Universidad Valle del Grijalva

Tuxtla Gutirrez, Chiapas

Manual de Procedimientos
Mtro. Hugo Alberto Ruis Flores

17 de Agosto de 2011

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Manual de Procedimientos
1 DEFINICIONES

1. Documento que describe el conjunto de operaciones o de etapas que, en forma cronolgica, se establecen para llevar a cabo un determinado tipo de trabajo. 2. Instrumento de informacin en el que se consignan en forma metdica las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una o varias reas de la organizacin.

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La elaboracin de procedimientos hace posible: Definir funciones y tareas. Identificar problemas organizativos. Optimizar los procesos. Redisear flujos de trabajo. Minimizar el gap productivo que se produce en todo cambio organizativo, facilitando la adaptacin a las nuevas circunstancias.

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2 BJ I S

Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que componen una actividad o tarea. stablecer formalmente los mtodos y tcnicas de trabajo que deben seguirse para la realizacin de las actividades. Precisar responsabilidades operativas para la ejecucin, control y evaluacin de las actividades. Constituir un punto de referencia bsico para la formacin.

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FASES EN EL PROCESO DE 3 ELA ORACIN DE PROCEDIMIENTOS

Preparacin y presentacin del Proyecto. Recopilacin y anlisis de informacin.  Anlisis de la estructura organizativa.  Descripcin de puestos y tareas (si existe).  Entrevistas.  Anlisis de documentos.  Cuestionarios y encuestas.  Observacin directa. Preparacin de los procedimientos en forma Narrativa y de Flujograma.  Objetivos  Alcance y aplicacin  Descripcin Aprobacin y difusin de los Procedimientos.

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4 FLUJOGRAMAS

Los flujogramas son representaciones grficas de un proceso. Son utilizados normalmente por los analistas funcionales para describir el flujo de documentos y la secuencia de trabajos que se realizan en un proceso manual, as como el flujo del proceso en un sistema mecanizado

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H. Congreso del Estado de Chiapas

5 SIM OLOGIA ANSI

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Unidad u rgano: Archivo Histrico Fecha: 07 de mayo de 2010

INICIO O TERMINACIN Puede ser accin o lugar, se escribe dentro del smbolo la palabra inicio o fin FLUJO O LNEA DE ACCIN Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. PROCEDIMIENTOS PREDETERMINADOS Se utiliza cuando en una etapa del proceso, se conecta con otro procedimiento existente. ACTIVIDAD Describe una actividad por medio de una frase breve y clara dentro del smbolo. DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se enve, se reciba, se genere o salga del procedimiento. DECISIN O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varias alternativas derivadas de una decisin y debe elegirse entre alguna de ellas.

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5 SIM OLOSGIA ANSI
NMERO DE COPIAS (ORIGINAL Y 3 COPIAS) ARCHIVO PERMANENTE Representa un archivo comn y corriente de oficina, donde se guarda un documento en forma permanente.
N

ARCHIVO TEMPORAL Representa la guarda o almacenamiento de documentos de manera temporal. EXTRACCIN DE ARCHIVO Se usa para extraer un permanente. documento del archivo

EXTRACCIN DE ARCHIVO TEMPORAL Se utiliza cuando se requiera extraer un documento del archivo, anotando dentro del crculo el mismo nmero que utiliz al efectuar el archivo temporal. CONECTOR DE ACTIVIDADES Representa la conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. CONECTOR DE PGINA Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.

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Comience a diagramar utilizando el smbolo de inicio y contine invariablemente con el de actividad, describiendo brevemente, que se hace en esta parte del proceso. Enumere cada una de las actividades.
1 Inicio Registrar datos del solicitante

Cuando se elabore un documento que contenga copias anotar en el smbolo de documento, el nmero de copias en las que se elabora.
Formato de solicitud de informacin

Identifique cada uno de los elementos que influyen en el proceso, enmarcndolo en la parte inferior derecha de la actividad de la cual se deriva.
2 Registra datos del solicitante

En los casos que se reciba o se turne un documento en el smbolo de actividad se deber especificar al inicio de la redaccin de quien recibe o a quien turna.
Turna formato de prstamo a control interno

Recibe formato de prstamo de equipo de trabajo Formato

Datos

Formato

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Cuando el documento vaya a ser archivado, se deber iniciar con el smbolo de archivo; si se trata de archivo temporal, se deber anotar dentro del smbolo un nmero que indique la actividad en la cual se efectu la accin de archivo temporal.
5 Registra datos del solicitante

Para extraer un documento del archivo tendr que utilizar el smbolo de extraccin de archivo; si se trata de una extraccin archivo temporal tendr que referenciarlo, anotando dentro del crculo el mismo nmero que utiliza al efectuar el archivo temporal.
7
Extrae del contenedor la documentacin solicitada Documento

Datos

Se considera como archivo temporal cuando un documento se va a utilizar durante el procedimiento en cuestin.
6
Archiva solicitud en espera de devolucin de la documentacin. Extrae del contenedor la documentacin solicitada

Solicitud
?

Documento

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Si durante el proceso existe ms de un camino debido a alguna condicin, se utilizar el smbolo de decisin o alternativa y se indicar la afirmacin hacia la parte de abajo del smbolo y la negacin en cualquiera de los lados.
8
Registra datos del solicitante

El conector de actividad se utilizar dentro de una misma pgina siempre y cuando exista dificultad para diagramar, esto es, para evitar cruce entre lneas del diagrama. Conviene utilizar letras maysculas dentro de los smbolos, en orden alfabtico, con el fin de identificarlos fcilmente y no se confundan con los conectores de pgina; puede quedar integrado dentro del proceso, indicar una columna o el final de ella.
9

No
Es informacin catalogada de oficio

A A A

Si

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Cuando el flujo es continuo y se termina la hoja, se debe utilizar el smbolo de conector de pgina indicando a la pgina que pasa o de la pgina que viene.
8

Si existe la necesidad de conectar una actividad con dos o ms hojas diferentes, se debern emplear el conector de actividad y el conector de pgina.

Pasa a pgina 2

Pasa al conector 2 de la pgina 4

1 Viene de pgina1

Viene de la pgina 1 al conector 2

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6 IDENTIFICACIN

H. CONGRESO DEL ESTADO DE CHIAPAS

ARCHIVO HISTRICO ngel Robles Ramrez

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MAYO DE 2010

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H. Congreso del Estado de Chiapas

7 INDICE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Unidad u rgano: Archivo Histrico Fecha: 07 de mayo de 2010

Introduccin Objetivos Procedimientos Flujograma Validacin

. . . . .....

3 4 5 6 8

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8 PROCEDIMIENTOS

Procedimiento: Bsqueda y respuesta a peticin de informacin y documentacin Clave: HCE/SSP/AH/001

Hoja __1__ de __2__ Fecha: 07 de Mayo de 2010

Objetivo: Garantizar la bsqueda de la documentacin solicitada para coadyuvar a las labores propias de las diversas reas del H. Congreso del Estado y para asegurar el cumplimiento del precepto del Articulo 6 Constitucional en materia de acceso a la informacin pblica. Alcance : Archivo Histrico Referencias: Inventarios, manuales internos, recopilaciones, base de datos digitalizada, etc. Responsabilidades: Personal que integran los grupos de trabajo Definiciones: Inventario: Registro ordenado de manera alfabtica y cronolgica de la documentacin de los acervos resguardados. Grupos de trabajo: Divisin del personal en equipos para la distribucin de las actividades de bsqueda e inventariado.

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8 PROCEDIMIENTOS

Procedimiento: Bsqueda y respuesta a peticin de informacin y documentacin Clave: HCE/SSP/AH/001

Hoja __1__ de __2__ Fecha: 07 de Mayo de 2010

Polticas y Lineamientos: A. El Archivo Histrico, en cumplimiento a la Ley de Trasparencia y de Acceso a la Informacin Pblica del Estado, deber proporcionar la informacin considerada de oficio en l resguardad, a todo aquel que lo solicite sin distingo y sin cuestionamientos respecto de su uso. B. En ningn momento el archivo estar facultado para otorgar informacin catalogada como confidencial o clasificada. C. El Departamento de Archivo Histrico no cubriera los costos de reproduccin que implique el otorgar informacin, en l resguardada, este deber ser cubierto por la persona o empresa solicitante. D. El Archivo solo otorgar informacin en las formas y medios que estn a su alcance (de manera verbal, fotocopias simples, dispositivos de almacenamiento, correo electrnico, documentos originales); solo se enviar informacin por mensajera previo porte pagado por el peticionario.

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H. Congreso del Estado de Chiapas

8 PROCEDIMIENTOS

Procedimiento: Bsqueda y respuesta a peticin de informacin y documentacin Clave: HCE/SSP/AH/001

Hoja __2__ de __2__ Fecha: 07 de Mayo de 2010

Pasos 1 2

Descripcin de Actividades Actividades Responsables Registra los datos del solicitante. Determinar si la informacin solicitada es considerada de oficio o recae en el rango de informacin clasificada y/o confidencial. SI ES CLASIFICADA Y/O CONFIDENCIAL, instruye al peticionario para que dirija su peticin por escrito a la Mesa Directiva del H. Congreso del Estado o en su defecto a la Unidad de Enlace en materia de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, que es dirigida por la Direccin de Asuntos Jurdicos. Fin del procedimiento. SI ES PUBLICA, identifica el tipo de documentacin solicitada, el asunto de que trata y el ao en que se genera.

Documento(s) Formato de Solicitud de Informacin

Control interno del Archivo

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8 PROCEDIMIENTOS

Procedimiento: Bsqueda y respuesta a peticin de informacin y documentacin Clave: HCE/SSP/AH/001 5

Hoja __2__ de __2__ Fecha: 07 de Mayo de 2010

Inicia su localizacin en los inventarios existentes de los acervos que ya cuentan con ellos; de no ser as, realiza la bsqueda fsica de la documentacin solicitada en las cajas contenedoras. SI LA INFORMACIN NO ES LOCALIZADA, Comunica al control interno del rea del archivo para que notifique al solicitante y le instruya donde podra encontrarla. Fin del procedimiento. SI LA INFORMACIN ES LOCALIZADA, Entrega la informacin solicitada, claramente detallada, por va oficio, realiza el llenado de manera electrnica del oficio de contestacin de prstamo de la documentacin solicitada y pide al peticionario su firma; luego entrega la documentacin a ste con la copia de dicho oficio grapada al reverso de la carpeta que contiene el expediente Archiva el oficio de solicitud de informacin y/o documentacin, debidamente llenados, en los recopiladores correspondientes.

Grupo de bsqueda

Inventarios de los acervos

Control interno del Archivo

Formato de prstamo de documentacin y su instructivo de llenado

Control interno del Archivo

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8 PROCEDIMIENTOS

Procedimiento: Bsqueda y respuesta a peticin de informacin y documentacin Clave: HCE/SSP/AH/001 9

Hoja __2__ de __2__ Fecha: 07 de Mayo de 2010

Un mes mximo despus del prstamo, recuperar la documentacin concedida y se identifica el acervo al que pertenece para archivarla nuevamente en la caja que le corresponde. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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EQUIPO DE TRA AJO

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTROL INTERNO DEL ARCHIVO

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10 VALIDACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Unidad u rgano: Archivo Histrico Fecha: 07 de mayo de 2010

VALIDACIN

Elabor

Revis

Visto Bueno

Lic. Karina Mandujano Lpez (Enlace) Mtro. Hugo Alberto Ruis Flores Jefe del Archivo Histrico

Lic. Luca Farrera Castillo Jefa de la Unidad de Recursos Humanos

Lic. Mara Cristina Palomeque Rincn Secretaria de Servicios Administrativos

Valid

Autoriz

C.P. Keiko Tania Yamamoto Nagano Jefa de la Contralora Interna

Dip. Carlos Alberto Pedrero Rodrguez Presidente de la Junta de Coordinacin Poltica