BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan salah satu Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sukabumi yang bertanggung jawab dalam mencatat dan memberikan informasi mengenai data kependudukan di Kabupaten Sukabumi. Sampai saat ini Kantor Dinas Kependudukan Kabupaten Sukabumi masih menemukan permasalahan dalam memberikan pelayanan pada masyarakat. Pertumbuhan penduduk yang dinamis maka sejalan dengan arah penyelenggaraan administrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub-sub sistem pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan kinerja pemerintahan serta dapat memberikan kontribusi positif terhadap pembangunan. Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Sukabumi untuk dapat mengelola admistrasi yang baik dan meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Salah satu bagian yang menghadapi masalah dalam data kependudukan pada Dinas Kep endudukan dan Catatan Sipil adalah Sub Bidang Pendaftaran Penduduk untuk lingkup data Pindah dan Datang Penduduk antar Kabupaten, Kota dan Provinsi. Kemajuan teknologi yang sangat cepat mengharuskan instansi mengikuti dan memanfaatkan perkembangan teknologi, salah satunya adalah dengan penggunaan komputer. Pengolahan Data dengan menggunakan Komputer,

membantu instansi dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengan sistem

pengolahan data pindah dan datangpenduduk akan lebih mudah dan cepat serta pendokumentasian data dapat terorganisir dengan baik. Selain itu Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Adminduk yang belum terintegrasi dari tingkat pusat ke daerah menjadi suatu kendala utama yang menyebabkan tidak berjalannya pendokumentasian data penduduk yang pindah keluar Kabupaten Sukabumi ataupun yang datang dari luar Kabupaten Sukabumi, oleh karena itu diperlukan adanya suatu sistem pendukung yang mampu mengorganisir data-data pindah dan datang penduduk agar dapat terdokumentasikan baik secara digital ataupun secara manual. Maka dari itu, penulis melakukan penelitian dalam kerja praktek ini dengan judul Sistem Pengelolaan Data Pindah dan Datang antar Kabupaten dan antar Propinsi di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Sukabumi.

1.2. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Maksud dilaksanakan kerja praktek di dinas Kependudukan dan Catatan Sipil tersebut adalah untuk mengimplementasikan ilmu

pengetahuan yang didapat selama di perkuliahan dengan kenyataan dunia kerja secara umum dan khususnya di lingkungan birokrasi pemerintahan.

2. Tujuan Tujuan dari adanyaaplikasi pendaftaran surat pindah dan datang ini untuk : a. Mengembangkan Sistem Pengelolaan Data Pindah dan Datang Penduduk antar Kabupaten dan Propinsi di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Sukabumi. b. Meningkatkan efektifitas kinerja pegawai dalam memberikan pelayanan surat pindah penduduk antar Kabupaten dan Propinsi. c. Membantu mempermudah pegawai dalam pengelolaan data pindah dan datang penduduk antar Kabupaten dan Propinsi. d. Meningkatkan akselerasi penyajian laporan-laporan pindah dan datang penduduk antar Kabupaten dan Propinsi.

1.3. Metode Penelitian 1.3.1. Analisa Penelitian a. Planning Planning (perencanaan) adalah suatu proses pemilihan dan pemikiran yang menghubungkan fakta-fakta berdasarkan asumsiasumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini

diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan menguraikan bagaimana pencapaiannya. Perencanaan menurut para ahli adalah sebagai berikut :

1) Menurut Abdulrachman (1973), perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau perkiraan yang mendekati (estimasi) sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan-tindakan kemudian. 2) Menurut Siagian (1994), perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan. 3) Menurut Kusmiadi (1995), perencanaan adalah proses dasar yang kita gunakan untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana cara pencapaiannya. b. Analisis Analisys System (Analisa System), dilakukan untuk memperoleh informasi tentang sistem, menganalisis data-data yang ada dalam sistem yang berhubungan dengan kegiatan pindah dan datang penduduk antar Kabupaten dan Propinsi di lingkungan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Sukabumi. Informasi yang dikumpulkan terutama mengenai kekurangan dan kelebihan sistem lama pada lembaga/instansi. c. Desain Design (Perancangan), merupakan perancangan sistem baru ataupun penyempurnaan terhadap sistem lama berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya dengan cara merancang perangkat lunak diantaranya Diagram Konteks, Data

Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Data Dictionary, Struktur File, Struktur Menu, Merancang Input (Masukan), Rancangan Proses dan Rancangan Output (Keluaran). George M. Scott memberikan definisi mengenai perancangan sistem sebagai berikut : Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan

menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir analisis sistem. [Jogiyanto HM, 1992:196] d. Implementasi Implementasi, merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menerapkan/pelaksanaan sebuah sistem yang telah selesai dibangun setelah melalui tahapan-tahapan sebelumnya, penulis membagi tahapan implementasi ini menjadi 5 (lima) tingkatan, yaitu : 1) Implementasi Tingkat Evaluasi Pada tingkat evaluasi, sistem yang telah selesai dibangun akan dilakukan pengujian mengenai kemungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan (error) ketika sistem digunakan oleh user. 2) Implementasi Tingkat Perbaikan Pada tingkat perbaikan, kesalahan-kesalahan (error) sistem yang ditemukan pada tingkat evaluasi akan segera diperbaiki sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. 3) Implementasi Tingkat Akhir

Pada tingkat akhir, sistem yang dibangun telah siap untuk dipergunakan oleh user dan tidak ada lagi tingkat evaluasi atau perbaikan, apabila diperlukan perbaikan-perbaikan yang sifatnya diluar perencanaan tidak lagi masuk ke dalam kategori implementasi akan masuk ke tahap pengembangan sistem. 4) Implementasi Tingkat Pemeliharaan Pada tingkat pemeliharaan, sistem yang dibangun tidak lagi mengalami proses evaluasi ataupun perbaikan, di tingkat pemeliharaan ini lebih difokuskan kepada stabilitas sistem yang mungkin dipengaruhi oleh kinerja perangkat lunak sistem operasi ataupun perangkat keras yang digunakan oleh user. 1.3.2. Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara dilaksanakan untuk mendapatkan data-data secara langsung dari seseorang atau pejabat tertentu di suatu lembaga ataupun badan pemerintahan, dalam pelaksanaannya wawancara terbagi menjadi 2 (dua) cara yaitu bertanya langsung kepada orang yang di wawancarai ataupun dengan menggunakan daftar pertanyaan (kuisioner). b. Observasi Observasi dapat dirumuskan sebagai metode atau cara-cara yang menganalisis dan mengadakan pencatatan secara si tematis s

mengenai tingkah laku dengan melihat atau mengamati individu atau kelompok secara langsung, cara atau metode tersebut dapat juga

dikatakan dengan menggunakan teknik dan alat-alat khusus seperti blangko-blangko, ceklist atau daftar isian yang telah dipersiapkan sebelumnya. Dengan demikian, secara garis besar teknik observasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu Structured or Controlled Observation (observasi yang direncanakan, terkontrol) dan

Unstructured of Informal Observation (observasi informal atau tidak terencanakan terlebih dahulu). c. Studi Pustaka Studi Pustaka dapat diartikan sebagai suatu langkah untuk memperoleh informasi dari penelitian terdahulu yang harus dikerjakan, tanpa memperdulikan apakah sebuah penelitian

menggunakan data primer atau data sekunder, apakah penelitian tersebut menggunakan penelitian lapangan, laboraturium ataupun didalam museum. Yang dimaksud dengan studi kepustakaan adalah segala usaha yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik dan masalah yang akan atau sedang diteliti. Studi kepustakaan merupakan langkah yang penting sekali dalam metode ilmiah untuk mencari sumber data sekunder yang akan mendukung penelitian dan untuk mengetahui sampai dimana ilmu yang berhubungan dengan penelitian telah berkembang, sampai dimana terdapat kesimpulan dan degeneralisasi yang pernah dibuat.

1.4. Ruang Lingkup Dalam pengerjaan tugas praktik kami ingin membatasi permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini, terkait dengan luasnya permasalahan yang ada pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Sukabumi, maka kami hanya memfokuskan pada bidang yang kami kerjakan pada saat Kerja Praktik di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Sukabumi untuk menganalisis Pelayanan Pembuatan Surat Pindah dan Datang yang digunakan pada sub bagian tersebut dan mengungkapkan beberapa pokok permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem yang dipergunakan untuk proses pembuatan Surat Pindah dan Datang Penduduk di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Sukabumi ? 2. Bagaimana proses pelayanan pada Sub Bagian Pendaftaran Penduduk di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Sukabumi ?

1.5. Sistematika Penulisan 1. Bab I Pendahuluan Bentuk uraian kata pembuka pada pendahuluan didalam penulisan skripsi merupakan suatu pokok pikiran yang mendasar dari pokok bahasan yang akan diuraikan secara rinci dan detail pada uraian bab berikutnya. Selain itu pula merupakan uraian pengantar para pembaca secara global mengenai isi skripsi tersebut. Adapun mengenai hal-hal yang dikemukan pada uraian bab pembuka ini adalah sebagai berikut :

a. Menerangkan masalah pokok yang hendak dibahas sebagaimana yang tersirat dalam perumusan permasalahan yang telah dicantumkan didalam outline skripsi. b. Menjelaskan mengenai metode penelitian yang digunakan untuk mengumpulkan data, seperti proses persiapannya, perencanaan bentuk penelitian, dan metode penelitiannya. c. Menerangkan mengenai maksud dan tujuan penulisan skripsi ini, sebagai tolak ukur dari kemampuan penulis dalam mengaktualisasikan opininya secara nyata. d. Membahas mengenai ruang lingkup atau batasan masalah dari kasus yang dijadikan objek penelitian dan objek penulisan pada proses penyusunan skripsi. 2. Bab II Landasan Teori Landasan teori berisi uraian yang menunjukkan landasan teori dan konsep dasar yang relevan dengan masalah yang dikritisi atau dibahas. Disini juga terdapat uraian mengenai pendapat orang lain yang berkaitan dengan cara mencari jalan keluar dari masalah yang diajukan, serta uraian mengenai implementasi kebijakan atau pengalaman-pengalaman yang sudah berhasil di terapkan pada tempat lain. Teori-teori yang dimuat didalam skripsi minimal diambil dari 3 (tiga) jurnal yang dapat dibuktikan dalam kutipan dan daftar pustaka. 3. Bab III berisi tentang Analisa Sistem Berjalan Analisa sistem berjalan diantarnya menjelaskan tentang tinjauan perusahaan yang dibagi kedalam 2 (dua) sub pokok bahasan yaitu sejarah

perusahaan serta struktur organisasi dan fungsi. Pada bab ini juga akan dibahas mengenai prosedur sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan, spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi bentuk dokumen keluaran, spesifikasi file, struktur pengkodean dan spesifikasi program. Kemudian akan dibahas juga mengenai diagram alir data (DAD) sistem berjalan, permasalah yang dihadapi selama menggunakan sistem berjalan dan alternatif pemecahan masalah. 4. Bab IV berisi tentang Rancangan Sistem dan Program Pada rancangan sistem dan program usulan akan dibahas mengenai rancangan proses diantaranya model proses DAD dan spesifikasi proses. Dilanjutkan dengan rancangan basis data yang digunakan oleh sistem yang dibangun oleh penulis, dibagian rancangan basis data ini terdiri dari ERD, transformasi D-ER ke LRS, transformasi LRS ke RELASI, normalisasi dan spesifikasi basis data. Rancangan dokumen masukan dan keluaran juga akan dibahas pada bab ini, rancangan tampilan terdiri dari struktur tampilan dan rancangan layar, arsitektur sistem yang meliputi bagan terstruktur dan spesifikasi modul. Pada bagian akhir bab ini akan dibahasa mengenai penelusuran akses atau biasa dikenal dengan istilah Access Path. 5. Bab V berisi tentang Penutup Pada bagian akhir skripsi ini hanya berisi uraian singkat tentang kesimpulan dan saran-saran.