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Sistemas de Informacin Gerencial Msig. Nelson Mora Saltos. Apuntes de clases Cap. 1,2,3,4

1. SISTEMAS DE INFORMACIN.
Se definen como componentes interrelacionados que captan, procesan y diseminan informacin para apoyar el proceso de anlisis, decisin, coordinacin y control en una organizacin.

Actividades que realiza un Sistema de Informacin:

- Entradas: Ingreso de Datos (captura, recupera, convierte) Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente y e-mail. Polticas de crditos: lmite de crdito, cuotas o plazo del pago. Facturas: cdigo, cantidad y precio de venta. - Proceso: Proceso de Datos (clasifica, agrupa, calcula ) Clculo del impuesto al IVA o del impuesto a la renta. Clculo del inters de mora de un cliente. Clculo del valor y descuento de una factura. - Almacenamiento: Guarda datos (permanentemente) Movimientos de los cobros y pagos realizados. Catlogo de clientes. Datos de la facturas. - Salidas: Informacin (imprime, visualiza, almacena, distribuye) Reporte de los valores ingresados. Estados de cuenta. Plizas de seguros. Facturas. Consultas de saldos en pantalla de una terminal. Existe una retroalimentacin en los SI que consiste en: Anlisis y Decisin de los resultados obtenidos. Coordinacin y consistencia de todos los procesos ejecutados. Control de datos y evaluacin de resultados.

TIPOS DE LOS SISTEMA DE INFORMACION. Principales Tipos de Sistemas de Informacin

- Nivel estratgico - Sistemas inteligentes o expertos. - Nivel Gerencial - Sistemas de soporte de decisiones (DSS) - Sistemas de informacin gerencial (MIS) - Nivel del conocimiento - Sistemas de administracin del conocimiento (KWS) - Sistemas automatizados de oficina (OAS) - Nivel Operacional - Sistemas transaccionales (TPS)

 Sistemas De Procesamiento De Transacciones (TPS)

- Caractersticas: - Nivel operacional y rutinario - Entrada: Transacciones diarias y gran volumen de datos - Procesos: Actualizaciones en lnea. - Salida: Reportes detallados con totales de control - Usuarios: Personal de caja y supervisores - Entre stos Sistemas tenemos: - Sistema de Ventas & Mercadeo - Sistema de Produccin - Sistema Financiero - Control de Pedidos - Ordenes de produccin. - Sistemas de Ventas & Mercadeo: Principales funciones del sistema: - Control del ciclo de vida de un producto - Administracin de los precios - Cotizaciones a los clientes - Toma de pedidos de los clientes - Despacho y devoluciones - Facturacin diaria - Promociones - Administracin de zonas para vendedores - Pago de comisiones - Registro de las investigaciones de mercado. - Sistemas de Fabricacin & Produccin Principales funciones del sistema: - Formulacin, cambios y produccin de materiales - Ciclo de vida de rdenes de produccin - Ciclo de vida de rdenes de compra - Recepcin y despacho de materiales - Registro del control de calidad de los productos. - Sistemas de Finanzas y Administracin Principales funciones del sistema: - Cuentas por cobrar a clientes - Cuentas por pagar a proveedores - Control de la caja chica - Conciliacin bancaria - Emisin de Presupuestos - Control de inversiones - Flujo de caja. - Sistemas de Recursos Humanos Principales funciones del sistema: - Historial del personal - Perfil de puestos o cargos - Beneficios y descuentos de ley - Registro de la capacitacin al personal - Registro de datos para la emisin del Rol de Pagos - Control de asistencia de empleados - Provisiones de beneficios sociales.

 Administracin del Conocimiento (Knowledge Systems - KWS)

- Caractersticas: - Nivel necesario de conocimiento - Entrada: Especificaciones de diseo y flujos de procesos - Proceso: Modelamientos - Salida: Grficos y diseos reusables - Usuarios: Personal tcnico del departamento de organizacin y mtodos - Herramientas - Ayudas para diseo (Visio Profesional, Autocad, Workflow) - Ayudas para diseo grfico (Coral Draw, Photoshop) - Editores para diseos web. (Dreamweaver, Flash) - Trabajo Cooperativo (Groupware, intranet) - Aplicaciones de Administracin del Conocimiento KWS Ayudas de Diseo - Workflow - Ayuda al visualizar el flujo de trabajo - Facilita la captura visual de la secuencia de procesos de la organizacin - Incorpora las reglas del negocio - Incorpora imgenes y documentos del proceso - Ideal para procesos de bajo volumen y alto valor creativo e innovador. Trabajo Cooperativo - Groupware - Trabajando en Grupo - Facilita compartir documentos e informacin a grupos cuyos miembros estn distantes - Publicacin y suscripcin de documentos - Grupos de discusin - Mltiples foros de discusin - Administracin de la discusin - Flujo de documentos - Envo, seguimiento y aprobacin de documentos - Trabajo configurable a la organizacin de la empresa

Automatizacin de Oficina (OAS)

- Caractersticas - Se necesita cierto nivel del conocimiento - Entrada: Documentos, hojas de datos, grficos - Proceso: Verificaciones y clculos - Salida: Publicaciones y presentaciones - Usuarios: Profesionales y oficinistas - Herramientas: - Procesador de palabra (Word, block de notas) - Hoja electrnica (Excel, Qpro) - Presentaciones (Powerpoint, print artist) - Navegadores de Web (Explorer, Mozila Firefox) - Agenda y correo electrnico - Datos en Excel o Access.

 Sistemas de Informacin Gerencial (MIS)

- Caractersticas: - Destinados para un nivel gerencial medio, depende de los sistemas TPS - Entrada: Volumen alto de datos - Proceso: Modelos simples de clculo - Salidas: Reportes, resmenes y grficas de resumen - Usuarios: Mandos medios. - Orientado a: - Decisiones estructuradas - Toma de decisiones a corto plazo - Anlisis de compras y ventas realizadas - Comparacin de datos pasados y presentes - Orientacin interna para contadores y gerentes departamentales.

Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS)

Tipos de Sistemas DSS - Orientados al modelo: Sistemas independientes que construyen modelos de situaciones y permiten anlisis de sensibilidad, estadsticos y grficos. - Orientados a los datos: Sistemas que analizan los datos de los sistemas TPS y extraen patrones de los mismos, ste proceso es conocido como minera de datos. DSS Orientados al Modelo - Caractersticas - Nivel gerencial. - Entrada: Bajo volumen de datos - Proceso: Interactivo y con simulaciones. Se apoya en estadsticas, investigacin de operaciones, rboles de decisin y modelos financieros - Salida: Anlisis de decisin con portafolio de opciones - Usuarios: Gerentes, profesionales, analistas y ejecutivos especialistas. - Ejemplo: Anlisis de riesgo de proyectos de inversin, seleccin de ofertas de contratos usando rboles de decisin. DSS Orientados a los Datos - Caractersticas - Nivel gerencial - Entrada: Alto volumen de datos - Proceso: OLAP (On-line Analitical Processing), consultas en lnea, complejas y multidimensionales - El usuario debe tener muy claro que est buscando - Datamining o minera de datos es la explotacin de datos en bsqueda de perfiles, patrones de consumo y conducta de los clientes para la toma de decisiones a nivel gerencial - Salida: OLAP: Grficos y hojas electrnicas, secuencias, clasificaciones y grupos - Usuarios: Profesionales, analistas, especialistas y ejecutivos.

Sistemas Inteligentes o Expertos.

Alta gerencia Alto volumen de datos - Internos: Aplicacin MIS, SCM, CRM , ERP o DSS - Externos: Internet y proveedores de informacin - Proceso: Interactivo - Salida: Alarmas, proyecciones y grficos - Usuarios: Gerente Senior y staff tcnico. - Ejemplo: Administracin de la estrategia - Gerencia de mximo nivel - Diseado para cada organizacin - Procesos y decisiones automatizados con gran ancho de banda. - Enlaza al ejecutivo de ms alto nivel con toda la organizacin, por cual llegan a clasificarse como sistemas ejecutivos EIS - Implantacin requiere un equipo de apoyo de alto nivel profesional. - Caractersticas - Nivel: - Entrada:

2. MODELO DE NEGOCIOS
Es un esquema que describe el comportamiento de una organizacin dentro del entorno productivo. Ejemplo: en un canal de televisin, su esquema comprende la publicidad televisiva, en una Universidad, su esquema comprende la educacin. El modelo describe la manera como la empresa genera riqueza, para el canal de televisin es la difusin gratuita de programas de televisin (contenido) con la intencin de cobrar por publicidad, para la Universidad es la de ofrecer educacin de calidad con la intencin de cobrar valores por matrcula y pensiones. - Entorno - Identificacin de actores especficos o categoras de actores - Clientes, proveedores, organizaciones de control, accionistas y competidores - Procesos del Negocio Son aquellos principales procesos internos que apoyan el modelo del negocio, desde el ingreso de la materia prima hasta la obtencin del producto terminado, o desde el ingreso de un estudiante al inicio de un semestre hasta la terminacin del semestre o hasta su graduacin como un profesional.

Procesos del Negocio:

Logstica de compras de insumos Fabricacin y operacin de un producto Ventas y mercadeo Logstica de entrega de productos a los clientes. Atencin al cliente y servicio postventa.

Todos los procesos se basan en el entorno de clientes, proveedores, organismos de regulacin, accionistas y competidores, por lo tanto los sistemas de informacin ayudan al anlisis, control y evaluacin de todos los procesos del negocio.

Los sistemas de informacin se deben adaptar a las necesidades y requerimientos del entorno, ya que si el entorno cambia ste ejerce una presin insostenible dentro de la organizacin, es as como los sistemas de informacin irremediablemente evolucionan bajo la responsabilidad de los departamentos de sistemas que realizan el mantenimiento y soporte tcnico adecuado. En el modelo de negocio se deben puntualizar todas aquellas actividades relacionadas a la adquisicin, produccin y distribucin de productos y servicios, estas actividades son llamadas primarias dentro de la cadena de valor y todas aquellas actividades de administracin son denominadas actividades de soporte. Es importante tomar en cuenta que al pensar en instalar un negocio en el rea de tecnologa es imprescindible realizar un estudio de mercado en todo lo referente al entorno, se debe poseer una idea innovadora capaz de hacer frente a la competencia, utilizar las tecnologas de la informacin existentes, especialmente en lo referente al servicio de internet a travs de la web con una disponibilidad 24 x 365 y sobre todo pensar en los recursos econmicos necesarios o en el respectivo financiamiento.

3. ORGANIZACIN TECNOLGICA GERENCIAL

Los Sistemas de Informacin Gerencial son soluciones gerenciales y organizacionales basados en tecnologa para enfrentar los retos impuestos por el entorno, a continuacin veremos las diferentes perspectivas.

Perspectiva Organizacional
- Elementos comunes en todas las organizaciones - Estructura organizacional u organigrama. - Se realizan procedimientos y estndares de operacin - Personal con diferentes habilidades y roles. - Poltica empresarial (Reglas para el flujo de trabajo empresarial) - Cultura organizacional (Reglas para el comportamiento del personal) - Nueva Visin - Diseo de productos y servicios en donde prevalece el conocimiento. - Servicio a las personas como eje fundamental del desarrollo. - Variedad en la produccin de bienes y servicios. - Tecnologa web con alta disponibilidad para los clientes. - Produccin y registro de datos con visin datamining. - Efecto de los Sistemas de Informacin en la Estructura Organizacional Aplanada: - Reduccin de la gerencia media. - Aumento de los empleados en lnea para un servicio directo. - Los SI dan a la gerencia acceso a la informacin y control de las operaciones de los empleados en lnea. - Ejemplo: Servicios al cliente por parte de los empleados de Porta, quienes solucionan los problemas operacionales directamente. Empoderada: - Aumento de la gerencia media. - Reduccin de empleados en lnea. - Los SI dan a la gerencia media mayor capacidad de ejecucin.

- Ejemplo: Los brokers o intermediarios en los seguros, o las representantes de ventas de Avon, Yanball, todos ellos toman decisiones gerenciales de nivel medio, ellos realizan los contratos y dan el servicio de forma directa. Hiperjerrquica: - Aumento de la autoridad basado en conocimiento de la tecnologa y del entorno competitivo. - Los SI facilitan el trabajo en grupo por comunicacin remota y a gran distancia - Ejemplo: Las tomas de decisiones basadas en aplicaciones .NET. Un gerente con su laptop desde cualquier parte del mundo puede tomar decisiones administrativas y gerenciales sin ningn impedimento. - Los Sistemas de Informacin y la Resistencia al Cambio - Los sistemas de informacin tienen el potencial de cambiar: - Estructura de una organizacin. - Tareas y procedimientos estndares u operativos - El nivel de conocimiento del personal - Los procesos de las polticas empresariales. - La manera de pensar a travs de la cultura organizacional. - Ciertos individuos dentro de la organizacin se resisten el cambio de manera expresa o tcita ya que temen perder el poder en los procesos manuales que utilizaban.

Perspectiva Gerencial
El gerente general actualmente debe manejar una nueva realidad sobre: - Percepcin de los retos del entorno - Definir una estrategia empresarial para afrontar la competencia. - Incentivar el recurso tecnolgico, financiero y humano. - Ejecucin de nuevos planes de tecnologa - Control de operaciones y procesos de trabajo.

Perspectiva Tecnolgica
Los sistemas de informacin son una herramienta que tienen las organizaciones y la gerencia para enfrentar los retos del entorno empresarial - Componentes: - Departamentos de Sistemas o Computacin - Tecnologa de la Informacin (TI) - Hardware, software, datos y comunicaciones - Departamento de Sistemas o Computacin: - Gerente de Sistemas (CIO Chief Information Officer) - Centro de Cmputo . Operadores del hardware - Desarrollo de Aplicaciones - Ingenieros de Sistemas => Proyectos. - Analistas de sistemas => Software - Programadores => Software - Administradores de bases de datos => Datos - Administradores de redes y Comunicaciones

 Perspectiva Sociotcnica
En una perspectiva sociotcnica, el desempeo de los sistemas se optimizan cuando la tecnologa y la organizacin, se ajustan mutuamente el uno al otro hasta acomodarse satisfactoriamente a los requerimientos planteados. Las organizaciones e individuos deben ajustarse por medio del entrenamiento, aprendizaje y cambio organizacional planificado para permitir que la tecnologa opere y prospere. En ocasiones la tecnologa debe ser desoptimizada para cumplir con este fin, es decir llegar hasta cierto lmite con el personal humano que se posee.

Razones para la Implantacin de Sistemas de Informacin

- Requisito necesario para la participacin en el mercado competitivo. - Mejorar la eficiencia y reducir los costos de produccin y operacin. - Construir una ventaja competitiva ante el entorno, nueva imagen. - Cultura innovadora y creativa dentro de la empresa. - Satisfacer ambiciones de crecimiento profesional de ciertos grupos de la organizacin que ven en los S.I. un factor de superacin. - Mejorar los controles internos para evitar errores humanos.

4. LA REVOLUCION DIGITAL Entorno Digital de los Negocios.

- Globalizacin - Cambios en la economa mundial - Transformacin empresarial - Factores Nacionales - Surgimiento de la empresa digital. Globalizacin - El mundo es ms pequeo con las nuevas tecnologas de la informacin - Existe un gran auge de acuerdos comerciales a travs del internet - Nuevos requerimientos de la gerencia para el control de sus procesos. - Proveedores globales a travs de la web - Operacin y disponibilidad 24 horas, los 365 das del ao - Competencias y alianzas globales entre empresas - Grupos de trabajo globales que comparten informacin y conocimiento - Requerimientos y entrega del producto al cliente desde otros pases - Redes locales de computadoras conectados a redes globales - Sistemas transaccionales con operaciones de alta disponibilidad - Sistemas de Informacin Gerencial para la toma de decisiones. Para que opere la globalizacin es necesario poseer tecnologa de la informacin basada en recursos computacionales y de comunicacin de punta.

Cambios en la economa mundial - Economa basada en el nivel de conocimiento de los operadores. - Redefinicin del trabajo: conocimiento, servicios personales y operativos - Conocimiento como valor fundamental del trabajo actual. - Actualmente se invierte el 70% del gasto operacional en tecnologa - Nuevos actores: educacin, salud, seguros, banca, inversiones, investigacin, asesora, diseo, programacin y ventas. - Nuevos productos & servicios basados en conocimiento e informacin, requieren: - Esfuerzo continuo de aprendizaje - Mecanismos que aseguren la calidad del producto ante la competencia - Produccin a gran escala de los productos y entrega a bajo costo - Ciclo de vida ms corto de productos, constante renovacin. - Productividad laboral dependiente mucho de la calidad de informacin y de los sistemas actuales

Transformacin empresarial: Organizacin: - Nuevas estructuras plana, empoderada o hiperjerrquica. - Descentralizacin en la toma de decisiones a corto o largo plazo. - Flexibilidad para enfrentar cualquier entorno competitivo. - Trabajo cooperativo y basada en conocimiento - Independencia de la ubicacin de la empresa - Bajos costos transaccionales. - Reciclaje de conocimiento para obtener mejoras. Tecnologa de la Informacin: - Nuevos actores de la tecnologa: - Telecomunicaciones - Computadoras - Software - Base de datos. - Desarrolladores de aplicaciones - Nuevas profesiones - Redes locales y globales de computadoras. - Sistemas transaccionales de alta disponibilidad - Sistemas de apoyo al diseo y construccin de productos - Sistemas de administracin de la cadena de abastecimiento

Factores Nacionales - Procesos complicados de modernizacin y privatizacin as como la alta fragmentacin del poder retrasa el montaje de infraestructura tecnolgica - Cambios frecuentes en las polticas tributarias ocasionan grandes esfuerzos de las empresas por adaptar sus sistemas de gestin - Poca confianza en las autoridades y leyes del comercio electrnico - Impuestos y/o prohibiciones a ciertas componentes de la tecnologa. - Crisis mundial complic las inversiones en tecnologa de la informacin - La alta migracin originan cambios en los patrones de vida.

Surgimiento de la Empresa Digital - Los procesos de negocios importantes son automatizados - Las relaciones con clientes, proveedores y empleados estn habilitadas por medios electrnicos - Los recursos empresariales estn administrados y controlados por los sistemas de informacin - Las empresas Cisco Systems y Dell Computers son ejemplos de surgimiento - Cisco System: - 90% de los pedidos de clientes son hechos por Internet - 75% de los pedidos a proveedores o contratistas son por va digital - Entregas de pedidos a los clientes son rastreados en sitios web bajo el seguimiento de las empresas UPS o Fedex (Express) - 85% de los requerimientos de servicios y soporte tcnico son manejados en el portal de Cisco - 25.000 solicitudes mensuales de trabajo son procesadas en su sitio - 80% de la capacitacin se realiza por Internet a travs de cursos.