STRATEJ GELTRME BAKANLII KONTROL DARES BAKANLII

KONTROL SSTEM KURULUMU REHBER

HAZIRLAYANLAR: Ahmet Zahir ERKAN Kontrol Dairesi Bakan Bayram GLER, Adem SYLEMEZ, Mehmet YERTUTANOL Akn TORUN, Sena AKAY, Mehmet AYDIN

http://sgb.tarim.gov.tr/ Tel: 0312 287 33 60/ 2211 ve 2215

 KONTROL SSTEM PROJE UYGULAMA REHBER

Bu rehber, Kontrol Sisteminin Kontrol Ortam, Risk Deerlendirme, Kontrol Faaliyetleri, Bilgi ve letiim, zleme olmak zere 5 bileeninin kurulumunun nasl projelendirilecei konusunda birimlere yol gstermek amacyla Bakanlmzda Kontrol Sisteminin kurulumunu koordineden sorumlu ve Strateji Gelitirme Bakanl Kontrol Dairesinde grevli personel tarafndan hazrlanmtr. Projenin her aamasnda teknik destek almak amacyla ilgili personele ulalabilinecektir. Bakanlk Kontrol Sistemine Uyum Eylem Plannda ilgili standartlar ve genel artlar yazl sz konusu 5 bileenin nasl kurulaca bu rehberde 12 aamada anlatlmtr.

I. KONTROL ORTAMI BLEEN

Kontrol ortam, - alanlarn, kurumun amalar ve varlk nedenini bildikleri, kendi grev ve sorumluluklarn sre yaklam iinde tam olarak kavradklar; - nsan kaynaklar uygulamalarnn yazl olarak objektif kurallara baland ve alanlar arasnda herhangi bir ayrmcln sz konusu olmad; - alanlarn yeterliliinin artrlmas iin gerekli eitim ve donanmn tahsis edildii; - Yneticilerin kontrollere uygun davranarak alanlara rnek olduu; - Kurum alanlar ve birimleri arasnda raporlama ve hiyerarik ilikilerin ak ve net olarak belirlendii bir alma ortamn tanmlamaktadr. Kontrol ortam, Kontrol Sisteminin dier bileenlerine temel tekil eden genel bir erevedir. 1. AAMA: PROJE EKBNN KURULMASI VE ONAYLANMASI VE ETMLER a) Harcama birimi yneticisi tarafndan koordinasyonu salayacak ube/daire/blmn seilmesi, b) Koordinasyonu salayacak ube/daire/blm tarafndan, harcama biriminin ube/daire/blm temsilcilerinden oluacak Proje Ekibinin (ube/daire/blm n ilerine vakf personel seilecek) oluturulmas ve Proje Sorumlusunun (idareci) belirlenmesi, c) Proje Ekibinin ve Proje Sorumlusunun harcama birimi ynetici tarafndan onaylanmas, d) Proje Ekibine Kontrol Sistemi ve yaplacak iler ile ilgili bilgi verilmesi, e) Harcama birimi personelinin yaplacak almalar konusunda bilgilendirilmesi, f) Proje almalar ile ilgili zaman plan hazrlanmas. 2. AAMA: MEVCUT DURUM TESPT Mevcut durum tespiti, iyiletirmeye ak alanlarn belirlenmesi iin gereklidir. Aada gsterilen ve birimin btn ynleriyle deerlendirilmesini salayan analiz ve anketler yardmyla, yiletirmeye Ak Alanlar Listesi hazrlanmaktadr. Bunlardan sadece Analizi baka bir blmde aklanmtr. a) Verimlilik Sorunlarnn Tehisi Anketi (Tehis almas Deerlendirme Formu): Bu analiz formu, kurumsal performans ykseltmek isteyen yneticilere, hangi kurumsal sitemlerin ve zelliklerin zerinde durmalar ve iyiletirmeleri gerektii konusunda yol gstermek amacyla hazrlanan bir tehis ve deerlendirme formudur. Form iki blmden olumaktadr. Birinci blm birimin kimlik bilgilerini iermektedir (birinci blm formdan karlmtr). kinci blm ise birimin
2

gerekletirdii faaliyetlerin ve uygulamalarn mevcut durumunu belirlemeye ynelik 67 nermeden olumaktadr. Hedef kitle st dzey yneticiler (genel mdr/yardmcs, daire bakan, il mdr/yardmcs, enstit mdr/yardmcs vb.)dir. Anketin deerlendirilmesi ise u ekilde yaplmaktadr. Her bir soruya verilen cevaplarn puanlar toplanarak anket saysna blnr ve o soruya ait puan hesaplanr. Elde edilen puan mevcut durumun olmas gereken durumu ne kadar karladn gsterir. Sorulara verilen cevaplarn beklenen deeri 4,00-5,00 olup bu deerin altnda kalan sonular yiletirmeye Ak Alanlar Listesine eklenir. Ayrca bir blmdeki btn sorularn puanlar toplanarak o blmdeki toplam soru saysna blnp blme ait puan hesaplanr. b) Organizasyonel ve Ynetsel Srelerde Performans Analizi Anketi: Bu form, organizasyonun eitli ynetsel kriterler baznda genel yapsnn ortaya karlmasna ynelik olarak tasarlanmtr. Hedef kitle orta dzey yneticiler (ube mdr vb.) ile teknik personel ve uzman personeldir. Her bir soruya verilen cevaplarn puanlar toplanarak anket saysna blnr ve o soruya ait puan hesaplanr. Elde edilen puan mevcut durumun olmas gereken durumu ne kadar karladn gsterir. Sorularn beklenen deeri 4,00-5,00 olup bu deerin altnda kalan sonular yiletirmeye Ak Alanlar Listesine eklenir. c) Birim/Blm Etkenlii Anketi: Gelimeyi srekli klmak iin birimler/blmler etkenlik dzeylerini belirlemeleri ve dzenli aralklarla deerlendirmelerde bulunmaldrlar. Bu form, birim etkenliinin eitli kriterler baznda belirlenmesine ynelik olarak tasarlanmtr. Hedef kitle destek personelidir.(Memur,VHK vb.) Her bir soruya verilen cevaplarn puanlar toplanarak anket saysna blnr ve o soruya ait puan hesaplanr. Sorularn beklenen deeri 3,00-4,00 olup bu deerin altnda kalan sonular yiletirmeye Ak Alanlar Listesine eklenir. Anketin sonunda yer alan gruplardaki 5er sorunun puanlar toplanarak ilgili grubun 20 zerinden puan hesaplanr. Grup puannn 20ye oranlanmasyla grubun iyiletirmeye aklk oran hesaplanm olur. Anketin sonunda yer alan gruplardan birincisi Misyon ve Hedefleri, ikincisi Ekip letiimini, ncs Ekip Davrann, drdncs Ekip Verimliliini ve beincisi Ekibin Glendirilmesini iaret eder. Deerlendirme sonular elde edildikten sonra, birim elemanlarnn daha etken bir alma dzenine kavuturulmas iin yaplmas gerekenlerin belirlenmesi ve bir zaman planlamas dorultusunda uygulamaya geilmesi nerilmektedir. Bu almalarn belli periyotlarla tekrarlanarak ekip geliiminin izlenmesinin yararl olaca ngrlmektedir ) Etik Deerlendirme Anketi: Mevcut etik mevzuatna aykr olmayan birim etik kurallar belirlenmelidir. Birim personelinin tamamna uygulanan bir ankettir. Anketin amac birim personelinin etik hakkndaki her bir soruya verilen cevaplarn puanlar toplanarak anket saysna blnmesi ile o soruya ait puann hesaplanmasdr. Sorulara verilen cevaplarn beklenen deeri 4,00-5,00 olup, bu deerin altnda kalan sonular yiletirmeye Ak Alanlar Listesine eklenir. d) Kontrol Gvenilirlik Analizi Anketi: Kontrol Gvenilirlik Analizi Anketinde hedef kitle Proje Ekibidir. Birimde var olan Kontrol Sisteminin makul gvence salayp salamadnn deerlendirilmesini ieren bu alma sayesinde,
3

katlmclarn her nermeye verecekleri yantlara gre politika, farkndalk, etkenlik, sreklilik, etkinlik, nlem alma ve dzeltme kriterleri ynnden sistem deerlendirilecektir. Her bir soruya verilen cevaplarn puanlar toplanarak anket saysna blnr ve o soruya ait puan hesaplanr. Sorulara verilen cevaplarn beklenen deeri 4,00-5,00 olup, bu deerin altnda kalan sonular yiletirmeye Ak Alanlar Listesine eklenir. e) Payda Memnuniyet Anketi: payda memnuniyeti mevcut durum ierisinde birimin faaliyet iinde bulunduu dier birimlerin birim hakkndaki dncelerini ortaya karmak dolaysyla mevcut durumu daha doru ekilde deerlendirmek asndan nemli veriler salayan analiz almalardr. Yaplan neriler dorultusunda iyiletirme ihtiyac olduu belirlenen alanlar ile 70 (yetmi)in altnda kalan deerler yiletirmeye Ak Alanlar Listesine eklenir. f) alan Memnuniyeti Anketi: alan Memnuniyeti Anketinde hedef kitle birim personelidir. Puanlamal sorulara verilen cevaplarn beklenen deeri 4,00-5,00 olup, bu deerin altnda kalan sonular yiletirmeye Ak Alanlar Listesine eklenir. Tercihli sorulara verilen arlkl cevaplar dorultusunda iyiletirme ihtiyac olduu belirlenen alanlar yiletirmeye Ak Alanlar Listesine eklenir. g) Bilgi Sistemleri htiya Analizleri i) Bilgi Teknolojileri Kullanclarna Ynelik Mevcut Durum Analiz Formu Birimde alan tm bilgisayar kullanclarna uygulanan bir formdur. Bu analiz formunun deerlendirilmesinde her bir nermeye verilen puanlarn aritmetik ortalamas alnr. Verilen cevaplarn beklenen deeri 4,00-5,00 olup bu deerin altnda kalan sonular yiletirmeye Ak Alanlar Listesine eklenir. ii) Bilgi Teknolojileri Personeline Ynelik Mevcut Durum Analiz Formu Bu analiz formu birimdeki bilgi sistemleriyle ilgili alan personele uygulanr. Bu analiz formunun deerlendirilmesinde her bir nermeye verilen puanlarn aritmetik ortalamas alnr. Verilen cevaplarn beklenen deeri 4,00-5,00 olup bu deerin altnda kalan sonular yiletirmeye Ak Alanlar Listesine eklenir. Not: Birimde bilgi teknolojileri ile ilgilenen ayrca grevli olmamas durumunda bu analiz formu doldurulmayabilir. 3. AAMA: ETK SSTEMNN KURULMASI a) Birimdeki tm personelin katlm ile Etik Davran Kurallarnn belirlenmesi ve bu kurallara uyulmasnn salanmas: Tm personelin katld oturumlar (personel saysnn az olmas durumunda tek oturumda da yaplabilir) gerekletirilerek, personelin iyi davran kurallar hakkndaki kiisel nermeleri alnr. Yaplan her bir nerme oturumdaki tm kiiler tarafndan birka turda oylanr ve her turda belirlenen oyun altnda kalan nermeler elenir. Geriye makul sayda nerme kalmas salandktan sonra Proje Ekibi yeleri tarafndan nermeler zerinde deerlendirme yaplarak, nihai olarak birimin Etik Davran Kurallar belirlenir.
4

rnein; 150 personelin olduu bir birimde iki oturum dzenlenir. Birinci oturumda toplam 76 nerme yaplr, bu 76 nermeden birinci tur oylamada 10 oyun altnda kalanlar elendikten sonra 55 nerme kalr. kinci oylama yaplr ve yine 10 oyun altnda kalanlarn elenmesiyle geriye 32 nerme kalr. kinci oturumda da ayn yntemle ancak 3 tur oylama ile geriye 34 nerme kalr. Birinci oturumdaki 32 ve ikinci oturumdaki 34 nermenin Proje Ekibi tarafndan konsolide edilmesiyle belirlenen 37 nerme birimin Etik Davran Kurallar olarak belirlenir. b) Belirlenen Etik Davran Kurallarnn personele tebli edilerek, Web sayfasnda yaymlanarak, panolara liste halinde aslarak vs. srekli olarak canl tutulmas ve yneticiler ile personelin bu kurallara sahip kmasnn ve uymasnn salanmas. 4. AAMA: ANALZLERNN YAPILMASI analizi personel ile bire bir mlakat yntemi kullanlarak yaplan bir analiz tekniidir. analizlerinin yaplabilmesi iin ncelikle her bir personelin yapt ii gsteren bir liste hazrlanr. Hazrlanan liste dorultusunda, her i iin iki personel (varsa) seilerek ayr ayr Analizi yaplr. Analiz yaplacak kiiler belirlenirken en fazla bilgi verebilecek kiilerin seilmesi gerekir. Aada i analiz formunun nasl doldurulmas gerektii aklanmtr:

Analizi Formunun Doldurulmas le lgili Aklamalar : /Grev Unvan: Yaplan ilere uygun nerilen i unvan yazlacaktr. Stats: allan kadronun yasal stats iaretlenecektir. Biriminizde Ayn /Grev Unvannda alan Says: Ayn i unvannda alan kii says yazlacaktr. Birimi: Mevcut organizasyon emasnda yer alan blmn ad yazlacaktr. Fazla mesai varsa sresi ve skl: Varsa ii gerei yaplan fazla alma sresi ve skl yazlacaktr. Nbet sistemi varsa sresi ve skl: Varsa dzenli bir ekilde tutulan nbet sistemi yazlacaktr. a) Organizasyonel likiler 1- En yakn yneticisi: Organizasyon emasnda kendisinin bal olduu en yakn yneticinin unvan yazlacaktr. 2- Kendisine bal olan birimler ve/veya Unvanlar ve saylar: Ynetimindeki birimler ve alt kadrolar, i unvanlar ve saylar yazlacaktr. 3- Kendisine vekalet eden i unvan/unvanlar: Bu ite alann yokluunda, hangi i unvannn vekalet ettii yazlacaktr. Bu vekaletin skl ve yaklak sresi de belirtilmelidir. 4- Kendisinin vekalet ettii i unvan/unvanlar: Bu ite alann hangi i unvanlarna vekalet ettii yazlacaktr. Bu vekaletin skl ve yaklak sresi de belirtilmelidir.
5

b) in Ayrntl Aklamas 1- Yaplan iler: in temel fonksiyonunun yerine getirilmesi amacyla yrtlen tm faaliyetler bu blmde incelenir. Srekli ilerin yan sra belirli aralklarla ve dzensiz aralklarla yaplan iler de belirtilmelidir. 2- Bu faaliyetleri gerekletirebilmek iin hangi girdiler gerekmektedir? Bunlar hangi birim/blm salamaktadr?: Faaliyetlerin gerekletirilmesinde kullanlan girdilerin (hammadde, malzeme, dokman vb) neler olduu yazlmaldr. Ayrca bu girdilerin hangi birimler ya da blmler tarafndan tedarik edildii de aklanmaldr. 3- Bu faaliyetlerin sonucunda hangi ktlar retilmektedir ve bu ktlar nereye gider? Gerekletirilen faaliyet sonucunda ne tr bir rn ya da hizmet retimi yaplmaktadr. Bu rn ya da hizmet hangi birime/blme ya da mteriye gitmektedir? 4- Faaliyetlerinizi gerekletirirken hangi sistemler kullanlmaktadr? Faaliyetlerin gerekletirilmesi srasnda kullanlan sistemlerin (bilgisayar programlar, ynetim sistemleri, kalite sistemleri vb) neler olduu anlatlmaldr. 5- Faaliyetlerinizi gerekletirebilmek iin kullandnz girdileri (hammadde, bilgi, hedef, malzeme, insan vb) faaliyet sonularnz (ktlar) ve hedefe ulama derecesi asndan performans lyor musunuz? Hangi gstergelerle (miktar, zaman, say, oran, maliyet vb)lyorsunuz? Faaliyetlerinizin mevcut performans nedir?: Herhangi bir lm sistemi varsa anlatlmaldr. Hangi gstergelerin lm iin kullanld ya da kullanlmas gerektii yazlmaldr. Mevcut performansa ilikin somut ifadeler, saylar, gstergeler varsa anlatlmaldr. rnein; Bireysel Performans Deerlendirme Sistemi var m? c) Dier Bilgiler 1. le ilgili hazrlanan, kontrol edilen veya onaylanan form, dokman ve raporlar nelerdir? Hangi sklkla hazrlanr?: Bu ite alann hazrlad, kontrol ettii ve onaylad form, dokman ve raporlar adlar verilerek ve ne kadar srede bir hazrlandklar belirtilerek yazlacaktr. alma srasnda hazrlanan, yardm edilen, kontrol edilen ya da onaylanan kayt ve raporlar varsa, neler olduu ve ne kadar srede bir yapld yazlacaktr. rnein; faaliyet raporu-ayda bir, banka hareketleri-haftada bir, vb. 1.1- Gelen Belgeler ve Szl Talimatlar: Bu ite alana kurulu iinden ve dndan gelen tm yazl dokmanlar ve szl talimatlar burada aklanacak; havale edilen yazlar, raporlar, bunlarn kim tarafndan havale edildii, nelerin hazrlanmas gerektii belirtilecektir. 1.2- Giden Belgeler ve Szl Talimatlar: Bu ite alann hazrlayp gnderdii yaz ve raporlarn tm ve szl talimatlar; skl, hangi kii/makama, hangi amala gnderildii aklanacaktr. 2- ler esnasnda sizin tarafnzdan yaplan kontroller nelerdir? Hangi sklkla yaplr?: esnasnda ii yapan kii tarafndan herhangi bir kontrol ve onayn (imza, paraf, vb) yaplp yaplmad belirtilecektir. Cevap olumluysa skl ve sresi yazlacaktr.

3- Yaplan ilerle ilgili olarak iliki kurulan kiiler kimlerdir, iliki kurma skl ve amac nelerdir?: Bu soruda alann ii gerei ilikide bulunduu kiiler, seeneklerden hangisine uygunsa iaretlenecek ve ilikinin amac ve skl ayrca belirtilecektir. 4- in yaplas srasnda bavurulan bilgi kaynaklar nelerdir? (kanun, kararname, ynetmelik, genelge, kurum uygulama esaslar vb): in yaplmas srasnda alann gereksinim duyduu, yararland veya iin yerine getirilmesinde yol gsterici olan belgelerin adlar yazlacaktr. 5- Yaplan grev/iin gerektirdii arlkl aba nedir?: Yaplan grev ve i ne lde bir zihinsel ve fiziksel aba gerektirmektedir, belirtiniz 6- Sizin yaptnz iler nasl ve kim tarafndan kontrol ediliyor ya da onaylanyor?: Yaplan ilerin kontrolnn kim tarafndan ve ne amala yapld ve kim tarafndan onayland belirtilecektir. Bu kii, en yakn yneticinin dndaki bir kii de olabilir. 7- i yapann yetkileri nelerdir?: Bu ite alann grevini gerei gibi yerine getirebilmesi iin kendisine verilen tm yetkiler yazlmaldr. Varsa nerilere de yer verilmelidir. Vekalet etme, rapor verme, temsil, imza atma, paraflama, satn alma, vb yetki rnekleri olarak verilebilir. 8- alma ortamnzdaki yerleim dzeniniz iinizi kolaylatryor mu? nerileriniz nelerdir?: alma ortamndaki yerleim dzeniyle ilgili alann dnceleri belirtilecektir. neriler varsa yazlacaktr. 8.1- Yaplan i hangi fiziksel ortamda gerekletirilmektedir?: in yapld alma ortam, koullar ( i tehlikesi hari olmak zere, grlt, kt aydnlatma, scak, souk, nem, titreim, toz, kt koku, ergonomik olmayan masa ve sandalye, havalandrma, vb) ve bu koullarn alan ne derecede etkilediini belirlemek amacyla maruz kalnma sreleri aklanacaktr. 8.2- Varsa alma ortamnzda yaadnz sosyal sorunlarnz nelerdir?(ayrmclk, alay, kk drc hareketler, vb): in yapld ortamn sosyal evre koullar belirtilecektir. 8.3- Yaplan ite aadaki risklerden hangisi vardr?: ile ilgili risk faktrleri (i kazas, trafik kazas, mesleki hastalk) seilecek ve dzeyleri belirtilecektir. 9- inizin gerei gibi yaplabilmesi iin kullanlan ara, gere, makine ve ekipmanlar nelerdir? Hangi faaliyetler iin kullanlmaktadr?: in yaplmas srasnda kullanlan ara, gere ve ekipmanlar ayrntl bir ekilde yazlacaktr. Burada iin gerei gibi yaplabilmesi iin kullanlan ara, gere, makine ve ekipmanlar zellikle aklanmaldr. Ayrca hangi faaliyet iin kullanld da belirtilmelidir. 10- inizle ilgili gizlenmesi gereken bilgiler varsa bunlarn konusu ve kullanlma skl nedir? Bu bilgilerin kast, hatal tutum, gvenlik zafiyeti vb nedeniyle aa kmasnn sakncalar nelerdir? Baka hangi kadro unvanlar tarafndan kullanlmaktadr?: Yaplan iler srasnda, bakalar tarafndan bilinmemesi gereken, aa ktnda kurulu asndan olumsuz etkilere yol aabilecek olan bilgilerle karlalyorsa, bunlarn neler olduu (konusu) yazlacaktr. rnein; sicil kaytlar, mterinin mali durumu, vb. bu bilgilerle almann ne kadar sk olduu da ayrca belirtilecektir. Bu gizli bilgilerin nem derecesini ortaya karabilmek amacyla, gizli bilgilerin aa kmasnn kurulua verecei zararn neler olabilecei aklanacaktr.

d) in Gerekleri Ve zellikleri: 1- Gerekli renim dzeyi ve blm: in istenen nitelikte ve dzeyde yaplabilmesi iin gerekli formel (resmi renim kurumlarnda kazanlan) eitim dzeyinin belirlenmesi yannda, mevcut alann sahip olduu renim dzeyi de belirtilmelidir. 2- Gerekli mesleki eitim, sertifika veya dier eitimler: - zel Bilgi: Temel bilgi dnda iin yapm iin gerekli olan ve resmi renim kurumlar dnda kazanlabilen dier bilgi gereksinimi, bu blmde incelenecektir. zel bilgi ve temel bilgi gereksinimleri bir arada deerlendirilerek iin yapm iin gerekli olan i bilgisi dzeyi ya da edeer eitim dzeyi saptanacaktr. - zel Mesleki Eitim: in, zel mesleki eitim gerektirip gerektirmedii saptanacaktr. Bu eitim, renim kurumunun bitirilmesinden sonra kazanlan eitimdir. Yneticilik eitimi, bilgisayar kullanm, malzeme kontrol, vb. bu eitimler bir kurumda elde edilebilecei gibi o konuda alm olmakla da elde edilebilir. - Sahip olunan belge, sertifika vb.: in yaplabilmesi iin herhangi bir belge, sertifika ya da ehliyet sahibi olunmas gerekiyorsa, tam adyla yazlmaldr. rnein; Elektriki Belgesi vb 3- Gerekli Yabanc Dil ve dzeyi: in istenen nitelikte ve dzeyde yaplabilmesi iin gerekli yabanc dil ve dzeyi belirlenmeli ve mevcut alann da yabanc dil bilgisi belirtilmelidir. 4- in gerei gibi yerine getirilebilmesi iin gereken hizmet sresi nedir? renim ve mesleki bilgilerin edinilmesinden sonra iin gereince yaplabilmesi iin, ortalama nitelikteki bir kiinin, i banda alma yoluyla geirmesi gereken sreyi kapsar. 5- alma srasnda yaplabilecek hatalar nelerdir? Olas hata kim tarafndan fark edilmektedir? Bu hatalar ne tr sorunlara ya da zararlara yol aabilir?: Bu ite alann dikkatsizlik ve hata sonucunda iinde meydana getirebilecei sorunlar ya da yarataca zararlar belirtilecektir. Burada ile ilgili olarak bilgi almada, bilgi vermede, bilgilerin analizinde ve deerlendirilmesinde, ksaca yaplan ile ilgili grevlerin yerine getirilmesi srasnda alann yapabilecei hatalar aklanacaktr. ok ender olabilecek hatalar dikkate alnmamaldr. Bu hatalarn fark edilme yerleri ii yapan kii, eit dzeydeki personel, blm yneticisi vb.) ve ortaya karaca sorunlar ya da yol aaca zararlar (kurulu itibarnn zedelenmesi, i aknn engellenmesi, ek harcamalara neden olmas vb.) ayrntl olarak aklanacak ve bunlarn giderilip giderilemeyecei belirtilecektir 6- Yaptnz iteki para, menkul kymet, kayt ve raporlar konusundaki sorumluluunuz nedir? Aklaynz. Bu konuda yapacanz hatalar sonucunda doabilecek zararlar nelerdir?: Bu ite alan, para, menkul kymet, kayt ve raporlar konusunda sorumluluk tayorsa, bunun nasl bir sorumluluk olduu aklanarak deerleri belirtilecektir. rnein; kurulu adna .TLye kadar para tahsilinde bulunabilir, TLden daha fazla parann tahsili iin izne ve baz ilemlere gerek vardr, ..TLlik menkul kymetin alnp, satlmas ve korunmas ile sorumludur, kuruluun eitli faaliyetlerine ilikin kayt ve raporlarn dzenlenip saklanmas, datlmas ile ykmldr, vb. sz konusu hatalarn nem derecesini saptamak amacyla, hatann giderilip giderilemeyecek nitelikte olduunun belirlenmesi gereklidir. Hatann kolayca fark edilmesi ve az bir mali kaypla giderilmesi, ortaya kacak zararn boyutlarn azaltacaktr.
8

7- iniz gerei seyahat ediyorsanz, bunun amacn ve skln yaznz: Yaplan iin gerektirdii i seyahatleri varsa bunlarn ne amala (rnein; aratrma, inceleme, eitim, i grmeleri, i takibi ve anlamalarn yapmak vb.) ve ne sklkta yapld yazlacaktr. 8- inizle ilgili olarak varsa, aklanmasnda yarar grdnz dier konular belirtiniz: Yaplan ile ilgili sorulara cevap verilirken deinilmedii dnlen veya aklanmasnda yarar grlen dier konular ksaca yazlacaktr. e) in Analizi: 1- Sizin tarafnzdan yapld halde, yaplamamas gerektiini dndnz iler var mdr? Varsa, ileri, yaplma nedenlerini ve hangi i unvan tarafndan yaplmas gerektiini aklaynz: le dorudan ilikisi olmayan veya baka bir iin kapsamnda olmas gerektii halde bu i unvan tarafndan yaplmakta olan iler varsa, bu ilerin neler olduu ve neden byle bir yol izlendii ve hangi i unvan tarafndan yaplmas gerektii aklanacaktr. 2- Sizin tarafnzdan yaplmad halde, yaplmas gerektiini dndnz iler var mdr? Varsa ileri ve yaplmama nedenlerini ve mevcut durumda hangi i unvan tarafndan yapldn aklaynz: Yaplan ile ilgili ve alan tarafndan yaplabilir olmasna ramen, baka birim tarafndan gerekletirilen iler varsa, bu iler, neden byle bir yol izlendii ve mevcut durumda bu ilerin hangi i unvan tarafndan yapld yazlacaktr. 3- u ana kadar yaplmayan, ancak yaplmasn yararl grdnz yeni hizmetler/faaliyetler olduunu dnyorsanz, ltfen belirtiniz: u ana kadar yaplmayan, programa alnmayan ancak yaplmasnn kurulu amalar, blm faaliyetleri vb alardan yaral olacana inanlan faaliyetler varsa bunlar yazlacaktr. 4- u ana kadar yaplan, ancak yaplmamas gerektiini dndnz hizmet/faaliyetler varsa ltfen belirtiniz: Benzer ekilde, yaplmasnda fayda grlmeyen, kuruluun amalarna hizmet etmeyen faaliyetler varsa bunlar da belirtilmelidir. 5- Uygun bir koordinasyon dahilinde yaplmas gerektii halde, bu koordinasyonun salanamad faaliyetler varsa, ltfen belirtiniz: Dier blmlerle ortaklaa veya ardk olarak gerekletirilen faaliyetlerde istenen dzeyde koordinasyon salanamyor, bunu sonucunda hatalar ve zaman kayplar oluuyorsa, bu koordinasyon eksikliinin nedenleri belirtilmeli, varsa zm iin neriler getirilmelidir. 6- Yaptnz ile ilgili memnuniyet dzeyinizi aadaki 5li lei iaretleyerek deerlendiriniz. Yaplan ile ilgili memnuniyet dzeyi hakknda, tm etkenler toplu olarak dnlerek, 5li lek zerinde, genel bir deerlendirme yaplacaktr. 7- Sizce bu ite ka kii almaldr? Ltfen gerekesi ile birlikte belirtiniz: in gerei gibi yerine getirilebilmesi iin iin gerektirdii niteliklere sahip ka kii olmas gerektii gerekesi ile yazlacaktr. 8- Faaliyetlerinizin gerekletirilmesinde eleman sknts duyuyor musunuz? Hangi faaliyetlerde ve i unvanlarnda bu durum sz konusudur? Yeni eleman almadan zm bulmak iin nerileriniz varsa belirtiniz: Blm faaliyetlerinin gerekletirilmesinde eleman skntsnn nitelik ve nicelikleri yazlmaldr. Yeni eleman almadan zm bulmak iin neriler varsa belirtilmelidir.
9

9- ok elemannz olduu halde az i ktna inanyorsanz, nedenlerini yaznz: Blmde i kapasitesinin zerinde eleman bulunuyorsa, bu durum nedenleriyle aklanmaldr. Blmde eleman tasarrufu yapma olanann olup olmad belirtilmelidir. 10-Kurumda yrtlen faaliyetlerin ve hizmetlerin daha kaliteli, verimli ve daha az maliyetle gerekletirilmesi iin nerileriniz nelerdir?: Yrtlen faaliyetlerin daha kaliteli, verimli ve daha az maliyetle gerekletirilmesi iin gerekli grlen neriler belirtilecektir. 11-Faaliyetlerinizin performansn artrmak iin nerileriniz nelerdir? Faaliyetlerin performansn artraca dnlen her trl ilem, nlem, karar anlatlmal somut nerilerle desteklenmelidir. 12-Faaliyetlerinizin iyiletirilmesini zorlatran engeller var m? Faaliyetler sonucu elde edilen kt artlarnn iyiletirilerek mteriye daha iyi hizmet vermeyi engelleyen nedenler yazlacaktr. 13-Daha etken ve verimli bir organizasyon dzeni iin organizasyon emanzda deiiklik nerileriniz varsa belirtiniz: Yrtlmekte olan faaliyetlerin daha etken ve verimli bir ekilde gerekletirilebilmesi iin organizasyon dzeyinde yaplmas gerekli grlen deiiklik nerileri belirtilecektir. 5. AAMA: SRE YNETMNN KURULMASI a) Temel Srelerin Snflandrlmas Tablosu: i) analizlerinden toplanan bilgilerin Proje Ekibi ve ilgili personel ile deerlendirilmesinin yaplarak birimin yrtt ana faaliyetlerin (temel srelerin) belirlenmesi, ii) Belirlenen temel srelerin operasyonel, ynetim ve destek olma zellikleri dikkate alnarak snflandrlmas, iii) Daha sonraki almalarda (sre hiyerarileri almas) temel srelerin yerine getirilebilmesi iin gerekli sreler belirlendikten sonra, Temel Srelerin Snflandrlmas Tablosunun temel sreleri ve temel srelerin altndaki sreleri ierecek ekilde hazrlanmas. b) Sre Hiyerarisi Tablosu: i) Belirlenen temel srelerin (ana faaliyetlerin) yerine getirilebilmesi iin gerekli srelerin belirlenmesi: Burada nemli olan bu ana faaliyeti yerine getirirken birbirinden bamsz ancak, birletirildiinde temel sreci (ana faaliyeti) oluturan (sreleri) faaliyetleri belirlemektir. rnein; destek hizmetleri temel srecimiz, personel, ariv ve evrak olmak zere sreten olumaktadr. Bunlar birbirlerinden bamsz ilerdir ancak hepsinin birden faaliyeti destek hizmetlerinin faaliyetini oluturmaktadr. ii) Belirlenen srelerin yerine getirilebilmesi iin yine ayn yntemle her srecin alt srelerinin belirlenmesi: rnein; personel srecinin yerine getirilebilmesi iin maa, fazla mesai, sicil, izin, emeklilik vs. ilerinin yerine getirilmesi gerekir.

10

iii) Alt srelerin yerine getirilebilmesi iin yaplmas gereken ilemlerin (sre admlarnn) belirlenmesi: Burada artk en alt detaya inilmi ve alt sreci yerine getirmek iin fiziki olarak yaplan ilemler (sre admlar) sralanmtr. Yaznn yazlmas, veri giriinin yaplmas, bir yaznn tebli edilmesi, bir cetvelin kontrol edilmesi fiziki olarak yaplan ilemlere rnektir. Not: 1) Sre admlarna kadar inilmesinin yeterli olmamas durumunda, sre admlarnn detayn gsteren alt basamaklar da belirlenebilir. 2) Sre almalarnda Proje Ekibi yesi, ilgili ii iyi yapan bir personelle birlikte almaldr. c) Temel Sre Tanm Formu: i) Girdiler, ktlar, sorumlular, sahipler, uygulayclar, balang ve biti noktalar, mteri ve tedariki bilgileri hakknda veri toplanmas: Temel srele ilgili Proje Ekibi yelerinden yeterli derecede veri toplanamamas durumunda temel sreleri yerine getiren personelin bilgisine bavurulmaldr. ii) Srecin etkenlik ve etkililik oranlarnn belirlenmesi: Tanm formlarnn etkenlik oranlar blmnn salkl doldurulabilmesi iin mterilerin (idarenin hizmetlerinden faydalananlar) bilgi ve grlerine; etkililik oranlar blm iin ise, uygulayclarn (hizmeti sunanlarn) bilgi ve grne bavurulmaldr. (Etkenlik mteri memnuniyeti ile etkililik ise srecin verimlilii ile ilgilidir.) Not: Sre tanm formlarna konulacak etkenlik ve etkililik oranlar iin Strateji Gelitirme Bakanlnn hazrlad Performans Gstergeleri Tablosu referans olarak alnabilir. iii) Srecin kritik kontrol noktalarnn belirlenmesi: Daha sonraki almalarda Proje Ekibi yeleri tarafndan belirlenecek olan srele ilgili kritik kontrol noktalar bu blme aktarlacaktr. ) Sre Admlarnda Kritik Kontrol Noktalarnn Belirlenmesi i) Her bir temel sre iin ayr ayr olmak zere, temel sreten en alttaki sre admlarna kadar sre hiyerarisi tablosundaki tm bilgilerin Kritik Kontrol Noktalar Tablosuna yerletirilmesi, ii) Tablodaki sre admlarnn zerinden gidilerek, sre admlarnn sreci etkileme kriterleri (sre, kt, alan, maliyet, mteri ve varsa kuruma zel) ynnden deerlendirilerek nem derecesine gre 1-5 arasnda puan verilmesi: Bu sayede sz konusu sre admnn, ait olduu sre iin ne kadar nemli olduu ortaya konulacaktr, iii) Tek tek yaplan puanlamadan sonra, 5 kritere verilen puanlarn aritmetik ortalamasnn alnmas ve aritmetik ortalamann toplam etki puan olarak yazlmas, iv) Toplam etki puan 4.1 ve zerinde olan sre admlarnn kritik kontrol noktas olarak belirlenmesi, v) Belirlenen kritik kontrol noktalarnn ilgili olduu Temel Sre Tanm Formuna ilenmesi.

11

d) Performans Gstergeleri Tablosunun Hazrlanmas Strateji Gelitirme Bakanlnn hazrlad tablo format zerine, Proje Ekibince belirlenecek performans gstergelerinin, lm kriterlerinin ve lm noktalarnn yerletirilmesi: Performans Gstergeleri Tablosu, etkenlik ve etkililik oranlar iin ayr ayr olmak zere performans gstergeleri (neyi lyoruz), lm kriterleri (nasl lyoruz) ve lm noktalar (zerinde lm yaptmz veri) blmlerinden olumaktadr. Bu tablo ile btn temel sre formlarnda yazan performans gstergeleri toplu halde gsterilmektedir. Not: Strateji Gelitirme Bakanlnn hazrlad Performans Gstergeleri Tablosu referans olarak alnabilir. e) Kritik Kontrol Noktalarnda Performansn llmesi i) Srelerin performansnn llebilmesi ve gerektiinde sre iyiletirme almas yaplabilmesi iin Temel Sre Tanm Formunda belirlenen temel srelerle ilgili performans gstergelerinin (etkenlik oranlar ve etkililik oranlar) kritik kontrol noktalarna uygulanarak srecin performansnn llmesi: ii) Sadece kritik kontrol noktalar zerinden deil ayn zamanda Performans Gstergeleri Tablosunda belirlenen lm noktalar zerinde de lm yaplarak performansn llmesi, iii) lm sonularnn deerlendirilerek sre admlarnn tekrar gzden geirilmesi ve gerektiinde deiiklikler yaplmas. 6. AAMA: ORGANZASYON VE TEMEL SRELERDE YAPININ DNLMES VE GEREKRSE TEKRAR GZDEN GERLMES a) Aklarnn izilmesi (Ek-1 izim Standartlar): i) analizlerinde ortaya konulan ve ayrntl ekilde aklanan ilerin her iin Ak emasnn izilmesi. Tm ilerin i aklarnn izilmesi yerine, alglanmas basit olan veya birka admda bitirilen ilerin i aklarnn izilmeyip buradaki bilgilerin ilgili i unvanna ait Tanm ve Gerekleri Belgelerinde gsterilmesi yeterli olacaktr. ii) ak emalarnn ilgili Sre Hiyerarisi Tablosu ile karlatrlarak, i ak emalarndaki ilem admlarnn sre hiyerarisi tablolarnda gsterilen sre admlar ile ayn olmas salanmaldr. (Bu genel durumu ifade etmektedir. Proje Ekibi yelerinin deerlendirmesi ile i ak emalar ile sre ynetimi arasnda fonksiyonel olarak daha faydal grlen baka bir iliki de kurulabilir. Ancak, her ikisinde yazl bilgiler birbirleri ile tutarl olmaldr. rnein, Strateji Gelitirme Bakanlnn Kontrol Sistemi ile ilgili i aklarnda sre admlar esas alnmayp, Kontrol Sistemi Temel Sreci oluturma, uygulama ve izleme eklinde Ak emas ile gsterilmitir.) b) Organizasyon emalarnn izilmesi: Birimin organizasyon yapsn oluturan, yetki ve sorumluluun dalm, hesap verme sorumluluu, raporlamaya elverili kanallar asndan temel fonksiyonlar, salkl veri retebilecek ekilde yeniden deerlendirip ilgili ynetici ile mutabk kalnarak Organizasyon emalarnn izilmesi.
12

YENDEN

i) analizlerinden faydalanlarak, sre ynetimi almasnda belirlenen fonksiyonlar yapan i unvanlarnn belirlenmesi, ii) Kapsamna gre Proje Ekibi yeleri tarafndan deerlendirilerek temel sreler veya sreler esas alnarak, i unvanlarnn gsterildii Organizasyon emalarnn izilmesi, Not: Tekilat ile ilgili mevzuatn dnda ara kademe gereksinimi olduunda, sre almasnda belirlenen fonksiyonlar yardm ile belirlenen ara kademe, organizasyon emasna ilave edilerek bu gereksinim karlanabilir. c) Ortak Grev ve Sorumluluklarn Belirlenmesi: i) Strateji Gelitirme Bakanl tarafndan belirlenen Ortak Grev ve Sorumluluklar n ait olduu ynetici ve sorumlu pozisyonundaki i unvanlarnn, idarelerce kendi bnyelerindeki karlnn tespit edilmesi, ii) Bu ekilde tespit edilen, ayn dzeydeki i unvanlarna verilen Ortak Grev ve Sorumluluklar n (varsa gerekli grlen ilavelerin yaplarak) kayda geirilmesi, iii) Strateji Gelitirme Bakanl tarafndan belirlenen Ortak Grev ve Sorumluluklar ile karlatrldnda arada kalan i unvanlar (mdr yardmcs gibi) iin ayrca bir deerlendirme yaplp, eldeki verilerden yararlanlarak yeni bir ortak grev ve sorumluluk belirlenmesi. ) Tanm ve Gerekleri Belgelerinin Hazrlanmas: i) Organizasyon emalarndaki her i unvan iin hazrlanr. ii) analizlerinde ayrntl olan bilgiler ve iler, Tanm Ve Gerekleri Belgeleri Dzenleme Standartlarna gre belirlenmi form zerine zet olarak ve yapl srasna gre kaydedilir. Not: 1) Tm i tanm ve gerekleri belgeleri Tanm Ve Gerekleri Belgeleri Dzenleme Standartlarnda yer alan asgari unsurlar iermeli, varsa gerekli ilaveler yaplmaldr. 2) tanmlarnda standart ifadelere yer verilmelidir. 3) yaplrken kullanlan makine, ara, gere vb. belirtilir. d) Grev Envanteri Tablosunun Hazrlanmas Tablonun nasl hazrlanaca Kontrol Faaliyetleri Bileeni blmnde anlatlacaktr. e) Hareketlilik Analizi Tablosunun Hazrlanmas Tablonun nasl hazrlanaca Kontrol Faaliyetleri Bileeni blmnde anlatlacaktr. f) Eitim Deneyim Tablosunun Hazrlanmas Tablonun nasl hazrlanaca Kontrol Faaliyetleri Bileeni blmnde anlatlacaktr.

13

7. AAMA: YETK DEVR Yetki ile ilgili mevzuat erevesinde, sorumluluklar ve yetki snrlarnn aka tanmlanmas ve grevlerin bu kapsamda datlmas amacyla, verilecek kararlarn nemine ve riskine uygun olacak ekilde yetki devrinin aklamasn ve tm gerekli ayrntlarn gsteren Yetki Devri Formunun oluturulmas: (Strateji Gelitirme Bakanl tarafndan oluturulan form ayn ekliyle kullanlabilir veya ihtiya duyulan blmler Proje Ekibi tarafndan ilave edilebilir.) Not: 1) Baka kiilere yaplan tm yetki devirleri iin ayr birer form tam olarak yetki devrini aklayacak eklide doldurulmal ve karlkl olarak imzalanmaldr. 2) Yetki devirleri tm personele duyurulmaldr. 3) Hesap verme sorumluluu kapsamnda, yetkiyi devralan belli aralklarla yetki devredene raporlama yapmaldr. 8. AAMA: HASSAS GREVLERN BELRLENMES a) analizleriyle belirlenen tm i unvanlarnn taranmas, b) Yksek tutarl finansal kararlar alan ya da alnmasn salayan, ynetimin misyonuna ynelik ve stratejik ncelii olan faaliyetlerde alan ve kararlara katk salayan, gerekletirdii almalar ve verdikleri kararlar ile verilen hizmeti (zellikle vatandaa yansyan) etkileyen ve bilgi sistemlerinin gvenliini ve srekliliini salayan i unvanlarnn yapt grevlerin hassas grevler olarak belirlenip kayda geirilmesi, c) Hassas grevlerin belirlenmesi ileminden tam olarak olumlu sonu alnabilmesi iin dier grevlere gre farkl prosedrlerin belirlenmesi: Hassas grevleri yrten mevcut ve potansiyel alanlarn, bilgi ve deneyimi, daha nce bulunduu pozisyonlar, ald ek sertifika ve eitimleri ieren envanterinin karlmas, bu kiilere ait kariyer basamaklarnn belirlenmesi, 5 yllk rotasyon planlar ile geliimlerinin tevik edilmesi, hassas kadrolarn 5 yldan fazla ayn kiiler tarafndan igal edilmesinin engellenmesi gibi.

II. RSK DEERLENDRME BLEEN

Risk deerlendirme, idarenin hedeflerinin gereklemesini engelleyecek risklerin tanmlanmas, analiz edilmesi ve gerekli nlemlerin belirlenmesi srecidir. 9. AAMA: RSK YNETM SSTEM (Risklerin Belirlenmesi, Deerlendirilmesi ve Ynetilmesi) a) Risklerin Belirlenmesi: i) yiletirmeye Ak Alanlar Listesinin Oluturulmas: Kontrol ortam bileeni kapsamnda yaplan Mevcut Durum Tespitinde (Verimlilik Sorunlarnn Tehisi Anketi, Organizasyonel ve Ynetsel Srelerde Performans Analizi, Birim/Blm Etkenlii Performans Analizi, Etik Deerlendirme Anketi, Kontrol Gvenilirlik Anketi, alan Memnuniyeti Anketi, Payda Memnuniyeti Anketi, Bilgi Teknolojileri Mevcut Durum Analizi ve Analizi) beklenen deerin altnda kalan cmlelerden oluan yiletirmeye Ak Alanlar Listesinin oluturulmas.
14

ii) yiletirmeye Ak Alanlarn Belirlenmesi yiletirmeye Ak Alanlar Listesi deerlendirilerek ayn alanda olan iyiletirmeye ak alan cmlelerinin balklar altnda gruplandrlmas iii) yiletirmeye Ak Alanlarn Konsolide Edilmesi ve Varyans Analizi Tablosunun Hazrlanmas: 1. Balklar altnda gruplandrlan iyiletirmeye ak alan cmlelerinin Varyans Analizi Tablosuna yerletirilmesi 2. Anlam olarak birbirine yakn olan iyiletirmeye ak alan cmlelerinin birletirilerek bir risk cmlesi olarak ifade edilmesi 3. yiletirmeye ak alan cmlelerinden anlamsz ya da risk cmlesi olma zellii tamayan cmlelerin zerlerinin izilerek tablodan karlmas 4. Varyans Analizi Tablosunda, belirlenen risk cmleleri zerinden gidilerek; - Riskin nedeni/nedenleri Proje Ekibince tartlarak tespit edilmesi, - lgili birimin yazlmas, - Riskin ortadan kaldrlmas veya etkisinin azaltlmas iin nelerin yaplmas gerektii Proje Ekibince tartlarak belirlenmesi, - Bu ilerin yapldnn nasl kontrol edileceinin Proje Ekibince belirlenmesi, - Varyans Analizi Tablosuna yukarda yaplan almalardan sonra son eklinin verilmesi. iv) Temel Risk Listesinin Hazrlanmas: Varyans Analizi Tablosunda balklar halinde belirlenen risklerin liste eklinde hazrlanmas. b) Risklerin Deerlendirilmesi : i) Risklerin Deerlendirilmesi (Olaslk, iddet, Hatann Tespit Edilebilirlii) 1. Risk Deerlendirme Tablosuna belirlenen risklerin yerletirilmesi, 2. Tablodaki her bir riskin zerinden gidilerek riskin meydana gelme olasl, yarataca etki, risk olutuunda hatann tespit edilebilirlii, 5 li skala zerinden Proje Ekibi yelerince deerlendirilerek puanlar verilmesi, 3. Puann zerinde ortak karara varldktan sonra tabloya yazlmas, 4. Ayn tablo zerinde riskin meydana gelme olasl ile yarataca etki puan arplarak risk skorunun bulunmas. ii) Risk Derecelendirme Matrisi Riskin meydana gelme olasl ile yarataca etki puan arplarak bulunan risk skoruna gre risklerin nem derecelerinin Risk Derecelendirme Matrisi Tablosunda risk numaralarnn yazlarak farkl renklerde gsterilmesi. iii) Risk nem Dereceleri Tablosu Risklerin balklar halinde risk nem derecelerinin ve skorunun Risk nem Dereceleri Tablosunda gsterilmesi.
15

iv) Risk nem Derecesini Belirleme Puan Tablosu Risklerin ald puanlarn (risk skoru) deerlendirilmesinin yapld Risk nem Derecesini Belirleme Puan Tablosunun hazrlanmas v) Kritik Baar Faktrlerine Etkisinin belirlenmesi 1. Kritik Risk Alanlar Deerlendirme Tablosuna risklerin yerletirilmesi, 2. Tablodaki her bir riskin zerinden gidilerek risklerin, kritik baar faktrlerine (/D Mteri Memnuniyeti, Hizmet Maliyeti, in Gerekleme Sresi, Sreci Etkileme iddeti, alan Memnuniyeti) etkisinin 4 l skala zerinden Proje Ekibince deerlendirilmesi, puanlarn verilmesi ve verilen puanlarn aritmetik ortalamasnn alnarak tabloya yazlmas (her bir baar faktrnn ayr ayr deerlendirilmesi), 3. Ayn tablo zerinde kritik baar faktrlerine verilen puanlarn aritmetik ortalamas alnarak her bir risk iin toplam etki puannn belirlenmesi, 4. Tablodaki her bir riskin zerinden gidilerek risklerin, iyiletirme ihtiyac ynnden 6 l skala zerinden Proje Ekibince deerlendirilmesi ve verilen puanlarn aritmetik ortalamas alnarak tabloya yazlmas. vi) Risk nem Derecelerine Gre Sralama Tablosu: Daha nce belirlenen Temel Risklerin, Riskin Ortaya kma Olaslnn, Riskin Gereklemesi Durumunda Yaratt Etkinin (iddet), Risk Olutuunda Ortaya kan Hatann Tespit Edilebilirliinin, Risk Skorunun (Olaslk/iddet), Toplam Etki Puannn (Mteri Mem./ Hizmet Maliyeti/ Gerekleme Sresi/ Sreci Etki. iddeti/ alan Mem.), yiletirme htiyac Puannn, Riskin nem ve ncelik Derecesinin (Risk Skoruna Gre) Risk nem Dereceleri Gre Sralama Tablosunda gsterilmesi. vii) Risklerin Snflandrlmas (Risk Snflandrma Tablosu): 1. Risk Snflandrma Tablosuna risklerin yerletirilmesi, 2. Tablodaki her bir riskin zerinden gidilerek risklerin hangi alanla ilgili (ynetim ve operasyonel, stratejik, bilgi teknolojileri, izleme ve raporlama) olduunun belirlenmesi. viii) Risk Profil Tablolarnn karlmas (Ek-2) 1. Risk Profil Tablolarnn risk ana balklar altnda (her bir risk iin deil) hazrlanmas 2. Risk Adn, Risk Snfn, Risk Deerlendirme Eyleminin Amacn, Risk Deerlendirme Eyleminin Hedeflerini, Riskin Kapsamn, Riskin Balang Noktasn, Riskin Biti Noktasn, Mevzuatla ilgili Gerekliliklerini, Risk Sahibini/Yneticisini, Risk Yetkilisini, Risk Sorumlusu/Sorumlularn, Risk Uygulayclarn, Girdilerini, Tedarikileri (Riskin Veri Salayclar), Risk Gstergelerini, ktlarn(Riskin Dorulama Kaynaklar), Mterileri, Performans Gstergelerinin (Hedeflere ulama dzeyi, Bireysel performans dzeyi, Payda Memnuniyeti Anketi sonular, alan Memnuniyeti Anketi sonular) tanmlar yaplarak Risk Profil Tablosu hazrlanmas.

16

ix) Bnyesel ve Artk Risklerin Belirlenmesi: 1. Risk Kapasitesini Takdir Etme Tablosuna risklerin ve risk skorlarnn yerletirilmesi, 2. Tablodaki her bir riskin zerinden gidilerek, bir takm nlemler alndktan sonra iyiletirme yapabileceimiz risklerin artk risk, hibir nlem alnamayan ve iyiletirme yaplamayan risklerin ise bnyesel risk olarak tabloda iaretlenmesi (x). x) Risklere Verilecek Yantlar Tablosunun Hazrlanmas: 1. Risklere Verilecek Yantlar Tablosuna risklerin ve risk skorlarnn yerletirilmesi, 2. Tablodaki her bir riskin zerinden gidilerek risklere verilecek yantlarn [riskin transferi (paylama), riski kabul etme (katlanma), riski azaltma (iyiletirme), riski bertaraf etme (kanma)] tablo zerinde iaretlenmesi (x). xi) Risklere Verilecek Yantlarla lgili Gerekleme Alanlarnn Belirlenmesi: 1. Risklere Verilecek Yantlarla lgili Gerekleme Alanlar Tablosuna risklerin ve risk skorlarnn yerletirilmesi, 2. Tablodaki her bir riskin zerinden gidilerek, risklerin iyilemesi iin risklere kar yantlar retilecek alanlarn tabloda belirlenmesi (bir alanda retilecek yantlar birka riskte iyiletirme salayabilir). xii) Risk Envanteri Tablosunun Hazrlanmas: 1. Risk Envanteri Tablosuna riskler, risklerin olaslk, iddet, tespit ve skor puanlar ile nem dzeyinin tabloya yerletirilmesi, 2. Tablo zerinde risk sorumlular ile riskin iyilemesini salayacak kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi. b) Risklerin Ynetilmesi (Uygulama, Kontrol ve zleme): i) Risk Eylem Planlarnn Hazrlanmas (Ek-3): Belirlenen risk skoru ve nem derecelerine gre, ayn alanlarda yaplacak almalarla iyiletirilecek riskler gruplandrlarak ortak risk eylem planlar hazrlanmaldr. ii) Artk Risk Deerlendirme Tablosunun Hazrlanmas: Risklerin kontrol iin ylsonu Artk Risk Deerlendirme Tablosu kullanlacaktr. Dnem iindeki faaliyetlerin sonularna gre riskler yeniden deerlendirmeye alnarak son durum raporlanacak ve alnacak ek nlemler belirlenecektir. iii) Dnemsel Risk Tepkisi Deerlendirme Anketi Formlarnn Hazrlanmas (Ynetici ve alan): Dnemsel Risk Tepkisi Deerlendirme Anketi alan ve Dnemsel Risk Deerlendirme Anketi Ynetici, alanlar ve yneticiler iin ayr ayr doldurulmak zere Kontrol Sistemi altrlmaya balandktan sonra alan ve ynetici gzyle performans dzeyinin saptanmasnda kullanlacaktr.
17

III. KONTROL FAALYETLER BLEEN

Kontrol faaliyetleri, riskleri ynetmek ve kurumsal hedefleri gerekletirmek zere uygulamaya konan politikalar, tanmlamalar ve prosedrlerdir. Kontroln amacna, yapld alana ve ekline bal olarak gerekletirilebilecek kontrol trleri belirlenebilir. 10. AAMA: KONTROL STRATEJLERNN VE UYGULAMA YNTEMLERNN GELTRLMES a) Faaliyetlerin ileyii ile ilgili yazl dokmanlarn gzden geirilmesi ve deerlendirilmesi, mevcut kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi: Birimin faaliyetleri ile ilgili mevcut dokmanlarn (kanun, ynetmelik, ynerge vb. mevzuat, stratejik plan, performans program gibi) kontrol faaliyetleri ynnden gzden geirilmesi. Bunun dnda ihtiya duyulan kontrol faaliyetlerinin gelitirilmesi. i) Eitim/Deneyim Tablosu: Eitim/Deneyim Tablosu, kontrol ortam bileeni kapsamnda, her grev unvan iin hazrlanan Tanm ve Gerekleri Belgelerinde ki Bu te alanda Aranan Nitelikler blmnden faydalanlarak doldurulmas gereken bir tablodur. Bu tablo yardm ile birimdeki tm grev unvanlar iin aranan nitelikler (eitim, i deneyimi ve yabanc dil dzeyi) toplu olarak gsterilmektedir. ii) Grev Envanteri Tablosu: Grev Envanteri Tablosuna alt birimlerde alan personelin ad, soyad ve mevcut kadro unvanlar Proje Ekibince doldurulduktan sonra i (grev) unvan blmnn doldurulmas iin grev envanteri tablosu ilgili alt birimlere gnderilir. Alt birimler tarafndan tabloda ad yazan personele organizasyon emasna gre i unvan verilir ve tablo, personel blm tarafndan birimin en st yneticisine onaylatlr. Onaylanan tabloya gre belirlenen i unvan personele bildirilerek, ilgili Tanm ve Gerekleri Belgeleri, Ak emalar ve Sre Ynetimi ile ilgili belgeler tebli edilir. Birimdeki personel ya da unvan deiiklikleri personel blmne bildirilecek ve tablonun gncellii salanacaktr. b) Vekalet ve grev devri sisteminde standart oluturulmas: i) Vekalet Formu: Faaliyetlerin sreklilii standardnn salanabilmesi amacyla hizmetlerin zamannda, etkili, srekli ve verimli olarak yrtlebilmesi iin, personelin izinli, grevli ve raporlu olduu ya da i unvanlarnn bo bulunduu durumlarda, greve hangi personelin veklet edeceini kayt altna alan bir formdur. Birimdeki tm veklet durumlarnda kullanlmas gerekir.

18

ii) Grev Devri Rapor Formu: Faaliyetlerin sreklilii standardnn salanabilmesi amacyla oluturulan bir formdur. Bu form sayesinde izin (uzun sreli), emeklilik, i deiiklii, iten ayrlma ve i younluu nedeniyle grevlerin bir blmnn ya da tamamnn devri vb nedenlerle grev devri yapacak personelin stndeki i ve ilemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de ieren rapor hazrlanm olur ve yerine grevlendirilen personele teslim etmesi gerekir. Hazrlanan Grev Devri Rapor Formunun ynetici tarafndan iletilmesi salanmaldr. c) yk analizleri ve optimal alan saylarna gre personel planlamasnn yaplmas: Hareketlilik Analizi Tablosu: Hareketlilik Analizi Tablosu, faaliyetlerin srekliliinin salanmasna ynelik olarak personel saysna ilikin riske iaret eden nemli bir tablodur. Hareketlilik Analizi Tablosundaki birim/i unvan blm ilgili alt birimin organizasyon emasnda belirlenen i unvanna gre Proje Ekibince doldurulur. Tablodaki optimal alan says, mevcut alan says, fark, ihtiyalar ve kstlar blmleri ilgili alt birim tarafndan, emeklilie hak kazanm alan says, askerlik yapmam alan says birimin personel blm tarafndan doldurularak, birimin en st yneticisine onaylatlr. Onaylanan form ilgili alt birim yneticisine gnderilir. Birimdeki personel ya da unvan deiiklikleri personel blmne bildirilecek ve tablonun gncellii salanacaktr. ) ak emalarnn yeniden dzenlenmesi ve kontrol, paraf, imza, onay noktalarnn belirlenmesi: Bu almada kontrol ortam almalar srasnda oluturulan Ak emalarna Proje Ekibince gerektiinde ilgili kiilerle grerek kontrol, paraf, imza ve onay noktalar yerletirilir ve gerekli grlen dzenleme ve dzeltmeler yaplr. d) Kullanlan mevcut formlarn gzden geirilmesi ve gerekiyorsa yeniden dzenlenmesi ve dokmante edilmesi: Kontrol Sistemi, mevcut ileyie ait tm prosedrlerin yazl hale getirilmesini ngrmektedir. Faaliyetlerin ve ileyiin yrtlmesinde ihtiyalara ynelik olarak kullanlan her trl formun ierii ve fonksiyonunu tam olarak yerine getirip getirmedii bu kapsamda nem kazanmaktadr. Bu amala, Birimde kullanlan mevcut, zerinde ekil ve ierik ynnden deiiklik yaplabilecek formlarn Proje Ekibince incelenip deerlendirilerek zerinde gerekli dzenlemelerin yapld bir almadr. Bunlarn dnda, - Yetki devri sisteminin iletilmesi ve onay prosedrleri - Grevler ayrlnn salanmas - Belirli dnemlerle personelin rotasyona tabi tutulmas - lemlerin eksiksiz ve zamannda ve gerektii gibi kaydedilmesi - Kaynaklara ve resmi kaytlara eriim konusunda kontroller - alma performansna, faaliyetlere, sre ve eylemlere ynelik incelemeler - lemlerin ve Kontrol Sisteminin uygun biimde belgelenmesi de kontrol faaliyeti olarak kullanlabilir.
19

IV. BLG VE LETM BLEEN

Bilgi ve iletiim, gerekli bilginin ihtiya duyan kii, personel ve yneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin i kontrol ve dier sorumluluklarn yerine getirmelerine imkn verecek bir zaman dilimi iinde iletilmesini salayacak bilgi, iletiim ve kayt sistemini kapsar. 11. AAMA: BLG, LETM VE KAYIT SSTEMNN SREKLLN VE GVENLRLN SALAMAK N GEREKL KONTROLLERN GELTRLMES a) Kayt, Dosyalama, Evrak ve Ariv sisteminin analiz edilmesi: Kayt, Dosyalama, Evrak Ve Ariv Mevcut Durum Analizi Formu: Kayt, dosyalama, evrak ve ariv sistemleri bir kurumun en nemli ve en temel sistemleridir. Bu sistemlerin znde i ve ilemlerin salkl yrmesi, kurum iindeki bilgi ve iletiim anda yaanabilecek aksamalarn nlemesi hedeflenmektedir. Bu analiz kayt, dosyalama, evrak ve ariv sistemleri ile ilgili olarak birimdeki mevcut durumunun tespit edilmesi amacyla birimdeki idari ileri yrten birim personeline, dier birimlerdeki evrak ve yazmalarla ilgili alan personele, sekreterlere ve Proje Ekibine uygulanr. Her bir soru iin Evet, Hayr ve Ksmen olmak zere seenekli yant bulunmaktadr. Her Evet 2 puan, Hayr 0 puan, Ksmen yant 1 puandr. Sorulara verilen yantlarn aritmetik ortalamas alnr. Sorulara verilen ortalama puanlarn 1,80-2,00 deer aralnda olmas beklenmektedir. Ortalama puanlarn 1,80-2,00 deer aralnda olmas birimdeki mevcut kayt, dosyalama, evrak ve ariv sisteminin kontroll ve doru altn gsterir. Analiz sonucunda kan sonular Kayt, Dosyalama, Evrak ve Ariv Mevcut Durum Analizi Formu Deerlendirme Tablosuna gre deerlendirilerek gerekli dzenlemeler yaplr. b) Mevcut bilgi sistemlerinin incelenmesi Bilgi Teknolojileri Risk Faktrleri, Olas Risklerin Sonular ve Kontrol Faaliyetleri Tablosu: Bu deerlendirme tablosu bilgi teknolojileri personeline ve kullanclarna ynelik olarak Kontrol Ortam Bileeni almalar esnasnda uygulanan Bilgi Sistemleri htiya Analizlerinde beklenen deerin altnda kan nermeler iin oluturulur. Beklenen deerin altndaki nermelere ilikin risk faktrleri nelerdir?, Bu risklerin sonular nelere neden oluyor? ve Nasl bir kontrol faaliyeti uygularsak bu riski azaltabiliriz? sorunlarna ait cevaplarn yer alaca bir tablodur. c) Hata, usulszlk ve yolsuzluklarn bildirim yntemlerinin standart hale getirilmesi: i) Hata Bildirim Formu: Birimin asal i ve ilemlerine ilikin hata, usulszlk ve etik kural ihlallerinin bildiriminde kullanlr. ii) ikayet Formu: Birimin asal i ve ilemlerine ilikin hata, usulszlk ve etik kural ihlallerinin dnda bireysel olarak nitelendirilebilecek mevzuat veya kural d durumlarn bildiriminde kullanlr.
20

iii) Tutanak Formu: Hata, usulszlk, etik kural ihlalleri, mevzuat veya kural d durumlarn kayt altna alnabilecek ekilde belirli bir tarih ve saatte gereklemesi durumunda olaylar raporlamak iin kullanlr ve hata bildirim ve ikayet formuna ek olarak dzenlenir. Kontrol Sisteminin ileyiinde bir aksama ya da soruna meydan vermemek amacyla hata, usulszlk, yolsuzluk ve etik davran kurallar ihlallerinin bir dzen iinde bildirilmesini salayabilmek iin gelitirilen Hata Bildirim Formu, ikyet Formu ve Tutanak Formu dorudan hiyerarik ste ya da ilgili makama bildirimde bulunmaya olanak tanyacak kontrol yntemleridir. Sz konusu bavuruyu alan birim yneticisi, bildirim formunu deerlendirerek ayn gn iinde sonu hakknda bildirim sahibini bilgilendirir. Bavuruda bulunulan makam tarafndan zm getirilemezse ve bildirimde bulunulan bu durumlarn iyiletirilebilmesi dzeltici nleyici bir faaliyeti gerektiriyorsa izleme bileeninde anlatlacak olan Dzeltici/nleyici Faaliyet Formu dzenlenir.

V. ZLEME BLEEN
zleme, Kontrol Sisteminin kalitesinin, kontrollerin tasarm ve isleyiinin ve alnmas gereken nlemlerin deerlendirilmesi iin yrtlen tm faaliyetleri kapsar. 12. AAMA: KONTROL SSTEMNN KALTESN DEERLENDRMEK AMACIYLA ZLEME FAALYETLERNN GEREKLETRLMES Bu bileen, Kontrol Sisteminin kurulum almalar bittikten sonra belirli aralklarla sistemin kalitesini deerlendirmek zere yrtlecek izleme faaliyetlerini kapsar. zleme genel olarak sistemin zaman iinde gsterdii performansnn deerlendirilmesidir. a) Dzeltici/nleyici Faaliyet Sisteminin Uygulanmas: i) Dzeltici nleyici Faaliyet Formu: Kontrol Sisteminin srekli olarak ileyebilmesini salamak ve kontrol altnda tutabilmek iin Dzeltici/nleyici Faaliyet Sisteminin olmas gerekiyor. Birimde bu konuda faaliyet gsterecek Dzeltici/nleyici Faaliyet Komisyonunun kurulmas ve bildirimlerin bu komisyona aktarlmasn salamak zere gelitirilen Dzeltici/nleyici Faaliyet Formu (DF) sayesinde Dzeltici/nleyici Faaliyet Sistemi iletilecektir. Dzeltici/nleyici Faaliyet Komisyonu, birimin en st yneticisi, onun yardmcs (veya hiyerarik olarak hemen altndaki) ve Kontrol Sisteminden sorumlu personelden oluturulmas tavsiye edilir. Hata Bildirim Formu, ikyet Formu veya Tutanak Formu ile kayt altna alnan hata, usulszlk, yolsuzluk ve etik davran kurallar ihlallerinin giderilmesi iin dzeltici nleyici faaliyet ngrlyorsa, bildirimde bulunan personelin hiyerarik yneticisinin de uygun gryle dzenlenen DF ile, ilk bildirimden sonraki gn iinde uygunsuzluu tespit eden birim tarafndan Dzeltici/nleyici Faaliyet Komisyonuna bildirilir. Komisyon tarafndan, uygunsuzluun giderilmesi iin yaplacak faaliyet belirlenir ve bu faaliyetler sonucunda uygunsuzluun ortadan kalkp kalkmad komisyon tarafndan izlenir.

21

ii) alan neri Formu: Birimde alan personelin hata, usulszlk, yolsuzluk ve etik davran kurallar ihlalleri dnda sistemle ilgili neri ve deerlendirmelerini, Kontrol Sisteminin takibinden sorumlu birime iletebilmelerini salayan bir formdur. b) Kontrol Sisteminin zlenmesi: i) Kontrol Sistemi zleme Formu: Kontrol Sisteminin, beklenen kalitede almasn ve srekliliini salamak iin izlenmesi gerekmektedir. Kontrol Sisteminin kurulum almalar bittikten sonra sistemin deien hedeflere, koullara ve risklere uyum salayp salayamadnn deerlendirilebilmesi iin Kontrol Sistemi zleme Formu doldurulur. Formdaki her bir nerme Kontrol Sistemindeki standartlarn ve genel artlarn birimde uygulanp uygulanmadn sorgular. Her soru iin Evet, Hayr ve Gelime Srecinde olmak zere seenekli yant bulunmaktadr. Her Evet yant 4 puan, Hayr yant 0 puan, Gelime Srecinde yant 2 puan deerindedir. Tm sorulara verilen yantlarn puanlarnn toplam alnarak 3e blnr, kan deer sisteminin performans yzdesini verir. Kontrol Sisteminin ayrntl bir ekilde sorgulanmas ve iyiletirilmesi amacyla yneticilerin sorumluluunda dzenli aralklarla Kontrol Sistemi zleme Formunun doldurulmas ve alt ayda bir Strateji Gelitirme Bakanlna gnderilmesi gerekmektedir. ii) Denetim Raporu Sonucu Hazrlanan Eylem Plan Tablosu: denetim standardna gre yaplan bir i denetim sonucunda eer sistemle ilgili bir eksiklik grlrse, alnmas gerekli grlen nlemler varsa bunlar ieren eylem planlarnn ( Denetim Raporu Sonucu Hazrlanan Eylem Plan Tablosu) hazrlanmas, uygulanmas ve bir rneinin Strateji Gelitirme Bakanlna gnderilmesi gerekmektedir. Kontrol Sisteminin salkl bir ekilde ilediini izleyebilmek iin Dzeltici/nleyici Faaliyet Formu, alan neri Formu, Kontrol Sistemi zleme Formunun dnda aada belirtilen alma sonularnn da deerlendirilmesi gerekmektedir: - payda ve alan memnuniyeti anket sonular -Sre kritik kontrol noktalarndaki performans lmlerinin sonular - denetim raporlar sonular -Faaliyet raporlar (planlanan ile gerekleen arasndaki fark ve stratejik plan ile uyumu asndan) - Kontrol Sistemi Uyum Eylem Plan deerlendirme raporlar sonular -Yllk risk deerlendirme almalar

22

EK-1 AKI EMALARI ak emalar mevcut faaliyetler iinde sreklilik arz eden btn faaliyetlerin faaliyet admlarnn grafiksel olarak ifade edilmesidir. aklarnn izilmesi zel bilgisayar programlar aracl ile yaplmaktadr. Uluslararas kabul grm i ak emas izim standartlar ise unlardr; BALIK

EKLLERN DOLGU RENG Renk Modu: RGB, Krmz: 232, Yeil: 238, Mavi: 247 standardnda olacaktr. EKLLERN NDEK YAZILAR Aadaki rnee uygun olarak, Arial 8 pt ve yalnz cmlenin ilk harfi ve zel isimler (kurumlar, birimler, unvanlar, kanunlar, form isimleri vb.) byk harf olarak yazlacaktr.

DOKMAN GSTERM Girdi olarak kullanlan dokman ilgili ilem kutusunun solunda yer alacaktr.

kt olarak kullanlan dokman ilgili ilem kutusunun sanda yer alacaktr.

LEM SIRALARININ GSTERM Genelde i aklar birbirini izleyen ilemlerden olumakta olduundan ilem kutular birbirine aa doru ok ile balanmaldr. Bununla birlikte, baz aklarda ilemlerin ncelik sras sz konusu deildir, iin tanm gerei i paralel olarak veya ncelik sras gzetilmeksizin yaplan ilemlerden olumaktadr. Bu tr ilem kutular birbirine ift ynl ok ile balanmaldr.

GELEN EVRAK, GDEN EVRAK VE FARKLI BR AKIINA REFERANS GSTERM

SAYFA SONLARI VE SONRAK SAYFALAR

BRLEEN LEMLERN GSTERM

KONTROL LEMLER Yandan veya alttan iki veya daha fazla k olabilir. E/H yerine Evet/Hayr kullanlmas uygundur. Evet/Hayr dnda anlatmlar da kullanlabilir.

MAKAM ONAYLARI aklar genellikle ube Mdrnden balayp ube Mdrnde biten ilemler dizisini iermektedir. ube Mdr ve sonraki makam onay ilemleri standart i aklarna referans gsterilerek kullanlacaktr. Bakan onay ayr bir ilem olacak gsterilecektir.

KONTROL/PARAF/MZA/ONAY NOKTALARI lgili ilem kutusunun sanda, sada uygun yer olmadnda solunda aadaki gsterimle yer alacaktr.

K: Kontrol PR: Personel P: Paraf M: ube Mdr : mza DB: Daire Bakan O: Onay B: Bakan GM: Genel Mdr GY: Genel Mdr Yardmcs RY: Rektr Yardmcs AKI BTLER Ak bitiren ilem kutusunun altnda veya yannda yer alacaktr.

EK-2

RSK PROFL TABLOSU

Risk Ad Risk Snf

Risk ana bal yazlacak

Risk Snflandrma Tablosundan, ana balk altndaki risklerin hangi snf yada snflarda yer ald yazlacak (Ynetim ve Operasyonel / Stratejik / zleme ve Raporlama) . (Risk ana bal yazlacak) risklerin Risk Deerlendirme Eyleminin deerlendirilmesi, nceliklendirilmesi ve risk eylem planlarnn Amac hazrlanarak risklerin iyiletirilmesi ve tekrarnn nlenmesi Risk Deerlendirme Eyleminin Risk ana bal altndaki risklerle ilgili iyiletirme almalar Hedefleri sonucunda varlmak istenilen hedef yazlacak Riskin Kapsam Riskin Balang Noktas Riskin Biti Noktas Mevzuatla ilgili Gereklilik Risk Sahibi/Yneticisi Risk Yetkilisi Risk Sorumlusu/Sorumlular Risk Uygulayclar Girdiler Riskin kapsad birim/blm/payda yazlacak. Riskin ortaya kt durum/eylem/mevzuat vb. yazlacak. Risk deerlendirme eyleminin hedeflerinin gerekletirildii durum yazlacak (Riskin iyiletirildiinde arzu edilen durum) Riskle ilgili mevzuat yazlacak Birim Amiri yazlacak Birimdeki yneticiler yazlacak Riskle ilgili yazlacak personel, sorumlu ya da birim yneticileri

Tm personel ya da ilgili personel yazlacak Riski ortaya karan etkenler yazlacak

Tedarikiler Riske girdi salayan birim/sistem vb. yazlacak (Riskin Veri Salayclar) Risk Gstergeleri Riskin tespit edildii gstergeler yazlacak ktlar Riskin dorulama kaynaklar yazlacak. (Riskin Dorulama Kaynaklar) Mteriler Riskten etkilenen birim/personel/payda yazlacak. Performans Gstergeleri (Riskin iyilemesini lecek gstergeler yazlacak) HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

EK-3

RSK EYLEM PLANI TABLOSU Sayfa 1 / 28 EYLEM PLANI NO: Eylem Plan Numaras yazlacak RSK NO: RSKN ADI: NEM DZEY: AMA: HEDEF: STRATEJ: KAPSAM: PROJE EKB: YAPILACAK ALIMALAR: KOORDNASYON BRL: IKTI / DOKMANLARI: SORUMLULAR: ZAMAN (Balama Biti): VE ALIMA Eylem plan hazrlanacak ortak risk numaralar yazlacak Bir eylem plan ad yazlacak. Eylem plan hazrlanacak riskler iin ortak bir isim verilecek. Risklerin nem dzeyi (Risklerde nem dzeyi farkl ise ortalamas alnabilir.) Eylem plan hazrlanacak riskler iin amacmzn ne olduu yazlacak. Risk eylem planndaki amacmza ulamak iin ne zamana kadar neler yaplacak. Risk eylem planndaki belirlediimiz hedeflerin nasl olaca yazlacak. Eylem Planndaki riskler hangi birimleri kapsamakta (Harcama birimi yazlabilir.) ncelikle yaplacak almalar yazldktan sonra Proje Ekibi seilmeli. Proje Ekibi bu eylem plannda belirlenen almalar yrtecek Risk no balnda belirtilen risklerin iyiletirilmesi iin hangi almalarn/projelerin yrtlecei yazlacak Koordinasyon ve ibirlii yaplacak birim/personel/ kurum/ kurulu yazlacak. Eylem plan kapsamnda yaplacak almalar yada proje sonucunda elde edilecek ktlar yazlacak. Harcama birimi yneticisi/ubeler/ personel. Eylem Plannn balama ve biti tarihleri

SONU / YARATILAN KATMA Eylem Plan kapsamnda yaplacak almalar sonucunda (Riskin yiletirilmesi sonucunda) ne gibi faydalarn DEER: salanaca yazlacak
1

RSK EYLEM PLANI TABLOSU Sayfa 2 / 28 ZLEMEDEN BRM: KOORDNATR: MEVZUATLA GEREKLLK: LGL SORUMLU Yaplacak almalarn sonucunu performansn izleyecek birim/personel yazlacak. Birimin Amiri Gen. Md./l Tarm Mdr/Kontrol Lab. Mdr yazlacak. Riskin konusu ile ilgili mevzuatlar yazlacak