Proposal - Sistem Manajemen Aktiva Tetap

Sistem Manajemen Aktiva Tetap
PT. <CLIENT>
Juni 2011
PT. <COMPANY>
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN...................................................................................................................................................3 PRAKATA.................................................................................................................................................................3 LATAR BELAKANG....................................................................................................................................................3 DIAGRAM SOLUSI SISTEM MANAJEMEN AKTIVA TETAP (SMAT)..................................................................................4 TUJUAN..................................................................................................................................................................5 KESIMPULAN............................................................................................................................................................5 PENAWARAN........................................................................................................................................................6 RENCANA IMPLEMENTASI............................................................................................................................11 LAYANAN TEKNIS.............................................................................................................................................14 HARGA.................................................................................................................................................................15
PT. Mitra Bisnis Technologie Setiabudi Atrium Building Suite 202 Kav. 62. Jakarta
PENDAHULUAN
Prakata Seiring pesatnya perkembangan teknologi dan tingginya tuntutan proses bisnis perusahaan dalam persaingan pasar global, perusahaan saat ini sangat membutuhkan sistem informasi yang handal dalam proses pengambilan keputusan, hal itu diperlukan untuk dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi perusahaan melalui laporan yang tepat waktu, akurat, bermutu dan bermanfaat. Kemajuan teknologi informasi pada saat ini dapat mendukung penataan dan penyesuain seluruh fungsi bisnis perusahaan, karena itu pemanfaatan teknologi informasi dalam perusahaan adalah suatu keharusan. Salah satu kegiatan yang mendukung bisnis perusahaan adalah manajemen aktiva tetap. Kegiatan manajemen aktiva tetap ini sangat penting bagi perusahaan yang memiliki banyak aktiva tetap terlebih aktiva tetap tersebut tersebar di berbagai lokasi geografis yang berbeda. Berdasarkan diskusi singkat dengan pihak PT <CLIENT>, kami mencoba memahami kebutuhan secara umum aplikasi Manajemen Aktiva Tetap yang memiliki beberapa karakteristik yang unik, khususnya dalam prosedur pencatatan aktiva tetap. Prosedur pencatatan aktiva tetap yang sedang berjalan pada PT <CLIENT> dinilai perlu dikembangkan secara cepat, dikarenakan kurang dapat memenuhi kebutuhan, terutama dalam memonitor aktiva tetap sejak proses pengakuannya sampai dengan penempatan harta tersebut. Proposal ini akan menjelaskan penawaran yang kami buat yang disesuaikan dengan diskusi singkat sebelumnya dengan PT <CLIENT>. Latar Belakang Pada umumnya penggunaan aplikasi manajemen aktiva tetap, ditujukan untuk hal-hal berikut: 1 2 3 Peningkatan efisiensi pelayanan dan dukungan sumber informasi sektor aktiva tetap yang diatur terpusat. Kemudahan dalam penelusuran dan pemutakhiran informasi aktiva tetap. Teratasinya komunikasi antar unit internal dan antar departemen. Misalnya dengan bagian pembelian dan bagian akuntansi.
Teratasinya perbedaan pencatatan aktiva tetap antara bagian operasional aktiva tetap dengan bagian akuntansi aktiva tetap.
Aplikasi manajemen aktiva tetap yang kami tawarkan telah siap untuk mendukung hal hal yang dibutuhkan diatas. Diagram Solusi Sistem Manajemen Aktiva Tetap (SMAT)
Konsep SMAT yang kami tawarkan seperti pada diagram di bawah ini:
<COMPANY> SMAT adalah aplikasi yang terdiri dari modul yang dikhususkan untuk menangani proses pencatatan aktiva tetap. Namun lebih dari itu <COMPANY> SMAT juga dapat melakukan interaksi data dengan sistem pembelian dan sistem akuntansi yang sudah ada pada PT <CLIENT>.
Tujuan Secara umum, <COMPANY> SMAT didesain untuk mengatasi kegiatan proses bisnis yang berkaiatan dengan pencatatan aktiva tetap. <COMPANY> SMAT dapat memberikan informasi yang sangat dibutuhkan manajemen untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan strategis secara tepat dan efisien. Kesimpulan Sasaran pengembangan sistem informasi akan sejalan dengan sasaran perusahaan. Sistem informasi manajemen aktiva tetap merupakan bagian dari sistem informasi keseluruhan yang akan mendukung pencapaian sasaran perusahaan, sistem informasi manajemen aktiva tetap yang akan dikembangkan diarahkan untuk dapat mengatasi kelemahan-kelemahan dari sistem lama serta meraih kesempatan-kesempatan yang ada sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
PENAWARAN
Tujuan penawaran ini adalah untuk memberikan solusi terbaik untuk PT. <CLIENT> khususnya untuk kebutuhan kebutuhan khusus dan unik pada PT. <CLIENT>. 2.1. Kemampuan <COMPANY> SMAT adalah aplikasi yang dirancang untuk membantu mengatur segala aspek kegiatan manajemen aktiva tetap, mulai dari registrasi, pengakuan nilai perolehan, penyusutan, penjualan hingga pencatatan akuntansi. Keselurahan proses itu diintegrasikan pada sebuah penyimpanan data dan dapat diakses secara online, sehingga kebutuhan informasi dari tiap unit pengguna dapat dilakukan secara cepat.
2.2.
Nilai Tambah <COMPANY> SMAT 2.3.1. Kontrol Seluruh kegiatan pencatatan aktiva tetap dapat dikendalikan dengan menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing unit pengguna dalam satu sistem yang terintegrasi, sehingga dapat dihindari ketidaksesuaian metode pencatatan, redudansi data dan ketidaksesuaian pencatatan antara bagian operasional aktiva tetap dengan bagian akuntansi. 2.3.2. Perencanaan <COMPANY> SMAT dapat menghasilkan informasi dari data masukan untuk membuat perencanaan manajemen aktiva tetap agar sumber daya aktiva tetap dapat dikelola dan dialokasikan secara tepat. 2.3.3. Efektif dan Efisien Seluruh aktivitas manajemen aktiva tetap dilakukan sesuai dengan prosedur misalnya pengakuan nilai perolehan harus melalui ketentuanketentuan dari bagian akuntansi, baik dari segi pengelompokan, tanggal pengakuan hingga penjurnalan akuntansinya. Jadi, seluruh aktivitas dapat berjalan efisien dan efektif.
2.3. Penawaran Teknis 2.3.1. Arsitektur Sistem Secara umum arsitektur sistem seperti pada diagram di bawah ini:
Diagram diatas menunjukan bahwa terdapat sebuah data center yang ditempatkan pada kantor pusat. Aplikasi Server dan Database Server dapat diakses dengan menggunakan Intranet (LAN) untuk lokasi yang menempel dengan data center. Sementara untuk pengguna yang berbeda lokasi dengan data center dapat melakukan komunikasi dengan menggunakan jaringan Internet. 2.3.2. Spesifkasi Aplikasi Pendukung
Server Database server Application server Web server
-
Aplication Microsoft Windows 2003/2008 server Microsoft SQL 2003/2008 Microsoft Windows 2003/2008 server Microsoft Windows 2003/2008 server
Remarks
2.3.3. Hardware Specifications Database, Application or Web Server Specification Server Requirements:
-
4 X 2.8 GHz Intel Xeon Processor, Upgradeable to dual processor Base memory of 8 GB of ECC RAM. At least 3 hot-swappable Ultra3 SCSI hard disk of 18.2 GB each configure in RAID 5 mode. Integrated NIC capable of 10/100/1000 Mbps delivery. Redundant hot-swappable 1+ 1 Power supply. Redundant hot-swappable 1+ 1 Fan supply. 1 X external DLT single tape drive with transfer capable of at least 6 MB/s native (optional). OS Platform: Windows 2003/2008 Server.
2.4. Modul Modul modul yang ditawarkan digambarkan seperti diagram di bawah ini: Modules
2.5.
Layanan dan Fitur Fitur Khusus
RENCANA IMPLEMENTASI
3.1. Ruang Lingkup Lingkup pekerjaan yang dilakukan untuk implementasi adalah sebagai berikut: Menyediakan Dokumen Business Requirements Study and dokumendokumen pendukung lainnya seperti bukti serah terima dokumen dan sebagainya. PT. <CLIENT> harus mempersiapkan/menyediakan dokumen dokumen yang sedang digunakan dan penanggung jawab dari tiap dokumen tersebut.
a)
Kami akan membuat Dokumen System Design yang memuat antara lain sistem operasi prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (Work Instruction) dan juga termasuk desain tampilan input dan output. Dokumen ini harus ditandatangani oleh pihak PT. <CLIENT>.
b)
c) Membuat jadwal pekerjaan sesuai dengan Dokumen Business Requirements Study dan System Design. Pengkodeaan dalam hal ini kami menggabung aplikasi kami yang sudah ada dan melakukan perubahan yang disesuaikan dengan kebutuhan PT. <CLIENT>.
d)
Menyiapkan test aplikasi terbatas dengan menggunakan jumlah data yang cukup, test ini harus mencakup seluruh fungsi. Ini akan dituangkan dalam User Acceptance Testing (UAT) untuk memastikan aplikasi yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan PT. <CLIENT>. Hasil ini harus ditandatangani baik oleh pihak <COMPANY> dan pihak PT. <CLIENT>.
e)
f) Menyusun jadwal implementasi, diantaranya data data lama yang harus diinput sebelum aplikasi diimplemantasikan. g) Menyiapakan buku panduan dan juga menyiapkan fasilitas impor data jika dibutuhkan
3.2.
Metodologi Pengembangan Sistem Informasi
3.3. Penawaran Jadwal Implementasi <COMPANY> SMAT direncanakan mulai dijalankan secara terbatas pada suatu lokasi cabang yang sedapat mungkin sudah memuat semua proses bisnis dalam skala kecil. Kami menawarkan 3 (tiga) bulan sampai melakukan implementasi penuh dengan asumsi PT. <CLIENT> telah menyiapkan kebutuhan kebutuhan seperti dokumen dokumen baik dokumen input maupun output dan menyediakan tenaga yang akan membantu yang telah dijadwalkan.
LAYANAN TEKNIS
4.1. Layanan Teknis dan Perawatan
4.2. Perawatan Maintenance dapat dilakukan di lokasi (On-Site) atau tidak di lokasi (Off-Site) (a) Maintenance di lokasi adalah layanan maintenance dengan diperlukannya kehadiran tenaga ahli <COMPANY> di lokasi. Jenis layanan di lokasi ini dibedakan menjadi: (i) Waktu Kerja Normal (ii) Diluar Waktu Kerja Normal, akan ditambahkan biaya Maintenance tidak di lokasi adalah layanan maintenance dengan tidak diperlukannya kehadiran tenaga ahli <COMPANY>. Jenis layanan tidak di lokasi ini juga dibedakan menjadi: (i) Waktu Kerja Normal (ii) Diluar Waktu Kerja Normal, akan ditambahkan biaya
(b)
HARGA
NO. DESCRIPTION QTY UNIT PRICE (IDR) TOTAL AMOUNT (IDR)
<COMPANY> SMAT
SOFTWARE LICENSE (a) <COMPANY> SMAT - all sites/branch - licenses - modification SUBTOTAL 1 150.000.000 150.000.000
150.000.000
* Proses Training, Implementasi diluar Jakarta akan dikenakan biaya transportasi dan akomodasi.
Keterangan:

Validity: Harga penawaran ini berlaku 30 hari sejak proposal ini diterbitkan. Database: Aplikasi database seperti MS SQL Server tidak merupakan tanggung jawab dari <COMPANY>

Proposal - Sistem Manajemen Aktiva Tetap

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Proposal - Sistem Manajemen Aktiva Tetap

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Sistem Manajemen Aktiva Tetap

Layanan dan Fitur Fitur Khusus

Metodologi Pengembangan Sistem Informasi

You might also like