SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

PEDOMAN MUTU
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

Pedoman ini menguraikan Sistem Manajemen Mutu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang dan merupakan pedoman dalam melaksankan tugas bagi seluruh guru dan karyawan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang Perubahan terhadap sistem manajemen mutu ini tidak diperbolehkan tanpa persetujuan Wakil Manajemen Mutu dan Kepala Sekolah (WMM) dan harus ditetapkan dengan mengacu pada prosedur mutu yang terkandung di dalam dokumen ini.

Dokumen ini milik SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang, isi dokumen tidak diperkenankan untuk digandakan atau disalin dalam bentuk apapun tanpa ijin tertulis dari SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

1 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

HALAMAN PENGESAHAN

Nama 1. Husen Goppar NIP. 2. M Kalam S.Pd NIP. Dibuat Oleh 3. Suryadi Robinson S.Pd NIP. 4. Drs. Dasril NIP. 5. Susiyanto S.Pd NIP. Nama Diperiksa Oleh Lanti Aflaha S.Pd NIP. Nama Disahkan Oleh Drs. H Darlius,MM,M.Pd NIP

Jabatan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana & Prasarana Wakil Kepala Sekolah Bidang Humas dan Hubin Jabatan Wakil Manajemen Mutu Jabatan Kepala Sekolah

Tanda Tangan

Tanggal 3 Oktober 2011

3 Oktober 2011

3 Oktober 2011

3 Oktober 2011

3 Oktober 2011 Tanda Tangan Tanggal 3 Oktober 2011 Tanda Tangan Tanggal 3 Oktober 2011

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

2 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
DAFTAR ISI
Halaman Sampul Halaman Pengesahan Daftar Isi Daftar Distribusi Sejarah Revisi PM.01 PM.02 PM.03 PM.04 Profil Sekolah Menengah Kejuruan Business Process Map Daftar Istilah Sistem Manajemen Mutu 4.1 Persyaratan Umum 4.2 Persyaratan Dokumentasi Tanggung Jawab Manajemen 5.1. Komitmen Manajemen 5.2. Pusat Perhatian pada Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu 5.4. Perencanaan 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi 5.6. Tinjauan Manajemen Pengelolaan Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya 6.2 Tenaga Kependidikan 6.3 Prasarana 6.4 Lingkungan Kerja Realisasi Jasa Pembelajaran 7.1 Perencanaan Realisasi Jasa Pembelajaran 7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan 7.3 Perancangan dan Pengembangan 7.4 Pembelian (Purchasing) 7.5 Pelaksanaan Pembelajaran dan Penyediaan Jasa 7.6 Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran Pengukuran, Analisis dan Perbaikan 8.1 Persyaratan Umum 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.3 Pengendalian Hasil Pembelajaran yang Tidak Sesuai 8.4 Analisis Data 8.5 Perbaikan LAMPIRAN I. Struktur Organisasi II. Uraian Tugas Unit Kerja III. Daftar Prosedur Operasional Standar 1 2 3 4 5 6 9 10 12 12 13 15 15 15 16 16 17 18 20 20 20 21 21 23 23 24 25 27 28 29 30 30 30 32 32 33

Nomor Dokumen PM

PM.05

PM.06

PM.07

PM.08

34 35 36

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

3 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

DAFTAR DISTRIBUSI

Nomor Copy 1 2 3 4 5 6 7 Kepala Sekolah Wakil Manajemen Mutu

Jabatan

Wakil Kepala Sekolah Bidang Humas dan Hubin Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana & Prasarana Pendidikan Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

4 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
SEJARAH REVISI
Revisi 0 Tanggal Deskripsi Perubahan Penerbitan perdana Keterangan

Nomor Dokumen PM

3 Oktober 2011

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

5 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

PM.01 PROFIL SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

A. Sejarah SMK YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang

Sekolah Menengah Kejuruan

Identitas Lembaga 1. Nama Sekolah 2. Alamat : Sekolah Menengah : Jl. Telp. .. , Facs Website E-mail 3. Program Keahlian 4. Lama Pendidikan B. Jumlah Siswa Jumlah Peserta Pembelajaran yang dapat diterima setiap tahun berjumlah 164 orang, terdiri dari 4 klas dengan kapasitas kelas 41 orang. Komposisi yang diterima : 75 % laki-laki dan 25 % perempuan. Keadaan Siswa th ajaran 2011/2012 : No. 1. 2. Edisi
SMK

: :

: : 3 (tiga) tahun

Kelas I II Revisi 0

Laki-laki

Perempuan

Jumlah

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

6 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
3. III

Nomor Dokumen PM

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

7 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
C. Keadaan Tenaga Pengajar (Keadaan Tahun 2006/2007) No. 1. 2. 3. 4. S2 S1 D3 SLTA Pendidikan Status Guru Tetap Guru Tidak Tetap Guru Tetap Guru Tidak Tetap Guru Tetap Guru Tetap Guru Tetap Jumlah Guru Tidak Tetap Total D. Data Jumlah Lulusan yang bekerja No. 1. 2. 3. 4 5 Tahun lulus Jumlah Lulusan Bekerja Jumlah

Nomor Dokumen PM

Catatan : 1. Jumlah lulusan yang bekerja di atas adalah yang disalurkan melalui SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang 2. Setiap tahun rata-rata .. % melanjutkan dan mencari pekerjaan secara mandiri. 3. Untuk tahun 20/20 data sampai dengan Awal Agustus 2011 E. Sarana Pendidikan : Sarana Pendidikan yang dimiliki SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang berikut : 1. Ruang Pendidikan Teori. Edisi
SMK

sebagai

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

8 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Bangunan 3 (tiga) lantai, 12 lokal dilengkapi yang OHP tiap local 2. Ruang Laboratorium (Pendidikan Praktek), 18 ruang terdiri dari : a. Laboratorium.. b. Laboratorium . c. Laboratorium .. d. Laboratorium Industri Kecil Kimia I & II e. Laboratorium Kontrol Proses f. Laboratorium Bahasa II & III g. Laboratorium Komputer I & II h. Bengkel Mesin Produksi i. Bengkel Pengelasan j. Laboratorium Fisika Dasar k. Bengkel Elektronika l. Laboratorium m. Laboratorium 3 ruang 1 ruang 1 ruang 2 ruang 1 ruang 2 ruang 2 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang

Nomor Dokumen PM

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

9 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
F. Pembinaan Kesiswaan : 1. Kedisiplinan Siswa 2. Ekstra kurikuler meliputi : a. Baris berbaris (Pleton Inti/TONTI) b. Bola Voli c. Sepak Bola (Footsal) d. Bulu Tangkis e. Majalah Dinding f. Bahasa Inggris g. Seni Musik (band)

Nomor Dokumen PM

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

10 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
PM.02 BUSINESS PROCESS MAP Nomor Dokumen PM

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

11 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
PM.03 DAFTAR ISTILAH
NO ISTILAH PENJELASAN Karakteristik suatu produk yang menunjang kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan yang dispesifikasikan atau derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan Maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi tentang mutu seperti yang dinyatakan secara resmi oleh pucuk pimpinan Dokumen yang merincikan sistem manajemen mutu suatu organisasi Suatu sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu Suatu kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu Seorang anggota manajemen yang diluar tanggung jawab lain harus memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam memastikan proses dalam manajemen mutu, melaporkan kepada pucuk pimpinan dan memastikan pembangkitan kesadaran tentang persyaratan pelanggan Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan ke penetapan tujuan mutu dan merincikan proses operasional yang diperlukan dan sumber daya terkait untuk memenuhi tujuan mutu Peta yang menggambarkan proses-proses Pembelajaran yang berkesinambungan Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan pada pemenuhan persyaratan Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan pada pemberian keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan pada peningkatan kemampuan memenuhi persyaratan mutu Kegiatan berulang untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persysratan Organisasi atau orang yang memberi produk Set kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang mengubah masukan menjadi keluaran Karakteristik inheren dari produk, proses atau sistem yang berkaitan dengan suatu persyaratan Dipenuhinya suatu persyaratan Tidak dipenuhinya suatu persyaratan Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki Tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki Dokumen yang menyatakan persyaratan Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan suatu kegiatan Data pendukung adanya atau kebenaran sesuatu Penegasan melalui penyediaan bukti objektif bahwa persyaratan yang telah ditentukan telah dipenuhi 0 Tanggal 3 Oktober 2011 Halaman 12 dari 38

Nomor Dokumen PM

1.

Mutu

2 3 4 5

Kebijakan Mutu Pedoman Mutu Sistem Manajemen Mutu Manajemen Mutu

Wakil Manajemen Mutu

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Edisi
SMK

Perencanaan Mutu Business Process Map Pengendalian Mutu Pemastian Mutu Perbaikan Mutu Perbaikan Berlanjut Pemasok Proses Karakteristik Mutu Kesesuaian Ketidaksesuaian Tindakan Pencegahan Tindakan Korektif Spesifikasi Rekaman Bukti Objektif Verifikasi A Revisi

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
NO 24 25 ISTILAH Pembenaran Tinjauan PENJELASAN Penegasan melalui penyediaan bukti objektif bahwa persyaratan bagi pemakaian atau penerapan dimaksud tertentu telah dipenuhi Kegiatan yang dilakukan untuk menentukan kessesuaian, kecukupan dan keefektifan masalah yang dibahas untuk mencapai tujuan yang ditetapkan Proses sistematis mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi Set satu atau lebih audit yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke tujuan tertentu Set kebijakan, prosedur dan persyaratan yang dipakai sebagai rujukan Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi Hasil penilaian bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit Hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit Organisasi atau orang yang meminta diadakannya audit Organisasi yang diaudit Orang dengan kemampuan melakukan audit Set operasi untuk menentukan nilai suatu besaran Instrumen ukur, perangkat lunak, standar ukur, bahan rujukan atau alat bantu atau gabungannya yang perlu untuk merealisasikan proses pengukuran Set proses yang mengubah persyaratan menjadi karakteristik tertentu atau menjadi spesifikasi suatu produk, proses atau system Persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya persyaratan pelanggan Dokumen yang menentukan prosedur dan sumber daya yang berkaitan mana harus diterapkan oleh siapa dan bila pada suatu proyek, produk, proses atau kontrak tertentu Sesuatu yang dicari, atau dituju, berkaitan dengan mutu

Nomor Dokumen PM

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

Audit Program Audit Kriteria Audit Bukti Audit Temuan Audit Kesimpulan Audit Rekanan Audit Auditee Auditor Proses Pengukuran Peralatan Pengukuran Perancangan dan pengembangan Kepuasan Pelanggan Rencana Mutu Sasaran Mutu

37 38 39 40

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

13 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
PM.04 SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Persyaratan Umum
Untuk memenuhi persyaratan penerapan sistem manajemen mutu, utamanya untuk mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan dalam hal mutu, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan dan memelihara sistem manajemen mutu dan akan terus menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar internasional ISO 9001:2008. 4.1.1 Mengacu pada tugas pokok dan fungsi Smk Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang, proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dibagi kedalam dua kategori yaitu; proses bisnis utama dan proses pendukung. Proses bisnis utama terdiri dari; pemasaran program, penerimaan siswa baru, pelaksanaan Pembelajaran (proses belajar mengajar), evaluasi akhir, dan pemasaran lulusan. Proses pelaksanaan Pembelajaran terdiri atas; proses belajar mengajar di sekolah dan proses belajar mengajar di industri yang kemudian dikenal dengan pendidikan sistim ganda (PSG). Demikian pula halnya dengan evaluasi akhir, terdiri dari; Ujian Akhir Sekolah dan Ujian Nasional. Proses pendukung terdiri dari proses-proses; pengembangan tenaga kependidikan, pengadaan alat dan bahan (barang dan jasa), pemeliharaan sarana prasarana, pengelolaan administrasi sekolah, pembinaan kesiswaan/ekstra kurikuler, layanan sumber belajar/perpustakaan, outsourcing, layanan bursa kerja khusus, dan layanan bimbingan penyuluhan dan bimbingan karir. Semua kegiatan proses pendukung ini berperan membantu kelancaran pelaksanaan semua proses bisnis utama.

Nomor Dokumen PM

4.1.2

Semua proses di atas baik proses bisnis utama maupun proses pendukung merupakan proses yang saling terkait satu sama lain dan berinteraksi mengikuti suatu siklus yang sistematis. Urutan dan interaksi proses-proses tersebut digambarkan secara lengkap dalam business process map sebagaimana disajikan pada dokumen PM.02. Untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan di atas berjalan secara baik dan pengendaliannya dapat dilakukan secara efektif, maka SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang memastikan tersedianya sumberdaya dan informasi yang diperlukan, memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut dengan mengacu pada kriteria dan metode yang ditetapkan. SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang juga harus mengambil langkahlangkah yang diperlukan guna mencapai hasil yang diharapkan dari setiap proses di atas, serta melakukan penyempurnaan-penyempurnaan agar terwujud perbaikan berlanjut dari proses-proses tersebut.

4.1.3

4.1.4

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

14 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
4.2 Persyaratan Dokumentasi
4.2.1 Umum Sebagai acuan dan pedoman bagi seluruh guru dan karyawan dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2011, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang mengembangkan dokumen yang terdiri dari; kebijakan mutu, sasaran mutu, pedoman mutu, prosedur operasional standar, instruksi kerja, uraian jabatan, formulir dan dokumen-dokumen lain yang dibutuhkan oleh SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang. Dokumentasi tersebut dibagi kedalam empat tingkatan sebagai berikut: Tingkat I Tingkat II : : Terdiri dari; kebijakan mutu, sasaran mutu dan pedoman mutu Prosedur Operasional Standar (POS), yang menjabarkan cara melaksanakan suatu kegiatan atau proses yang diharuskan oleh Standar ISO 9001:2008. Daftar Prosedur Operasional Standar yang digunakan pada SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang adalah seperti tersaji pada Lampiran II Pedoman Mutu ini Terdiri dari; Instruksi Kerja (IK) yang merinci lebih lanjut aktivitas suatu proses yang tercantum pada POS dan proses lainnya dan uraian jabatan yang menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan wewenang seorang staf dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau mengemban suatu jabatan yang dipercayakan kepadanya. Formulir-formulir yang merupakan sarana dalam penerapan sistem manajemen mutu sehari-hari dan merupakan rekaman bagi terealisasinya suatu kegiatan

Nomor Dokumen PM

Tingkat III

Tingkat IV

Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang mencakup seluruh kegiatan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang sebagai lembaga pendidikan yang menyelenggrakan pendidikan kejuruan dalam bidang teknologi/Manajemen Bisnis.

4.2.2

Pedoman Mutu Pedomanan mutu yang menguraikan secara rinci sistem manajemen mutu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang dimaksudkan untuk menjadi pedoman bagi seluruh guru dan karyawan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang dalam menerapkan sistem manajemen mutu yang berbasis pada standar ISO 9001:2008. Pedoman mutu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang mencakup seluruh lingkup sistem manajemen mutu dan mengaplikasikan seluruh persyaratan standar ISO 9001:2008 Rincian tanggapan terhadap seluruh persyaratan standar ISO 9001:2008 dan uraian interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang termasuk 6 (enam) prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan dijelaskan secara lengkap dalam pedoman mutu ini, khususnya dalam dokumen PM.04 sampai dengan PM.08.

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

15 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
4.2.3 Pengendalian Dokumen 4.2.3.1 Wakil Manajemen Mutu (WMM) memastikan bahwa semua dokumen yang dipergunakan dalam Sistem Manajemen Mutu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang selalu dalam keadaan terkendali. Untuk itu, semua dokumen harus: Disetujui dan disahkan sebelum diterbitkan. Diidentifikasi dengan baik, sehingga mudah dikenali. Selalu dimutakhirkan sesuai dengan kebutuhan, disetujui ulang serta ditunjukkan perubahan dan status revisi terkininya. Selalu dapat dibaca, mudah dikenali dan versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. Dokumen yang berasal dari luar SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang, dikenali dengan baik dan distribusinya dikendalikan.

Nomor Dokumen PM

4.2.3.2 Untuk mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disimpan untuk tujuan apa pun, maka pada dokumen tersebut harus dibubuhkan identifikasi berupa stempel dengan tulisan dokumen kadaluwarsa.. 4.2.3.3 Penjelasan lebih rinci tentang pengendalian dokumen ini, selanjutnya diatur dalam POS 4.2.3 tentang Pengendalian Dokumen. 4.2.4 Pengendalian Rekaman Rekaman adalah merupakan bukti pelaksanaan suatu kegiatan atau hasil dari suatu kegiatan. Karena itu, guna memberikan bukti bahwa produk jasa pendidikan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang telah sesuai dengan persyaratan dan sistem manajemen mutu telah diterapkan secara efektif, maka semua rekaman harus dikendalikan. Wakil Manajemen Mutu beserta seluruh pimpinan unit kerja terkait harus menetapkan dan memelihara rekaman secara terkendali, sehingga semua rekaman yang mendukung sistem manajemen mutu selalu terjaga, tetap mudah dibaca, siap untuk ditunjukkan dan diambil bila diperlukan. Penjelasan lebih rinci tentang pengendalian rekaman ini, selanjutnya diatur dalam POS 4.2.4 tentang Pengendalian Rekaman.

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

16 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
PM.05 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen
Komitmen manajemen merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan sistem manajemen mutu. Oleh karena itu, Kepala Sekolah dan Seluruh Unsur Pimpinan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang berketetapan hati untuk memiliki komitmen dan tanggung jawab terhadap penyusunan dan penerapan sistem manajemen mutu, serta mengupayakan perbaikan berkesinambungan terhadap sistem tersebut dengan cara : Mensosialisasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan kepada seluruh guru dan karyawan melalui; rapat pimpinan, rapat rutin yang dilaksanakan minimal satu kali dalam satu bulan, pertemuanpertemuan, surat edaran Kepala Sekolah, buletin, dan bentuk-bentuk komunikasi lainnya. Menetapkan kebijakan mutu sebagai pedoman yang harus diikuti oleh seluruh unsur pimpinan, guru dan karyawan. Menetapkan sasaran mutu sesuai dengan perkembangan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang Menyelenggarakan rapat tinjauan manajemen yang dilaksanakan minimal satu kali dalam enam bulan. Pengaturan rapat tinjauan manajemen ini selanjutnya dijelaskan lebih rinci pada pasal 5.6. Memastikan tersedianya sumberdaya (tenaga kependidikan, infra struktur dan lingkungan kerja yang kondusif) untuk penerapan sistem manajemen mutu.

Nomor Dokumen PM

5.2

Pusat perhatian pada pelanggan

Kepala Sekolah dan seluruh unsur pimpinan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang memastikan bahwa penyelenggaraan pendidikan pada SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang berfokus pada pelanggan. Karena itu, kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipahami dengan baik dan seksama untuk kemudian ditetapkan sebagai rujukan utama dalam setiap disain program pendidikan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang. Disamping itu, Kepala Sekolah dan seluruh unsur pimpinan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang juga harus memastikan bahwa dalam pelaksanaan program pendidikan, kebutuhan dan harapan pelanggan tersebut dipenuhi secara konsisten dan konsekuen dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Sehubungan dengan itu, Kepala Sekolah dan seluruh unsur pimpinan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang harus: Selalu memantau kegiatan pelaksanaan program pendidikan guna menjamin kesesuaian program tersebut dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Memantau informasi yang terkait dengan persepsi pelanggan terhadap mutu penyelenggaraan pendidikan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang dan kepuasan pelanggan

Untuk maksud tersebut, Kepala Sekolah dan seluruh unsur pimpinan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang harus selalu aktif melakukan komunikasi dengan Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

17 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

pelanggan menggunakan semua sarana komunikasi yang memungkinkan baik formal maupun informal.

5.3

Kebijakan Mutu
Kepala SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang memastikan bahwa kebijakan mutu, yang merupakan maksud dan arahan secara menyeluruh tentang mutu ditetapkan dan disahkan dengan memastikan bahwa kebijakan mutu tersebut: Sesuai dengan tujuan (visi dan misi) SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu Disosialisasikan kepada seluruh tenaga guru dan karyawan untuk dipahami dan dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan Ditinjau secara periodik agar selalu sesuai dan relevan dengan kondisi dan perkembangan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang

Kebijakan mutu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang ditulis pada lembaran terpisah dari Pedoman Mutu ini. Untuk keperluan sosialisasi kebijakan mutu tersebut dipajang pada tempat-tempat tertentu dan kandungan isinya disosialisasikan secara bertahap dan bertingkat pada seluruh guru dan karyawan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang.

5.4

Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.1.1 Kepala SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan dan mengesahkan sasaran mutu tingkat sekolah (SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang). Kepada seluruh pimpinan unit kerja ditugaskan menetapkan sasaran mutu unit kerja masing-masing dengan merujuk pada sasaran mutu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang Sasaran mutu tersebut harus terukur dan taat asas dengan kebijakan mutu. Untuk itu, sasaran mutu dirumuskan dengan pendekatan SMART (spesifik, measurable, achievable, realistik, dan time frame). 5.4.1.2 Seluruh unsur pimpinan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menjamin bahwa sasaran mutu tersebut dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh guru dan karyawan, sehingga betul-betul menjadi sesuatu yang ingin dicapai atau dituju berkenaan dengan mutu. Untuk itu, sasaran mutu harus dilengkapi dengan program pencapaian sasaran mutu dan ketercapaiannya harus dipantau secara berkala. 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Kepala SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang memastikan bahwa: 5.4.1 Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan untuk memenuhi persyaratan umum sistem manajemen mutu sebagaimana diuraikan pada poin 4.1 (PM.04) termasuk upaya pencapaian sasaran mutu. Bila terjadi perubahan terhadap sistem manajemen mutu, integritasnya harus dipelihara. Oleh sebab itu setiap perubahan dan penerapan terhadap Revisi 0 Tanggal 3 Oktober 2011 Halaman 18 dari 38

5.4.2 Edisi
SMK

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
perubahan tersebut harus direncanakan.

Nomor Dokumen PM

5.5

Tanggung jawab, Wewenang, dan Komunikasi

5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang Kepala SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang yang kemudian disebut uraian jabatan untuk seluruh unsur pimpinan, guru dan karyawan ditetapkan dan dikomunikasikan kepada staf. Tanggung jawab dan wewenang guru, wakil kepala sekolah, kepala Sub Bagian Tata Usaha, ketua kompetensi keahlian dan yang setingkat, disetujui dan disahkan oleh kepala sekolah. Sedangkan untuk personil dibawahnya, pengesahannya dilimpahkan kepada wakil kepala sekolah dan kepala Sub Bagian Tata Usaha. Uraian jabatan tersebut, disamping ditandatangani oleh pimpinan harus pula ditandatangani oleh staf yang bersangkutan sebagai bukti bahwa uraian jabatan tersebut telah dimengerti dan di pahami dengan baik untuk kemudian dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. 5.5.2 Wakil Manajemen Mutu Kepala SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menunjuk salah seorang anggota manajemen untuk melaksanakan tugas sebagai Wakil Manajemen Mutu (WMM), yang diluar tanggung jawab rutinnya, memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut: Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara. Melaporkan kepada Kepala Sekolah tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan apapun untuk perbaikan sistem manajemen mutu tersebut Memastikan dipromosikannya kesadaran untuk memenuhi persyaratan pelanggan kepada seluruh guru dan karyawan. Sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu

5.5.3

Komunikasi Internal Komunikasi merupakan faktor kunci keberhasilan suatu organisasi. Oleh sebab itu, Kepala SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang harus memastikan terciptanya komunikasi yang efektif pada seluruh bagian dan tingkatan yang ada dalam organisasi SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang Sehingga seluruh kebijakan sekolah dan informasi penting lainnya diketahui dan dipahami oleh seluruh unsur pimpinan guru dan karyawan. Untuk maksud tersebut, Kepala SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan saluran komunikasi internal melalui; Rapat unsur pimpinan, dihadiri oleh; Kepala Sekolah, WMM, Wakil Kepala Sekolah, Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Ketua kompetensi Keahlian. Pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan dan diupayakan bisa dilakukan minimal satu kali sebulan. Rapat rutin lembaga, dihadiri oleh seluruh unsur pimpinan sampai pada tingkat kepala urusan, kepala sub seksi, dan yang setingkat. Pelaksanaanya Revisi 0 Tanggal 3 Oktober 2011 Halaman 19 dari 38

Edisi
SMK

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU

Nomor Dokumen PM

diupayakan minimal satu kali dalam tiga bulan. Rapat kerja, dihadiri oleh seluruh unsur pimpinan dan pihak terkait lainnya yang pelaksanaanya terutama diarahkan pada penyusunan program kerja dan evaluasi pelaksanaan program Tinjauan Manajemen yang pelaksanaanya diatur lebih lanjut pada pasal 5.6 Media lain yang dianggap efektif bagi penyebaran informasi kepada seluruh unsur pimpinan, guru dan karyawan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang

5.6 Tinjauan Manajemen

5.6.1 Umum Kepala SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang memimpin Tinjauan Manajemen yang diadakan minimal 1 (satu) kali dalam enam bulan. Tinjauan manajemen dilaksanakan dalam rangka memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu (SMM). Rapat tinjauan manajemen juga harus membahas peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan sistem manajemen mutu (SMM), termasuk perubahan kebijakan mutu dan sasaran mutu. Rekaman pelaksanaan dan hasil-hasil rapat tinjauan manajemen dipelihara oleh Wakil Manajemen Mutu ( WMM ). 5.6.2 Masukan untuk Tinjauan Manajemen Masukan untuk tinjauan manajemen berupa informasi tentang: Hasil audit Umpan balik pelanggan Kinerja proses dan kesesuaian produk Status tindakan preventif dan tindakan korektif Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu Saran-saran untuk perbaikan 5.6.3 Rapat tinjauan manajemen dilaksanakan dengan pengaturan sebagai berikut : Rapat tinjauan manajemen dihadiri oleh; Kepala Sekolah, WMM, Wakil Kepala Sekolah, Kepala Sub Bagian Sub Bagian Tata Usaha, Ketua Kompetensi Keahlian, Kepala Urusan dan unsur pimpinan lainnya.. Apabila diperlukan rapat dapat mengundang staf tertentu yang terkait atau relevan dengan masalah sistem manajemen mutu yang dibahas. Undangan rapat harus disampaikan paling lambat tiga hari sebelum rapat dilaksanakan. Bila Kepala Sekolah berhalangan, maka Kepala Sekolah dapat menugaskan salah seorang wakil kepala sekolah atau kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk memimpin rapat tinjauan manajemen. Penugasan tersebut harus dilakukan secara tertulis. Jadwal rapat tinjauan manajemen direncanakan oleh WMM dan ditetapkan oleh Kepala Sekolah Peserta rapat yang karena suatu hal tidak dapat menghadiri rapat, harus menyampaikan alasan secara tertulis kepada WMM. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat tinjauan manajemen adalah semua bahan yang diuraikan pada poin 5.6.2. Setiap pelaksanaan rapat tinjauan manajemen harus dibuat notula rapatnya. Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

20 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
5.6.4 Keluaran Tinjauan Manajemen Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan apapun yang berkaitan dengan: Perbaikan untuk meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya Perbaikan pada layanan jasa berkaitan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan Peningkatan dan pengadaan sumber daya yang diperlukan

Nomor Dokumen PM

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

21 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
PM.06 PENGELOLAAN SUMBER DAYA Nomor Dokumen PM

6.1 Penyediaan sumber daya

Tidak dapat dipungkiri bahwa, untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan untuk terus menerus secara berkelanjutan memperbaiki keefektifannya diperlukan sejumlah sumber daya. Untuk itu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang secara sungguh-sungguh menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan, baik infra struktur, fasilitas, tenaga kependidikan, dan sumber daya lainnya. Penetapan dan penyediaan sumber daya tersebut terutama sekali dimaksudkan untuk menunjang penyelenggaraan pendidikan yang berkualitas dalam upaya meningkatkan kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya melalui penyelenggaraan pendidikan yang berfokus pada pemenuhan kebutuhan dan harapan pelanggan.

6.2

Tenaga Kependidikan
6.2.1 Umum Untuk menjamin terselenggaranya penyelenggaraan pendidikan yang bermutu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang memastikan bahwa seluruh tenaga kependidikan (guru dan karyawan) yang terlibat dalam penyelenggaraan pendidikan , memiliki kompetensi yang sesuai dengan tuntutan tugas dan pekerjaan atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman . 6.2.2 Kemampuan, kesadaran dan pelatihan Agar semua tenaga kependidikan dapat melaksanakan tugas dengan kinerja yang optimal, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan beberapa ketentuan berkenaan dengan tenaga kependidikan, sebagai berikut: Menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi guru dan karyawan untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau menempati suatu jabatan yang selanjutnya dikenal dengan istilah matriks kompetensi. Oleh karena itu, penyusunan matriks kompetensi harus mengacu pada uraian jabatan. Matriks kompetensi wakil kepala sekolah, kepala sub bagian Sub Bagian Tata Usaha, ketua Kompetensi keahlian dan guru ditetapkan dan ditandatangani oleh Kepala Sekolah. Sedangkan matriks kompetensi untuk staf administrasi pada unit kerja ditetapkan dan ditanda tangani oleh pimpinan unit kerja masing-masing dan diketahui oleh kepala sekolah. Melakukan analisis kebutuhan program pengembangan, menyusun program pengembangan dan menyediakan pelatihan atau tindakan lain bagi guru dan karyawan dalam rangka pengembangan staf untuk mencapai kompetensi yang ditetapkan atau disyaratkan, terutama bagi guru dan karyawan yang kompetensinya masih dibawah standar. Melakukan evaluasi terhadap program pengembangan yang telah dilakukan guna mengetahui keefektifan program pengembangan tersebut.

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

22 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU

Nomor Dokumen PM

Memastikan bahwa seluruh guru dan karyawan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menyadari betapa pentingnya peran dan kontribusi mereka dalam pencapaian sasaran mutu sekolah maupun sasaran mutu unit kerja. Memelihara semua rekaman guru dan karyawan yang berkenaan dengan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman.

Pengelolaan kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan guru dan karyawan serta administrasi kepegawaian seluruh guru dan karyawan beserta rekaman-rekamannya menjadi tanggung jawab sub bagian Sub Bagian Tata Usaha (urusan kepegawaian) Penjelasan lebih rinci tentang pengembangan tenaga kependidikan, selanjutnya diatur dalam POS PTK tentang Pengembangan Tenaga Kependidikan

6.3

Prasarana
Sama halnya dengan tenaga kependidikan, prasarana juga merupakan sumber daya yang tidak kalah pentingnya dalam upaya penyelenggaraan pendidikan yang bermutu. Untuk itu, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk melaksanakan penyelenggaraan pendidikan yang memenuhi persyaratan, kebutuhan dan harapan pelanggan serta pihak berkepentingan lainnya. Prasarana ini mencakup : Gedung, ruang kerja, ruang belajar, laboratorium,Bengkel, perpustakaan, dan sarana pendukung lainnya. Peralatan yang dibutuhkan dalam proses penyelenggaraan pendidikan (baik perangkat keras maupun perangkat lunak). Peralatan atau jasa pendukung seperti; sarana transportasi, sarana komunikasi, dan lain sebagainya.

Untuk menjamin terlaksananya penyelenggaraan pendidikan yang bermutu, maka Sub Bagian Tata Usaha khususnya urusan sarana/perlengkapan dan seluruh unit kerja harus memastikan bahwa semua fasilitas dan peralatan selalu dalam keadaan siap pakai. Untuk itu kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana baik preventif maupun kuratif harus dilakukan secara terprogram, terkoordinasi, dan dengan penuh kesungguhan. Pengelolaan dan penyimpanan rekaman-rekaman yang terkait dengan pengeloaan sarana dan prasarana menjadi tanggung jawab Kepala Sub Bagian Tata Usaha (Urusan Sarana/Perlengkapan) dan Kepala Unit Kerja masing-masing. Penjelasan lebih rinci tentang hal ini, selanjutnya diatur dalam POS SAR tentang Pemeliharaan Sarana Prasaran.

6.4

Lingkungan Kerja
Sumber daya lain disamping prasarana yang mempunyai peran tidak kecil dalam upaya penyelenggaraan pendidikan yang bermutu (memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan) adalah faktor lingkungan kerja. Guru dan karyawan yang kompeten dan berkualitas yang dilengkapi dengan prasarana canggih dan lengkap sekalipun tidak akan memberi kontribusi terhadap mutu pendidikan tanpa didukung oleh lingkungan kerja yang juga berkualitas.

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

23 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

Untuk itu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan dan mengelola lingkungan kerja baik lingkungan fisik (physical environment) maupun lingkungan non fisik (non physical environment) sedemikian rupa sehingga tercipta lingkungan kerja yang kondusif untuk mendorong semua staf bekerja lebih semangat dan penuh tanggung jawab. Pengelolaan lingkungan kerja yang bersifat fisik harus diarahkan pada penciptaan lingkungan kerja yang bersih, nyaman, aman, indah, teratur, dan tertib. Pengelolaan lingkungan kerja yang bersifat non fisik diarahkan pada penciptaan hubungan yang harmonis baik antar sesama guru dan karyawan, antara staf dan pimpinan maupun antar sesama pinpinan. Hal ini tidak lain dimaksudkan untuk membangun saling pengertian, saling harga menghargai, hormat menghormati, jauh dari prasangka dan sikap saling curiga mencurigai. Pendek kata harus tercipta kebersamaan yang saling asah, asih dan asuh. Untuk maksud tersebut, sebagai sarana menciptakan lingkungan non fisik yang kondusif, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang melaksanakan kegiatan-kegiatan sosial sebagai berikut: Melakukan kunjungan rumah, terutama kepada guru dan karyawan yang mendapatkan musibah Mengadakan kegiatan halal bil halal dan perayaan hari-hari besar keagamaan Melaksanakan acara-acara keluarga, misalnya olah raga bersama, rekreasi bersama, dan acara keluarga lainnya.

Pengelolaan lingkungan kerja pada unit kerja menjadi tanggung jawab masing-masing pimpinan unit kerja. Sedangkan pengelolaan lingkungan kerja pada tingkat sekolah diatur sebagai berikut: Kepala Sub Bagian Tata Usaha khususnya Kepala Urusan Umum bertanggung jawab atas pengelolaan lingkungan fisik, terutama yang terkait dengan masalah kebersihan, pertamanan, keindahan, ketertiban, dan keamanan. Kepala Sekolah dibantu oleh seluruh unsur pimpinan bertanggung jawab atas pengelolaan lingkungan non fisik. Seluruh warga SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang harus berperan serta secara aktif dan penuh tanggung jawab dalam setiap upaya penciptaan lingkungan kerja yang kondusif.

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

24 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
PM.07 REALISASI JASA PEMBELAJARAN
7.1 Perencanaan Realisasi Jasa Pembelajaran

Nomor Dokumen PM

7.1.1

Tujuan pendidikan di SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang diarahkan untuk menghasilkan lulusan yang profesional. Karena itu perencanaan realisasi jasa Pembelajaran harus dilakukan secara baik dengan melibatkan seluruh unsur terkait seperti; Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum dan Pengembangan, Wakil Kepala Sekolah Bidang Humas dan Hubin, Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan, Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, dan Koordinator BP. Perencanaan realisasi Pembelajaran ini harus konsisten dan senantiasa terkait dengan persyaratan proses-proses lain dari sistem manajemen mutu. Dalam merencanakan realisasi jasa Pembelajaran, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menerapkan : Sasaran dan persyaratan mutu dari Pembelajaran. Perangkat dokumen serta sumber daya yang spesifik bagi jasa Pembelajaran tersebut. Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi dan pengujian serta kriteria keberterimaan Pembelajaran. Rekaman yang diperlukan sebagai bukti bahwa realisasi Pembelajaran memenuhi persyaratan pelanggan.

7.1.2

Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum dan Pengembangan berkewajiban menetapkan persyaratan mutu lulusan berdasarkan standar yang sudah ditetapkan dalam kurikulum. Kepala Sekolah menetapkan tahapan proses pelaksanaan Pembelajaran, dokumen kurikulum yang digunakan serta penyediaan sumber daya yang dibutuhkan guna memenuhi persyaratan mutu yang telah ditetapkan. Untuk menjamin agar setiap tahapan proses jasa Pembelajaran berjalan dengan baik dan bermutu, maka Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum dan Pengembangan berkewajiban menyusun rencana mutu yang paling tidak berisi; tahap/jenis kegiatan, penanggung jawab/pelaksana, sumber daya, kriteria keberterimaan, pemantauan dan dokumen terkait. Untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi jasa Pembelajaran yang dihasilkan memenuhi persyaratan, maka rekamannya disimpan oleh unit kerja terkait. Keluaran perencanaan harus dalam bentuk yang sesuai dengan metode operasional yang selama ini dilaksanakan pada SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang Penjelasan lebih lanjut tentang realisasi jasa Pembelajaran, dirinci dalam POS PBM tentang Pelaksanaan Pembelajaran (Proses Belajar Mengajar).

7.1.3

7.1.4

7.1.5

7.1.6

7.1.7

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

25 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan 7.2.1. Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan jasa Untuk menjamin jasa Pembelajaran yang diselenggarakan memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan serta peraturan perundangan-undangan yang berlaku, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan bahwa: a). Harapan dan kebutuhan pelanggan terhadap mutu jasa Pembelajaran diidentifikasi dan dipahami dengan baik untuk memastikan bahwa SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang. mampu menyelenggarakan Pembelajaran sebagaimana yang diharapkan tersebut. b). Persyaratan yang tidak teridentifikasi oleh pelanggan, tetapi sangat diperlukan bagi penyelenggaraan jasa Pembelajaran yang bermutu akan ditetapkan oleh SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang c). Seluruh unsur manajemen SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang harus memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kejuruan yang meliputi: UU RI No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan PP No. 31 Tahun 2005 tentang Perubahan PP No. 40 Tahun 1994 tentang Rumah Tangga PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah

Nomor Dokumen PM

d). Persyaratan tambahan yang diyakini akan sangat bermanfaat bagi penyelenggaraan jasa Pembelajaran yang bermutu akan ditetapkan oleh SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang

7.2.2. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan jasa Pembelajaran Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum harus mengkaji ulang semua persyaratan yang terkait dengan jasa Pembelajaran sebelum membuat keputusan tentang kesanggupan untuk melaksanakan Pembelajaran tersebut (misalnya sebelum memasarkan program kepada pelanggan). Kaji ulang harus memastikan bahwa: Persyaratan yang diminta berkenaan dengan penyelenggaraan Pembelajaran telah ditentukan. Apabila terjadi perbedaan persyaratan dengan yang disampaikan sebelumnya, harus diselesaikan terlebih dahulu. SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang benar-benar yakin mampu melaksanakan Pembelajaran sesuai dengan persyaratan yang ditentukan.

Semua rekaman yang terkait dengan tinjauan dan tindakan yang timbul sebagai akibat dari tinjauan tersebut harus dipelihara. Mengingat dalam dunia pendidikan kecil kemungkinan pelanggan (dalam hal ini, calon siswa, orang tua dan masyarakat) memberikan pernyataan tertulis berkenaan dengan persyaratan, maka SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan persyaratan-persyaratan tersebut sebelum penerimaan siswa baru melalui leaflet, brosur dan bahan promosi lainnya. Persyaratan lebih rinci mengenai jasa Pembelajaran ini, selanjutnya diatur dalam POS PSB tentang Penerimaan Siswa Baru Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

26 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

7.2.3. Komunikasi pelanggan Untuk membangun hubungan baik dengan pelanggan, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan dan menerapkan sistem komunikasi yang efektif dengan cara : Memberikan penjelasan mengenai rincian jasa Pembelajaran yang diselenggarakan secara lengkap, meliputi; jenis program, tujuan, kompetensi lulusan, proyeksi lapangan kerja, kurikulum, sistem pembelajaran, peraturan tata tertib, biaya, dan lain sebagainya. Dengan demikian dharapkan, pelanggan memahami betul karakteristik pendidikan pada SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang, sehingga munculnya persepsi yang salah dapat dihindari. Menanggapi pertanyaan pelanggan atau pihak berkepentingan lainnya yang berkenaan dengan penyelenggaraan Pembelajaran dan prosedur menjadi siswa SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang baik siswa baru ataupun pindahan dengan menerapakan prinsip-prinsip pelayanan prima (excellence service). Menampung umpan balik dari pelanggan, termasuk keluhan dari pelanggan dengan arif, bijaksana dan semangat mencari solusi. Sehubungan dengan itu, seluruh unit kerja harus menangani keluhan pelanggan dengan sungguhsungguh dan membuat rekamannya dalam buku keluhan pelanggan yang paling tidak harus berisi; hari dan tanggal, nama pelanggan, keluhan, penanganan keluhan (tindak lanjut), dan hasil verifikasi.

Komunikasi pelanggan dilakukan dengan mendayagunakan seluruh sarana dan media komunikasi yang dimiliki SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang seperti; surat, telepon, faksimili, website dan email, leaflet, spanduk, dan brosur.

7.3

Perancangan dan Pengembangan 7.3.1 Perencanaan perancangan dan Pengembangan Dalam melakukan perancangan dan pengembangan Pembelajaran, seperti; kurikulum, bahan ajar, media pendidikan, instrumen evaluasi dan lain sebagainya, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang. menetapkan : Tahapan perancangan dan pengembangan. Tinjauan, verifikasi dan pembenaran yang sesuai bagi tiap tahap perancangan dan pengembangan. Tanggung jawab dan wewenang untuk perancangan dan pengembangan.

Bidang temu antara pihak-pihak yang terkait dalam perancangan dan pengembangan harus dikelola sedemikian rupa untuk memastikan terciptanya komunikasi yang efektif dan kejelasan penugasan dan tanggung jawab masingmasing-masing pihak. Output dari perencanaan perancangan harus selalu dimutakhirkan agar selalu sesuai dengan kemajuan perancangan dan pengembangan

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

27 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
7.3.2 Masukan perancangan dan pengembangan Dalam melakukan perancangan dan pengembangan program Pembelajaran, masukan yang berkaitan dengan persyaratan Pembelajaran harus ditetapkan dan ditinjau untuk memastikan kecukupan, kelengkapan dan tidak adanya persyaratan yang taksa dan saling bertentangan. Sehingga dengan demikian proses perancangan dan pengembanan dapat dilakukan dengan lebih baik. Masukan perancangan dan pengembangan tersebut harus mencakup: Persyaratan fungsi dan kinerja Persyaratan perundang-undangan yang berlaku Informasi dari perancangan sebelumnya yang serupa Persyaratan perancangan dan pengembangan lain yang esensial

Nomor Dokumen PM

7.3.3 Keluaran perancangan dan pengembangan Keluaran perancangan dan pengembangan disajikan dalam bentuk yang memungkinkan dilakukannya verifikasi terhadap masukan perancangan dan pengembangan. Keluaran perancangan dan pengembangan tersebut harus disetujui sebelum dikeluarkan. Hasil rancangan dan pengembangan tersebut harus : Memenuhi persyaratan masukan Memberi informasi yang memadai untuk pembelian, implementasi program dan layanan. Mengacu pada kriteria keberterimaan program Menentukan karakteristik penting dari program tersebut sehingga pelaksanaanya dapat dilakukan dengan baik dan benar.

7.3.4 Tinjauan perancangan dan pengembangan Tinjauan atas perancangan dan pengembangan dilakukan secara sistematis ditujukan untuk menilai kemampuan hasil perancangan dan pengembangan apakah telah memenuhi persyaratan yang ditentukan, mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan. Tinjauan perancangan dan pengembangan ini dilakukan oleh wakil-wakil unit kerja atau fungsi yang terkait dengan setiap tahap perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil tinjauan dan tindakan apa pun yang dilakukan dalam proses peninjuan tersebut dipelihara dengan baik. 7.3.5 Verifikasi perancangan dan pengembangan Untuk memastikan bahwa keluaran perancangan dan pengembangan telah memenuhi persyaratan, dilakukan verifikasi terhadap hasil perancangan dan pengembangan sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan. Rekaman hasil verifikasi dipelihara dengan baik. 7.3.6. Pembenaran perancangan dan pengembangan Untuk memastikan agar supaya jasa Pembelajaran yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan yang ditentukan, maka hasil perancangan dan Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

28 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

pengembangan harus divalidasi. Rekaman hasil validasi dan tindakan apapun yang perlu dilakukan harus dipelihara. 7.3.7. Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan Bila terjadi perubahan perancangan dan pengembangan, rekamannya dipelihara dan pada bagian mana perubahan tersebut dilakukan harus dapat ditunjukkan. Perubahan tersebut ditinjau, diverifikasi dan divalidasi dengan benar dan disetujui sebelum diimplementasikan. Dalam melakukan tinjauan perubahan perancangan dan pengembangan, dilakukan evaluasi pengaruh perubahan tersebut terhadap Pembelajaran-Pembelajaran yang telah dilaksanakan. 7.4 Pembelian (Purchasing) 7.4.1. Proses Pembelian SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang memastikan bahwa setiap proses pembelian didasarkan pada kebutuhan dan persyaratan yang ditentukan agar alat bahan yang dibeli betul-betul sesuai dengan persyaratan dan menunjang pelaksanaan program. Pembelian dilakukan pada pemasok yang telah dinilai berdasarkan pada kemampuan pemasok tersebut memasok alat bahan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang. Untuk itu, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan kriteria pemilihan, evaluasi dan evaluasi ulang pemasok. Pemasok yang memenuhi syarat selanjutnya didata dalam daftar pemasok terseleksi. Rekaman hasil penilaian dan tindakan apapun yang dilakukan sebagai konsekuensi dari peniliaian dipelihara dengan baik. 7.4.2. Informasi pembelian Pembelian dilakukan dengan menggunakan order pembelian yang menguraikan jenis produk yang dibeli, spesifikasi, satuan, jumlah, persyaratan persetujuan produk. Kecukupan persyaratan pembelian harus dipastikan sebelum disampaikan kepada pemasok. 7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli Terhadap produk atau alat bahan yang dibeli harus dilakukan inspeksi atau kegiatan lain guna memastikan bahwa produk atau alat bahan yang dibeli telah memenuhi persyaratan pembelian yang ditentukan. Ketentuan lebih rinci berkenaan dengan pembelian, selanjutnya diatur dalam POS PBJ tentang Pengadaan Barang dan Jasa.

7.5

Pelaksanaan Pembelajaran dan Penyediaan Jasa 7.5.1 Pengendalian Pembelajaran dan Penyediaan jasa. SMK Yayasan Revisi Perguruan 0 Tanggal Gajah Mada Palembang merencanakan dan

Edisi
SMK

3 Oktober 2011

Halaman

29 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

melaksanakan proses Pembelajaran dalam keadaaan terkendali. Kondisi terkendali mencakup: Ketersediaan informasi yang menguraikan kompetensi lulusan Ketersediaan intruksi kerja sesuai dengan kebutuhan Penggunaan media pembelajaran atau peralatan praktek yang sesuai. Ketersediaan dan pemakaian sarana supervisi dan evaluasi Implementasi supervisi dan evaluasi Implementasi kegiatan pelepasan lulusan, pemasaran lulusan, dan layanan alumni Pelaksanaan proses Pembelajaran di SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang dibagi ke dalam dua kategori yaitu Proses Belajar Mengajar (PBM) disekolah dan Proses Belajar Mengajar (PBM) diindustri. Uraian secara rinci pelaksanaan PBM disekolah selanjutnya diatur dalam POS PBM tentang Proses Belajar Mengajar. Sedangkan, PBM di industri selanjutnya dirinci dalam POS PKL tentang Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan. 7.5.2 Validasi proses produksi dan penyelenggaraan pendidikan Untuk menjamin bahwa hasil Pembelajaran sesuai dengan yang direncanakan, maka SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang melakukan validasi untuk proses Pembelajaran yang hasilnya tidak dapat diverifikasi melaluii pemantauan dan pengukuran seperti perubahan sikap, perubahan perilaku dan peningkatan pemahaman. 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang melakukan identifikasi terhadap setiap program Pembelajaran yang dilaksanakan berikut peserta yang mengikuti setiap program Pembelajaran tersebut. Keberadaan setiap lulusan harus teridentifikasi melalui kegiatan penelusuran lulusan dan rekamannya harus dipelihara. 7.5.4 Milik Pelanggan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi dan menjaga seluruh hak milik pelanggan yang meliputi; barang-barang milik siswa termasuk kepemilikan intelektual serta keselamatan dan kesehatan siswa selama berada dalam lingkungan sekolah. Bila terjadi kerusakan dan kehilangan terhadap hak milik siswa termasuk bila siswa mengalami kecelakaan atau gangguan kesehatan, manajemen SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang harus segera melakukan tindakan yang diperlukan dan melaporkannya kepada orang tua siswa/wali murid. 7.5.5 Preservasi jasa Guna menjamin agar supaya Pembelajaran yang dilaksanakan betul-betul memenuhi persyaratan dan mencapai hasil yang diharapkan, maka seluruh bagian atau kelengkapan pelaksanaan Pembelajaran yang dapat rusak harus dikendalikan sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penurunan spefikasi. Semua sarana yang digunakan dalam proses pelaksanaan Pembelajaran dan pelayanan harus dalam kondisi terpelihara dan siap pakai sehingga terhindar dari

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

30 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

terjadinya hambatan dalam pelaksanaan Pembelajaran dan pelayanan terhadap pelanggan. Penyimpanan alat bahan, media pendidikan dan bahan ajar dilakukan sedemikian rupa sehingga terhindar dari kerusakan, penurunan spesifikasi, dan kehilangan. Penyimpanan harus dilakukan dengan rapi dan teratur sehingga memudahkan pengenalan dan pengambilan. Administrasi penyimpanan harus terkendali agar status persediaan dapat dipantau. Barang yang dapat turun mutunya harus diberi identifikasi, bila perlu dengan tanggal kadaluarsa, diperiksa secara berkala dan dinilai setiap selang waktu tertentu Usaha melindungi jasa Pembelajaran harus dilakukan sedemikian rupa mulai dari awal proses pelaksanaan Pembelajaran agar tidak terjadi masalah atau kerusakan. Semua administrasi tentang siswa harus dilakukan dengan tertib sampai tanggung jawab sekolah terhadap jasa Pembelajaran tersebut berakhir.

7.6

Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran Nilai tambah yang diberikan kepada peserta Pembelajaran adalah peningkatan kompetensi. Untuk mengetahui peningkatan kompetensi tersebut, dilakukan melalui evaluasi hasil belajar. Untuk menjamin bahwa kompetensi yang dimiliki siswa betul-betul sesuai dengan persyaratan atan standar kompetensi, maka: Instrumen evaluasi yang digunakan untuk mengukur peningkatan kompetensi peserta Pembelajaran harus disusun dengan memenuhi kriteria instrumen evaluasi yang baik (validitas, realibilitas, komprehensif, dan sebagainya) Instrumen evaluasi harus ditinjau atau ditinjau ulang setiap akan digunakan dan harus disimpan dengan baik sehingga terlindungi dari kerusakan dan terjaga dari kemungkinan tidak sahnya hasil evaluasi.

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

31 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

PM.08 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN

8.1 Persyaratan Umum Untuk memperagakan kesesuaian hasil Pembelajaran dan memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu serta terus-menerus memperbaiki keefektifannya secara berkesinambungan, maka SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang merencanakan dan mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan pada seluruh tahapan proses pelaksanaan program menggunakan metode dan teknik statistik yang relevan. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan Salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu dilakukan dengan jalan memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan; apakah jasa Pembelajaran SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang telah memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Untuk itu, SMK yayasan perguruan gajah mada palembang melakukan pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan dengan menggunakan angket dan atau wawancara dengan responden; siswa, orang tua siswa dan pengguna lulusan secara langsung, via pos, telepon atau sarana komunikasi lainnya

8.2.2 Audit Internal a. Untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang telah memenuhi pengaturan yang direncanakan pada perencanaan realisasi Pembelajaran dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan, serta memastikan sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara secara efektif pada setiap unit kerja, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang melakukan audit internal minimal satu kali dalam enam bulan. b. Perencanaan program audit dilakukan dengan mempertimbangkan status serta tingkat kepentingan proses dan bidang yang diaudit termasuk hasil-hasil audit sebelumnya. Karena itu, pelaksanaan audit internal untuk masing-masing unit kerja bisa saja berbeda. c. Untuk memastikan terkendalinya proses pelaksanaan audit, ditetapkan kriteria, lingkup, frekuensi, dan metode audit.

d. Untuk memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit, maka pemilihan auditor dilakukan secara seksama dan tidak diperbolehkan seorang auditor mengaudit unit kerja atau pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. e. Penanggung jawab unit kerja yang diaudit, harus memastikan bahwa tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan sebagaimana diatur dalam POS 8.5.2 dilakukan sesegera mungkin tanpa ditunda Penjelasan lebih rinci tentang pelaksanaan audit internal diatur lebih lanjut dalam POS 8.2.2 tentang Audit Internal.

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

32 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses Untuk menjamin agar setiap proses pelaksanaan Pembelajaran mencapai hasil-hasil yang direncanakan, maka harus dilakukan pemantauan dan pengukuran terhadap proses-proses tersebut. Pemantauan dan pengukuran proses sistem manajemen mutu dilakukan oleh SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang dengan menetapkan suatu metode yang memperagakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Apabila hasil yang direncanakan tidak sesuai maka dilakukan koreksi dan tindakan korektif sebagaimana diatur dalam POS 8.5.2 sesuai kebutuhan untuk memastikan kesesuaian hasil Pembelajaran. a. Pemantauan proses Pembelajaran dilakukan dengan memantau kehadiran tenaga edukatif (guru), kehadiran siswa (peserta Pembelajaran), jurnal/agenda kelas, berita acara ujian, dan supervisi kelas. b. Pengukuran proses Pembelajaran dilakukan berdasarkan jumlah jam pelajaran setiap Program Pembelajaran, SAP/RPP, Modul, dan Program Pemelajaran. c. Pemantauan sasaran mutu dan program kerja dilakukan dengan menggunakan metode yang sesuai dengan substansi dan karakteristik masing-masing sasaran mutu dan program kerja. Artinya cara pemantauan sasaran mutu bisa berbeda antara sasaran mutu yang satu dengan sasaran mutu lainnya

Nomor Dokumen PM

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Hasil Pembelajaran Untuk memverifikasi bahwa hasil Pembelajaran telah memenuhi persyaratan, maka SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang melakukan pemantauan dan pengukuran karakteristik hasil Pembelajaran. Pemantauan dan pengukuran tersebut harus dilakukan pada setiap tahap proses belajar mengajar yang relevan sesuai dengan ketentuan yang telah direncanakan. Pemantauan hasil Pembelajaran dilakukan dengan cara mengidentifikasi ketidaksesuaian yang dijumpai dan melaporkannya kepada pihak yang berwenang untuk ditangani sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Pengukuran hasil Pembelajaran dilakukan dengan evaluasi hasil belajar. Hasil Pembelajaran yang tidak sesuai ditangani menurut ketentuan yang ditetapkan pada POS 8.3 tentang Pengendalian Hasil Pembelajaran Tidak Sesuai. Semua rekaman yang berkenaan dengan pemantauan dan pengukuran hasil Pembelajaran harus dipelihara Siswa yang hasil belajarnya tidak memenuhi syarat, tidak dapat melanjutkan pada proses berikutnya sebelum semua permasalahan yang menjadi ketidaksesuaian diselesaikan secara memuaskan, kecuali kalau disetujui oleh pihak yang berkompeten terhadap masalah tersebut. Rincian dan tata cara melakukan pengukuran hasil Pembelajaran diatur lebih lanjut dalam Instruksi Kerja yang terkait dengan evaluasi hasil belajar.

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

33 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
8.3 Pengendalian hasil Pembelajaran yang tidak Sesuai SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang memastikan bahwa hasil Pembelajaran yang tidak memenuhi persyaratan (siswa yang tidak lulus evaluasi) diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah agar peserta Pembelajaran tersebut tidak melanjutkan pada proses belajar mengajar berikutnya atau mendapat tanda lulus yang tidak sah. Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang yang terkait dengan hasil Pembelajaran yang tidak sesuai ditetapkan dalam suatu prosedur yang terdokumentasi (POS 8.3) Ketidaksesuaian yang ditemukan harus dicatat sedemikian rupa dengan merincikan hasil Pembelajaran yang tidak sesuai berikut kriterianya, sehingga memudahkan untuk ditinjau, dikoreksi, dan ditindaklanjuti oleh pihak yang berwenang. Penanganan hasil Pembelajaran yang tidak sesuai (siswa yang tidak lulus evaluasi) dapat dilakukan dengan pengulangan proses Pembelajaran (remedial teaching), remedial test atau pengembalian peserta Pembelajaran kepada orang tua. Penanganan hasil Pembelajaran yang tidak sesuai dengan menggunakan metode pengulangan proses Pembelajaran harus diverifikasi ulang untuk memastikan bahwa hasil Pembelajaran dimaksud telah sesuai dengan persyaratan atau kriteria kelulusan. Apabila hasil Pembelajaran yang tidak sesuai (siswa yang tidak lulus evaluasi) ditemukan pada proses Pembelajaran berikutnya, maka harus dilakukan tindakan yang relevan dengan pengaruh ketidaksesuaian tersebut. Semua rekaman yang berkenaan dengan hasil Pembelajaran yang tidak sesuai berikut tindakan yang dilakukan untuk mengendalikan ketidaksesuaian tersebut harus dipelihara Tata cara dan ketentuan penanganan hasil Pembelajaran yang tidak sesuai, diatur secara rinci dalam POS. 8.3 tentang penanganan hasil Pembelajaran yang tidak sesuai.

Nomor Dokumen PM

8.4

Analisis Data Untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu serta untuk mengevaluasi apakah perbaikan berkelanjutan dari sistem manajemen mutu dapat dilakukan, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan, menghimpun, dan menganalisis data yang sesuai menggunakan teknik-teknik statistik yang relevan. Hasil analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan: Kepuasan pelanggan Kesesuaian hasil Pembelajaran dengan persyaratan. Karakteristik dan kecenderungan proses dan hasil Pembelajaran termasuk peluang untuk tindakan pencegahan, dan Kinerja pemasok

8.5

Perbaikan 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang secara berkala dan berkesinambungan senantiasa melakukan perbaikan sistem manajemen mutu melalui pemanfaatan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit baik audit internal maupun audit

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

34 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

eksternal, hasil analisis data, tindakan korektif dan preventif serta tinjauan manajemen.

8.5.2 Tindakan Korektif SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang senantiasa melakukan tindakan korektif dalam upaya menghilangkan penyebab ketidaksesuaian serta mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut dikemudian hari. Tindakan korektif yang diambil harus disesuaikan dengan pengaruh yang mingkin akan ditimbulkan oleh ketidaksesuaian tersebut. Sehubungan dengan itu, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembangmenetapkan persyaratan bagi: peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan), penetapan penyebab ketidaksesuaian. penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang, penerapan tindakan yang diperlukan, rekaman hasil tindakan yang dilakukan, dan peninjauan tindakan korektif yang dilakukan.

Penjelasan tentang tata cara dan ketentuan melakukan tindakan korektif secara rinci dijelaskan dalam POS. 8.5.2 tentang Tindakan Korektif.

8.5.3 Tindakan Pencegahan SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang senantiasa melakukan tindakan pencegahan dalam upaya menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial. Untuk memastikan agar tindakan pencegahan yang dilakukan sesuai dengan pengaruh yang akan ditimbulkan oleh ketidaksesuaian atau masalah potensial dimaksud, maka, SMK Yayasan Perguruan Gajah Mada Palembang menetapkan persyaratan bagi : penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya., penetapan langkah-langkah untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian. penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan, rekaman hasil tindakan yang dilakukan. peninjauan tindakan pencegahan yang dilakukan.

Penjelasan tentang tata cara dan ketentuan melakukan tindakan pencegahan diatur secara rinci dalam POS. 8.5.3 tentang tindakan pencegahan.

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

35 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

LAMPIRAN 1 STRUKTUR ORGANISASI SMK YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

36 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
Nomor Dokumen PM

LAMPIRAN 2 URAIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI UNIT KERJA

NO 1. 2. 3. UNIT KERJA Kepala Sekolah Wakil Manajemen Mutu Sub Bagian Tata Usaha URAIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI 1. Memimpin pelaksanaan praktek siswa pendidikan dan latihan

1. Mengelola dan mengendalikan Sistem Manajemen Mutu Sekolah 1. Melakukan urusan Tata Usaha dan Rumah Tangga sekolah 2. Mengelola Pengadaan barang-barang kebutuhan sekolah 3. Mengelola Pergudangan dan Administrasi barangbarang sekolah 1. Mengelola kerjasama dengan Dunia Usaha/Dunia Industri, Instansi terkait dan Komite Sekolah 2. Mengelola Penyaluran Lulusan 3. Mengelola Penempatan Siswa Praktek Kerja Lapangan 1. Mengelola Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar 2. Mengelola Evaluasi Belajar 1. Mengelola Sarana dan Prasarana Pendidikan meliputi peralatan dan bahan pemelajaran 1. Mengelola bimbingan dan pembinaan siswa 2. Melaksanakan Penerimaan Peserta Didik Baru

4.

Bidang Humas dan Hubin

5. 6. 7.

Bidang Kurikulum Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan Bidang Kesiswaan

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

37 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG

PEDOMAN MUTU
LAMPIRAN 3 DAFTAR PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR Nomor Dokumen PM

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Kode Dokumen POS 4.2.3 POS 4.2.4 POS 8.2.2 POS 8.3 POS 8.5.2 POS 8.5.3 POS PTK POS SAR POS PBJ POS PSB POS PBM POS PKL Pengendalian Dokumen Pengendalian Rekaman Audit Internal

Judul POS

Pengendaliah Hasil Pembelajaran Tidak Sesuai Tindakan Korektif Tindakan Pencegahan Pengembangan Tenaga Kependidikan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pengadaan Barang dan Jasa Penerimaan Siswa Baru Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan

Edisi
SMK

Revisi

Tanggal

3 Oktober 2011

Halaman

38 dari 38

YAYASAN PERGURUAN GAJAH MADA PALEMBANG