Is Your Project Manageable ?

CAD / CAE * Provides: - Consulting - Training - Support

Estimating

Planning & Scheduling

Control & Monitoring

Accounting / ERP *

Let our Integrated Project Management System does the job for you and you take care of the rest ...
Estimating: WinEst Pro Plus 7.0 WinEst e-Team 7.0 Jabotabek Database RS Means Database Richardson Database Planning & Scheduling: Prolog Scheduler Microsoft Project Primavera (P3 & P3e) Suretrak Open Plan Control & Monitoring: Prolog Manager 6.5 Prolog Website 6.5 Prolog Executive 6.5 Prolog Pocket 6.5

PT. Estindo Rekagraha Golden Plaza, Blok G - 25 Jl. R.S. Fatmawati 15, Jakarta Fax: (021) 750-8956

For More Information Call Today:

(021) 7666180 - 81
e-mail: sales@estindo.co.id

Integrated Project Management System

Building & Civil Works Cost Database

Mechanical & Electrical Cost Database

Engineering Process Cost Database

Digitizer

Software WinEst Pro Plus

Estimate Sheet / Spreadsheet

Takeoff Quantity Material Labor Equipment Subcon Other/Misc.

Software CAD / CAE *

Bid Proposal

Software Planning & Scheduling

Winning Contract

Bar Chart Network Planning Resource Histogram S-Curve

Software Prolog Manager

Purchasing / Procurement

Cost Control

Document Management

Field Management

Buyout Items Bid Packages Bid Analysis Contract Attachment Master Vendor List

Budget Contracts Purchase Orders Change Orders Invoices

Drawings Specifications Submittals Transmittals Meeting Minutes

Daily Reports Material & Crew Tracking Safety & Quality Inspections & Tests Defect/Punch List

Software Accounting / ERP * PT. Estindo Rekagraha Golden Plaza, Blok G - 25 Jl. R.S. Fatmawati 15, Jakarta Fax: (021) 750-8956

Financial Report
* = Optional Module

For More Information Call Today:

(021) 7666180 - 81
e-mail: sales@estindo.co.id

*****

Integrated Project Management System

*****

PT. Estindo Rekagraha, Konsultan Project Management & Information Technology, menyediakan Total Solusi di bidang Project Management berupa penggunaan Integrated Project Management System berbasis web/internet berikut consulting, training, dan technical support. Sistem ini di design untuk perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang industri A/E/C (Architect/Engineering/Construction), Oil & Gas, Chemical & Petrochemical, Telecommunication & IT, Power Plant, dan Manufacturing, untuk digunakan di single project maupun multi-projects. Apabila perusahaan anda merupakan perusahaan EPC (Engineering, Procurement & Construction) atau turn-key, sistem ini memberikan fasilitas-fasilitas yang dapat digunakan mulai dari tahap design sampai dengan project completion. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat menyimpan data-data di satu lokasi (centralized location) misalnya kantor pusat, dan dapat memasukkan data maupun membuat reports & queries dari masing-masing proyek atau kantor cabang di lokasi yang berbeda melalui internet, sehingga orang-orang yang terlibat di dalam proyek dapat melakukan kerja sama (project collaboration) melalui web/internet. Tujuan yang diharapkan dari sistem ini adalah penggunaan platform atau sistem project management yang effektif & seragam (uniform), menghilangkan duplikasi informasi & data entry, menurunkan ketergantungan terhadap spreadsheet, memudahkan pembuatan laporan konsolidasi, dan memperbaiki komunikasi antara staf/karyawan. Sehingga keuntungan yang diperoleh dari sistem ini seperti informasi proyek yang up-to-date, akurat, tepat waktu, dan dipercaya, bukanlah hal yang sulit untuk dipenuhi. Integrated Project Management System ini terdiri dari 3 (tiga) modul yang dapat ter-integrasi antara satu modul dengan modul-modul lainnya. Adapun ke tiga modul tersebut adalah: 1. Estimating (WinEst Pro Plus & WinEst e-Team) 2. Planning & Scheduling (Prolog Scheduler, MS Project, Primavera, Suretrak & Open Plan) 3. Control & Monitoring (Prolog Manager, Prolog Website, Prolog Executive & Prolog Pocket) Bila diperlukan, ke tiga modul tesebut diatas dapat juga di-integrasi-kan dengan program-program aplikasi CAD/CAE (Computer-Aided Design/Engineering), Accounting, dan ERP (Enterprise Resource Planning). Misalnya, modul Estimating (WinEst) dapat dihubungkan dengan program aplikasi CAD/CAE untuk memperoleh volume pekerjaan; atau seluruh informasi transaksi proyek seperti invoice, contract, PO, dan inventory yang terdapat di modul Control & Monitoring (Prolog Manager) dapat dihubungkan dengan program aplikasi Accounting atau ERP untuk pembuatan laporan keuangan perusahaan. Estimating ***** ***** Modul ini menggunakan software WinEst Pro Plus atau WinEst e-Team. WinEst digunakan untuk menghitung atau mengestimasi biaya/budget proyek. Untuk pihak owner atau pemilik proyek, estimasi biaya ini juga dikenal sebagai Owner Estimate (O/E) yang biasanya digunakan untuk keperluan budgeting atau anggaran perusahaan. Sedangkan di pihak kontaktor atau subkon, estimasi biaya ini dikenal sebagai Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang digunakan untuk keperluan penawaran atau tender, dan sebagai Rencana Anggaran Proyek (RAP) yang digunakan untuk menghitung jumlah biaya atau cost yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Dengan menggunakan WinEst, owner maupun kontraktor dapat mengetahui biaya & volume pekerjaan termasuk breakdown biaya & volume bahan, upah & alat untuk pekerjaan tsb. Untuk menghitung biayabiaya tsb, WinEst dilengkapi dengan Cost Database yang berfungsi sebagai Cost Library (Databank) untuk estimator. Didalam cost database ini terdapat kumpulan harga-harga bahan, upah & alat, productivitas tenaga kerja (manhour / manday productivity), analisa harga satuan pekerjaan (composite rate), spesifikasi teknis, dan daftar vendor/supplier. Cost database ini dapat diupdate secara berkala untuk mendapatkan harga-harga terbaru.

RAB/RAP atau estimasi yang dihasilkan oleh WinEst selanjutnya dapat dijadikan acuan atau pedoman untuk pembuatan schedule proyek, dimana item-item pekerjaan termasuk durasinya (manhours atau mandays) dapat dihubungkan dengan modul Planning & Scheduling untuk pembuatan Bar Chart dan Network Planning sehingga diperoleh schedule proyek dengan critical path-nya, sedangkan biaya dan volume dari masing-masing komponen bahan, upah & alat digunakan untuk pembuatan Resource Histogram dan S-Curve. RAB/RAP ini dapat pula dihubungkan dengan modul Control & Monitoring (Prolog Manager). Didalam Prolog Manager, RAB/RAP tsb merupakan budget proyek yang dipakai sebagai acuan atau pedoman untuk dibandingkan dengan biaya-biaya aktual yang dikeluarkan (budget vs actual cost), sedangkan volume dari masing-masing komponen bahan, upah & alat dipakai untuk mengetahui jumlah yang akan di order melalui PO atau kontrak. Planning & Scheduling ***** ***** Modul ini menggunakan software Prolog Scheduler, MS Project, Primavera, Suretrak atau Open Plan. Modul ini dipakai untuk membuat perencanaan/planning dan schedule proyek. Tahapan & prosedur pekerjaan didalam proses ini dijabarkan dalam bentuk grafis, Bar Chart (Gantt Chart) & Network Planning, lengkap dengan critical path-nya. Pada tahap perencanaan, owner atau kontraktor dapat melihat aktivitas-aktivitas, tahapan-tahapan, dan durasi pekerjaan yang harus dijalankan untuk menyelesaikan suatu proyek sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditentukan. Kebutuhan sumber daya atau resources (material, labor, equipment, & cost/biaya) dapat pula dihasilkan oleh sistem ini, baik secara tabular maupun grafis (Histogram dan S-Curve). Oleh karenanya, seorang planner dan/atau project manager dapat melihat dan membandingkan kebutuhan resources yang diperlukan dengan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaannya. Hal ini sangatlah diperlukan untuk memprediksi secara lebih awal kemungkinan kekurangan-kekurangan (shortages) sumber daya/resources yang akan timbul. Sedangkan pada tahap pelaksanaan, sistem ini dapat membantu memonitor progress pekerjaan yang ada dan membandingkannya dengan rencana yang telah dibuat dan ditetapkan sebelumnya. Dengan memasukkan progress yang ada, sistem ini dapat memprediksi secara lebih awal kemungkinan keterlambatan yang akan timbul. Hal ini sangatlah diperlukan bagi seorang project manager untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan guna mengantisipasi keterlambatan yang akan timbul. Schedule yang dihasilkan oleh modul ini dapat dihubungkan dengan modul Control & Monitoring (Prolog Manager) untuk keperluan updating, procurement, material & crew tracking, progress monitoring, daily report, contract, dll. Updating schedule dapat dilakukan di Prolog Manager dengan memasukkan actual dates (actual start & actual finish dates) dan nilai prestasi/progress pekerjaan yang telah dicapai, termasuk pemakaian sumber daya atau resources (material, labor, equipment) di lapangan. Lebih lanjut, schedule ini dapat pula dihubungkan dengan modul Estimating (WinEst) untuk mendapatkan total biaya/cost dan resources untuk masing-masing aktivitas pekerjaan, yang selanjutnya dipakai untuk pembuatan cash flow proyek (khususnya cash outflow), jadwal dan total kebutuhan manpower, material & equipment, dan pelaksanaan resource leveling. Control & Monitoring ***** Modul ini menggunakan software Prolog Manager yang terdiri dari 4 (empat) sub-modul yaitu Purchasing/Procurement, Cost Control, Document Management, dan Field Management.
*****

Purchasing/Procurement (pengadaan barang/jasa) menyediakan informasi atau data-data mengenai barang/jasa yang diperlukan dalam suatu proyek. Informasi ini antara lain berupa daftar barang/jasa, quantity, harga satuan, jadwal pengiriman (delivery schedule), gambar (drawing), spek teknis (specifications), dll. Daftar barang/jasa, quantity dan harga satuan dapat diperoleh dari RAB/RAP yang dihasilkan oleh modul Estimasi (WinEst), sedangkan jadwal pengiriman barang/jasa dapat diperoleh dari perencanaan dan scheduling proyek yang dihasilkan oleh modul Planning & Scheduling. Sementara itu, gambar dan spek teknis dapat diperoleh dari program aplikasi CAD/CAE. Barang/jasa yang akan di-order melalui proses tender/bidding atau penunjukkan langsung selanjutnya dimasukkan ke dalam paket penawaran (Bid Package), lengkap dengan quantity, gambar, dan spek teknis dari masing-masing item

yang akan di-order. Bid Package tsb diberikan kepada vendor/supplier yang diundang atau ditunjuk. Untuk memilih vendor/supplier yang layak diundang untuk mengikuti proses tender/bidding atau yang ditunjuk secara langsung, Prolog Manager menyediakan Master Vendor List yang berisi daftar vendor/supplier lengkap dengan informasi mengenai perusahaan dan performance-nya (historical track record). Selanjutnya, setelah masing-masing vendor/supplier mengajukan atau memasukkan penawaran harga, maka penawaran-penawaran tsb dianalisa (Bid Analysis), baik dari segi harga maupun dari segi kelengkapan aspek teknis & administrasi. Penawaran-penawaran yang masuk dibandingkan antara satu dengan lainnya untuk memperoleh penawaran yang terbaik. Dengan dipilihnya penawaran yang terbaik, maka selanjutnya dapat dibuatkan kontrak atau PO yang terdapat sub-modul Cost Control. Cost Control menyediakan system budgeting & cost control yang fleksible, mulai dari pembuatan struktur budget (budget code & group), pemasukan budget (original budget & revised budget) dan alokasi budget (budget allocation) sampai dengan pembuatan kontrak (prime contract & subcontract), purchase order, pekerjaan tambah/kurang (addendum/change order/variation order), progress payment (contract payment) dan invoicing. Budget dapat diperoleh dari RAB/RAP yang dihasilkan oleh modul Estimasi (WinEst), sedangkan biaya-biaya yang timbul (actual cost) diperoleh dari kontak, purchase order, change/variation order, progress payment, dan invoice. Dengan memasukkan budget dan actual cost, sistem ini dapat memberikan laporan project status to date (budget vs actual cost to date) dan dapat memprediksi secara lebih awal apakah proyek akan berjalan sesuai dengan budget pada saat proyek selesai. Hal ini sangatlah diperlukan bagi management untuk mengambil keputusan dan langkah-langkah preventive untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Selanjutnya, seluruh transaksi dan biaya-biaya yang timbul dapat dihubungkan dengan program aplikasi Accounting atau ERP untuk pembuatan laporan keuangan perusahaan (companys financial report). Sehingga hal ini akan memudahkan perusahaan dalam pembuatan laporan konsolidasi (consolidated report) untuk seluruh proyek-proyek yang ada dengan kegiatan/aktivitas rutin perusahaan di kantor pusat/head office. Document Management menyediakan fasititas untuk mengontrol dan memonitor dokumen-dokumen proyek seperti drawings, specifications, submittals, transmittals, meeting minutes, request for information, hotlist, issues, conversation log, dan closeout log. Masing-masing dokumen mempunyai record yang berisi informasi mengenai status dokumen (approved/review/rejected/revised), tanggal, jam, durasi, responsibility (generated/approved by), distribution (c.c.), collaboration, dll, dan setiap record dapat dihubungkan atau di link dengan softcopy atau electronic file (e-file) dari masing-masing dokumen. Misalnya e-file dari drawing dan specification yang dihasilkan oleh program aplikasi CAD/CAE dapat dilink dengan record drawing & specification. Demikian pula e-file lainnya seperti MS Words, MS Excel, Lotus, PDF, dll dapat di-link dengan masing-masing record yang ada. Sehingga seluruh dokumendokumen proyek dapat tercatat/terekam dengan baik dan dapat ter-integrasi antara record dan e-file dari masing-masing dokumen. Hal ini sangat memudahkan document controller untuk menyimpan, meretrieve, dan meng-edit/update dokumen-dokumen proyek. Field management menyediakan fasilitas untuk mengontrol dan memonitor lapangan atau site, seperti pembuatan daily reports, material, crew & equipment tracking, safety & quality control, inspections & tests (commissioning), defect list (punch list), field work directives (site instructions), dan notices to comply (site memo). Daily reports atau laporan harian berisi laporan cuaca, pekerjaan dan volume yang dilaksanakan, penggunaan tenaga kerja (employee/labor) dan peralatan (equipment), dan progress schedule. Untuk kontrol material di lapangan, disediakan material inventory untuk memonitor material yang telah di order, dikirim, dan digunakan. Informasi atau data-data seperti actual start & finish date, progress/prestasi pekerjaan, dan resources (material, manpower, equipment) yang digunakan selanjutnya dapat dipakai untuk meng-update schedule proyek yang dibuat di modul Planning & Scheduling, sehingga double entry atau duplikasi informasi dapat dihindari Untuk informasi lebih lanjut mengenai Integrated Project Management System ini, silahkan hubungi kami di (021) 7666180 81 atau fax (021) 7508956, atau e-mail: sales@estindo.co.id