ESTRATEGIA

Gua para elaborar un buen plan de compras

y elegir a los suministradores con eficiencia

Un potos de proveedores
Cualquier empresa, no importa lo grande que sea ni el sector en el que opere, debera considerar que la gestin de proveedores afecta a sus resultados. De ah que sea fundamental realizar un buen plan de compras.

as pensado alguna vez por qu compras a un proveedor y no a otro? Has calculado cunto dinero le cuesta a tu empresa que no te hayas hecho esa pregunta? En general, son muy pocas las pymes que tienen elaborado un plan de compras con el rigor que exige el mercado actual. Esta es la idea principal que manejan los distintos expertos y empresarios consultados por esta revista. Un asunto que tambin hemos planteado como tema de debate entre un equipo de alumnos del curso MBA del Centro de Estudios Financieros (CEF), algunas de cuyas conclusiones tambin exponemos en este reportaje.

Para conceder a las compras el protagonismo que se merecen, debemos reflexionar sobre la importancia que stas tienen para nuestra empresa. En primer lugar, tienen una influencia muy directa en el precio final de nuestros productos o servicios, ms concretamente en un porcentaje que puede llegar hasta el 60%. Esto significa que una mnima gestin redundar directamente en nuestra cuenta de resultados. Pero tambin tienen una influencia determinante sobre la calidad. Algunos estudios han calculado que el 50% de los problemas que surgen en los productos o servicios ofertados por las empresas tiene su origen en una falta de calidad en las compras.

Por ambas razones es inaplazable que te plantees el diseo de una poltica de gestin de proveedores adecuada.

El plan de compras
Aqu tienes algunos consejos prcticos y sencillos que te permitirn seleccionar y negociar mejor con tus proveedores.

1. Reflexiona: qu hace falta?

Lo primero y fundamental es realizar un inventario de necesidades. Segn se explica en el libro Optimizando las compras, de R. Perrotin y P. Heusschen, no todas las compras representan retos idnticos. Por eso, debemos saber qu necesitamos, en qu cantidad, en qu momento y a qu precio.

Para ello, hay que tener en cuenta los distintos tipos de productos y servicios que se precisan para el desarrollo de tu actividad empresarial. Los ms importantes son aqullos que los expertos Perrotin y Heusschen denominan estratgicos. Se llaman as porque son fundamentales para la empresa, tanto por sus prestaciones como por su precio. Es el caso de los equipos informticos necesarios para el funcionamiento de una corredura de seguros o las propias plizas que ese tipo de empresa ofrece. Por otro lado, hay compras ms especficas y cotidianas que tienen un menor valor aadido. Por ejemplo, el papel y la tinta de la fotocopiadora.

Aspectos que no debes

Es muy importante, a la hora de negociar con un proveedor, tener en cuenta dos tipos de clusulas bsicas.

olvidar en los acuerdos con proveedores

dependa del proveedor para futuros suministros. En los acuerdos sellados con un proveedor a medio y largo plazo se pueden estipular unas fechas en las que ambas partes se sienten a renegociar ciertos aspectos de su acuerdo. Esto se debe definir con toda la precisin que sea posible. Por ejemplo, mantener una reunin cada seis meses para, en funcin del flujo de operaciones producido entre ambas partes, negociar alteraciones en el precio que nunca superarn el 5% (al alza o a la baja) del precio del servicio o producto. q Previsiones de consumo. Concretar previsiones de consumo permite que el cliente obligue al proveedor a tener capacidad para afrontar esas necesidades. q Sistemas de rdenes de entrega. Es conveniente que se desglosen conceptos como cantidad entregada, caractersticas del embalaje, fecha de entrega, lugar y hora... Todo eso nos permite controlar y exigir las pertinentes rectificaciones en el caso de que fueran necesarias.

1. Las clusulas anexas

que se pueden incluir para obtener mejores resultados
q Creacin de un cuadro de tarifas cantidad-precio. Se estipularn reducciones de precio por incrementos de cantidad en los pedidos. Este cuadro definira horquillas de cantidades con sus correspondientes precios. q Establecimiento de un sistema de descuentos. Esto tiene que ver tanto con el cuadro de tarifas como con la idea de que en determinadas actividades se puede premiar la diligencia del cliente al hacer sus encargos a un proveedor. Por ejemplo, formalizar un pedido con la suficiente

El precio de tus productos depende de que tengas un buen plan de compras.

antelacin puede reducir los costes de su produccin porque no genera gastos adicionales: horas extra, ms personal, etctera. q Inclusin de un desglose de los precios en materiales, valor aadido y gastos generales. Es importante porque permite al cliente valorar la pertinencia de sus pedidos. A veces hay que tener en cuenta que hacer un pedido pequeo es caro y es mejor esperar un poco para pedir ms cantidad. Cuando se conocen los gastos adicionales generados se puede decidir mejor. q Creacin de una frmula de revisin de precios. Esta frmula es til sobre todo para aquellos casos en los que el comprador

2. Las que responden

a los requisitos estrictos de cualquier pedido
Cantidad de producto que deseamos adquirir. q Precio acordado. q Plazos de entrega. q Condiciones de pago por los productos, plazos de facturacin, etctera. Hay empresas que facturan a 30, 60 o 90 das. q Condiciones de entrega: en la sede del proveedor, del cliente... q Caractersticas del embalaje, para que el producto llegue a destino en buenas condiciones.
q

Slo si lo acordado consta por escrito podremos exigir nuestros derechos.

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ESTRATEGIA

Tres estilos de gestin de compras

ABRAHAM GARCA
RESTAURANTE VIRIDIANA

JUAN LUIS VILLARRASO

SOCIEDAD DE SERVICIOS DE ARTES GRFICAS

Lo ms caro no siempre es lo mejor

En la hostelera en general y en la alta restauracin en particular todo lo relacionado con la gestin de proveedores es especialmente importante. As lo asegura Abraham Garca, propietario y chef de Viridiana, un prestigioso restaurante madrileo que funciona desde hace casi 30 aos. Hasta el hecho de pagarles se puede convertir en una autntica aventura. Abraham justifica esta gran cantidad de proveedores: Para nosotros es muy importante la exclusividad del producto, el hecho de estar muy al da de las novedades y conseguir que me traigan los ingredientes ms inslitos. Aunque cuenta con proveedores de vajillas, manteleras y otros artculos de los considerados como no estratgicos, lo cierto es que el grueso de su agenda lo ocupan los contactos que le suministran productos de alimentacin. los enva a Europa cortados, a excepcin de los que van a Alemania. Yo importo arenques del modelo alemn porque los cortados no son prcticos en el plato y adems se oxidan mucho. En un asunto tan delicado como es la cocina o la alimentacin, es obligatorio controlar los suministros con matices casi con la precisin de un relojero.
Javier Horcajuelo, director de servicios de la consultora Sale Systems.

Los proveedores de confianza dan ms garantas de calidad

a Sociedad de Servicios de Artes Grficas (SSAG) es una imprenta que lleva en funcionamiento ms de 25 aos. Juan Luis Villarraso, director de la empresa, explica que este tipo de negocio cuenta con un cierto margen para ajustar los precios de los servicios. Dentro de unos lmites, el cliente decide lo que quiere pagar y, por esta razn, se dispone de una base de proveedores amplia.

JAVIER HORCAJUELO
SALE SYSTEMS

El proveedor no es un enemigo, sino un colaborador

i no comprramos calidad, no la podramos ofrecer a nuestros clientes, sentencia Javier Horcajuelo, director de servicios de Sale Systems. Esta consultora, que funciona hace siete aos, se dedica a prestar todo tipo de servicios relacionados con la informtica y las comunicaciones.

300 proveedores
Un anlisis muy profundo de todas sus necesidades le ha permitido a este empresario definir minuciosamente su poltica de compras, casi al milmetro. En ese sentido, destaca el fundador de Viridiana que es significativo que una empresa pequea como la ma, con 23 trabajadores en plantilla, cuente con ms de 300 proveedores. Esta dispersin en el suministro hace que la gestin de los proveedores llegue a alcanzar una gran complejidad.

Precios y seriedad
A su juicio, uno de los errores ms corrientes es hacer caso del tpico que dice que lo ms caro es lo mejor. En ciertos mbitos de la hostelera, el precio puede ser decisivamente secundario. De manera inseparable, considera el cumplimiento de los plazos de la forma ms seria. Y eso es as porque de otra manera podras encontrarte con que incluyes en la carta un plato que, a la hora de la verdad, no puedes ofrecer.

una alta implicacin con nuestros proyectos. Adems, si ambos estn en el mismo bando, el proveedor deposita su confianza y quiz se convierta en cliente.

Segn explica el director de SSAG, hay una serie de proveedores a los que somos muy fieles, incluso cuando encontramos precios ms baratos. Se trata de empresas con las que trabajan desde hace 20 aos, a las que conocen en profundidad y con las que han desarrollado trabajos de forma exitosa. Esto es debido a que garantizan un nivel de calidad fuera de toda duda. Y es que, habi-

tualmente, a medida que baja el precio, bajan las garantas que el proveedor ofrece.

Ante todo, calidad

Si viene alguien que quiere un trabajo de calidad, una encuadernacin en tapas duras, etctera, solemos acudir a nuestro proveedor de confianza, que sabemos que nos lo hace perfecto. Si el cliente nos habla de bajar el precio, consultamos a proveedores ms baratos. Pero sabes que tienes que vigilarlos ms, que a lo mejor no cumplen con las fechas..., relata Villarraso. Hay que definir si te llevas a los clientes por precio, por calidad, por algo intermedio... Nosotros pensamos que a los clientes, al final, les interesa la calidad, concluye.
Juan Luis Villarraso, director de la Sociedad de Servicios de Artes Grficas (SSAG).

Es importe no depender de un solo proveedor. Trabaja con ms de uno

obsrvelos, aconseja Charles L. Gay en su libro La contratacin de bienes y servicios. Ser una buena ocasin para observar su trabajo en directo y recabar una valiosa informacin. Trata de comprobar sus sistemas de trabajo, sus habilidades y debilidades, si te consideran importante entre el resto de su clientela y qu tipo de compromisos puedes esperar de esa empresa.

Sondeos de mercado
Sin embargo, la confianza no lo justifica todo. A su juicio, los proveedores no deben despreocuparse por que se acuda a ellos con regularidad. De hecho, se ve en la obligacin de hacer sondeos de mercado para poder valorar varias alternativas. As, es habitual que elija un producto ms caro cuando ste cuenta con un valor aadido por ejemplo, garantas en el transporte, formas de pago ms adecuadas o servicio postventa del producto, porque todo ello supone un ahorro en dinero y en quebraderos de cabeza.

Precisin de relojero
A este respecto, Abraham Garca explica que la relacin tiene que ser muy personalizada, casi familiar. Y aade: Pongamos el ejemplo de los arenques que utilizo en la cocina. La marca ms prestigiosa es sueca y la casa

Colaboracin
Con sus proveedores mantiene una relacin que cada vez se aproxima ms a la colaboracin. Entendemos que para dar el mejor servicio es imprescindible contar con los mejores proveedores. Por colaboracin entiende que el proveedor es parte de nuestro equipo, una proyeccin de nuestra compaa. Al hacer que se sienta parte de la empresa, conseguimos un clima adecuado para una perfecta relacin comercial y

4. Piensa: dos mejor que uno

El estudio del CEF para EMPRENDEDORES aconseja mantener siempre ms de un proveedor para cada producto que se compre. Si l incurre en una rotura de stocks, por ejemplo, tu empresa evitar no poder cumplir los plazos comprometidos con los clientes. Lo ideal, siempre que sea posible, es conocer las ofertas de distintos proveedores y estimular la competencia entre unos y otros. Acostmbrate a realizar pequeas pruebas con los nuevos pro veedores para comprobar cmo funcionan antes de lanzarte a operaciones importantes. Ello redundar siempre en tu propio beneficio.

Al hacer este anlisis de necesidades debemos valorar tres aspectos distintos: beneficio, calidad y servicio. El equilibrio entre todos ellos ser la clave de nuestro xito. Es imprescindible tener muy en cuenta estas tres cuestiones a la hora de enfrentarse al siguiente paso.

2. Estudia a los candidatos

Despus de saber qu necesitamos comprar, habr que decidir a quin. Hay proveedores de dos tipos: los que ofrecen liderazgo en costes y los que ofrecen la mejor calidad. O lo que es lo mismo: aqullos que son muy baratos,

Abraham Garca, propietario y chef del restaurante Viridiana, tiene una agenda con ms de 300 proveedores.

pero por los que no podemos poner la mano en el fuego porque sean buenos, o aqullos que son indudablemente buenos y estamos seguros de que su precio es igual de alto. Entre ambos suministradores hay una serie ilimitada de matices en funcin de la mayor presencia de una u otra cualidad. Aunque quizs resulte obvio, no hay que olvidar nunca que se debe tener un conocimiento exhaustivo del producto que se desea adquirir. De hecho, hay que ir ms all e informarse sobre la situacin del mercado y sobre los pro-

veedores que lo proporcionan. Asociaciones profesionales, cmaras de comercio, bases de datos y anuarios o, simplemente, las referencias que de esas empresas puedan darnos nuestros conocidos, clientes, etctera, pueden proporcionarnos la informacin necesaria para realizar la mejor seleccin.

5. El tamao te importa, y mucho

Otra conclusin del estudio pone el acento en la relevancia del tamao del proveedor. Se trata de una cuestin importante para no crear excesivas dependencias en la adquisicin de determinados productos vitales para el funcionamiento de una empresa.
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3. Haz los primeros contactos

Llega entonces el momento de concertar reuniones y entrevistas con distintos proveedores. No le pida a los candidatos que vengan a verle. Preferentemente, acuda usted a sus empresas y

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ESTRATEGIA Qu debemos valorar de un proveedor

egn se desprende de algunos estudios realizados en EE UU, hay una serie de parmetros que se deben valorar al elegir proveedor. Sin duda alguna, los de mayor importan-

cia son la calidad y el precio. Pero adems existen otros factores que tienen una importancia que podemos calificar como grande o media. Te los ofrecemos a continuacin.

Importancia media
Adaptabilidad a los procedimientos
Flexibilidad para adecuarse a nuestras formas de trabajo. en una zona prxima a nuestra empresa, lo que puede dificultar el funcionamiento o encarecer los transportes de material.

Importancia grande
Demora en las entregas
Los retrasos por parte de un proveedor pueden afectar seriamente a nuestra actividad empresarial. etctera, seguramente valoremos esas caractersticas de forma positiva.

Reputacin
Averigua la experiencia de otros clientes con un proveedor.

Competencia de gestin
Valoracin sobre la diligencia de un proveedor para resolver cuestiones puntuales de funcionamiento, rapidez, resultado...

Capacidad de produccin
Posibilidad del proveedor de afrontar pedidos de tamao medio y grande.

Actitud del vendedor

Al margen de la capacidad de una empresa para atender nuestras demandas, para el buen desarrollo de la relacin comercial es importante su inters por el producto que fabricas, el trato humano y la cordialidad.

Resultados anteriores obtenidos por el proveedor

Valorar el funcionamiento de anteriores operaciones con nosotros de cara a decidirse por nuevos acuerdos.

Buena comunicacin
Fluidez comunicativa que evite retrasos y demoras en los procesos de trabajo.

Competencia tcnica
Tanto para afrontar las especificaciones de nuestros pedidos como para dar cobertura ante un posible aumento de la complejidad.

Garantas que estn vinculadas al producto

Si el proveedor al que estamos analizando cuenta con un servicio postventa, reparaciones, cambios de producto,

Importancia de negocios anteriores

Comprobar, en la medida de lo posible, los trabajos que anteriormente ha realizado la empresa proveedora para terceros.

Posicin financiera
Es bsico que la situacin econmica de nuestros proveedores est saneada.

Localizacin geogrfica
Accesibilidad de la empresa que nos provee. Hay que valorar el hecho de que no se encuentre

Conclusiones del CEF

Las pymes no planifican sus compras

nar una prdida de competitividad. Comercio electrnico. El futuro para las pymes puede estar en el comercio electrnico Business to Business (B2B). Sin duda, la llegada de Internet ha transformado las actitudes tradicionales de compra. Las nuevas tecnologas permiten buscar y seleccionar proveedores, dando a las empresas la posibilidad de ser ms competitivas. Asimismo, el desarrollo de negocios B2B facilita los acuerdos entre empresas para ofrecer productos conjuntamente. La alternativa. En ciertos sectores se utilizan mucho las centrales de compra, con las que se obtienen mejores condiciones. Sin embargo, es necesario ponerse de acuerdo y trabajar en iguales condiciones que la competencia.

Es bsico que la situacin financiera de nuestros proveedores est saneada

Si el proveedor es una compaa ms grande que tu empresa, puede que no le importe quedar mal contigo. Pero, por otro lado, si es demasiado pequeo quiz no tenga capacidad suficiente para atenderte de forma eficaz.

7. Ojo con la exclusividad

Otro aspecto a tener en cuenta, sobre todo en determinados negocios, es la exclusividad de zona. Mario Canora de Castro, propietario de Regalos baco, ha comprobado que desarrollar una gestin de proveedores adecuada a su empresa le proporciona beneficios. Dado que su negocio es un comercio dedicado a la venta de artculos de regalo, exige siempre que sus proveedores se adecuen a lo que nosotros consideramos el perfil del cliente tipo y, adems, garanticen una exclusividad de zona.
Cristina Valladares

6. Implanta un sistema de control

Lo primero que debemos valorar de un proveedor es la calidad de su producto. Asimismo, hay que tener en cuenta el servicio que acompaa al producto. Para mantener un control adecuado sobre estos objetivos, el estudio del CEF asegura que se pueden desarrollar sencillos sistemas de evaluacin por medio de herramientas poco automatizadas, utilizando hojas de clculo en las que se haga un seguimiento de los pedidos realizados y los albaranes recibidos. Por su parte, Perrotin y Heusschen indican que en este control hay que valorar tambin cuestiones como la demora en las entregas, las garantas vinculadas al producto, el precio, el sistema de comunicacin, la reputacin corporativa del proveedor, etctera.

Sonia Jurez Boal, profesora de Operaciones del CEF.

egn el anlisis del CEF, supervisado por la profesora de Operaciones Sonia Jurez Boal, la gestin de compras de las pymes espaolas suele ser: La no gestin. La seleccin de proveedores no es ni planificada ni estudiada. Slo se busca el mejor precio. Relacin de confianza. El trato informal derivado de la relacin de confianza puede ocasio-

Ms a fondo
La subcontratacin de bienes y servicios: una gua prctica para el manejo de los recursos estratgicos. Charles L. Gay. Editorial Paids-Empresa, 2003. Optimizando las compras. Las claves de una negociacin eficaz. Roger Perrotin y Pierre Heusschen. Ed. Gestin 2000, 2002.

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