INFORMACIJSKI MANAGEMENT U JEDINICAMA LOKALNE I PODRUNE (REGIONALNE) SAMOUPRAVE

1. U V O D Projekt reforme lokalne samouprave je projekt strune podrke koji ima dva osnovna cilja: izgradnju upravljake i administrativne sposobnosti lokalnih samouprava savjetodavnu djelatnost o reformi lokalne samouprave usmjerenu prema Vladi Republike Hrvatske Tijekom prolih godina projekt je razvio pet modela upravljanja u lokalnim samoupravama kako bi odgovorio na potrebe lokalnih samouprava za boljim raspolaganjem resursima to su sljedei modeli: upravljanje imovinom sudjelovanje graana gospodarski razvoj upravljanje financijama informacijski management

U nastavku rada poblie emo se upoznati sa navedenim projektima

2. CILJEVI INFORMACIJSKOG MENAGEMENTA U LOKALNOJ SAMOUPRAVI Informacijski management je posljednjih godina prevladao granice svoje prvobitne uloge koja se oitovala u servisiranju svih vrsta dokumenta i baza podataka, organizaciji protoka informacija i komunikacija. Stvaranjem lokalnih mrea (LAN) i interneta na osnovama postojeih telekomunikacijskih sustava omoguilo je integriranje svih podsustava jedne organizacije te prelazak na unutranje radno komunikacijske funkcije i elektronsko poslovanje s vanjskim klijentima. To je omoguilo projektiranje integralnih aplikacija i promociju informacijskog managementa s podsustavne poslovne funkcije na poslovodnu menagersku funkciju u modernoj organizacijskoj strukturi. Putem informacijskog managementa rukovodi se organizacijama obavljaju se sve poslovne funkcije i nadziru radne funkcije. Izravna je funkcija informacijskog managementa razvojna reorganizacija i optimiranje funkcije rada. Svaki osmiljeni informacijski sustav temelji na poznavanju radnih procesa organizacije rada, nakon ega se mogu izraditi organizacijske studije i algoritamske osnove pojedinih radnih procesa i programa podrke. Meutim informacijski management primijenjen u lokalnim i regionalnim upravama razlikuje se od klasinog poslovno orijentiranog menagementa. Informacijski management primijenjen u klasinim poslovnim sustavima je pokretan zakonima trita ostvarivanju to vee dobiti i profita, on u tom smislu ima smo jednu funkciju a to je razvoj organizacije rada u pravcu razvoja efikasnosti. Za razliku od klasinih poslovnih sustava informacijski management primijenjen unutar lokalnih i dravnih uprava i samouprava osim funkcije gospodarsko efikasno efektivnog smjera otvara se funkcija razvoja demokracije na temelju najire upravljake baze. Demokracija putem informacijski management novi je razvojni put od demokracije izbora koju sada imamo do dnevne demokracije u bliskoj budunosti. Prva omoguuje biranje eljene opcije svakih nekoliko godina dok druga na temelju kvalitetno strukturirane informacijske tehnologije moe omoguiti svakodnevan izravan utjecaj najireg upravljakog tijela. Razvoj demokracije ostvaruje se na naelima otvorene transparentnosti svih procesa te na brzom direktnom dvosmjernom protoku informacija to je u biti osnova svih komunikacija. U najirem smislu ciljevi informacijskog managementa u uprava i lokalnim samouprava jesu osim razvoja organizacije i djelotvornosti rada unutar radnog sustava

uprave maksimaliziranje demokracije i postavljanje osnove za razvoj ire zajednice na podruju regionalne i lokalne samouprave.

3. ISTRAIVANJE SUSTAVA UPRAVE I LOKALNE SAMOUPRAVE Kod klasinog istraivanja poslovnih sustava polazi se od snimanja osnovnih elementa kao to su: prostor oprema ljudski imbenici itd. Pri primjeni informacijskog i organizacijskog menagementa svi su inputi i otputi prikazani kao kvanticifirane informacije, navedene kao informacije u irem smislu kao i rezultat rada u procesu. Snimaju se inputi financija, resursa (npr. energija) i informacija u uem smislu (intelektualni rad) kao i otputi rezultat rada.

Organizacija lokalnih samouprava po broju ukljuenih podsustava i opsegu radnih procesa je sloeniji sustav od klasinog poslovnog sustava. ire snimanje ukljuuje podsustave koji su u direktnoj funkcionalnoj ovisnosti o lokalnoj samoupravi posebice kao to su: gradske etvrti mjesni odbori gradska poduzea zdravstveno socijalni podsustavi kulturni i sportski podsustavi

 poslovni sustav stanovnici lokalne samouprave

Ue snimanje ukljuuje organizacijsku strukturu (prostor, opremu, ljude)organizaciju poslovanja i informacijskih protoka, takoer je bitno poznavati temeljne funkcije i djelokrug lokalne samouprave.

cijeli proces snimanja i istraivanja postojeeg stanja sustava obavlja se po podsustavima pregledom postojee dokumentacije te izravnim uvidom u stvarno stanje (vizibiliti studijom1 ), te putem kreiranih upitnika i anketa usmjerenih prema djelatnicima i slubenicima pojedinih podsustava.

4. ZAKONOM DEFINIRANE TEMELJNE MJERODAVNOSTI I FUNKCIJE LOKALNE I REGIONALNE UPRAVE Zakonom definirane temeljenje mjerodavnosti i funkcije lokalne i regionalne uprave sa stajalita informacijskog managementa su vrlo bitne jer predstavljaju polaznu osnovu u ustrojstvu i funkcioniranju radne strukture lokalne i regionalne uprave. Budui da
1

Studija kojom se u vizualnom i opisnom formatu dokumentiraju svi sustavi i podsustavi relevantni za organizacijsko okruenje i radne procese

organizacijska struktura odreuje unutranji i vanjski protok informacija, dokumenata i radnih komunikacija. Lokalna i regionalna uprava samostalne su u o odluivanjima u poslovima koji su u djelokrugu samouprave te podlijeu nadzoru zakonitosti Ministarstva uprave Republike Hrvatske. Funkcije lokalne i regionalne samouprave odreene su Zakonom o lokalnoj i regionalnoj samoupravi te nizom drugim zakona koji definiraju poslovanje organizacija u kojima lokalna ili regionalna samouprava ima utjecaja, kao i primjer moemo uzeti Zakon o kolstvu gdje lokalna ili regionalna samouprava sudjeluje u financiranju pod odreenim zakonima. Lokalna i regionalna samouprava podlijeu zakonskom pregledu Ministarstva pravosua i dravnog ured za javnu administraciju zbog sljedeeg: nedostataka jasnog razgranienja funkcija upanija, gradova i opina u Zakonu o lokalnoj i regionalnoj samoupravi ukljuenja velikog broja podrunih zakona uestale promjene podrunih zakona itd. Funkcije i nadlenosti lokalne samouprave su sljedee: lokalne samouprave vodi brigu o ureenju naselja, kvaliteti stanovanja, moe iznajmljivati povrine u svom vlasnitvu, davati koncesije, upravlja svojom imovinom (npr. zgrade, poslovni prostori, luke plae itd.) osigurava uvijete za obavljanje komunalne djelatnosti i razvoj gospodarskih, drutvenih i drugih djelatnosti vanih za lokalnu samoupravu. Moe organizirati odvoz smea, ureenje kanalizacije i odvodnje oborinskih voda, plinofikacije, te komunalne usluge moe obavljati preko poduzee koje osnuje samostalno ili zajedno sa susjednim opinama ili gradovima. osigurava potrebe stanovnika u podruju skrbi za djecu, u obrazovanju i odgoju duna je voditi brigu o predkolskom odgoju i obrazovanju ukljuujui prostor, opremu, zgrade, plaanje uposlenika kao i odreivanje participacije roditelja u trokovima usluga briga za zatitu potroaa, graana na svom podruju ouvanje okolia protupoarna i civilna zatita itd. Lokalna samouprava navedene poslove moe obavljati u sklopu organizacije svojih odjela ili moe osnovati javne ustanove i druge pravne osobe radi ostvarenja interesa i potreba graana. U smislu informacijskog managementa te ustanove ulaze u integrirani informacijski sustav. upanija ima nadlenost funkcije u dva djelokruga: samoupravnom i u podruju dravne uprave. U svom samoupravnom djelokrugu obavlja sljedee poslove:

prostorno i urbanistiko planiranje gospodarski razvoj promet i prometnu infrastrukturu planiranje i razvoj mree obrazovanih, zdravstvenih, socijalnih i kulturnih ustanova

Sukladno djelokrugu poslova upanija organizira svoje odjele i slube koje trebaju biti dio integriranog informacijskog sustava. U procesu adaptacije WA2 sustava svake pojedine uprave, zastupljenost zakonskih funkcija odreuje postojanje podsustava, postojanjem podsustava odreuje shodno tome adaptaciju virtualnih podsustava na WA modelu. Radi toga se moraju identificirati zastupljenosti funkcija u svakoj upravi.

5. TERITORIJI LOKALNE I REGIONALNE SAMOUPRAVE Lokalna samouprava se osniva za vie naseljenih mjesta, ona je ujedno teritorijalno podsustav upanije, upanija je teritorijalno podsustav drave, a u smislu ustrojstva uprave upanija je mjesto susreta lokalne samouprave i dravne uprave. Sa stajalita informacijskog managementa teritorij lokalne i regionalne samouprave je znaajan jer su u njemu definirane mjerodavnosti lokalne samouprave i realizirana ukljuenost najveeg podsustava stanovnici lokalne i regionalne samouprave kao najireg upravljakog tijela i korisnika svih funkcija samouprave. Snimanje stanja tu ukljuuje podijeljenost na gradske etvrti i mjesne odbore, rasporeenost i gustou populacije, te su nam informacije bitne radi kasnijeg realiziranja pristupa informacijskim sustavima za sve stanovnike unutar lokalne samouprave.

World connected Application internet intarnet e government model projektiran sa svrhom da u cijelosti efikasno integrira sve komunikativno poslovne funkcije uprava

Nekadanje velike opinesu sada podijeljene na vei broj manjih jedinica lokalne samouprave to donosi poboljanju demokracije. Upravo este promjene zakonskih odredbi zbunjuju graane te poslove koje su nekada mogli obaviti na jednom mjestu sada rjeavaju u tijelima lokalne, regionalne i dravne uprave. Jedan od ciljeva informacijskog sustava je potpunije informiranje graana o mjerodavnosti ovih triju uprava. Meutim podjela ti velikih opina na niz manjih jedinica lokalne samouprave u jednom pravcu je izazva i niz velikih problema a to su izvori financiranja manjih lokalnih samouprava te se postavlja pitanje optimalizacije veliine lokalne samouprave. Pobornici centralizacije uprave i gospodarstva trenutno imaju jak argument u sadanjem gospodarskom stanju i financijskoj nesamostalnosti lokalnih samouprava. Meutim tu se pojavljuje problem ne prihvaanja takovih ideja jer se javlja strah kod stanovnika manjih lokalnih samouprava da e dolaziti do odljeva novaca u velike centre a periferija e i dalje ostati periferija. Utjecaj Europe i nastojanja u pravcu prilagodbe novim standardima orijentiraju politiku organizaciju prema regionalizaciji koja istodobno donosi radikalne promjene u poreznoj politici. Novac od poreza koji bi ostao u regiji bi putem modernog informatikog sustava koji omoguuje utjecaj stanovnika na raspored sredstava djelovao na daljnji gospodarski razvoj i na razvoj demokracije. U iduem razdoblju moemo oekivati optimalizaciju veliina lokalnih samouprava, promjene u ovlastima te promjene u poreznom sustavu i novanim tokovima lokalnih i regionalnih samouprava. Sukladno razvojnim promjenama treba ii i razvoj informacijskih sustava koji omoguuje organizacijske promjene, efikasnost, brzinu rada kao i utjecaj graana i razvoj demokracije. Teritorij lokalne samouprave virtualno je obuhvaen putem zastupljenosti svih relevantnih podsustava na WA modelu.

Pri snimanju komunikacija, protoka informacija i dokumenta treba uzeti u obzir sljedee: komunikaciju ue lokalne uprave sa mjesnim odborima i gradskim etvrtima komunikaciju ue lokalne uprave i gradskih poduzea komunikaciju ue lokalne uprave i ustanova komunikaciju ue lokalne uprave i gospodarstva na teritoriju uprave komunikaciju ue lokalne uprave i upanije

6. ORGANIZACIJSKA STRUKTURA LOKALNE SAMUPRAVE Organizacijska struktura lokalne samouprave podijeljena je u dva dijela: Prvi dio je politiki definiran zakonom i strukturiran u sljedeim podsustavima: vijea grada ili opine poglavarstva grada ili opine gradonaelnika ili naelnika grada ili opine gradske uprave s proelnicima i odjelima uprave

Drugi dio tj. samo unutranje ustrojstvo gradske uprave zasniva se na osnovama temeljnih funkcija strukturiranih razliito u svakoj lokalnoj upravi prema potrebama uprave i ekonomskih uvjetovanosti.

Sa stajalita informacijskog menagementa vana je snimka cijele strukture, organizacija poslovanja, poslovne komunikacije, toka informacije i dokumenata te organizacija radnih podsustava. Ponekada ovisno o potrebi lokalne samouprave u snimku stanja ulaze i drugi elementi kao to su demografska slika, organizacijski podsustavi i elementi procesa odluivanja, gospodarski podsustav i podsustava protoka sredstava.

6.1. VIJEE LOKALNE SAMOUPRAVE Vijee lokalnih samouprava posebno je vano sa stajalita informacijskog menagmenta jer je ono predstavniko tijelo svih stanovnika na podruju samouprave. Od velikog je znaaja za opstojnost demokracije i uravnoteen gospodarski razvoj postojanje kvalitetnih komunikacijskih kanala svih biranih vijenika i stanovnika lokalne samouprave. Vijee osim toga to donosi status grada i opine, odluke i druge akte, bira i razrjeava gradonaelnika ili naelnika, njegova zamjenika, lanove poglavarstva, radna tijela vijea i druge osobe te tako ispravno provodi volju najireg birakog tijela. Usto vijee prema statutu: ureuje i ustrojstvo i djelo upravnih odjela

10

 osniva javne ustanove i druge pravne osobe za obavljanje gospodarskih, drutvenih, komunalnih i drugih djelatnosti u kojima graani imaju interesa Prema tome ima izravan utjecaj na unutranju organizaciju lokalnih samouprava, a na taj nain na sve parametre informacijskog menagmenta. Za potrebe informacijskog menagmenta potrebno je osigurati mogunost kvalitetne radne komunikacije s naelnikom ili gradonaelnikom, poglavarstvom i proelnicima radi suradnje u glavnim pitanjima u ivotima lokalnih samoupravama koji su od zajednikog interesa. Budui da su zakonom definirane dunosti vijenika prema birakom tijelu, ali nije definiran medij radne komunikacije. Takvo stanje onemoguava kontrolu te komunikacije to rezultira njezinom svoenju na minimum, u veini sluajeva samo na komunikaciju pred izbore. Pri snimanju komunikacija protoka informacija i dokumenata treba u obzir uzeti slijedee: komunikacija graana i vijea meusobnu komunikaciju vijenika komunikaciju vijea i poglavarstva komunikaciju vijea i uprave (proelnika) komunikaciju vijea i gradskih poduzea i ustanova

6.2 POGLAVARSTVO LOKALNE SAMOUPRAVE lanove poglavarstva bira vijee oni su odgovorni vijeu te ono moe pokrenuti proceduru izglasavanja nepovjerenja. Iako je poglavarstvo u svojoj biti u funkciji najireg birakog tijela njegova je najvanija komunikacija orijentirana prema vijeu. Istodobno poglavarstvo svakodnevno komunicira s upravnim odjelima i slubama u redovitim obnaanju svoje dunosti, priprema prijedloge opih akata, obavljanja i osiguravanja provoenja odluka, usmjeravanja djelovanja upravnih tijela, upravljanje nekretninama i pokretninama itd.

11

Postoji povremena komunikacija poglavarstva sa upanijskim tijelima i predstavnicima kao to su sjednice poglavarstva na kojima se podnose godinja izvjea, ali je frekvencija te komunikacije zanemariva i ne zahtjeva posebnu analizu. Pri snimanju komunikacija , protoka informacija i dokumenata u obzir treba uzeti slijedee: komunikaciju vijea i poglavarstva komunikaciju unutar poglavarstva komunikaciju poglavarstva upravnih odjela i slubi komunikaciju poglavarstva i graana 6.3. UPRAVNI ODJELI I SLUBE gledano sa stajalita organizacije i informacijskog menagmenta ovo je najzahtjevniji dio lokalne samouprave jer osim unutranjih vertikalnih i horizontalnih komunikacija veina odjela ima izravne vanjske radne komunikacije sa stanovnitvom lokalne samouprave. Vertikalna komunikacija je usmjerena prema vijeu a sastoji se od obrade materijala za sjednice vijea te pripreme prijedloga rjeenja i odluka te je ta komunikacija ira i na dnevnoj osnovi. Pri snimanju komunikacija , protoka informacija i dokumenata u obzir treba uzeti slijedee: komunikaciju upravnog odjela i vijea komunikaciju upravnog odjela i poglavarstva komunikaciju upravnog odjela i drugih upravnih odjela komunikaciju upravnog odjela i pododjela komunikaciju unutar upravnog odjela komunikaciju upravnog odjela i graana 6.4. NAELNIK I GRADONAELNIK

Nositelj je izvrne vlasti te on obavlja poslove koje mu odreuje statut lokalne samouprave. On mora biti iznimno dobro informiran o svim dogaajima, komunalnim, socijalnim i gospodarskim problemima, o stanju i ivotu graana, te je zato posebno vano svim podsustavima lokalne samouprave uspostaviti direktne komunikacijske kanale s graanima. U velikoj mjeri gradonaelnik moe utjecati na pravce razvoja i mobiliziranje svih pozitivnih snaga lokalne samouprave. Vana je zadaa osigurati prepoznatljivost i identitet lokalne samouprave, a od neprocjenjive vanosti pri tim poslovima je dobro

12

strukturirana informatika podrka kao i upuenost osobe na toj poziciji u njezinu uporabu. Gradonaelnik ili naelnik upravlja poglavarstvom lokalne samouprave i surauje s politiarima u vijeu lokalne samouprave, tako da vertikalne komunikacije moraju takoer biti projektirane informacijskim sustavom. Pri snimanju komunikacija , protoka informacija i dokumenata u obzir treba uzeti slijedee: komunikaciju gradonaelnik i graana komunikaciju gradonaelnika i vijea komunikaciju gradonaelnika i poglavarstva komunikaciju gradonaelnika i upravnih odjela komunikaciju gradonaelnika i medija komunikaciju gradonaelnika i svijeta

7. PROSTOR I OPREMA LOKALNE SAMOUPRAVE upanije, gradovi a katkad i opine dislociraju svoje uprave na vie lokacije, postoji nekoliko objektivnih razloga takvoj organizaciji rada kao to su: smjetaj imovine kojom raspolau, smjetaj urbanih i poslovnih sredita itd. Fizika udaljenost nekih ureda odreene dunosti ponekada je mjerljiva u kilometrima to u klasinoj organizaciji za graane lokalne samouprave rezultira satima sate izgubljenog vremena. Jedna je od zadaa informacijskog managementa suvremenim tehnologijama uspostaviti radnu komunikaciju i protoke informacija i dokumenta koji e prevladati organizacijske i lokacijske nedostatke.

13

Upravo lokalne samouprave koje svoje urede smjetaju na podruje vie naseljenih mjesta imaju jo veu potrebu za uvoenjem modernih tehnologija informacijskog managementa. Vie opina, gradova i i upanija mogu se dogovoriti o zajednikom obavljanju nekih djelatnosti koje su im od zajednikog interesa, a to se vrlo dobro oituje kroz financiranje koje je u tim sluajevima uglavnom zajedniko (a kako smo ve prije rekli da se brojne lokalne samouprave upravo susreu s problemom manjka financijskih sredstava) a samim tim tu se javlja i efekt sinergije. Pokretanje takvih poslova i suradnje zahtjeva prije svega informatiku podrku na uspostavljanju direktnih i efikasnih radnih komunikacija te potrebu ukljuivanja informacijskog managementa od smog poetka organiziranja radnih procesa. Istovremeno kada se radi snimka prostorne organizacije rada treba snimiti i kvantitivno i kvalitativno stanje informatike opremljenosti po pojedinim lokacijama. U tom smislu zanima nas stanje hardvera i softvera operativne mogunosti i mogunosti umreavanja. Snimanje stanja treba ukljuiti sljedee elemente kao to su: lokaciju upravnih zgrada, smjetaj ureda i radnih mjesta smjetaj distanciranih odjela u gradskim etvrtima i mjesnim odborima informatiku opremljenost ureda i radnih mjesta kvalitetu postojee informatike opreme postojanje mree i njezinu kvalitetu

8. STANOVNICI LOKALNE SAMOUPRAVE U biti o d stanovnika lokalne samouprave sve poinje procesom odluivanja i izborima, koji nosi teret gospodarskog razvoja, zahtijevaju kvalitetnu interakciju sa svim podsustavima lokalne samouprave. Komunikacija graana i lokalne samouprave u svojoj osnovi ima dva razliita procesa: Prva je striktno poslovna komunikacija. U njoj graani imaju ulogu vanjskog klijenta te zahtijevaju odreene usluge od lokalne samouprave. Informacijski management ovdje treba ostvariti kvalitetan, brz i transparentan poslovni odnos. Sustav

14

mora omoguiti brzo i efikasno pruanje usluga od strane lokalne samouprave. Komunikacija o kojoj ovdje govorimo jeste radna komunikacija uslunih radnih mjesta odjela i slubi lokalne samouprave s graanima. Druga je komunikacija upravljaka. Graani tj. porezni obveznici su oni koji daju mandat i posao odreenoj administraciji koju plaaju porezom te iz toga razloga imaju pravo odreivati pravce razvoja, nadzirati rad uprave i prema potrebi obavljati korekcije. To je upravljaka komunikacija graana usmjerena prema vijeu, poglavarstvu, gradonaelniku i odjelima uprave. S polazita potreba informacijskog managementa i krajnjih korisnika graana potrebno je razumjeti organizacijski i zakonski put kojim je omogueno sudjelovanje stanovnika u odluivanju. Tako graani osim sudjelovanjem na izborima za predstavnika tijela mogu odluivati o lokalnim poslovima putem referenduma i mjesnog zbora graana. Graani mogu raspravljati i davati prijedloge gradskom vijeu na koje ono mora odgovoriti u roku od najvie tri mjeseca. Graani mogu podnositi pritube i prigovore na rad upravnih tijela ili drugih organa lokalne samouprave, na koje mjerodavno tijelo mora odgovoriti u roku od 30 dana, te se mora osigurati evidencija pritubi i svi odgovori moraju biti javno objavljeni. Mnoge lokalne samouprave imaju dobre namjere i ele zajedno sa graanima: odreivati pravce i planove svoga razvoja kreirati proraun odreivati prioritetne potrebe omoguiti transparentnu kontrolu prorauna, projekata, upravljanja imovinom i financijama omoguiti transparentan rad vijee, poglavarstva i odjela administracije Meutim odnos s graanima klasinim metodama bez cjelovitog informacijskog sustava ima niz nedostataka, najprije tu s radi o sporosti klasinih radno-komunikacijskih medija, zatim o nemogunosti ukljuenja relevantnog broja graana u navedene procese putem istih medija. Budui da komunikacija u svojoj biti podrazumijeva istodobno dvosmjeran protok informacija, kod klasinih sustava se javlja razmjena informacija u dva odvojena jednosmjerna procesa: prvi od lokalne samouprave prema graanima, drugi od graana prema lokalnoj samoupravi iz ega proizlazi da kod klasinih sustava ne postoji komunikacija u teorijsko-znanstvenom smislu. Uz organizacijske nedostatke i sporost metoda pojavljuje se i ljudski imbenik kao generator pogreaka i usporavanja procesa. Lokalna samouprava koja je prisiljena raditi klasinim metodama sav teret odgovornosti uprave i vlasti svaljuje na svoja lea.

15

Snimanje ovog podsustava treba kvantificirati sliku obiju vrsta ovdje navedenih komunikacija tj. poslovne komunikacije i upravljake komunikacije.

9. CILJ I METODOLOGIJA ANALIZE Cilj je ove faze formiranje integralne slike i stanja postojeeg sustava na osnovama prethodno prikupljenih informacija i kvalitativne analize prednosti i nedostataka u obliku kvantificiranih statistikih pokazatelja. Sustavna e analiza prikazati cjelovit sustav sa svim postojeim podsustavima, sve funkcije kao to su poslovne komunikacije, unutranje poslovanje i protoci dokumenata, tijek informacija kao i nosai pojedinih komunikacija moraju biti specificirane i prikazane.

16

Statistika analiza s jedne strane kvantificirano prikazuje meuovisnosti i pokazuje uska grla informatikog protoka u sustavu te s druge strane organizacijski neiskoritene resurse. Analiza jasno razgraniava resursima pokrivene i nepokrivene kao i pozitive od negativnih organizacijskih dijelova podsustava u sustavu kao cjelini. Podrobno poznavajui sustav, podsustav i njihove elemente, dinamiku meuovisnosti i protoka, lako moemo maksimalizirati njihove funkcije i pretpostaviti uvjete u kojima bi oni savreno obavljali svoje funkcije. Takav zamiljeni savreni idealni model projiciramo u kvantificiranim informacijama, te imamo trostruku ulogu tih idealnih veliina. Prva je da nam on slui kao pretpostavljeni cilj koji planirao ostvariti u duem vremenskom razdoblju, koji neemo i ne moramo nikada ostvariti u cjelini ali mu se moemo neprestano pribliavati. Drugo posluit e nam u konkretnoj gap analizi kada budemo usporeivali trenutano stanje sustava na temelju snimljenih informacija i projiciranog idealnog stanja sustava. Razlika gap pokazat e nam gdje se trenutno nalazimo s naim organizacijskim funkcionalnim informacijskim sustavom. Treu ulogu modela idealnog sustava ima kao pomoni model u formiranju integralnog informacijskog modela.

10. TIJEK INFORMACIJA DINAMIKA SUSTAVA U irem smislu tijek informacija je protok svih vrsta informacija i komunikacija unutar sustava, na razini podsustava i u odnosu sustava i vanjskih sustava. Tu ulaze protoci svih vrsta dokumenata, direktna i indirektna komunikacija i prijenos jednostavnih neoblikovanih informacija na svim nosaima informacija i informacijskim kanalima u poslovnom procesu.

17

Analiza svih protoka pokazala nam je da se tijek takvih informacija u lokalnim samoupravama moe svesti na pet osnovnih funkcija: funkcija upravljakog poslovanja, organiziranja, rukovoenja i odluivanja unutar same organizacije lokalne samouprave, podrka radu i komunikaciji poglavarstva, gradonaelnika i upravih slubi po horizontalnoj i vertikalnoj liniji funkcija uslunog djelovanja lokalne samouprave prema vanjskim klijentima i graanima: komunikacija poglavarstva, upravnih slubi, naelnika i graana funkcija informiranja cjelokupne javnosti, komunikacija svih tijela lokalne samouprave s javnou funkcija povratnih informacija kao osnove za razvoj i reguliranje sustava lokalne samouprave, komunikacija graana prema svim tijelima lokalne samouprave funkcija procesa ireg upravljanja odluivanja u cjelini od strane stanovnika, komunikacija birakog tijela, vijea, poglavarstva, upravnih slubi i gradonaelnika

11. ZAJEDNIKA OBILJEJA SUSTAVA LOKALNE SAMOUPRAVE Voenje i administrativno unutranje poslovanje u veini je lokalnih samouprava informatiki i organizacijski najkvalitetnije rijeen podsustav. U manjim i veim lokalnim samoupravama postoji dobra hardverska i softverska podrka te funkcije i vie ili manje kvalitetno umreavanje.

18

Nedostaci su nepovezanost razliitih informacijskih sustava i nepostojanje integralnoga radno-komunikacijskog sustava za cijeli administrativni podsustav, te zbog toga ne postoji mogunost kontrole optimiranja rada ovih funkcija i podsustava. Funkcija uslunog djelovanja lokalnih samouprava prema graanima pokazuje velike nedostatke gotovo u svim lokalnim samoupravama iako je organizacija slubi esto razliito rijeena od odjela do odjela pa i uinkovitost funkcije varira. Ponekada se u istoj lokalnoj samoupravi moe vidjeti struno rijeena organizacija radne funkcije u jednoj slubi a istodobno je uoljiv nedostatak organizacije rada u drugim slubama. To nam govori o nedostatku kvalitetne razmjene znanja unutar lokalne samouprave, tj u cjelini funkcija je rijeena klasinim metodama uz minimalnu podrku informatike tehnologije. Najvea se razlika pojavljuj kod informiranja javnosti, gdje u pojedinim lokalnim samoupravama imamo svakodnevno informiranje putem medija od strane posebno organiziranih slubi dok se kod nekih lokalnih samouprava taj proces informiranja u potpunosti zanemaruje. Funkcija povratnih informacija kao osnove za razvoj i reguliranje sustava lokalnih samouprava uglavnom nije obuhvaena elektronikom tehnologijom, niti je organizacijski strukturirana na nain koji bi udovoljio upravljakoj funkciji graana i razvoj lokalnih samouprava. U veini sluajeva svoje potrebe, elje, ideje i albe graani imaju pravo pismenim ili usmenim putem uputiti na adresu vijea, poglavarstva, upravnih odjela i naelnika i ekati odgovor. Analiza govori i o nizu sljedeih potreba: potreba za irim pristupom u smislu integriranja sustava za prikupljanje i prezentaciju informacija o svim organizacijama unutar lokalne samouprave (gradskim poduzeima, gospodarstvu, zdravstvu itd.) potreba za mjestom kontakta (realnim ili virtualnim) graana i lokalne samouprave potreba za jednostavnim medijem putem kojeg se mogu obavljati funkcije generiranja, testiranja i odluivanja o pravcima razvoja i novim programima i projektima potreba za istraivakom komunikacijom s graanima u smislu odravanja jasne i pravovaljane slike o lokalnoj samoupravi i vrednovanju rada lokalne samouprave Informatiki bi input uz organizacijske korekcije poveao uinkovitost i ubrzao promjene lokalne samouprave. 12. RAZLIITI INFORMACIJSKI MODELI U odnosu na opseg i podrku osnovnih organizacijsko-radnih funkcija u sustavima uprava i lokalne samouprave u njim su primijenjena tri bitno razliita informacijska modela. Svi su modeli odreeni kvalitetom iskoristivou triju uvjetnih elemenata: prostorom, podrujem djelovanja i opremom pojedinih dijelova i sustava u cjelini.

19

Tako imamo sljedee modele: Osnovni jednostavni model koji se kreu u rasponu od najjednostavnijih sustava koji imaju osobine informatike nepovezanosti radnih prostora, jednostavne kompjutorske opreme, esto s primijenjenim raznovrsnim nekompatibilnim softverom. Ti su modeli posljedica nepostojanja strategije izgradnje informacijskih sustava i neplanskog kreiranja sustava tijekom dueg razdoblja. Funkcije koje podravaju takvi informacijski modeli kreu se u rasponu od bazine podrke unutarnjem poslovanju, podrke upravljanju do podrke uslunim poslovima lokalne samouprave, rjee su primijenjeni financijski modeli koji slue i kao podrka odluivanju. Unutranji integralni modeli imaju jau softversku podrku i temelje se na integralnom pristupu. Ti modeli imaju ostvarene sljedee pretpostavke: kompjutorizaciju svih odjela uprave lokalno umreavanje podsustava LAN3 intranet model koji podravaju radne komunikacije takvi integralni unutranji modeli omoguavaju bolju organizaciju posla, kvalitetan brz rad i znatne utede novca. Modeli podravaju sve funkcije kao i jednostavni modeli samo znatno efikasnije. Potpuna funkcija ovakvih modela dolazi do izraaja kada su uz radno-komunikacijske funkcije u intranet ukljuene i funkcije podrke odluivanju. Kao nedostatak ovog modela moemo navesti nemogunost elektronskog poslovanja s vanjskim klijentima. Integralni modeli intranet internet imaju razvojnu funkciju kreiranja sveobuhvatnih modela, oni ukljuuju cjelokupno unutarnje poslovanje i vanjsku novu kategoriju elektronskog poslovanja nastalu na osnovama svjetske mree-interneta. Elektronsko poslovanje prve su primijenile komercijalne tvrtke u nastojanju osvajanja novih trita i realiziranje to veeg profita uz to manje trokove. Zatim nam slijede financijske ustanove banke su putem interneta otvorile mogunost elektronskog poslovanja za svoje klijente. Lokalne samouprave i uprave se posljednje ukljuuju u ostvarivanje koristi od ovog medija. Meutim upravo ovaj medij moe donijeti upravo njima potpunu promjenu u funkciji i ulozi lokalne samouprave. Brzina i sveobuhvatnost medija moe omoguiti ne samo direktno poslovanje s distance nego i potpuno preuzimanje funkcije razvoja lokalne samouprave od strane graana.

Local Area Natwork raunalska mrea koja se protee na relativno malom podruju. Veina LAN-ova je instalirana u jednoj sobi ili u nekoliko zgrada., jedan Lan moe biti povezan drugim LAN-om na bilo kojoj razdaljini putem telefona ili radiovalova

20

Projektiranje veza intranet internet jednog sustava moe omoguiti direktno poslovanje svakom radnom mjestu s vanjskim korisnicima, a lokalnoj samoupravi omoguuje ostvarenje svih pet navedenih funkcija u cjelini: funkcija upravljakog poslovanja, organizacije rukovoenja i odluivanja unutar same organizacije lokalne samouprave-podrka radu i komunikaciji poglavarstva, gradonaelnika i upravnih slubi po horizontalnoj i vertikalnoj liniji funkcija uslunog djelovanja lokalne samouprave prema vanjskim klijentima i graanima, komunikacija poglavarstva, upravnih slubi, naelnika i graana funkcija informiranja cjelokupne javnosti, komunikacija svih tijela lokalne samouprave s javnou funkcija povratnih informacija kao osnove za razvoj i reguliranje sustave lokalne samouprave, komunikacija graana prema svim tijelima lokalne samouprave funkcija procesa ireg upravljanja odluivanja u cjelini od strane graana, komunikacija birakog tijela, vijea, poglavarstva, upravnih slubi i gradonaelnika

13. WA MODEL E-GOVERNMENT SUSTAV Ovaj model je projektiran sa svrhom da u cijelosti efikasno integrira lokalnu samoupravu i obavljanje svih pet navedenih funkcija, omoguavajui istodobno optimiranje njihovih meuovisnosti i organizacije rada.

21

WA model intranet-internet strukturom radno-komunikacijski pokriva sve sustave i podsustave na podruju uprava, ukljuujui specifine zahtjeve i posebnosti pojedinih radno-komunikacijskih meuodnosa. Osnovni podsustavi u svim lokalnim samoupravama jesu graani, gradska vijea, poglavarstva, gradonaelnici,, upravni odjeli sa svim podsustavima, gradske etvrti, mjesni odbori, javna poduzea i organizacije pod direktnom nadlenou uprava. Projektirani model ima za cilj mogunost realizacije cjelokupnog poslovanja s klijentima elektronskim putem. Model mora podravati radnu komunikacije graana s lokalnom samoupravom, internu komunikaciju kao i rad s bazama podataka i izmjenu dokumenata. Jedan od podciljeva je i taj da zaposlenik lokalne samouprave ne mora fiziki biti na svome radnom mjestu , on moe s bilo kojeg raunala na svijetu ui u intranet sustav i koristiti se bazama podataka, obaviti svoj posao i pruati usluge klijentima koji se nalaze na nekom drugom mjestu. 14. CILJEVI RAZVOJA WA INFORMACIJSKOG MODELA WA intarnet-internet integralni model informacijskog managementa za upravu i lokalnu samoupravu ima dvije grupe ciljeva koji su postavljeni u strukturiranju osnovnih pet funkcija modela.

22

Prva je skupina ciljeva odreena podravanjem poslovnih funkcija i poveanom uinkovitou i efektivnou lokalne samouprave koji zajedniki iniciraju gospodarski razvoj. Osnovna je uloga informacijskog sustava u tvrtkama ili lokalnim samoupravama integracija svih podsustava, procesuiranje informacija i ostvarenje efikasne komunikacije na svim operacijskim razinama, uz koju ide podrka strukturiranih baza podataka, interent mree i podaplikacija za protok dokumenta i drugih specijaliziranih aplikacija. Gradsko vijee, poglavarstvo i uprava ubrzanjem poslovanja i transparentnim pristupom relevantnim informacijama stvaraju uvjete za uinkovito poslovanje svih poslovnih subjekata na svome podruju, to potencijalnim investitorima, klijentima i graanima olakava ulaganje na svom podruju lokalne samouprave.

Ciljevi gospodarski razvoj Integriranje lokalne samouprave, gradskih etvrti, mjesnih odbora I gradskih poduzee u jedan interaktivni informacijski sustav Nova organizacijska struktura i protok informacija u svim odjelima i pododjelima baze podataka u zajednikoj uporabi i zasebnoj uporabi lokalne samouprave Poslovna komunikacija novih mogunosti koja podrava virtualne sastanke, protok dokumenata i optimiranje organizacije rada Pruanje izravnih usluga graanima i investitorima na distancu Pruanje informacija poslovnim subjektima, potencijalnim Investitorima o transparentnom zakonskom okviru, uvjetima Poslovanja, bazama podataka, trinim moguostima u viejezinom formatu. Lokalna samouprava kao trino mjesto

Rezultati Unutranja efikasnost lokalne samouprave Unutranja efikasnost lokalne samouprave Unutranja efikasnost i efektivnost Unutranja i vanjska efikasnost i efektivnost Efektivnost i direktan poticaj gospodarskog razvoja

Druga se skupina ciljeva odnosi na omoguavanje razvoja demokracije. Informacijski sustav modela definira i podrava temeljne parametre demokracije pruajui graanima mogunost izravnog utjecaja na strateke odluke zajednice. Poveanje demokracije ukljuuje potrebu potpuno transparentnog procesa upravljanja, zatim omoguavanje svakodnevnog sudjelovanja graana u radu lokalne samouprave. Za ostvarenje ovih ciljeva model mora biti jasno strukturiran, brz, djelotvoran i dostupan javnosti, kako bi konstantne kvantitativne analize odreivale pravce i otvarale mogunosti realizacije dnevne demokracije.
Ciljevi demokratizacija Permanentna prezentacija funkcija, odgovornosti i zakonodavnih okvira lokalne samouprave s graanima Pravodobna prezentacija prorauna, projekata, regulativa, odluka Graanski transparentan input potreba, ideja, projekata, rjeenja i smjera razvoja Rezultat Transparentnost Transparentnost Sudjelovanje graana

23

Graanski transparentan input proraunskih prioriteta, prioritetnih projekata i kontrole u procesima provedbe, statistiki kvanticifiran Graansko odluivanje, vrednovanje rada i efikasnost lokalne samouprave

Sudjelovanje graana Maksimalan razvoj dnevne demokracije

Uz navedene ciljeve model mora udovoljiti zahtjevnim tehnikim kapacitetima. Operacionalno jedan model mora biti funkcionalan u radu jedne ili vie uprava i lokalnih samouprava. Unutar jedne lokalne samouprave WA model moe prikljuiti u operativno koritenje sva relevantna javna poduzea, kompanije i sustave koji su vani za lokalnu samoupravu.

15. OSNOVNA STRUKTURA WA INTEGRALNOGA MODELA WA informacijski model implementiranjem postaje sloen informacijski sustav velikih radno-komunikacijskih operativnih mogunosti. Osnovna je struktura sustava projektirana u dvije funkcionalne cjeline: WA intranet informacijski sustav i Wa internet informacijski sustav. Korisniki se pristup sustavima realizira putem zasebnih intranet i internet suelja ili portala, te se iz oba portala granaju pristupi projektiranim organizacijsko-radnim funkcijama. Postavljanje organizacijskog modela ima mogunost otvaranja velikog broja istodobnih radno-komunikacijskih kanala s korisnicima i mogunost integracije velikog broja radnih sustava Intranet i internet portali viestruko su funkcionalno povezani. Meu njima najvaniji podelemet je IIAT4 odnosno fleksibilni komunikacijski kanali kojima ide
4

Intranet-Internet Administration Transfer

24

protok informacija i radna komunikacija intranet-internet izmeu unutranjih i vanjskih korisnika. Oba sustava funkcionalno su povezana na istom serveru i ukljuuju zajednike komponente poput baza podataka, posebnih komunikacijskih komponenata i programskih funkcija. Wa intranet sustav dizajniran je tako da prua podrku internom administrativnom sustavu lokalne samouprave: odjelima i poodjelima, gradskim etvrtima, mjesnim odborima i javnim poduzeima. WA internet sustav sastoji se od podsustava koji omoguavaju interaktivno poslovanje s vanjskim korisnicima-graanima i investitorima. Sukladno otme investitori i drugi vanjski korisnici s jedne strane pristupaju radnoj komunikaciji putem WA internet portala, a zaposleni i drugi unutranji korisnici u lokalnoj samoupravi pristupaju putem WA intranet portala razmjenjujui informacije, dokumente, aplikacije itd.

25

Wa intranet sustav doputa ulaz u niz suelja putem Administrativno-radnih kanala na intranet portalu, putem tih suelja odvija se radna komunikacija s vanjskim korisnicima u WA internet sustavu, pod sueljima odjela, pododjela i radnih mjesta.

26

radni kanali ove vrste mogu se otvoriti za sve radne jedinice ili za sve odjele i pododjele unutar lokalne samouprave na sljedeem prikazu. Radna komunikacija ukljuuje izravnu komunikaciju svih radno-organizacijskih jedinica s vanjskim korisnicima, pristupe bazama podataka, direktne protoke dokumenata i vienamjenske indirektne komunikacije.

27

16. FUNKCIONALNI ALGORITMI I PROGRAMIRANJE SOFTVERSKOG MODELA Nakon odreivanja svih potrebnih intranet i internet funkcija modela prema potrebama lokalne samouprave i potrebama vanjskih korisnika slijedi faza funkcionalnog povezivanja meuovisnih elemenata.

odreeni su zajedniki podsustavi za podravanje interaktivnih funkcija radnih komunikacija administrativni transfer sustav. Viekanalni su komunikacijski transferi podijeljeni na direktne koji podravaju istodobnu komunikaciju i na indirektne one kod kojih nije izraena potreba za istodobnom dvosmjernom komunikacijom

28

17. OPERATIVNE MOGUNOSTI WA INFORMACIJSKOG MODELA

implementiran u regionalnim i lokalnim samouprava WA model postaje efikasan informacijski sustav s nizom konkretnih mogunosti kao to su: integriranje radnog sustava i optimiranje organizacije rada ukljuivanjem svih podsustava otvara mogunost organizacijskog razvoja i optimalnog iskoritavanja svih radnih resursa i potrebne alokacije radi uinkovitosti rada. e government elektronska uprava i lokalna samouprava pruanje usluga i obavljanje posla s graanima s distance. Svi upravni odjeli i sva radna mjesta imaju mogunost samostalne direktne i indirektne komunikacije s korisnicima i obavljanja cjelovitog posla razmjene dokumenata, aplikacija itd. putem WA internet portala e government obavljanje cjelovite redovite djelatnosti i komunikacije s udaljenosti putem WA intranet portala za gradske vijenike, gradsku upravu i gradsku administraciju (pristup bazama podataka, direktnoj i direktnoj vienamjenskoj komunikaciji). Ovo je posebno pogodno za gradske

29

vijenike koji nemaju radno mjesto unutar lokalne samouprave te su esto dislocirani, a ovim putem mogu obaviti svoje sastanka i poslove bez obzira na to gdje se nalazili. e government apsolutno pojednostavnjenje i ubrzanje svih internih komunikacija sastanaka sa distance i razmjene dokumenata sudjelovanje graana u svim fazama razvoja lokalne samouprave putem definirane stalne konferencije grada stalnih anketa, direktne internet komunikacije itd. Lokalna samouprava moe iskoristiti mogunosti toga medija da neprekidno prati potrebe, ideje i predloene projekte graana i definiranu volju putem anketa te zajedno s graanima u interakciji izrauje proraune prema realnim gospodarskim mogunostima. mogunost apsolutne i pravodobne transparentnosti svi se vani outputi mogu trenutano publicirati kao npr .proraun, projekti itd.

18. KORISNIKA STRUKTURA WA INFORMACIJSKOG MODELA WA je model koji putem interneta povezan s cijelim informatiziranim svijetom, te korisnicima otvara mogunosti vremenski i prostorno irokog pristupa informacijama. Istodobno modelom je sadrajno pokriveno unutranje i vanjsko radno-komunikacijsko poslovanje lokalne samouprave. Sustavom su obuhvaeni svi segmenti i podsustavi lokalne samouprave od graana, gradskog vijea, gradske uprave, administracije, vanjskih jedinica lokalne samouprave, mjesnih odbora, gradskih etvrti te gradskih poduzea. Implementiran WA sustav otvoren je prema korisnicima putem dvaju ulaza. Unutranjim korisnicima (djelatnicima odjela, mjesnih odbora itd) korisnika struktura otvara se putem intranet portala kojem svi pristupaju upisom svog imena, prezimena i odabrane lozinke. Vanjski korisnici graani (svi korisnici interneta) ne mogu pristupiti intranetu ali imaju neogranien pristup korisnikoj strukturi internet portala.

30

19. KORISNIKA STRUKTURA WA INTRANET SUSTAVA Intranet korisnici pristupaju portalu s bilo kojeg raunala u svijetu ukljuenog u internet mreu, to im otvara mogunost obavljanja njihova posla s razliitih lokacija.

INTRANET PRISTUP PRISTUP IV

PREDVIENI KORISNICI Svi intranet korisnici

PRISTUP III

Intranet korisnici s odobrenim pristupom od strane proelnika odjela

PRISTUP II

Korisnici delegirani od strane gradske uprave ili gradskog vijea

PRISTUP I

Informatika

AKTIVNI KORISNIKI ELEMENTI 1. automatski transfer 2. transfer dokumenta 3. direktna komunikacija 4. tri razine baze podataka 5. unutranje konferencije 6. adresar pretraiva 1. obavijesti (odjela, pododjela, radnog mjesta) 2. djelatnosti 3. radna komunikacija s klijentima 4. dokumenti 5. projekti 6. adresar 7. vodi poslova 1. novosti 2. ankete 3. strukturirane stalne konferencije 4. direktna komunikacija s graanima 5. vodi poslova 6. sustav glasovanja 7. unutranje konferencije 8. organizacijski monitoring 1. otvaranje odjela i pododjela 2. otvaranje radnih kanala 3. upis unutranjih korisnika i njihovih pristupa 4. izmjena simbola i drugih vizualnih elemenata 5. automatski monitoring

OPOTREBA UNUTRANJE POSLOVANJE I KOMUNIKACIJA

POSLOVANJE S VANJSKIM KORISNICIMA U IME ODJELA, PODODJELA ILI RADNOG MJESTA

ODNOS S VANJSKIM I UNUTRANJIM KORISNICIMA U IME CIJELE UPRAVE

FUNKCIONIRANJE WA SUSTAVA

31

32