EMISION DE FACTURAS ELECTRONICAS PARA CODELCO CHILE

INDICACIONES PARA LA EMISIN DE DOCUMENTOS TRIBUTARIOS ELECTRNICOS (DTE)

1. Los documentos electrnicos considerados son: facturas afectas y exentas y notas de crdito y dbito. 2. La emisin de documentos electrnicos deber mantener la estructura de la Orden de Compra o HES emitida por Codelco. Es decir, indicar nmero de documento, nmero de tem, unidades, precios. Nota: La HES (Hoja de Entrada de Servicios) es el documento con el que Codelco registra internamente los estados de pago de servicios. A objeto de asegurar la recepcin automtica de los DTE en el sistema SAP de Codelco, y as evitar que sean rechazados por falta de identificacin, se deben cumplir los siguientes requisitos: 3. Compras de Bienes: a. Los documentos deben indicar el N de la Orden de Compra en la seccin de referencias definida para ese fin (ver ejemplo 1 en pgina 3). b. Las facturas deben indicar el N de la Gua de Despacho asociada, si existe, en la seccin de referencias definida para ese fin (ver ejemplo 2 en pgina 3). c. Cada lnea del detalle debe contener, en la seccin cdigo del tem, una referencia a la lnea de la orden de compra o contrato, identificndola a travs del tipo QBLI (ver ejemplo 4 en pgina 3). Esta informacin slo se requiere en el archivo de cdigos para cargar en sistemas (archivo XML). 4. Servicios: a. Los documentos deben indicar el N de la HES en la seccin de referencias definida para ese fin (ver ejemplo 3 en pgina 3). b. Cada lnea del detalle debe contener, en la seccin cdigo del tem, una referencia a la lnea de la orden de compra o contrato, identificndola a travs del tipo QBLI (ver ejemplo 4 en pgina 3). Esta informacin slo se requiere en el archivo de cdigos para cargar en sistemas (archivo XML). 5. Compras miscelneas (compras menores de bienes o servicios que no cuentan con Orden de Compra o HES): Se debe indicar, en la identificacin del primer tem, el nmero interno (NSAP) y nombre del usuario que solicit el servicio o los materiales, informacin que deber ser requerida a ste al momento de pactar la compra. (Ver ejemplo 5 pgina 3). 6. Consignacin: Se debe mencionar, en la identificacin del primer tem, el nmero de la factura pro forma enviada por Codelco al proveedor (ver ejemplo 6 en pgina 3)

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Otras indicaciones a considerar: 7. En caso de generar un documento que hace referencia a ms de una orden de compra, indicar las rdenes de compra adicionales en la seccin cdigo del tem, usando tipo de cdigo QBPO (ver ejemplo 7 en pgina 3). Esto slo es obligatorio si la referencia en la cabecera no fue llenada o si hay ms de una orden de compra considerada en el documento. 8. Las unidades de medida son las enviadas en la Orden de Compra/HES. Se supondr esto para los efectos de cantidad en recepcin. En caso contrario, debe contactarse al comprador para cambiar la Orden. 9. Para las notas de crdito/dbito se debe hacer referencia a: a. N de la Orden de Compra o HES afectada (como referencia general) y b. N de lnea del tem afectado a nivel de detalle (referencia QBLI). 10. Evitar colocar informacin relevante en campos personalizados pues los sistemas de CODELCO, por ser automticos, no la procesarn. Utilizar siempre los campos definidos por el SII. 11. No se deber enviar copia fsica de la factura electrnica legal a las oficinas de CODELCO. Nuestra solucin acusa recibo una vez recibido el documento electrnico. El SII declara: Los registros de un documento electrnico hechos en la contabilidad tendrn como respaldo vlido slo los documentos archivados electrnicamente, Resolucin Exenta SII N 45. No se podr utilizar como respaldo un documento impreso, an cuando ste cumpla con las normas de impresin. Luego, es responsabilidad del proveedor: a) asegurarse de que su solucin de factura electrnica legal (FEL) entrega correctamente el DTE a Codelco en la casilla de correo electrnico registrada en el SII, segn el procedimiento normado por el SII, y b) verificar su recepcin en Codelco mediante el acuse de recibo. Codelco slo procesar los documentos recepcionados electrnicamente en su Portal. Recomendamos contactar a su proveedor FEL en caso de dudas. 12. Importante: Si la Factura Electrnica Legal es enviada sin los datos que corresponda segn lo indicado en los puntos 3 al 6, la factura ser rechazada debido a la imposibilidad de relacionarla con los registros internos de Codelco. Este rechazo se realizar electrnicamente

Codelco realiza la emisin y la recepcin interna automtica de documentos electrnicos a travs de Quadrem Chile Ltda, a quien los proveedores pueden contactar para obtener ms informacin y detalle de las indicaciones mencionadas anteriormente: 600 550 8400 Opcin 4 soporteFEL@quadrem.com

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EJEMPLOS TCNICOS DE LOS REQUERIMIENTOS DEL DTE

(Poner especial atencin a lo sealado en negrilla) 1. Referencia a la Orden de Compra N 4500195544. <Referencia> <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>801</TpoDocRef> <FolioRef>4500195544</FolioRef> <FchRef>2006-03-01</FchRef> </Referencia> 2. Referencia a la Gua de Despacho N 5195. <Referencia> <NroLinRef>2</NroLinRef> <TpoDocRef>52</TpoDocRef> <FolioRef>5195</FolioRef> <FchRef>2006-04-11</FchRef> </Referencia> 3. Referencia a la HES (Hoja Entrada de servicio) N 1001266280 <Referencia> <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>801</TpoDocRef> <FolioRef>1001266280</FolioRef> <FchRef>2006-05-01</FchRef> </Referencia> 4. Si se desea facturar slo el tem 30 de la orden de compra o contrato, entonces el tem de la factura debe sealar QBLI en tipo cdigo y 30 en valor cdigo. <CdgItem> <TpoCodigo>QBLI</TpoCodigo> <VlrCodigo>30</VlrCodigo> </CdgItem> 5. Referencia a una compra miscelnea efectuada por la persona de Codelco de nmero interno 12345 y nombre NN AA. <NmbItem>Solicitado por 12345, NN AA</NmbItem> <DscItem> Material xxxxxxxxx</DscItem> 6. Referencia a suministro en consignacin para el que Codelco emiti factura proforma N 55631254. <NmbItem>Proforma N 55631254</NmbItem> <DscItem> Material yyyyyyyyyyy</DscItem>

7. Referencia a la una segunda Orden de Compra, la N 4500204433. <CdgItem> <TpoCodigo>QBPO</TpoCodigo> <VlrCodigo>4500204433</VlrCodigo> </CdgItem>