introduo

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

Simplicidade a ltima moda.

Leonardo da Vinci

Apresentao Zen

1
Apresentando-se no Mundo de Hoje
Com apresentaes bem-sucedidas em Tquio para trs, embarquei s 5h03 da tarde no Super Express destinado a Osaka, satisfeito com meu ekiben (um tipo especial de lancheira japonesa, ou bento, vendida em estaes de trem japonesas) e uma lata de cerveja Asahi na mo. A quintessncia da experincia japonesa para mim sair em disparada pelo interior japons a bordo da tecnologia ferroviria de ponta enquanto experimento delcias tradicionais japonesas com meus hashis (pauzinhos japoneses), dando goles numa cerveja japonesa e vendo de relance templos, santurios e at mesmo o Monte Fuji, do lado de fora da espaosa janela. uma justaposio maravilhosa do novo e do velho, e um modo prazeroso de terminar o dia. No meio da apreciao do contedo do meu bento, eu olhei rapidamente para a minha direita, do outro lado do corredor, para ver um homem de negcios japons com um olhar pensativo no rosto revisando uma montanha de slides de PowerPoint impressos. Dois slides por pgina, uma pgina aps a outra, cheias de boxes lotados com textos tediosos em japons em vrias cores diferentes. Nenhum espao vazio. Nenhum grfico exceto pelo logo da empresa no topo de cada slide. Slide aps slide de textos, ttulos de assuntos, bullet points e logomarcas. Esses slides foram usados numa apresentao oral? Se foram, eu simpatizo com a audincia. Desde quando uma platia consegue ler e ouvir algum falar ao mesmo tempo (mesmo que eles pudessem realmente ver o texto, em fonte 12, na tela bem o suficiente para l-lo)? Os slides foram usados simplesmente como um tipo de documento impresso em PowerPoint? Se foram, eu tenho pena tanto do autor quanto do leitor, porque o PowerPoint no uma ferramenta para a criao de documentos. Boxes de bullet points e logomarcas no fazem um folheto ou relatrio serem bons. E julgando pelo modo com que o homem pulava para frente e para trs entre as pginas de slides, talvez frustrado pela ambigidade do contedo, isso estava se tornando claro para ele. Que contraste no contedo das apresentaes, eu pensei comigo mesmo: o lindamente eficiente e bem desenhado bento japons de antes, contendo nada suprfluo, em comparao com a mal desenhada e difcil de entender montanha de slides de PowerPoint do outro lado do corredor. Por que o
Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

design e a apresentao de negcios e contedos tcnicos para uma conversa ao vivo no podem ter o esprito dos simples bentos vendidos nas estaes de trem japonesas? Por exemplo, o bento japons apresentado de maneira simples, bonita e balanceada. Nada faltando. Nada suprfluo. Sem enfeites, mas lindamente desenhado. Uma maneira satisfatria e inspiradora de se passar 20 minutos. Quando foi a ltima vez que voc pde dizer o mesmo de uma apresentao? Um delicioso bento japons e uma apresentao em PowerPoint podem parecer no ter nada em comum, mas foi naquele momento, h muitos anos atrs, rolando atravs do Japo a 200 milhas por hora, que eu tive um insight ou um despertar. Com esse flash de compreenso, eu descobri que algo precisava ser feito para acabar com o flagelo dos maus slides de PowerPoint e a narrao sem vida que os acompanha, e que eu podia fazer algo para ajudar. No Japo, exatamente como em qualquer outro lugar do mundo, profissionais sofrem com apresentaes mal feitas diariamente. Apresentaes nas quais os slides frequentemente fazem mais mal do que bem. No so prazerosas e no so eficazes. Eu sabia que, se pudesse comear a ajudar os outros a olhar para a preparao, o design e o ato da apresentao das to chamadas apresentaes em PowerPoint de um modo diferente, talvez eu pudesse fazer minha pequena parte para ajudar outros a se comunicarem de forma mais eficaz. Naquele momento no Trem Bala em algum lugar entre Yokohama e Nagoya foi quando eu comecei a escrever este livro, compartilhando meus pensamentos sobre o website Apresentao Zen, um blog que eu iria comear com o objetivo de torn-lo o mais visitado da internet sobre o design de apresentaes. Este livro tem trs sees: Preparao, Design e o Ato da Apresentao. Ao longo do caminho eu fornecerei um bom balano de princpios e conceitos, inspirao e exemplos prticos. Eu at mesmo irei mostrar para voc fotos de antes e depois do tal bento no Trem Bala que foi a inspirao para este livro. Antes de revisar o estado atual de apresentaes de hoje em dia e porque as apresentaes importam agora mais do que nunca, vamos primeiro olhar qual o intuito de Apresentao Zen.

Apresentao Zen

A abordagem Apresentao Zen

Este no um livro sobre o Zen; este um livro sobre comunicao e sobre como ver a apresentao de uma maneira ligeiramente diferente, uma maneira que est em sintonia com os nossos tempos. Embora eu faa inmeras referncias ao Zen e s artes Zen ao longo do caminho, minhas referncias ao Zen ficam bem mais para a analogia do que para o literal. Literalmente, a tradio do Zen, ou prtica Zen, no tem nada a ver diretamente com a arte da apresentao no mundo de hoje. Entretanto, nossas atividades profissionais especialmente a comunicao profissional podem compartilhar a mesma natureza do Zen. Isto , a essncia ou o esprito de muitos princpios achados no Zen a respeito de esttica, ateno, conexo e assim por diante, que podem ser aplicados em nossas atividades dirias, incluindo as apresentaes. Um professor diria que o primeiro passo para o estudante que procura o esclarecimento enxergar verdadeiramente que a vida est de certa forma fora de sincronia ou que algo no est certo, que existe sofrimento, se voc me permite. E que este algo que no est certo uma conseqncia do nosso apego s coisas que so insignificantes. Da mesma forma, o primeiro passo para a criao e a formao de grandes apresentaes ser cuidadoso com o formato atual do que passado como sendo apresentaes normais de PowerPoint; e o que normal hoje est fora de sincronia e incorreto com a forma com que as pessoas realmente aprendem e se comunicam. Cada situao diferente. Mas todos ns sabemos, atravs da nossa prpria experincia, que o formato atual das apresentaes de negcios e acadmicas causa, da mesma forma, um nvel prprio de sofrimento no pblico e nos apresentadores. Se ns desejamos nos comunicar com mais clareza, integridade, beleza e inteligncia, ento devemos ir alm do que considerado normal para alcanarmos alguma coisa diferente e bem mais eficaz. Os princpios com os quais eu sou mais cuidadoso em cada passo do processo da apresentao so: cautela, simplicidade e naturalidade. Cautela na preparao. Simplicidade no design. Naturalidade no ato da apresentao. Os quais, no final, levam a uma maior clareza para ns e para nossa audincia. De vrias formas, alguns dos princpios bsicos tm mudado desde os tempos de Aristteles, h uns 2300 anos atrs, ou do conselho bsico dado por Dale Carnegie nos anos 30 do sculo passado. Mas o que pode parecer bom senso, a respeito de apresentaes, no a prtica comum. A abordagem Apresentao Zen desafia a sabedoria convencional do feitio de apresentaes em PowerPoint no mundo de hoje e encoraja as pessoas a pensar de modo diferente sobre o design e a performance de suas apresentaes.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

Uma Abordagem, No um Mtodo

A Apresentao Zen, no entanto, no um mtodo. Um mtodo implica num processo sistemtico passo-a-passo, algo muito planejado e linear, com um procedimento comprovado e definitivo que voc pode pegar de uma prateleira e seguir de A a Z numa seqncia lgica tradicional. A Apresentao Zen mais uma abordagem. Uma abordagem significa uma estrada, uma direo, uma estrutura de pensamento, talvez at uma filosofia, mas no uma frmula de regras comprovadas a serem seguidas. Mtodos so importantes e necessrios. Mas no existem panacias e eu no ofereo receitas para o sucesso. O sucesso depende exclusivamente de voc e da sua situao. No entanto, eu ofereo direcionamentos e algumas coisas para pensar que correm de encontro sabedoria convencional de como fazer uma apresentao ao vivo com equipamentos multimdias. Similarmente, o prprio Zen uma abordagem para a vida e uma maneira de ser, mais do que um conjunto de regras ou dogma a ser seguido por todos da mesma forma. Realmente, existem muitos caminhos para o esclarecimento. No mago do Zen est a necessidade de uma conscientizao pessoal e a habilidade de enxergar e descobrir. O Zen prtico e est preocupado com o aqui e o agora. E o prtico, o aqui e o agora, o que nos preocupa tambm aqui com as apresentaes. O objetivo deste livro ajudar profissionais a se libertarem da dor de criar e layoutar apresentaes, ajudando-os a ver as apresentaes de um modo diferente mais simples, mais visual e, finalmente, muito mais significativo.

Apresentao Zen

Cada Caso Diferente

Nem todas as situaes de apresentaes so apropriadas para o uso de equipamento multimdia. Por exemplo: se voc tem uma audincia pequena e um material de dados intensivos para discutir, uma pasta com os materiais e uma discusso interativa geralmente so mais apropriadas. Existem muitas situaes onde um quadro-negro ou uma seqncia de ilustraes ou um papel com figuras detalhadas do um suporte melhor. Cada caso diferente. As discusses neste livro, no entanto, esto centradas nessas apresentaes quando o equipamento multimdia se encaixar com a sua situao singular. Este livro no especfico sobre ferramentas de software. Ainda, por manter princpios como cautela e simplicidade em mente, voc pode usar as lies que esto aqui para formatar melhor os apetrechos visuais apropriados para a sua situao. Quando se trata das funes de software, eu no acredito que o desafio seja aprender mais, mas sim ignor-los mais e esquecer mais para que voc possa se concentrar nos princpios e nas poucas tcnicas que so importantes. As tcnicas de software no devem ser suas principais preocupaes. Caracterizando as idias sobre a tcnica do mestre espadachim Odagiri Ichiun, o estudioso do Zen, Daisetz Suzuki diz: ...o primeiro princpio da arte no depender dos truques da tcnica. A maioria dos espadachins se apega demais tcnica, s vezes fazendo dela sua principal preocupao... E a maioria dos apresentadores fazem do software a sua principal preocupao no processo de preparao e no ato da apresentao. Isto geralmente termina em desenhos desordenados e conversas desordenadas que no so nem empolgantes, nem memorveis. Sim, importante saber o bsico do software. Tcnicas de como apresentar e certos e errados so teis para entender. Mas isto no apenas sobre tcnica. A arte da apresentao transcende a tcnica e permite que um indivduo quebre barreiras e se conecte com a audincia para informar ou persuadir de uma maneira muito significativa, num momento nico no tempo.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

Onde Ns Estamos Hoje: PowerPoints Muito Ruins

Parece que o PowerPoint esteve sempre por a, mas na verdade s vem sendo usado comumente h 15-20 anos. O PowerPoint 1.0 foi criado no Vale do Silcio em 1987 por Robert Gaskins e Dennis Austin como uma maneira de mostrar imagens de apresentaes num Mac. Foi legal. E funcionou. Eles venderam a aplicao mais adiante naquele ano para a Microsoft. Uma verso para o PC chegou ao mercado alguns anos depois, e (ai Jesus!) o mundo no tem sido mais o mesmo desde ento. O PowerPoint tornou-se popular nos anos 90 e, at o ano 2000, o uso da aplicao foi onipresente nos negcios e escolas ao redor do globo. Mas no era bom. Foi mais ou menos nessa poca, na verdade, que o termo Morte por PowerPoint comeou a ser usado por a. Em 2001, o guru do marketing e autor de best-sellers Seth Godin que viu mais apresentaes ruins do que qualquer homem deveria ser submetido deu um basta. Seth decidiu que ele iria tentar fazer a diferena. Ento escreveu um e-book de 10 pginas chamado Really Bad PowerPoint, vendido pelo Amazon por U$ 2 (o dinheiro foi para caridade) e tornou-se o best-seller do ano. O PowerPoint poderia ser a ferramenta mais poderosa do seu computador, mas no , disse Seth. na verdade um fracasso catastrfico. Quase todas as apresentaes em PowerPoint so to ruins quantos ovos podres. O guru da comunicao visual Edward Tufte, que escreveu alguns livros maravilhosos sobre maneiras de apresentar informaes quantitativas, como Beautiful Evidence and Visual Explanations (da editora Graphic Press), juntou-se ao coro daqueles que faziam chacota da ferramenta PowerPoint num artigo de Setembro de 2003 da revista Wired, intitulado simplesmente de PowerPoint o Mal (PowerPoint is Evil). No mnimo, diz Tufte, um formato de apresentao no deveria fazer mal. No entanto, o estilo do PowerPoint comumente perturba, domina e banaliza o contedo. Apresentaes em PowerPoint muito frequentemente lembram uma pea teatral de escola muito barulhenta, muito lenta e muito simples. Milhes de apresentaes agora so feitas todos os dias com a ajuda do PowerPoint ou outro slideware*. Ainda assim, a maioria das apresentaes continua chata de dar dormncia no crebro, algo a ser enfrentado tanto

* Slideware um termo que, no meu conhecimento, foi originado por Edward Tufte para descrever o PowerPoint e outras aplicaes similares, como o Keynote.

10

Apresentao Zen

pelo apresentador quanto pela platia. As apresentaes so geralmente ineficazes no porque faltam aos apresentadores inteligncia e criatividade, mas porque eles adquiriram maus hbitos e sofrem da falta de discernimento e conhecimento sobre o que faz uma grande apresentao (e o que no faz). A tpica apresentao de slide atual consiste em um orador apresentando um fluxo de informaes para slides com ttulos generalizados, clip-art, lista tipo bullet aps bullet no to familiar formato hierrquico de tpico/subtpico. Apresentar com slides uma parte to grande da nossa cultura agora que as pessoas mal podem imaginar se preparar para uma reunio e se apresentar sem os slides.

A escria da pilha
As conferncias tambm perpetuaram as pilhas cheias de bullets, pedindo aos apresentadores para seguir um formato de slide padro. Kathy Sierra, co-autora de Use a Cabea Java (Alta Books), assim como o blog Creating Passionate Users, tm atendido e apresentado um monte de conferncias. Aqui est o que ela disse no seu site em 2005, num post chamado Pare sua apresentao antes que ela mate de novo: Dada a quantidade de pessoas que odeiam apresentaes de slide, diz Sierra, por que presume-se universalmente que onde h uma conversa, h um PowerPoint (ou seu primo muito mais bacana, o Keynote da Apple)? Coordenadores de conferncias raramente perguntam aos oradores se haver projeo de slides. Eles mandam os templates de slides, e ento comeam a exigir seus slides vrias semanas antes do show. Dizer que voc no tem slides como dizer que voc far seu discurso pelado. E que tipo de elementos visuais as pessoas esto usando para dar suporte as suas conferncias? Elementos visuais so mais memorveis do que palavras, mas bullet points ainda so o contedo principal da maioria dos slides e eles normalmente no acrescentam em nada, diz Sierra.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

11

Finalmente Chegou a Hora de Dispensar o PowerPoint?

Na primavera de 2007, o Sydney Morning Herald publicou um artigo intitulado Pesquisador aponta o dedo para o PowerPoint, por Anna Patty, o que gerou uma polmica. O artigo apontou descobertas dos pesquisadores da Universidade de New South Wales, incluindo John Sweller, que desenvolveu a teoria da carga cognitiva nos anos 80. Uma das descobertas mencionadas no artigo: mais difcil processar informaes que chegam a voc verbalmente e na forma escrita ao mesmo tempo. Como as pessoas no conseguem ler e escutar bem ao mesmo tempo, a reprter sugeriu que isso pode significar a morte da apresentao em PowerPoint. O pressuposto de que uma apresentao feita com a ajuda do slideware, como o PowerPoint ou o Keynote, deve necessariamente incluir linhas de texto projetadas numa tela que espelha a palavra escrita do apresentador. O artigo gerou muita ateno, em parte devido citao do Professor Sweller: O uso da apresentao em PowerPoint tem sido um desastre. Ela deveria ser descartada. John Sweller O comentrio do Professor Sweller d uma manchete provocativa e somado a uma longa lista de profissionais e pesquisadores que debocham da ferramenta PowerPoint. O que o professor Sweller certamente quer dizer que o modo como o PowerPoint usado deveria ser descartado. E eu concordo com isso. Existe alguma verdade na idia de que os templates (modelos) e todos os sinos e apitos somados ao PowerPoint ao longo dos anos contriburam para a existncia de alguns PowerPoints muito ruins. Mas o PowerPoint (ou o Keynote, etc.) no um mtodo; uma ferramenta que pode ser usada eficazmente, com mtodos de design apropriados ou ineficazmente com mtodos inapropriados.

Os Tempos Esto Mudando Bastante

Ento finalmente chegou a hora de descartar o PowerPoint? Dificilmente, mas j passou da hora de descartar o uso dos onipresentes templates de bullet list encontrados tanto no PowerPoint quanto no Keynote. E j passou da hora de descobrirmos que colocar a mesma informao num slide em forma de texto

12

Apresentao Zen

exatamente da mesma maneira que sai da nossa boca no ajuda na verdade, isso danifica nossa mensagem. A maioria de ns sabe intuitivamente que, quando temos 20 minutos para fazer uma apresentao, criada para uma audincia, com slides cheios de textos, no funciona. Pesquisas apiam a idia que, na verdade, mais difcil para a audincia processar informaes que so apresentadas para eles da forma falada e escrita ao mesmo tempo. Ento talvez fosse melhor apenas manter o silncio e deixar as pessoas lerem os slides. Mas isto levanta a questo: Por que voc est l? Uma boa apresentao oral diferente de um documento bem escrito e a tentativa de combin-los resulta em apresentaes e documentos pobres. A m notcia que a maioria das apresentaes orais acompanhadas de equipamentos multimdias so bastante medocres hoje em dia. Mas a boa notcia que esta uma oportunidade para voc ser diferente. O nvel est muito baixo agora, ento mesmo melhorando devagar, voc ainda pode fazer uma grande diferena. Entretanto, conforme mais e mais pessoas forem descobrindo que a sabedoria convencional sobre apresentaes est fora de sincronia com a realidade, as expectativas certamente iro aumentar.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

13

Apresentaes na Idade Conceitual

Meu livro favorito no vero de 2006 foi o best-seller de Daniel Pink, O Crebro do Futuro (Editora Campus). Tom Peters chamou o livro de um milagre. Existe uma razo. O Crebro do Futuro estabelece o contexto para a abordagem da Apresentao Zen para as apresentaes no mundo de hoje, uma era que Pink e outros tinham apelidado de a idade conceitual onde as aptides do hightouch (termo cunhado no incio dos anos 80 por John Naisbitt, que diz que nada substitui o toque humano) e do high-concept (que apela s massas) esto em primeiro entre os iguais. O futuro pertence a um diferente tipo de pessoa, diz Pink. Designers, inventores, professores, contadores de histrias pensadores do lado direito do crebro, criativos e com empatia, cujas habilidades marcam a linha divisria entre quem vai adiante e quem no vai. Em O Crebro do Futuro , Pink pinta um exato e vvido quadro das ameaas e oportunidades diante dos profissionais de hoje. Pink clama que estamos vivendo em uma era diferente, uma idade diferente. Uma idade onde aqueles que pensam diferente sero valorizados mais do que nunca. Ns estamos vivendo numa idade, diz Pink, que ...animada por uma diferente forma de pensamento e uma nova abordagem para a vida que premia aptides que eu chamo de high concept e high touch. O high concept envolve a capacidade de detectar padres e oportunidades, para criar beleza artstica e emocional, de moldar uma narrativa satisfatria.... Mas Pink no est dizendo que lgica e anlise (o to chamado raciocnio do lado esquerdo do crebro), to importante na idade da informao, no so importantes na idade conceitual de hoje. Na realidade, raciocnio lgico uma condio necessria. Contudo, cada vez mais claro que a lgica por si s no uma condio suficiente para o sucesso de indivduos e de organizaes. O raciocnio com o lado direito do crebro importante em cada parte agora em alguns casos mais importantes do que o raciocnio com o lado direito do crebro (a distino do lado direito/lado esquerdo do crebro uma metfora baseada em diferenas reais entre os dois hemisfrios; uma pessoa saudvel usa os dois hemisfrios at mesmo para tarefas simples). Em O Crebro do Futuro os seis sentidos ou as seis aptides direcionadas do lado direito so particularmente valiosos, as quais Pink diz que so necessrias para profissionais de sucesso possuir, no mundo mais interdependente em que vivemos, um mundo de crescente automao e fontes externas.

14

Apresentao Zen

As seis aptides so: design, histria, sinfonia, empatia, brincadeira e significado. Domin-las no o suficiente, mas tirar vantagem dessas aptides tem agora se tornado necessrio para o sucesso profissional e a satisfao pessoal no mundo de hoje. A introduo das aptides que seguem na prxima pgina escrita em apresentaes com multimdia avanada em mente, mas voc poderia tirar as seis aptides e aplic-las arte do design de games, programao, design de produtos, gerncia de projetos, tratamentos de sade, ensino, varejo e assim por diante. O slide abaixo resume seis dos pontos-chave encontrados no livro de Pink (as imagens originais do slide so de um arquivo vetorial do iStockphoto.com, arquivo nmero 700018).

DesiGN

Histria

siNFONia

No apenas funo

No apenas argumento No apenas concentrao

empatia

BriNCaDeira

siGNiFiCaDO

No apenas lgica

No apenas seriedade

No apenas acumulao

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

15

Design
Para muitas pessoas de negcios, design algo que voc espalha na superfcie, como cobertura em um bolo. bom, mas no fundamental. Mas isto no design para mim e sim decorao. Decorao, para melhor ou pior, notvel s vezes agradvel, s vezes irritante, mas est inconfundivelmente l. Contudo, os melhores designs so to bem feitos que o design nunca nem notado conscientemente pelo observador/usurio, como o design de um livro ou as placas de um aeroporto (por exemplo: ns notamos conscientemente as mensagens que o design tornou totalmente claras, mas no a palheta de cores, tipografia, conceito, etc.). O design comea pelo comeo, no pelo fim, no algo que pensado depois. Se voc usa slideware na sua apresentao, o design desses apetrechos visuais comea no estgio de preparao, antes mesmo de voc ligar o seu computador. Durante o estgio de preparao, voc diminui a velocidade e pra a sua mente ocupada para poder considerar o seu tpico e seus objetivos, suas mensagens-chave e sua audincia. S ento voc comear a esboar idias que iro aparecer de alguma forma em visual digital mais adiante.

Histria
Fatos, informaes, dados. A maioria deles est disponvel on-line ou pode ser mandada para as pessoas em um e-mail, num anexo em PDF, em CD ou atravs de uma carta de papel. Dados e os fatos nunca estiveram to disponveis. O cientista cognitivo Mark Turner chama o ato de contar histrias de imaginando a narrativa, uma espcie de instrumento-chave do pensamento. Ns estamos ligados para contar e receber histrias. Ns somos todos contadores de histrias natos (e ouvintes de histrias). Quando crianas ns espervamos ansiosamente pelas apresentaes escolares, e nos juntvamos com nossos amigos durante o recesso e na hora do recreio e contvamos histrias sobre coisas reais e eventos reais que importavam pelo menos eles importavam para ns. Mas em algum lugar ao longo do caminho, estria virou sinnimo de fico e at mesmo falsidade. Ento as histrias e o ato de contar histrias tm sido marginalizados nos negcios e nas rodas acadmicas como algo em que pessoas srias no se envolvem. Mas juntando o que estudantes universitrios me dizem, os melhores e mais eficientes professores so aqueles que contam histrias verdadeiras. Meus estudantes me dizem que os melhores professores (do ponto de vista deles) no apenas seguem o material de um livro, mas

16

Apresentao Zen

colocam sua prpria personalidade, carter e experincias no material em forma de narrativa, o que iluminador, empolgante e memorvel. Histrias podem ser usadas para o bem: para ensinar, para compartilhar e, claro, para uma persuaso honesta.

Sinfonia
Concentrao, especializao e anlise tm sido importantes na idade da informao, mas na idade conceitual, a sntese e a habilidade de usar peas aparentemente relacionadas para formar e articular o todo na nossa frente crucial, at mesmo um diferenciador. Pink chama essa aptido de sinfonia. Os melhores apresentadores podem iluminar os relacionamentos que ns podemos no ter visto antes. Eles podem ver os relacionamentos entre os relacionamentos. A sinfonia requer que nos tornemos melhores na viso realmente vermos de uma maneira nova. Qualquer um pode entregar toneladas de informaes e repetir descobertas representadas visualmente em bullet points numa tela, mas aqueles que conseguem reconhecer padres, que so aptos a ver nuances e a simplicidade que podem existir num problema complexo que so necessrios. Sinfonia no mundo da apresentao no significa simplificar demasiadamente informaes em pedaos de som e pontos de conversa to populares da mdia de massa, por exemplo. Sinfonia utilizar nossa mente inteira lgica, anlise, sntese, intuio para fazer sentido no nosso mundo (leia-se, nosso tpico), achar o todo e determinar o que importante e o que no antes do dia de nossa conversa. tambm saber decidir o que interessa e abrir mo do resto.

Empatia
Empatia emocional. saber colocar-se na posio dos outros. Isso envolve um entendimento da importncia das deixas no-verbais de outros e estar ciente das suas prprias. Bons designers, por exemplo, possuem a habilidade de colocarem-se na posio do usurio, do cliente ou do membro da audincia. Isto um talento, talvez, mais do que uma habilidade que pode ser ensinada, mas todo mundo pode ficar melhor nisso. A empatia permite ao apresentador, mesmo sem pensar nisso, notar se a audincia est compreendendo e quando ela no est. O apresentador emptico pode fazer ajustes baseados na sua leitura de uma audincia em particular.
Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

17

Brincadeira
Na idade conceitual, diz Pink, trabalho no se resume apenas seriedade, mas sobre brincar tambm. Cada tipo de apresentao diferente, mas em certas palestras pblicas, espirituosidade e humor podem tornar uma apresentao mais atraente. Humor no quer dizer ser piadista ou uma informalidade palhaa, mas sim o bom e velho humor que leva s risadas. A mdica indiana Mandan Kataria aponta no livro de Pink que muita gente acha que pessoas srias so mais adequadas para os negcios, que so mais responsveis. [Mas] isso no verdade, diz Kataria. Isso notcia velha, pessoas sorridente so pessoas mais criativas. Elas so pessoas mais produtivas. Em algum lugar do caminho, nos venderam a idia de que uma apresentao deve ser chata, desprovida de humor e algo para ser aturado, no apreciado. E se voc usa slides e Deus te ajude se voc no usa quanto mais complexo, detalhado e feio melhor. Essa abordagem ainda est viva e saudvel hoje em dia. Mas ns esperamos que, no futuro, isto tambm se torne notcia velha.

O satrico Tom Rielly em apresentao no TED 2007. TED/ leslieimage.com

18

Apresentao Zen

Significado
Eu no quero ser muito definitivo nesse ponto, mas ao fazer uma apresentao voc tem uma oportunidade de fazer uma pequena diferena no mundo (ou na sua comunidade, sua companhia, sua escola, etc.). Uma apresentao que vai mal pode causar um impacto devastador no seu esprito ou na sua carreira. Mas uma apresentao que vai bem pode ser extremamente satisfatria tanto para voc, quanto para a audincia, e pode ainda ajudar a sua carreira. Alguns dizem que ns nascemos por causa do significado e vivemos pela expresso pessoal e a oportunidade de compartilhar aquilo que sentimos ser importante. Se voc tem sorte, voc est num trabalho pelo qual voc se sente apaixonado. Se est, ento com excitao que voc espera pela possibilidade de compartilhar a sua expertise - sua histria - com os outros. Poucas coisas podem ser mais recompensadoras do que conectar-se com algum ensinando-lhe algo novo, ou compartilhar o que voc sente que muito importante com outros. As audincias esto to acostumadas com o movimento morte pelo PowerPoint que eles aparentemente aprenderam a ver isto como normal, mesmo que no seja ideal. Entretanto, se voc diferente se voc excede expectativas e mostra para eles que voc pensou neles, fez sua lio de casa e conhece o seu material, e demonstrou atravs de suas aes o quanto voc gostou de estar l e que voc est l por eles as chances so de que voc trar um certo impacto e far a diferena, mesmo que seja de um modo muito pequeno. Pode haver um grande significado at mesmo nessas pequenas conexes. Design. Histria. Sinfonia. Empatia. Brincadeira. Significado. O Crebro do Futuro , de Dan Pink, nos d o contexto do novo mundo em que estamos vivendo e porque talentos high touch e isto inclui habilidades excepcionais de apresentao so to importantes hoje. Os profissionais ao redor do globo de hoje precisam entender como e por que as tais aptides do lado direito do crebro em design, histria, sinfonia, empatia, brincadeira e significado so mais importantes do que nunca. As melhores apresentaes da nossa gerao sero criadas por profissionais tanto engenheiros como CEOs e criativos que tenham fortes aptides e talentos do crebro inteiro. Essas no so apenas as nicas aptides necessrias ao apresentador moderno, mas dominar esses talentos, juntamente com outras importantes habilidades como poderosas tcnicas analticas, iro lev-lo longe como comunicador na idade conceitual.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

19

Seth Godin
Palestrante, blogueiro, autor de Meatball Sunday www.sethgodin.com

Guru do Marketing e extraordinrio apresentador, Seth Godin diz que apresentar trata-se da transferncia de emoo.

No importa se voc est tentando ser o lder da igreja, da escola ou de uma empresa do Fortune 100, voc provavelmente acabar usando PowerPoint. O PowerPoint foi desenvolvido por engenheiros como uma ferramenta para ajud-los a se comunicar com o departamento de marketing e vice-versa. uma ferramenta incrvel, porque permite uma comunicao verbal muito densa. Sim, voc poderia enviar um memorando, mas ningum mais os l. Com as nossas companhias ficando cada vez mais rpidas, ns precisamos de uma forma de comunicar idias de um grupo para outro. A que entra o PowerPoint. O PowerPoint poderia ser a ferramenta mais importante do seu computador. Mas no . Inmeras inovaes falham porque seus lderes usam o PowerPoint da maneira que a Microsoft quer que eles usem, ao invs da maneira correta. Comunicao sobre como fazer os outros adotarem o seu ponto de vista, para ajud-los a entender porque voc est excitado (ou triste, ou otimista ou o que quer mais que voc esteja). Se tudo o que voc quer criar um arquivo de fatos e figuras, ento cancele o encontro e mande um relatrio. Nossos crebros tm dois lados. O lado direito emocional, musical e de veneta. O lado esquerdo centrado em destreza, fatos e dados consistentes. Quando voc aparece para fazer uma apresentao, as pessoas querem usar as duas partes dos seus crebros. Ento eles usam o lado direito para julgar a maneira como voc fala, o modo como se veste e sua linguagem corporal. Frequentemente, as pessoas chegam a uma concluso sobre sua apresentao quando voc chega ao segundo slide. Depois disso, tarde demais para os seus bullet points fazerem algum bem. Voc pode estragar um processo de comunicao com uma lgica ruim ou fatos sem

substncia, mas voc no pode complet-lo sem emoo. Lgica no suficiente. Comunicao a transferncia da emoo. Campees devem vender para audincias internas e para o mundo l fora. Se todos no recinto concordassem com voc, voc no teria que fazer uma apresentao, teria? Voc poderia economizar muito tempo imprimindo um relatrio de projeto de uma lauda e entregando-o a cada pessoa. No, a razo pela qual fazemos apresentaes para chegar a um ponto, para vender uma ou mais idias. Se voc acredita na sua idia, venda-a. Faa do seu argumento o mais forte possvel e consiga aquilo pelo qual voc veio. Sua audincia ir agradec-lo por isso, porque l no ntimo, todos ns queremos nos vender. Como melhorar imediatamente Primeiro: faa slides que reforcem suas palavras e no que as repitam. Crie slides que demonstrem, com prova emocional, que o que voc est dizendo verdade, e no apenas correto. No mais do que seis palavras num slide. Nunca. No existe apresentao to complexa que precise quebrar essa regra. Segundo: no use imagens de segunda. Use imagens de um estoque de fotos profissionais. Vai falar sobre a poluio em Houston? Ao invs de me dar bullet points com dados da EPA (Environmental Protection Agency/Agncia de Proteo Ambiental), e ler para mim as estatsticas, por que no mostrar-me a foto de um monte de pssaros mortos, um nevoeiro ou at um pulmo doente? Isto trapacear! Isto no justo! Isto funciona. Terceiro: sem dissolvies, reviravoltas ou outras transies. Mantenha a simplicidade.

Quarto: crie um documento. Algo para deixar para trs. Coloque nele quantas notas de rodap e detalhes voc quiser. Ento, quando voc comear a sua apresentao, diga para a audincia que voc vai lhes dar todos os detalhes da sua apresentao quando termin-la, e que eles no tm que anotar tudo o que voc disser. Lembre-se de que a apresentao para fazer uma venda emotiva. O documento a prova que ajuda os intelectuais de sua audincia a aceitar a idia que voc lhes vendeu emotivamente. No entregue cpias de seus slides. Eles no funcionam sem voc l.

O golao fcil de descrever: voc coloca o slide. Isso provoca uma reao emocional na audincia. Eles se acomodam e querem saber se o que voc vai dizer ir combinar com aquela imagem. Ento, se voc fizer certo, toda vez que eles pensarem no que voc disser, eles iro ver a imagem (e vice-versa). Claro, isso diferente da maneira como todo mundo faz. Mas todo mundo est ocupado defendendo o status quo (o que fcil) e voc est ocupado emplacando bravas novas inovaes, o que difcil.

Sample Slides
Aqui esto algumas amostras de slides das apresentaes do Seth. Sem o Seth, essas figuras no tm praticamente significado algum. Mas com a narrativa envolvente do Seth, as figuras ajudam a iluminar uma histria memorvel.

Uma Nova Era Requer um Novo Pensamento

As habilidades necessrias para se tornar um comunicador eficaz hoje so diferentes das do passado. Hoje, alfabetizao no apenas ler e escrever um texto (apesar de ser bastante necessrio), mas tambm sobre entender a comunicao visual. Hoje, ns precisamos de um nvel mais alto de alfabetizao visual e um entendimento do grande poder que a imagem tem de expressar mensagens importantes. Pessoas que projetam artifcios visuais e os usam em apresentaes ao vivo tipicamente se lembram do PowerPoint como uma ferramenta de criao de documentos. Seus princpios e tcnicas parecem ser largamente influenciados pela sabedoria convencional com relao criao apropriada de documentos de negcios, como cartas, relatrios, planilhas e assim por diante. Muitos executivos e estudantes utilizam slides multimdia como se eles no passassem de transparncias superiores glorificadas que contm caixas de texto, bullets e alguma figura. Se voc quer descobrir como se tornar um apresentador melhor, ento procure ir alm dos conselhos dados em livros sobre como usar o PowerPoint ou livros sobre tcnicas de apresentao (incluindo esse aqui). Esses livros tm o seu lugar, mas voc deve procurar outras formas e maneiras de contar histrias tambm. Documentrios visuais, por exemplo, so um meio de contar uma histria no-fictcia incorporando narrao, entrevistas, udio, um vdeo poderoso e imagens congeladas, e s vezes, texto em tela. Esses so elementos que podem ser incorporados em uma apresentao oral ao vivo tambm. Cinema e apresentaes so diferentes, mas no to diferentes quanto voc imagina. Eu aprendi muito sobre o uso de imagens incorporadas ao ato de contar histrias assistindo virtualmente todos os documentrios produzidos por Ken Burns. A arte dos quadrinhos outro lugar para buscar conhecimento e inspirao. Quadrinhos, por exemplo, so incrivelmente eficazes em tornar parceiros imagem e texto, que juntos formaro uma poderosa narrativa, envolvente e memorvel. Quadrinhos e filmes so os dois maiores exemplos de como histrias podem ser contadas atravs da imagem. Um ponto que deve ser lembrado que os princpios e tcnicas para criar uma apresentao para uma conferncia ou para um discurso pblico tm mais em comum com os princpios e tcnicas por trs da criao de um bom filme de documentrio ou uma boa revista em quadrinhos do que com a criao de um documento de negcios estatsticos convencional com bullet points.

22

Apresentao Zen

Abrindo Mo
Parte da abordagem Apresentao Zen para apresentar bem aprender a desistir daquilo que aprendemos sobre como fazer apresentaes na era das pilhas de PowerPoint e dos mtodos de design e performance produzidos em massa. O primeiro passo deixar a nossa histria e condicionamento sobre o que ns sabemos (ou pensvamos que sabamos) inibir nossa abertura a outros modos de apresentao. Sete frases por slide? Algum clip art usado por uma boa causa? Ningum nunca foi demitido por causa disso, certo? Mas se permanecermos ligados ao nosso passado, no poderemos aprender nada novo. Ns devemos abrir nossas mentes para podermos ver o mundo como ele com uma perspectiva novinha em folha.

A arte de abrir mo do passado

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

23

ExERCCIO
Faa uma sesso de brainstorming (tempestade de idias) sozinho, com um grupo de trabalho ou time onde voc examine suas vises atuais e orientaes (se voc as tem) com relao organizao de suas apresentaes. Como suas atuais apresentaes esto desordenadas? Em que aspectos elas esto em sincronia? Quais questes voc deveria estar se perguntando sobre o design e a performance da apresentao que voc no fez no passado? Quais aspectos do processo de design e performance tm causado sofrimento nos seus apresentadores e suas audincias? Esforos passados estiveram muito focados de forma comparativa em coisas inconsequentes? Quais so os aspectos inconsequentes e onde o foco pode mudar?

24

Apresentao Zen

Em suma
Como o bento japons, grandes apresentaes de slides contm um contedo apropriado distribudo da maneira mais eficiente e graciosa, sem decoraes suprfluas. A apresentao do contedo simples, balanceada e bonita. A Apresentao Zen uma abordagem, no uma lista inflexvel de regras a serem seguidas por todos da mesma maneira. Existem muitos caminhos para projetar e performar apresentaes. A abordagem morte por PowerPoint comum e normal, mas no eficaz. O problema no apenas uma das ferramentas ou a tcnica, mas sim os maus hbitos. Apesar de algumas ferramentas serem melhores do que outras, possvel apresentar-se efetivamente, mesmo com verses antigas de PowerPoint (ou Keynote, etc.). Na idade conceitual, as habilidades de apresentao slidas so mais importantes agora do que jamais foram. Apresentar bem uma habilidade de crebro inteiro. Bons apresentadores miram no lado esquerdo e no direito dos crebros das pessoas. Conversas ao vivo melhoradas por equipamento multimdia so como contar histrias e tm mais em comum com a arte de filmes documentrios do que ler um documento de papel. Conversas ao vivo hoje devem contar uma histria melhorada com imagens e outras formas de multimdia apropriadas. Ns aprendemos alguns hbitos ineficazes com o passar dos anos. O primeiro passo para mudar abrir mo do passado.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje

25