PG-001

EMPREENDIMENTOS

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CONTROLE DE DOCUMENTOS
Pr o ce d i me n to G e r al
Os comentrios e sugestes referentes a este documento devem ser encaminhados Gerncia de Operaes, indicando o item a ser revisado, a proposta e a justificativa.

EMPREENDIMENTOS CONSTRUO E MANUTENO LTDA.

LP

Este documento normativo tem a validade de 2 (dois) anos a partir da sua edio, prazo mximo para a realizao da prxima reviso.

Apresentao
Este procedimento visa fornecer orientaes para o controle de documentos na LP EMPREENDIMENTOS.

GESTOR: RD Joo Batista

APROVADOR: LP / DIRETORIA Lenin Daluce / Jos Peroni

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CONTROLE DE REVISES REV.

0 1 2

DESCRIO
Emisso original Reviso anual sem alterao Alterao nos itens 6, 7, 8 e 10

DATA
04/07/2006 19/07/2007 10/08/2007

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SUMRIO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.3.4. 6.3.5. 7. 8. 8.1. OBJETIVO .......................................................................................................... 4 APLICAO ........................................................................................................ 4 ATRIBUIES E RESPONSABILIDADES .............................................................. 4 DOCUMENTO DE REFERNCIA ............................................................................ 4 TERMINOLOGIA ................................................................................................. 4 DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTO INTEGRADA ......................................... 5 HIERARQUIA DOS DOCUMENTOS TCNICOS................................................... 5 TIPOS DE DOCUMENTOS ................................................................................. 5 DESENVOLVIMENTO DOS DOCUMENTOS DO SGI ............................................ 6 CABEALHO E RODAP ................................................................................ 6 DISPONIBILIZAO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA............................. 6 CONTROLE DA REVISO .............................................................................. 6 REPRODUO DOS DOCUMENTOS PARA CONSULTA E DISTRIBUIO ........ 7 PERMISSES DE ACESSO............................................................................. 7

DOCUMENTOS INTERNOS................................................................................... 8 DOCUMENTOS EXTERNOS .................................................................................. 9 TIPOS DE DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................ 9

8.2. EMISSO, DISPONIBILIZAO, REPRODUO E REVISO DOS DOCUMENTOS... EXTERNOS ................................................................................................................ 9 9. 10. 11. 12. ATENDIMENTO AOS USURIOS ........................................................................ 10 GUARDA E CONTROLE DO ARQUIVO INATIVO .............................................. 10 AVALIAO DO PROCESSO ........................................................................... 10 REGISTROS................................................................................................... 10

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1. OBJETIVO
Descrever a metodologia para o controle dos documentos utilizados nos processos da LP EMPREENDIMENTOS, de forma a assegurar sua aprovao, atualizao, reaprovao, rastreabilidade, disponibilidade, distribuio e guarda da referida documentao. Definir as diretrizes ao fornecedor contratado para o apoio ao controle dos documentos da LP EMPREENDIMENTOS.

2. APLICAO
Aplica-se a todos os setores cujas atividades utilizem os documentos necessrios aos processos do Sistema de Gesto Integrada da LP EMPREENDIMENTOS e documentos de origem externa.

3. ATRIBUIES E RESPONSABILIDADES
RD - responsvel pela elaborao e manuteno deste documento, atualizar a Lista Mestra de Documentos, manter a estrutura de documentao organizada e atualizada na rede, emisso, disponibilizao e reproduo dos documentos do SGI; Diretoria - responsvel pela aprovao de todos os documentos do SGI assim como participar da elaborao, se necessrio; reas que utilizam documentao responsveis por manter os documentos em locais apropriados, solicitar alteraes quando necessrio e disponibilizar registros da prpria rea quando solicitado. Fornecedor de apoio cumprir o procedimento para o controle dos documentos da LP que estiverem sob sua guarda.

4. DOCUMENTO DE REFERNCIA
MGI-001 - Manual de Gesto Integrada.

5. TERMINOLOGIA
SGI: Sistema de Gesto Integrada. SIGLAS: Referncias de identificao e controle dos documentos gerados pela empresa por suas respectivas reas; DOCUMENTO - Informao e o meio na qual ela est contida; DOCUMENTOS DO SGI: Documentos dos tipos MGI, PG, PO e RG gerados pelo Sistema de Gesto Integrada; DOCUMENTOS INTERNOS: Documentos gerados pela LP; DOCUMENTOS EXTERNOS: Documentos de origem externa, tais como: legislativos, normativos e dos clientes e fornecedores; PROCEDIMENTO - Forma especificada de executar uma atividade ou um processo.

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6. DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTO INTEGRADA 6.1. HIERARQUIA DOS DOCUMENTOS TCNICOS

MGI PG e PO RG
onde: MGI PG PO RG Manual de Gesto Integrada Procedimento Geral Procedimento Operacional Registro

6.2.
TIPO

TIPOS DE DOCUMENTOS
OBJETIVO Definir sistemtica e diretrizes de gesto integrada de Qualidade, Segurana, Meio Ambiente e Sade, incentivando processos para melhoria contnua, de forma a garantir o atendimento aos requisitos especificados e garantir a satisfao do cliente. Descrever as atividades gerais. Descrever as atividades operacionais. Registrar os dados do Sistema de Gesto Integrada. QUEM ELABORA/ REVISA QUEM APROVA

MGI

RD / Diretoria

Diretoria

PG PO RG

RD / Diretoria RD / reas Responsveis RD / reas Responsveis

Diretoria Diretoria RD / reas Responsveis

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6.3.

DESENVOLVIMENTO DOS DOCUMENTOS DO SGI

Os documentos do Sistema de Gesto Integrada apresentam codificao especfica, conforme descrito a seguir: __ __ - __ __ __ Seqencial MGI - PG e RG __ __ - XXX - __ __ __ PO Seqencial Sigla para o rgo da LP

6.3.1.

CABEALHO E RODAP

Os documentos apresentam cabealho e rodap padronizados. Os cabealhos apresentam o logotipo da LP EMPREENDIMENTOS, a sigla e a numerao do documento, a reviso do documento e a data da reviso. Os rodaps apresentam o nmero da pgina e o nmero total de pginas dos documentos.

6.3.2.

DISPONIBILIZAO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA

Os documentos dos tipos MGI, PG, PO e os modelos dos registros so disponibilizados aos usurios para consulta na rede da LP EMPREENDIMENTOS pelo caminho \\Lpserver\LP\SGI. Os registros so disponibilizados de acordo com o PG-002 Controle de Registros e Rastreabilidade. Para as reas que no possuem acesso rede da LP EMPREENDIMENTOS, uma cpia em meio magntico disponibilizada para consulta e fica arquivada na rea de realizao dos servios. Convm que todas as reas mantenham uma cpia impressa dos procedimentos que utilizam. Toda cpia impressa considerada cpia no controlada conforme informao no rodap do documento. Para assegurar a disponibilidade dos documentos, realizado um back-up da rede, onde estes documentos esto armazenados, conforme o procedimento PO-GAD-001 Gesto de recursos e Infra-estrutura.

6.3.3.

CONTROLE DA REVISO

Os documentos do tipo MGI, PG e PO apresentam, na pgina 2, uma folha para o controle das revises, contendo as seguintes informaes: nmero da reviso, descrio e a data na qual foi realizada.

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Para os documentos do tipo RG no ser apresentada esta pgina para o controle das revises, pois no ser necessria a descrio da alterao no modelo. Apenas o n da reviso atual ser alterado. Todas as verses anteriores dos documentos sero armazenadas em um local diferente de onde se encontram os documentos atualizados e vlidos. O caminho onde as verses anteriores dos documentos sero armazenadas : \\Lp-server\LP\SGI\SGI Verses Anteriores . No caso dos documentos que se encontram impressos nas reas de trabalho, quando as verses so alteradas, de responsabilidade da rea recolher e descartar os mesmos. Para as reas que no possuem acesso rede da LP EMPREENDIMENTOS, os documentos so trocados pelas verses atualizadas em meio magntico e as verses anteriores so recolhidas e apagadas. A Lista Mestra de Documentos apresentar as verses atualizadas dos documentos do SGI.

6.3.4.

REPRODUO DOS DOCUMENTOS PARA CONSULTA E DISTRIBUIO

Para a reproduo dos documentos, tanto para consulta quanto para distribuio regular e adicional, a LP EMPREENDIMENTOS dispe dos seguintes recursos: copiadora (preto e branco); impressora (preto e branco e colorida). Todo documento impresso considerado cpia no controlada.

6.3.5.

PERMISSES DE ACESSO

As permisses sobre os arquivos das pastas do SGI na rede da LP EMPREENDIMENTOS so as determinadas na tabela a seguir. Permisses de Acesso aos Arquivos Total (*)
RD RD RD

Diretrios Manual do SGI Procedimentos Gerais Procedimentos Operacionais

Parcial (Leitura) Demais reas e fornecedor de apoio Demais reas e fornecedor de apoio Demais reas e fornecedor de apoio De acordo com a LMR Lista Mestra de Registros Demais reas e fornecedor de apoio

Nenhuma -

Registros

RD e reas responsveis pela coleta dos registros

Modelos de Registros

RD

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Verses Anteriores

RD

Diretoria

Demais reas e fornecedor

(*) A permisso de acesso total implica em direitos de leitura, gravao, alterao e excluso de arquivos.

7. DOCUMENTOS INTERNOS
Os documentos de origem interna so todos os documentos gerados pela LP EMPREENDIMENTOS tais como: correspondncias enviadas (uso geral ou de contratos), relatrios de medio, relatrios de acompanhamento de projetos, pareceres tcnicos (documentos de contratos) e propostas (documentos comerciais). Todo documento interno que considerado de uso geral identificado com a sigla LP e de uma numerao seqencial. As reas de atuao sero as seguintes: Administrativo; Financeiro; Operacional; Comercial - Licitao; Contratos; Recursos Humanos; SMS. Os responsveis pelo controle dos documentos de uso geral so os prprios setores da LP, e so disponibilizados em pastas que identificam o ano de sua emisso. Na rede da LP EMPREENDIMENTOS pelo caminho \\Lp-server\LP e/ou nos prprios setores, caso sejam armazenados em meio fsico. Os documentos de contratos vigentes so disponibilizados Gerncia Administrativa e Diretoria para consulta na rede da LP EMPREENDIMENTOS pelo caminho \\Lpserver\LP\Contratos\Contratos Vigentes. Todo documento interno especfico de um contrato identificado com a sigla LP seguida da sigla e nmero do contrato e numerao seqencial. Ao trmino dos contratos as pastas so transferidas para o diretrio de contratos concludos que podem ser encontrados pelo caminho \\Lp-server\LP\Contratos\Contratos Concludos. O responsvel pelo controle dos documentos de contratos o Gerente de Operaes e servios. As propostas so disponibilizadas Coordenao Comercial e Diretoria e controladas atravs do arquivo encontrado em \\Lp-server\LP\Comercial - Licitao O responsvel pelo controle das propostas a Gerncia de Operaes e Servios.

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8. DOCUMENTOS EXTERNOS 8.1. TIPOS DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Os documentos de origem externa, de interesse do Sistema de Gesto Integrada da LP EMPREENDIMENTOS, so divididos nas seguintes categorias: Legislativos: documentos de legislao, de mbito federal, estadual e municipal; Normativos: documentos normativos, como as normas ISO e OHSAS; Do Cliente: documentos emitidos pelos clientes (contratos, pedidos de oramento, correspondncias, atas de reunio, ...);

8.2.

EMISSO, DISPONIBILIZAO, REPRODUO E REVISO DOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Os documentos de origem externa ficam armazenados com as seguintes Gerncias na Sede da Administrao de seu fornecedor: Documentos Legislativos ficam arquivados com a Gerncia Administrativa; Documentos do Cliente ficam arquivados com a Gerncia de Operaes e Servios; Documentos Normativos ficam armazenados com a Gerncia de Operaes e Servios; Se necessrio, uma cpia em meio fsico ser disponibilizada para consulta e ficar arquivada na rea de realizao dos servios. Somente permitida a reproduo dos documentos externos para consulta, atravs dos seguintes recursos: copiadora/impressora (preto e branco e colorido); Os documentos vigentes so arquivados em pastas do tipo A-Z. A ordenao dos documentos nas pastas realizada de acordo com o tipo de documento (ex: correspondncias, em ordem cronolgica; documentos de contratao, primeiro o contrato e depois os respectivos anexos e aditivos). Os documentos externos so revisados de acordo com a tabela apresentada abaixo. TIPO DE DOCUMENTO Legislativo Normativo Do Cliente RESPONSVEL Gerncia Administrativa Depto. Operacional reas responsveis pela guarda da documentao PERODO Mensal Anual Contnua

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9. ATENDIMENTO AOS USURIOS

As reas responsveis pela guarda dos documentos atendem s solicitaes de usurios para: localizao de documentos existentes no arquivo; busca de documentos de referncia em outros setores/rgos; elaborao de listas de documentos para os usurios; fornecimento de cpias adicionais de documentos para uso pessoal de usurios.

10.

GUARDA E CONTROLE DO ARQUIVO INATIVO

A Gerncia Administrativa a responsvel pela guarda e controle do arquivo inativo da LP EMPREENDIMENTOS, o qual composto, entre outros documentos, de: documentao de contratos encerrados; correspondncias recebidas e enviadas, tanto internas quanto externas; registros administrativos diversos; boletins e memrias de medio.

Esta documentao deve ser rastrevel e mantida permanentemente.

11.

AVALIAO DO PROCESSO

Os resultados das atividades realizadas neste procedimento devem ser avaliados atravs dos seguintes indicadores de desempenho: INDICADOR DE DESEMPENHO Quantidade de anomalias no procedimento PERIODICIDADE Mensal META <5 RESPONSVEL PELA AVALIAO RD

12.

REGISTROS

LMD Lista Mestra de Documentos do SGI

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