MESYUARAT PENGURUSAN TERTINGGI FELCRA BERHAD KALI KE /2011

CADANGAN TATACARA PENGUNDURAN PROJEK DAN PENARIKAN DIRI PESERTA DARI PENGURUSAN FELCRA BERHAD

1. TUJUAN 1.1 Kertas ini dibentangkan adalah untuk mendapatkan kelulusan Pengurusan FELCRA Berhad bagi cadangan Tatacara Penyerahan Kembali Projek-Projek Tidak Berdaya Maju / Bermasalah Oleh FELCRA Berhad Kepada Peserta Dan Penarikan Diri Peserta Dari Pengurusan FELCRA Berhad.

2. LATARBELAKANG 2.1 Terdapat kecenderungan semakin ramai peserta yang menarik diri apabila peserta telah menjelaskan sepenuhnya hutang kos pembangunan dan semasa projek melaksanakan tanam semula. Seringkali proses penyerahan lot-lot peserta yang menarik diri menimbulkan pelbagai isu dan kes-kes yang dirujukkan ke mahkamah. Penarikan diri peserta dan pengunduran projek dari pengurusan FELCRA Berhad memerlukan tatacara yang teratur untuk digunapakai bagi memastikan ianya berjalan lancar tanpa menimbulkan sebarang implikasi negatif samada kepada FELCRA Berhad ataupun peserta. Tatacara awal proses tarik diri peserta telah dikeluarkan oleh Bahagian Pengurusan Peserta pada 28 Jun 2010 iaitu mengenai aliran proses peserta tarik diri peserta dari pengurusan FELCRA Berhad sepertimana di Lampiran 1. Perkembangan semasa peserta tarik diri dan penyerahan balik projek kepada peserta memerlukan tatacara sebelum ini dikemaskinikan.

2.2

2.3

2.4

3. TATACARA PENYERAHAN PROJEK DAN TARIK DIRI PESERTA Berdasarkan kepada isu semasa, cadangan tatacara tarik diri peserta akan meliputi 2 kategori iaitu:i. ii. Penyerahan projek kepada peserta Permohonan peserta untuk tarik diri secara individu hendaklah

Permohonan tarik diri bagi kedua-dua kategori di atas dikemukakan kepada Pengurusan Kawasan FELCRA Berhad.

3.1

Penyerahan Projek Kepada Peserta FELCRA Berhad menyerahkan projek kepada peserta atas permohonan atau kemahuan peserta itu sendiri melalui AJKKP. Penyerahan ini juga turut melibatkan projek yang telah dibangunkan tetapi bermasalah dan tidak berdaya maju. 3.1.1 Skop dan Tanggungjawab Pengurusan Kawasan i. Pengurusan Kawasan setelah menerima surat permohonan tarik diri hendaklah membincangkan perkara tersebut di dalam mesyuarat Khas JKKP dalam tempoh 2 minggu bagi mendapatkan mandat daripada JKKP. Sekiranya Mesyuarat Khas JKKP membuat keputusan menarik diri, Pengurusan Kawasan melaporkan kepada Pengurusan Besar Wilayah dan mendapatkan maklumat berikut dalam masa 3 minggu selepas Mesyuarat Khas JKKP:a) Penyata baki kos pembangunan projek dan setiap peserta termasuk kerugian terkumpul (jika ada) dari Bahagian Kewangan Ibu Pejabat. Penyata berkenaan hendaklah disahkan oleh Pengurus Besar Kewangan. b) Kos buka kaveat dari Pejabat Tanah Daerah atau Jajahan. c) Caj kerja ukur mengenalpasti sempadan Bahagian Pengurusan Tanah dan Institusi. dari

ii.

d) Penyata baki hutang pinjaman perumahan (PP) dan pinjaman ekonomi peserta (PEP) dari Bahagian Pengurusan Peserta. iii. Setelah maklumat-maklumat di atas diperolehi, dalam tempoh 6 minggu (selepas Mesyuarat Khas JKKP), Pengurus Kawasan perlu mengatur perjumpaan khas dengan semua peserta untuk memaklumkan cadangan AJKKP dan mendapatkan mandat daripada semua peserta. Setelah perjumpaan khas diadakan dan majoriti 2/3 peserta bersetuju untuk tarik diri maka dalam tempoh 2 minggu Pengurusan Kawasan memajukan laporan kepada Wilayah yang mengandungi:a) Surat permohonan tarik diri dari JKKP beserta Borang Tarik Diri (BTD-01) setiap peserta. b) Minit Mesyuarat Khas JKKP yang membincangkan cadangan awal tarik diri. c) Minit perjumpaan khas dengan semua peserta. d) Salinan penyata baki kerugian terkumpul. kos pembangunan dan

iv.

e) Penyata baki hutang pinjaman perumahan, Pinjaman Ekonomi Peserta dan Tabung Kebajikan Peserta. f) Kos buka kaveat dan caj kerja ukur. g) Menyatakan status projek samada projek biasa atau Sistem Satu Akaun (SSA). h) Perkara-perkara lain seperti maklumat dan status bangunan pejabat, stor, rumah, jentera, mesin, kenderaan dan lain-lain. v. Setelah permohonan menarik diri dipersetujui oleh FELCRA Berhad, Pengurusan Kawasan mengaturkan majlis penyerahan projek untuk menyerahkan surat penamatan perjanjian kepada peserta terlibat setelah menerimanya dari Bahagian Pengurusan Tanah dan Institusi.
3

vi.

Pengurusan Kawasan menghantar surat pengesahan penerimaan penamatan perjanjian oleh peserta kepada Ibu Pejabat dan salinan kepada Wilayah sepertimana di Lampiran 3. Menyerahkan pengurusan Tabung Kebajikan Peserta kepada JKKP. Menyerahkan pengurusan koperasi kepada KPR berkaitan (jika tidak bergabung dengan projek lain).

vii.

viii.

3.1.2 Skop dan Tanggungjawab Pengurusan Wilayah i. ii. Pengurus Besar Wilayah mengesahkan Borang Tarik Diri Peserta (BTD-01) dari Pengurusan Kawasan. Dalam tempoh 4 minggu selepas perjumpaan khas dengan peserta diadakan, Pengurusan Wilayah memajukan kertas cadangan tarik diri projek kepada Bahagian Pengurusan Tanah & Institusi yang mengandungi:a) Surat permohonan tarik diri dari JKKP beserta Borang Tarik Diri (BTD-01) setiap peserta. b) Minit Mesyuarat Khas JKKP yang membincangkan cadangan awal tarik diri. c) Minit perjumpaan khas dengan semua peserta. d) Salinan penyata baki kerugian terkumpul. kos pembangunan dan

e) Penyata baki hutang pinjaman perumahan, Pinjaman Ekonomi Peserta dan Tabung Kebajikan Peserta. f) Kos buka kaveat dan caj kerja ukur. g) Menyatakan status projek samada projek biasa atau Sistem Satu Akaun (SSA). h) Perkara-perkara lain seperti maklumat dan status bangunan pejabat, stor, rumah, jentera, mesin, kenderaan dan lain-lain.

iii.

Pengurusan Wilayah memproses pelepasan kaveat peserta terlibat setelah mendapat arahan daripada bahagian Pengurusan Tanah dan Institusi. Mengaturkan Majlis Penyerahan Rasmi Projek bersama Pengurusan Kawasan.

iv.

3.1.3 Skop dan Tanggungjawab Pengurusan Ibu Pejabat a) Bahagian Pengurusan Tanah dan Institusi i. Mengeluarkan surat kepada Kawasan mengenai anggaran caj kerja ukur mengenalpasti sempadan lot. Setelah menerima laporan cadangan tarik diri peserta dari Pengurusan Wilayah, memaklumkan kepada semua Bahagian berikut untuk diambil tindakan iaitu:a) b) c) d) Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus Besar Besar Besar Besar Pengurusan Peserta Kewangan Khidmat Ladang Pemasaran Pengurusan

ii.

Sesalinan dihantar kepada Wilayah dan Kawasan. iii.

Dalam tempoh 7 minggu selepas perjumpaan khas dengan peserta, mengemukakan kertas cadangan permohonan menarik diri yang diterima daripada Pengurusan Wilayah kepada Mesyuarat Pengurusan Tertinggi untuk pertimbangan dan kelulusan. Pemakluman awal kepada Pengurusan Wilayah mengenai permohonan tarik diri peserta setelah mendapat kelulusan Menyuarat Pengurusan Tertinggi FELCRA Berhad dan salinan kepada:a) b) c) d) e) Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus Besar Pengurusan Peserta Besar Kewangan Besar Khidmat Ladang Besar Pemasaran Kawasan

iv.

v.

Mengeluarkan surat pembatalan perjanjian dan pelepasan kaveat kepada peserta terlibat yang ditandatangani oleh Pengurus Besar Kumpulan Khidmat Peserta atau Pengurus Besar Bahagian Tanah dan Institusi dan salinan kepada:a) Pengurus Besar Wilayah b) Pengurus Kawasan

vii.

Menjalankan kerja-kerja perancangan ukur sebaik diterima permohonan tarik diri projek.

b) Bahagian Pengurusan Peserta i. ii. Mengeluarkan surat mengenai baki hutang pinjaman perumahan dan pinjaman ekonomi peserta. Menyelaraskan bayaran balik baki dividen sekiranya ada.

c) Bahagian Kewangan i. ii. Menyediakan Penyata Baki Kos Pembangunan dan kerugian terkumpul projek. Memulangkan wang Tabung Tanaman Semula (TTS), Tabung Penstabilan harga (TPH) dan baki dividen setelah mendapat kelulusan Mesyuarat Pengurusan Tertinggi FELCRA Berhad.

d)

Bahagian Khidmat Ladang i. Meneliti dan mengambil tindakan terhadap semua kerja-kerja operasi ladang termasuk kontrak kerja dan mengemaskini rekod/data berkaitan.

e)

Bahagian Pemasaran i. Meneliti urusan pemasaran hasil ladang projek.

3.2

Permohonan Peserta Tarik Diri Secara Individu 3.2.1 Skop dan Tanggungjawab Pengurusan Kawasan i. Pengurusan Kawasan mendapatkan permohonan tarik diri oleh peserta melalui Borang Tarik Diri (BTD-01) dan surat beserta salinan Suratan Hakmilik dan salinan Kad Pengenalan. Pengurusan Kawasan mendapatkan maklumat berikut yang perlu dijelaskan sebelum proses tarik diri dilakukan:a) Penyata baki kos pembangunan peserta termasuk kerugian terkumpul dari Unit Kewangan Ibu Pejabat. b) Kos buka kaveat dari Pejabat Tanah dan Daerah atau Jajahan c) Caj kerja ukur sempadan lot dari Bahagian Ukur d) Baki hutang pinjaman perumahan (PP) dari Bahagian Pengurusan Peserta. e) Baki pinjaman ekonomi peserta (PEP) dari Bahagian Pengurusan Peserta f) Baki hutang pinjaman Tabung Kebajikan Peserta (jika ada). g) Baki hutang pinjaman koperasi dari KPR atau KPFB. h) Pengurus Kawasan perlu menentukan status projek samada projek biasa atau projek Sistem Satu Akaun (SSA). iii. Pengurusan Kawasan mengeluarkan surat pemberitahuan kepada peserta untuk selesaikan jumlah bayaran baki kos pembangunan termasuk kerugian terkumpul serta lain-lain kos (jika ada) seperti kos buka kaveat, caj kerja ukur, hutang pinjaman perumahan, Pinjaman Ekonomi Peserta, Tabung Kebajikan Peserta dan Pinjaman Koperasi. Sekiranya peserta mempunyai baki hutang pinjaman Tabung Kebajikan Peserta atau hutang pinjaman koperasi, Pengurus Kawasan hendaklah meminta peserta berkenaan membayar hutang tersebut dan menyerahkan salinan resit bayaran atau surat pengesahan daripada Tabung Kebajikan Peserta atau KPR.

ii.

iv.

Pengurusan Kawasan menerima bayaran baki kos pembangunan termasuk kerugian terkumpul serta lain-lain kos (jika ada) seperti kos buka kaveat, caj kerja ukur, hutang pinjaman perumahan (PP) dan Pinjaman Ekonomi Peserta (PEP) dari peserta samada secara Bank Draf, Wang Pos dan Kiriman Wang atas nama Ketua Pegawai Eksekutif FELCRA Berhad. (Kaedah pembayaran selain dari yang dinyatakan mestilah dirujuk ke Bahagian Kewangan Ibu Pejabat). Pengurusan Kawasan mengeluarkan resit kepada peserta yang menjelaskan bayaran secara Bank Draf, Wang Pos dan Kiriman Wang sahaja. Resit asal kepada peserta manakala salinan resit ke Wilayah atau Ibu Pejabat untuk urusan selanjutnya. Pengurusan Kawasan memajukan laporan peserta tarik diri melalui Pengurus Besar Wilayah ke Bahagian Pengurusan Tanah dan Institusi untuk tujuan penamatan dan pelepasan kaveat yang mengandungi:a) Surat mohon tarik diri beserta Borang Tarik Diri (BTD-01). b) Salinan penyata baki kos pembangunan dan kerugian terkumpul dari Akaun Untung Rugi. c) Penyata baki hutang pinjaman perumahan dan Pinjaman Ekonomi Peserta. d) Kos buka kaveat dan caj kerja ukur. e) Status hutang pinjaman Tabung Kebajikan Peserta dan pinjaman Koperasi dengan KPR. f) Laporan dan ulasan tentang lot peserta tarik diri kedudukan lot terlibat, luas bertanam, jalan masuk, stor, rumah, pejabat, tarikh lot boleh diserah kepada peserta, kontrak kerja yang terlibat di lot berkenaan (jika ada). g) Salinan resit bayaran bagi kos pembangunan termasuk caj buka kaveat dan caj ukur pinjaman perumahan dan Pinjaman Ekonomi Peserta.

v.

vi.

3.2.2 Skop dan tanggungjawab Pengurusan Wilayah i. Pengurus Besar Wilayah mengesahkan Penyata Baki Kos Pembangunan dan kerugian terkumpul (jika ada) peserta terlibat dari Pengurusan Kawasan.

ii.

Pengurusan Wilayah boleh menerima bayaran baki kos pembangunan dan lain-lain dari peserta samada secara Bank Draf, Wang Pos dan Kiriman Wang atas nama Ketua Pegawai Eksekutif FELCRA Berhad setelah Kawasan mengemukakan pengesahan jumlah hutang peserta. Pengurusan Wilayah hanya boleh mengeluarkan resit kepada peserta setelah membuat semakan tentang jumlah bayaran dan disahkan oleh Kawasan. Pengurusan Wilayah memajukan laporan kepada Bahagian Pengurusan Tanah & Institusi yang mengandungi:a) Surat mohon tarik diri beserta Borang Tarik Diri (BTD-01). b) Salinan penyata baki kos pembangunan dan kerugian terkumpul dari Akaun Untung Rugi. c) Penyata baki hutang pinjaman perumahan dan Pinjaman Ekonomi Peserta. d) Kos buka kaveat dan caj kerja ukur. e) Status hutang pinjaman Tabung Kebajikan Peserta dan pinjaman Koperasi dengan KPR. f) Laporan dan ulasan tentang lot peserta tarik diri kedudukan lot terlibat, luas bertanam, jalan masuk, stor, rumah, pejabat, tarikh lot boleh diserah kepada peserta, kontrak kerja yang terlibat di lot berkenaan (jika ada). g) Salinan resit bayaran bagi kos pembangunan termasuk caj buka kaveat dan caj ukur pinjaman perumahan dan Pinjaman Ekonomi Peserta.

iii.

iv.

v.

Pengurusan Wilayah mengambil tindakan pelepasan kaveat lot peserta terlibat.

3.2.3 Skop dan tanggungjawab Pengurusan Ibu Pejabat a) Bahagian Pengurusan Tanah & Institusi i. Mengeluarkan surat kepada Kawasan mengenai caj kerja ukur.

ii.

Mengeluarkan surat pembatalan perjanjian & pelepasan kaveat kepada peserta terlibat yang ditandatangani oleh Pengurus Besar Kumpulan Khidmat Peserta atau Pengurus Besar Bahagian Tanah dan Institusi kepada peserta terlibat dan salinan kepada:a. Pengurus Besar Pengurusan Peserta b. Pengurus Besar Wilayah c. Pengurus Kawasan

iii.

Memaklumkan kelulusan tarik diri kepada semua Bahagian berikut untuk diambil tindakan susulan iaitu:a) b) c) d) Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus Besar Besar Besar Besar Pengurusan Peserta Kewangan Khidmat Ladang Pemasaran

iv. v.

Menjalankan kerja-kerja perancangan ukur sebaik diterima permohonan tarik diri peserta. Mengeluarkan surat arahan menarik balik kaveat kepada Wilayah dan sesalinan kepada Kawasan.

b) Bahagian Pengurusan Peserta i. ii. Mengeluarkan surat mengenai baki hutang pinjaman perumahan dan Pinjaman Ekonomi Peserta. Menyelaraskan bayaran baki dividen peserta sekiranya ada.

c) Bahagian Kewangan i. Memproses permohonan Penyata Baki Kos Pembangunan dan kerugian terkumpul projek yang terlibat dari Pengurusan Kawasan. Memulangkan wang Tabung Tanaman Semula (TTS), Tabung Penstabilan harga (TPH) dan baki dividen setelah mendapat kelulusan Mesyuarat Pengurusan Tertinggi FELCRA Berhad.

ii.

10

d) Bahagian Khidmat Ladang i. Meneliti dan mengambil tindakan terhadap semua kerja-kerja operasi ladang termasuk kontrak kerja. e) Bahagian Pemasaran i. Meneliti urusan pemasaran hasil ladang projek. 4. CARTA ALIRAN PROSES TARIK DIRI PESERTA Carta aliran proses penyerahan projek kepada peserta dan tarik diri peserta adalah sepertimana di Lampiran 4. 5. PENGESYORAN Mesyuarat Pengurusan Tertinggi FELCRA Berhad adalah dipohon untuk mempertimbangkan dan meluluskan Cadangan Tatacara Pengunduran Projek Dan Penarikan Diri Peserta Dari Pengurusan Felcra Berhad sepertimana di para 3 dan 4 di atas. 5. PERAKUAN Mesyuarat Pengurusan Tertinggi FELCRA Berhad dengan hormatnya dipohon untuk meluluskan dan memperakukan pengesyoran sepertimana para 5 di atas.

11