DOCUMENTAIA SISTEMULUI CALITII

Pentru definirea i documentarea unui sistem de managementul calitii ntr-o organizaie standardul ISO 9001:2000 impune utilizarea urmtoarelor tipuri de documente, structurate pe patru niveluri distincte: 1. declaraii documentate ale politicii n domeniul calitii i ale obiectivelor calitii; 2. un manual al calitii; 3. proceduri documentate/documentele necesare organizaiei pentru a se asigura de planificarea, operarea i controlul eficace ale proceselor sale; 4. nregistrri cerute de standard. Pe lng aceste documente, standardul ISO 9000:2000 recomand, n plus, utilizarea: planurilor calitii; specificaiilor; ghidurilor; Instruciunilor de lucru, standardelor; normelor interne, desenelor etc.;

Viziunea strategic

Politica referitoare la calitate i obiectivele calitii Nivelul

Principiile, filozofia obiectivele i strategia S.M.Q.

Proiect de dezvoltare/ contract specific

Manualul calitii

De ce ?
Nivelul

Planuri ale calitii Proceduri

Cine?; Ce?; Cnd?; Cu ce? Cine ? Ce ? Unde ? Cnd ?

Descrierea proceselor S.M.C.

Nivelul

Documente pentru asigurarea eficacitii planificrii, operrii i controlului proceselor Instruciuni de lucru; specificaii; ghiduri; standarde; norme de lucru interne etc.

Practica; Know how-ul

Cum

Demonstreaz prin dovezi obiective

nregistrri ale calitii Nivelul

Fig. 1. Piramida documentelor sistemului de management al calitii

Stabilirea necesarului de documentaie trebuie efectuat n strict concordan cu cerinele coninute n standardul ISO 9001 evitndu-se astfel generarea unui exces de documente care nu fac altceva dect s transforme documentaia sistemului de management ntr-o lucrare de arhiv. De aceea n tabelul 2. este prezentat necesarul de documentaie, aa cum reiese el din analiza standardului ISO 9001:2000. Evaluarea i utilizarea documentaiei sistemului calitii reprezint activiti care vor fi abordate n mod dinamic, fiind necesar stabilirea unor dispoziii adecvate privind identificarea, difuzarea, modificarea, aprobarea i inerea la zi a tuturor documentelor referitoare la calitate.

1. Manualul calitii
Acest document prezint politica n domeniul calitii i descrie sistemul calitii unei organizaii, servind ca referin permanent n implementarea i meninerea sistemului respectiv. Soluia structurrii manualului pe procesele sistemului calitii, recomandat i de standardul ISO 10013, este, n prezent, preferat n practica economic. Pentru exemplificare, se prezint n continuare cuprinsul unui manual al calitii structurat astfel nct s urmreasc fidel organizarea din ISO 9001:
Capitolul 1 Scop, domeniul de aplicare i excluderi Capitolul 2 Documente de referin Capitolul 3 Terminologie i definii Capitolul 4 Sistem de management al calitii 4.1 Cerine generale 4.2 Cerine referitoare la documentaie 4.3 Controlul documentelor 4.4 Controlul nregistrrilor Capitolul 5 Responsabilitatea managementului 5.1. Angajamentul managementului 5.2. Orientare ctre client 5.3. Politica referitoare la calitate 5.4. Planificare 5.5. Responsabilitate, autoritate i comunicare 5.6. Analiza efectuat de management Capitolul 6 Managementul resurselor 6.1. Asigurarea resurselor 6.2. Resurse umane 6.3. Infrastructur 6.4. Mediu de lucru Capitolul 7 Realizarea produsului 7.1. Planificarea realizrii produsului 7.2. Procese referitoare la relaia cu clientul 7.3. Proiectare i dezvoltare 7.4. Aprovizionare 7.5. Producie i furnizare de servicii 7.6. Controlul dispozitivelor de msurare i monitorizare Capitolul 8 Msurare, analiz i mbuntire 8.1. Generaliti 8.2. Monitorizare i msurare 8.3. Controlul produsului neconform 8.4. Analiza datelor 8.5. mbuntire Anexe

2. Procedurile sistemului calitii

Procedura este definit ca reprezentnd modalitatea specific de desfurare a unei activiti. O procedur documentat conine, de regul, urmtoarele elemente: scopul i domeniul de aplicare a procedurii; ce trebuie fcut i de ctre cine; cnd, unde, cum trebuie procedat; ce fel de materiale, echipamente i documente trebuie utilizate; cum trebuie inut sub control procesul specificat. Standardul ISO 9001 prevede obligaia elaborrii de proceduri documentate pentru: controlul documentelor; controlul nregistrrilor calitii; auditurile interne ale calitii; controlul produsului neconform aciuni corective aciuni preventive

PROCEDURI DOCUMENTATE

Denumire/titlu
1. Scop 2. Domeniul de aplicare 3. Responsabilitate i autoritate 4. Descrierea activitilor Ce ? Cine face ? Cine este responsabil ? Cum ? (se face apel la instruciunile de lucru i la documentele de nregistrare) 5. nregistrri Anexe

Detaliat

Succint

Fig. 2. Cuprinsul unei proceduri documentate

3. Documente pentru asigurarea eficacitii planificrii, operrii i controlului proceselor

Acest tip de document, introdus cu prilejul reviziei familiei de standarde ISO 9000 din anul 2000, are drept scop documentarea proceselor unui sistem de management al calitii, altele dect cele ase procedurii obligatorii. Motivele care au determinat apariia acestui tip de document sunt: Eliminarea constrngerilor determinate de proceduri n documentare proceselor; Creterea gradului de aplicabilitate al standardului ISO 9001, la ntreprinderile mici i la prestatorii de servicii; Reducerea substanial a volumului de documentaie necesar pentru realizarea i implementarea unui sistem de management al calitii; Asigurarea rapid i simpl a tranziiei de la sistemul de asigurarea calitii la sistemul de management al calitii. Eliminarea cerinelor care conduc n timp la uniformizarea sistemului de management al calitii i a cerinelor restrictive care ngrdesc iniiativele organizaiei. Se poate concluziona c, organizaiile erau organizate pe baza unui sistem de asigurare a calitii, pot pstra documentaia elaborat, dar sunt necesare o serie de modificri i adaptri determinate de abordarea pe baza proceselor i de principiul mbuntirii continue. Astfel, procedurile iniiale trebuie documentate inndu-se cont de o serie de elemente legate de managementul proceselor, vezi fig. 3.

Proces
Dezvolt, mbuntete, verific procesul Evideniaz activitile cu necesiti de mbuntire, iniiaz aciuni Execut activitile corespunztoare, evideniaz rezultatele

INTRRI

IEIRI

Analizeaz rezultatele, determin diferenele Managementul procesului

Resurse: Mna de lucru; Echipamente; Faciliti; Materiale; Metode.

Fig. 3. Elemente de managementul proceselor Organizaiile care i realizeaz un sistem de managementul calitii, pornind de la cerinele standardului ISO 9001:2000, pot s-i elaboreze acest tip de documente ghidndu-se

dup structura recomandat pentru proceduri. Elementele suplimentare care trebuie incluse rezult din fig. 4.

Politica i obiectivele n domeniul calitii Aprovizionare

Obiective pentru proces

Instruire personal Mentenan

Planificarea procesului

Infrastructur

Desfurarea procesului

INTRRI

IEIRI

mbuntire continu

Msurare i monitorizare produs/proces

Fig. 4. Elemente ce trebuie luate n considerare la elaborarea documentelor pentru planificarea, operarea i controlul proceselor

4. Instruciuni de lucru
Instruciunile de lucru reprezint documente care furnizeaz informaii despre modul n care se realizeaz cu consecven activiti i procese - tiina de a face necesar: Reprezint instruciuni specifice pentru efectuarea diferitelor operaii; Detaliaz i descriu n mod clar modalitatea n care se va desfura lucrul i nivelul calitii cerute. Se redacteaz sub forma de: - check-list sau, - schem logic (dac este necesar); De asemenea trebuie scrise ntr-un limbaj uor de neles i n concordan cu calificarea angajailor.

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Denumire/titlu
1. Scop 2. Domeniul de aplicare 3. Responsabilitate i autoritate 4. Descrierea activitilor 1. Se precizeaz domeniul (dac este necesar) 2. Se listeaz sarcinile/responsabilitile 3. Se precizeaz: resursele; mijloacele: materiale, documente de referin i nregistrri proprii activitii ( n afara documentelor calitii); tiina de a face necesar: 5. nregistrri Anexe

Ce se face ? (Succint)

Cum ? (Detaliat)

Fig. 5. Cuprinsul unei instruciuni de lucru

5. nregistrrile referitoare la calitate

Pentru a putea demonstra conformitatea produselor cu cerinele specificate i pentru a verifica funcionarea eficient a sistemului calitii ntreprinderii este necesar inerea la zi a unor nregistrri referitoare la calitate. Prezentm, pentru exemplificare, cteva dintre aceste nregistrri: nregistrri referitoare la recepie: note de recepie i constatare de diferene, registre de intrri, rapoarte de respingere, buletine de analiz, fie de urmrire a furnizorilor etc.; nregistrri referitoare la activitile de inspecie, ncercri i la activitile de metrologie: cerere pentru ncercri de laborator, buletine de analize, registru pentru evidena analizelor efectuate, registru de neconformiti, buletin de verificare metrologic etc.; nregistrri din perioada de garanie i postgaranie: registru de eviden a procedurilor i instruciunilor ntocmite, registru de eviden a reclamaiilor clienilor, planificarea i evidena lucrrilor efectuate etc.