Phn lo i theo th t ch ci c d a trn tn h s . Vi c phn chia thnh nhm nh h th ng c th t c trn m t c s khoa h c, ngh a l b ng cch h i xem nh ng tn no th ng hay b t u nh t trong m t qu c gia. Nh ng s phn chia h th ng c th c xc nh n v m t th ng k. M t khi quy t nh nh ng s phn nhm ch y u th chng c th c chia nh thnh nhm nh h n. Nn c th cho php m r ng nh ng nhm ch y u v nh ng nhm nh ny gi m thi u b t k vi c chia nh no h n n a sau ny.

6. S p x p h s theo v n, m u t (tt)
Thu n l i: l tham chi u tr c ti p c trao i cho h s do khng c n ch m c, d ng nh y l m t cch lm d dng l u tr h s , d hi u, v c th nhanh chng ki m sot xem c b t k ti li u no b l u tr sai hay khng. Cc b t l i c a ph ng php ny bao g m: n u c nh ng tn thng d ng, c th trng nhau.

7. S p x p h s theo ch

y l m t bi n th c a ph ng php phn lo i theo th t ch ci, trong cc ti li u c s p x p theo phn lo i ch y u c a tiu ch , v d nh b o hi m ho c b t ng s n. Trong nhm ch y u s c nh ng phn lo i nhm nh h n.

Thu n l i: Ph ng php phn lo i theo ch d dng v ti n l i cho vi c m r ng. N c ng mang l i m t ph ng php h u ch khi cc ch c xc nh r rng v khi ng i ta quen thu c v i n th vi c truy c p s d dng h n.

7. S p x p h s theo ch

(tt)

Kh kh n: C th c v n ph i thi t l p nh ng phn lo i thch h p, th ng i h i r t nhi u tham chi u qua l i v i khi c n c m t ch m c ph c t p. Th ng khi ki u phn lo i ny c dng th s hnh thnh m t h s l n ch a cc m c linh tinh v i r t nhi u ti trong , trong khi trong m t h th ng l u tr t t th m t h s ch ch a ng nh ng ti c lin quan. i u ny d ng nh do s mi n c ng m m t h s ring bi t cho t ng ch trong h s linh tinh.

8. S p x p h s theo

a l

Khi dng ph ng php a l, cc h s c s p x p theo cc a i m nh qu n, thnh ph cho phn lo i ch y u. Sau c th s d ng cc phn lo i nh h n theo m ut . Ph ng php a l i khi c g i l s p x p theo a i m. i u ny l d hi u v ni m c a n n gi n v ng i s d ng khng s m th mu n c ng s quen thu c v i nh ng khu v c a l c lin quan.

8. S p x p h s theo

a l

Thu n l i: n cho php m t s ng i s d ng nh ng h s cng m t lc m khng gy c n tr cho nhau; n d hi u; v truy c p thu n ti n n u bi t a i m. B t l i: l ng i s d ng c n ph i c m t hi u bi t no v khu v c a l c lin quan, c bi t khi c m t s tn n i ch n t ng t ; ph i bi t n i ch n c a m t thng tin; v ph ng php ny c n c m t ch m c h tr . H th ng a danh c ng r t c ch trong cc ho t ng nh nghin c u th tr ng qu ng co tr c ti p b ng th t b u i n v d bo th i ti t.

9. Qu n l phn tn theo b ph n
u i m Trnh c s tr hon khng c n thi t D dng th c hi n Tch bi t h s v i cc b ph n khc

9. Qu n l phn tn theo b ph n (tt)

Nh c i m:

C s trng l p khng c n thi t c a thi t b v h s trong cc b ph n. Nhn vin th sc hi n khng c hi u qu v h ph i th c hi n nhi u cng vi c khc nhau trong v n phng. Khng th ng nh t trong cc b ph n d n n kh qu n l chung Nh ng ti li u quan tr ng kh b o m t. Nh ng v n b n c l u tr cc b ph n ch gi m c t i thi u v t m th i.

10. Qu n l theo t p trung

Qu n l t p trung c th gip gi m s trng l p h s v thi t b , ti t ki m th i gian s p x p ho c phn ph i theo yu c u do c nhn vin chuyn trch th c hi n.

11. Nh ng h th ng l u tr hi n

M t v n ch y u c a l u tr ti li u l chng chi m kho ng tr ng khng gian qu l n. c hai bi n php kh c ph c cho i u ny: (1) S d ng r ng ri vi phim gi m thi u kch th c v gi l i cc h s ; (2) S d ng r ng ri vi c l u tr b ng my tnh, c bi t l l u tr b ng a c ng n m trong my. Ch c n ng th 2 ang ngy cng c s d ng r ng ri khi m my tnh ngy cng tr nn r h n v nh h n. Vi c dng k thu t vi phim qu n l h s tr nn ph bi n trong nh ng n m g n y do nh ng c i ti n trong cc thi t b dng sao chp ho c cung c p b n sao lm cho qu trnh ny tr nn d dng, nhanh chng, r h n v c bi t l do chi ph ngy cng t ng c a kho ng tr ng c n thi t cho vi c l u tr nh ng ti li u g c v chi ph nhn s duy tr, truy c p chng lm cho nh ng nh qu n l ph i suy ngh kh nh c v cch th c hi n ch c n ng ny. Nh ng nh qu n tr th ng c th ch ng minh cho s ti n u t l n vo thi t b cn b ng v i chi ph c a vi c m r ng t ch c v m t v t ch t c ch l u tr .

11. Nh ng h th ng l u tr hi n

i (tt)

Nh ng thu n l i c a vi c ch p vi phim: thng tin trn ti li u c thu nh l i ch chi m ch a n 1% kho ng tr ng c a ti li u g c, c th t o ra nh ng h s c kch th c th ng nh t, chi phi r v nhanh chng s d ng t i nh ng a i m khc. Tuy nhin b t l i ch y u l v n c p nh t ha. i u ny ch c th gi i quy t tr khi s d ng m t h th ng tr i chi u r ng c a nh ng t m phim b ng cc phim c p nh t. C nhi u hnh th c l u tr h s trn vi phim, trong microfiche c s d ng r ng ri nh t. T t c u c cng ni m, ch c d ng th c l khc nhau.

11. Nh ng h th ng l u tr hi n

i (tt)

Rool and reel: trong ph ng php ny, cc ti li u c sao chp phim tu n t d c theo cu n phim. Khi s d ng ph ng php ny cch t t nh t l nn cc h s ti li u theo m t th t no khng thay i, v d nh th t ngy thng. i u ny lm cho cu n phim ch a nh ng ti li u h s m t cch h u hi u. c c phim, t c c h s theo d ng ny, ng i ta ph i s d ng m t my c phim, n u mu n b n sao h s trn gi y, ph i s d ng m t my c v in. Cassette, cartrige v magazine: y ch l nh ng cng c ch n thu n l m r ng c a cch s d ng m t cu n phim. S d ng cch ny gip b o v phim m t m c no trnh kh i b i, b n v hao mn tuy nhin nh c i m l n nh t c a ph ng php ny l s c ng k nh khng ng

11. Nh ng h th ng l u tr hi n

i (tt)

Microfiche: y l cch c s d ng r ng ri nh t. Microfiche l m t t m phim ch a nhi u dng hnh nh micro. M t micro c th c nh ng kh n ng ch a ng khc nhau, thu nh s d ng ty thu c vo ch t l ng c a ti li u c ch p. ph ng php ny cc trang ti li u c nn l i m t qu trnh thu nh t i a v th h s c th c l u tr trong m t kho ng tr ng nh . xem m t microfiche c n c m t my c c bi t. Microfiche th ng c l u tr trong m t bao c ng trong su i t trong m t ci v hai m t, kch th c tu thu c vo s h s cl u tr . Ci v ny s cho bi t nh ng microfiche no c l u tr trong v m i t m phim s cho bi t r nh ng hnh nh c a ti li u no c ch p trn phim qua pha trn cng c a phim, th ng c nh d u trong qu trnh ch p.

11. Nh ng h th ng l u tr hi n

i (tt)

Khung v jacket: cung c p m t ph ng ti n linh ng h n cho vi c l u tr tu n t cc h s b ng vi phim, khung v jacket c th ch a trong nh ng d i vi phim c r a. Tnh linh ng ch khi thng tin trn mo6t d i phim thay i th n c th c rt ra c thay th b ng m t d i phim khc ch a thng tin m i. Tuy nhin, m t l u tr h s b gi i h n trong ph ng php ny. Th c l : ch a vi phim c pht tri n gip truy c p thng tin. C th truy c p thng tin nhanh chng b ng cch s p x p th t b ng my cc th ch a thng tin ny. Ph ng php ny th ng c dng l u tr nh ng b n v , c yu c u truy c p th ng xuyn

III/ QUY TRNH L U TR

1. Xc nh chnh sch qu n l h s .

2. Xy d ng quy trnh. 3. Hu n luy n 4. T ch c s p x p. 5. L p danh m c. 6. Theo di, c p nh t

1. Xc

nh chnh sch qu n l h s .

Cc chnh sch qu n l h s c a DN bao g m: Th i gian l u tr c a t ng lo i h s (k t khi l u), v d : 5 n m. Vi c qu n l cc lo i h s m t, tuy t m t. Ng i c php ti p c n cc lo i h s .

2. Xy d ng quy trnh.
QUY TRNH QU N L H S C A DN LIN QUAN N CC N I DUNG SAU: Xc nh ph ng php l u tr h s . Xc nh ph ng php hu h s . Ph ng php l p v c p nh t danh m c h s . Ph ng php nh n d ng v phn lo i h s . Ph ng php s p x p v b o qu n h s

3. Hu n luy n
Ph bi n cho nhn vin v quy s c a DN. nh v th t c qu n l h

Gi i thch v lm m u cho nhn vin. K tn vo bin b n hu n luy n.

4. T ch c s p x p.
Chu n b cc ph ng ti n, cng c .

Ln k ho ch th i gian t ch c s p x p. T ch c vi c s p x p: ngy h i h s

4.1 Cc cng c ph
Chu n b cc t , k

ng ti n:

ng h s .

Cc lo i ba cng, ba l. Gi y dn sticker, ko, h dn. a CD v u ghi

4.2 Ln k ho ch v th i gian
Thng th ngy. ng vi c t ch c l i h th ng h s m t t - 1

Cc DN c th ch n ph ng php s p x p d n d n, nh ng cu i cng v n ph i t ch c 1 bu i t ng v sinh. Thng bo cho nhn vin Thng bo cho phng nhn s n ti s n, i n chu n b s p x p cng vi c. h c chu n b lin quan

4.3 T ch c th c hi n
H p nhn vin thng bo l i th t cc cng vi c. Gi i thch cc yu c u. Lm m u cho nhn vin m t l n. Ti n hnh ghi list h s gi y v h s my tnh. Dn cc sticker. S p x p l i h th ng h s .

5. L p danh m c.
M i nhn vin nn c m t danh m c ring. Tr ng phng qu n l cc h s c a phng, h s chung.

5. L p danh m c (tt).
Stt Tn HS Ng i qu n l Ng i c c HS V tr HS D ng h s V n b n Trong c ng my vi tnh CD rom/ a mm Cch th c, phn lo i s px p Ngy pht sinh HS Ngy c t HS

6. Theo di, c p nh t
C p nh t cc h s pht sinh vo danh sch. Ki m tra danh m c h s nh k c a nhn vin.

C M

N B N THEO DI