Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje

SKRIPTA IZ KOLEGIJA URED I UREDSKO POSLOVANJE

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje SADRAJ 1. Definicija ureda i uredskog poslovanja 2. Funkcije uredskog poslovanja 3. Razvoj uredskog poslovanja 3.1. Znaaj uredskog poslovanja 3.2. Faze razvoja uredskog poslovanja 3.3. Ured kroz povijest 3.4. Evolucija uredskih IS-a 4. Preduvjeti automatizacije uredskog poslovanja 5. Modeli i tipovi automatiziranih ureda 5.1. Modeli automatiziranih ureda 5.2. Tipovi automatiziranih ureda 6. Uredsko poslovanje u upravnim tijelima 7. Sustav za upravljanje dokumentacijom 7.1. Ustroj varadinske upanije 7.2. Unutarnji tok predmeta 7.3. Vizija novog sustava za upravljanje dokumentacijom 8. Primjena uredskog poslovanja 9. Poslovno komuniciranje 10. Obrada dokumenata u uredu 10.1. Funkcije obrade dokumenata u uredu 10.2. Obrada i pohranjivanje dokumenata u uredu 10.3. Arhivski sustav 11. Zatita uredskih dokumenata 12. Telematini servisi u slubi uredskog poslovanja 12.1. Razvoj telefonije u svijetu 12.2. Telekomunikacije u uredskom poslovanju 12.3. Telekomunikacijski sustav 12.4. Videotekst, teleteks, teletekst 12.5. Telekonferencije, videokonferencija 12.6. Paging sustavi 12.7. Wireless LAN 13. Primjena Interneta u uredu 14. Radiomobilna telefonija 15. Nove generacije mobilne telefonije 16. Satelitske komunikacije 17. ISDN,xDSL 17.1. ISDN 17.2. xDSL 18. Svjetlovodi

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 1. DEFINICIJA UREDA I UREDSKOG POSLOVANJA Definicija ureda Ured je organizacijska jedinica koja ima opu funkciju. Ona raspolae i upravlja informacijama o kojima ovisi funkcioniranje itave organizacije te prua podrku funkcioniranju organizacije. Ured mora zadovoljiti poslovne funkcije. Cilj je stvoriti sustav koji e proizvesti pravu informaciju i dostaviti je pravodobno na pravo mjesto unutar ili izvan organizacije uz minimalne trokove. Poslovne funkcije ureda 1. 2. 3. 4. 5. uspostavljanje poslovnih odnosa putem formalnih dokumenata (ugovori, promocija proizvoda, kadrovski poslovi), provoenje ugovorenih obveza (rauni, plae,), organizacija rada (planiranje, kontrola,), usluni poslovi (prepisivanje, slanje i dostava pote,), stvaranje i opskrbljivanje drugih novim informacijama (istraivanje, prikupljanje i obrada podataka, konzultiranje, ).

Primjeri uredskog poslovanja: obrada teksta, elektronika pota, prijenos podataka, glasovne komunikacije i mnoge druge

Automatizacija uredskog poslovanja Opredjeljenje da se sav administrativni uredski rad prenosi na informacijsku tehnologiju, uz koritenje inteligentnih terminala kao radnih stanica, kao i primjenu sinteze obrade podataka i obrade teksta. Takoer prua nesluene mogunosti komunikacija. AUP je viefunkcijski, integrirani, na raunalima utemeljeni sustav koji omoguava da se mnoge poslovne aktivnosti u uredu obavljaju koristei suvremenu informacijsku tehnologiju.

Slika 1. Pojam i naela uredskog poslovanja

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Integrirani informacijski automatizirani ured Poiva na ideji integracije informacijsko-telekomunikacijskih tehnologija s novim organizacijskim oblicima rada i propisanim standardima za ispunjavanje svih potrebnih poslovnih i upravnih f-ja ureda. Inteligentni integrirani informacijski sustavi uredskog poslovanja informacijski sustavi koji koriste metode umjetne inteligencije, ima mnotvo integriranih komponenata, omoguavaju rjeavanje kompletnog spektra zadataka koji se javljaju u uredskom poslovanju, koriste viestruke hardware-software platforme u distribuiranoj obradi, koriste baze podataka i baze znanja, koriste moderne alate, koriste inteligentne aplikacije, s korisnikom su povezani ugodnim sueljem. Naela uredskog poslovanja 1. jednostavnost, 2. tonost, 3. ekspeditivnost, 4. jednoobraznost, 5. ekonominost, 6. racionalizacija. TAJNICA dio ureda i uredskog poslovanja Uloga tajnice redovni poslovi, rad s dokumentima u uredu, komuniciranje u uredu (1 ili vie nadreenih, suradnici iz vlastite organizacije, poslovni partneri i stranke), povjerljivi poslovi, zatita interesa organizacije, osobne karakteristike (suradnika, nadreenih, podreenih). Vanost tajnice vea tvrtka ne moe bez njih funkcionirati, izbivanje tajnice iz ureda veliki poremeaji u radu, omalovaavanje tajnice od nadreenih, obavljaju i one poslove koji nisu predvieni opisom poslova tog radnog mjesta, nedostatak dobrih tajnica, vlastite kreacije. O emu ovisi odluka o angairanju tajnice/tajnika? znanja, osobine, vjetine; priroda radnog mjesta, procjena vrijednosti; veliina organizacije, djelatnost.

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 2. FUNKCIJE UREDSKOG POSLOVANJA 1. Komunikacijske funkcije (poruke i dokumenti) prijenos podataka, distribucija dokumenata, prijenos faksimila, elektronika pota, javni informacijski servisi, telekonferencije. 2. Obrada i arhiviranje dokumenata pohranjivanje i pretraivanje, upravljanje dokumentima, kompozicija i reprodukcija dokumenata. 3. Obrada teksta i grafike oblikovanje teksta, obrada slika, integracija teksta i slika, teletekst, teletex, telefax, videotext, tabline kalkulacije. 4. Obrada podataka auriranje baza podataka, pretraivanje podataka, kontrola izvoenja. 5. Podrka u odluivanju aplikacijski programi, poslovna grafika. 6. Planiranje i organizacija rada kalendar, terminski planer, registar adresa, podsjetnici.

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 3. RAZVOJ UREDSKOG POSLOVANJA 3.1.Znaaj uredskog poslovanja utjecaj na tehnologiju rada, od jednostavne se prelazi na programiranu obradu, brz transfer roba i usluga, smanjuje se vrijeme obrade poslovnih procesa, neposredno komuniciranje sudionika u poslovanju, mijenjaju se obiljeja industrijske proizvodnje, smanjuje se broj radnika rutinskih poslova, poveava se primjena telekomunikacijskih ureaja, porast broja tipova i varijanti proizvoda, skraenje ivotnog vijeka proizvoda na tritu, promjena strukture trokova proizvodnje. To je dovelo do promjene obiljeja industrijske proizvodnje: mijenja se pogled na proizvodnju sa strateke i upravljake razine tvrtke, proizvodnja utjee na poslovnu strategiju tvrtke, mijenja se pristup utvrivanju trokova i koristi od proizvodnje. Nuan preduvjet za postizanje potrebne fleksibilnosti, rasta i efikasnosti proizvodnje je automatizacija pojedinih izvrnih, kontrolnih i upravljakih aktivnosti u proizvodnji, te izgradnja informacijskog sustava, potrebnog procesima planiranja i upravljanja proizvodnjom, te njihova integracija 3.2. Faze razvoja uredskog poslovanja 1) Uredska mehanizacija (pojedinani zadaci i aktivnosti rad s papirima), 2) Automatizacija uredskog poslovanja (tekst raunala, buene kartice, trake; obrada teksta), 3) Informatizacija uredskog poslovanja - osobno raunalo s tehnologijama: komunikacijske: elektronska pota, telekonferencije; znanstvenog menedmenta: sustavi za podrku odluivanju, ekspertni sustavi, modeliranje i simuliranje; obrada teksta i stolno izdavatvo; obrada poslovnih informacija: pohranjivanje i pretraivanje baze podataka i elektronike arhive; organizacija osobnog rada: planiranje sastanaka, rokovnik, kalkulator, osobne biljeke; upravljanje projektima: planiranje, kontrola i voenje projektnih zadataka, izrada dokumentacije, 4) Integracija (normizacija strojne i programske podrke, mrene opreme i komuniciranja; integracija svih poslovnih ureda u mreu; multimedija; standardni protokoli).

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 1. Uredska mehanizacija (mehanografija) Osnova uredskog poslovanja bio je izum pisaeg stroja (dva su razdoblja: 1. vrijeme nastanka namijenjen slijepima, izrada od drveta i 2. primjene u uredu). Nakon tog razdoblja, elektrini pisai stroj olakava uredski rad; pisanje je bre i lake. Tehnika pomagala u uredu: stroj za fakturiranje, stroj za frankiranje, zbrajalice, fotokopirni strojevi. Diktirni ured = daktilo biro. Uredska mehanizacija i moderna organizacija rada trebaju olakati rad uredskom radniku, osigurati aurno i uspjeno odvijanje uredskog poslovanja i tonost pokazatelja poslovanja firme. Mehanizirano uredsko poslovanje ne zadovoljava jer prevladava runa tehnika rada (neefikasnost), zadaci firme stalno rastu dolaze do izraaja slabosti uredskog poslovanja (stalna neaurnost, gubitak rada, vremena i sredstava). 2. Automatizacija uredskog poslovanja 70-tih godina tekst automati ureaji za automatizaciju pojedinanih zadataka. Pri tome su nositelji teksta: buena vrpca, buena kartica, buena vrpca, magnetska kartica, magnetska vrpca. Sredina 70-tih godina mini raunala tekst raunala (imaju prednost nad tekst automatima). kreiranje poruka, korigiranje poruka, prijenos posredno ili neposredno, veliki kapacitet prihvata informacija, bra obrada, manji trokovi poslovanja, bri tijek trinih i internih aktivnosti firme. 3. Informatizacija uredskog poslovanja Period 80-tih godina. Temelji se na osobnim raunalima koja su koncipirana za krajnjeg korisnika: sredstvo je za obavljanje strunih i poslovnih zadataka, slui za osobne potrebe, ne iziskuje od korisnika vee poznavanje raunalne tehnologije. Ubrzava se prikupljanje informacija, njihovo kreiranje, dostava i protok. Bazira se na odreenim komunikacijskim tehnologijama: telekonferencija; upravljanje firmom koritenjem znanstvenih metoda: ekspertni sustavi, sustavi za podrku odluivanju, sustavi za modeliranje, simuliranje; obrada teksta i stolno izdavatvo; hipertekst; tabline i druge kalkulacije; 7

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje obrada poslovnih informacija: pohranjivanje baze podataka, auriranje baze podataka, pretraivanje baze podataka; organizacija osobnog rada: adresar, planer, rokovnik, kalkulator, osobne biljeke; koritenje modema i faksa; upravljanje projektima: planiranje i voenje projektnih zadataka na raunalu; prezentacijske mogunosti: promidba, marketing. 4. Integracija uredskog poslovanja 90-tih godina djelotvorno povezivanje aktivnosti svih ureda tvrtke pomou sustavnog dizajniranja, analize, upravljanja, lokalnih mrea i telekomunikacija; korisniku prilagodljiv operativni sustav; programska podrka s GUI; multimedijski pristup; standardni protokoli meunarodne mree povezivanje. Integracija podrazumijeva sustavski pristup problemima i djelotvornu komunikaciju podsustava. Osnovni aspekti integracije: funkcionalna integracija (uniformni pristup), integracija medija (prirodnija komunikacija s korisnikom), sustavna integracija (podsustavi ine jedinstvo), interdisciplinarna integracija (ukljuenje strunjaka iz razliitih podruja, poevi od projektiranja ISa). 3.3. Ured kroz povijest Industrijska revolucija Osnovna karakteristika industrijske revolucije je jedinstvo radnog mjesta i vremena. standardizacija, specijalizacija, maksimizacija, sinkronizacija, koncentracija, centralizacija, 8

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje konkurencija, sve se odluke donose u upravi, ured je bez znaaja, visok stupanj autoritativnosti. Birokratska revolucija Osnovna karakteristika birokratske revolucije je velik broj informacija (podataka). telerad, fleksibilno radno vrijeme, mobilnost, pokretni ured, u uredu je znaajna uloga tajnice, velik broj informatiara, preoptereenost informacijama. Telekomunikacijska revolucija Osnovna karakteristika telekomunikacijske revolucije je potrebna informacija u pravo vrijeme. mobilna radiotelefonija, telekonferencije, videokonferencije, mreno komuniciranje, ured nije klasian ve koordinirajui, prikuplja najvanije informacije (cilj: ured bez papira). 3.4. Evolucija uredskih IS-a I. GENERACIJA uredskih IS-a(70-te) samostojei, namjenski procesori teksta; elektronika razmjena neznatna, nerazvijena; oblici uredskog komuniciranja: telefon, papirna/magnetska traka, teleks; razmjena, pohranjivanje i pretraivanje informacija putem diskete ili modema. GENERACIJA uredskih IS-a (2 pristupa) a) Pojava viekorisnikih miniraunala s podjelom vremena, b) Razvoj radnih stanica Ekonomski isplativo rjeenje, Razdioba raunalnih resursa uredskim korisnicima, Lokalno razmjenjivanje informacija i aplikacija, Viekorisniki rad, Elektronika pota, Tekst, slika, tabele. GENERACIJA uredskih IS-a Klijent/posluitelj uredska arhitektura zadovoljava sve veliine organizacije; Velike aplikacije; Timski rad; Konferencijske aplikacije; Zajedniki informacijski servisi. Razvoj IV GENERACIJE sustavi za razmjenu podataka Beino komuniciranje; Videokonferencije; Multimedijalni pristup; Bri tehnoloki skokovi.

II.

III.

IV.

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 4. PREDUVJETI AUTOMATIZACIJE UREDSKOG POSLOVANJA 1) Poslovna politika Pravilna poslovna politika trebala bi na poetku identificirati probleme: slabost postojeih sustava, nedjelotvornost, potreba optimalnog rjeenja. Potrebno je osigurati sljedee preduvjete: komunikacijske uvjete u i izvan ureda, punu podrku uprave, izgradnja i implementacija na modularan nain, neophodnost ekonomske isplativosti. 2) Organizacijski postupci Nova tehnologija trai nov nain organiziranja i voenja poslovanja. Organizacijski postupci moraju pratiti nov nain komuniciranja i informacijskog umreavanja, koristei pravila, metode i oblike djelovanja automatiziranog ureda. Ispravna metodologija osigurava da projekt izgradnje zavrava s odreenom razinom kvalitete. Pri tome je izuzetno vana: komunikacija izmeu ljudi koji sudjeluju u projektu i predvianje utjecaja izvana. 3) Informatika oprema osobna raunala, pisai, dodatna raunalna oprema. 4) Programska podrka mora podravati/sadravati potrebne: algoritme radnih procesa, rutine, metode, modele, programske pakete; obrada teksta, tabline kalkulacije, rad s bazama podataka, kalendar adresar, rad s datotekama, elektronika dokumentacija (priprema, arhiviranje, pretraivanje i pronalaenje dokumenata), elektronika pota (poruke, dopisi, dokumenti), planer, prezentacijska grafika, veze s poslovnim aplikacijama.

10

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 5) Uredski zaposlenici su korisnici uredske automatizacije i informacijske tehnologije. Informacijski uredski zaposlenik aktivno prati i sudjeluje u cjelokupnom poslovnom procesu na svim razinama. Njegovi su, dakle, zadaci: praenje poslovnih procesa, evidencija poslovnih dogaaja, njihovo dokumentiranje, obrada podataka i informacija, distribucija podataka i informacija na sve potrebne lokacije u koliini, sadraju i obliku u kojem je ta informacija potrebna. Projektiranje i razvoj UIS trebao bi ukljuiti uredske zaposlenike kao pokretae, nositelje i izvritelje procesa informatizacije uredskog poslovanja. Prihvaanje nove tehnologije ovisi o dobroj obuenosti i visokoj motiviranosti, a implementiranje novog IS-a o znanju i iskustvu o poslovanju. Pronalaenje, razvijanje i odravanje kvalitetnog kadra ovisi u velikoj mjeri od interpersonalne komunikacije. Alternative dobroj interpersonalnoj komunikaciji su: loa komunikacija, nestruna i nepotpuna, nenamjerna, nesvjesna i neplanirana komunikacija. Uloga nadreenog je kljuna: animiranje krajnjeg korisnika za prihvat nove tehnologije i procesa informatizacije. Jedan je od bitnih ciljeva je ostvariti i zadrati zadovoljne uredske zaposlenike. Na uredske zaposlenike na koje neposredno utjee proces informatizacije uredskog poslovanja djeluju raznoliki 1. socioloki, 2. psiholoki, 3. organizacijski i 4. ergonomski faktori, te se stoga proces mora sagledati sa svih tih aspekata. 6) Ergonomski uvjeti Ergonomija je znanost koja se bavi prouavanjem utjecaja i mogunosti prilagodbe radne okoline i sredstava za rad ovjekovim fizikim i psihikim osobinama. U uredu, ergonomija se bavi problemima oblikovanja radnog mjesta, stvaranje uvjeta za rad, stvaranje udobnih veza korisnika sa sustavom, s ciljem to manjeg naprezanja ovjeka u svojoj uredskoj radnoj okolini. Uzroci potekoa u uredu mogu biti: nekvalitetni monitori, loa rasvjeta, loa tipkovnica ili mi,

11

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje neprikladni radni stol i/ili stolica, nehumani uvjeti rada, loa programska rjeenja. Postupci za spreavanje i umanjivanje negativnih zdravstvenih posljedica rada na raunalima: odabir opreme, odabir programske podrke, nabava dodatnih ergonomskih pomagala, organizacija radnog mjesta, organizacija naina ivota i rada u uredu. 7) Akcepcija (prihvatljivost) UIS (uredskog informacijskog sustava) Dinamian razvoj informacijske tehnologije omoguuje sve brojnija rjeenja kod informatizacije i automatizacije uredskog poslovanja. Otpor kod strane korisnika teko je prevladati kad se jednom pojavi. Stoga je potrebno preventivno djelovanje na razvijanju akcepcije novog kod zaposlenika. Akcepcija na razini stava Stavovi ne pokazuju vanjsku akciju, ne dolazi do oekivanog ponaanja, neto se prihvaa samo u mislima. Akcepcija na razini ponaanja Podrazumijeva da prihvaanje novoga povlai poduzimanje odreenih aktivnosti.

12

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 5. MODELI I TIPOVI AUTOMATIZIRANIH UREDA 5.1. MODELI AUTOMATIZIRANIH UREDA Formalni modeli, koji su najee matematiki i eksplicitni, korisni su za analizu i projektiranje Neformalni modeli mogu pomoi pri donoenju odluka i poduzimanju akcija u nepredvienim ili izuzetnim situacijama. Podjela modela automatiziranih ureda: Konceptualni modeli, Modeli bazirani na konceptu dokumenta, Referentni modeli.
KONCEPTUALNI MODELI

Bazirani na podacima Formulari

Bazirani na procesima paralelne aktivnosti pokrenuli razliiti korisnici

Bazirani na izvriteljima podjela zaduenja uloga uredskih radnika

Kombinirani modeli

pohranjivanje pretraivanje obrada prijenos

Slika 2. Podjela konceptualnih modela automatiziranih ureda Modeli bazirani na konceptu dokumenta Dokumenti imaju glavnu ulogu u razmjeni informacija u uredskom poslovanju. Razmjena se vri na temelju standarda. Dokument ima logiku i fiziku strukturu. Kod logike (apstraktne, interne) strukture kaemo da je sadraj dokumenta povezan hijerarhijom objekata (naslovi, odlomci, slike, tabele, ). Kod fizike (prijelom, eksterna) sadraj dokumenta povezan je hijerarhijom prijeloma (stranica, stupac, polje,). Referentni model U uredu radi velik broj razliitih korisnika koji koriste razliite podatke, kreiraju dokumente, auriraju ih i razmjenjuju. Bazu dokumenata sainjavaju dokumenti koji su u svakodnevnom opticaju (aktivni). Korisnik ih poziva, mijenja, alje i generira nove dokumente. Bazu podataka sainjavaju razliiti podaci potrebni za svakodnevni rad ureda. Grupirani srodni podaci ine bazu podataka. Ona se takoer moe pretraivati i aurirati, kao cjelina ili pojedinane datoteke. U arhivi se vode pasivni dokumenti koji se mogu dobiti na uvid i kopirati. Auriranje arhive u stvari podrazumijeva ukljuivanje novog dokumenta u nju. Pretraivanje arhive pak znai traenje dokumenta po odreenim kriterijima. U bazi korisnika su sadrani podaci o korisnicima. Auriranje i pretraivanje se odnosi na dodavanje novih korisnika, brisanje ili pak mijenjanje statusa pojedinih korisnika.

13

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 5.2. TIPOVI AUTOMATIZIRANIH UREDA S obzirom na raznovrsnost zadataka koje obavljaju, razlikujemo: a) Viefunkcionalne urede (obavljaju veinu zadataka suvremenog ureda), b) Specijalizirane urede (obino se bave samo jednom vrstom posla), c) Profesionalne urede (zadaci im se rijetko ponavljaju rukovoditelj, pravnik, lijenik).

6. UREDSKO POSLOVANJE U UPRAVNIM TIJELIMA

Uredski poslovi obuhvaaju: primanje, pregled, upisivanje, dostava u rad, administrativno-tehnika obrada, otpremanje, razvoenje, arhiviranje, uvanje akata

Osnovni dokumenti u uredskom poslovanju su: akt, prilog, dokument, predmet, dosje, fascikl, pisarnica, arhiva, klasifikacijska oznaka, urudbeni broj.

Akt je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje, mijenja, prekida, ili zavrava neka slubena. radnja kod organa uprave i organizacija. Prilog je pisani sastav (crte, tabela, grafikon ), ili neki fiziki predmet koji se prilae uz neki akt radi dopune, objanjenja, ili dokazivanja sadraja akta. Dokument ine akti i prilozi koji se odnose na isto pitanje ili zadatak. Dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fiziku osobu. Fascikl je skup dosjea iste djelatnosti koji se poslije zavrenog postupka uvaju sreeni u istom omotu. Pisarnica je posebno organizirana sluba u organu uprave ili organizaciji, a u njoj se vre uredski poslovi. Klasifikacijska oznaka je brojana oznaka predmeta koja taj predmet oznaava prema sadraju, vremenu nastajanja predmeta i obliku. Klasifikacijska oznaka sastavljena je od tri grupe oznaka: klasifikacija prema sadraju (na osnovi sadraja akta), 14

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje klasifikacija prema vremenu (odreuje godinu otvaranja dokumenta), klasifikacija prema obliku (sastoji se od broja dosjea i broja predmeta). Ona ima sljedeu strukturu: oznaka glavne grupe, grupa, podgrupa, djelatnost unutar podgrupe, godina otvaranja predmeta, brojana oznaka dosjea i predmeta; npr.: 021-01/94-01/1. Urudbeni broj je brojana oznaka koja oznaava redni broj akata, godinu i mjesto nastajanja. Urudbeni broj sastoji se od: brojane oznake mjesta nastajanja akta (oznaava stvaraoce), brojane oznake godine nastajanja akta (odreuje godinu nastajanja odnosno primitka), rednog broja akta unutar predmeta (oznaava redoslijed predmeta Ima sljedeu strukturu: oznaka mjesta nastajanja akta, godina nastajanja akta, redni broj akta; npr.: 2186/1-02-94-1. Kod primanja i pregleda akata i drugih poiljki postupak se vri po unaprijed odreenim uredbama Zakona o opem upravnom postupku. Otvaranje i pregled poiljki a) poiljke obine otvara ih radnik pisarnice, povjerljive rukovodilac ili radnik s pismenim ovlatenjem (*dozvola rada); b) novana pisma i vrijednosne poiljke otvara ih radnik odgovoran za materijalno-financijsko poslovanje ili radnik kojeg on odredi; c) poiljke u vezi sa raspisanom licitacijom, natjeajem ili sl. otvara za to posebno odreena komisija. *Dozvola rada je pismeni akt kojim rukovodilac organa ili organizacije ovlauje odreenog radnika da vri pregled akata u bazi dokumenata. Ako je akt koji podlijee taksiranju netaksiran ili nedovoljno taksiran, odbit e se prijem akta. Prijemni tambilj se stavlja na svaki primljeni akt koji e biti unesen u odgovarajuu bazu dokumenata. U prijemni tambilj upisuje se: 1. datum prijema, 2. klasifikacijska oznaka i urudbeni broj, 3. broj oznake referenta kojem se akt rasporeuje, 4. ukupan broj primljenih priloga i

15

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 5. ukupan iznos vrijednosti. Slika 3. Prijemni peat Primljeno: Klasifikacijska oznaka Urudbeni broj Org. jed. Pril. Vrij.

Upisivanje akata Primljeni, razvrstani i rasporeeni akti upisuju se u upisnik predmeta upravnog postupka (akti predmeta upravnog postupka) ili u urudbeni zapisnik (akti predmeta neupravnog postupka), onog dana i pod onim datumom kad su primljeni. Slika 4. Upisnik predmeta prvostepenog upravnog postupka Klasifika cijska oznaka 1 Urudbeni broj 2 Datum primitka zahtjeva 3 Ime i prezime odnosno naziv Kratak i mjesto podnositelja zahtjeva zahtjeva 4 5 sadraj

Slika 5. Urudbeni zapisnik Klasifik acijska Predmet oznaka 1 2 Prijenos Datum nastanka akta 5 Organizaci Razvoenje jska Datum Oznaka jedinica 6 7 8

Urudbeni broj 3

Datum primitka 4

Prijenos

16

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Upisnik i urudbeni zapisnik vode se po sustavu klasifikacijskih oznaka i urudbenih brojeva. Napomene: 1. Ako se dogodi da su kod neke klasifikacijske oznake popunjena sva tri mjesta predviena za urudbene brojeve, upisivanje daljnjih urudbenih brojeva vri se putem prijenosa klasifikacijske oznake (ponovno prepisivanje klasifikacijske oznake u urudbeni zapisnik). 2. U sluaju da se isti predmet ili dosje vodi pod dvije klasifikacijske oznake, treba izvriti povezivanje, nakon ega akti ine jednu cjelinu i dalje se vode pod posljednjom klasifikacijskom oznakom. 6. Upisivanje podataka vri se tintom i itkim rukopisom. 8. Urudbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka zakljuuju se na kraju tekue godine zakljuno sa 31. prosinca. Zakljuivanje se vri stavljanjem slubene biljeke o broju upisanih predmeta (brojem i slovima), nakon ega se poslije stavljanja datuma ovjerava slubenim peatom. 15. Za povjerljive akte vode se posebni urudbeni zapisnici (u prijemnom tambilju, ispred klasifikacijske oznake stavlja se jedna od skraenica: POV, STR. POV ili INTERNO. Registar se vodi radi lakeg i breg pronalaenja klasifikacijskih oznaka predmeta, i to u nepovezanim arcima koji se na kraju godine uvezuju u knjigu. Dostavljanje akata u rad Nakon upisivanja akata u urudbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, svi akti istog dana moraju biti dostavljeni u rad unutranjih organizacijskih jedinica. Dostavljanje akata u rad vri se preko interne dostavne knjige. Prilikom prijema predmeta preko interne dostavne knjige, radnik u pisarnici duan je provjeriti formalnu ispravnost predmeta i na eventualne nedostatke upozoriti referenta, odnosno vratiti mu predmet na nadopunu. Administrativno-tehnika obrada dokumenata Sastavni dijelovi akata: 1. zaglavlje, 2. naziv i adresu primatelja, 3. kratka oznaka predmeta, 4. tekst akta, 5. otisak slubenog pe6. ata, 7. potpis ovlatene slubene osobe, 8. oznaka priloga, 9. naznaka kome je akt dostavljen. Otpremanje akata Otpremanje akata vri se putem potanske slube (razvrstavaju se u 3 grupe: obine poiljke, potanski pretinac, preporuene poiljke); u pisarnici putem dostavljaa.

17 Dostavna knjiga za potu

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Broj akta Datum otpreme 1 Klasifikacijsk Urudbeni a oznaka broj 2 3 Primatelj Prezime i ime Mjesto odnosno naziv 4 5 Broj prepor uke 7

Potarina 6

Slika 6. Dostavna knjiga za potu Kontrolnik potarine vode pisarnice svakog organa uprave i organizacije zbog evidentiranja i predavanja potarine. Vodi se u ukorienoj knjizi sa numeriranim stranicama. Hitne otpreme se upisuju u dostavnu knjigu za mjesto i otpremaju dostavljaem. Razvoenje akata u urudbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka Nakon izvrene otpreme, vri se razvoenje akata u upisniku predmeta upravnog postupka, odnosno urudbenom zapisniku, i to prema uputama dobivenim od referenta. Nakon izvrenog razvoenja, akti koje treba arhivirati predaju se neposredno radniku pisarnice. Rokovnik predmeta sastoji se od fascikla u koji se stavljaju predmeti prema datumu roka iz tekueg mjeseca. Svi predmeti moraju, bez obzira na datum, biti sloeni po prva tri broja klasifikacijske oznake. Stavljanje predmeta u arhivu i uvanje Svi rijeeni predmeti stavljaju se u arhivu i u njoj se uvaju. Svakom predmetu treba kronolokim redom sloiti urudbene brojeve i priloge te provjeriti da li je predmet dovren. Ako se akti obraduju automatskom obradom dokumenata, rijeeni predmeti snimaju se na mikrofilm i uvaju u obliku jacketa i mikrofilmske role, dislocirano od pisarnice. Sve pisarnice organa uprave i organizacija dune su voditi arhivsku knjigu. Peati, tambilji i igovi njima rukuju radnici koje za to ovlasti nadleni rukovodilac, moraju se uvati pod kljuem, njima se mora voditi posebna evidencija. Pomone knjige Pomone knjige se vode radi lakeg i breg rukovanja aktima. U pomone knjige spadaju: registar (kazalo), interna dostavna knjiga, dostavna knjiga za mjesto, dostavna knjiga za potu itd. Dovreni predmeti (upravni ili neupravni) mogu se uvati u odreenom tijelu dravne uprave ili lokalne samouprave najdue dvije godine, a nakon toga roka predmete zajedno s pomonim knjigama treba pohraniti u arhivu. Duljina uvanja predmeta u arhivi odreuje se i posebnim propisima (neki predmeti se moraju trajno uvati, a neki se mogu unititi nakon odreenog vremena).

18

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 7. SUSTAV ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM U jedinicama podrune (regionalne) samouprave postoji veliki broj poslovnih procesa koji se samo parcijalno moe podrati informacijsko-komunikacijskom tehnologijom. Ti se procesi identificiraju metodama stratekog planiranja informacijskih sustava. upanija kao jedinica podrune (regionalne) samouprave prikuplja, obrauje, pohranjuje, pretrauje i dostavlja korisnicima velike koliine podataka iz poslova u samoupravnom djelokrugu upanije. upanija je organizacijski odnosno objektni sustav. Podaci u upaniju dolaze u obliku podnesaka, koji se zatim obrauju i nastaju odluke, pravilnici, naputci, deklaracije, zakljuci, rjeenja, drugim rijeima podaci dolaze, obrauju se i izlaze u obliku akata. Obrada podataka (akata) obavlja se kroz poslovne funkcije i procese upanije. Poslovne funkcije i procesi pak ine poslovnu tehnologiju upanije. Metodama i tehnikama stratekog planiranja informacijskih sustava identificiraju se poslovni procesi koji se mogu vrlo uinkovito podrati informacijsko-komunikacijskom tehnologijom (npr. raunovodstveni procesi). Isto tako se identificiraju i procesi koji se mogu samo parcijalno podrati. Primjer takvog parcijalnog odnosa poslovnih procesa i informacijsko-komunikacijske tehnologije je sustav za upravljanje dokumentacijom. 7.1. Ustroj Varadinske upanije upanija kao jedinica podrune (regionalne) samouprave ima predstavniko tijelo i izvrna tijela. Predstavniko tijelo je upanijska skuptina Izvrna tijela su upan i upanijsko poglavarstvo. upan je predsjednik upanijskog poglavarstva i obavlja izvrne poslove. Za obavljanje poslova iz samoupravnog djelokruga podrune (regionalne) samouprave kao i poslova dravne uprave prenijetih na te jedinice ustrojavaju se upravni odjeli i slube (upravna tijela). U Varadinskoj upaniji su ustrojena slijedea upravna tijela: Ured upana, Upravni odjel za gospodarski razvoj, Upravni odjel za poljoprivredu, umarstvo i lovno gospodarstvo, Upravni odjel za prosvjetu, kulturu, znanost i sport, Upravni odjel za zdravstvo i socijalnu skrb, Upravni odjel za proraun i financije, upanijski zavod za prostorno ureenje i zatitu okolia, Struna sluba za poslove Skuptine, Poglavarstva i lokalnu samoupravu.

19

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje

Slika 7. Dekompozicijski dijagram Varadinske upanije 7.2. Unutarnji tok predmeta Unutarnji tok predmeta moe se podijeliti na nekoliko izvora. Prva vrsta izvora iz kojih dolazi inicijativa za otvaranjem nekog predmeta su Program rada upanijskog poglavarstva i Program rada upanijske skuptine u kojima su navedene sve teme i zadae koje e razmatrati upanijsko poglavarstvo i upanijska skuptina u razdoblju od godine dana s okvirnim terminskim planom. Drugi izvor toka dokumentacije su podnesci fizikih ili pravnih osoba koji stignu u upaniju na bilo koji nain. Trei izvor su zakoni i propisi koje treba pratiti svaki rukovoditelj upravnog tijela iz djelokruga svog odjela. Iz svih tih izvora tokova dokumentacije predmeti se rjeavaju, pojednostavljeno gledajui, na nekoliko razina. Rukovoditelji upravnih tijela moraju procijeniti na kojoj razini e se obraivati neka tema u skladu s nadlenostima. Svi materijali moraju biti izraeni u skladu sa Statutom Varadinske upanije, Poslovnikom o radu upanijskog poglavarstva i Poslovnikom o radu upanijske skuptine. Prva razina je da rukovoditelj upravnog tijela rijei predmet iz svoje nadlenosti i takav se predmet nakon to je rijeen arhivira. Rukovoditelj tijela daje smjernice slubenicima na koji nain treba sadrajno obraditi akt. Nakon sadrajne i administrativno tehnike obrade, kada ga rukovoditelj potpie i ovjeri slubenim peatom, akt se putem Interne dostavne knjige dostavlja pisarnici na otpremu, a predmet se arhivira. Rukovoditelji upravnih tijela nemaju ovlasti raspolaganja s novanim sredstvima. 7.2.1.upan Druga razina je da kroz urudbeni zapisnik i nadleno upravno tijelo, predmet doe do upana i on na osnovu svojih ovlasti rijei predmet. upan daje smjernice za rjeavanje predmeta. Rukovoditelj tijela nadlenog za pojedini predmet dostavlja nacrt akta upanu na konanu odluku. upan svojim potpisom ovjerava akt i na njega se stavlja otisak peata. Nakon toga upravno tijelo putem Interne dostavne knjige dostavlja akt na otpremu, a predmet se arhivira.

20

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje upan predstavlja i zastupa Varadinsku upaniju, nositelj je izvrnih poslova u okviru samoupravnog djelokruga upanije i odgovoran je za zakonitost rada svih upanijskih tijela. 7.2.2. upanijsko poglavarstvo Trea razina odluivanja je upanijsko poglavarstvo. Predmet kojeg rjeava Poglavarstvo mora proi odreenu proceduru pripreme. Postupak donoenja akata upanijskog poglavarstva pokree se podnoenjem prijedloga akta ili zahtjeva za ostvarivanjem odreenog prava. Predlagati akte i poticati razmatranje odreenog pitanja na sjednici upanijskog poglavarstva mogu lanovi upanijskog poglavarstva, upravna tijela upanije, tijela lokalne samouprave na podruju upanije, javne ustanove i druge pravne i fizike osobe. upan odluuje o upuivanju akata na razmatranje odgovarajuem radnom tijelu, ovisno o prirodi akta. Prijedlog ili zahtjev za donoenje akta Poglavarstva koji je zaprimljen u upaniji, upan ili njegovi zamjenici prosljeuju na obradu nadlenom upravnom tijelu. Upravno tijelo kojem je prijedlog ili zahtjev proslijeen, izrauje nacrt odnosno prijedlog akta Poglavarstva u suglasnosti s resornim lanom Poglavarstva i zamjenikom upana. Nadleno upravno tijelo izrauje nacrt odnosno prijedlog akta Poglavarstva i u sluajevima kada to proizlazi iz Programa rada upanijskog poglavarstva, upanijske skuptine ili je to naloeno aktom nadlenog dravnog tijela. U svrhu to bolje pripreme dokumenata je osnovano neformalno tijelo tj. kolegij. Kolegij se odrava svaki tjedan i na njemu se utvruje plan tema za sjednice Poglavarstva za mjesec dana. Na kolegiju se selektiraju teme za sjednice, daju se smjernice u kojem smislu treba obraditi pojedinu temu, formira se okvirni dnevni red za prvu sljedeu sjednicu. lanovi kolegija su upan, zamjenici upana, rukovoditelji upravnih tijela i tajnik Poglavarstva. Tajnik upanijskog poglavarstva ocjenjuje da li je akt izraen u skladu s Poslovnikom o radu upanijskog poglavarstva. Ako materijal nije izraen u skladu s Poslovnikom, moe pozvati nositelja izrade materijala da materijal doradi i o tome izvjeuje upana. Kada je na kolegiju utvren prijedlog dnevnog reda i kada su kompletirani materijali kojima se obrauje neka tema upan, u funkciji predsjednika upanijskog poglavarstva, saziva sjednicu. upanijsko poglavarstvo radi na sjednicama. U ostvarivanju svojih prava i dunosti utvrenih Ustavom, zakonom, Statutom upanije i odlukama upanijske skuptine donosi ope i pojedinane akte. Opi akti su: odluke, pravilnici, naputci, deklaracije i rezolucije te naredbe, preporuke i instrukcije. Pojedinani akti su: zakljuci i rjeenja. Ono odluuje o svakom prijedlogu nakon rasprave. Prijedlog moe biti: 6. prihvaen kako je predloeno (prijedlog se smatra prihvaenim kada za njega glasuje veina nazonih lanova poglavarstva), 7. skinut s dnevnog reda, 8. uvrten, razmotren ali ga treba doraditi pa se vraa upravnom tijelu na dopunu i doradu, 9. modificiran od strane Poglavarstva. Rad poglavarstva je javan. O radu se izvjeuje javnost putem javnih glasila i elektronskih medija.

21

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Nakon sjednice Poglavarstva izrauje se zapisnik sa sjednice i originali akata. Akte potpisuje upan u funkciji Predsjednika poglavarstva. Nakon ovjere slubenim peatom akti se dostavljaju strankama a neki se objavljuju u Slubenom vjesniku Varadinske upanije i na Web stranicama Varadinske upanije. 7.2.3. upanijska skuptina Sljedea razina odluivanja je upanijska skuptina. Skuptina donosi ope i pojedinane akte: Statut, Poslovnik, Proraun, godinji i polugodinji obraun prorauna, odluke, deklaracije, rezolucije, preporuke, zakljuke, te daje izvorna tumaenja odluka. Skuptina donosi i druge pojedinane akte, zakljuke i rjeenja kada izvrava pojedinana prava i obveze iz svog djelokruga. Postupak za donoenje odluke odnosno drugog akta pokree se prijedlogom za njihovo donoenje. Pravo predlaganja donoenja odluke i drugih akata ima vijenik, radno tijelo Skuptine, Klub vijenika, upan i upanijsko poglavarstvo. Prijedlog za donoenje odluke ili drugog akta podnosi se predsjedniku Skuptine. Kada je Poglavarstvo predlagatelj akta, akt mora proi proceduru donoenja koju prolaze i akti koje donosi samo Poglavarstvo, samo to u ovom sluaju Poglavarstvo utvruje prijedlog akta. Prije rasprave o prijedlogu e se oitovati Poglavarstvo ukoliko ono nije predlagatelj i nadlena radna tijela Skuptine. Nakon razmatranja prijedloga odluke, Poglavarstvo i nadlena radna tijela podnose izvjee Skuptini s miljenjem, primjedbama i prijedlozima iznesenim u tijeku njihova razmatranja a mogu dati i amandmane. Svi akti koje donosi Skuptina obvezatno se objavljuju u "Slubenom vjesniku Varadinske upanije". O objavi akata Skuptine brine se tajnik Skuptine. 7.2.4. Radna mjesta, aktivnosti i tokovi podataka Dijagram toka podataka je grafiko sredstvo za prikazivanje tokova podataka kroz sustav, njihova izvorita i odredita, te procesa koji tokove podataka transformiraju. Slue za specificiranje logikih tokova podataka kroz sustav. Osim toga, mogue je dijagram toka podataka koristiti za opis fizikih podataka budueg i postojeeg sustav. Postoje i izvedeni oblici dijagrama toka podataka a u ovom se projektu koristi Dijagram aktivnosti. Dijagram aktivnosti prikazuje tokove podataka izmeu aktivnosti koje se obavljaju na razliitim radnim mjestima. 7.3. Vizija novog sustava za upravljanje dokumentacijom Sustav za upravljanje dokumentacijom mora podravati postojee poslovne procese jer se oni temelje na zakonima i podzakonskim aktima bez obzira njihovu zastarjelost. Reininjering poslovnih procesa moe se izvriti samo u onom dijelu koji se ne kosi sa zakonskom regulativom, u sluaju promjene regulative mora biti omoguena i promjena sustava. Uvoenjem sustava za upravljanje dokumentacijom dogoditi e se promjene na ulazu u sustav te u samom kolanju dokumentacije.

22

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Ulaz dokumentacije u sustav potrebno je promijeniti na nain da se odredi i strogo potuje samo jedna toka ulaza dokumenata. Izuzetak takvog pravila mogu biti samo akti s posebnom oznakom. Jo jedna vana promjena e se dogoditi na ulazu dokumentacije a to je skeniranje akata (koje je mogue skenirati), opisivanje kljunim rijeima i dodatnim atributima. Pisarnica treba biti opremljena elektronikom verzijom svih uredskih knjiga koja e potovati sve zakonske odrednice i ubrzati pretraivanje i dohvat akata. Skenirani akti e nastaviti put kolanja dokumentacije kroz upravna tijela upanije dok e se papirnati akti odmah aktivirati. Skeniranjem akata e se poveati opseg poslova pisarnice. Digitalizacija akata e uvesti promjene u cjelokupno poslovanje sustava koje se odnosi na izradu, pohranjivanje i prijenos akata. Te promjene e se osjetiti na svim slubenikim radnim mjestima i zahtijevati e od njih poznavanje rada na raunalu. Ovakav tip sustava mora omoguiti korisnicima relativno jednostavno ukljuivanje u rad. Oni e i dalje koristiti aplikacije koje su i prije koristili za izradu akata ali umjesto lokalnog spremanja, akte e spremati u sredinji repozitorij, gdje e se evidentirati autor i verzija, te e se akti opisati kljunim rijeima i drugim dodatnim atributima zbog olakavanja kasnijeg pronalaenja. Te aktivnosti zahtijevaju dodatno educiranje svih korisnika sustava. Sustav autorizacije mora osigurati razine pristupa i ovisno o tome dozvoliti izmjene na aktu. Mora se pratiti i evidentirati svaka promjena (osigurati praenje povijesti dokumenta). Kada akt proe proceduru donoenja i kada je prihvaen na njemu je tada zabranjena svaka promjena. Brigu oko unutarnjeg toka akata i predmeta mora voditi sustav za upravljanje dokumentacijom. Pri tome treba pratiti tko je trenutno zaduen za predmet, koje su mu ovlasti, koji je rok za rjeavanje i koji je predvieni put takvog dokumenta. U sluaju prekoraenja rokova treba aktivirati alarme prema odgovornim osobama. Izlaz dokumenata iz sustava je predvien kroz pisarnicu osim za dokumente koji su predvieni za objavu u slubenom vjesniku i na Internetu. Akti koji su za objavu u slubenom vjesniku, nakon to prou proceduru donoenja i kontrole od strane Dravne uprave, ovlateni slubenici alju izdavau slubenog glasila u elektronikom obliku. Objava na Internetu se treba odvijati automatski nakon to to odobri nadlena osoba. Sustav za upravljanje dokumentacijom mora biti realiziran Internet tehnologijama. 7.3.1. Svojstva sustava za upravljanje dokumentacijom 7.3.1.1. Sredinji repozitorij Svi autori koji su pokuali definirati sustav za upravljanje dokumentacijom kao osnovno svojstvo navode sredinji repozitorij koji omoguava identifikaciju i upravljanje dokumentima (dokumenti mogu biti u papirnatom obliku, skenirani papirnati dokumenti ili dokumenti elektroniki izraeni). Ovdje se odvija operacija prijave dokumenta (check-in) i dodjeljivanja atributa i kljunih rijei dokumentu. 7.3.1.2. Kontrola pristupa Sustav autorizacije koji osigurava kontrolu pristupa i ograniava prava za pregled i mijenjanje dokumenata. Kontrola pristupa sadrava i popis korisnika s ovlatenjima. 7.3.1.3. Praenje verzija dokumenata Sustav mora biti u mogunosti pratiti viestruke verzije dokumenata, odnose meu verzijama, iz kojeg je dokumenta pojedina verzija nastala, tko je izvrio promjene i koje su to promjene.

23

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 7.3.1.4. Pretraivanje dokumenata i pristup dokumentima Pretraivanje dokumenata putem metapodataka Metapodaci su podaci o dokumentima i njihovim verzijama, autorima, vremenima i datumima izrade i mijenjanja koje kreira i pohranjuje sustav za upravljanje podacima samostalno. Sustav moe omoguiti pristup dokumentima pretraivanjem metapodataka. Omoguavanje pretraivanja dokumenata prema atributima Ovo svojstvo omoguava korisnicima pronalaenje dokumenata tako da unesu pojedine rijei povezane logikim operatorima i koji se tada mogu povezati s metapodacima. Lista rijei (atributa) moe biti predefinirana i moe se proirivati. 7.3.1.5. Praenje ivotnog ciklusa dokumenta ivotni ciklus dokumenta obuhvaa odreivanje dozvoljenih putova dokumenata kroz sustav unaprijed i aktivnosti koje se nad njima mogu provoditi. 7.3.1.6. Elektronike uredske knjige Uspostava elektronikih uredskih knjiga Urudbenog zapisnika, Upisnika predmeta upravnog postupka prvog stupnja, Upisnika predmeta upravnog postupka drugog stupnja, Interna dostavna knjiga, Rokovnik, Knjiga primljene pote, Dosta knjiga za mjesto, Dostavna knjiga za potu i dohvat akata preko tih knjiga. 7.3.1.7. Internet tehnologija Internet tehnologije omoguuju svakom korisniku pristup do informacija neovisno o platformi. Nisu potrebne nikakve dodatne klijent aplikacije i nije potrebno na svim mjestima u sustavu imati standardne radne okoline. Navedena svojstva koja treba imati sustav za upravljanje dokumentacijom mogu realizirati sljedei programski moduli: 1. Web server, 2. Kontrola pristupa, 3. Pretraivanje i pristup podataka, 4. Izrada, unos i auriranje dokumenata, 5. Upravljanje ivotnim ciklusom akta 6. Repozitorij 7. Elektronike uredske knjige

24

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje

KORISNIK

SUD

WEB SUELJE

KONTROLA PRISTUPA

IZRADA, UNOS I AURIRANJE DOKUMENATA

PRETRAIVANJE I PRISTUP PODACIMA

ELEKTRONIKE UREDSKE KNJIGE

UPRAVLJANJE IVOTNIM CIKLUSOM AKTA

MAETAPODACI

DOKUMENTI

REPOZITORIJ

Slika 6. Programski moduli

25

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 8. PRIMJENA UREDSKOG POSLOVANJA OPENITO O HRVATSKOM ZAVODU ZA ZAPOLJAVANJE Hrvatski Zavod za zapoljavanje ustrojen je Zakonom o posredovanju pri zapoljavanju i pravima za vrijeme nezaposlenosti (Narodne novine, broj 32/02, 86/02 114/03) kao javna ustanova u vlasnitvu Republike Hrvatske sa zadaom rjeavanja pitanja iz problematike vezane uz zapoljavanje i nezaposlenost u najirem znaenju tih pojmova. Zavodom upravlja Upravno vijee u ijem sastavu radi devet lanova, i to iz redova predstavnika dravnih ustanova, sindikata i poslodavaca, a koje imenuje Vlada Republike Hrvatske. Vlada Republike Hrvatske je na svojoj sjednici odranoj dana 17. listopada 2002. donijela odluku o razrjeenju dosadanjeg sastava Upravnog vijea Hrvatskog zavoda za zapoljavanje i donijela odluku o imenovanju novoga. Trenutno u sastavu Upravnog vijea radi osam lanova, budui da jo nije donesena odluka o imenovanju treeg predstavnika sindikata. Glavni izvor prihoda je stopa doprinosa od 0.75% od bruto plae koju poslodavci uplauju za svoje zaposlenike, a koja se uplauje preko Regosa na poziciju Zavoda u dravnom proraunu. Sjedite je Zavoda u Zagrebu, Radnika cesta 1, gdje se nalazi Sredinja sluba Hrvatskog zavoda za zapoljavanje. Zavod putem svoje razgranate mree, koju ine 22 podrune slube i 91 ispostava, djeluje na cijelom prostoru RH. OSNOVNE FUNKCIJE ZAVODA ZA ZAPOLJAVANJE Temeljni ciljevi Zavoda za zapoljevenje bi se mogli predstaviti na sljedei nain:

strunim posredovanjem izmeu ponude i potranje za radom te programima za poticanje zapoljavanja pridonijeti veem zapoljavanju, smanjenju broja nezaposlenih, a time i uspjenoj realizaciji Nacionalne politike zapoljavanja; profesionalnim usmjeravanjem (orijentiranjem) kroz savjetovanje i informiranje - pospjeiti skladan profesionalni razvoj ljudi, i to poglavito onih mladih koji e nakon kolovanja tek ui na trite rada, te onih kojima je, zbog razliitih okolnosti, takva pomo neophodna; materijalno-pravnom zatitom osigurati socijalnu sigurnost privremeno nezaposlenih osoba; osigurati istu razinu usluga korisnicima u svim upanijama na podruju Republike Hrvatske. stalno unaprijeivati postupke i metode na podruju zapoljavanja; osigurati provedbu svih programa zapoljavanja, kao i uinkovitost i ekonominost svojih usluga unutar zadanih financijskih okvira.

Temeljne ciljeve Zavod ostvaruje obavljanjem nie navedenih osnovnih funkcija Zavoda:

posredovanje pri zapoljavanju, profesionalno usmjeravanje, materijalno osiguranje za vrijeme nezaposlenosti,

26

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje

aktivna politika u zapoljavanju i izobrazba,

koje se ostvaruju putem istoimenih odjela i odsjeka, te upotpunjuju obavljanjem i mnogih drugih poslova i interdisciplinarnih aktivnosti:

analitiko-statistika obrada podataka , raunovodstveni i financijski poslovi , pravni, kadrovski i opi poslovi, izdavaka djelatnost i priopavanje odravanje i razvoj jedinstvenoga informacijskog sustava meunarodna suradnja.

ORGANIZACIJSKA STRUKTURA ZAVODA ZA ZAPOLJAVANJE Zavod organizacijski funkcionira na tri razine: ispostave, podrune slube i Sredinja sluba, a promatra li se njegova struktura kroz upravljanje, Zavod funkcionira na pet razina. Ispostave Prvu razinu u toj strukturi ini 91 ispostava i njihovom se prisutnou i djelovanjem ostvaruju temeljni ciljevi i funkcije Zavoda u svim krajevima diljem Hrvatske. Njihova je osnovna zadaa posredovanja pri zapoljavanju, savjetovanja, profesionalnog usmjeravanja, dodjele financijske potpore predviene za sluaj nezaposlenosti, provedbe aktivne politike zapoljavanja.

Podrune slube Druga razina u strukturi Zavoda su 22 podrune slube u 20 upanija, s tim da u dvije upanije imamo po dvije slube. One obavljaju strune i radne zadae iz osnovne djelatnosti Zavoda, a to potkrijepljuju praenjem i analizom kretanja zaposlenosti, odnosno nezaposlenosti u svojim upanijama. Rad podrunih slubi nezamisliv je bez njihove suradnje s gospodarskim subjektima, bilo da se radi o velikim tvrtkama ili malim i srednjim poduzetnicima te lokalnom upravom i samoupravom. Pri tome, podrune slube moraju uoavati potrebe svoje upanije i aktivnosti provoditi u skladu s tim specifinostima. PODRUNA SLUBA Bjelovar akovec ADRESA Andrije Kaia Mioia 5 Bana Josipa Jelaia 1

27

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Dubrovnik Gospi Karlovac Krapina Krievci Kutina Osijek Poega Pula Rijeka Sisak Slavonski brod Split ibenik Varadin Vinkovci Virovitica Vukovar Zadar Zagreb Put V. Nazora 5 Budaka 1 Domobranska 19 K.. alskoga 4 Ul. kralja Tomislava 20 Crkvena 13 Kneza Trpimira 2 Alojzija Stepinca 5 Benediktinske opatije 3 Bulevar osloboenja 14 Tomislavova 15 Vukovarska 2 Bihaka 2/c Matije Gupca 42a Trenkova 56 J. Dalmatinca 27 Mihanovieva 40 V. Nazora 12 Stjepana Drislava bb Kralja Zvonimira 15

Sredinja sluba Trea razina u osnovnoj strukturi Zavoda jest Sredinja sluba, koja kreira jedinstvenu metodologiju za strunu i operativnu provedbu postupaka iz podruja djelatnosti Zavoda, odnosno provodi i osmiljuje nacionalnu politiku zapoljavanja. Sredinja sluba daje smjernice za rad podrunim slubama i ispostavama svojom logistikom podrkom iz svih ranije navedenih podruja aktivnosti, kao to je npr. profesionalno orijentiranje, posredovanje, informiranje, izdavatvo, analiza i obrada podataka, pravni, kadrovski i financijski poslovi i dr.

28

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje USLUGE ZAVODA ZA ZAPOLJAVANJE Stranke Zavoda za zapoljavanje su: Poslodavci - poduzea, obrti, udruge, instituti, zadruge, lokalna uprava, strane organizacije Nezaposleni - osobe koje aktivno trae posao, raspoloive su za rad i radom ne zarauju vie od maksimalne novane naknade (Zakon o posredovanju i pravima za vrijeme nezaposlenosti) te koriste prava koja proizlaze iz statusa nezaposlenosti) Traitelji zaposlenja - osobe prijavljene u evidenciji Zavoda koje trae posao, ali nisu korisnici prava iz statusa nezaposlenosti, a mogu biti istodobno zaposleni, studenti ili osobe koje nemaju potrebe koristiti materijalna prava. Uenici, studenti, ostali - vrata Zavoda su otvorena za sve graane koji imaju potrebu za informacijama na podruju trita rada. ZAVOD ZA ZAPOLJAVANJE NUDI SLIJEDEE VRSTE USLUGA: a) poslodavcima Zajednikim uvidom u najveu bazu nezaposlenih i traitelja zaposlenja posreduje za kandidate koji najvie odgovaraju poslodavevim potrebama besplatno oglaavanje potreba za radnicima (Web stranica, Bilten, oglasna mjesta u Zavodu) skraeni postupak odabira i predselekcije, bez financijskih trokova (ne masovno ve ciljano posredovanje i upuivanje dogovorenog broja kandidata koji odgovaraju potrebama radnog mjesta) dodatna timska/psiholoka procjena radnog potencijala za konkretno radno mjesto ili procjena usklaenosti postojeeg (zaposlenog) ljudskog potencijala sa potrebama trenutnog ili planiranog radnog mjesta financijska podrka novom zapoljavanju ili obrazovanju preko Nacionalnog programa poticanja zapoljavanja struna podrka u planiranju kadrovskih potreba-kroz novi, planski i organizirani rad s poslodavcima Zavod kod Vas i u Vaoj sredini za Vae potrebe pravna pomo iz podruja rada, zapoljavanja, radnih dozvola, utvrivanja programa vika struna i organizacijska pomo u procesu restrukturiranja i zbrinjavanja stvarnog i oekivanog vika radnika kroz nove oblike rada Zavoda (CPPP) mogunost uspostavljanja ugovornog odnosa o meusobnoj poslovnoj suradnji kojim reguliramo sve nae ve navedene usluge, a Vama dajemo mogunost da bez administriranja bre rijeite odreene potrebe koritenje Zavodske infrastrukture (Ured za poslodavce) za prezentaciju vaih planova, trenutnih i buduih potreba potencijalnim poslovnim partnerima, potencijalnim zaposlenicima iz evidencije Zavoda, te savjetnicima Zavoda zaduenim za rad sa poslodavcima iz vae djelatnosti.

29

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje b) nezaposlenima i traiteljima zaposlenja Informacije o: slobodnim radnim mjestima iz vie izvora: preko web stranica, novina, prijava poslodavaca, oglasnika, ponudi na tritu rada (natjeaji), uspjenim poduzetnicima, web stranicama poslodavaca s potrebama za zapoljavanje, gospodarskim kretanjima u regiji, poduzetnikoj infrastrukturi regije i kreditnim mogunostima, pozitivnim trendovima i iskustvima iz podruja posredovanja u zapoljavanju regije (koliko zaposlenih, koje strukture, koliko iz posredovanja Zavoda, pojedinana pozitivna iskustva), novostima vezanim za preustroj i organizaciju rada Zavoda. Info pult - mjesto za redovna javljanja i administrativne poslove lj Termin za prvu prijavu, individualno savjetovanje i grupno informiranje Izdavanje potvrda i uvjerenja Pravni savjeti. Individualno savjetovanje - preduvijet uspjenog zapoljavanja Pomo u procjeni radnog, strunog i osobnog potencijala nezaposlenih Pomo u izradi Profesionalnog plana zapoljavanja Praenje i redefiniranje Profesionalnog plana Posredovanje za ciljana radna mjesta Meusobno povratno informiranje o poduzetim aktivnostima i rezultatima. Grupno informiranje o: stanju na tritu rada regije (strukturi nezaposlenosti, traenim zanimanjima i zvanjima, kretanju slobodnih radnih mjesta, o poduzeima i djelatnostima u razvoju), uslugama Zavoda koje mogu pomou u poveavanju ansi za zapoljavanje, pravima i obvezama po novim zakonskim i podzakonskim aktima, znaaju i nainu osobnog angairanja na traenju posla. Razne radionice za stjecanje vjetina i znanja potrebnih za kandidiranje na tritu rada t Procjena i samoprocjena za uspjeno zapoljavanje Kako napisati CV i zamolbu to pitaju poslodavci - to treba odgovoriti Gdje i od koga se mogu dobiti informacije o natjeajima Znaaj irenja prie o osobnoj nezaposlenosti Na koje se sve naine moe kandidirati za radno mjesto-bez natjeaja (samoinicijativne zamolbe) ili uz poznati natjeaj (ciljane zamolbe).

Profesionalna orijentacija Pomo u dodatnoj (samo)procjeni vaeg radnog, strunog i osobnog potencijala Pomo u odabiru programa/ teaja za dodatnu izobrazbu i usavravanje ili promjenu zanimanja-zvanja Utvrivanje preostale radne sposobnosti u timu sa lijenikom Ciljana procjena radnog potencijala za konkretno radno mjesto.

30

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Poticajne mjere zapoljavanja Mogunost koritenja dravnih subvencija za zapoljavanje i obrazovanje Informacije o izvorima sredstava za samozapoljavanje i podrku poduzetnitvu. Job centar Razmjena iskustva u traenju posla kroz neformalne oblike rada i druenja Informatika i struna podrka za izradu CV i zamolbe Razne informacije o aktualnim zbivanjima u gospodarstvu regije i pravnoj regulativi Bilteni Zavoda, vodii, broure Zavoda, letci i sl. Novine, asopisi, korisne Internet adrese i sl. Upotreba raunala, video (prezentacija korisnih informacija, uspjenih radionica, grupnih informiranja, igre uloga isl.) Knjiga prijedloga, sugestija i pitanja. RAD U PODRUNIM SLUBAMA (PODRUNA SLUBA U VARADINU) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. Dolazak nezaposlene osobe/traitelja zaposlenja na INFO PULT Prva prijava kod matinog savjetodavca (ulazak u evidenciju) Obavezno grupno informiranje za nezaposlenu osobu Prvo individualno savjetovanje za nezaposlenu osobu i/ili traitelja zaposlenja Drugo do etvrto individualno savjetovanje za nezaposlenu osobu i/ili traitelja posla Kategorizacija za nezaposlenu osobu i/ili traitelja zaposlenja Utvrivanje i potpisivanje profesionalnog plana za nezaposlenu osobu Daljnja individualna savjetovanja

Dolazak nezaposlene osobe/traitelja zaposlenja na INFO PULT Prilikom prvog dolaska u podrunu slubu nezaposlena osoba/traitelj zaposlenja treba se javiti na INFO PULT. Dolaskom na INFO PULT nezaposlena osoba/traitelj zaposlenja ne ulazi u evidenciju zavoda nego se samo pribiljei na prvu prijavu kod matinog savjetodavca kad se vri evidencija nezaposlene osobe/traitelja zaposlenja. Ovaj postupak podran je raunalom pa se u aplikaciji INFO PULTA unose osnovni podaci o nezaposlenoj osobi te joj se zakuzuje prva prijave kod savjetodalca. Nezaposlenoj osobi se uruuje ispisana izjava na kojoj on treba navesti slijedee: ne ostvaruje mjeseni primitak, odnosno dohodak od samostalne djelatnosti koja se povremeno obavlja prema propisima o porezu na dokodak, a koji je vei od najveeg iznosa novane naknade utvrene lankom 35. Zakona, nema registirano trgovako drutvo ili drugu pravnu osobu, odnosno veinski udio u trgovakom drutvu ili drugoj pravnoj osobi nema registrirani obrt, slobodno zanimanje ili djelatnost poljoprivrede i umarstva nije korisnik mirovine nije redovni student ili uenik

Ako zadovoljava sve navedene uvjete prijavljena osoba vodi se kao nezaposlena osoba, ukoliko prijavljena osoba ne zadovoljava neki od navedenih uvjeta ona se vodi kao traitelj posla. Ukoliko prijavljena osoba ima pravo na novanu naknadu uz navedenu izjavu daje joj se i zahtjev za novanom naknadom koji se urudbira pomou urudbenog broja i klase.

31

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Da bi prijavljena osoba imala pravo na novanu naknadu mora imati 9 mjeseci neprekidanog radnog staa u protekle dvije godine,a da bi ostvario to pravo mora se javiti na Zavod u roku od 30 dana nakon prestanka radnog odnosa, s time da prekid radnog odnosa ne smije biti njegovom krivnjom. Uz izjavu i zahtjev za novanom naknadom prijavljena osoba dobiva na INFO PULTU obrazac RL0, odnosno Prijavnicu u evidenciju Hrvatskog zavoda za zapoljavanje koju popunjenu mora donijeti na zakazanu prvu prijavu kod savjetodalca. Uz to dobiva i brourice Vodi kroz Zavod za zapoljevanje i Prava koja nezaposlena osoba moe ostvariti prijavom u evidenciju nezaposlenih. 2. Prva prijava kod matinog savjetodavca (ulazak u evidenciju) Svaki savjetodalac ima kalendar prvih prijava s nezaposlenim osobama, tako da svaka prijavljena osoba ima svoj vlastiti termin. Nezaposlena osoba na prvu prijavu kod savjetodalca mora donijeti prijavnicu (RL-0) i potpisanu izjavu s zahtjevom za NN ili bez zahtjeva. Prilikom prve prijave savjetodalac pomae prijavljenoj osobi da popuni, te zajedno sa strankom provjerava popunjene podatke koji su u prijavnici. Treba se odrediti da li e se osoba prijaviti kao nezaposlena osoba ili kao traitelj zaposlenja. Traitelj zaposlenja ne eli aktivno traiti zaposlenje nego on to radi samostalno, on nema nikakvih obaveza prama Zavodu, ali isto tako nema ni nikakva prava, on se nalazi u pomonoj evidenciji. Za razliku od traitelja posla nezaposlena osoba ima obaveze prema Zavodu, ali isto tako ima i odreena prava. Prilikom prve prijave kod savjetodalca prijavljena osoba dobiva uputnicu za usluge Hrvatskog zavoda za zapoljavanje, za grupno informirnanje (obavezni i rezervni termin) i termin za individualno savjetovanje (obavezni i rezervni termin). Takoer nezaposlena osoba dobiva evidencijski list s kojim se jedanput mjeseno mora prijaviti na Zavod. 3. Obavezno grupno informiranje za nezaposlenu osobu Nezaposlene osobe dobiju informacije o pravima i obavezama, te se mora voditi evidencija prisutnosti prijavljene osobe na grupnom savjetovanju. Prvo individualno savjetovanje za nezaposlenu osobu i/ili traitelja zaposlenja Drugo do etvrto individualno savjetovanje za nezaposlenu osobu i/ili traitelja posla Kategorizacija za nezaposlenu osobu i/ili traitelja zaposlenja Utvrivanje i potpisivanje profesionalnog plana za nezaposlenu osobu Daljnja individualna savjetovanja Svaka aktivnost unutar podrune slube Varadin podrana je raunalom, pa se svaka aktivnot mora posebno evidentirati u programu. Nakon savjetovanja savjetodalac evidentira izvrenje aktivnosti bilo da se radi o individualnom savjetovanju ili grupnom. Za svakog pojednica s liste treba se u programu napraviti evidencija da li je bio na rezerviranoj aktivnosti, ako je bio sprema se izvrenje, a ako nije bio zakazuje mu se rezervni termin. Ako ne doe na rezervni termin prijavljena osoba brie se iz evidencije sukladno zakonu. Tri dana nakon neizvrenja obaveze eka se da se osoba opravda, etvrti dan se brie iz evidencije i to s datumom neizvrenja aktivnosti i slijedea tri mjeseca ne moe se javiti na Zavod. Slubena zabiljeka i prijedlog za brisanje iz evidencije su dokumenti koje u tom sluaju radi savjetodalac. Na individualno savjetovanje prijavljena osoba donosi ispunjene radne liste RL1, RL2 i RL3. Nakon

4. 5. 6. 7. 8.

32

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje provjere da li su podaci u te radne liste dobro uneeni savjetodalac mora sve te podatke spremiti u evidenciju prijavljene osobe koja je podrana raunalom. Nakon toga ide se na izradu profesionalnog plana zapoljenja rok za izradu ovog plana je 60 dana od ulaska u evidenciju. Osoba odreuje 2 dana u tjednu po 3 sata kad je raspoloiva (iskljuivo kontakt telefonom) za nove informacije o zapolavanju. Prije izrade profesionalnog plana radi se kategorizaciija nezaposlene osobe prema procjeni radnih lista ovu kategorizaciju radi savjetodalac individualno. Profesionalni plan vrijedi 6 mjeseci, ako se u roku od 6 mjeseci od potpisivanja profesionalnog plana prijavljena osoba ne zaposli treba napraviti reviziju profesionalnog plana. U tih 6 mjeseci vodi se dnevnik traenja posla u koji osoba upisuje gdje je pronala informacije o zaposlenju i gdje je prijavljena osoba poslala molbe. Svaka 2 mjeseca treba se prijavljena osoba javiti savjetodalcu s dnevnikom traenja posla koji on upisuje u raunalo. Prilikom prijave u evidenciju nezaposlena osoba ukoliko ima pravo na novanu naknadu vodi se pomou klase i urudbenog broja, ukoliko je ta osoba ve imala ranije imala pravo na novanu naknadu ona se vodi pod starim klasifikacijskim brojem. Ako se osoba prijavljuje prvi puta dobiva novu klasifikacijsku oznaku. Tako klasificirani zahtjev za novanom naknadom rjeava se u Pravnoj slubi Zavoda. Najprije se vri urudbiranje tog zahtjeva, znai upisuje se u urudbeni zapisnik, gdje dobiva urudbeni broj. Zatim slijedi rjeavanje zahtjeva. Ukoliko je rjeenje pozitivno, ono se mora urudbirati i rjeenje se prosljeuje u raunovodstvo koje preko Varadinske banke isplauje naknadu. Ukoliko je rjeenje negativno ono se takoer mora urudbirati. Svi dokumenti vezni uz jednu prijavljenu osobu odlau se u Pravnoj slubi u spis predmeta, jedna osoba cijelo vrijeme ima samo jednu klasu po kojoj se ona vodi. Spisi se odlau po ispostavama po abecedi, a arhiva je organizirana po godinama i klasama unutar godina. uvanje ovih dokumenata je trajno.

33

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje

9. POSLOVNO KOMUNICIRANJE Uredski rad Uredski rad obuhvaa osnovne uredske aktivnosti. Primjenom novih tehnologija, ti poslovi omoguavaju izraavanje kreativnosti, inovacije i miljenja. Prije su ograniena pomona sredstva malo utjecali na poveanje efikasnosti uredskog poslovanja. Danas mnogi ureaji (kalkulatori, kopirni aparati, elektronske registar-blagajne, telefon, telefaks, osobno raunalo), zasnovani na novim tehnologijama, znaajno unapreuju uredsko poslovanje. Komunikacija u organizaciji Informacije danas moraju tei brzo radi korekcijskih akcija u organizaciji. Koliina informacija, ipak, izaziva preoptereenost njima. Stoga je nuno odrediti koju vrstu informacija treba uprava za uspjeno donoenje odluka. Nije potrebna vea koliina informacija, ve relevantnije (vitalne) informacije od podreenih i nadreenih te od drugih ljudi i odjela u organizaciji. Velike koliine informacija mogu imati za posljedicu diskriminaciju informacija. Kod uredskog poslovanja razlikujemo usmenu komunikaciju (50% telefon) i komunikaciju razmjenom dokumenata. Tehnologija mrea i telekomunikacije su omoguile razliite naina povezivanja raunala: od iroko rasprostranjenih lokalnih mrea (povezivanje raunalne opreme unutar jedne organizacije), do javnih mrea koje povezuju meusobno jako udaljene korisnike. Rad u mrei omoguuje: istovremeni pristup zajednikim podacima, sigurnost i zatitu privatnih podataka, mogunost rada na bilo kojoj radnoj stanici, meusobnu komunikaciju putem oglasne ploe i/ili elektronike pote. Kriteriji za izbor i ocjenu kvalitete mree: brzina prijenosa podataka, ispravnost prenesenih podataka, optimalni broj radnih stanica, sigurnost i zatita podataka, kompatibilnost povezane opreme, cijena. Komunikacijski tijek prema gore, prema dolje, dijagonalno i horizontalno. Osnovne procedure u uredskom radu su: 1. planiranje, 2. organizacija 3. nadzor

34

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Planiranje se moe definirati kao proces cjelokupnog sagledavanja nekog procesa te formaliziranje odreenih radnji za ostvarenje ciljeva tog procesa, ali na to efikasniji i uinkovitiji nain. U uredskom poslovanju planiranje se sastoji od slijedeih aktivnosti: 1. postavljanje odreenih ciljeva 2. analiziranje postojee situacije 3. predlaganje razliitih alternativa za postizanje definiranih ciljeva 4. analiziranje svakog alternativnog rjeenja 5. odabir najbolje alternative. Postoje tri osnovne vrste planiranja: 1. strategijsko planiranje definiraju se dugoroni ciljevi, na temelju ovih planova definira se strategija poduzea 2. taktiko planiranje definiraju se ciljevi i planovi za pojedini redne jedinice u poduzeu 3. operativno planiranje kratkoroni planovi (tjedni, dnevni) Svi resursi za uspjeno odvijanje, ali izvrenje planiranog projekta kao to su zaposlenici, radna oprema poput raunala, strojeva za proizvodnju, materijala za proizvodnju moraju biti unaprijed rasporeeni i definirani. Rasporeivanje i definiranje spadaju u drugu proceduru organiziranje. Svi postupci u uredu moraju biti nadzirani. Informacijski sustav za upravljanje Predstavlja uobiajen nain prikupljanja, objedinjavanja, usporeivanja, analiziranja i irenja informacija unutar i izvan tvrtke i to pravodobno, djelotvorno i valjano. Njime se barata razliitim vrstama informacija: od rutinskih, informacijama za posebne potrebe, iznimke, predvianje. Raunala se pri tome primjenjuju za logiko zakljuivanje, klasifikaciju te konverziju u pravi oblik dostupan za upravljaku funkciju organizacije. Podaci ne predstavljaju informaciju sve dok nisu preoblikovani u upotrebljiv izraz koji daje obavijest. Informacije moraju nekoga informirati. Problemi koje treba rijeiti u primjeni informacijskog sustava za upravljanje se ekspanzija osnovnih podataka, tj. odreivanje njihovih kvalitativnih i kvantitativnih obiljeja, te poplava informacija koje uprava ne razumije ili nema vremena proitati ili koje ne zadovoljavaju njihove specifine potrebe. Uporaba raunala pri rukovanju informacijama Uporaba raunala uvelike ovisi o organizacijskoj razini: nadzornik, menaderi srednje razine, menaderi najvie razine. Izazovi stvoreni informacijskom tehnologijom eliminacija nedoputene uporabe informacija, smanjenje otpora uporabi raunala, unos podataka u raunalo govorom. Rjeenja ovih problema djelomino se nalaze u radu na daljinu, primjeni sredstava za prepoznavanje govora, raunalnim mreama.

35

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 10. OBRADA DOKUMENATA U UREDU 10.1. Funkcije obrade dokumenata u uredu Uredski sustavi s primjenom informacijske tehnologije uglavnom su usmjereni na: prihvat, pohranjivanje i distribuciju informacija oblikovanih u razliite vrste dokumenata, te na globalnim poslovima: 1. klasifikacije, 2. kreiranja, 3. pohranjivanja, 4. obrade, 5. pretraivanje, 6. distribucije dokumenata. Dokument se definira kao skup informacija koji moe: biti zapisan na razliitim nositeljima podataka, sadravati razne vrste podataka, sadrajno ovisiti o informacijama iz drugih dokumenata, biti na raspolaganju jednom korisniku ili skupini korisnika istovremeno.

Dokumenti mogu biti u odreenoj formi (obrasci, formulari), u slobodnoj formi (pisma, dopisi), te u posebnom obliku (tehniki crtei, nacrti). Dokument moe biti vrlo sloen sa stajalita automatiziranog obuhvata i obrade. 1. OBRADA OBRAZACA Slike kompletnih obrazaca (neracionalno), Samo podaci upisani na obrazac.

Oblikovanje obrazaca lako je vriti standardnim alatima stolnog izdavatva. Dizajner obrasca treba definirati: atribute pojedinih polja, kontrolu za unos podataka u polja, veze izmeu polja, veze izmeu obrazaca, veze izmeu obrazaca i baze podataka. 2. OBRADA DOKUMENATA U OBLIKU SLIKE Funkcije sustava za obradu dokumenata u obliku slike (DIP 1 sustava): pretvaranje slike dokumenata u digitalni oblik, zapisivanje i manipulacija slikom dokumenta, pretraivanje dokumenata, povezivanje dokumenata s bazom podataka.

DIP = Document Image Processing

36

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Ulazni dokument moe biti zapisan na papiru, moe biti slika s mikrofilma ili filma ili pak moe biti poslan modemom ili faksom. Prilikom unosa dokumenata u sustav, svakom se pridruuje odgovarajui indeks koji ga jednoznano odreuje. Jednostavni DIP sustavi omoguuju pronalaenje dokumenata kao cjeline. Sloeni DIP sustav omoguuje pretvaranje teksta s dokumenta u ASCII ili neki drugi format (OCR). 10.2 Obrada i pohranjivanje dokumenata u uredu II. Klasino arhiviranje dokumenata obiljeja: Ogromna koliina fizikog prostora za smjetaj s posebnim zahtjevima, Velika koliina ljudskog rada, Sporost u pristupu dokumentima, Ekoloki razlozi (drvo!), Sigurnosni razlozi (poar). III. Alternativno rjeenje MIKROFILM Smanjenje fizikog prostora (obujma) arhive, Laki pristup podacima, Manja potreba za radnom snagom. IV. Integrirani automatizirani ured Upotreba elektronskih dokumenata, Obrada radnih procesa bez redundantnih djelatnosti i informacija, Upotreba papira svedena na minimum, Elektronska arhiva. Prednosti u odnosu na klasino arhiviranje: udvostruenje/utrostruenje kapaciteta obrade, reduciranje broja ljudstva (smanjenje trokova arhiviranja), trenutni odziv na zahtjeve, smanjenje prostora arhive za 70-80%, visoki stupanj zatite izvornih dokumenata. Prednosti u odnosu na mikrofilmsku arhivu Direktan pristup podacima, Distribuirano koritenje baze arhiviranih dokumenata, Trokovi smanjeni do 90%, Jeftinija oprema (24%); k tome i univerzalnija. . 10.3 Arhivski sustav Obrada i pohranjivanje dokumenata ima osobite zahtjeve u pogledu memorijskih medija: to vei kapacitet, neosjetljivost medija na fizika oteenja i utjecaj okoline, dugu trajnost. Magnetski mediji imaju nedostatke. S druge strane, optika tehnologija nudi rjeenja: 1. CD-ROM, 2. CD-R, 3. WORM, 4. CD-WORM (viestruko zapisivanje i itanje podataka),

37

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 5. CD-E (izbrisivi optiki disk), 6. PHOTO CD (pohranjivanje fotografija). Hibrid ovih dviju tehnologija su magnetooptiki diskovi MD DATA (magnetooptiki nain zapisivanja podataka, veliki kapacitet, pouzdanost, izdrljivost, niska cijena medija, mele dimenzije, 20 puta vea gustoa podataka od magnetskih medija).

11. ZATITA UREDSKIH DOKUMENATA

Zatitu uredskih podataka i dokumenata moemo podijeliti na : a) fizika zatita dokumenta b) elektornika zatita dokumenata odnosno zatita elektronikog poslovanja FIZIKA ZATITA DOKUMENATA Pod fizikom zatitom dokumenata podrazumijevaju se svi postupci zatite dokumenata koji se nalaze u pisanom obliku (papiru ouvanje od propadanje). Tu spadaju: - tehniki sustavi zatite od provale, krae, nedozvoljenog pristupa i sabotae kao to su sustavi -kontrole pristupa -video nadzor -zatita od provale -SOS sustavi -vatrodojava -plinodojava -sustavi zatite od eksplozije - ostalih specifinih sustava zatite u specifine sustave zatite moe se ubrojiti i daktiloskopija. Daktiloskopija je grana biometrike koja se bavi prouavanjem otisaka prstiju. U upotrebi je od poetka dvadesetog stoljea zbog toga to su otisci prstiju: 1. jednoznani (ne postoje dvije osobe, ak niti jednojajani blizanci koji imaju jednake otiske prstiju), 2. vremenski nepromjenljivi, i 3. potpuno neprikladni za krivotvorenje. Podruje primjene daktiloskopije je svugdje gdje je potrebno relativno jednostavno, brzo i tono identificarti osobe, kao npr. 1. kriminalistika i obavjetajne slube, 2. bankarstvo, 3. trgovina,

38

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 4. osiguranje ulaska u objekte, Budui da je Zakon o raunovodstvu, lanak 6. objavljen u Narodnim novinama broj 90 / 92 od 30.12.1992. godine, predvidio mogunost da se knjigovodstvene isprave uvaju na nositelju automatizirane obrade ili nositelju mikrografske obrade, postoji mogunost uvanja poslovne dokumentacije na digitalnom ili mikrofilmskom mediju. U praksi su najea pitanja treba li sadraj arhiva dodatno uvati na mikrofilmu ili u digitalnom obliku? Ako se radi o aktivnom arhivu, gdje je uestalost pristupa dokumentima vrlo visoka, a dokumenti nemaju arhivsku vrijednost, onda je takve dokumente poeljno samo digitalizirati. Kada se radi o aktivnoj dokumentaciji gdje je uestalost pristupa vrlo visoka, a dokumenti imaju arhivsku vrijednost, onda je takve dokumente poeljno digitalizirati i mikrofilmirati. Ako se radi o pasivnoj dokumentaciji gdje je uestalost pristupa niska,a dokumenti nemaju arhivsku vrijednost onda je takve dokumente dovoljno samo mikrofilmirati. Pohranjivanje poslovne dokumentacije na mikrofilmski ili digitalni medij prua velike prednosti u odnosu na klasinu pohranu dokumentacije:
o o o o o

100%-na pouzdanost arhiva na mikrofilmu kvalitetna organizacija arhiva s pomou raunalnih sustava spremanje daleko veeg broja informacija memoriranje u originalnom obliku, samo umanjeno pohranjivanje iste koliine na mikrofilmskom ili digitalnom mediju u odnosu na papir, znatno jeftinije pohranjivanje i uvanje dokumentacije je pouzdanije i dugotrajnije (mikrofilm preko 100 godina). Zakon o knjigovodstvu odobrava pohranjivanje dokumentacije na nositelju automatizirane obrade ili mikrografske obrade uteda u prostoru do 97% daleko bra i jednostavnija mogunost pristupa informaciji eliminiranje iz upotrebe arhivskog inventara (ormari, police i sl.)

o o o

Bitno je da se uvoenjem digitalnog ili mikrofilmskog medija ne mijenja organizacija rada, ve se ono prilagoava postojeoj organizaciji. Mikrofilmsko ili digitalno arhiviranje nije samo prenoenje slike dokumenata na novi nosilac-film/CD, dakle nema za cilj samo promjenu fizikog oblika, ve daje novu dinamiku organizaciji.

39

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje ELEKTORNIKA ZATITA DOKUMENATA ODNOSNO ZATITA ELEKTRONIKOG POSLOVANJA U dananjoj komercijalnoj okolini uspostavljanje sustava za dokazivanje izvornosti informacija nastalih na raunalu zahtjeva poznavanje pojmova i profesionalnih vjetina s pravnog podruja i poznavanje podruja kompjutorske sigurnosti. U veini dananjih sistema, zatita podataka u viekorisnikim raunalnim okruenjima postignuta je prijavljivanjem korisnika na raunalo pomou zaporke. Ako je korisnik fiziki udaljen od raunala njegova zaporka se mora prenjeti do raunala putem mree. Ta injenica za sobom povlai odreene potekoe; kao prvo takav jednostavan sistem nije siguran, budui da svatko tko moe "sluati" mreu moe saznati korisnikovu zaporku, te tako "oponaati" korisnika; ako bi se pak za svako novo prijavljivanje na raunalo koristila nova zaporka, bilo bi vrlo nezgodno korisniku pamtiti toliko zaporki. Da bi se izbjegli ti i slini problemi razvijaju se protokoli za sigurnu autentifikaciju, tj. protokoli za potvrdu identiteta korisnika ili procesa. Autentifikacija znai odreivanje da li korisnik ili proces ima dozvolu izvoditi odreenu operaciju. Do danas je postignut veliki napredak u razvoju takovih protokola. Osmiljavani su i prouavani mnogi naini autentifikacije. Kerberos autentifikacijski protokol, razvijen na amerikom univerzitetu MIT (Massachusetts Institute of Technology) 1987. godine, je jedan od najpoznatijih meu njima i ako je njegova rairenost i primjenjivanost dobro mjerilo, vrlo uspjean. Pa usprkos njegovoj irokoj primjeni i on ima ogranienja, te se tako javlja potreba za stalnim unapreivanjem autentifikacijskih protokola. U Europi u nedostatku protokola toga tipa mnoge se organizacije odluuju da ne poduzmu nita glede sigurnosti svojih podataka, ili da se pak osiguraju kod osiguravajuih drutva od gotovo neimenovne katastrofe. U takvoj situaciji stvorena je dobra podloga za stvaranje novoga sigurnosnog protokola. SESAME (A Secure European System for Aplications in a Multi-vendor Environment) je jedan od takvih protokola. ZAHTJEVI SIGURNOSTI ELEKTRONSKOG/ELEKTRONIKOG POSLOVANJA Internet je otvorena mrea, pa se zahtijeva provjera ko je na drugoj strani mree ?

Slika 7.Karikatura sigurnosti mree 40

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Provjera i time zahtjev sigurnosti podrazumijeva : 1. MEUSOBNA IDENTIFIKACIJA POSLOVNIH PARTNERA 2. ZATITA DOKUMENATA OD UNITENJA I/ILI NEDOZVOLJENOG KORITENJA 3. NEMOGUNOST NEGIRANJA POSLANOG DOKUMENTA 4. JEDNOSTAVNOST KORITENJA 5. PODRKA SIGURNOSTI 6. IFRIRANJE DOKUMENTACIJE ( Kriptografija ) ZA PROVJERU IDENTITETA POILJAOCA/ POILJATELJA PORUKE KORISTI SE ELEKTORNSKI/ELEKTRONIKI POTPIS, koji omoguuje -----identifikaciju sudionika na mrei -----provjeru cjelovitosti poslane poruke -----nemogunost negiranja poslanog dokumenta ELEKTRONSKI/ELEKTRONIKI POTPIS - niz znakova u elektronskom/elektronikom obliku - kreiran raunarom/raunalom - ima istu pravnu snagu kao runi potpis - esto se poistovjeuje sa digitalnim potpisom TEHNOLOGIJE ELEKTRONSKOG/ELEKTRONIKOG I DIGITALNOG POTPISA - skenirani runi potpis - biometrijski potpis ( Biometric Signature Verification ) - digitalni potpis (Kriptografija javnog kljua) a) SKENIRANI RUNI POTPIS - digitaliziran runi potpis u seriju bitova i upisan u datoteku potpisa - provjera potpisa -------- usporedba primljenog potpisa sa potpisom arhiviranim u datoteci -------- mijenjanje dokumenta nema utjecaja na izgled potpisa B) BIOMETRIJSKI POTPIS ( PROVJERA IDENTITETA ) -biometrija koristi dijelove tijela za identifikaciju ( dnk, mrenica oka, obrazi, govor, ruke, otisak prstiju ), koji su pohranjeni u datoteku radi identifikacije -primjena ------kreditne kartice ------sigurnosni bedevi ------ulaz u kontrolisane/kontrolirane prostor C) DIGITALNI POTPIS niz binarnih znakova dobivenih asimetrinim sistemom/sustavom ifriranja ( kriptografija javnog kljua )

41

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Slika 8. Kreiranje digitalnog potpisa-

Algoritam Saetka kreira saetak poruke iz originalnog dokumenta. Algoritam Digitalnog Potpisa koristi saetak poruke i tajni klju poiljaoca/poiljatelja za kreiranje digitalnog potpisa. Slika 9. Provjera digitalnog potpisa

CERTIFIKAT Elektronska/elektronika identifikacija sudionika na mrei identificira raunalo, osobu, poduzee, certifikatora na mrei uz poruku, poiljatelj dostavlja svoj digitalni potpis

42

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje POMOU CERTIFIKATA PRIMAOC/PRIMATELJ 1) IDENTIFICIRA POILJAOCA/POILJATELJA -- deifriranjem poruke javnim kljuem poiljaoca/poiljatelja -- provjerom u bazi certifikata 2) PROVJERA DIGITALNOG POTPISA - kreiranje saetka dokumenta iz primljenog dokumenta - izrada saetka dokumenta iz digitalnog potpisa ako su saeci isti, poruka nije mijenjana u prijenosu/prenosu 3) STRUKTURA CERTIFIKATA - norma ISO X.509 Ver 3 Verzija certifikata Serijski broj certifikata Koriten algoritam za izradu digitalnog potpisa ( PKCS #1 HD5, RSA ) Izdava certifikata Valjanost certifikata ( od - do ) Vlasnik certifikata Koriten algoritam za ifriranje javnog kljua ( PKCS #1, RSA ) Javni klju Vrsta certifikata ( klijent, server, osoba, poduzee ) Javni klju izdavaa certifikata Digitalni potpis izdavaa certifikata Certifikat Javnog Kljua Izdaje ga Certifikator nakon provjere identiteta traioca i njegovog javnog kljua Primaoc/primatelj poruke moe provjeriti da li javni klju pripada poiljaocu/poiljatelju Ako tajni klju korisnika bude obznanjen (poznat treemu), vlasniki certifikat treba opozvati Certifikator posjeduje bazu podataka certifikata te onu opozvanih certifikata ( Certificate Revocation List (CRL) ) Zakon o elektronskom/elektronikom potpisu definira i proceduru za osnivanje certifikacijske ustanove, te zadatke certifikatora , kao to su : - Izdavanje certifikata ----- kreiranje javnog i tajnog kljua ----- primanje zahtjeva za izdavanje certifikata ----- utvrivanje identiteta traioca ----- izdavanje certifikata ----- upis u bazu podataka certifikata - Opoziv certifikata ----- suspenzija ako tajni klju bude poznat treima ----- ukidanje ----- upis u bazu podataka suspendiranih ili ukinutih

43

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje NORME SIGURNOSTI Postoji mnotvo normi u podruju sigurnosti elektronikog poslovanja. Sudionici u razmjeni poruka moraju koristiti iste norme.

ISO/IEC ( normizacijska ustanova ) ------ norma 9798 definira : ----------------- Identifikaciju sudionika na mrei ----------------- Tehnike digitalnog potpisa ----------------- Kriptografiju ( algoritmi ) NIST definira ------ algoritme za kriptiranje dokumenta - DES ( Data Encription Standard - DSA ( Data Signature Algorithm ) ANSI norma ------- x 9.17 - upravljanje kljuevima ------- x 9.30 - kriptografija javnog kljua ITU ( International Telecomunication Union ) ------ norme ----------------- x 509 struktura certifikata ----------------- x 500 elektronski imenik RSA - Data Security --------PKCS ------- RSA Kriptografija ------- Kriptografija e-mail poruke

44

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 12. TELEMATIKI SERVISI U SLUBI UREDSKOG POSLOVANJA Telematika = nova disciplina nastala objedinjavanjem telekomunikacija i informatike. Cilj je razvoja telematike integriranje pojedinanih razliitih oblika ureenja obrade, spremanja, prijenosa i prikaza informacija u zajedniki multifunkcionalni ureaj. Telematika ukljuuje sve digitalne oblike prijenosa informacijskih sadraja. Usluge koje pruaju vlasnici telematike infrastrukture nazivamo telematiki servisi. Servisi predstavljaju tipizirane usluge koje se nude potencijalnim korisnicima, a kojima se omoguuje prijenos odreenih, tono specificiranih vrsta podataka na daljinu. Vrste telematikih servisa 1. telefon, 2. telegraf; 3. komutirani paketski prijenos, 4. teleteks, 5. teletekst, 6. videokonferencije, 7. stereo prijenos, 8. TV u boji, 9. mobilni telefoni, 10. paging sustavi, 11. videotekst, 12.1. RAZVOJ TELEFONIJE U SVIJETU II. FAZA (1876. 1880.) - direktne veze meu korisnicima zranom linijom; III. FAZA (1880. 1890.) - telefonska mrea i rune centrale; IV. FAZA (1890. 1920.) - automatske centrale, prijenos niskofrekvencijski pomou kabela; V. FAZA (1920. 1960.) - elektromehaniki birai, uporaba irokopojasnih nesimetrinih koaksijalnih vodova (prvi prekooceanski telefonski kabel London New York); XI. FAZA (1960. do danas) - digitalizacija, satelitski i svjetlovodni prijenosni sustavi, mobilni telefoni. Razvoj telefonskog prijenosa jednoian, telegrafskim vodovima; dvoian; telefonski kabel, telefonska mrea; telekomunikacijski sateliti, digitalni prijenosni sustav; radio valovi valovod; svjetlovod. Vrste prometa Pretplatniki promet (pretplatnici), Javni telefonski promet (prolaznici). Naini naplate telefonistica u centrali, kovani novac, etoni,

45

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje automatska naplata pomou magnetske kartice/vrpce, elektronike kartice, mikroprocesori. Uinkovitost je %-tak uspjenih poziva u odnosu na ukupan broj pokuaja. Vea uinkovitost, vea kvaliteta vei prihodi.
Pokuaj pozivanja Normalno B slobodan B odgovorio USPJEAN ISHOD B nije odgovorio B zauzet Zaguenje Mrea Nenormalno Ponaanje pretplatnika

Tehnika greka

Slika 10. Rezultati procesa pozivanja Mogunosti suvremenih telefona i centrala interne veze, interne veze za vrijeme razgovora na vanjskim linijama, prekapanje vanjskih veza s ostalim korisnicima, zagarantirana tajnost, mogunost tarifiranja razgovora, mogunost dodavanja alarma. 12.2. TELEKOMUNIKACIJE U UREDSKOM POSLOVANJU Podjela komunikacijskih procesa: S obzirom na smjer kretanja signala: simpleks, poludupleks, dupleks; S obzirom na sudionike u komunikaciji: ovjek ovjek, ovjek stroj, stroj stroj; S obzirom na vrste informacije koje se prenose: prijenos informacija, prijenos naredbi. S obzirom na oblike komuniciranja: preko fizikih vodova stvarni, zakupljeni i

46

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje komutirani; komunikacije satelitom. a) Informacijski proces: izvor medij prijemnik; b) Komunikacijski proces: izvor medij prijemnik izvor (povratna veza), c) Telekomunikacijski sustav. 12.3. TELEKOMUNIKACIJSKI SUSTAV Telekomunikacija je svaki proces koji omoguuje prijenos informacija bilo koje vrste (zvuk, slika, podaci) putem inih ili beinih elektromagnetskih sustava u jednom smjeru (radio-difuzija, televizija) ili u oba smjera (telefonija, telegrafija). Telekomunikacijski sustav omoguuje predaju, prijenos i primanje informacija na velike udaljenosti. Telekomunikacije se ostvaruju preko jedne od telekomunikacijskih (TK) mrea, koje se sastoje od: terminalnih ureaja, transmisijskih sustava i komutacijskih sustava. Trendovi razvoja telekomunikacijskih sustava: skraenje vremena od izuma (prve ideje) do praktine realizacije, stalni porast TK usluga proirenjem postojeih ili uvoenjem novih usluga, digitalizacija TK mree, te integracija tehnika i slubi telekomunikacija. PODJELA TELEKOMUNIKACIJA PREMA VRSTI INFORMACIJE PRIJENOS ZVUKA zvune, audiokomunikacije (govor ili glazba) S obzirom na irinu prenoenja frekventnog pojasa telefonija fizikim vodovima, radio valovima, audiokonferencija; radio program ini radioprijenos, beini radiodifuzija. PRIJENOS SLIKA nepokretne telefoto (fototelegrafija) prijenos slike pomou telegrafskih impulsa telefonskim kanalom irine 4 KHz s reprodukcijom na fotopapir, telefaks (telekopija, faksimil, birofaks) prijenos slike analogno ili digitalno telefonskim kanalom irine 4 KHz s reprodukcijom na obinom papiru, videoteks prijenos slike alfanumerikih ili grafikih informacija izmeu baze podataka i korisnika dvosmjernom vezom, s reprodukcijom na ekranu korisnikog terminala, videotekst (teletekst) prijenos ogranienog broja alfanumerikih ili grafikih informacija izmeu TV studija i korisnikih terminala jednosmjernom vezom; pokretne videotelefonija istodobni prijenos i govora i slike sugovornika kanalom irine 1 MHz (vie sudionika istovremeno videokonferencija), televizija radio prijenos TV programa (zvuk i slika), kanal irine 5 MHz.

47

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje PRIJENOS PODATAKA DATAKONFERENCIJE teleprinter prijenos znakova pomou telegrafskih impulsa manjim brzinama telegrafskim kanalom irine 120 480 Hz, teleteks prijenos znakova pomou telegrafskih impulsa, veim brzinama, telefonskim kanalom irine 4 KHz (teleteks terminal ima ugraenu memoriju to omoguuje obradu teksta), dateks prijenos znakova pomou digitalnih impulsa velikom brzinom. Za manje brzine koristi se telegrafski kanal, za srednje telefonski kanal, za najvee grupe tel. kanala ili irokopojasni vodovi. 12.4. VIDEOTEKS Videoteks je prvi telematiki servis koji ne ulazi samo u podruje telekomunikacije ve i u informatiku. Namijenjen je irokom krugu korisnika koji informacije dobivaju iz baza podataka organiziranim kao niz stranica. Korisnik ima mogunost kreiranja i modificiranja sadraja baza podataka. Usluge daje administracija telekomunikacijske tvrtke, ali mogu ih davati i druge tvrtke, institucije i pojedinci. Korisnik svojim terminalom pristupa videotekst sustavu u pravilu preko komutirane telefonske mree. Videoteks sustav se sastoji od: raunala sa specifinim programima za videoteks i aplikacijama, terminala, telekomunikacijske mree. Namjena videoteksa prikaz informacija korisnicima, obavljanje transakcija (financijskih, trgovakih, rezervacija karata, hotela,), elektronika pota. Komunikacijske mogunosti videoteksa videoteks poruke (slanje, primanje i memoriranje), telefaks (samo slanje poruka), teleks (slanje i primanje teleks poruka pomou aplikacije telebox u sustavu), paging (selektivno povezivanje osoba: slanje poruka drugom paging pretplatniku), telesoftware, X.400 (razmjena poruka preko kompletne meunarodne mree s bilo kojeg videoteks terminala). 12.5. TELETEKS unaprijeeni teleks servis pomou raunala, sinkroni prijenos poruka, primatelj poruku ispisuje na papir ili ekran, neposredno komuniciranje sudionika, A4 prijenos za 10 sekundi, bolji radni uvjeti (buka), nii trokovi poslovanja (pismonosna poiljka).

48

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 12.6. TELETEKST jednosmjerni informacijski sustav (ogranienja), TV prijemnik ima ugraen modul (neiskoriten kanal), signale alje ovlatena kua, javni servis, maksimalni broj stranica iznosi 400 jer bi u protivnom ekanje na jednu stranicu iznosilo vie od 30 sekundi.

12.7. TELEKONFERENCIJE Poslovni ljudi provode veliki dio svojeg vremena u avionima letei od sastanka do sastanka, prilagoavajui se na vremenske razlike i razliita klime. Iako putovanja mogu zvuati uzbudljivo i privlano nakon nekog vremena postaju napor i ovjek se suoava s injenicom da troi vie energije na put nego na problem koji bi trebao rjeavati na sastanku. Taj problem se moe rjeiti telekonferenciranjem. Telekonferencija predstavlja koritenje telematike infrastrukture za multilateralno komuniciranje veeg broja korisnika istovremeno. Moto: prenositi informacije, a ne prevoziti ljude. Davatelj ovakvog tipa servisa osigurava povezivanje veeg broja ratrkanih korisnika i osigurava promet poruka meu korisnicima prema razliitim pravilima. Telekonferencija danas podrazumijeva razliite oblike koritenja raunalne mree za dvosmjerno komuniciranje izmeu dava ili vie prostorno udaljenih i odvojenih korisnika u stvarnom vremenu. Postoji vie vrsta telekonferencija: 1. audio telekonferencija komunikacija ljudi iskljuivo glasom, medij za povezivnje je telefon 2. audio-grafika telekonferencija koriste se uobiajene telefonske linije namjenjene za dvosmjernu glasovnu komunikaciju te prijenos grafika I pisanih materijala; najjednostavniji audiografiki sustav je dodatak fax aparata koji koristi drugu telefonsku liniju za audio grafiku telekonferanciju, 3. videokonferancija - ako je komunikacija meu sudionicima konferencije putem slike, tada takav nain komuniciranja nazivamo videokonferencija. 12.8. VIDEOKONFERENCIJA Videokonferencija je konferencija u stvarnom vremenu izmeu dvoje ili vie sudionika na razliitim lokacijama upotrebom irokopojasnih linija za prijenos zvuka, videa i podataka. Ukoliko se radi o videokonferenciji izmeu dvoje sudionika onda je to point-to-point videokonferencija, a ako su ukljuena tri ili vie sudionika onda se ta videokonferencija naziva multipoint videokonferencija. Prijemna slika vidljiva je svima, samo ne aktivnom poiljatelju (koji kao prijemnu sliku vidi prethodnog poiljatelja). Upravljanje se obavlja putem zvuka, tako da se lokacija s najglasnijim tonom automatski ukljuuje u slanje slike. Kako bi se osigurao nesmetani tijek konferencije, a da se pri tome ne narui spontanost diskusije, treba utvrditi pravila prijavljivanja diskutanata i davanja rijei.

49

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje ETIRI OSNOVNE FAZE VIDEOKONFERENCIJE 1. uzrokovanje hvatanje zvuka, videa i dokumenata u analognom obliku i njihovo pretvaranje u digitalni oblik 2. kompresija digitalnog zvuka i videa; osnovni razlog kompresije je ogranien kapacitet kanala kojim se prenose podaci 3. prijenos podataka komunikacijskim kanalom na drugu lokaciju 4. dekodiranje (dekompresija) zvuka, videa i dokumenata te reprodukcija pomou zvunika, monitora i odgovarajueg softvera. Naela voenja razgovora: 1. Komisija za voenje rasprave daje rije govornicima, 2. Prijave za razgovor prema strogom redoslijedu, 3. Slobodan prijenos do drugih lokacija. Za videokonferencije bazirane na PC-u koristi se naziv desktop videokonferencije (DTVC-desktop video conferencing) Osnovna oprema za DTVC se sastoji od: Osobnog raunala ili radne stanice Video kamere Mikrofona Zvunika Video kodera/dekodera Audio kodera/dekodera Monitora Komunikacijskog podsustava Softvera ( npr NetMeeting) Paljivo pripremanje voenja tijeka diskusije i disciplina diskutanata neophodne su pretpostavke za uspjean rad konferencije izmeu vie lokacija. Prednosti videokonferencije: 1. smanjuje potrebe za putovanjem (smanjuje se mrtvo vrijeme potroeno za putovanja) 2. smanjuju se trokovi putovanja 3. zakazivanje sastanka je pouzdanije 4. zakazani videosastanci su u principu bolje pripremljeni 5. u nekim sluajevima videosastanak predstavlja jedinu mogunost sastanka 6. videokonferencija se snima pa je mogue naknadno prouiti tijek rasprave 7. videokonferencija omoguuje razmjenu dokumenata i zajedniki rad na njima. Upotreba videokonferencija u obrazovanju uenje na daljinu.

50

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 12.10. PAGING SUSTAVI Razlikujemo 2 vrste paging sustava: 1. In-house intercom system Intercom speaker je provu en itavom zgradom Osobama mogu biti pridrueni posebni zvu ni signali ili mogu biti prozivani imenom 2. Pager Individualni paging sustav koji se sastoji od prijenosnog radija, korisnik moe dobiti poruku putem pagera ili pak primiti poziv MULTIMEDIJA Multi, od latinskog multus, znai mnogo, vie; a medij, odnosno media, takoer izum starih latina, oznaava nekog posrednika, glasonou. Dananje su glasonoe: radio, televizija, video, film, novine, knjige, papiri. Iz ove jezine paradigme proizlazi da ako sve medije koje naemo u kui (knjige, televiziju, radio, video...) stavimo na hrpu i spojimo dobivamo integrirane medije - multimediju. Nova era komunikacija, temeljena na jednostavnoj ideji integracije medija, popularno nazvana multimedija, danas zacijelo predstavlja novu revoluciju na podruju informatike, ali i ire. Multimedija kao integracija svih postojeih oblika medijalnih komunikacija logian je i oekivan korak evolucije Mc Luhanova Globalnog sela. Pojava multimedijskih sustava u radno i ivotno okruenje u mnogim sredinama dovela je do novih mogunosti koritenja informacija. Neslueni razvitak informacijske tehnologije, elektornikih raunala i komunikacijskih sustava omoguio je sve snaniju primjenu multimedijskih sustava. Razvitak tehnologije omoguio je procese digitalizacije zvuka, slike, teksta i time stvorio uvjete za njihovo objedinjenje u raunalu, a ono u procesu komunikacije s drugim raunalima moe razmjenjivati objedinjene, multimedijske sadraje. Multimedija je postao opi pojam za multimedijsku upotrebu raunala kao i intreaktivna multimedija. Raunalo i njegov softver koriste se za upravljanje i koritenje komunikacjskog medija i to ne pojedinano nego vie njih istovremeno, to oponaa stvarni svijet i predstavlja jedinstvenu i inovativnu priliku za obuzimanje ljudskih osjetila. Raunalni sustavi su najvie razvijeni da upotrebljavaju vid i sluh kao veza izmeu digitalnog i anolognog svijeta, na primjer pokretne i nepokretne slike, tekst i grafika upotebljavaju osjetilo zvuka, a audio osjetilo sluha. Multimedija se moe definirati kao vizualna, audio, i tekstualna informacija koja se moe predstaviti pojedinano ili istovremeno za interaktivno priopavanje i prezentiranje inforamcija korisnicima. Dananji multimedijski sustavi u podruju osobnih raunala ine sintezu raunalne grafike, pokretne slike/videozapisa, zvunih zapisa, optikih jedinica i osobnog raunala (radne stanice). Od svog poetnog oblika iz ranih 1980-tih godina, multimedija sazrijeva usporedno s razvitkom tehnolokih komponenata i prateih programskih pomagala. Najznaajniji pokreta izuzetno naglog razvitka multimedije svakako je razvitak novih ureaja potrebnih za izradu i koritenje multimedijskih sadraja, te njihova sve jednostavnija uporaba i sve vea dostupnost. Istodobno, osobna raunala sve su snanija, sa sve veim opsegom radne memorije i brim izvoenjem obrade informacija. tovie, danas se ve objedinjuju svi potrebni ureaji u jedinstvenu grau sustava osobnog raunala, koje se a priori odreuje kao multimedijalna radna stanica. Snana i velikom broju korisnika dostupna, osobna raunala pruaju mogunost razvitka programskih rjeenja koja su sve jednostavnija za koritenje i

51

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje sadre daleko vie od obinih izbornika i prikaza u boji. Dananji alati koriste grafike prikaze, fotografije, zvuk i pokretnu sliku i time obogauju radni prostor korisnika. Istodobno se ostvaruju mogunosti za obradu, objedinjavanja i koritenja informacijskih sadraja multimedijske strukture na naine koje u dosadanjim klasinim medijskim prostorima nismo mogli koristiti. Cijeli sustav multimedije graen je oko mikroraunala s integralno povezanim ureajima za obuhvat, obradu i prikaz informacijskih sadraja na razliitim medijima. Multimedija PC standard Razvitak koritenja multimedijskih sustava svakako se temelji na prihvaanju zajedniki utemeljenog standarda, ime se osigurava prohodnost informacijskih multimedijskih sadraja kroz razliite ureaje u sustavu osobnog raunala. Kao i kod ostalih aplikacija u raunalnim sustavima, tako i kod multimedije (ak i vie) uspjenost rada ovisi o ope prihvaenom standardu. Iako se pojedinani ureaji brzo razvijaju i mijenjaju svoje izvorne osobitosti, veliki proizvoai, kao to su IBM i Microsoft, zajedniki rade na dogovaranju na standardnim obrascima strojnih i programskih sklopova koji se ukljuuju u multimedijske platforme. Istodobno velike asocijacije kao to su Multimedia Marketing Council i Interactive Multimedia Association ine velike napore na utvrivanju univerzalnog multimedijskog standarda za razliite platforme raunala. Time se stvara podloga za mnoge proizvoae programskih rjeenja, alata i gotovih multimedijskih informacijskih sadraja u izradbi takvih proizvoda koji e se moi prihvatiti razliitim multimedijskim ureajima. Ovo osobito dolazi do izraaja u mreama raunala gdje se pojavljuju skupovi razliitih strojnih i programskih komponenata. Ako medij/ureaj udovoljava zadanim uvjetima, takav proizvod dobiva oznaku Multimedia PC. Veina dananjih programskih rjeenja i gotovih informacijskih sadraja trai vee razine pridruene opreme u odnosu na naprijed spomenutu minimalnu grau. Strojna podrka Commodoreova je Amiga, moglo bi se rei, jedan od prvih, uistinu multimedijalnih raunala. Jo od samog poetka 1985. , Amiga je inicijalno ukljuivala dovoljno elemenata po kojima zasluuje taj epitet. S dovoljno jakim procesorom (Motorola 68000) i specijalno dizajniranim ipovima Agnus (grafiki koprocesor), Denise (animacija) i Paula (zvuk), uz veliku propusnost sabirnice podataka i mogunost mijeanja videoslike i raunalne grafike, dugo je vremena bila neprikosnovena na tom podruju. Appleov Macintosh, deklarirajui se kao vodei sustav za stolno izdavatvo, polako je ukljuivao sve vie elemenata koji su doveli do toga da danas imamo prave multimedijalne sustave Ti sustavi danas zasigurno zavreuju najvie ocjene u multimedijanom raunalstvu. U Unix-svijetu multimedija je takoer sve prisutnija, za Unix opreativne sustave poput SUN-ova Solarisa, NEXT-ova NextStepa, Silicon Graphicsova Irixa, Hewlett-Packardova HP-UX-a, budui da su zamiljeni kao operativni sustavi za grafike radne stanice, mulitmedija je stvar izbora. Zahvaljujui golemom i teko kontroliranom tritu, cijene PC-raunala neprestano su padale, dok su istodobno i performanse rasle. Dodamo li tome i pojavu MS Windowsa 3.0, a kasnije i 3.1 sa Multimedia Extensions, PC je napokon dobio kvalitetnu okolinu za ubrzani razvoj Multimedije. MPC-Multimediju PC definirao je konzorcij MPC kao sustav koji ukljuuje 5 osnovnih komponenata: PC, CD-ROM ureaj, audioadapter, MS Windows s Multimedia Extensions i par zvunika za audioizlaz. Dolazak multimedije na raunala utjee na gotovo sve elemente raunalne tehnike. Neki od njih su: arhitektura osnovnih ploa, masovne memorije, grafiki i video adapteri, audiokomponente, lokalne (LAN) i udaljene (WAN) mree, operacijski sustavi, baze podataka, programski jezici, korisnike

52

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje aplikacije. Slika Videokartice koje bi zadovoljile minimum zahtjeva za kvalitetom u multimediji moraju podravati rezolucije od 640x400 piksela u 256 boja. Rad u grafikoj okolini zahtijeva veu brzinu videokartica. Video na raunalu jedan je od najprivlanijih, ali i najzahtjevnijih medija. Moemo ga dobiti na dva osnovna naina: kontrolirajui neki od vanjskih izvora videosignala (videodisk, videovrpca, TVtuner) te ga putem video-overlay kartica izravno prikazivati na monitoru raunala, i drugo, digitalizirati ga uz pomo video-capturing (tzv. graber) kartica, spremiti na disk i zapisivati ga kao digitalni video. Zasad prvi nain daje puno bolju kvalitetu videa, ali zahtijeva vanjske izvore videosignala i pri reprodukciji. Drugi nain trenutno nudi puno slabiju kvalitetu, ali zahtijeva vanjske izvore videosignala samo pri snimanju. Pojavom Appleova QuickTimea na Macintoshu (postoji i na PC-u), zatim i Microsoftova Video for Windows na PC-raunalima, postavljeni su odreeni standardi na tom podruju. Naime, ti programi definiraju standarde digitalnog videozapisa na raunalima Macintosh (QuickTime) i PC (AVI-Audio Video Interleaved). Ovi programi u osnovi omoguuju: digitalizaciju (capturing) video i audio materijala uz pomo odgovarajueg hardvera, alate za njihovu obradu, spremanje na disk u osnovnom obliku te softverski i hardverski komprimiranom obliku i njihov prikaz na ekranu raunala. Postoje dva tipa kompresije: loosy (sa gubitkom) i losless (bez gubitka). Prvi, za razliku od drugoga, omoguuje vee omjere kompresije, ali kako se dio informacija bespovratno gubi, dekomprimirani signal vie nije istovjetan originalu. Dva standarda za kompresiju koje je definirao ISO: JPEG i MPEG (oba loosy). JPEG (Joint Photographic Expert Group) definiran je prije svega kao standard na podruju statinih slika, mada se esto upotrebljava i kod pokretnih slika. Omoguuje stupanj kompresije po elji, s time da do omjera 10:1 gubitak na kvaliteti nije vidljiv golim okom. MPEG (Motion Picture Experts Group) standard je za kompresiju pokretnih slika i dosta se koristi u videokonferencijama. Implementacija kompresije moe biti hardverska, to je kvalitetnije, i softverska. Softverska kompresija moe biti i podrana na razini samog operativnog sustava (npr. DOS 6.0 sa DoubleSpace) ili na razini programa (PKZIP, LHARC i dr.).

53

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje UOBIAJENI VIDEO FORMATI Najee upotrebljavani formati na Webu su: QuickTime (MOV), MPEG (Moving Picture Expert Group), and AVI (Audio Video Interleave). Omjer kompresije/ Prednosti Prosjena veliina dat.

Format

Mane

QuickTime (MOV)

Viskoko kvalitetan do 50:1 Web standard; Relativno --normalna podrka datoteke 4 MB/min. kod Maca, QT plugin za Windows Odlina kompresija; do 200:1 can prenesti video --punog pokreta sa 2.8 Mb/min. relativno malom veliinom datoteke Nije dostupno Normalna podrka --kod Windowsa izmeu QT i MPEG

velike

MPEG

Dekompresija temeljena na softwareu, tek postaje dostupna iroj publici Velike datoteke; esto problemi sa sinkoroniziranjem audia i videa

AVI

Tablica 1: Uobiajeni video formati. Izvor: http://www.webdeveloper.com/multimedia/multimedia_qa.html Zvuk Ugradnja kvalitetnih audio-sposobnosti, osnova je svakog multimedijskog raunala. Za PC danas postoji sva sila audioadaptera koji digitaliziraju zvuk. U klasinoj audio CD-kvaliteti koristi se 16 bita i 44 kHz. Standarde je postavila Creative Labs sa Sound Blaster karticom, te se kopatibilnsot s tim standardima, osim preko MPC, definira i preko kompatibilnosti sa Sound Blasterom. Izdavanje naredbi raunalu glasom i dobivanje odgovora na isti nain, zahvaljujui novim audiomogunostima, Apple sa Casper i IBM sa Tanglite programima. Za PC tu je Voice Blaster od Convox Inc., softver kompatibilan sa svim MPC audioadapterima.

54

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje UOBIAJENI AUDIO FORMATI Najee koriteni audio formati na Webu su: AU (Audio Format), WAV (Waveform Audio) i AIFF (Audio Interchange File Format). Ukratko, njihove znaajke su: Omjer kompresije/ Prednosti Prosjena veliina dat. 2:1 --8 Kb/sec.

Format

Mane

AU

Relativno dobra Prihvatljivo, ali nije najbolja kompresija I mala veliina kvaliteta zvuka; samo 8-bitno kodiranje datoteke

WAV

Bolja kvaliteta zvuka nego Nije dostupno AU zahvaljujui 16-bitnim Bez kompresije + 16 bita znac --sposobnostima; uroena velike datoteke 10 Mb/min. podrka u Windowsima Slino WAV Kao WAV; stoga, AIFF i 8- or 16-bit uzorkovanje sa WAV obino se koriste samo kao kvalitetom zvuka koja je kod malih mjera uzorkovanja i usporediva sa WAV-om; 8-bitnog kodiranja kao bi uroena podrka u Macu datoteke bile male

AIFF

Tablica 2: Uobiajeni audio formati. Izvor http://www.webdeveloper.com/multimedia/multimedia_qa.html Pojam streaming Mnogi od najnovijih multimedijskih formata upotrebljavaju proces koji se zove data streaming (strujanje podataka). Ova metoda predaje omoguuje korisnicima sluanje zvuka ili gledanja videa prije nego to su datoteke potpuno uitane. Streamning obino funkcionira tako da se uita poetni dio datoteke u korisniki program za prikaz ili sluanje. On zatim poinje reproducirati datoteku dok se ostali dio nastavlja uitavati Veina formata za streaming su vlasniki i zahtjevaju posebne servere za kodiranje i prijenos. Neki od najee upotrebljavanih audio formata za streaming su: Progressive Networks RealAudio (RA), XingMPEG od Xing Technology Corp i MetaVoice od Voxware a (VOX). Nedavno je i ula na ovo trite predstavljanjem svoga streaming formata za popularni Shockwave. Prednost streaminga je da prua gotovo trenutni pristup videu ili audiu. Poduzee Internet Pro Video (IPV) je dola do rjeenja koje omoguuje profesionalnim proizvoaima filmova upotrebu streaminga pri potpunoj kvaliteti pomou domiljatog, slojevitog rjeenja kojeg su nazvali "Flexible Media Architecture" (FMA).

55

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje UOBIAJENI STREAMING AUDIO FORMATI Omjer kompresije/ Prosjena veliina dat. Kompresije za RealAudio 14.4 i --3.6 - 8 Mb/hour Omjer kompresije/ Prosjena veliina dat. 28.8 esto dolazi do Distribuirano rupa kod 14.4preko 5 milijuna 28.8 modemskih RA playera veza

Format

Prednosti

Mane

Format

Prednosti

Mane

XingMPEG

Do 26:1 Veliki omjer Nije toliko iroko --kompresije i dobra distribuiran Varira zavisno o kvaliteta zvuka jaini kompresije Odlina kopmresija; zvuk Do 55:1 moe biti Prvenstveno --isporuen pri razgovore 1 - 4 Mb/hour niskoj bitovno razini prijenosa (2400 bit rate) Do 176:1 --Varira zavisno o jaini kompresije

MetaVoice

za

Shockwave

Odlina kopmresija audio moraju visoke kvalitete pri Korisnici maloj brzini skidati nove verzije prijenosa (8 - 16 Kbps)

Tablica 3: Uobiajeni streaming audio formati.

Izvor: http://www.webdeveloper.com/multimedia/multimedia_qa.html

Najee upotrebljavani streaming video formati ukljuuju XingMPEG video i VDOnet (VDO) tipove datoteka. Ipak, streaming video je vatreno trite i tehnologija brzo napreduje. Nedavno su se pojavili novi formati na tritu a meu njima: CineWeb od Digigami - ja, ne vlasniki codec koji omoguava WAV, MPEG, AVI i QT streaming; te VivoActive o d Vivo Spftware a, (.VIV) format, koji saima AVI video u omjeru 200:1.

56

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje UOBIAJENI STREAMING VIDEO FORMATI Format Delivery Rate/ Prednosti Avg. File Size Mane

XingMPEG

28.8: 2 sliica u sekundi T1: Veliki omjer Nije jako rairen; slaba video punog kompresije i dobra kvaliteta za korisnike pokreta (30 fps) kvaliteta pri 30 fps modema --3 Mb/min.

VDO

28.8: 8-12 14.4: 2-3 --1 MB/min.

Distribuirano vie fps od 1.5 milijuna fps VDOLive Player-a; Vjerovatno bi mogao biti vea mjera isporuke i bri za korisnike modema

CineWeb

Nije dostupno

Omoguava streaming AVI, QT i MPEG video te WAV I MIDI audio datoteka; nije otrebna konverzija u to vlasniki format Kompresjia samo AVI datoteka, iako se planira podrka I za ostale formate u skoroj budunosti

VivoActive

28.8: 7.5 do 15 fps Kompresija AVI ISDN/LAN: 15- datoteka do 200:1 30 fps

Tablica 4: Uobiajeni streaming video formati. Izvor: http://www.webdeveloper.com/multimedia/multimedia_qa.html

57

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Postoji pet vrsta multimedijskih sadraja: 1. prezentacijski sadraji, 2. informativni, 3. edukativni, 4. autorski, 5. produktivni sadraji. Multimedijski dokumenti mogu biti: dinamiki i (potpuno) interaktivni multimedijalni dokumenti.

BUDUNOST MULTIMEDIJE
Od razvoja prvih grafikih korisnikih suelja (graphical user interfaces - GUIs), multimedija je uvijek olakavala rad na raunalima, inila je rad transparentijim uinila raunala pristupanijima. Taj process e se jo vie ubrzati jer se multimedija iri preko raunala do malih, jeftinih ureaja koje svakodnevno koristimo u naim kuanstvima, auta i ureda. Interakcija vie fizikih ureaja stvara potencijal za stotine novih aplikacija, od multimedijskih alata za medicinske dijagnoze do multimedijskih radnih stanica za skupne sastanke. Moe se rei da multimedija tek poinje dostizati svoj puni potencijal.

BUDUE MULTIMEDIJSKE USLUGE I APLIKACIJE

1. Uenje na daljinu 2. Telerad 3. Proizvodnja na daljinu i napredovanje rada 4. Elektroniko poslovanje 5. Telezdravstvo 6. Sadanje i budue multimedijske usluge 7. Integrirani rad na raunalu i komunikacijska rjeenja 8. Interaktivne TV usluge

58

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 12.11. WIRELESS LAN Budui da postavljanje klasinih, ianih mrea nije uvijek bilo praktino, dolo je do poveanog interesa za alternativnim rjeenjima, to je navelo sve vie proizvoaa da se pozabave i novim aspektom komuniciranja, to je pak dovelo do pada cijena opreme, standardizacije i na kraju, znaajnijeg trinog prodora beinih mrea. Glavna ideja vodilja u razvoju beinih ureaja bila je potreba za slobodnom komuniklacijom. Od prijenosa samoga glasa od beine komunikacije se zahtijeva mnogo vie. Novi cilj kojemu se sada tei je prijenos bilo kakvih podataka (voice, video, dana). Drugi vaan problem koji se namjerava rijeiti beinim tehnologijama je kabel. Beine komunikacije uvode nas u novi svijet u kojem nee sigurno biti jedne stvari kabela. Standard IEEE 802.11 Standardizaciju beinih lokalnih mrea je provela ininjerska organizacija IEEE (Institute of Electrical and Electronic Engineers), a relevantni standard naziva se standard 802.11. Trenutno najrasprostranjeniji od ovih standarda je 802.11 b. Razlog tome je da ureaji koji podravaju 802.11b na tritu postoje nekoliko godina, meusobno su kompatibinu, relativno jeftini i vrlo rasprostranjeni. Ovi ureaji rade na frekvenciji od 2,4 GHz, doseg po standardu je 350 metara na otvorenom odnosno do 100 metara u zatvorenom prostoru (zgrade), a propusnost veze iznosi 11 Mbit/s to je pramali kapacitet. Kako bi se rijeio ovaj problem, nastala su jo dva podstandarda : 802.11a i 802.11g, koji poveavaju propusnost beinih mrea na 54 Mbit/s. Standard 802.11a radi na frekvencijskom pojasu 5 GHz i samim tim je nekompatibilan s standardom 802.11b, to znai da korisnici 802.11b standarda ne mogu pristupiti 802.11a mreama i obrnuto. Rjeenje je izrada opreme koja podrava i jedan i drugi standard, no takva oprema bi bila osjetno skuplja od postojee. Standard 802.11g radi na frekvencijskom pojasu 2,4 GHz pa se moe pristupiti na 802.11b mreu, ali ureaje koji podravaju rad 802.11g nemogue je nai na tritu. Izvedba beine mree Standard 802.11B omoguava podizanje mree na dva naina: 1. ad-hoc nain Ovaj nain je jednostavniji i sve to je potrebno za njega jest da se raunala opreme 802.11b karticama i svakoj od njih se pridijeli identifikator mree. Na ovaj nain povezana raunala komunicirati e izravno jedna s drugim, bez potrebe za dodatnom opremom. Nedostaci ad-hoc naina su evidentni: nema centralnog upravljanja mreom, a ako se ovaj nain planira ostvariti i grupni pristup Internetu korisnicima, tada barem jedno raunalo uvijek mora biti ukljueno. Ad-hoc nain je stoga je idealan za kune beine mree, no u poslovnom okruenju mu nema mjesta. 2. infrastrukturirani nain U ovom sluaju potreban je jo jedan komad opreme, access point (pristupna toka), koji slui kao sredite beine mree. Ovi ureaji se generalno reeno dijele na ureaje namijenjenje velikim mreama i one za male korisnike, razlika je definitivno u cijeni. Budui da se beine mree u tvrtkama koriste prije svega kao dodatak postojeim klasinim mreama, veina pristupnih toaka pripremljana je za rad u takvom okruenju.

59

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Doseg beinih mrea Doseg 802.11b mrea je do 350 metara, odnosno do 100 metara unutar graevina. To je teoretski doseg ovisno o tome kako je postavljena pristupna toka, o fizikim karakteristikama prostora (zidovi, zapreke i slino) te o kvaliteti kartice i pristupne toke, doseg e biti i znatno manji. Osim u izuzetnim uvjetima, beina veza bi gotovo uvijek trebala funkcionirati ako je udaljenost izmeu kartice i pristupne toke 20 metara ili manja, a sve iznad toga je teko garantirati. Ako je planirano da beina mrea pokriva neki vei prostor, 802.11b pristupne toke imaju zanimljivu mogunost: a to je da se moe postaviti vie toaka i konfigurirati ih tako da ine jednu mrau. Korisnici se u tom sluaju mogu transparentno prebacivati s jedne na drugu, ovisno o poloaju (kartica i driveri e to napravti automatski, slino kao to se mobilni telefon automatski prebacuje s jedne bazne stanice na drugu). Vrste beinih LAN mrea Beine mree slue kao prijenosni mehanizam izmeu pojedinih ureaja te ureaja i fiksnih mrea. Na osnovu podruja pokrivenosti beine mree se mogu podijeliti na tri grupe: 1. Infracrveni LAN 2. LAN mree irokog podruja 3. Uskopojasni mikrovalni LAN 1. Infracrveni LAN Infracrveni opseg zahvaa neke dijelove vidljive svjetlosti to ga u nekim LAN konfiguracijama ini atraktivnim. Infracrvena svjetlost se difuzno reflektira od svjetlo obojenih predmeta. Ova tehnologija se moe koristiti za pokrivanje jedne cijele prostorije. Infracrvena svjetlost ne prolazi kroz zidove i druge neprozirne predmete. Ovo ima dvije prednosti: a) infracrvene komunikacije mogu se lako zatititi od prislukivnaja i u svakoj prostoriji se moe koristiti posebna infracrvena mrea. b) oprema za infracrvene mree ima relativno nisku cijenu i jednostavna je. Infracrvene LAN mree imaju takoer i svoje mane. Dodatna suneva svjetlost te umjetna rasvjeta predstavljaju um za prijemnike. Zbog tih smetnji predajni signal se mora znaajno pojaati, ali opet do odreene granice jer infracrveni signal dovoljne jakosti moe prouzraiti i oteenje vida. 2. LAN mree irokog podruja Ovaj tip beinih lokalnih mrea je napopularniji. U ovim mreama je mogua konfiguracija s vie elija. Svaka elija koristi drugu frekveniju da ne bi dolo do ometanja. Jednoj eliji topologija moe biti s hubom ili bez. U hub topologiji, hub je uglavnom na povienom mjestu i povezan je na okosnicu klasinog LAN-a da bi osigurao povezanost izmeu obje vrste LAN mree. 3. Uskopojasni mikrovalni LAN Ovaj tip mree koristi uskopojasni mikrovalni frekvancijski spektar za prijenos signala. Zraenje beinih mrea Budui da se baziraju na istoj tehnologiji kao i mobiteli i slina oprema, logino je oekivat dai 802.11b ureaji zrae odreenu koliinu elektromagnetskog zraenja. Za razliku od proizvoaa mobitela , proizvoai 802.11b oprema nisu duni mjeriti i dati podatak o raenju pojedinih ureaja, a neovisna istraivanja ovog tipa ne postoje. U svakom sluaju i 802.11b mree zrae, upitno je samo koliko i da li je to zraenje tetnije za ljude od zraenje mobitela.

60

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Primjeri wireless LAN tehnologija HomeRF Mree kod kue se sastoje najee od jednog raunala koje slui za pristup na Internet i nekolicine raunala koja meusobno komuniciraju i razmjenjuju podatke. Ta raunala mogu se povezati koritenjem obine iane mree ili koritenjem bez ine mree. Bez ine mree raunala kod kue imaju slijedee prednosti: 1. mobilnost 2. fleksibilnost 3. jednostavnost 4. ekonominost 5. sigurnost 6. baziranje na industrijskim standardima HomeRF tehnologija omoguuje: 1. svi ureaji mogu koristit isti pristup Internetu bez dodatnih kablova 2. raunala opremljena HomeRF proizvodima korisniku osiguravaju da istovremeno svira audio i dana muziku, surfa Internetom i ispisuje word-ov dokument. 3. razvijen je protokol specificiran za bez inu komunikaciju - SWAP (shared wireless access protocol) 4. proizvode za HomeRF tehnologiju razvijaju: Compaq Computer Corp., Ericsson Enterprice Network, Hewlett-Packard Co., IBM, Intel Corp., Microsoft Corp., Motorola Corp. Itd. Slika 11. HomeRF tehnologija

61

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Bluetooth U prosincu 1999 godine udruile su se kompanije 3COM, Lucent, Motorola i Microsoft da bi rijeile problem univerzalnog linka za bezinu komunikaciju kratkog dosega za prijenos podataka, ali i glasa. Bluetooth nudi korisniku: 1. da ako je Bluetooth tehnologija ugraena u njegov mobitel i prijenosno raunalo, ne treba dodatne kablove za njihovo spajanje i komunikaciju 2. da povee printere, faxeve, tipkovnice, virtualne i ostale digitalne ureaje u mreu 3. osigurava univerzalni most prema postojeim mrea 4. mehanizam za formiranje malih mrea povezanih ureaja koje su izdvojene iz infrastrukture fiksne mree Bluetooth je tehnologija koja omoguava beinu komunikaciju. U praksi to znai da Bluetooth rjeava fiziki nivo problema beine komunikacije, same usluge su problem uslunih prorotokola. Bluetooth konekcija se obavlja u pojasu od 83.5 MHz s poetnom frekvencijom od 2400 MHz i zavrnom frekvencijom 2483.5 MHz. U vezi se koriste 79 (u odreenim dravama 23= kanala razmaknutih 1 Mhz), to znai da ureaj ne radi na jednoj jedinstvenoj frekvenciji ve tijekom rada konstantno skae s jedne na drugu raspoloivu frekvenciju. Slika 12. Bluetooth tehnologija

62

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 13. PRIMJENA INTERNETA U UREDU Internet je globalna raunalna mrea s velikim brojem korisnika i nizom servisa za jednostavno i efikasno rjeavanje poslovnih i osobnih zadataka. Njime je poboljana i pojednostavljena komunikacija te omogueno jednostavno i globalno publiciranje dokumenata te pretraivanje ogromnog broja raznovrsnih informacija Dok klasina telefonija nudi prijenos glasa Internet nudi transmisiju mnogo vie vrsta informacija Kada govorimo o Internetu i povezivanju na Internet postoji nekoliko vrsta protokola: o Modemski protokol standardi koji odreuju nain i brzinu povezivanja dva modema o Protokoli za serijsku komunikaciju izmeu raunala i tvrtke koja prua Internet usluge stariji SLIP (serial line Internet protokol) i noviji PPP (point to point protokol) o TCP/IP protokol koji omoguava komunikaciju izmeu dva raunala na Internetu Protokoli za svaku od internet usluga o HTTP (Hypertekst Transfer protokol ) za WWW o FTP (file transfer protokol) za prijenos datoteka o SMTP (simple mail transfer protokol) i POP3 (post office protokol) za slanje i primanje e-mail poruka o NNTP (network news transfer protokol) za praenje news grupa o Telnet za rad na daljinu Internet servisi su razliite aplikacije koje Internet podrava radi obavljanja razliitih usluga 1. e-mail 2. www a. prisutnost na Internetu b. web marketing c. elektroniki sustavi plaanja f. pretraivanja g. istraivanja trita 3. news (okrugli stol, oglasna ploa) 4. razmjena datoteka (FTP) E-mail Elektronska pota osigurava brzu i efikasnu korespodenciju sa svijetom. To je jedan od prvih i najprivlanijih servisa na Internetu. Sve zahvaljujui svojoj velikoj jednostavnosti. Poslana poruka u trenu se pojavljuje na ekranu onoga kome je namijenjena, on istoga trena moe odgovoriti ili jednako proslijediti poruku na jednu ili vie drugih adresa. Pota moe ukljuivati elemente multimedije, ton, sliku, pa i pokretnu sliku. Sve se to odvija uz apsolutnu sigurnost jer poruke mogu putovati telefonskim i satelitskim linijama po svijetu u ifriranom obliku tako da nitko osim onoga kome su namijenjene ne moe zaviriti u tako formiranu elekronsku omotnicu. Elektronika pota predstavlja sustav za razmjenu podataka ili dokumenata izmeu korisnika raunalnih sustava povezanih u neku specifinu raunalnu mreu. Svaki korisnik elektronike pote rezervira dio memorije u odgovarajuem voru mree koji mu slui za prijem poruka od drugih korisnika u mrei (elektroniki sandui). Razmjena podataka podlijee odreenim standardima. Do sada se najvie koristio X.400 standard, a to je zbirka preporuka za meunarodne standarde za

63

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje elektroniku razmjenu poruka koju je izradio CCITT 2 . Problem je neprestani rast novih pretplatnika te odreivanje adresa u takvom sustavu. Imenici pretplatnika jako se razlikuju pa je teko nai pretplatnika u drugoj potanskoj mrei. Novi protokol X.500 uvodi globalne imenike, kao i meunarodni imenik. WWW World wibe web je dinamika enciklopedija na Internetu, u kojoj se moe pronai informacija gotovo o svemu ega se ovjek moe sjetiti. Web se sastoji od desetak milijuna web siteova. Web site se moe sastojati od jedne ili vie web stranica, a veliki web siteovi mogu se nalaziti na vie posluitelja na raznim stranama svijeta Web stanice se mogu podijeliti na komercijalne i nekomercijalne. Komercijalne se dijele: 1. prodajne strane - gdje razne firme nude svoje proizvode i usluge koji se mogu naruiti 2. reklamne strane gdje pojedine firme promoviraju, tako da omoguuju pristup informacijama o sebi i svojim proizvodima 24 sata dnevno 3. informativne strane gdje se uz odreenu pretplatu mogu dobiti razne informacije i podaci 4. obrazovne strane gdje pojedine edukacijske institucije omoguuju on-line studiranje 5. strane za razonodu, gdje prednjae strane za kockanje putem Interneta. Nekomercijalne se dijele na: 1. Informativne, gdje svatko se moe informirati ne samo o vijestima, nego i praktinim savjetima 2. Propagandne, gdje se promoviraju nekomercijalne organizacije i tijela 3. Strane za razonodu, gdje pojedinci izlau svoje stranice o stvarima poput glazbe, sporta i slino 4. Osobne stranice. Postoje razliite vrste web marketinga: Elektroniki oglasnik prua informacije o proizvodima i uslugama koje tvrtka nudi, posjetiteljima omoguuje kontakt s predstavnicima tvrtke te naruivanje fizikog kataloga. Elektronika broura proireni oblik elektronikog oglasnika s podrobnijim informacijama o proizvodima i uslugama, korisnici mogu razmjenjivati podatke meusobno ili s predstavnicima tvrtke, a mogu dobiti i kupone za kupovanje s popustom. Elektroniki katalog omoguuje povezivanje informacija s proizvodima i usluga s naruiteljem, ima veliku bazu podataka koja predstavlja skladinu evidenciju tako da korisnik odmah moe saznati da li ima proizvoda na skladitu i koja mu je cijena. Izvrnuti katalog varijanta elektronikog kataloga u kojem se proizvod ne nudi izravno nego posredno. Primjerice prodava audio CD-a nude razne informacije o izvoaima, a kao usput nude mogunost prodaje CD-a.

CCITT = Comite Consultatif International Telegraphique et Telephonique

64

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Elektroniki sustavi plaanja U klasinom trgovakom sustavu postoje dvije strane: 1. trgovac koji nudi robu 2. i kupac koji kupuje stanovitu robu. Kod elektronike trgovine kupac dolazi u virtualnu trgovinu na Internetu, posao ugovara preko mree te prima naruenu robu. Postupak plaanje ide ovako: kupac pomou web suelja alje zahtjev za plaanjem trgovcu, trgovac kontaktira servis za elektroniko plaanje koji ima zadatak da provjeri autentinost kupca te s njegovog rauna prebaci odgovarajui iznos na raun trgovca. Elektroniki novac (EFT 3 ) Elektroniki novac u stvari, predstavlja informaciju o obliku i vrijednosti novca. O (u) financijskim transakcijama vanost trenutne informacije je esto neprocjenjiva. Elektroniki novac moe se koristiti na nacionalnoj i meunarodnoj razini. Koristi se u mrei SWIFT 4 - meunarodnoj bankarskoj mrei koja se koristi tehnikom komutacije poruka za razmjenu podataka i informacija. Time je postignuta automatizacija meunarodnog platnog prometa. Bankomati su specijalizirani bankarski automati za podizanje gotovog novca. Telefonski servis odnosi se na poslove i podatke (informacije u govornom ili pisanom obliku) koje Banka moe pruiti svojim komitentima fizikim ili pravnim osobama pomou telefona ili telefaks ureaja.
T

Pretraivanje Interneta Organizacija podataka na Internetu 1. tematski katalozi 2. pretraivai stranica Tematski katalozi su hijerarhijski katalozi www stranica ureeni po temama, svaka od tema dijeli se na pod teme, koje se dalje mogu dijeliti. Na najnioj razini pod tema nalaze se relevantne stranice koje se tiu upravo pod teme u kojoj se nalaze pr. Trai se specifikacija bubanjskih palica Katalog Podruje automobili Podruje glazba Glazbenici Instrumenti Bubnjevi Bas bubanj Pedale Palice Najpoznatiji svjetski katalog je Yahoo, koji se meu prvima pojavio na Internetu. Pretraivanje pomou kljunih rijei: - je postupak pronalaenja dokumenata koji su vezani uz kljunu rije koju traimo. Pretraivai rade tako da se unesene kljune rijei trae u svojim bazama web stranica i pronalaze one stranice u kojima se uneseni pojmovi pojavljuju - rezultat pretraivanja je popis linkova na web stranice koje odgovaraju upitu. Neki poznati pretraivai su: Alta vista, Google, Exite
3 4

EFT = Electronic Finance Transmission SWIFT = Society for Worldwide Inter Bank Financial Telecommunications

65

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje News grupe Okuplja zainteresirane za odreena podruja ljudskog djelovanja, bili to projekti ili ideje. Sudionici razmjenjuju informacije, proiruju spoznaje i na taj nain svatko koliko moe doprinosi globalnoj spoznaji. News grupe su podijeljene po kategorijama, koje su organizirane u strukturiranu i logiku hijerarhiju. Hijerarhija ide od openitog prema specifinome. Za hrvatske korisnike newsa postoje npr. slijedee grupe: 1. hr.alt.celular.gms rasprave o gms telefonima 2. hr.mag.bug rasprave o asopisu BUG 3. hr.ponuda.posao ponuda zaposlenja 4. hr.sci.electronics rasprave o elektronici. Istraivanje trita Istraivanje trita putem Interneta moe se obavljati iz jednog radnog mjesta, podruje na kojem se istraivanje vri je cijeli svijet, podaci se lako obrauju, a cijena istraivanja je puno manja. Velik broj izvora informacija moe znatno pomoi istraivanju trita, i to kako praenju novosti u svojem podruju rada i traenju poslovnih mogunosti tako i upoznavanju s aktivnostima konkurenata i traenju novih poslovnih partnera. ELEKTRONIKA RAZMJENA DOKUMENATA (EDI 5 ) EDI je razmjena poslovnih informacija i dokumenata meu raunalima i poslovnih subjekata putem telekomunikacijskih kanala, zasnovana na odreenim standardima. Pravovremeno ukljuivanje ove mogunosti u poslovanje, bitno je zbog brzog reagiranja na zahtjeve kupaca (ponuda potranja). Izuzetno je vano da se na taj nain primljene poruke moraju kontrolirati i arhivirati u izvornom obliku. Rezultat poslovanja s EDI mogunostima rezultira smanjenju administrativnog osoblja, smanjenju koliine zaliha na skladitu te prikupljanjem veeg broja ponuda u kraem vremenskom roku. Normativi prema kojima se obavlja elektronika razmjena podataka, zovu se EDIFACT 6 . Oni se razvijaju i nadopunjuju.

5 6

EDI = Electronic Data Interchange EDIFACT = Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport.

66

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 14. RADIOMOBILNA TELEFONIJA

Radiomobilna telefonija je najrentabilnija telefonska usluga. Njezin je cilj razvoja neprekidan kontakt s okolinom (da pozove ili bude pozvan), bez obzira gdje se ovjek nalazi. NMT (Nordic Mobile Telephone) tvrtka Ericsson 1979. prihvatile su ga sve nordijske zemlje, danas prisutan u 30-tak zemalja Europe i Azije; international roaming samo unutar podruja Skandinavije, potpuna pokrivenost teritorija sustavom baznih stanica BS, BS vrlo velike tehnoloke pouzdanosti, velika modularnost i pouzdanost u radu, broj BS je 1:10 izvan gradskih sredita, a 1:7 unutar njih, pokrivenost u prizemnim betonskim prostorijama (INDOOR pokrivanje) bolje nego kod GSMa. GSM (Global System for Mobile) Razvoj GSM-a je poeo poetkom 80-ih. Ve na poetku bilo je oito da e to biti glavna smjernica u planovima za europsku mobilnu komunikacijsku infrastrukturu 90-ih. Danas su GSM i njegove verzije DCS 1800 i PCS 1900 rairene po cijelome svijetu. Cijela pria poinje 1982. kada je Europska komisija za pote i telekomunikacije CEPT (European Conference of Posts and Telecommunications) donijela dvije vane odluke. Prva je bila da osnuje grupu iji je naziv bio "Groupe Spciale Mobile" (od ega proizlazi kratica GSM ije je znaenje kasnije preimenovano u Global System for Mobile Communications), koja e razviti i odrediti

standarde za buduu europsku mreu mobilne telefonije. Druga odluka je bila da se za rad sustava uzmu dva frekvencijska opsega u podruju od 900 MHz.
CEPT-a je donijela ove odluke u pokuaju rjeavanja problema stvorenog nekoordiniranim radom i razvojem individualnih nacionalnih mrea za mobilne komunikacije koritenjem nekompatibilnih standarda. Jedan od problema je bio nemogunost koritenja jednog mobilnog ureaja dok se putuje po Europi, dok je drugi problem bio nemogunost razvoja jake europske industrije mobilnih komunikacija koja bi bila konkurentna na svjetskom tritu. Godine 1986. je bilo jasno da e neke od analognih mobilnih mrea biti nedovoljne da bi zadovoljile kapacitete 90-ih. Kao rezultat tih analiza dola je direktiva za putanje u opticaj dva bloka frekvencija u podruju od 900 MHz, koji bi bili potpuno rezervirani za europsku mreu ije se otvaranje planiralo u 1991. god. MoU "Memorandum of Understanding" ima preko 210 lanova iz 105 drava. Ova organizacija se sastaje svakih 3-4 mjeseca kako bi razmotrila nove ili bolje naine implementacije u GSM sustav. GSM mrea se sastoji od tri dijela: mobilne stanice (MS - Mobile Station) koja je slina beinom telefonu s dodatnim mogunostima, osnovne primopredajne stanice (BTS - Base Transceiver Station) koja upravlja vezom s mobilnom stanicom, te na kraju od upravljaa osnovnim stanicama (BSC Base Station Controller) koji upravlja veim brojem osnovnih primopredajnih stanica.

67

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Prednosti GSM-a: international roaming sve zemlje potpisnice sporazuma, digitalizacija govora, vei kapacitet (tehnika malih elija), smetnje uslijed istokanalne interferencije svedene na minimum, digitalizacija osigurava poveanje kapaciteta: smanjenjem frekvencijskog pojasa za svaki kanal, viestruki pristup na bazi vremenske raspodjele TDMA (Time Division Multiple Access), gdje se na jednom nositelju frekvencije prenosi vie kanala, zatita od prislukivanja i nelegalnog pristupa mrei, izuzetna kvaliteta (digitalni prijenos eliminira um i druge izvore interferencije).

Tablica 5. Usporedba NMT-a i GSM-a

Usporedba NMT GSM

Elementi komparacije Frekvencijski opseg Broj radiokanala irina jednog kanala Duplex razdvajanje Domet pokrivanja BS (promjer) Maksimalna snaga BS (transmiter) Snaga mobilne stanice MS: Maksimalna Srednja Mala Kvaliteta govorne veze Veza prema PSTN (javna telefonska mrea) Roaming (slobodno kretanje pretplatnika i u druge drave) NMT sustavi 420 490 MHz (u koracima od 10 MHz) 168 (180) 25 (20) kHz 10 MHz 15 40 km 50 W 15 W 1.5 W 0.15 W Dobra CCITT No.7 i/ili MFC R2 Potpuno automatsko GSM sustavi 890- 960 MHz (standard) 992 25 kHz 45 MHz 2 18 km 25 W 6W 1W 0.1 W Bolja CCITT No.7 (Blue Book) Potpuno automatsko.

Ostali sustavi: TACS (Total Access Telephone System) razvijen u V. Britaniji, primijenjen u nekoliko zemalja. AMPS (Advanced Mobile Phone Service) amerike telekomunikacije, prisutan i u Australiji i Novom Zelandu. 1987. sporazum 24 europske zemlje o GSM sustavu Kontinuitet izgradnje radiomobilne telefonije kree danas u dva pravca: I. proirenje i izgradnja NMT sustava, II. uvoenje radiomobilnih GMSC (Gateway Mobile Switching Center) centrala namijenjenih za international roaming meunarodno slobodno kretanje pretplatnika. Zemlje koje imaju izgraenu kvalitetniju telekomunikacijsku mreu (Austrija, Maarska, Francuska, vicarska), neto sporije involuiraju GSM sustave u svije telekomunikacijske sustave.

68

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 14. NOVE GENERACIJE MOBILNE TELEFONIJE Razvoj mobilne komunikacije

2+ HSCSD GPRS EDGE UMTS

GSM Phase 2+ (9.6 kbps) High Speed Circiut Switched Data (14.4 kbps * n) General Packet Radio System (do 114 kbps) Enhanced Data GSM Environment (do 560 kbps) Universal Mobile Telephone Service (do 2 Mbps)

Slika 13. Razvoj mobilnih sustava

PRVA GENERACIJA - 1 G- je bila obiljeena standardima: AMPS (US analog standard mobile) , ETACS (european analog standard) NMT (nordic mobile) .1G podrava samo zvuk, potpuno je analogna, nema nikakve sigurnosti i ima puno problema oko kapaciteta. DRUGA GENERACIJA - 2 G- je bila obiljeena standardima GSM (Europa), IS-95 CDMA (Amerika) PCN, PHS (Japan) Ona je digitalna, sigurna, s mogunou prijenosa podataka, s naprednim funkcijama kao to su SMS itd.

69

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje GENERACIJA 2.5 -2.5 G u koju spadaju standardi GPRS i EDGE (u Europi) GPRS model i arhitektura GPRS (General Packed Radio Services) predstavlja veliku evoluciju u razvoju GSM standarda, i dizajniran je da radi kao nadogradnja postojee GSM infrastrukture koja omoguava prijenos podataka do 115 Kbps. Tehnologija paketskog prespajana bolje iskoritva resurse, jer GPRS resursi mogu istovremeno biti dijeljeni od vie korisnika. GPRS arhitektura je dizajnirana kao nadogradnja postojee GSM arhitekture. Osnovni GPRS dodaci postojeoj GSM arhitekturi su: GPRS backbone - podatkovna mrea koja se sastoji od usmjerivaa (routera) i drugih IP tehnologija baziranih na Internet protokolima koji omoguuju funkcionalan prijenos podataka unutar samog GPRS okruenja. Serving GPRS Support Node (SGSN) - osigurava hardverske i softverske resurse potrebite za povezivanje toka podataka mobilne opreme GateWay GPRS Support Node (GGSN) - predstavlja hardverski i softverski gateway servis izmeu beinih stanica i vanjskih podatkovnih mrea kao to su Internet i X.25. Routers/Charging Gateway/Border Gateway - spomenuti router predstavlja hardverski router koji slui za prijenos paketa izmeu GPRS backbonea. Posto preko njih prelazi velika koliina podataka bilo bi dobra da imaju i svoj priuvni router (kao backup). Chargin gateway slui za naplatu utroenih servisa GPRS mree posto je servis za naplatu GSM prejednostavan za takav zadatak. U praksi on predstavlja visoko kvalitetni kompjutore s neto softvera. Border gateway predstavlja vezu izmeu backbonea a sastoji se od routera, switch-eva i firewall-ova Mobilna oprema (Mobile Equipment) - za koritenje GPRS servisa, pretplatnici e koristiti novu mobilnu opremu koja moe zadovoljiti glasovne i podatkovne potrebe korisnika. Spajanje na GPRS mreu 1. faza attach - da bi mobilni ureaj mogao koristiti usluge GPRS mree on se mora prijaviti SGSN-u i GGSN-u. Mrea na taj zahtjev odgovara provjerom korisnikog identiteta, kopiranjem korisnikih podataka u SGSN i pridjeljivanjem privremenog paketskog identiteta 2. faza detach - prekidanje veze s GPRS mreom koji moe pokrenuti ili korisnik ili mrea TREA GENERACIJA - 3 G - je mobilni telefonski sistem, a ideja je da se objedine svi standardi koje koriste dananje mree druge generacije. Umjesto razliitih tipova mrea koje su prilagoene Americi, Europi i Japanu plan je za jednim mrenim standardom koji e biti odobren i implementiran 3G objedinjuje dvije mone strane: 1.irokopojasne radiokomunikacije 2.usluge temeljene na IP-u

70

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje UMTS (universal mobile telecomunications sistems) novi standard tree generacije mobilnih mrea koji e omoguiti globalno masovno trite mobilne multimedije. UMTS je dio projekta "IMT-2000" vizije tree generacije mobilnih komunikacijskih sustava koje je donijela International Telecommunications Union (ITU), meunarodna telekomunikacijska udruga. Kljuna prednost koju donosi 3 generacija mobilnih telefona je ubrzanje prijenosa podataka, to e omoguiti pojavu niza novih usluga i aplikacija putem mobilnih telefona. Osim pristupa Internetu UMTS donosi i druge multimedijske sadraje na mobitele, globalnu povezanost te ureaje kojima e se moi komunicirati na vie naina: glasom, slikom, podacima, videom. Trea genaracija mobilne telefonije omoguit e korisnicima surfanje Internetom i prijenos multimedijalnih sadraja na mobitelima, ukljuujui i video. Brzina prijenosa e se poveati, sadanja brzina prijenosa na GSM mreama je 9,6 Kbps, a 3G sustav bi trebao omoguavati brzinu i do 2 Mbps. Tipina primjena 3G a 1. audio 2. glas preko internet protokola (VoIP) mogunost preusmjeravanja telefonskih poziva preko Intrneta kako bi se omoguilo telefoniranje po cijeni lokalnog poziva s bilo kojeg mjesta u svijetu 3. slika 4. pokretne slike ETVRTA GENERACIJA - 4 G - namjerava prei maginu granicu od 10 Mbps i podrava mree visoke propusnosti. Daljnje razvijanje mobilne komunikacije zavisi iskljuivo od uspjenosti 3 generacije mobilnih komunikacija. Uspjenost tree generacije mobilne komunikacije ovisi o tome da li e se ponuene usluge podudarati s uslugama koje korisnik trai, i ako da u kolikoj mjeri. Izmeu 1992 i 1995 godine zapoet je projekt MBS (Mobile Broadband Systems), nadogradnjom tog projekta sa zahtjevima za mobilnom multimedijalnom komunikacijom lansiran je projekt MMS (Mobie Multimedia Communication) koji bi trebao predstavljati osnove 4 generacije mobilne komunikacije. Multimedijalna komunikacija stavlja u prvi plan komunikaciju pomou razliitih naina prezentiranja informacija, kombinacijom teksta, grafikona, slike, animacija, zvuka, glasa i videa. Za to je potreban fleksibilan medij prijenosa, za razliite aplikacija i mogunost interakcije izmeu osoba koje komuniciraju. Posljednja dekada 20 stoljea bila je obiljeena znaajnim tehnolokim razvojem u podruju tehnologija beine komunikacije. Slijedei razvoj druge generacije sustava mobilne komunikacije i standarda 3 generacije paralelno se stavljao fokus na 4 generaciju tih sustava.

Slika 14. UTMS odgovor na ispreplitanje mobilnih komunikacija i multimedije 71

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 15. SATELITSKI SUSTAVI Sateliti su poslani u svemir zbog razliitih razloga, njihov smjetaj u svemiru te njihova orbita definirani su prema zahtjevima zbog kojih su oni u poslani u svemir. Ovisno o satelitskim orbitama razlikujemo 4 vrste satelita 1. GEO (geosationary earth orbit) udaljenost od Zemlje je 36 000 km 2. LEO (low earth orbit ) udaljenost od Zemlje 500 1500 km 3. MEO (medium earth orbit) ili ICO (intermediate circular orbit) udaljenost od Zemlje 6000 20 000 km 4. HEO (highly elliptical orbit) Sateliti primaju informacije od stanica na Zemlji na razliitoj frekvenciji od one kojom oni alju informacije stanicama na Zemlji. Snaga primanja signala satelita definirana je: 1. mogunou/snagom prijenosa 2. prijemnom antenom 3. udaljenosti ureaja za primanje i slanje signala na satelitu 4. antenom za slanje signala.

GEO sateliti se koriste za telefoniju, prijenos podataka, radio i televizijsko emitiranje. Takvi sustavi su u grupaciji EUTELSAT, INTELSAT i INMARSAT. LEO satelite dijele se na: b) velike LEO satelite imaju adekvatnu snagu da osiguraju razliite mobilne usluge kao to je prijenos podataka, paging sustav prijenosa, faksimil, lokalno pozicioniranje, osiguravaju i dobru kvalitetu za glasovne servise mobilnih sustava kao to su mobiteli. c) male LEO satelite veliinom su manji od velikih LEO satelita, koriste frekvenciju za primanje informacija s Zemlje 148-150,05 MHz, a za slanje 137-138 MHz Tablica 6. Usporedba LEO i MEO satelita

72

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje

Izvor: Vacca, John, Wireless Data Demistified, Mcgray-Hill Professional, 2003, str 261-262 U budunosti e se upotrebljavati LEO i MEO sustavi. Sustavi poput ARIES, IRIDIUM, GLOBALSTAR, INMARSAT Project 21 i ODISSEY e pokrivati povrinu Zemlje s velikim brojem manjih satelita, tako da e biti mogue uspostaviti kvalitetan komunikacijski kanal na bilo kojem dijelu Zemlje. GPS Global Positioning System Sastoji se od mree 24 satelita nazvanih NAVSTAR (navigation system with time and ranging) koji pokrivaju cijelu Zemljinu povrinu. Prvi satelit je lansiran 1978, a zadnji od tih 24 lansiran je 1994 godine. Sateliti su postavljeni tako da etiri satelita istovremeno pokrivaju jednu toku na Zemlji.

73

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 16. ISDN i xDSL 16.1. ISDN To je digitalna mrea s integriranim uslugama. Poto se signali prenose u digitalnom obliku, nisu podloni smetnjama/umovima, vea je brzina i vea kvaliteta prijenosa. Cilj ISDN-a: Zamijeniti postojee telefonske linije u posve digitalnu prespojnu mreu s mogunostima prenoenja podataka od glasovnih do raunarskih. Sa ISDN Multiply telephone mogue je ostvariti 3 poziva u isto vrijeme. Na tu je liniju mogue prikljuiti do 8 ureaja i do 64 posebnih telefonskih linija. Karakteristike ISDN-a kanalima nosiocima (B kanali) prenosi podatke velikom brzinom od 64 kbps. D kanal radi na brzini od 16 kbps i slui za kontrolu prijenosa podataka preko B kanala; barata glasom, zvukom, pokretnim slikama; 2 tipa karakteristinih suelja: BRI (Basic Rate Interface) i PRI (Primary Rate Interface). Prednosti ISDN-a 1. prua veu irinu komunikacijskog kanal i na taj nain poveava brzinu prijenosa korisnikih informacija, te na takv nain korisniku tedi vrijeme potrebno za prijenos faxa, slika, podataka ili download s Interneta 2. omoguava bolju kvalitetu govora i bitno manje vrijema uspostave poziva - digitalni prijenosni sustavi su otporniji na smetnje od analognih 3. prua dva neovisna digitalna dvosmerna kanala i time prua mogunost ostvarivanja dviju paralelnih govornih veza ili jedne govorne veze i istovremenog pristupa Intrnetu ili pristup Internetu koritenjam dva kanala realnom brzinom od 128 kbit/s 4. ISDN je univerzalna mrea koja moe na korisnikoj pristupnoj toki pruiti irok spektar telekomunikacijskih usluga ISDN teleusluge: 1. telefonija 2. telefax grupe 4 - je usluga koja omoguava pretplatnicima uredsku korespodenciju u obliku razmjene dokumenata preko ISDN mree, a uslugu je takoer mogue koristiti i prema javnoj telefonskoj mrei. Ova usluga prua dvosmjernu komunikaciju izmeu dva korisnika preko ISDN-a pri emu pozivajui korisnik ima potpunu kontrolu poziva. 3. telex -usluga koja omoguuje interaktivnu komunikaciju izmeu pretplatnikih telex terminala vezanih na ISDN ili telex mreu. Tekst primljene i predane telex poruke, koji moe sadravati samo velika slova, je identian s obzirom na slijed znakova u liniji i slijed linija. 4. teletex - za razliku od telexa, teletex omoguuje velika i mala slova, te neke specijalne znakove. 5. videotex - je teleusluga koja omoguava komunikaciju izmeu dva korisnika od kojih jedan moe biti videotex baza podataka ili npr. raunalno bazirana aplikacija, a gdje korisnik moe potpuno autonomno pretraivati bazu podataka, tekstualne informacije i slike. 6. videotelefonija 7. videokonferencija.

74

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Dodatne ISDN usluge: 1. prikaz broja koji zove 2. zabrana slanja vlastitog broja 3. prolazno biranje 4. viestruki pretplatniki broj 5. prenosivost terminala 6. zatvorena korisnika grupa 7. podadresiranje 8. korisnika signalizacija 9. obavijest o tarifi 10. konferencijska mrea - tri sudionika 11. prikaz broja prozvane linije 12. ograniavanje prikaza broje prozvane linije 13. bezuvjetno preusmjeravanje poziva 14. preusmjeravanje poziva u sluaju zauzea 15. preusmjeravanje poziva u sluaju nejavljanja 16. poziv na ekanju 17. zadravanje poziva

Utjecaj ISDN-a mogunost povezivanja mrea, sustava, pojedinaca; pristup potanskim sanduiima prijem, slanje i preusmjeravanje poruka; brze meumree LAN-ova, servera, mrea; telekonferencije. Ostale primjene ISDN-a fizika zatita, brzi, efikasni prijenos datoteka, tampanje, izdavatvo, oblikovanje informacija, prezentacije. ISDN ureaji moraju, izmeu ostalih dijelova imati: 1. mreno suelje, 2. strujno napajanje, 3. digitalni (ISDN) modem, 4. terminalni adapter, 5. ISDN telefon s ugraenim terminalskim adapterom. 16.2. DSL - digital subscribel line Tehnologija koja pomoguuje pont-to-point spajanje, te omoguuje viestruke prijenose podataka, glasa i videa preko bakrene parice na lokalnoj razini izmeu mrenog operatera i korisnika. DSL tehnologija poela se komercijalno eksploatirati u svijetu tokom 1998. godine i to kada se pokazalo da je optika tehnologija postala preskupa za komercijalnu distribuciju.

75

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Oprema za koritenje DSL-a sastoji se od modema koji moe biti vanjski ili unutarnji te djelitelja. Djelitelj ima funkciju filtra i odvaja telefonske razgovore od podatkovnog prometa s raunala, pa se tako u isto vrijeme moe i telefonirati i pristupati Internetu. Pristup Internetu je 24-satni to znai da nema ekanja na dobivanje veze.

Slika 15 . Spajanje na DSL O samoj DSL tehnologiji najee se govori kao o xDSL tehnologiji, gdje "x" znai razliite oblike digitalne pretplatnike linije, a to su: 1. ADSL - asymetric digital subscriber line - to je asimetrina tehnologija koja doputa veu "dolaznu irinu" od posluitelja usluga do korisnike strane nego "odlaznu" od korisnika do posluitelja usluge. Primjena ADSL-a je najprikladnija za situacije gdje se vie informacija prima nego alje: brzo surfanje Internetom, usluga videa na zahtjev, rad na daljinu, povezivanje LAN-ova, videokonferencije 2. ADSL lite - moe se nazvati "sporijom" verzijom ADSL-a. Namijenjen je za rad na veim udaljenostima od ADSL-a, te je zbog toga prihvatljiviji za komercijalnu eksploataciju 3. HDSL - high bit rate digital subscriber line - simetrina tehnologija, koja omoguava isti odlazni i dolazni prijenosni kapacitet. Ve je implementirana kod svih telekom operatera. 4. VDSL - very high bit rate digital subscriber line - VDSL podrava iste aplikacije kao i ADSL,ali iroki opseg VDSL-a prua telekom operaterima pruanje usluga video na zahtjev, komutirani digitalni video, LAN usluge. VDSL je u fazi definiranja standarda i zahtjeva. VDSL se moe uzeti u obzir kao zamjena za FTTH tehniku (fiber to the home). Prednosti xDSL tehnologije 1. mogue je istovremeno pretraivanje Intreneta i koritenje telefona putem jedne linije 2. brzina prijenosa podataka je mnogo vea nego kod obinih modema 3. DSL nema potrebu za posebnom linijom, u pravilu moe koristiti telefonsku liniju koju korisnik ve posjeduje 4. mogue je spojiti vie raunala preko jedne DSL linije

76

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Mane xDSL tehnologije - DSL veza bolje funkcionira kada je korisnik blie centrali odnosno sredninjem uredu davatelja DSL usluge - veza prema korisniku je bra nego od korisnika to zna- i da se podaci primaju bre, a alju sporije (kod asimetrinih vrsta DSL-a) - DSL veza nije dostupna svugdje LOTUS SMARTSUITE Paket koji se sastoji od 6 aplikacija: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Lotus Aproach 96. (baza podataka), Lotus Freelance Graphics (za izradu prezentacija), Lotus 1-2-3 (tablini kalkulator), Lotus Wordpro (tekst procesor), Lotus Screecam (za snimanje zvukova ili pohranjivanje obraene slike), Lotus Organizer (za organiziranje vremena) koji sadri: kalendar, obveze, imenik, pozive, planer, zabiljeke, godinjak.

77

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje 17. SVJETLOVODI

1. VIEMODNA STUPNJEVITA SVJETLOVODNA NIT

Slika 16. Viemodna stupnjevita svjetlovodna nit Stupnjevita svjetlovodna nit je dobila ime po skokovitom prijelazu indeksa loma izmeu jezgre i omotaa. Moe se rei da se i zrake svjetlosti koje su ule u svjetlovod ire "skokovito" reflektirajui se od jedne granice jezgra-omota do druge. Za viemodnu stupnjevitu svjetlovodnu nit znaajna je modalna disperzija (irenje signala), koja se javlja kao posljedica razliitih putova, koji prevaljuju razliiti modovi unutar jezgre svjetlovodne niti.
2. VIEMODNA GRADIJENTNA SVJETLOVODNA NIT

Slika 17. Viemodna gradijentna svjetlovodna nit Gradijentna svjetlovodna nit vrsta je viemodne svjetlovodne niti, ali za razliku od stupnjevite vrijednost indeksa loma jezgre nije konstantna, ve opada sa udaljavanjem od centralne osi. Izgled profila indeksa loma slian je paraboli. Takav profil omoguuje da se modovi koji su blizu sredinje osi malo ili uope ne lome, dok se ostali modovi permanentno lome, u ovom sluaju skreu, prema sreditu. Time se postie da se modalna disperzija na izlazu iz svjetlovodne niti smanji, tj. da bude manja od disperzije viemodne stupnjevite svjetlovodne niti.
3. JEDNOMODNA SVJETLOVODNA NIT

Slika 18. Jednomodna svjetlovodna nit

78

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje Ako bi do sada predstavljanu viemodnu stupnjevitu svjetlovodnu nit, tj. promjer njene jezgre smanjivali, smanjivao bi se i broj moguih modova koji bi se takvom jezgrom mogli prenositi. S tim bi se smanjivala i modularna disperzija. Daljim smanjivanjem promjera jezgre doli bi do nekog minimalnog promjera, kroz koji bi se mogao iriti jo samo jedan jedini mod. Koristi se kod velikih brzina prijenosa i za velike udaljenosti. Svjetlovodi u Hrvatskoj: 1981. poetak sustavnog praenja razvoja optike tehnologije u sektoru razvoja PTT Zagreb; krajem 80-tih: 100 km kabela s jednomodnim nitima, brzina prijenosa 34 i 149 Mb/s.

79

Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje LITERATURA 1. Agrawal, Dharma Prakash; Zeng, Quing-An, Introduction to Wireless and Mobile Systems, Brooks/Cole Pub Co,2002. 2. Bayer, Michael, Computer Telephony Demystified, Mcgray-Hill Professional, 2000. 3. Lu, Willlie W.,Broadband Wireless Mobil: 3 G and beyond, John Wiley & Sons, 2002. 4. Oliverio, Mary Ellen;Pasewark, William R.; White, Bonnie R., The Office: Procedures and Technology, South Western Pub, 2002. 5. Rappaport, Theodore S., Wireless Communications: Principle and Practice, 2nd ed., Prentice Hall, 2001. 6. Redl, Sigismund; Weber, Mattthias; Oliphant, Malcom W., GSM and Personal Communications Handbook, Artech House,2002. 7. Vacca, John, Wireless Data Demistified, Mcgray-Hill Professional, 2003. 8. Wilcox, James R., Videoconferencing: The Whole Picture, 3th ed., CMS Books,2000.

80