UNIVERSIDAD INTEREMERICANA PARA EL DESARROLLO

MATERIA: GESTION DE PROYECTOS

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definicin tiene que ser aceptada por el cliente y la persona u organizacin que realizar el proyecto.
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2. Dividir el alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo. Aunque los proyectos importantes quiz parezcan ser abrumadores cuando se contemplan como un conjunto, una forma de dominar la empresa ms monumental es dividirla. La estructura de divisin del trabajo es un rbol jerrquico de los elementos de trabajo o partidas que realiza o produce el equipo durante el proyecto. Con frecuencia la estructura de divisin del trabajo identifica la organizacin o la persona individual responsable de cada paquete de trabajo.

3. Definir las actividades especificas que son necesarias de realizar en cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto. 4. Presentar en forma grfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para alcanzar el objetivo del proyecto.

5. Calcular el tiempo estimado que requerir completar cada actividad. Tambin es necesario determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno de ellos para terminar cada actividad dentro del tiempo estimado. 6. Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos cantidades de recursos que se requieren para cada actividad.

7. Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede lograr dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles. Si no es as, se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos estimados de las actividades o las asignaciones de recursos, hasta que se pueda establecer un plan de lnea base (un programa para lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto), que sea factible y realista.

La planeacin determina lo que se necesita hacer, quin lo har, cunto tiempo se necesitar y cunto costar. El resultado de este esfuerzo es un plan de lnea base. El dedicar tiempo a desarrollar un plan bien pensado es crtico para el logro exitoso de cualquier proyecto. Porque muchos de ellos han excedido sus presupuestos, fallado en las fechas de terminacin, o han satisfecho slo en forma parcial sus especificaciones tcnicas, debido a que no exista un plan de lnea base viable antes de iniciar el proyecto.

Una vez que se ha desarrollado el plan de lnea base se puede proceder al trabajo del proyecto. El equipo, dirigido por el gerente del proyecto, pondrn en prctica el plan y realizar las actividades o elementos de trabajo de acuerdo con l. El ritmo de la actividad aumentar segn se vayan incluyendo ms y diversos recursos al desarrollo de las tareas del proyecto.

1. Preparar la publicidad anuncios en los peridicos, carteles, boletos, etctera. 2. Seleccionar voluntarios. 3. Organizar juegos, incluyendo la construccin de puestos y adquisicin de premios. 4. Contratar los juegos mecnicos y obtener los permisos necesarios.

5. Identificar artistas que entretengan y construir el escenario y la tribuna para el pblico. 6. Hacer los arreglos para la comida, desde su preparacin hasta la construccin de los puestos para concesiones. 7. Organizar todos los servicios de respaldo, como el estacionamiento, la limpieza, la seguridad y las instalaciones de baos.

l. Desarrollar los diseos, tanto preliminares como detallados, incluyendo la preparacin de especificaciones, dibujos, grficas de flujo y una relacin de materiales. 2. Preparar planes para que el contratista pruebe los componentes, subsistemas y sistemas, tanto antes de embarcar el equipo a la planta del cliente como despus de haber sido instalado, para asegurar que el equipo cumple con los requisitos del cliente, quien quiz quiera revisar y aprobar los planes de pruebas antes de que se inicien.

3. Realizar reuniones de revisin de diseos, tanto internamente como con el cliente. Con base en estas reuniones el cliente puede iniciar o aprobar cambios a la propuesta original. Estos cambios podran tener una repercusin sobre el alcance, el programa y el precio. Puede ser necesario que el cliente modifique el contrato, y el contratista quiz tenga que planear de nuevo el proyecto para incluir cualquier cambio. 4. Pedir los materiales y las piezas. 5. Fabricar los componentes y las piezas.

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6. Disear y probar los programas de computacin. 7. Montar y probarlos equipos, incluyendo la prueba de los componentes, montarlos en submontajes, probar cada uno, montarlos en el sistema y probar todo el sistema de equipos. 8. Integrar los equipos y los programas de computacin y probar el sistema. Los representantes del cliente quiz quieran presenciar y documentar los resultados de la prueba, para estar seguros de que cumplen con las especificaciones del contrato.

9. Preparar los requisitos de instalacin, como los planos de piso y las condiciones de servicios (elctricos, de plomera, etc.) e identificar las partidas que sern responsabilidad del cliente durante la instalacin. 10. Preparar materiales de capacitacin (manuales, videocintas, simulaciones en computadoras), para habilitar al cliente en la operacin y mantenimiento del nuevo equipo. 11. Embarcar el equipo a la fbrica del cliente e instalarlo.

12. Realizar la capacitacin del cliente. 13. Realizar las pruebas finales de aceptacin, para mostrar que el equipo cumple con todos los requisitos especificados por el cliente.

La clave para el control del proyecto efectivo es medir el progreso real y compararlo con el planeado sobre una base peridica y oportuna y llevar a cabo la accin correctiva de inmediato si es necesaria. El confiar que un problema desaparecer sin una intervencin correctiva es ingenuo. Mientras ms temprano se identifique y corrija la dificultad es mejor. Con base en el avance real, es posible pronosticar un programa y un presupuesto para la terminacin del proyecto. Si estos parmetros estn fuera del objetivo, es necesario poner en prctica de inmediato acciones correctivas.

Su pongamos que la duracin del un proyecto es de 5 aos, se recomienda que el periodo de presentacin de los informes sea de cada mes de los cuales debemos recopilar dos clases de informacin.
1. Datos sobre del desempeo real. (El tiempo en que se iniciaron y/o terminaron las actividades, los costos reales gastados y comprometidos.) 2. Informacin sobre cualquier cambio o alcance, el programa y el presupuesto del proyecto. Estos cambios los pueden iniciar el cliente o el equipo del proyecto, o puede ser el resultado de un acontecimiento inesperado, como un desastre natural. Una huelga laboral o renuncia de un miembro clave del equipo.

Una ves determinados los cambios o ajustes del proyecto es importante dar una revisin al plan base. Sobre todo revidar el alcance y el presupuesto, para lo cual debe estar consiente el cliente.

La cuarta y ltima fase del ciclo de vida del proyecto es terminarlo. Se inicia despus de que se ha completado el trabajo del proyecto, incluye varias acciones para cerrar idneamente el proyecto. El propsito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender de la experiencia ganada en el mismo; con el fin de mejorar el desempeo en el futuro. Por lo tanto, las actividades relacionadas con la terminacin del proyecto se deben identificar e incluir en el plan de lnea base -no se deben manejar simplemente como ideas espontneas posteriores-. Estas actividades pudieran incluir organizar y archivar los documentos del proyecto, recibir y hacer los pagos finales y realizar reuniones de evaluacin posteriores a la terminacin del proyecto, tanto dentro de la organizacin del contratista como en la del cliente. La fase de terminacin se inicia cuando se completa la realizacin del proyecto y el cliente acepta el resultado. En algunas situaciones esto pudiera ser un acontecimiento ms bien formal, en el que un sistema automatizado cumple con un grupo de criterios o pasa pruebas que se especificaron en el contrato. Otros proyectos, como, un fin de semana de actividades en la universidad para regresaral hogar, se completan simplemente con el transcurso del tiempo.

Internamente deben realizarse dos tipos de reuniones: las individuales con los miembros del equipo y la de grupo con el equipo del proyecto. Se deben realizar tan pronto como sea posible despus de la terminacin del proyecto y se debe avisar con anticipacin para que las personas puedan estar preparadas.

De su proyecto a realizar:
Desarrolla la lista de actividades para tu proyecto. Ordena por prioridad las actividades a desarrollar. Genera un diagrama de plazos que consideras de inicio y cierre de cada actividad. Realiza de cada una de las actividades las necesidades de recursos que necesitas( materiales, equipo, software, recursos humanos) Desarrolla un costeo por actividad.
Utiliza las tcnicas utilizas en clases anteriores. La actividad debe ser entregada para el da lunes 30/05/2011 y estar listos para exponer si les toca, se realizaran dos exposiciones nada mas.

1. Por qu es importante hacer un trabajo minucioso y detallado de identificacin de las necesidades? 3. Proporcinense ejemplos de situaciones en las cuales una empresa pudiera desarrollar una solicitud de propuesta. 5. Por qu es importante para una empresa cuantificar los beneficios esperados de poner en prctica la solucin de un problema? 6. Qu debe contener la descripcin del trabajo? 7. Qu se quiere decir con requisitos del cliente? Por qu tienen que ser precisos? 9. Por qu un cliente debe dar instrucciones a los contratistas en la SDP para que presenten sus propuestas de acuerdo a un formato estndar? Las respuestas deben ser enviadas al email del profesor el da 28/05/2011