Facit till Infokomps distanskurs Information och layout A Introuppgift / Redovisningsuppgift 2.

2
Facit fr OpenOffice anvndare Uppgiften r att skapa en kopplad utskrift som du sparar i en fil. Huvuddokumentet (startdokumentet) r en Word-fil p en sida. Du ska infoga flt frn en Excel-lista (databasen) in i Word-dokumentet. Nr du kopplat dokumenten klart d ska du inte skriva ut, utan spara det kopplade textdokumentet som ett dokument, tex i pdf format. Den blir d 245 sidor lng, eftersom Excel-listan har 245 rader. Det ska allts bli en en rad frn databasen per sida i det frdiga textdokumentet. S hr kopplar man flt till ett dokument: Skapa ett nytt textdokument. G sedan till Redigera m enyn, Byt databas... Blddra... och vlj den fil som innehller databasen du vill anvnda. Sedan klickar du p den gr pilen bredvid den fil du nyss valde, och vljer det blad (om det finns flera) du vill anvnda, och tryck p Definiera. Fnstret stngs och du kommer tillbaka till ditt tomma dokument. Sen gr du till Infoga menyn och vljer Korshnvisning... Klicka p sista fliken mrkt Databas. Som Flttyp vljer du Flt fr kopplad utskrift, och ser till att rtt databasfil (och eventuellt blad) r rtt. Annars kan du ndra det hr med hjlp av Blddra... Expandera databasfils blad med pilen och vlj det flt du vill anvnda frst. Vi dubbelklickar p 'Genre' och vips dyker <Genre> upp i dokumentet fast med < > tecken p var sin sida. (Alternativ kan man vlja 'Genre' i listan och klicka p Infoga knappen). Textens bakgrundsfrg r gr, men det betyder bara att det r ett kopplat flt. <Genre> kan du markera och formatera som vilken text du vill. Nr du valt de flt du nskar infogar du en sidbrytning, Infoga menyn, Manuell brytning, Sidbrytning och OK. Sedan vljer du Skriv ut som du finner i Fil menyn. Har du gjort rtt dyker det upp ett fnster som sger: Ditt dokument innehller adressdatabasflt. Vill du skriva ut ett standardbrev (kopplad utskrift)? Hr vljer vi Ja. Ett fnster med titeln Kopplad utskrift dyker upp. Hr kan vi vlja att skriva ut alla dataposter (rader) i databasfilen eller valfritt omfng. Vi kan t.ex. prova Frn: 1 Till: 10. Sedan vljer man formen av utdata, Skrivare eller Fil. Vi vljer Fil. Spara som enstaka dokument betyder att vi skapar en fil, enskilda en fil per rad. Vi vljer enstaka. Klicka sedan p OK, vlj namn och format p filen vi skapar, tex pdf. Nr vi klickar Ok brjar datorn bearbeta alla sidor och vi kan sedan ppna .pdf-filen och se att det ser riktigt ut. r vi njda med resultatet kan och vill ha ut det p papper kan man nu skriva ut pdf-filen.