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2007
Gua
de
nuevas
caractersticas
Tabla
de
Contenido
ACERCA
DE
ESTE
MANUAL ............................................................................................................7
Objetivo.....................................................................................................................................7
Contenido..................................................................................................................................7
EL
NUEVO
OFFICE..........................................................................................................................8
Introduccin ..............................................................................................................................8
Primera
toma
de
contacto ........................................................................................................8
La
cinta
de
opciones..............................................................................................................8
Herramientas
adicionales....................................................................................................10
Iniciador
de
cuadros
de
dilogos.........................................................................................11
Vista
previa
activa ...............................................................................................................11
Agregar
y
quitar
comandos
de
la
barra
de
herramientas
de
acceso
rpido .......................11
La
cinta
de
opciones
cambia
y
se
adapta
segn
la
resolucin
de
la
pantalla......................12
Respuesta
a
las
primeras
preguntas .......................................................................................14
Qu
ha
pasado
con
el
men
Archivo?...............................................................................14
Dnde
se
inicia
un
documento
en
blanco? .......................................................................14
Dnde
estn
los
mtodos
abreviados
de
teclado? ...........................................................14
Y
si
no
encuentra
el
comando
que
se
est
buscando?......................................................15
Cmo
son
los
nuevos
formatos
de
archivo?......................................................................15
Cmo
se
trabaja
con
personas
que
no
tienen
Office
2007?..............................................16
WORD
2007
NUEVAS
CARACTERSTICAS.....................................................................................17
Introduccin ............................................................................................................................17
Minibarra
de
herramientas .................................................................................................17
Ocultar
temporalmente
la
cinta
de
opciones......................................................................18
Buscar
los
comandos
habituales .............................................................................................19
Botn
Office ........................................................................................................................19
Formato
de
prrafo,
numeracin
y
vietas.........................................................................20
Estilos ..................................................................................................................................21
Copiar
formato ....................................................................................................................22
Ficha
Insertar.......................................................................................................................22
Zoom ...................................................................................................................................22
Ortografa
y
Gramtica........................................................................................................23
Diseo de pgina.................................................................................................................23 Imprimir ..............................................................................................................................23 Opciones de Word...............................................................................................................24 Un nuevo formato de archivos: XML.......................................................................................25 Razones ...............................................................................................................................25 Nuevas herramientas ..........................................................................................................25 Formatos de archivos en Word ...........................................................................................26 Gua de referencia de comandos de Word 2003 a Word 2007...............................................27 EXCEL 2007 NUEVAS CARACTERSTICAS......................................................................................28 Descripcin general.................................................................................................................28 Ms comandos pero slo cuando se necesitan...................................................................28 Una nueva Vista ..................................................................................................................29 El nuevo formato de archivo (XML).........................................................................................30 Ventajas...............................................................................................................................31 Tipos de formatos de archivo..............................................................................................31 Nuevos Libros..........................................................................................................................33 Funciones mejoradas ..............................................................................................................33 Barra de frmulas redimensionable....................................................................................33 Funcin Autocompletar.......................................................................................................33 Entidad Tabla ..........................................................................................................................33 Estilos de Tabla....................................................................................................................34 Opciones de estilo de tabla .................................................................................................34 Fila de encabezado de Tabla ...............................................................................................34 Columnas calculadas ...........................................................................................................34 Columnas adyacentes .........................................................................................................34 Autofiltrado automtico .....................................................................................................35 Nombre de la tabla..............................................................................................................35 Formato condicional enriquecido ...........................................................................................35 Valores superiores e inferiores ...........................................................................................36 Barras de datos ...................................................................................................................37 Escalas de color ...................................................................................................................37 Conjunto de iconos .............................................................................................................37 Filtro y orden mejorado ..........................................................................................................38 Formato de celda ms accesible .............................................................................................38
Estilos y Temas ........................................................................................................................39 Tablas dinmicas cmodas de crear .......................................................................................40 Barra de estado personalizable...............................................................................................41 Grficos mejorados .................................................................................................................41 Grficos compartidos ..........................................................................................................43 Herramientas SmartArt ...........................................................................................................44 Descripcin general de la creacin de grficos SmartArt....................................................44 Consideraciones a la hora de crear un grfico SmartArt.....................................................45 Crear un grfico SmartArt ...................................................................................................47 Complemento para guardar como PDF...................................................................................47 Sobre los formatos de archivo PDF .....................................................................................47 Instalar y utilizar Publish como complemento de PDF desde Microsoft.............................48 Gua de referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007 ................................................48
Tabla
de
Ilustraciones
Ilustracin
1:
Cinta
de
opciones ....................................................................................................8
Ilustracin
2:
Fichas,
grupos
y
comandos......................................................................................9
Ilustracin
3:
Herramientas
de
imagen.......................................................................................10
Ilustracin
4:
Iniciador
de
cuadros
de
dilogos...........................................................................11
Ilustracin
5:
La
cinta
de
opciones
se
adapta .............................................................................13
Ilustracin
6:
Minibarra
de
herramientas ...................................................................................18
Ilustracin
7:
Ocultar
cinta
de
opciones......................................................................................19
Ilustracin
8:
Botn
Office ..........................................................................................................20
Ilustracin
9:
Grupo
prrafo........................................................................................................21
Ilustracin
10:
Estilos ..................................................................................................................22
Ilustracin
11:
Imprimir...............................................................................................................24
Ilustracin
12:
Opciones
de
Word...............................................................................................24
Ilustracin
13:
Grficos
SmartArt ................................................................................................25
Ilustracin
14:
Herramientas
para
Grficos ................................................................................29
Ilustracin
15:
Vista
diseo
de
Pgina.........................................................................................29
Ilustracin
16:
Herramientas
de
Tabla
en
Excel ..........................................................................34
Ilustracin
17:
Columna
de
frmulas ..........................................................................................35
Ilustracin
18:
Formato
condicional............................................................................................36
Ilustracin
19:
Valores
superiores
e
inferiores ...........................................................................36
Ilustracin
20:
Barra
de
datos ....................................................................................................37
Ilustracin
21:
Escalas
de
color ...................................................................................................37
Ilustracin
22:
Conjunto
de
iconos..............................................................................................37
Ilustracin
23:
Ordenacin
y
filtro ..............................................................................................38
Ilustracin
24:
Ficha
Inicio...........................................................................................................39
Ilustracin
25:
Temas
en
Excel ....................................................................................................39
Ilustracin 26: Panel de Tablas dinmicas...................................................................................40 Ilustracin 27: Herramientas de Tablas dinmicas .....................................................................41 Ilustracin 28: Grafico de Excel 2007 ..........................................................................................42 Ilustracin 29: Herramientas de grficos: Diseo .......................................................................42 Ilustracin 30: Herramientas de grficos: Presentacin .............................................................42 Ilustracin 31: Herramientas de grficos: Formato ....................................................................43 Ilustracin 32: Grficos SmartArt ................................................................................................44
Contenido
Gran
parte
del
contenido
de
este
manual
est
basado
en
la
web
oficial
de
Microsoft
Office
(http://office.microsoft.com/es).
As
mismo
puede
acudir
a
dicha
web
para
aclarar
o
ampliar
cualquier
tema
de
su
inters.
Desde
este
sitio
adems
puede
descargar
plantillas
y
complementos
que
le
puedan
ser
tiles
para
su
trabajo
diario.
EL
NUEVO
OFFICE
Introduccin
Cuando
abre
Microsoft
Office
Word
2007,
Office
Excel
2007,
Office
PowerPoint
2007,
Office
Access
2007,
o
crea
un
mensaje
nuevo
en
Office
Outlook
2007
ver
algo
nuevo
en
la
parte
superior
de
la
pantalla.
El
antiguo
diseo
de
mens
y
barras
de
herramientas
se
ha
sustituido
por
la
cinta
de
opciones,
situada
en
la
parte
superior
de
la
ventana.
La
cinta
de
opciones
contiene
fichas
en
las
que
hace
clic
para
llegar
a
los
comandos
cuyo
uso
ya
conoce.
Con
un
poco
de
tiempo
y
de
prctica,
ver
que
la
cinta
de
opciones
trabaja
a
su
favor,
no
en
su
contra.
De
hecho,
esta
cinta
se
desarroll
como
respuesta
a
lo
que
los
usuarios
de
Office,
entre
los
que
posiblemente
se
encuentre
usted,
han
pedido:
programas
de
uso
ms
sencillo,
con
comandos
que
se
encuentren
ms
fcilmente.
utilizarla en los dems. La cinta de opciones consta de tres componentes bsicos. (Ilustracin 2)
Las fichas, que estn en la parte superior de la cinta y cada una de ella representa las tareas principales que se llevan a cabo en un programa determinado. Los grupos, que son conjuntos de comandos relacionados que se muestran en las fichas. Agrupan todos los comandos ms necesarios para un tipo de tarea y permanecen expuestos y disponibles, lo que constituye una rica ayuda visual. Los comandos, que estn organizados en grupos. Un comando puede ser un botn, un men o un cuadro en el que se especifica informacin. Por dnde se empieza? Por la primera ficha. Por ejemplo, la primera ficha de Word 2007 es la ficha Inicio. La tarea principal en Word consiste en escribir, por tanto, los comandos de la ficha Inicio son los que ms se utilizan para escribir documentos: comandos de formato de fuente (en el grupo Fuente), opciones de prrafo (en el grupo Prrafo) y estilos de texto (en el grupo Estilo). Encontrar la misma organizacin en todos los programas de Microsoft Office 2007, con los comandos para las tareas ms habituales en la primera ficha. La ficha principal de Excel, PowerPoint y Access tambin se denomina Inicio. En Outlook, para crear un mensaje, se usa la
ficha Mensaje. Los comandos se organizan en funcin de cmo se utilizan. Los comandos que ms se usan son ahora ms visibles. Un ejemplo es el comando Pegar. Al ser uno de los comandos ms utilizados, por qu no darle la mxima visibilidad en la ventana, junto con sus comandos relacionados Cortar y Copiar? Los comandos que se utilizan con ms frecuencia ya no comparten espacio con una serie de comandos raramente usados, en una barra de herramientas o en un men. Son los que ms se usan y por eso son los que estn ms a mano.
Los comandos que se usan menos no estn tan visibles en la cinta de opciones. Por ejemplo, la mayora de las personas usan el comando Pegado especial menos que el comando Pegar. Por ello, para tener acceso a Pegado especial primero se hace clic en la flecha de Pegar. Herramientas adicionales Por otro lado hay algunos comandos que aparecen slo cuando puede necesitarlos, en respuesta a alguna de las acciones que lleva a cabo. Por eso le puede dar la impresin a priori de que faltan muchas funciones. Por ejemplo, si no tiene ninguna imagen en un documento de Word, no necesitar los comandos que permiten trabajar con imgenes. Pero una vez que inserte una imagen en Word, aparecern las Herramientas de imagen junto con la ficha Formato, (Ilustracin 3) que contiene los comandos que necesita para trabajar con la imagen. Cuando deje de trabajar con la imagen, las herramientas desparecern. Cuando desee trabajar en la imagen de nuevo, haga clic en ella y la ficha volver a aparecer, con todos sus comandos. El programa sabe lo que usted est haciendo y le ofrece las herramientas que necesita. La cinta de opciones responde a sus acciones. As que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos y
10
Iniciador de cuadros de dilogos Cuando vea una pequea flecha en la esquina inferior derecha de un grupo, eso significa que hay ms opciones disponibles en el grupo. Haga clic en la flecha (denominada Iniciador de cuadros de dilogo) y ver un cuadro de dilogo o un panel de tareas con ms comandos. Por ejemplo, en PowerPoint, en la ficha Inicio, el grupo Fuente contiene todos los comandos que ms se utilizan para hacer cambios en las fuentes: comandos para cambiar el tamao y la fuente, o aplicar formato de negrita, cursiva o subrayado. Pero si desea una opcin menos utilizada, como un superndice, tiene que hacer clic en la flecha del grupo Fuente para abrir el cuadro de dilogo Fuente, que contiene la opcin de superndice y otras relacionadas con las fuentes. (Ilustracin 4)
Ilustracin
4:
Iniciador
de
cuadros
de
dilogos
Vista previa activa Ahora puede ver una vista previa activa de lo que elige antes de seleccionarlo. Consigue mejores resultados en menos tiempo porque elige lo que desea la primera vez que lo intenta, sin necesidad de deshacer los cambios y probar de nuevo. Para usar la vista previa activa, site el puntero del ratn sobre una opcin. El documento cambia para mostrar la opcin antes de que se seleccione realmente. Una vez visto lo que desea, slo tiene que hacer clic en la opcin para seleccionarla. Agregar y quitar comandos de la barra de herramientas de acceso rpido Si utiliza con frecuencia comandos que no estn tan a mano como deseara, puede agregarlos de una manera muy sencilla a la barra de herramientas de acceso rpido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando inicia un programa de Microsoft Office. En dicha barra, los comandos se mantienen siempre visibles y a mano.
11
Por ejemplo, si utiliza la vista preliminar en Word o Excel todos los das evitar hacer clic en el botn de Office y en Imprimir para tener acceso al comando, puede agregar la vista preliminar a la barra de herramientas de acceso rpido. Para ello, haga clic con el botn derecho del ratn en vista preliminar y despus haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Para eliminar un botn, haga clic con el botn secundario del mouse en l y despus haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido. La cinta de opciones cambia y se adapta segn la resolucin de la pantalla Todo lo que hemos descrito hasta ahora es as cuando la pantalla est configurada con una resolucin alta y la ventana del programa est maximizada. Si no es as, las cosas se ven diferentes. (Ilustracin 5) Resolucin baja Si la pantalla est configurada con baja resolucin, por ejemplo, 800 por 600 pxeles, algunos grupos de la cinta de opciones slo mostrarn el nombre del grupo, en lugar de los comandos del grupo. Tiene que hacer clic en la flecha del botn del grupo para ver sus comandos. Por ejemplo, en Word, con una resolucin mayor, ver todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista. Pero con una resolucin de 800 por 600, slo ver el botn Mostrar u ocultar, no los comandos del grupo. En ese caso, haga clic en la flecha del botn Mostrar u ocultar para mostrarlos. Por lo general, los grupos que slo muestran el nombre del grupo con una resolucin ms baja son los que contienen comandos que se utilizan pocas veces. Minimizada Con cualquier resolucin, si reduce el tamao de la ventana, se llega a un tamao en el que algunos grupos slo mostrarn el nombre de grupo y tendr que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos. Tablet PC Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequea, comprobar que la cinta de opciones se ajusta y muestra versiones ms reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones ms grandes.
12
Ilustracin
5:
La
cinta
de
opciones
se
adapta
13
14
Los nuevos mtodos abreviados tambin tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al presionar ALT. Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas. Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecern todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuacin, utilice la tecla correspondiente al botn que desea. Dnde estn los antiguos mtodos abreviados? Los antiguos mtodos de teclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinacin CTRL+C an copia algo en el Portapapeles y la combinacin CTRL+V pega algo del Portapapeles. Y si no encuentra el comando que se est buscando? En Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007, hay una gua de referencia visual e interactiva para saber dnde estn las cosas. Para ello localice dentro de la web oficial de office (http://office.microsoft.com/es) Interactivo: gua de referencia de comandos de Word 2003 a Word 2007 Para usar esta gua interactiva, se elige un comando en un programa de Office 2003 para ver dnde se encuentra en el nuevo programa. Por ejemplo, para buscar el comando Insertar tabla en Word, en la gua tendra que colocar el puntero sobre el comando Insertar de Word 2003. Despus, al hacer clic, se ve una animacin que muestra la ubicacin del comando en Word 2007. (Est en la ficha Insertar en el grupo Tablas). Cmo son los nuevos formatos de archivo? Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007 presentan nuevos formatos de archivo. Por qu? Por muchas razones, por ejemplo, para aumentar la seguridad de los archivos, reducir la posibilidad de que se daen, reducir su tamao y otra serie de caractersticas nuevas. Si los detalles tcnicos son de su inters, los nuevos formatos de archivo se basan en XML (Lenguaje de marcado extensible) y abarcan los formatos XML abiertos de Office. Algunos datos ms sobre el nuevo formato de Word, Excel y PowerPoint El formato de archivo predeterminado de los documentos, libros de trabajo y presentaciones incluye una "x" al final que representa el formato XML. Por ejemplo, en Word, un documento se guarda de manera predeterminada con la extensin .docx, en lugar de .doc. Si guarda un archivo como una plantilla, sucede lo mismo: la extensin de la plantilla tiene la antigua extensin con una "x" al final: por ejemplo, .dotx en Word. Si el archivo contiene cdigo o macros, tiene que guardarla usando el nuevo formato de archivo habilitado para macros. En un documento de Word, ese formato es .docm; en una plantilla de Word, es .dotm.
15
Cmo se trabaja con personas que no tienen Office 2007? Puede abrir un archivo creado en Office desde la versin 95 hasta la 2003. Abra el archivo normalmente. Despus de trabajar en l en la versin 2007, tal vez desee guardarlo. De manera predeterminada, el cuadro de dilogo Guardar como guarda un archivo creado en una versin anterior con el formato de esa misma versin. Cuando lo guarde, un comprobador de compatibilidad le informar sobre qu caractersticas de la versin 2007 estarn deshabilitadas o coincidirn plenamente. Nota Si abre una presentacin creada en PowerPoint 95, PowerPoint ofrecer guardar de manera predeterminada con el formato de 2007, pero puede elegir guardar el archivo con el formato de 97-2003. Si desea guardar el archivo con el formato de 2007, seleccione Documento de Word, Libro de Excel o Presentacin de PowerPoint en el cuadro Guardar como tipo. Los compaeros que dispongan de las versiones de Word, Excel o PowerPoint de 2000 a 2003 (y las ltimas revisiones y Service Packs) pueden abrir archivos de 2007. Cuando hagan clic en su documento, se les preguntar si desean descargar un convertidor que les permita abrir el documento.
16
17
Ilustracin
6:
Minibarra
de
herramientas
Ocultar temporalmente la cinta de opciones La cinta de opciones centraliza y facilita satisfactoriamente la bsqueda de todos los elementos de Word 2007. Hay ocasiones, sin embargo, en que no necesita buscar nada. Slo desea trabajar en el documento y le gustara tener ms espacio para hacerlo. Por ello, la cinta de opciones resulta tan fcil de ocultar temporalmente como de usar. Esto se hace del modo siguiente: haga doble clic en la ficha activa. Los grupos desaparecen, por lo que tiene ms espacio. Siempre que desee ver todos los comandos de nuevo, haga doble clic en la ficha activa para mostrar de nuevo los grupos.
18
Ilustracin
7:
Ocultar
cinta
de
opciones
19
Ilustracin
8:
Botn
Office
Formato de prrafo, numeracin y vietas Una vez que abra un documento y escriba el texto, sin duda desear dar formato al texto. Muchos de los comandos de formato conocidos estn visibles en la ficha Inicio, en el grupo Fuente: Negrita, Cursiva, Tamao de fuente, etc. Tambin hay aqu otros comandos que le resultarn tiles. En el grupo Prrafo (Ilustracin 9) tiene las tan populares listas con vietas, listas numeradas y listas con varios niveles. Encontrar igualmente los comandos de sangra y de alineacin. Recuerde que tiene que hacer clic en la pequea flecha diagonal que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo, el iniciador de cuadros de dilogo, si no ve opciones que est acostumbrado a utilizar en Word. Por ejemplo, al hacer clic en la flecha del grupo Prrafo, se abre un cuadro de dilogo conocido en el que puede trabajar con sangra, control de lneas viudas y hurfanas, etc.
20
Ilustracin
9:
Grupo
prrafo
Estilos Para plantear un mtodo ms eficaz a la hora de dar formato que usar simplemente los comandos negrita y cursiva, debe usar los estilos de Word 2007 Puede trabajar con los estilos desde la ficha Inicio, en el grupo Estilos: (Ilustracin 10) Los estilos rpidos son estilos profesionales listos para usar, rpidos y fciles de aplicar; tienen una nueva apariencia en esta versin de Word. Los estilos rpidos ms utilizados aparecen directamente en la cinta de opciones. Haga clic en este botn para ver ms estilos rpidos listos para usar. Haga clic en el iniciador de cuadros de dilogo para abrir el panel Estilos. Este panel conserva los estilos personalizados que haya podido crear en una versin anterior de Word y aqu es donde va a crear estilos nuevos o corregir estilos existentes. Los estilos rpidos son algo ms que unas funciones cmodas y bonitas para el documento. El uso de estos estilos en todo el documento proporciona una gran ventaja: realizar correcciones con una sola tecla.
21
Ilustracin
10:
Estilos
Copiar formato Otro comando de formato extremadamente rpido es Copiar formato. Se encuentra en la parte ms a la izquierda de la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles. En caso de que no est familiarizado con Copiar formato, es una forma rpida de duplicar el formato de una seccin de texto a otra. Para usar Copiar formato, coloque el cursor en el texto cuyo formato desea copiar y haga clic en el botn Copiar formato. Si tiene ms de un lugar en el que copiar el formato, asegrese de hacer doble clic en Copiar formato para que se mantenga. A continuacin, seleccione el texto en el que desea copiar el nuevo formato. Para desactivarlo, haga clic en el botn de nuevo o presione ESC. Ficha Insertar La ficha Insertar permite incluir en un documento abundante informacin adicional. Desde esta ficha tiene acceso a agregar imgenes, imgenes prediseadas, grficos o formas al documento. stos no son los nicos comandos de esta ficha. Aqu tiene tambin Tablas e Hipervnculos. Y esto no es todo: listos para que los pueda utilizar estn los nmeros de pgina, cuadros de texto y WordArt. Zoom Tras realizar una insercin, quiz desee ver los detalles ms de cerca. Para ello usar el zoom Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control deslizante hacia la derecha para acercarse y hacia la izquierda para alejarse. Sugerencias
22
Al hacer clic en el nmero de porcentaje que est a la izquierda del control deslizante, se abre el cuadro de dilogo Zoom, donde puede especificar un porcentaje de zoom. Si el ratn tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla CTRL y girar la rueda hacia delante para acercarse y hacia atrs para alejarse. Tambin puede encontrar los comandos Zoom en la ficha Ver. Ortografa y Gramtica El comando Ortografa y gramtica ahora se encuentra en la ficha Revisar porque forma parte de la revisin del trabajo. Busque en la parte extrema izquierda, en el grupo Revisin. Diseo de pgina Antes de imprimir, es mejor comprobar qu diseo tienen las pginas para la impresora. Todo lo que necesita est en la ficha Diseo de pgina. El grupo Configurar pgina contiene Tamao (21,59 x 27,94, A4, etc.), Orientacin (horizontal y vertical) y Mrgenes. Hay un acceso fcil a la configuracin de mrgenes en el mismo nivel que otros comandos de este grupo. Recuerda que en las versiones anteriores deba ejecutar varios pasos hasta llegar al men Archivo, Configurar pgina, etc.? Imprimir Cuando est realmente listo para imprimir, vuelva al botn de Microsoft Office. Ahora tiene varias opciones: (Ilustracin 11) Si hace clic en el comando Imprimir, aparecer el cuadro de dilogo Imprimir. No obstante, si se sita sobre la flecha que hay a la derecha del comando Imprimir, ver tres comandos: Imprimir, que abre el ya familiar cuadro de dilogo Imprimir. Impresin rpida, que enva el documento a la impresora de inmediato. Vista preliminar, que muestra el aspecto que tendr el documento impreso. Si utiliza a menudo este comando, es posible que desee agregarlo a la barra de herramientas de acceso rpido.
23
Ilustracin
11:
Imprimir
Opciones de Word Todas las funciones que est acostumbrado a usar a diario en Word estn en la cinta de opciones y son mucho ms fciles de encontrar que nunca. Pero dnde estn las opciones que no sirven para la produccin de documentos sino que controlan el funcionamiento de Word? Opciones como seguridad e informacin del usuario, diccionarios de ortografa y autocorreccin? En las versiones anteriores de Word, se haca clic en Opciones en el men Herramientas. Ahora, todas estas opciones forman parte de Opciones de Word que se abre haciendo clic en el botn Opciones de Word en el men que se abre a su vez al hacer clic en el botn de Microsoft Office. (Ilustracin 12)
Ilustracin
12:
Opciones
de
Word
24
Nuevas herramientas El nuevo formato de archivos le da igualmente la capacidad de utilizar funciones que slo estn disponibles en Word 2007. Un ejemplo de este tipo de funcin es la de los grficos SmartArt. (Ilustracin 13) Esta ilustracin muestra cmo se inicia un grfico de este tipo en Word. Observe cuntos diseos de grficos SmartArt estn disponibles para su eleccin. El nuevo formato de archivos admite muchas otras funciones nuevas, como ecuaciones matemticas, temas y controles de contenido.
Ilustracin
13:
Grficos
SmartArt
25
Cuando se crea un nuevo documento en Word 2007, y se guarda luego, se elige el nuevo formato de archivo automticamente. Puede comprobarlo examinando atentamente el cuadro de dilogo Guardar como. Observe que el cuadro Guardar como tipo indica Documento de Word (.docx). Esto significa que se est utilizando el nuevo formato de archivo. Formatos de archivos en Word Extensin de archivo .docx .dotx .docm .dotm La nica diferencia que posiblemente vea en relacin con los nuevos formatos de archivo de Word es si utiliza macros o cdigo. Anteriormente, slo haba dos tipos de archivos de Word: documentos y plantillas (.doc y .dot). Con Word 2007 hay cuatro tipos de archivos: .docx, .dotx, .docm y .dotm (la "x" representa XML y la "m", macro). Los documentos y plantillas bsicos (.docx y .dotx) ya no pueden contener macros ni cdigo, por lo que son ms seguros para el uso diario: nadie puede insertar cdigo oculto en un documento. No obstante, como las macros son elementos tiles, existen dos tipos de archivos adicionales que admiten documentos y plantillas que contienen cdigo: .docm y .dotm. Word 2007 puede abrir archivos creados en todas las versiones anteriores de Word, de 1.0 a 2003. Word abrir los documentos antiguos en el modo de compatibilidad. Lo sabe porque en la parte superior del documento aparece "(Modo de compatibilidad)" junto al nombre del archivo. Qu es el modo de compatibilidad? Bsicamente indica que el documento utiliza un antiguo formato de archivo. Como el formato de este archivo no incluye algunas de las nuevas funciones de la nueva versin de Word, estas funciones se desactivan o se modifican para aproximarse a una versin antigua de Word. Por ejemplo si abre documento antiguo de Word 2003 en la nueva versin de Word observar que la barra de ttulo incluye (Modo de compatibilidad). Si intenta crear un grfico SmartArt ver que el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt no aparece en absoluto, en su lugar se muestra Galera de diagramas. De hecho, esta Galera de diagramas es como la de Word 2003 y tiene la misma serie de funciones. Para qu se utiliza Documento de Word estndar sin macros ni cdigo Plantilla de Word sin macros ni cdigo Documento de Word que puede contener macros o cdigo Plantilla de Word que puede contener macros o cdigo
26
Es buena idea trabajar en el modo de compatibilidad si sabe que va a compartir documentos con mucha gente que utiliza versiones antiguas de Word. De este modo, lo que ve es lo que ven. As podr prever lo que pueden y no pueden hacer en su versin de Word. Para convertir el formato de un documento antiguo en el nuevo formato de archivos slo tiene que hacer clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en el comando Convertir del men. Esta conversin le proporciona las ventajas del nuevo formato (archivos ms pequeos, ms seguros, etc.) y tambin las nuevas funciones en su modo completo y no abreviado. Por ejemplo, tendr todas las opciones mostradas en el cuadro Elegir un grfico SmartArt y no la serie ms reducida. Nota Si tiene Windows configurado para mostrar las extensiones de archivo, el nombre de archivo cambia de Mi documento.doc a Mi documento.docx. La "x" representa XML. Si tiene un documento creado en la nueva versin de Word puede guardarlo en un formato de archivo antiguo para que otros usuarios que no tengan Office 2007 puedan trabajar con el archivo Esto se hace del modo siguiente: Haga clic en el botn de Microsoft Office y, en el men, seale la flecha al final del comando Guardar como. En la lista de opciones, haga clic en Documento de Word 97-2003. Es posible que aparezca una advertencia que indica que guardar en el antiguo formato de archivo provoca la prdida o modificacin de algunas caractersticas. Por ejemplo, si el documento contiene un nuevo diagrama, Word le notificar que el diagrama se combinar en un objeto nico no editable. De este modo, el usuario puede al menos ver el diagrama, pero no podr editarlo porque su versin de Word no sabe cmo trabajar con esta nueva caracterstica.
27
28
Ilustracin
14:
Herramientas
para
Grficos
Ilustracin
15:
Vista
diseo
de
Pgina
Encabezados de columna. Encabezados de fila. Reglas de margen. Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseo de pgina, en la barra de herramientas Ver en la parte inferior derecha de la pantalla. O haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y despus en Vista Diseo de pgina, en el grupo Vistas de libro.
29
En la vista Diseo de pgina hay mrgenes de pgina en la parte superior, lateral e inferior de la hoja de clculo, adems de un espacio azul entre las hojas. La regla lateral y superior ayudan a ajustar los mrgenes. Es posible mostrar y ocultar las reglas segn convenga (haga clic en Regla, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Vista). Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de clculo antes de imprimirla. Es fcil agregar encabezados y pies de pgina en la vista Diseo de pgina. A medida que escribe en la nueva rea de encabezados y pies de pgina en la parte superior o inferior de la pgina, se abre la ficha Diseo con todos los comandos que necesita para crear los encabezados y pies de pgina. Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la hoja. Simplemente seleccione una vista en la barra de herramientas Ver o en el grupo Vistas de libro en la ficha Vista de cada hoja de clculo. La vista Normal y la vista previa de salto de pgina se encuentran ah.
30
2000 a 2003 (y las ltimas revisiones y Service Packs) podrn trabajar en sus archivos de 2007. Cuando hagan clic en su documento, se les preguntar si desean descargar un convertidor que les permita abrir el documento. Si los detalles tcnicos son de su inters, el formato de archivo de Excel 2007 se basa en XML (Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML abiertos de Office. Tambin es el nuevo formato de archivo de Microsoft Office Word 2007 y PowerPoint 2007. Ventajas El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Las ventajas principales son: Nuevas caractersticas Adems de las caractersticas vistas en las lecciones anteriores, el nmero de filas ha crecido de 65.536 a 1.048.576 y el nmero de columnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir frmulas ms largas en la nueva barra de frmulas de tamao variable. Y si hace clic en grandes fragmentos de texto en una celda, la barra de frmulas ya no ocupa parte de la cuadrcula de la hoja de clculo. Archivos ms seguros Los libros que contienen macros o cdigo no deseado se identifican y bloquean ms fcilmente. Menor riesgo de que los archivos se daen Excel ha mejorado la capacidad de abrir archivos daados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo, se perdera. Menor tamao de archivo Los libros estn comprimidos; el tamao de archivo es entre 50 y 75 por ciento ms pequeo que en versiones anteriores de Excel. Los archivos comprimidos se abren y se guardan del mismo modo que abra y guardaba cualquier archivo de Excel. Datos ms tiles Se puede hacer ms con los datos porque la base de XML facilita la tarea de integrarlos con conjuntos de datos de otros programas y equipos. Por ejemplo, almacenar los datos presupuestarios en un programa especializado, seleccionar la informacin que necesita e importarla a un documento de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access. Tipos de formatos de archivo Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007. Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta guardar como Libro de Excel un libro que contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel le notificar que se eliminar la macro o el cdigo VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este formato de archivo cuando contenga macros o cdigo VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertir para que no elija esta opcin. Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla. Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como este tipo de archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA.
31
Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo cuando tenga un libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrir antes que un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas caractersticas de Excel salvo XML. Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores del programa y no cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte de las caractersticas de Excel 2007 no estarn disponibles.
32
Nuevos
Libros
Para
comenzar,
haga
clic
en
el
botn
de
Microsoft
Office
situado
en
la
esquina
superior
izquierda
de
la
ventana.
A
continuacin,
haga
clic
en
Nuevo
para
abrir
Nuevo
libro
en
Excel.
Comience
por
un
archivo
en
blanco
o
existente,
tal
y
como
hace
habitualmente.
O
bien,
en
el
margen
izquierdo,
bajo
Microsoft
Office
Online,
haga
clic
en
Destacado
y
elija
alguna
de
las
opciones
del
catlogo
de
vnculos
a
plantillas
en
lnea
y
cursos
de
formacin
para
ponerse
a
trabajar
de
inmediato.
Puede
comenzar
con
un
libro
totalmente
vaco
o
partir
de
una
de
las
plantillas
que
Excel
2007
ofrece.
Adems
bajo
el
ttulo
de
Office
Online
encontrar
plantillas
que
Microsoft
pone
a
disposicin
de
los
usuarios,
algunas
de
ellas
realizadas
por
otros
usuarios.
Funciones
mejoradas
Las
siguientes
mejoras
facilitan
en
gran
medida
la
escritura
de
frmulas
en
Office
Excel
2007.
Barra
de
frmulas
redimensionable
La
barra
de
frmulas
cambia
de
tamao
automticamente
para
acomodar
frmulas
largas
y
complejas,
lo
que
evita
que
las
frmulas
cubran
otros
datos
del
libro.
Tambin
puede
escribir
frmulas
ms
largas
con
ms
niveles
de
anidamiento
con
respecto
a
versiones
anteriores
de
Excel.
Funcin
Autocompletar
Con
la
funcin
Autocompletar
puede
escribir
rpidamente
la
sintaxis
correcta
de
las
frmulas.
Desde
la
deteccin
fcil
de
las
funciones
que
desea
utilizar
hasta
obtener
ayuda
para
completar
los
argumentos
de
la
frmula,
podr
obtener
las
frmulas
correctas
tanto
la
primera
vez
como
las
dems
veces.
Entidad
Tabla
En
Office
Excel
2007,
puede
utilizar
la
nueva
interfaz
de
usuario
para
crear,
aplicar
formato
y
expandir
rpidamente
una
tabla
de
Excel
(que
en
Excel
2003
se
denominaba
lista
de
Excel)
con
el
fin
de
organizar
los
datos
de
la
hoja
de
clculo
para
que
sea
ms
fcil
trabajar
en
ella.
La
funcionalidad
nueva
o
mejorada
de
las
tablas
incluye
las
siguientes
funciones.
Cuando
trabajamos
con
un
rango
de
datos
tipo
lista
lo
primero
en
office
2007
es
darle
una
entidad
de
tabla.
Para
ello
seleccionamos
la
lista
y
en
la
ficha
Insertar
elegimos
la
opcin
de
Tabla.
A
partir
de
este
momento
se
muestran
multitud
de
opciones
relacionadas
con
las
tablas
bajo
la
ficha
adicional
Herramientas
de
Tabla.
(Ilustracin
16)
33
Ilustracin
16:
Herramientas
de
Tabla
en
Excel
Estilos de Tabla Ahora es mucho ms sencillo dar una apariencia profesional a las tablas usando el grupo de comandos Estilos de tabla, bajo la Ficha Diseo. Opciones de estilo de tabla Dentro del grupo Opciones de estilo de tabla encontramos la posibilidad de destacar ciertas partes tpicas a la hora de trabajar con una tabla como son los encabezados de columnas, las filas de totales o incluso alternar el tono de color entre filas o columnas para facilitar la lectura. Puede aplicar un estilo de tabla para agregar rpidamente a las tablas un formato profesional y con la calidad de un diseador. Si se habilita un estilo de filas alternas en una tabla, Excel mantendr la regla de alternar estilos mediante acciones que habran interrumpido este diseo tradicionalmente, por ejemplo, filtrar, ocultar filas o reorganizar manualmente filas y columnas. Fila de encabezado de Tabla Adems cuando se muestran los encabezados de la tabla, stos permanecen visibles con los datos de las columnas de la tabla y reemplazan a los encabezados de la hoja de clculo al desplazarse por una tabla larga. Columnas calculadas Este tipo de columnas utiliza una sola frmula ajustada a cada fila. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales para que la frmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Lo nico que se debe hacer es especificar una frmula una vez: no es necesario utilizar los comandos Rellenar ni Copiar. (Ilustracin 17) Columnas adyacentes As mismo cualquier columna adicional que quiera aadir a su tabla adoptar la misma apariencia que el resto, de esta forma le resultar mucho ms cmodo ampliar su lista sin necesidad de volver a formatear el aspecto.
34
Autofiltrado automtico Si observa la Ilustracin 17 notar que el Autofiltro est activado de manera predeterminada en una tabla para habilitar la ordenacin y el filtrado eficaces de los datos de la tabla.
Enter
Ilustracin
17:
Columna
de
frmulas
Nombre de la tabla Ahora y de manera mucho ms cmoda puede nombrar la tabla para poder hacer referencia a ella en cualquier momento o incluso desde otra aplicacin, como por ejemplo para importar una tabla a Access. Para nombrar la tabla basta con haberle dado entidad de tabla y en la ficha Diseo encontramos el grupo de ms a la izquierda llamado Propiedades
35
formatos condicionales son asimismo fciles de aplicar; basta con hacer varias veces clic para ver las relaciones de los datos que puede utilizar para fines de anlisis. Para ello debe usar el comando de Formato condicional del grupo Estilos ubicado en la ficha Inicio.
Ilustracin
18:
Formato
condicional
Ilustracin
19:
Valores
superiores
e
inferiores
36
Barras de datos
Ilustracin
20:
Barra
de
datos
Escalas
de
color
Ilustracin
21:
Escalas
de
color
Conjunto de iconos
Ilustracin
22:
Conjunto
de
iconos
37
Ilustracin
23:
Ordenacin
y
filtro
Las principales novedades son: Filtro por colores e iconos Filtro por ms de un elemento Ordenacin por colores e iconos Ordenacin por ms de 3 niveles (hasta 64)
38
Ilustracin
24:
Ficha
Inicio
Incluso un grupo para dar Estilos con un aspecto profesional en el que podr elegir de una gran variedad de formatos predefinidos. No se debe olvidar la posibilidad de elegir un Tema desde la ficha Diseo de pgina. Al igual que en Word 2007 y PowerPoint 2007 podr realizar trabajos que tengan la misma apariencia global escogiendo un tema en las 3 aplicaciones.
Estilos
y
Temas
En
Office
Excel
2007,
puede
dar
formato
rpidamente
a
los
datos
de
la
hoja
de
clculo
aplicando
un
tema
y
utilizando
un
estilo
concreto.
Los
temas
se
pueden
compartir
con
otros
programas
de
versin
Office
2007,
como
Microsoft
Office
Word
y
Microsoft
Office
PowerPoint,
mientras
los
estilos
estn
diseados
para
cambiar
el
formato
de
elementos
especficos
de
Excel,
como
tablas,
grficos,
tablas
dinmicas,
formas
o
diagramas
de
Excel.
Aplicar
un
tema
(Ilustracin
25).
Un
tema
es
un
conjunto
de
colores,
fuentes,
lneas
y
efectos
de
rellenos
predefinidos
que
se
pueden
aplicar
a
todo
el
libro
o
a
elementos
concretos,
por
ejemplo,
grficos
o
tablas.
Los
temas
ayudan
a
crear
documentos
con
un
aspecto
profesional.
Puede
ser
que
su
compaa
le
proporcione
un
tema
que
pueda
utilizar,
o
puede
elegir
entre
los
temas
predefinidos
que
hay
disponibles
en
Excel.
Tambin
resulta
fcil
crear
un
tema
propio
con
un
aspecto
uniforme
y
profesional
que
pueda
aplicarse
a
los
libros
de
Excel
y
a
otros
documentos
de
versin
Office
2007.
Al
crear
un
tema,
podr
cambiar
de
manera
individual
el
color,
la
fuente
y
los
efectos
de
relleno,
con
el
fin
de
poder
realizar
cambios
en
alguna
de
estas
opciones
o
en
todas.
39
Utilizar estilos Un estilo es un formato basado en un tema predefinido que se puede aplicar para cambiar el aspecto de tablas, grficos, tablas dinmicas, formas o diagramas de Excel. Puede personalizar un estilo si los estilos predefinidos integrados no satisfacen sus necesidades. Para los grficos puede elegir entre muchos estilos predefinidos, pero no puede crear estilos de grficos propios. Como en Excel 2003, los estilos de celda se utilizan para dar formato a celdas seleccionadas, pero ahora puede aplicar rpidamente un estilo de celda predefinido. La mayora de los estilos de celda no se basan en el tema que se aplica al libro y puede crear fcilmente uno propio.
40
Ilustracin
27:
Herramientas
de
Tablas
dinmicas
Ordenar y filtrar Ordenar es ahora tan fcil como seleccionar un elemento en la columna que desea ordenar y utilizar los botones de ordenacin. Puede filtrar los datos utilizando filtros de tabla dinmica como Mayor que, Igual a o Contiene. Formato condicional Puede aplicar formato condicional a una tabla dinmica de Office Excel 2007 por celdas o por interseccin de celdas. Estilo y diseo de tablas dinmicas Del mismo modo que se hace con las tablas y los grficos de Excel, puede aplicar rpidamente un estilo predefinido o personalizado a una tabla dinmica. Adems, cambiar el diseo de una tabla dinmica resulta tambin mucho ms sencillo con la nueva interfaz de usuario. Grficos dinmicos Igual que las tablas dinmicas, los grficos dinmicos son ms fciles de crear en la nueva interfaz de usuario. Todas las mejoras de filtrado tambin estn disponibles para los grficos dinmicos. Cuando cree un grfico dinmico, tendr a su disposicin herramientas y mens contextuales especficos para que pueda analizar los datos del grfico. Tambin puede cambiar el diseo, el estilo y el formato del grfico o sus elementos de la misma manera que lo hara en un grfico normal. En Office Excel 2007, el formato de grfico que aplique se conserva cuando se realizan cambios en el grfico dinmico, lo que supone una mejora sobre la forma en que funcionaba en versiones anteriores de Excel.
Grficos
mejorados
En
Office
Excel
2007,
puede
utilizar
las
nuevas
herramientas
grficas
para
crear
fcilmente
grficos
de
aspecto
profesional
que
comuniquen
informacin
eficazmente.
En
funcin
del
tema
que
aplique
al
libro,
el
nuevo
y
actualizado
aspecto
de
los
grficos
incluye
efectos
especiales
como
3D,
transparencia
y
sombras
suaves.
(Ilustracin
28).
41
MW
NE
SE
Ilustracin
28:
Grafico
de
Excel
2007
A travs de la ficha Insertar y el comando Grfico usted entra en la nueva interfaz de usuario que facilita la exploracin de los tipos de grfico disponibles de manera que pueda crear el grfico adecuado para los datos. Se proporcionan numerosos estilos y diseos de grficos predefinidos para que pueda aplicar rpidamente un formato atractivo e incluir los detalles que desea en el grfico. (Ilustracin 29, 30 y 31)
42
Selectores de elementos de grfico visual Adems de los diseos y los formatos rpidos, ahora puede usar la nueva interfaz de usuario para cambiar todos y cada uno de los elementos del grfico para presentar los grficos de la mejor manera. Con slo hacer clic algunas veces, puede agregar o quitar ttulos, leyendas, lneas de tendencia y otros elementos del grfico. Un aspecto moderno con OfficeArt Debido a que los grficos de Office Excel 2007 estn dibujados con OfficeArt, casi cualquier cosa que pueda hacer a una forma de OfficeArt podr hacrsela al grfico y a sus elementos. Por ejemplo, puede agregar una sombra suave o un efecto biselado para resaltar los elementos o utilizar transparencias para hacer que los elementos que estn parcialmente tapados en el diseo del grfico estn visibles. Tambin puede utilizar efectos 3D realistas. Lneas y fuentes claras Las lneas de los grficos aparecen menos dentadas y se utilizan las fuentes ClearType para mejorar la legibilidad del texto. Ms colores que nunca Puede elegir fcilmente entre los colores del tema predefinidos y variar la intensidad de su color. Para obtener ms control, tambin puede agregar sus propios colores eligiendo entre 16 millones de colores en el cuadro de dilogo Colores. Plantillas de grfico Guardar sus grficos favoritos como plantilla de grfico es todava ms fcil gracias a la nueva interfaz de usuario. Grficos compartidos Utilizar grficos de Excel en otros programas En versin Office 2007, los grficos se comparten entre Excel, Word y PowerPoint. En vez de utilizar las funciones de grficos que proporciona Microsoft Graph, Word y PowerPoint incorporan ahora las eficaces funciones de grficos de Excel. Debido a que una hoja de clculo de Excel se utiliza como la hoja de datos del grfico para grficos de Word y de PowerPoint, los grficos compartidos ofrecen la riqueza de funcionalidad de Excel, incluidos el uso de frmulas, el filtrado, la ordenacin y la capacidad de vincular un grfico a orgenes de datos externos, como Microsoft SQL Server y Analysis Services (OLAP), para mantener la informacin actualizada en el grfico. La hoja de clculo de Excel que contiene los datos de su grfico se puede almacenar en un documento de Word o en una presentacin de PowerPoint, o en un archivo independiente para reducir el tamao de los documentos. Copiar grficos en otros programas Los grficos se pueden copiar y pegar fcilmente entre documentos o de un programa a otro. Cuando se copia un grfico desde Excel a Word o PowerPoint, ste cambia automticamente para coincidir con el documento de Word o la presentacin de PowerPoint, aunque tambin se puede conservar el formato de grfico de Excel. Los datos de la hoja de clculo de Excel se pueden incrustar en el documento de Word o
43
en la presentacin de PowerPoint, aunque tambin los puede dejar en el archivo de origen de Excel. Animar grficos en PowerPoint En PowerPoint, puede utilizar la animacin para destacar los datos de un grfico basado en Excel. Puede animar todo el grfico o la entrada de leyenda y los rtulos del eje. En un grfico de columnas, puede incluso animar columnas individuales para ilustrar mejor un punto especfico. Las caractersticas de animacin son ms fciles de encontrar y ofrecen muchas ms posibilidades de control. Por ejemplo, puede efectuar cambios en pasos especficos de animacin y utilizar ms efectos de animacin.
Herramientas
SmartArt
Un
grfico
SmartArt
es
una
representacin
visual
de
la
informacin
que
se
puede
crear
de
forma
rpida
y
fcil,
eligiendo
entre
los
diferentes
diseos,
con
el
objeto
de
comunicar
mensajes
o
ideas
eficazmente.
Para
ello,
en
el
grupo
Ilustraciones
de
la
Ficha
Insertar,
debe
elegir
SmartArt.
A
continuacin
dispondr
de
una
galera
de
tipos
de
grficos
donde
en
funcin
de
la
idea
que
quiera
transmitir
podr
escoger
de
un
tipo
u
otro.
(Ver
Ilustracin
32)
Ilustracin
32:
Grficos
SmartArt
Descripcin general de la creacin de grficos SmartArt Gran parte del contenido que se crea utilizando programas de Office 2007 es textual, aunque el uso de ilustraciones mejora la forma de entender y recordar un texto, adems de animar a realizar alguna accin. Crear ilustraciones con la calidad de un diseador puede ser un reto, especialmente si el usuario no es un profesional del diseo o no se puede permitir contratar uno. Si ha utilizado versiones anteriores de Microsoft Office, puede perder gran cantidad de
44
tiempo en conseguir que las formas tengan el mismo tamao y estn correctamente alineadas. Tambin necesitar tiempo para conseguir que el texto tenga el aspecto adecuado y en aplicar formato manualmente a las formas para que se adapten al estilo general del documento, en vez de centrarse en el contenido. Con la nueva caracterstica denominada grfico SmartArt de versin Office 2007 y con otras caractersticas nuevas, como los temas podr crear ilustraciones con la calidad de un diseador con slo hacer clic unas cuantas veces. Puede crear un grfico SmartArt en Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007 o en un mensaje de correo electrnico en Outlook 2007. Aunque los grficos SmartArt no se pueden crear en otros programas de versin Office 2007, puede copiarlos y pegarlos como imgenes en dichos programas. Al crear un grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo, que puede ser: Proceso, Jerarqua, Ciclo o Relacin. Un tipo es similar a una categora de grfico SmartArt y cada tipo contiene varios diseos diferentes. Una vez elegido el diseo resulta fcil cambiar el diseo del grfico SmartArt. Gran parte del texto, as como otro contenido, los colores, los estilos, los efectos y el formato de texto se transfieren automticamente al nuevo diseo. Una vez seleccionado un diseo aparece un texto de marcador de posicin (por ejemplo, [Texto]) para que pueda ver el aspecto del grfico SmartArt. El texto de marcador de posicin no est impreso ni se muestra durante una presentacin con diapositivas. Sin embargo, las formas siempre se muestran y se imprimen a menos que las elimine. Puede sustituir el texto de marcador de posicin por su propio contenido. A medida que agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el grfico SmartArt se actualiza automticamente, es decir, las formas se agregan o se quitan segn sea necesario. Tambin puede agregar y quitar formas en el grfico SmartArt para ajustar la estructura del diseo. Por ejemplo, aunque el diseo Proceso bsico aparezca con tres formas, puede ser que su proceso slo necesite dos formas o que necesite cinco. A medida que agrega o quita formas, y modifica el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualiza automticamente y se mantiene el diseo y el borde originales del diseo de grfico SmartArt. Para dar al grfico SmartArt una calidad profesional y perfeccionar la presentacin rpidamente, aplique un Estilo SmartArt. Consideraciones a la hora de crear un grfico SmartArt Antes de crear el grfico SmartArt, visualice el tipo y el diseo ms adecuados para mostrar sus datos. Qu desea trasmitir con el grfico SmartArt? Desea un diseo concreto? Puesto que puede cambiar diseos de forma rpida y fcil, pruebe con los diferentes tipos de diseos hasta que encuentre el que mejor ilustre su mensaje. El grfico debe ser claro y fcil de entender. Experimente con los diferentes tipos de grficos SmartArt utilizando la siguiente tabla como punto de partida. La finalidad de esta tabla es ayudarle a ponerse manos a la obra, no es una lista completa.
45
Tipo de grfico Lista Proceso Ciclo Jerarqua Jerarqua Relacin Matriz Pirmide
Propsito del grfico Mostrar informacin no secuencial Mostrar los pasos de un proceso o escala de tiempo Mostrar un proceso continuo Mostrar un rbol de decisin Crear un organigrama Ilustrar conexiones Mostrar cmo las partes se relacionan con un todo. Mostrar relaciones proporcionales con el mayor componente en la parte superior o inferior.
Asimismo, tenga en cuenta la cantidad de texto que tiene porque sta suele determinar el diseo que se ha de utilizar y las formas que se necesitan. En general, los grficos SmartArt son ms eficaces cuando el nmero de formas y la cantidad de texto se limitan a puntos clave. Los textos largos pueden distraer la atencin de la apariencia visual del grfico SmartArt y dificultar la transmisin visual del mensaje. No obstante, algunos diseos, como Lista de trapezoides en el tipo Lista, funcionan mejor con textos ms largos. Algunos diseos de grficos SmartArt contienen un nmero fijo de formas. Por ejemplo, el diseo Flechas de contrapeso del tipo Relacin est diseado para mostrar dos ideas o conceptos opuestos. Slo pueden contener texto dos formas y el diseo no se puede cambiar para mostrar ms ideas o conceptos.
Si necesita transmitir ms de dos ideas, cambie a otro diseo que disponga de ms de dos formas para texto, por ejemplo, el diseo Pirmide bsica del tipo Pirmide. Tenga en cuenta que cambiar los diseos o los tipos de grficos SmartArt puede alterar el significado de la informacin. Por ejemplo, un diseo de grfico SmartArt con flechas hacia la derecha, como Proceso bsico en el tipo Proceso, no significa lo mismo que un grfico SmartArt con las flechas en crculo, por ejemplo, Ciclo continuo en el tipo Ciclo.
46
Crear un grfico SmartArt 1. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
2. En
el
cuadro
de
dilogo
Elegir
un
grfico
SmartArt,
haga
clic
en
el
tipo
y
en
el
diseo
que
desea.
3. Escriba
el
texto
mediante
uno
de
estos
procedimientos:
Haga clic en una forma del grfico SmartArt y, a continuacin, escriba el texto. Haga clic en [Texto] en el panel de texto y escriba o pegue el texto. Copie texto desde otro programa, haga clic en [Texto] y pguelo en el panel de texto.
4. Haga clic en el grfico SmartArt. 5. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseo, en el grupo Crear grfico, haga clic en Panel de texto.
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Instalar y utilizar Publish como complemento de PDF desde Microsoft Para guardar o exportar un archivo como PDF, debe antes instalar Publish como complemento de PDF. 1. Vaya a Complemento Guardar como PDF o XPS de Microsoft para programas de Microsoft Office 2007 y siga las instrucciones de esa pgina. 2. Tras instalar Publish como complemento de PDF o XPS, puede exportar el archivo como PDF o XPS. Para ello: 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office , seale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuacin, haga clic en PDF o XPS. 2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el libro. 3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF. 4. Si desea abrir el documento inmediatamente despus de guardarlo, active la casilla de verificacin Abrir archivo despus de publicar. 5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo que estime ms importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin: 6. Si el libro requiere una calidad de impresin alta, haga clic en Estndar (publicacin en lnea e impresin). 7. Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del archivo, haga clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea). 8. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. Haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Publicar.
48