EL SISTEMA EMPRESA Y SUS SUBSISTEMAS (FUNCIONES) La teora de la organizacin la prctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en aos recientes.

La informacin proporcionada por las ciencias de la administracin y la conducta han enriquecido a la teora tradicional. Estos esfuerzos de investigacin y de conceptualizacin a veces han llevado a descubrimientos divergentes. La meta de la Teora General de los Sistemas (T.G.S) no es buscar analogas entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad cientfica que ha estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes cientficos, toda vez que dicha extrapolacin sea posible e integrable a las respectivas disciplinas. Los sistemas de produccin son los responsables de la produccin de bienes y servicios de las organizaciones. Los administradores de operaciones toman decisiones que se relacionan con la funcin de operaciones y los sistemas de transformacin que utilizan. De igual manera las producciones tienen la capacidad de Involucrar las actividades diarias de adquisicin y consumo de recursos. Estos son sistemas que manejan los gerentes de primera lnea dada la importancia que tienen como factor de decisin empresarial. El anlisis de este sistema permite conocer de una forma ms efectiva las condiciones en que se encuentra empresa con referencia en el sistema productivo. Los sistemas son abiertos. Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energa. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biolgicos y mecnicos esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una estructura celular que permite contracciones. No es propiamente las TES. , Sino las caractersticas y parmetros que establece para todos los sistemas, lo que se constituyen el rea de inters en este caso. De ahora en adelante, en lugar de hablar de TES., se hablar de la teora de sistemas. El enfoque sistemtico, hoy en da en la administracin, es tan comn que casi siempre se est utilizando, a veces inconscientemente. 1.1. Concepto y tipos de sistemas Elementos de los sistemas Los recursos de los sistemas Visin general de los subsistemas de las empresas.

Conceptos y y y y y y Un conjunto de elementos Dinmicamente relacionados Formando una actividad Para alcanzar un objetivo Operando sobre datos/energa/materia Para proveer informacin

Tipos de sistemas En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:

y y

Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos: y Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado y que opera con muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable, como las mquinas. La empresa como sistema abierto: empresas puede definir como un sistema abierto al entorno, con el cual intercambia elementos e informacin y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad, comportamiento y resultados.

El Proceso de Direccin sigue siendo vlido, pero para facilitar su aplicacin, se le da el enfoque Sistmico que considera especialmente al contexto. En consecuencia una forma esencialmente conceptual de aplicacin prctica es considerar a la Empresa como: Sistema Abierto. La Empresa puede ser considerada como un "Sistema Abierto" que para ser exitosa debe estar en equilibrio dinmico con el medio externo, generando riqueza y posibilitando el crecimiento. La Empresa debe satisfacer dinmicamente los intereses de Clientes, Accionistas, Empleados y Sociedad en su conjunto. .concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organizacin y de la sociedad. Despus de tener como base el marco conceptual, es necesario precisar el pensamiento sistmico que contempla dialcticamente lo global y lo local en una organizacin .Se considera la organizacin como un sistema socio-tcnico abierto integrado como de varios subsistemas y con esta perspectiva con una visin de integracin y estructuracin de actividades humanas, tecnolgicas y administrativas. Toda organizacin tiene una serie de sistemas que se interrelacionan e interactan para la consecucin de los objetivos organizacionales estos subsistemas son: Sistema de planificacin, Sistema Financiero.

1.2.

El ambiente y contexto global de los negocios

EL NUEVO AMBIENTE DE LOS NEGOCIOS. Cada dcada exige que la administracin empresarial piense en renovar su concepcin relativa a sus objetivos, estrategias y tcticas. Los cambios vertiginosos provocan que los principios preponderantes en otras pocas para manejar las empresas resulten obsoletos con facilidad.

Pero cules son los retos que plantea esta dcada y este nuevo siglo para Mxico? Una vez que termin la guerra fra, empresas y pases se enfrentaron a un nuevo conjunto de problemas. Hoy en da luchan contra el incremento de la competencia en el mbito mundial, el deterioro ecolgico, la negligencia respecto a la infraestructura, el estancamiento econmico, poltico, social, tecnolgico y ecolgico. Es una realidad que lo anterior descrito son verdaderos problemas, pero, as mismo, oportunidades. El mercado globalizado significa que las empresas pueden confiar en un mercado potencial mucho mayor donde pueden ofrecer sus bienes y servicios; la mala noticia es que se tendrn que enfrentar a una cantidad muy considerable de los competidores. El deterioro del ambiente representa incontables oportunidades para las empresas que sean capaces de concebir mtodos ms efectivos para depurar de contaminantes el entorno ambiental. La negligencia en cuanto a la infraestructura ofrece numerosas oportunidades para las industrias como la de la construccin, el transporte y las comunicaciones. El estancamiento econmico y las recesiones favorecern a aquellas empresas que sean capaces de producir y comercializar sin necesidad de apoyos. La carencia de mano de obra calificada plantear retos importantes a las empresas educativas y que se ocupan de la capacitacin, para que diseen programas efectivos que contribuyan a perfeccionar las destrezas humanas. Los problemas que asedian a la sociedad son solo una fuente de oportunidades para la actividad empresarial. Hay que considerar que las oportunidades que ofrecen los avances cientficos y tecnolgicos cada vez ms sustanciales en la ingeniera gentica, la robtica multisensorial, la inteligencia artificial, la micro mecnica, el diseo molecular, los superconductores y docenas de otras reas cientficas

1.3.

tica y responsabilidad social en los negocios

La empresa es un actor social que debe tener una participacin de primer orden en la comunidad. La imagen corporativa proyectada hacia la sociedad por parte de una empresa depender del compromiso asumido con su entorno. La empresa no solo tiene compromisos con sus clientes externos y sus clientes internos (empleados). Ya no es suficiente presentar los informes (estados financieros) a los accionistas donde se les dice buenas noticias, las utilidades de nuestra compaa crecieron un 25% con respecto al ao pasado. En el mundo empresarial de hoy es necesario tener una poltica clara y definida del compromiso de la empresa con su entorno social y la clara ejecucin de las mismas. La toma de decisiones La toma de decisiones estratgicas se presenta a nivel corporativo, a nivel de unidad de negocio y a nivel funcional. Al trmino de esta regresin se encuentran los planes operativos para poner en prcticas la estrategia. Esto hace que la administracin estratgica sea ms especializada.

Casi no es posible imaginar un campo de mayor trascendencia para el humano que el de la toma de decisiones. Tenemos un problema cuando no sabemos cmo seguir. Una vez que tenemos un problema, hay que tomar una decisin (incluyendo la de no hacer nada). Elegimos una alternativa que nos parezca suficientemente racional que nos permita ms o menos maximizar el valor esperado luego de resuelta nuestra accin. Emitimos en silencio un plan de control, que nos suma en la toma de decisiones, incluyendo decisiones relacionadas con modificar ese plan de control. Demostramos nuestra inteligencia en este proceso en funcionamiento. Un tpico bastante poco conocido es el papel de la inteligencia en la resolucin de problemas, de la toma de decisiones, del planeamiento de un control.

2.1 Conceptos generales La administracin consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a travs de ellas. Coordinar el trabajo de otros es lo que distingue una posicin gerencial de las dems. La eficiencia consiste en obtener los mayores resultados con la mnima inversin. La eficacia se define como hacer las cosas correctas es decir las actividades de trabajo con las que la organizacin alcanza sus objetivos. 2.2 Tipos de problemas y decisiones Diversos problemas se presentan a la hora de tener que tomar decisiones. Vamos a presentar algunos de ellos y las posibles soluciones: TIPOS DE PROBLEMAS: * Problemas bies estructurados.El objetivo del tomador de decisiones es claro: el problema es familiar y la informacin acerca del problema es fcil de definir y completar. Estos problemas se llaman "bien estructurados". El modelo de toma racional de decisiones est en esencia diseado para responder estos problemas. * Problemas mal estructurados.Muchos problemas enfrentados por los mandos suelen ser problemas mal estructurados. Son totalmente nuevos. La informacin sobre ellos es ambigua e incompleta. TIPOS DE DECISIONES: Las decisiones, al igual que los problemas pueden estar divididas en dos categoras. Como se mostr, las decisiones programadas o rutinarias son la manera ms eficiente de tratar problemas bien estructurados. En cuanto a los problemas mal estructurados, los mandos recurren a las decisiones no programadas para intentar soluciones nicas. * Decisin programada.Las decisiones son programadas en la medida en que son repetitivas y rutinarias, as mismo en la medida en que se ha desarrollado un mtodo definitivo para poder manejarlas. Al estar el problema bien estructurado, el mando no tiene necesidad de pasar por el trabajo y gasto de realizar un proceso completo de decisin. Procedimiento:

El procedimiento son los pasos secuenciales que un mando puede usar para responder a un problema estructurado. La nica dificultad real est en identificar el problema, una vez el problema identificado el proceso es de accin inmediata. Regla: Una regla es un enunciado explcito que dice al mando lo que uno tiene que hacer. Las reglas las aplican con frecuencia los mandos cuando confrontan un problema bien estructurado, porque son simples de seguir y garantizan consistencia. As mismo las reglas acerca de la impuntualidad y ausentismo permiten a los mandos tomar decisiones de disciplina y con un alto nivel de justicia. Poltica: Una tercera gua para las decisiones programadas es la poltica. Dar directrices para canalizar el pensamiento del mando en una direccin concreta. * Decisin no programada.La reestructuracin de una organizacin o cerrar una divisin no rentable, son ejemplos de decisiones no programadas. Sus caractersticas que son nicas y no concurrentes. Cuando un mando confronta un problema mal estructurado o uno que es nuevo, no tiene solucin instantnea. Requiere de un tratamiento especfico y a su medida. La creacin de una estrategia de mercado para un nuevo producto representa un ejemplo de decisin no programada.

2.3 Proceso de toma decisiones A pesar de la existencia de modelos alternativos, la mayora de los cuales son mucho ms exactos, el modelo racional sigue siendo dominante en el proceso administrativo. El proceso administrativo presupone que el tomador de decisiones es del todo racional, ya sea que ofrezca guas sobre cmo hacer una planeacin estratgica, cmo disear la estructura de una organizacin o como medir la efectividad organizacional. 1.- Definir en forma precisa la meta de la decisin. 2.- Identificar todos los criterios de decisin relevantes. 3.- Identificar todas las consecuencias posibles de cada alternativa. 4.- Identificar todas las alternativas de decisin relevante. 5.- Evaluar las alternativas respecto a los criterios para obtener un orden preferencial calificado. 6.- Seleccionar la alternativa que califique ms alto la preferencia.

2.4 Condiciones en que se toman las decisiones La toma de decisiones se presenta en nuestras vidas a todo momento en el que necesitemos escoger el mejor camino en el tema o actividad que estemos desarrollando, ya que se basa en el anlisis de varias alternativas que se nos van presentando durante el proceso, y estas

posibilidades pueden llevarnos a terminar el proceso ya sea de la mejor manera o conducirnos al error. Como todo proceso, la toma de decisiones tiene unos pasos o recomendaciones que se podran tener en cuenta, como lo es el analizar y tener un buen conocimiento del problema o incgnita que se tiene para saber de verdad cual es la mejor manera de resolverlo; y tambin sera importante evaluar cada una de las alternativas que se irn a presentar, ya que as se sabr escoger la que ms le convenga al problema en anlisis. Este proceso, aplicado al anlisis de los Sistemas, considero que siempre se va a presentar, quiz ms frecuente de lo que uno piensa, ya que, primero que todo, al tratar de resolver alguna entropa o problema que presente el sistema, se van a presentar de seguro, varias alternativas o vas, que pueden ser viables o no, de acuerdo a las caractersticas del proceso, y analizar cada una puede tomar un buen tiempo, porque se debe optar por lo que ms le convenga a todas las partes que tengan relacin con dicha entropa. Un sistema, para que sea exitoso, debe tener varias relaciones de acuerdo al medio en el que se encuentre, por consiguiente, va a tener entradas de informacin o energa, que pueden ser, tanto de gran utilidad para todas sus partes, como tambin pueden ser perjudiciales para el proceso que se tenga en desarrollo, y en algunos sistemas se puede presentar que a varias de sus partes (subsistemas) estos datos pueden ser muy provechosos, pero para otras, puede incluso, llevar a la destruccin. Por eso, es importante usar la toma de decisiones para saber cul es la informacin que le va a servir, y le va ayudar a tener una regularidad, no constante pero si a menudo estable a todo el sistema en general, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de sus partes. En un sistema social, como los que se presentan en las empresas, se puede demostrar como interviene el proceso de toma de decisiones en el trabajo grupal, que en muchas ocasiones puede resultar ms beneficioso que el trabajo individual, ya que se puede experimentar con las diferentes opciones que den cada uno de los miembros de dicha organizacin, y as llegar a una unanimidad, que va a llevar al sistema por el mejor camino. Pero si cuando el trabajo lo realiza uno, se toma un determinado tiempo, en una organizacin se incrementa mucho ms, por las teoras o decisiones que tengan cada una de las personas, y por supuesto, en este tipo de sistemas se debe tener muy en cuenta la posicin en la que se encuentre cada uno. En conclusin, la toma de decisiones se presenta en todo momento en nuestras vidas, cuando debamos seleccionar entre varias opciones o caminos, y este proceso se va a presentar mucho ms para un analista de sistemas, ya que para realizar un sistema, o modificar errores (entropas) que encuentre en estos, va a tener que optar por la forma ms eficaz de resolverlo, teniendo en cuenta, tanto las necesidades que tenga, como todas las partes que lo constituyen. Adems, la eficacia y eficiencia en tomar la decisin que al final va a ser la acertada, ya sea en un sistema, o cualquier problema que se nos presente, se forma en la objetividad y claridad que nos puedan mostrar los datos o la informacin que se tiene, porque si se conoce bien lo que se est realizando, no vamos a tener inconvenientes que sean perjudiciales.