Manual de Implementación Responsabilidad Social Empresarial - ComprometeRSE, BID y Confecamaras, 2010

3ra Edicin
Cmaras de Comercio por la Responsabilidad Social Empresarial en las PyMES Colombianas
Responsabilidad Social Empresarial

Manual de Implementacin
Cooperantes Un proyecto de
RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL MANUAL DE IMPLEMENTACIN Reservados todos los derechos BID-CONFECMARAS Editor: Ramn Alberto Morales Crane 1. edicin: Abril de 2007 ISBN: 958-683-977-X 2. edicin: Agosto de 2008 Nmero de Ejemplares: 500 3. edicin: Octubre de 2010 Nmero de Ejemplares: 1000 ISBN: 978-958-97983-2-4 Armada electrnica, diseo e impresin: Hipertexto Ltda. (www.hipertexto.com.co) CONFECMARAS TEL: (57-1) 3814100 FAX: (57-1) 3467026 e-mail: comprometerse@confecamaras.org.co Pgina WEB: www.comprometerse.org.co Carrera 13 No. 27-47 Of. 502 Bogot Colombia
PROGRAMA IMPLEMENTACIN DE PRCTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS COLOMBIANAS ATN/ME 8975-CO BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO Carlos Novoa Molina Especialista Sectorial CONFECMARAS Julio Csar Silva Bustos Presidente (E) Ramn Alberto Morales Crane Gerente del programa Incorporacin de prcticas de RSE en PyMES Colombianas Oneida Flrez Pea Coordinadora Administrativa del programa Incorporacin de prcticas de RSE en PyMES Colombianas
Agradecimiento Est segunda revisin ha sido un aporte de la Cmara de Comercio de Bogot, al fortalecimiento del Modelo ComprometeRSE y al posicionamiento de las Cmaras de Comercio de Colombia en el tema de la Reponsabilidad Social en las Pymes.

Cooperantes
Un proyecto de
Tabla de contenido
Mensaje de Confecmaras ....................................................... 9 Introduccin ................................................................................ 11 Metodologa del modelo ........................................................ 12 Fases del Modelo ComprometeRSE ..................................... 14 Planeacin .................................................................................... 16 Implementacin ........................................................................ 17 Verificacin ................................................................................... 18 Aseguramiento............................................................................ 19 FASE I - Lnea de base ............................................... 23 Preliminares .................................................................................. 23 Salida .............................................................................................. 25 Marco regulatorio....................................................................... 26 Metodologa................................................................................. 26 Indicadores de cumplimiento de la ley .............................. 27 Instrumento de evaluacin del marco legal .................... 27 Reporte de acciones de mejoramiento, requisitos legales ........................................................................ 38 Caracterizacin de prcticas de Responsabilidad Social Empresarial ................................... 39 Introduccin ................................................................................. 39 Soporte ......................................................................................... 39 Propsito ...................................................................................... 40 Metodologa................................................................................. 40 Paso 1: Autoevaluacin de prcticas de RSE en la gestin empresarial ......................................... 40 Paso 2. Caracterizar prcticas desde la percepcin de los colaboradores de la empresa........ 48 Paso 3. Clasificacin de las acciones a desarrollar .......... 48 Capacitacin................................................................................. 48 Introduccin ................................................................................. 48 Fases del Modelo ComprometeRSE ..................................... 49 Propsito ....................................................................................... 49 Beneficios de la capacitacin ................................................. 49 Metodologa ................................................................................ 50 Primer momento ........................................................................ 50 Segundo momento ................................................................... 50 Tercer momento ........................................................................ 50 Recomendaciones ..................................................................... 50 Gestin de Grupos de Inters ................................................ 52 Introduccin ................................................................................ 52
Soporte ......................................................................................... 54 Propsito ...................................................................................... 54 Metodologa ................................................................................ 55 Paso 1. Identificacin y clasificacin de los grupos de inters........................................................... 55 Recomendaciones: .................................................................... 55 Dimensin Econmica.............................................................. 56 Dimensin Social ........................................................................ 56 Dimensin Ambiental............................................................... 57 Paso 2. Priorizacin de los grupos de inters ................... 57 Recomendaciones ..................................................................... 58 Instrumento 1 .............................................................................. 58 Paso 3. Captura de expectativas ........................................... 59 Recomendaciones ..................................................................... 59 Grado de inclusin de los temas tratados ........................ 60 Paso 4. Establecimiento de estrategias de relacionamiento.................................................................... 61 Paso 5. Ejecucin de las estrategias de relacionamiento.................................................................... 62 Paso 6. Informar a los grupos de inters ............................ 62 Paso 7. Revisin ........................................................................... 63 Paso 8. Ajustes ............................................................................. 63 Gestin del Riesgo ..................................................................... 63 Introduccin ................................................................................ 63 Fases del Modelo ComprometeRSE ..................................... 64 Soporte ......................................................................................... 64 Propsito ....................................................................................... 64 Beneficios de la gestin de riesgos ...................................... 65 Metodologa ................................................................................ 65 Paso 1. Identificacin de riesgos ........................................... 65 Paso 2. Calificacin del riesgo ................................................ 66 Paso 3. Matriz de riesgo ........................................................... 68 Paso 4. Manejo del Riesgo ....................................................... 69 Resultados de la fase ................................................................. 70 FASE II. Planeacin .................................................... 75 Principios para la gestin ........................................................ 75 Requerimientos........................................................................... 77 Indicador ....................................................................................... 77 Metodologa ................................................................................. 77 Taller principios de responsabilidad
social de la empresa .................................................................. 77 Instructivo .................................................................................... 77 Trabajo individual....................................................................... 77 Trabajo en grupo ........................................................................ 77 Reglas para el dilogo............................................................... 77 Votacin sobre los principios de RSE .................................. 77 Poltica y objetivos ..................................................................... 80 Misin y visin ............................................................................. 80 Una comprensin inicial de la empresa ............................. 80 Planteamiento de la poltica integral de la organizacin ...................................................................... 82 Metodologa................................................................................. 82 Requerimientos........................................................................... 83 Definicin de objetivos ............................................................ 83 Despliegue estratgico al nivel y funciones pertinentes ........................................................... 83 Indicador ....................................................................................... 83 Cuadro de Mando ...................................................................... 83 Metodologa................................................................................. 84 Planeacin de RSE ...................................................................... 84 Indicadores ................................................................................... 84 Introduccin ................................................................................ 84 Fases del Modelo ComprometeRSE .................................... 85 Soporte ......................................................................................... 86 Propsito ...................................................................................... 86 Metodologa ................................................................................ 87 Instrumento 1. ............................................................................ 87 Instrumento 2. ............................................................................ 88 Paso 1. ............................................................................................ 88 Paso 2. ............................................................................................ 89 Recomendacin: ........................................................................ 90 Medicin de Costos en la gestin de la RSE ..................... 90 Introduccin ................................................................................ 90 Fases del Modelo ComprometeRSE ..................................... 91 Soporte ......................................................................................... 91 Propsito ....................................................................................... 91 Metodologa ................................................................................ 91 Paso 1: ............................................................................................ 92 Paso 2: ............................................................................................ 92
FASE III - Implementacin ......................................... 97 Introduccin ................................................................................. 97 Fases del modelo ComprometeRSE ..................................... 97 Soporte .......................................................................................... 98 Plantillas de sistematizacin de prcticas de RSE .......................................................................... 98 Propsito ...................................................................................... 98 Metodologa ................................................................................ 98 Paso 1. ............................................................................................ 98 Instrumento 1. ............................................................................. 99 Paso 2. ...........................................................................................100 FASE IV. Verificacin ................................................. 105 Informes y reportes ..................................................................105 La documentacin de los indicadores de RSE ................105 Revisin de la implementacin del plan de RSE ............105 Revisin por la gerencia ..........................................................106 Comunicacin de la Responsabilidad Social Interna y Externa ..........................................................106 Introduccin ................................................................................106 Fases del Modelo ComprometeRSE ....................................107 Soporte .........................................................................................107 Propsito ......................................................................................107 Paso 1: Inventario de Comunicacin ..................................107 Paso 2: Plan de comunicacin ..............................................108 FASE V. Aseguramiento ............................................ 115 Planes de ajuste .........................................................................115 Desarrollo e implementacin del plan de mejoramiento .......................................................................115 Perspectiva general ..................................................................115 Procedimiento ............................................................................115 Bibliografa ...................................................................................119 Recursos impresos ...................................................................121 Recursos electrnicos ..............................................................121 Documentos en internet ........................................................122
El motor de nuestra economa son las Pymes. Por ello, la Confederacin Colombiana de Cmaras de Comercio, Confecmaras, y las Cmaras de Comercio de Bogot, Barranquilla, Cali, Cartagena y Medelln; con el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo - Fomn, le apuestan a la incorporacin de prcticas socialmente responsables, como eje central para alcanzar la competitividad. Gracias a este esfuerzo, un creciente nmero de empresarios colombianos le ha apostado a la implementacin de prcticas de responsabilidad social en seis reas de trabajo como son el gobierno corporativo, la organizacin interna, el medio ambiente, la comunidad, las relaciones con proveedores, y el suministro de bienes y servicios; a partir de la metodologa desarrollada por el Programa ComprometeRSE. A travs del Programa ComprometeRSE, el Sistema Nacional de Cmaras de Comercio ha desarrollado una herramienta de ayuda al empresario Pyme para las iniciativas en Responsabilidad Social, potenciando el aprendizaje organizacional, la capacidad para ofrecer productos y servicios innovadores y facilitando el acceso a nuevos mercados, en especial como proveedores de grandes empresas enfocadas al manejo con criterio de responsabilidad social. Por medio del manual desarrollado para el efecto, de manera sencilla, el empresario encuentra la forma de aplicar la RSE (Responsabilidad Social Empresarial) en su organizacin, lo cual puede complementar con otros documentos entregados por el Programa que agregan valor a las diferentes actividades que implica la RSE. Es momento de mirar a nuestro alrededor, de ver los diferentes grupos de inters de la empresa desde otra perspectiva, y comenzar un proceso de construccin colectiva, donde cada uno debe dar su aporte en medida de sus posibilidades.
Julio Csar Silva Bustos Presidente (E) Confecmaras
Fase 1
Mensaje de Confecmaras
El contexto actual exige a las organizaciones enfocar sus acciones en el desarrollo sostenible, un reto que implica generar procesos que permitan identificar, controlar y optimizar sus impactos econmicos, sociales y ambientales, tanto en las actividades como en los productos y servicios ofrecidos por la empresa. Con el fin de cumplir estos objetivos algunas empresas han desarrollado modelos de gestin en Responsabilidad Social Empresarial. Un modelo de gestin hace referencia a la forma en la cual una empresa visualiza su futuro; es una gua para que la toma de decisiones se soporte en una correcta planeacin, implementacin y exista un proceso continuo de evaluacin de nuevas oportunidades de mejora. Los modelos de gestin en RSE buscan maximizar el desempeo empresarial y generar estrategias integrales que permitan potencializar la contribucin de las organizaciones a la sociedad en general. Con el fin de apoyar a las organizaciones en este proceso, se ha desarrollado el Modelo ComprometeRSE, un sistema estructurado que busca planear, ejecutar, reportar y optimizar las diferentes actividades que realiza una empresa en los diferentes procesos en Responsabilidad Social que componen su cadena de valor. El Modelo ComprometeRSE, por medio de la aplicacin de ocho herramientas especficas en Responsabilidad Social, busca orientar a las empresas en la implementacin de procesos1 que, a lo largo de cinco fases, se conviertan en un sistema integrado de mejora continua, que responda a las expectativas ambientales, sociales y econmicas del contexto. Es una gua prctica dirigida a los empresarios colombianos, desarrollada con un lenguaje claro y sencillo que les permite la comprensin de todos los temas asociados a la responsabilidad social. El Modelo cuenta con una caja de herramientas, las cuales han sido desarrolladas con una metodologa que explica paso a paso las fases de implementacin del Modelo, con instrumentos en formato de Excel que permiten gestionar de manera efectiva la RSE. Para la elaboracin de las herramientas, as como para los ajustes del Modelo, se realiz una revisin exhaustiva de fuentes bibliogrficas de organizaciones nacionales e in1. 2.
ternacionales, con el fin de evaluar y seleccionar las experiencias y metodologas que mejor se adapten a la realidad de los empresarios de las pequeas y medianas empresas colombianas. Algunos de los documentos revisados fueron2: Pacto Global, iniciativa promovida por la Organizacin de Naciones Unidas (ONU). Serie de normas AA 1000, diseada por el Institute of Social and Ethical Accountability (Accountability). Indicadores de Responsabilidad Social Empresarial, diseados por el Instituto Ethos de Empresas y Responsabilidad Social de Brasil (ETHOS). Norma de Empresa GSE21, establecida por el Foro para la Evaluacin de la Gestin tica. (Fortica) . Gua de Autoaplicacin, Indicadores de Responsabilidad Social Empresarial, elaborada por el Instituto Argentino de Responsabilidad Social Empresario (IARSE) Gua para la elaboracin de reportes de sostenibilidad G3, diseada por Global Reporting Initiative (GRI). Administracin del riesgo - modelo estndar de control interno MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2004, del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC). Communicating Corporate Responsibility, Ogilvy Public Relations Worldwide (Ogilvy). Gua de aprendizaje sobre la implementacin de Responsabilidad Social Empresarial en pequeas y medianas empresas, del Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN)-Banco Interamericano de Desarrollo. El programa Primeros Pasos, de la Facultad de Administracin de la Universidad Externado de Colombia. El Modelo ComprometeRSE est sustentado en seis (6) grandes mbitos: Prcticas de gobernanza de la empresa Prcticas laborales y de Derechos Humanos Prcticas con clientes y usuarios Prcticas con proveedores y contratistas Prcticas con comunidad y sociedad Prcticas ambientales
Actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados. Para mayor informacin puede consultar el soporte de cada una de las herramientas.
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Fase 1
Introduccin
Fase 1
Metodologa del Modelo

Es importante que el empresario defina sus objetivos en materia de sostenibilidad, identifique riesgos y oportunidades que se presentan en el desarrollo de la estrategia de responsabilidad empresarial. Asimismo, es fundamental que elija las personas que se encargarn de implementar el modelo y que estarn a cargo del proceso. Los diferentes niveles de la organizacin debern conocer previamente los beneficios y ventajas de implementar modelos de gestin en responsabilidad social y la importancia del tema en el mundo empresarial. El empresario deber realizar una evaluacin de prcticas en RSE, que le permita conocer el estado de la responsabilidad social y saber el nivel de desarrollo en el que se encuentran las prcticas al interior de la organizacin. Tambin debe identificar a quienes impacta o se ven afectados por las actividades que realiza la empresa y los riesgos a los que se enfrenta en aspectos relativos a la responsabilidad social. De la correcta identificacin y clasificacin de los grupos de inters, depender el establecimiento de los canales y mensajes adecuados que, sin lugar a dudas, le permitir al empresario mantener una comunicacin constante y permanente con quienes interacta diariamente. Debe tenerse en cuenta que el adecuado relacionamiento con los grupos de inters le permite a la organizacin mejorar continuamente y retroalimentar las acciones que ha desarrollado, generando mayor efectividad y eficiencia en el Modelo. En el proceso el empresario debe cuantificar el valor de las acciones llevadas a cabo, as como obtener la informacin necesaria para la construccin de los indicadores que le permitan medir el desempeo de la empresa en la dimensin econmica, social y ambiental. En el desarrollo de este proceso es importante que la organizacin sistematice el aprendizaje de las diferentes fases, para generar una verdadera gestin del conocimiento que le permita afianzar las fortalezas y minimizar los riesgos. El Modelo cuenta con las siguientes herramientas, cada una con un propsito especfico: Evaluacin de prcticas en RSE: Medir el grado de avance de algunas prcticas de RSE que la sociedad, el mercado, los grupos de inters y la agenda mundial estn demandando a las empresas. Es necesario evidenciar cules estn siendo implementadas, cules se conocen y cules son importantes para impulsar. Este procedimiento le permite organizar y visualizar prcticas propuestas en el Modelo ComprometeRSE en una sola ruta de accin para orientar su desarrollo, fortalecimiento o revisin. Variables: Este instrumento busca identificar y cuantificar las variables que estn relacionadas con el desarrollo de la RSE en la organizacin. Es un cuadro que recoge y relaciona nmeros financieros y no financieros que posteriormente facilitan el establecimiento de indicadores y alinearlos al GRI3. Capacitacin: Desarrollar habilidades para liderar el tema al interior de la empresa, facilitar el uso de las herramientas presentadas en el manual, profundizar sus conocimientos en las reas de responsabilidad social y formar competencias para acoplarlas en la estrategia corporativa de la empresa. Gestin de Grupos de Inters: Generar estrategias de relacionamiento de acuerdo con las caractersticas de cada uno y con el nivel de influencia que estos representen para la empresa. Principios corporativos: Este instrumento permite consensuar los valores de la organizacin para establecer los fundamentos de los cdigos de conducta de las organizaciones. Gestin de riesgos: Sistematizar la gestin de riesgos y sus probabilidades de ocurrencia e impacto, con el objetivo de contribuir al establecimiento de acciones y responsables que contribuyan a la mitigacin de estos eventos de riesgo. Permitir a la empresa obtener un panorama general de su vulnerabilidad en responsabilidad social y proporcionar un instrumento que le permita a la organizacin tomar decisiones para alcanzar sus objetivos estratgicos. Comunicaciones externas e internas: Identificar puntos de contacto, canales adecuados y oportunidades comunicativas, tanto internas como externas, as como definir la estrategia comunicativa de la empresa para difundir la gestin, avances y resultados de la Responsabilidad Social. Indicadores en RSE: Conocer el avance de la empresa en aspectos relativos a la responsabilidad social, a partir del correcto diligenciamiento de los indicadores propuestos, con el fin de elaborar el informe anual de la organizacin.
3.
GRI: GLOBAL REPORTING INITIATIVE, con sede en Holanda, para mayor informacin, [Documento WWW]. URL http://www.globalreporting.org/Home.
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Instrumento Capacitacin Evaluacin de prcticas Comunicacin
Codificacin CAPG-RSE V.1 CAPL-RSE V.1 EPRSE-RSE V.1 EPRSETE-RSE V.1 EPRSEIP-RSE V.1 COMI-RSE V.1 COME-RSE V.1 INDBD-RSE V.1 INDBE-RSE V.1 INDD-RSE V.1 INDE-RSE V.1 POBJP-RSE V.1 POBJC-RSE V.1 MCA-RSE V.1 MCCB-RSE V.1 GGII-RSE V.1 GGIC-RSE V.1 GGIT-RSE V.1 GGIM-RSE V.1 GGIS-RSE V.1 GGIE-RSE V.1 GGIEE-RSE V.1 GRI-RSE V.1 GRC-RSE V.1 GRMR-RSE V.1 GRMRC-RSE V.1 GRMRI-RSE V.1 PSBL-RSE V.1 PSP-RSE V.1 PSE-RSE V.1 PSR-RSE V.1 PSMC-RSE V.1 PSLA-RSE V.1
Tabla Excel Capacitacin general Capacitacin lderes Instrumento de evaluacin Tabla autoevaluacin Instrumento de percepcin Inventario Estrategia de comunicacin Binario desempeo Binario estrategia Desempeo Estrategia Principios de RSE Cuadro integral de mando Acciones Costo - Beneficio Identificacin Calificacin Triada Matriz de materialidad Sistematizacin de resultados Estrategias de relacionamiento Ejecucin de las estrategias Identificacin de riesgos Calificacin del riesgo Matriz de riesgo Matriz de riesgo Clasificacin Manejo del riesgo Lnea base Planeacin Implementacin Verificacin Aseguramiento Aprendizaje
Indicadores
Poltica y objetivos Medicin de costos
Gestin Grupos de Inters
Gestin de Riesgos
Plantilla de sistematizacin
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Fase 1
Medicin de los costos: Medir, cuantificar el costo- beneficio e impacto de las acciones que se desarrollan al gestionar la responsabilidad social dentro de una empresa.
Plantillas de sistematizacin: Capturar, sistematizar, analizar y recopilar los planes, acciones y estrategias implementadas por la empresa en RSE, con el fin de generar procesos de aprendizajes y contar con informacin centralizada.
Fase 1
Fases del Modelo ComprometeRSE

Planeacin Implementacin Lnea de base
Verificacin Aseguramiento
Lnea de base
Esta fase es el punto de partida del Modelo, establece los cimientos en Responsabilidad Social de la empresa y el compromiso de la misma en el desarrollo e implementacin de las estrategias. La lnea de base le facilita al empresario conocer el diagnostico de la RSE de la organizacin, lo cual permite planear correctamente las estrategias que posteriormente sern ejecutadas. A su vez en esta etapa el empresario puede revisar el estado actual de la responsabilidad social al interior de la organizacin, tener conocimiento de las oportunidades y riesgos a los que se puede ver enfrentado. Durante la lnea base se identifican los factores y las condiciones que hacen posible implementar con xito el Modelo de Responsabilidad Social en la empresa. Algunos de estos factores son: La comprensin explcita de la responsabilidad social por parte del empresario y de los distintos niveles de la organizacin. Revisin de la informacin econmica, social y medioambiental de la empresa. Los niveles deseables de cumplimiento de los requisitos legales. Evaluacin y anlisis del estado de las prcticas en RSE. La identificacin de los grupos de inters. El objetivo de esta fase es recopilar la informacin relevante para la elaboracin del anlisis interno y externo de la responsabilidad social, haciendo nfasis en las oportunidades y fortalezas, que determinarn los factores crticos de xito. Lo anterior, sin lugar a dudas, determinar el enfoque que adoptar la organizacin en las fases posteriores. Tambin se busca dar a conocer los beneficios de la Responsabilidad Social dentro de la organizacin, sensibilizarla sobre la importancia de implementarla y las ventajas que sta presenta en el contexto actual. En este proceso el empresario conocer el estado de los mbitos de la RSE en la empresa, los cuales sern el punto de partida en la formulacin de estrategias. Al ser la base del modelo, en esta fase se deben identificar y clasificar los grupos de inters de la empresa con el fin de enfocar las acciones en la planeacin e identificar los canales adecuados para comunicarse con estos durante el desarrollo del modelo. Es importante que el empresario analice detalladamente la informacin recolectada en la fase y valide los conceptos que guiarn el proceso de implementacin.
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Verificacin de mnimos legales Evaluacin de prcticas RSE Capacitacin
Verificacin que la empresa cumple con la legislacin nacional e internacional en materia econmica, social y medioambiental. Conocimiento del estado de los mbitos de la RSE en la empresa. Sensibilizacin a la organizacin sobre la importancia de la RSE y sobre las ventajas y beneficios del Modelo. Identificacin y clasificacin de los Grupos de inters. Priorizacin de grupos de inters, captura de expectativas de los grupos de inters y establecimiento de estrategias de relacionamiento. Identificacin de los riesgos de acuerdo al mbito; descripcin de los mismos, con las causas y efectos que puedan tener. Caracterizacin de las herramientas de comunicacin actuales (tipo, periodicidad, cobertura) e identificacin de canales, audiencias, barreras o dificultades y la intencin o propsito para gestionar y comunicar la RSE. Revisar si la empresa cuenta con la informacin para diligenciar los indicadores.
Gestin de Grupos de inters
Poltica y Objetivos Gestin de riesgos
Lnea de base
Comunicaciones externas e internas
Indicadores en RSE
Medicin de los costos Sistematizacin del tiempo, recursos, acciones desarrolladas y principales aprendizajes de la fase.
Plantillas de sistematizacin
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Fase 1
Desarrollo de las herramientas en la lnea de base:
Fase 1
Planeacin
La planeacin es un paso necesario dentro del modelo en la medida que constituye la estructura de la actuacin de la empresa. Es la base para la correcta ejecucin de actividades relacionas con la Responsabilidad Social porque permite establecer objetivos y estrategias que responden a las necesidades, identificadas en la lnea base, tanto de la organizacin como de su entorno. Esta fase permite establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los lineamientos en RSE y las polticas de la organizacin, as como jerarquizar sus reas de intervencin en funcin de sus lneas estratgicas, de su impacto y de sus capacidades tcniVerificacin de mnimos legales Evaluacin de prcticas RSE Capacitacin Gestin de Grupos de inters Declaracin de intensiones de la organizacin(Compromisos hacia los grupos de inters) y establecimiento de los objetivos con sus indicadores y metas. Est poltica debe esta alineada hacia los principios Misin y Visin de la organizacin. Calificacin del riesgo de acuerdo a su probabilidad de ocurrencia e impacto y generacin de la matriz de riesgo. Diseo de la estrategia de comunicaciones (definicin del mensaje, objetvos, canales internos y externos, periodicidad, mecanismos de retroalimentacin) y de los instrumentos de seguimiento y control a las actividades. Eleccin de la persona o las personas que se encararn de recolectar la informacin y de diligenciar los indicadores y establecimiento de la visin y estrategia de la organizacin Establecimiento de beneficios y valor presupuestado para las acciones RSE. Sistematizacin del tiempo, recursos, acciones desarrolladas y principales aprendizajes de la fase. Establecimiento de los niveles en los que se encuentran cada una de las prcticas en RSE (A, B, C, D, E). Capacitacin sobre la importancia, instrumentos utilizados y descripcin de la fase de planeacin.
cas y econmicas para llevarlas a cabo4. La planeacin incluye, entre otros, el plan de comunicaciones, tanto interno como externo; el plan de accin, estratgico y operacional, y la priorizacin y dilogo con sus grupos de inters. Recuerde que usted debe planificar qu y cmo va a realizar cada una de las actividades propuestas en las ocho herramientas. Tenga en cuenta que de la claridad de la planeacin depende el xito de la implementacin del modelo. Desarrollo de las herramientas en la fase de planeacin:
Poltica y Objetivos
Gestin de riesgos
Comunicaciones externas e internas
Planeacin
Indicadores en RSE
Medicin de los costos Plantillas de sistematizacin
4.
Modelo de gestin RSE. (Visitado 2010, Julio 13). [Documento PDF]. URL. Disponible en: http://www.rsc-chile.cl/documentos/Modelo%20De%20 Gestion%20RSE.pdf
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La importancia de esta fase radica en que hace posible materializar los objetivos de la empresa en materia de RSE. Este momento es decisivo en la medida que determina la eficacia de cada una de las actividades diseadas en la planeacin. La implementacin busca ejecutar o llevar a la prctica cada una de las estrategias planeadas e integrar las prcticas en Responsabilidad Social en la empresa. Esta fase pretende hacer operativa la responsabilidad social al interior de la organizacin, tanto en las actividades como en la toma de decisiones.
Durante la fase se deben ejecutar las estrategias de relacionamiento provenientes de la planeacin, as como las acciones resultado de la calificacin del riesgo y la estrategia de comunicacin. Tenga en cuenta que de la rigurosidad de la implementacin depende el buen desarrollo del modelo. Desarrollo de las herramientas en la fase de implementacin:
Verificacin de mnimos legales Evaluacin de prcticas RSE Ejecucin y seguimiento de las prcticas segn el nivel en el que se encuentre ( a considerar, planeadas y en ejecucin). Capacitacin sobre la importancia, instrumentos utilizados y descripcin de la fase de implementacin. Ejecucin de las estrategias de relacionamiento. Implementacin de la poltica integral de la empresa en Responsabilidad Social. Desarrollar e implementar las acciones estipuladas en el cuadro de administracin del riesgo. Implementacin de la estrategia de comunicaciones. Construccin de indicadores en RSE. Implemetacin de las acciones que fueron planeadas para valorar su costo. Sistematizacin del tiempo, recursos, acciones desarrolladas y principales aprendizajes de la fase.
Capacitacin Gestin de Grupos de inters Poltica y Objetivos
Gestin de riesgos Comunicaciones externas e internas Indicadores en RSE Medicin de los costos Plantillas de sistematizacin
Implementacin
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Fase 1
Implementacin
Fase 1
Verificacin
La verificacin hace parte del modelo porque permite que las acciones RSE, adems de ser medidas, sean comunicadas. Hace visible ante los stakeholders los esfuerzos que realiza la empresa en materia de sostenibilidad, siendo adems un instrumento, impulsa la competitividad de la empresa e incide en la divulgacin de la informacin y de contacto permanente con quienes la organizacin interacta. Esta fase busca realizar el seguimiento y la medicin de los procesos, polticas, objetivos y requisitos del modelo, as como informar el desarrollo, cumplimiento de metas e indicadores de cada herramienta. La verificacin tiene como objetivo comunicar el alcance de la implementacin en la empresa, se espera informar el avance de la implementacin de las prcticas en Responsabilidad Social Empresarial, as como la gestin con los grupos de inters y dems resultados presentados en cada herramienta. Tenga en cuenta que en la verificacin toda la informacin que usted transmite debe ser veraz, clara y de fcil comprensin para sus grupos de inters. Es lenguaje utilizado debe ser sencillo y adaptado al sector al que pertenezca su organizacin. Desarrollo de las herramientas en la fase de verificacin:
Dar a conocer y divulgar el compromiso que tiene la empresa en el cumplimiento de la ley. Informar sobre el avance en la ejecucin de las prcticas. Capacitacin sobre la importancia, instrumentos utilizados y descripcin de la fase de verificacin. Contrastar los resultados con los grupos de inters y sobre la gestin de la empresa a los mismos. Verificacin del logro de los objetivos y cumplimiento del plan de accin. Informar sobre el avance en la mitigacin de los riesgos expuestos en la matriz de riesgo. Divulgacin de los resultados del proceso de acuerdo con el indicador y metas previstas. Contrastar a los grupos de inters sobre los indicadores de desempeo diligenciados. Informar sobre los valores ejecutados y el cumplimiento del presupuesto a los grupos de inters. Sistematizacin del tiempo, recursos, acciones desarrolladas y principales aprendizajes de la fase.
Gestin de Grupos de inters
Poltica y Objetivos
Gestin de riesgos Comunicaciones externas e internas Indicadores en RSE
Verificacin
Medicin de los costos
Plantillas de sistematizacin
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El aseguramiento es un proceso clave dentro del desarrollo del modelo porque es el momento de cierre de un ciclo, que recoge aprendizajes y experiencias, convirtindose en un nuevo punto de partida que busca ser ms eficiente que el anterior. Esta fase busca tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo econmico, social y medioambiental de los procesos en responsabilidad social, aprender de la experiencia, disminuir falencias encontradas y potenciar las fortalezas.
Durante el proceso se espera revisar las estrategias ejecutadas en cada una de las herramientas y realizar los ajustes necesarios, as como hacer seguimiento a las anteriores fases del modelo. Tenga en cuenta que usted, gracias a la herramienta Plantillas de Sistematizacin del modelo (Ver Caja de herramientas), cuenta con un formato que recopil resultados y aprendizajes de cada una de las fases. Desarrollo de las herramientas en la fase de aseguramiento:
Revisar continuamente el cumplimiento de la legislacin por parte de la empresa. Diligenciar de nuevo el instrumento. Capacitacin sobre la importancia, instrumentos utilizados y descripcin de la fase de aseguramiento. Revisar las estrategias ejecutadas y realizar los ajustes necesarios para mejora de la gestin de los grupos de inters. Ajuste y verificacin de la poltica y los objetivos que permitan una verdadera gestin de la empresa en RSE. Establecer acciones para la validacin de los riesgos existentes y sus controles definidos, as como la identificacin de nuevos riesgos potenciales. Revisin y verificacin de la estrategia para realizar los respectivos ajustes. Revisin y ajustes a los indicadores. Valoracin de los costos y beneficios identificados. Sistematizacin del tiempo, recursos, acciones desarrolladas y principales aprendizajes de la fase.
Gestin de Grupos de Inters
Poltica y Objetivos
Gestin de riesgos
Aseguramiento
Comunicaciones externas e internas Indicadores en RSE Medicin de los costos Plantillas de sistematizacin
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Fase 1
Aseguramiento
FASE 1 Lnea de base
En esta primera fase se trata de indagar y comparar todas las condiciones que hacen posible el xito del modelo de RSE. Entre otras, stas son: La comprensin explcita de RSE que tiene la direccin. La medicin de variables relacionadas con RSE y Competitividad. Los niveles deseables de cumplimiento de los requisitos legales. El anlisis del estado de las prcticas. La identificacin, priorizacin e interaccin con los grupos de inters.
tunidad que tiene una empresa para hacer visibles sus riesgos y conocer oportunidades que no ha percibido por mtodos de planeacin estratgica tradicionales.
Preliminares
Para lograr tener una lnea de base apropiada es necesario medir variables al interior de la organizacin. La cantidad y nivel de complejidad requeridos diferirn de empresa a empresa. En muchos casos la empresa ni siquiera se habr planteado la pregunta, por lo tanto es factible que no existan datos referentes a alguno de los mbitos. Esto no debe preocupar al empresario ni al consultor, simplemente nos muestra las oportunidades de mejora para la organizacin y nos da la oportunidad de proponer la ruta de aprendizaje requerida para el xito del proceso. Los resultados de correlacionar estas variables nos dar unos medidores que nos ayudarn a dimensionar el impacto y el aprendizaje de la organizacin antes y despus de la aplicacin del modelo.
El objetivo de esta fase es recopilar informacin importante para la elaboracin del anlisis interno y externo, haciendo nfasis en las oportunidades y fortalezas, para determinar los factores crticos de xito. Esto fijar en gran medida el enfoque que tomar la organizacin ms adelante. Se debe valorar la informacin recolectada, esto no es un juicio de valor de la organizacin. A veces se encontrarn conceptos que no se comparten, pero esta es la mejor opor-
Instrumentos
Lista de chequeo variables y medidores de base:
GENERAL Nivel de facturacin Utilidades Misin Visin Valores Plan estratgico ISO 9001 ISO 14001 OSHAS 18000 SA 8000 SGE - 21 AA 1000 ECOSELLOS $ $ S/N S/N S/N S/N S/N S/N S/N S/N S/N S/N S/N 2008 2009 2010
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Fase 1
FASE I - Lnea de base
Responsabilidad Social Empresarial Manual de Implementacin
Fase 1
EMPLEADOS Nmero de empleados Mujeres Hombres Nmero de directivos Mujeres Hombres Salario mnimo de la empresa Salario mximo de la empresa Salario promedio Empleos creados/perdidos ltimo ao Nmero contratos trmino indefinido Nmero contratos temporales Horas de formacin totales Costo de formacin total Nmero de personas discapacitadas Nmero de empleados reinsertados/minora tnica Nmero de mujeres cabeza de familia Nmero de personas que participan en procesos de innovacin o mejora Nmero de sugerencias al ao Nmero de trabajadores accionistas/propietarios Nmero de despidos ltimo ao Nmero de reemplazos ltimo ao Horas de ausentismo Nmero de demandas laborales Nmero de accidentes laborales Nmero de personas formadas en RR LL INNOVACIN Valor exportaciones Valor importaciones Gasto en I+D+i Nmero de patentes MEDIO AMBIENTE Consumo de agua Consumo energa elctrica Consumo fuentes renovables de agua Consumo fuentes renovables de energa Consumo de materias primas Cantidad de residuos Residuos reciclados Residuos peligrosos Consumo combustibles fsiles
# # # # # # $ $ $ # # # Hr $ # # # # # # # # # # # $ $ $ # $ $ $ $ Kg Kg Kg Kg Kg
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Fase 1 Lnea de base
COMUNIDAD Compras a proveedores de la regin Ventas a clientes de la regin Recursos aportados a filantropa Nmero de Becarios vinculados Nmero de trabajadores de la regin Reuniones con la comunidad Demandas de la comunidad CLIENTES Y PROVEEDORES Nmero de clientes que suman el 80% de las ventas Nmero de proveedores que suman el 80% de las compras Nmero de auditoras practicadas a proveedores Nmero de auditoras practicadas por clientes
$ $ $ # # # # # # #
Salida
Indicador Productividad laboral Eficiencia laboral % inversin en innovacin Rentabilidad Organizacin interna Horas de formacin por trabajador Distribucin por gnero Calidad de los contratos
Medidores de base:
Mtodo de clculo sugerido Facturacin/ # de trabajadores Utilidades/# de trabajadores gasto en I+D+i/Facturacin Utilidad/facturacin 2008 2009 2010
Horas de formacin/# de trabajadores # de mujeres/#total de empleados # de contratos con temporales/# de contratos totales (# de personas discapacitadas+# de madres cabeza de familia +nmero de personas reinsertadas)/# total empleados # de despidos+# de bajas/# empleados Horas de ausentismo/horas trabajadas
Contratos de inclusin laboral
Estabilidad de la nmina Ausentismo laboral
Ambientales
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Fase 1
Multas pagadas a administracin local
Fase 1
Consumo agua Consumo energa elctrica Porcentaje de reciclaje Porcentaje de residuos Porcentaje de combustibles fsiles
Consumo agua/facturacin Consumo energa/facturacin Kilos reciclados/Kilos de residuos Kilos de residuos/kilos de Materias primas Combustibles slidos/facturacin
Para una discusin ms amplia ver el modelo Xertatu ADI, el cual puede ser consultado en www.xertatu.net
Estos indicadores son una pequea gua, y se pueden definir a un grupo ms amplio. Consideramos sin embargo que en la medida que la empresa avance, debera plantearse la posibilidad de correlacionar ms variables, para identificar mayor nmero de medidores. Este pequeo cuadro de indicadores debe ser aplicado al inicio y al fin de la aplicacin del modelo, siendo contrastados y analizados, para determinar los impactos sobre la competitividad de la empresa.
muchos procesos se hacen en niveles ms bajos de los exigidos por la ley. Entonces, consideramos que hay que revisar el cumplimiento del marco regulatorio, con el fin de analizar los riesgos asociados frente a los temas legales. En la medida en que la empresa est ms cerca de la informalidad, ms difcil ser su acceso a los estndares de Responsabilidad Social Empresarial y, al contrario, en cuanto ms se cumplan los requisitos de la ley, ms fcil funcionar la consultora en RSE.
Marco regulatorio
El marco regulatorio es un momento crtico y delicado que debe realizarse con especial cuidado, con el fin de identificar la realidad de la empresa y sus posibilidades hacia la responsabilidad social. La concentracin de la segunda estrategia ser el cumplimiento de la ley por parte de la empresa. Uno de los principios bsicos de la gestin de responsabilidad social, es que la empresa respeta y cumple la legislacin nacional e internacional. En el mbito internacional esto se considera un principio con el cual se est fuera del mbito de la responsabilidad social. Esto significa que la responsabilidad social corresponde a las obligaciones que la empresa se da a s misma de manera libre, en el contexto del dilogo con sus grupos de inters, para responder a los efectos de diverso orden de sus acciones. Se trata, entonces, de aquello que se decide libremente hacer ms all del estricto cumplimiento de la ley, es decir, todo aquello que mejora las relaciones que constituyen y determinan a la empresa. Sin embargo, en nuestro contexto, por diversos motivos, las leyes no se cumplen. En particular, en el caso de algunas Pymes, existe un nivel de informalidad que significa que
Metodologa
Se propone una sesin de entrevistas con el asesor o el rea jurdica de la empresa, de manera que se pueda ganar claridad sobre el estado de la compaa en su responsabilidad social. En este instrumento hay tres casillas que se pueden llenar libremente; es posible elegir entre el S o el NO, si esto le facilita el anlisis de la realidad de la empresa, o NO APLICA. El procedimiento es llenar cada apartado y comentar las respuestas. Esta labor no puede realizarse llenando, por cumplir, la lista de chequeo ver pgina 28 (Lista de verificacin de mnimos legales). Como el proceso apunta a tener
Hay que dejar claro que cumplir la ley no significa que se obre siempre de manera correcta, y menos an que no existan problemas que deban afrontarse desde la gestin de responsabilidad social. As pues, la consultora no tiene por objeto el cumplimiento de ley. Al contrario, el requisito para poder comenzar es que la empresa tenga un grado aceptable de cumplimiento de la ley.
26
Fase 1 Lnea de base
indicadores sobre los cuales la empresa pueda elaborar un informe o memoria de sostenibilidad, que debe poder ser revisado por una parte externa, buscando as una posible certificacin, es imprescindible ir construyendo las condiciones efectivas para que la compaa llegue a los niveles aceptables de responsabilidad social. El cumplimiento de la ley es una obligacin de la empresa, no es una opcin voluntaria, por ello se busca que la empresa identifique la brecha que pueda tener en los aspectos legales, de manera que avance en este mbito. Adicionalmente, se busca que la organizacin desarrolle un proceso de verificacin sistemtica y sistmica del marco legal que la rige. Si la empresa no observa los requisitos legales, la empresa deber elaborar un plan de accin tendiente cerrar la brecha legal como propone el cuadro de aspectos no cumplidos de la pg 38.
Las fuentes de los recursos econmicos debern ser claramente identificables y provenientes de actividades lcitas. Al igual, su destinacin no podr orientarse a actividades por fuera de la ley. Rendicin de cuentas a las partes interesadas
Las organizaciones han de corresponder a la confianza depositada en ellas por la sociedad y sus partes interesadas. Por lo tanto, tendrn la responsabilidad de: Proporcionar informacin veraz y relevante que responda a las necesidades y requerimientos de las partes interesadas. Atender las solicitudes, sugerencias, reclamaciones y resoluciones formales de las partes interesadas. B. En lo social La organizacin debe cumplir con las normas que garanticen el cumplimiento de la funcin social, la formacin profesional, el bienestar y la seguridad social. Adems debe acatar los tratados internacionales relativos a los derechos humanos, respeto a las culturas y las minoras, as como asegurar la no discriminacin, entre la que se destaca la Declaracin de la Organizacin Internacional del Trabajo, OIT, relativa a los principios y derechos fundamentales en el trabajo. C. En lo ambiental Las organizaciones deben cumplir con las obligaciones contenidas en la normatividad ambiental vigente y con aquellas derivadas de las licencias, permisos, concesiones, resoluciones, autorizaciones y dems actos administrativos proferidos por la autoridad ambiental competente, necesarias para el buen manejo de los recursos naturales renovables y para la prevencin, mitigacin, correccin y compensacin de los efectos e impactos nocivos que pudieran producir sus productos o servicios o que podran generarse por la ejecucin de una obra o actividad.
Indicadores de cumplimiento de la ley5

A. En lo econmico De operacin y funcionamiento
Las organizaciones deben cumplir con todos los requisitos y normas que regulen su operacin y funcionamiento en aspectos, laborales, tributarios, de obtencin de permisos y licencias de funcionamiento, entre otros. De la competencia
Fomentar un comportamiento competitivo de respeto; abstenerse de recibir u ofrecer pagos o favores para obtener ventajas competitivas; respetar los derechos de propiedad y rehusar a la obtencin de informacin comercial por medios no ticos o deshonestos.
5.
Comit 180 de ICONTEC.
27
Fase 1
De la transparencia en el manejo de los recursos econmicos
Fase 1
Instrumento de evaluacin del marco legal 6

A continuacin encontrar el instrumento de revisin del marco legal. El mismo proporciona los mnimos legales que debe cumplir una organizacin, y se ha tomado como base el utilizado por la Superintendencia de Sociedades para las visitas de inspeccin, seguimiento, vigilancia y control. Debe quedar claro que este instrumento debe ser tomado como gua. Por lo tanto, cada empresa debe analizar su situacin, para encontrar su marco legal, lo ms ajustado a la realidad posible.
Lista de verificacin de Mnimos Legales

PREGUNTAS DE DIAGNSTICO MNIMOS LEGALES La presente verificacin se adelantar para el ao ____ NOMBRE SOCIEDAD:__________________________________________________________________ NIT. ______________________________________________CONSULTOR:_______________________ MNIMOS SOCIETARIOS La presente verificacin ha sido adelantada con base en la informacin conocida al ___ de _________de 20__. I. MXIMO RGANO SOCIAL S NO N/A Verificacin sobre: - Estatutos - Actas 2007 Mximo rgano Social. - Convocatorias - Actas -Certificado de Existencia y Representacin Legal. - Actas - Actas
1. La sociedad convoc a los socios a las reuniones con la antelacin prevista en los estatutos o en su defecto en la ley? (ML) Artculo 181 del Cdigo de Comercio
2. Los administradores y empleados de la compaa han representado a los asociados en las reuniones del mximo rgano social celebradas? (ML) 185 Cdigo de Comercio 3. Los administradores han votado los balances y cuentas de fin de ejercicio en las reuniones del mximo rgano social? (ML)185 Cdigo de Comercio 4. La decisin con que fue aprobada la distribucin de utilidades cont con una mayora igual o superior al 78% del de las acciones, cuotas o partes de inters representadas en la reunin? (ML)155 Cdigo de Comercio 5. Las actas de las reuniones del mximo rgano social han sido aprobadas y asentadas en el libro respectivo debidamente suscritas por el presidente y secretario, dentro del mes siguiente a su celebracin? (ML) 189 y 431 Cdigo de Comercio 6. Las acciones emitidas fueron colocadas de acuerdo con un reglamento de suscripcin aprobado por el rgano correspondiente (junta Directiva salvo disposicin estatutaria) (ML) artculo 385 Cdigo de Comercio. SOCIEDADES POR ACCIONES UNICAMENTE. OBSERVACIONES:
- Actas
- Actas Junta Directiva o Mximo rgano Social
6.
Este instrumento ha tomado como base el documento Mnimos legales y contables de la Superintendencia de Sociedades. Para mayor informacin, [Documento WWW] URL http://www.supersociedades.gov.co. En 2008 se adicinaron los Mnimos Ambientales Laborales de la propiedad intelectual y relacin con proveedores por la Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia.
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Fase 1 Lnea de base
II. ADMINISTRADORES
7. La compaa ha celebrado operaciones con las siguientes personas: El cnyuge del administrador o las personas con anloga relacin de afectividad. Los ascendientes (padres), descendientes (hijos-nietos) y hermanos del administrador o del cnyuge del mismo. Los cnyuges de los ascendientes, de los descendientes y de los hermanos del administrador o del cnyuge del mismo. Los socios del administrador. Artculo 23, numeral 7 de la Ley 222 de 1995 (conflicto de inters por interpuesta persona)
Indagar con empleados, Administradores y Revisor Fiscal quines son esas personas y su cdula. Obtenida esa informacin solicitar listado por terceros de todas las operaciones realizadas con esas personas. Ventas de activos, arrendamientos, prstamos, etctera. Cuentas corrientes con accionistas Deudores varios Indagar con empleados, Administradores, Revisores Fiscales. Actas -Certificado de Existencia y Representacin Legal. -Actas MOS o JD Indagar con administrador, revisor fiscal, empleados. - Actas -Indagar con administradores y Revisores Fiscales Ver nmina de directivos o confidencial. Posteriormente Verifique en estados de resultados los conceptos de los pagos. Actas - Actas - Informe de gestin -Consultar Certificado histrico de representantes legales y revisores fiscales -Actas - Correspondencia Indagar con administradores y RF
8. Los administradores participan en sociedades o actividades anlogas al objeto social de la compaa? (art 23, nm. 7 Ley 222 de 1995). 9.Los administradores han solicitado autorizaciones para celebrar actos que superen sus atribuciones? (ML 196 Cdigo de Comercio y artculo 23 nm. 2 Ley 222 de 1995)
10. Los administradores emplean para su uso personal activos representativos de la compaa?
11. El mximo rgano social ha fijado las asignaciones de los administradores y si existe otra remuneracin, asuncin de gastos, prestaciones en especie, en general, distintas de lo aprobado por este rgano social? (numeral 4, artculo 187 Cdigo de Comercio)
12. Los administradores presentaron su informe de gestin en la ltima reunin ordinaria celebrada? (artculo 46, Ley 222 de 1995) 13. El informe de gestin menciona expresamente las operaciones celebradas con los socios y con los administradores? (ML 47 Ley 222 de 1995)
14. La compaa exige a los administradores retirados que dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiraron del cargo rindan cuentas de su gestin? (Artculo 45 Ley 222 de 1995)
15. Los administradores que a su vez tienen la calidad de asociados, han celebrado acuerdos en los cuales se comprometen a votar en igual o determinado sentido en la reunin del mximo rgano social? ML (70 Ley 222 de 1995)
29
Fase 1
Fase 1
16. Los administradores han enajenado o adquirido acciones de la misma sociedad en ejercicio de sus cargos, por si mismos o por interpuesta personas? (artculo 404 del Cdigo de Comercio) OBSERVACIONES:
Junta Directiva: 17. En la eleccin de los miembros a Junta Directiva se tiene en cuenta si los candidatos han aceptado un cargo directivo en otras Juntas Directivas? ( ML artculo 202 del Cdigo de Comercio). 18. Hay vnculos de parentesco entre miembros principales y/o suplentes de la junta directiva hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil? (art. 435 C. Cio). 19.Se han efectuado las reuniones ordinarias de la Junta Directiva previstas en los estatutos? numeral 2 art. 23 Ley 222 de 1995 20. Las actas de las reuniones han sido aprobadas y asentadas en el libro respectivo debidamente suscritas por el presidente y secretario, dentro de los quince (15) das siguientes a su celebracin? 21.La Junta Directiva someti a consideracin del mximo rgano social el informe de que trata el numeral 3 del artculo 446 del Cdigo de Comercio? (ML) OBSERVACIONES: III ESTRUCTURA DE PROPIEDAD 22. El poder de decisin de la sociedad est sometido a la voluntad de otra u otras personas que tengan la calidad de matriz o controlante? (Artculos 26, 27 y 30 de la Ley 222 de 1995) Sociedad de Familia -Indagar con administradores y RF El control se refiere a la influencia dominante que pueden ejercer estas personas en la compaa, por medio de cualquier mecanismo jurdico (contratos, acuerdos de accionistas etctera). Puede inferirse por la composicin del capital, por su capacidad de designar administradores u originar decisiones en la administracin o por la dependencia de recursos econmicos de compaas donde la familia es controlante. - Indagar con administradores y RF - Certificado de Existencia y Representacin Legal - Indagar con administradores y RF - Actas - Indagar con administradores y RF - Actas Junta Directiva -Estatutos. -Actas Junta Directiva - Libro de Actas Junta Directiva - Actas Mximo rgano Social - Informe
23. El control econmico, el administrativo o el financiero sobre la empresa es ejercido por personas ligadas entre s, por parentesco hasta tercer grado de consanguinidad o nico civil?
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Fase 1 Lnea de base
-Indagar con administradores y RF - Actas -Indagar con administradores y asociado controlante - Indagar con administradores y socio controlante
Plan de Sucesin 25. Existe un plan de sucesin escrito para suceder al fundador de la empresa o al lder de la generacin saliente? Protocolo de familia 26. Existe un documento que regule las relaciones entre familia, los asociados de la empresa y la empresa misma? OBSERVACIONES:
IV. RESOLUCIN DE CONTROVERSIAS 27. La sociedad contempla programas de negociacin directa, mecanismos de conciliacin y la estipulacin de clusulas de arbitramento especializadas, para los eventuales conflictos con los asociados, los administradores o los grupos de inters. OBSERVACIONES: - Estatutos, actas, Indagar con administradores y socio controlante
31
Fase 1
24.El control econmico, el administrativo o el financiero es ejercido por: La primera generacin de la familia (fundador) La segunda generacin de la familia (hijos fundador) La tercera generacin (nietos fundador)
Fase 1
MNIMOS CONTABLES
La presente verificacin ha sido adelantada con base en la informacin conocida al ___ de _________del 20 __ Responda colocando una X segn corresponda a su caso. No. Tema S NO N/A Verificacin sobre Solicite los libros principales de contabilidad y detalle la fecha y el nmero de registro de la Cmara de Comercio de cada libro, el ltimo folio utilizado y la fecha del ltimo registro contable. Solicite los libros principales de contabilidad y verifique si la anulacin de folios se realiza conforme a lo establecido en los artculos127, 128 y 132 del Decreto 2649 de 1993.
A la fecha de la diligencia la sociedad lleva la contabilidad al da en los trminos previstos en el artculo 56 del Decreto 2649 de 1993?
Los libros de comercio se llevan conforme a las normas legales? La sociedad ha concedido prstamos a los socios, accionistas, vinculados o particulares, y estos guardan una estrecha relacin de medio a fin con el desarrollo del objeto social, conforme a lo estipulado por el Artculo 99 del Cdigo de Comercio? Se encuentran respaldados con las garantas reales o personales y han sido fijadas las condiciones de tiempo, modo y lugar para el pago de la misma? (Artculo Respecto de cada uno de los DEUDORES, se ha realizado un estudio tendiente a determinar la recuperabilidad del saldo a su cargo y ha sido contabilizada la provisin correspondiente para su proteccin, resultante de dicho estudio, conforme a lo ordenado por el Artculo 62 del Decreto 2649 de 1993? (Se advierte que la provisin fiscal de cartera del 5%-10%-15% 33%, no suple la realizacin del estudio tcnico a que se refiere el Artculo 62 del citado Decreto). La sociedad posee avalos tcnicos de una antigedad menor de tres aos, elaborados con los requisitos establecidos por el Artculo 64 del Decreto 2649 de 1993, modificado por el Art. 2 del Decreto 1536 de 2007, para aquellos bienes clasificados como Propiedades planta y equipos, con un valor neto en libros mayor de 20 salarios mnimos legales mensuales vigentes o totalmente depreciados, pero en uso y con un valor econmico representativo y adems se encuentran correctamente calculadas y contabilizadas las Valorizaciones o Provisiones, resultantes de comparar tales avalos con el valor neto en libros de los bienes avaluados? La sociedad deprecia sus Propiedades planta y equipos conforme a lo establecido por los incisos quinto, sexto y sptimo del Artculo 64 del Decreto 2649 de 1993 y dems normas y principios concordantes?
Determine si existen las cuentas por cobrar referidas en el libro mayor y balances (1320, 1325 y 1370) y verifique si estn contempladas dentro del desarrollo del objeto social de la compaa y la forma como fueron otorgadas. Determine la antigedad de las mismas, qu beneficio le genera a la sociedad y si estn garantizadas.
Solicite el estudio elaborado por parte de la compaa, verificando que efectivamente se hace el anlisis individual (grupo 13 deudores), constatando la razonabilidad de la provisin registrada, con base en el grado de recuperabilidad (1399 provisin).
Solicite los estudios tcnicos y compare la cifra resultante con el valor en libros para determinar la valorizacin y/o provisin, confrntela con el registro en cuentas cruzadas de valuacin. (cuentas cruzadas de valorizacin grupos 19 y 38 y provisin cuenta 1599)
Indague por el sistema de depreciacin que utiliza la compaa y consttelo con el ltimo registro (depreciacin acumulada cuenta 1592 gasto por depreciacin 5160 y 5260 )
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Fase 1 Lnea de base
La sociedad plane y realiz la toma fsica de inventarios?
Normas Relacionadas Inventarios - Artculo 63 Decreto 2649 de 1993 Obligacin Legal - Artculo 52 Cdigo de Comercio Revelaciones - Artculo 116 Nm. 3 Decreto 2649/93
Han sido estimadas las Provisiones para el impuesto de renta, a que se refieren los Artculos 52 y 78 del Decreto 2649 de 1993? Se registran provisiones para atender las contingencias de prdidas derivadas de los procesos litigiosos, conforme a los artculos 52 y 81 del Decreto 2649 de 1993?
Solicite fotocopia de la declaracin de renta a 31 de diciembre del ltimo ejercicio contable realizado por la compaa. Solicite una certificacin en la que conste si contra la sociedad hay procesos en curso. De existir procesos en curso revise si hay suma alguna contabilizada para atender las contingencias derivadas de los mismos. Solicite las ltimas declaraciones por concepto de I.V.A., Retencin en la Fuente, Industria y Comercio e Impuesto de Renta y Complementarios y verifique si fueron presentadas con pago y/ o solicite los recibos de pago respectivos. Compruebe que el descuento por aportes pensionales y de salud de los empleados se cancele, junto con el aporte patronal, en las entidades respectivas (pida algunos recibos de pago de EPS y Fondos de Pensiones y para fiscales ltimos meses). Estos registros se hacen afectando las cuentas del grupo 16, teniendo como contrapartida las cuentas del supervit de capital cuentas 3215 / 3220.
10
La sociedad presenta mora en el pago de sus obligaciones en especial las relacionadas con los pagos fiscales y parafiscales?( IVA, ICA, Retefuente, Renta, Salud, Pensin, Sena, ICBF y Cajas de Compensacin)
11
Si la sociedad tiene registrado intangibles, formados (crdito Mercantil, Know-how, verifique su origen. (Slo es aceptado a determinadas sociedades, de acuerdo con la Ley 812 de 2003) De acuerdo con la verificacin de los puntos anteriores, se estableci si la sociedad cuenta con los documentos soporte internos y externos, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 123 del Decreto 2649 de 1993. La sociedad tiene inscrito el revisor fiscal principal y suplente?
12
Todos los hechos econmicos deben estar debidamente soportados en la contabilidad.
13
Verifique en acta de asamblea si efectuaron los nombramientos y certificado de Cmara de Comercio actualizado, si estn inscritos. Verifique si la sociedad se encuentra incursa en cualquiera de las causales de disolucin Y si el Mximo rgano Social ha adoptado medidas tendientes a subsanarla. Ver actas (prdidas, mnimo de socios, imposibilidad de desarrollar el objeto social) Artculo 218, 457, 459 del Cdigo de Comercio.
14
Si la sociedad se encuentra incursa en alguna causal de disolucin, conoce formalmente de ello el mximo rgano social?
15
Habiendo sido informado el mximo rgano social de alguna causal de disolucin de la sociedad, ha tomado las medidas conducentes para enervarla?
Ver actas de Asamblea o Junta Socios
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Fase 1
Solicite informacin acerca de la planeacin para la realizacin de la toma fsica de inventarios a 31 de diciembre del ltimo ejercicio contable realizado por la compaa (actas, procedimientos participantes, fecha de realizacin, aviso a la DIAN, etctera.)
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La sociedad pag en su totalidad el capital?
El valor del capital que se registra en el certificado de Cmara se compara con los registros del capital en libros, verificando en la sociedad annima si presenta algn saldo en la subcuenta 310515 capital suscrito por cobrar, con un tiempo superior a un ao y, en la limitada, si presenta cuentas por cobrar a socios en el activo por concepto de cuotas o aportes de inters social.
Fase 1
OBSERVACIONES:
MNIMOS LABORALES
La presente verificacin ha sido adelantada con base en la informacin conocida al ___ de _________del 20__ . Responda colocando una X segn corresponda a su caso. No. Tema S NO N/A Verificacin sobre Todos los empleados que estn vinculados con un contrato de trabajo deben estar afiliados al sistema de seguridad social (Pensiones, Riesgos Profesionales, Salud) sin importar qu tipo de contrato laboral tengan. Existen ciertos trabajadores que tienen derecho a unas prestaciones especiales dependiendo de su nivel salarial o condicin especfica. Ley 15 de 1959, Decreto Reglamentario 982 de 1984 y captulo V del Cdigo Sustantivo del Trabajo El C.S.T. establece que el salario puede ser pagado en el tiempo que las partes pacten siempre y cuando no supere un mes. A los trabajadores que fueron vinculados despus de la entrada en vigencia de la ley 50 de 1990 y a quienes decidieron acogerse a esta ley en trminos de cesantas, se les debe consignar las cesantas a un fondo de pensiones antes del 15 de febrero de cada ao correspondiente. Los trabajadores vinculados antes de la entrada en vigencia de la Ley 50 del 90 pudieron haber decidido mantenerse en el rgimen anterior, segn el cual el empleador debe conservar el monto de las cesantas hasta que el trabajador se retire de su trabajo. El artculo 32 del C.S.T. establece cuales empresas y en qu proporcin deben vincular aprendices. Los contratos a trmino fijo deben constar por escrito, de lo contrario se entienden celebrados a trmino indefinido. El artculo 77 del C.S.T. establece que el periodo de prueba debe constar por escrito, de lo contrario no se podr dar por terminada la relacin laboral sin justa causa sin que se presente una indemnizacin
La sociedad tiene vinculados a todos sus empleados al sistema de seguridad social? Adems del salario, paga la compaa las prestaciones sociales a las cuales tienen derecho los trabajadores, tales como intereses sobre cesantas y primas legales? Cumple la sociedad con las prestaciones especiales a trabajadores, tales como auxilio de transporte; dotacin de calzado y vestido; licencias de maternidad, lactancia, aborto y paternidad? Paga la sociedad el salario a sus empleados por lo menos una vez al mes? Realiza la sociedad la consignacin al fondo de cesantas de sus empleados a ms tardar el 15 de febrero de cada ao?
Estn todos los trabajadores de la sociedad sometidos al rgimen de cesantas de la Ley 50 de 1990? Cumple la sociedad con la cuota de aprendices establecida por la ley? La sociedad hace constar por escrito la celebracin de contratos a trmino fijo de sus trabajadores? Hace constar la sociedad por escrito el periodo de prueba de los contratos que celebra con sus trabajadores?
7 8
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Fase 1 Lnea de base
10
Paga la sociedad los recargos por horas extras, nocturnas o dominicales a sus trabajadores?
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Emplea la sociedad menores de edad? Tiene la sociedad un reglamento interno de trabajo? Ofrece la sociedad beneficios extra a sus empleados tales como fondos de empleados, bonificaciones o primas extralegales entre otros? Establece la sociedad un procedimiento para que los trabajadores sean llamados a descargos en caso de incurrir en alguna falta? Permite la existencia de una o varias asociaciones o sindicatos dentro de su empresa? Usa la sociedad intermediarios para realizar la contratacin laboral?
El artculo 10 del C.S.T. exige que los menores entre 15 y 18 aos obtengan una autorizacin del inspector del trabajo para poder trabajar. El trabajo de menores de 15 aos est prohibido. El artculo 105 del C.S.T. establece quienes estn obligados a implementar un reglamento interno de trabajo. Verificar con el rea de recursos humanos cules son los beneficios extras que tiene la sociedad. Verificar si existe algn procedimiento disciplinario estipulado por la empresa en donde se le permita a los trabajadores explicar lo sucedido en los casos de presuntas faltas, tal como lo establece la Corte Constitucional. Las uniones sindicales y otro tipo de asociaciones colectivas son un derecho de los trabajadores que debe ser reconocido por el empleador. Es necesario verificar si el intermediario ejerce o no subordinacin. Si el intermediario no le informa quin es el verdadero Las empresas de servicios temporales slo deben ser utilizadas para: Trabajo ocasional o transitorio Incrementar produccin por 6 meses, prorrogables 6 meses ms Suplir personal en vacaciones, incapacidad o licencias. Los trabajadores en misin tienen los mismos derechos y beneficios menos los convencionales. No se debe abusar de esta figura tratando de desvirtuar la relacin laboral para evitar pago de prestaciones sociales, parafiscales y afiliacin al sistema de seguridad social. No se debe abusar de esta figura tratando de desvirtuar la relacin laboral para evitar pago de prestaciones sociales, parafiscales y afiliacin al sistema de seguridad social. Todos los beneficiarios se hacen responsables solidariamente por lo que le ocurra a los trabajadores de los contratistas. Es una obligacin del empleador conformar y registrar un COPASO ante el Ministerio de la Proteccin Social.
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Usa la sociedad empresas de servicios temporales para vincular empleados?
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La sociedad celebra contratos con cooperativas de trabajo asociado?
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Laboran en la empresa personas vinculadas con un contrato de prestacin de servicios? La sociedad les exige a sus contratistas las certificaciones de afiliacin al sistema de seguridad social de los trabajadores de estos ltimos?
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Tiene la sociedad conformado un COPASO?
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Est la sociedad certificada en OHSAS 18000 o algn otro certificado laboral?
Verifique con el rea de recursos humanos de la compaa si se posee tal certificacin.
OBSERVACIONES:
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Fase 1
Los recargos por jornada extraordinaria (aquella que supere 8 horas diarias) equivalen a un 25% del salario si es diurno y 75% del salario si es nocturno. Los recargos por trabajo dominical equivalen al 75% del salario.
Fase 1
MNIMOS AMBIENTALES
La presente verificacin ha sido adelantada con base en la informacin conocida al ___ de _________del 20__. Responda colocando una X segn corresponda a su caso. No. Tema Ejerce la empresa produccin limpia en todos los procesos? S NO N/A Verificacin sobre La empresa debe evitar diversas manifestaciones de contaminacin del medio ambiente. Corresponde al Ministerio del Medio Ambiente hacer evaluacin, seguimiento y control de los factores de riesgo ecolgico y de los que puedan incidir en la ocurrencia de desastres naturales y coordinar con las dems autoridades las acciones tendientes a prevenir la emergencia o a impedir la extensin de sus efectos. Decreto 2143 de 1997. Decreto 216 de 2003. Ley 677 de 2001 y Decreto 2484 de 2003. Verifique con el rea jurdica de la sociedad. Verifique dicha informacin con el rea ambiental de la compaa. Verifique si la sociedad adelanta acciones encaminadas a desarrollar un programa de reciclaje. Verifique con el rea ambiental de la compaa si se posee tal certificacin
La empresa previene e informa al Ministerio del Medio Ambiente sobre factores de riesgo ecolgico?
3 4 5 6 7 8
Cuenta la empresa con licencia ambiental? Cumple la empresa con los requisitos de produccin limpia? Cuenta la empresa con las licencias y permisos fitosanitarios necesarios para sus productos? Maneja adecuadamente la empresa los residuos qumicos, slidos y lquidos que produce? Posee la empresa un programa de reciclaje? Est certificada la compaa en ISO 14000 o algn otro certificado ambiental?
OBSERVACIONES:
MNIMOS DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL
La presente verificacin ha sido adelantada con base en la informacin conocida al ___ de _________del 20__. Responda colocando una X segn corresponda a su caso. No. Tema Estn diseados los contratos laborales con normas claras sobre los derechos de autor de los empleados? Existen clusulas de confidencialidad en los contratos celebrados con los empleados y contratistas de la compaa? Respeta la sociedad los derechos de autor de sus trabajadores? Tiene la sociedad un estatuto de propiedad intelectual? Tiene registradas ante la SIC las marcas de sus productos y servicios? S NO N/A Verificacin sobre Verificar con el rea jurdica de la compaa cules son las clusulas especiales que se aaden a los contratos de trabajo. Verificar con el rea jurdica de la compaa cules son las clusulas especiales que se aaden a los contratos de trabajo. Verifique con la compaa cules son las acciones que permiten deducir dicha situacin. Verifique con la compaa si la sociedad posee tal documento. Verifique los registros que posea la compaa.
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36
Fase 1 Lnea de base
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Verifique las patentes que posea la compaa. Verifique si la sociedad posee tal documento. Verifique que la sociedad realice acciones encaminadas a valorar los intangibles. Verifique estos datos con el rea contable de la sociedad. Verifique con el rea jurdica de la sociedad si dicha consulta se lleva a cabo. Verifique si la sociedad posee tal certificacin.
Tiene una poltica de proteccin de la informacin acerca de procesos, productos y know how? Tiene un sistema de valoracin de activos intangibles? Incluye en su contabilidad los costos emanados de la proteccin de sus bienes intangibles? Consulta las bases de datos a nivel mundial de patentes? Est certificada la compaa en ISO 27000?
OBSERVACIONES:
MNIMOS RELACIN CON CLIENTES
La presente verificacin ha sido adelantada con base en la informacin conocida al ___ de _________del 20__. Responda colocando una X segn corresponda a su caso. No. Tema La empresa ofrece el debido control sobre la calidad de los bienes, servicios e informacin que se les brinda a los clientes? Determina la empresa el control sobre los precios justos de los productos, bienes y servicios? Propicia la empresa la vigilancia de los derechos del consumidor y acoge el registro de calidad e idoneidad de bienes y servicios? Evita la empresa incurrir en casos de competencia desleal? Est certificada la empresa en ISO 9001? S NO N/A Verificacin sobre Ley 446 de 1998, Decreto especial 3466 art. 24 de 1982; Cdigo de Comercio art. 75, 46 77 y ss., Decisin 486 de la CAN. Decreto 3466 art. 18 de 1982, Cdigo de Comercio arts. 48 y 49. Decreto 3466 de 1982 art. 5 Ley 256 de 1996 arts. 8 y 14, ley 155 de 1959 art. 10, Decreto 3236 de 1962 art.14, Rgimen comn de propiedad industrial art. 259, Decreto 1302 de 1964 art. 17. Verifique con el rea de calidad de la compaa si posee tal certificacin
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4 5
OBSERVACIONES:
37
Fase 1
Ha patentado sus invenciones, diseos industriales o modelos de utilidad?
Fase 1
MNIMOS RELACIN CON PROVEEDORES

La presente verificacin ha sido adelantada con base en la informacin conocida al ___ de _________del 20__. Responda colocando una X segn corresponda a su caso. No. Tema Valora la empresa con solidez y reconoce con honestidad la relacin con los proveedores? Se acoge la empresa al control de la Superintendencia de Industria y Comercio como ente rector de la calidad de bienes y servicios? S NO N/A Verificacin sobre Cdigo de Comercio arts. 48, 48, 51, 53 y 56; Decisin 486 de 2000 de la CAN, ley 446 de 1998, Decreto Especial 3466 de 1982 y Decreto 2153 de 1992. Decreto 3466 art. 43
OBSERVACIONES:
Reporte de acciones de mejoramiento, requisitos legales

Como resultado de la revisin del cumplimiento del marco legal, se podr hacer un reporte con los principales hallazgos. Muchas empresas que adelantan procesos de aseguramiento de la calidad, suelen ir ajustando sus prcticas a las exigencias de la ley; si la empresa no ha hecho ningn avance en esta lnea, la propuesta de buscar un modelo de calidad puede ayudar a lograr un cumplimiento de las exigencias legales. El cumplimiento de la Ley, es una obligacin, y no puede considerarse como una accin voluntaria, por lo tanto la empresa debe entender que debe desarrollar los mecanismos apropiados para identificar y mantener actualizado su marco legal. A continuacin, se propone un cuadro para que la organizacin defina su plan de accin tendiente a cerrar la brecha que pueda tener en los temas legales:
Aspecto no cumplido
Descripcin de la situacin
Acciones de mejoramiento
38
Fase 1 Lnea de base
Introduccin
Sistematizar, analizar y organizar la informacin debera ser el primer paso en un proceso de gestin de la Responsabilidad Social Empresarial dentro de una organizacin, porque muestra el estado de las acciones desarrolladas y permite tomar decisiones acertadas. La evaluacin de prcticas ticas es una nueva herramienta con la que no contaba el Modelo ComprometeRSE, que ha sido diseada para medir el grado de avance de las prcticas de RSE que estn siendo desarrolladas por las empresas en los diferentes mbitos. Esta herramienta busca que el empresario conozca qu prcticas estn siendo implementadas, cules se conocen y cules son importantes para que sean promovidas en la organizacin. Este instrumento se integra al Modelo anterior para complementar la gestin de la Responsabilidad Social Empresarial y guiar a las empresas en las prcticas que deben desarrollar, fortalecer o revisar en un primer momento, para conocer el estado actual en RSE de la organizacin.

FASE LNEA BASE Diligenciar el instrumento que permita establecer el nivel de avance en el que se encuentra la empresa al interior de su gestin empresarial, en cada una de las prcticas en RSE. EPRSE -RSE V.1 Instrumento 1 Prcticas a evaluar en RSE. * Opcional: EPRSEIP- RSE V.1 PLANEACIN -Con el instrumento diligenciado se establecen los niveles de avance de la empresa en RSE, (A,B,C,D,E) - Se obtienen las prcticas a considerar y las que se tienen en planeacin. IMPLEMENTACIN VERIFICACIN ASEGURAMIENTO EVALUACIN IMPACTO
Alcance
- Ejecucin y seguimiento de las prcticas obtenidas en los niveles segn sean a considerar, planeadas y en ejecucin.
- Informar sobre el avance en la ejecucin de las prcticas.
- Establecer acciones para la inclusin y mejora de prcticas que se hayan ejecutado y revisin de las nuevas a ejecutar.
Diligenciar de nuevo el instrumento.
Instrumento
EPRSETE -RSE V.1 Tabla auto evaluacin
Acciones de Aseguramiento.
Soporte
Para construir esta herramienta se han tomado algunos documentos de referencia y las experiencias en consultora, entre los que se encuentran: Indicadores Ethos de Responsabilidad Social. Manual de Indicadores de Responsabilidad Social Empresarial INCAE. Gua de autoaplicacin, Indicadores de Responsabilidad Social Empresarial IARSE . Indicadores Accin Empresarial de Responsabilidad Social. Anlisis comparativo de indicadores de Responsabilidad Social Empresarial. Gua de autoaplicacin, Indicadores de Responsabilidad Social Empresaria ETHOS & IARSE. Caso B&B Consultora S.A. Relevamiento de Indicadores de Responsabilidad Social. Taller de Indicadores de Responsabilidad Social, La otra Feria Prohumana. Gua Colombiana de Gobierno Corporativo para Sociedades Cerradas y de Familia. Experiencia en consultora de varias empresas.
39
Fase 1
Caracterizacin de prcticas de Responsabilidad Social Empresarial
Fase 1
Propsito
El desarrollo de esta estrategia tiene el propsito de medir el grado de avance de algunas prcticas de RSE que la sociedad, el mercado, los grupos de inters y la agenda mundial estn demandando a las empresas. Es necesario evidenciar cules estn siendo implementadas, cules se conocen y cules son importantes para impulsar. Este procedimiento permite organizar y visualizar prcticas propuestas en el Modelo ComprometeRSE en una sola ruta de accin para orientar su desarrollo, fortalecimiento o revisin. Los mbitos o materias fundamentales de la RSE as como las prcticas a evaluar han sido definidos por la ISO 26000, de acuerdo a varias reflexiones, debates y foros a nivel mundial. Estos integran adems iniciativas globales como los Principios del Pacto Global y la Gua GRI 3 del Global Reporting Initiative, estndares de gestin como la AA 1000 y la SA 8000, propuestas regionales como el Libro Verde de la Unin Europea y el Programa Latinoamericano PLARSEentre muchas otras iniciativas. Beneficios de la Evaluacin de prcticas de RSE: Identificar el nivel de gestin de las acciones de RSE. Indagar percepciones de sus colaboradores frente a las prcticas de RSE. Definir las prcticas a implementar, potenciar o ajustar. Priorizar y seleccionar las iniciativas significativas de su RSE.
le ayudar a tener una visin ms amplia de su empresa y a comparar los resultados obtenidos en los dos instrumentos, lo cual le permitir generar estrategias y planes de accin.7
PASOS Paso 1
DESCRIPCIN Autoevaluacin de prcticas de RSE en la gestin empresarial Encuesta de percepcin frente a las prcticas de RSE Clasificacin de las acciones a desarrollar
INSTRUMENTO
AUTOEVALUACIN
Paso 2 Paso 3
PERCEPCIN RUTA DE ACCIN
Paso 1: Autoevaluacin de prcticas de RSE en la gestin empresarial Este paso le permite visualizar en una tabla el nivel de avance en el que se encuentra al interior de su gestin empresarial cada una de las prcticas propuestas. El xito de este paso y su herramienta radica en tres aspectos: Primero, la empresa reflexiona y comprende a cabalidad la prctica descrita. Segundo, la empresa elije una sola opcin con total sinceridad y objetividad. Tercero, la empresa evala el presente de la prctica en la organizacin y no su futuro deseado. Tenga en cuenta: Este instrumento se aplica una sola vez en la empresa. Es importante definir el tiempo de aplicacin y las condiciones para su diligenciamiento. Es conveniente que participen los directivos o responsables de algunos procesos. Es un instrumento de conocimiento y no de percepcin. El resultado permite hacer inferencias sobre las prcticas actuales de RSE.
Metodologa
El desarrollo metodolgico se basa en tres pasos articulados que permiten con el mismo nmero de instrumentos capturar, analizar y organizar la informacin que permite caracterizar el escenario vigente de la gestin de Responsabilidad Social. Si usted quiere ampliar los resultados de identificacin de prcticas en RSE puede aplicar el instrumento de percepcin a directivos y empleados de la organizacin. Lo anterior
Se cuenta con un instrumento de 60 prcticas de RSE definidas de acuerdo a estndares internacionales e iniciativas nacionales, que se organizan en seis materias fundamentales o mbitos de RSE.
7.
Para mayor informacin revise el instrumento de percepcin de prcticas de RSE para empleados y directivos.
40
Fase 1 Lnea de base
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
La empresa cuenta con una misin y una visin socialmente responsables. La empresa tiene un enfoque de sostenibilidad (desempeo social, econmico y ambiental) La empresa adopta unos principios o valores que orientan su gestin. La empresa ha incorporado algn estndar nacional o internacional de responsabilidad social. La empresa cuenta con una poltica de responsabilidad social empresarial. La empresa cuenta con una persona o grupo que oriente la cultura, la estrategia y las prcticas de responsabilidad social. La empresa cuenta con algn mecanismo para relacionarse con sus grupos de inters La empresa elabora y pblica anualmente un informe de sostenibilidad. La empresa tiene un procedimiento para garantizar que la elaboracin de la informacin financiera se ajusta a las normas contables vigentes. La empresa define criterios o reglas para el manejo de los conflictos de inters. La empresa tiene un procedimiento para evaluar la gestin de los administradores. La empresa ha desarrollado algn tipo de iniciativa para promover el Buen Gobierno Corporativo.
PRCTICAS LABORALES Y DERECHOS HUMANOS

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 La empresa desarrolla iniciativas para mejorar las condiciones de los trabajadores en materia de salud y seguridad industrial. La empresa aplica criterios objetivos para los procesos de contratacin, capacitacin, ascenso y evaluacin. La empresa desarrolla iniciativas para evitar todo tipo de discriminacin (raza, sexo, edad, religin) en sus procesos internos. La empresa promueve acciones para el desarrollo educativo y profesional de sus trabajadores. La empresa otorga a sus empleados beneficios adicionales a los legales (econmicos, educativos, sociales o culturales). La empresa mejora las condiciones de trabajo en materia de ambiente fsico, higiene, ventilacin e iluminacin. La empresa desarrolla hbitos saludables (salud laboral, prctica de deportes, dieta saludable, prcticas anti-estrs). La empresa promueve horarios flexibles o reduccin de jornada para equilibrar la vida personal y laboral de sus trabajadores. La empresa promueve relaciones respetuosas entre todos los miembros de la organizacin. La empresa fomenta espacios o mecanismos para que los trabajadores expresen sus ideas, sugerencias, propuestas o quejas. La empresa ha desarrollado iniciativas para prevenir, denunciar y sancionar todo tipo de acoso. La empresa garantiza el respeto a la libre asociacin. La empresa apoya a los trabajadores con menores ingresos. La empresa promueve la vinculacin de poblaciones diversas (vulnerables/marginales/discapacidad).
8.
Si usted quiere profundizar en el mbito Prcticas de Gobierno de las Empresas puede consultar la Gua Colombiana de Gobierno Corporativo para Sociedades Cerradas y de Familia. [Documento PDF]. URL. Disponible en: http://www.supersociedades.gov.co/web/documentos/guia%20colombiana%20de%20gobierno%20corporativo.pdf
41
Fase 1
PRCTICAS DE GOBIERNO DE LA EMPRESA8
Fase 1
PRCTICAS AMBIENTALES
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 La empresa promueve la formacin ambiental de sus colaboradores y el fortalecimiento de la cultura de responsabilidad ambiental. La empresa tiene identificado la cantidad de materiales que utiliza en su operacin. La empresa adopta medidas para reducir el uso de la energa. La empresa adopta medidas para ahorrar el consumo de agua. La empresa desarrolla iniciativas para promover la reduccin, reutilizacin y reciclaje de materiales (papel, plsticos, cartn, vidrio, etc.). La empresa promueve proyectos de ecoeficiencia en sus productos o servicios. La empresa desarrolla iniciativas para atender y mitigar los impactos ambientales de sus procesos y productos sobre los ecosistemas. La empresa cumple con la regulacin y normatividad vigente en materia medioambiental. La empresa desarrolla inversiones ambientales en programas que prevengan las emisiones de gases de efecto invernadero. La empresa cuenta con una poltica o un sistema de gestin ambiental.
PRCTICAS CON COMUNIDAD Y SOCIEDAD

37 38 39 40 41 42 43 44 45 La empresa involucra a la comunidad para identificar sus problemas y su aporte a la solucin. La empresa cuenta con unos compromisos con la comunidad formalmente reconocidos. La empresa desarrolla iniciativas para mejorar el bienestar o desarrollo de la comunidad en la que ejerce influencia social. La empresa capacita en la prctica de los valores democrticos y ciudadanos (convivencia, pluralismo, respeto a la diferencia, etctera). La empresa desarrolla iniciativas de cooperacin con entidades pblicas, otras empresas y organizaciones de la sociedad civil. La empresa promueve la lucha contra la corrupcin en todas sus formas, incluidas la extorsin y el soborno. La empresa define una poltica de relacin con su comunidad de influencia. La empresa promueve relaciones transparentes con las autoridades pblicas e instituciones gubernamentales. La empresa apoya la gestin gubernamental local, regional o nacional en reas o programas especficos.
PRCTICAS CON CLIENTES

46 47 48 49 50 51 52 La empresa cuenta con mecanismos para atender preguntas, quejas y reclamos de sus clientes. La empresa desarrolla mecanismos para fortalecer la comunicacin con sus clientes. La empresa controla los impactos de los productos y servicios en la salud de sus clientes. La empresa ofrece informacin sobre los contenidos de sus productos/servicios para orientar a sus clientes sobre los modos de uso, almacenamiento y desecho. La empresa garantiza la publicidad respetuosa de clientes y consumidores excluyendo mtodos que manipulen su opinin o violenten su integridad. La empresa define mecanismos para mejorar el servicio post-venta. La empresa respeta la privacidad de los clientes y evita la fuga de datos personales.
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Fase 1 Lnea de base
PRCTICAS CON PROVEEDORES

53 54 55 56 57 58 59 60 La empresa ofrece informacin completa sobre los requerimientos que deben cumplir sus contratistas y proveedores. La empresa cumple oportunamente con los compromisos contractuales adquiridos con sus proveedores y contratistas. La empresa define criterios claros de evaluacin y seleccin de contratistas y proveedores en relacin a calidad, precio y responsabilidad contractual. La empresa fortalece la comunicacin y la atencin a sus contratistas y proveedores. La empresa promueve el fortalecimiento de pequeos y medianos proveedores. La empresa impulsa iniciativas de responsabilidad social en su cadena de contratistas y proveedores. La empresa promueve la sana competencia entre sus proveedores o contratistas. La empresa promueve la compra y el uso de productos locales y nacionales.
En cada prctica enunciada se proponen cinco opciones o alternativas de marcacin, de las cuales solamente se debe elegir una, la que considere representa y evidencia el momento en el cual se encuentra actualmente dentro de su gestin empresarial. Ejemplo:
No X PRCTICAS A EVALUAR DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL La empresa cuenta con un programa de reciclaje y manejo de sus residuos slidos. A B C X D E
Opcin A: seleccione esta opcin si considera que esta prctica no aplica en la empresa, es decir que por su razn de ser, su objeto social, sus productos o servicios, su tamao o sector, u otra caracterstica particular no es pertinente aplicarla. Opcin B: seleccione esta opcin si cree que esta prctica no la desarrolla actualmente en la empresa pero valdra la pena considerarla, por su importancia, su valor, su aporte a la estrategia, su contribucin a la cultura organizacional, por exigencia de otros o simplemente por conviccin. Opcin C: seleccione esta opcin si es posible evidenciar que esta prctica se encuentra diseada, planeada o programada para ejecutarse en los prximos meses y adems, cuenta con recursos disponibles para poder implementarse.
Opcin D: seleccione esta opcin si la prctica descrita est en ejecucin, se desarrolla y adems se verifica su implementacin, avances y resultados. Opcin E: seleccione esta opcin si la prctica esta institucionalizada, es decir ya hace parte de la cultura organizacional, se puede demostrar que est integrada al sistema de gestin y adems se puede verificar un proceso de mejoramiento continuo. Al finalizar, la empresa cuenta con una tabla general que le organiza sus prcticas de RSE en cinco estadios.
43
Fase 1
Fase 1
EPRSETE -RSE V.1 Tabla autoevaluacin
NO SE HA DESARROLLADO PERO VALDRA LA PENA CONSIDERARLA
No. Prcticas a considerar 0
EST PLANEADA Y CON RECURSOS
No. Prcticas en Planeacin 0
No. Prcticas en ejecucin 0
EST INSTITUCIONALIZADA Y EN MEJORAMIENTO
EST EN EJECUCIN Y SE VERIFICAN AVANCES
No. Prcticas institucionalizadas 0
NO APLICAN EN LA EMPRESA
No. Prcticas que no aplican 0
44
Fase 1 Lnea de base
Con el fin de establecer el nivel actual de la empresa frente a la incorporacin de prcticas en RSE, cada estadio se ha identificado con uno de los cuatro niveles provenientes del instrumento de Autodiagnstico. Esto le permitir ubicar cada una de sus prcticas dentro de los niveles que se describen a continuacin: Nivel Crtico (identificado con el color amarillo): La empresa realiza algunas actividades que pueden caracterizarse dentro de las prcticas de RSE, pero stas no corresponden a una decisin estratgica ni formal de diferenciacin y competitividad. A su vez la empresa no reconoce la importancia de implantar acciones encaminadas a cimentar una organizacin socialmente responsable, ms por desconocimiento que por falta de inters. Nivel de Fortalecimiento (identificado con el color azul): La empresa presenta un alto compromiso en la implementacin de prcticas de RSE, con acciones encaminadas a mejorar su nivel de competitividad y diferenciacin con respecto a otras organizaciones de su sector. Se muestra que la empresa ha trabajado en todas las reas de gestin con prcticas socialmente responsables. stas se encuentran en etapa de evaluacin y mejoramiento. La empresa
Nivel de Alerta (identificado con el color rojo): La empresa tiene un bajo nmero de prcticas implementadas en las reas de gestin contempladas anteriormente y evidencia poco inters en desarrollar un proceso estructurado de buenas prcticas de RSE, poniendo en riesgo la competitividad sostenible de la empresa en el mediano y largo plazo. Nivel de Mejoramiento (identificado con el color verde): La empresa ha incorporado en su gestin algunas prcticas de RSE, sin embargo stas se encuentran en etapa de implementacin. En otras de sus reas la empresa no ha gestionado prcticas de RSE, pero tiene un gran inters en considerarlas. Es el momento de estructurar y consolidar sus prcticas de RSE de forma integral en la organizacin, las cuales construyen una posicin competitiva significativa y aseguran una posicin relevante dentro de las empresas que contribuyen al desarrollo econmico y social del pas.
Nivel de fortalecimiento
Nivel de mejoramiento
Prcticas de gobernanza en la empresa
Nivel de alerta
Prcticas con clientes
Nivel crtico
Prcticas laborales y DDHH Prcticas ambientales
Recomendacin: Una vez tenga todas las prcticas organizadas en los estadios anteriores, es recomendable que la empresa aplique un filtro de anlisis de segundo orden para validar la ubicacin final obtenida. Es importante revisar todos los estadios, pero en particular el estadio A para corroborar que verdaderamente esas prcticas no aplican en la empresa.
45
Fase 1
ha trazado un camino consistente de liderazgo que le permitir ser referenciada por otras y competir hbilmente en el contexto internacional.
Fase 1
EPRSE -RSE V.1 Instrumento 1. Prcticas a evaluar en RSE. * Opcional: EPRSEIP- RSE V.1
No 1 2 3 PRCTICAS DE GOBERNANZA EN LA EMPRESA 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 PRCTICAS LABORALES Y DERECHOS HUMANOS 15 16 17 18 19 20 21 22 23 PRCTICAS A EVALUAR DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL La empresa cuenta con una misin y una visin socialmente responsables. La empresa tiene un enfoque de sostenibilidad (desempeo social, econmico y ambiental). La empresa adopta unos principios o valores que orientan su gestin. La empresa ha incorporado algn estndar nacional o internacional de responsabilidad social. La empresa cuenta con una poltica de responsabilidad social empresarial. La empresa cuenta con una persona o grupo que oriente la cultura, la estrategia y las prcticas de responsabilidad social. La empresa cuenta con algn mecanismo para relacionarse con sus grupos de inters. La empresa elabora y pblica anualmente un informe de sostenibilidad. La empresa garantiza un manejo transparente y creble de la informacin. La empresa tiene un procedimiento para evaluar la gestin de los administradores. La empresa define criterios o reglas para el manejo de los conflictos de inters. La empresa ha desarrollado algn tipo de iniciativa para promover el Buen Gobierno Corporativo. La empresa desarrolla iniciativas para mejorar las condiciones de los trabajadores en materia de salud y seguridad industrial. La empresa aplica criterios objetivos para los procesos de contratacin, capacitacin, ascenso y evaluacin. La empresa desarrolla iniciativas para evitar todo tipo de discriminacin (raza, sexo, edad, religin) en sus procesos internos. La empresa promueve acciones para el desarrollo educativo y profesional de sus trabajadores. La empresa otorga a sus empleados beneficios adicionales a los legales (educativos, econmicos, sociales o culturales) La empresa mejora las condiciones de trabajo en materia de ambiente fsico, higiene, ventilacin e iluminacin. La empresa desarrolla hbitos saludables (salud laboral, prctica de deportes, dieta saludable, prcticas anti-estrs). La empresa promueve horarios flexibles o reduccin de jornada para equilibrar la vida personal y laboral de sus trabajadores La empresa promueve relaciones respetuosas entre todos los miembros de la organizacin. La empresa fomenta espacios o mecanismos para que los trabajadores expresen sus ideas, sugerencias, propuestas o quejas. La empresa ha desarrollado iniciativas para prevenir, denunciar y sancionar todo tipo de acoso. A B C D E
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Fase 1 Lnea de base
24 25 26 27 28 29 PRCTICAS AMBIENTALES 30 31 32 33 34 35 36 37 38 PRCTICAS CON COMUNIDAD Y SOCIEDAD 39
La empresa garantiza el respeto a la libre asociacin. La empresa apoya a los trabajadores con menores ingresos. La empresa promueve la vinculacin de poblaciones diversas (vulnerables/marginales/discapacidad). La empresa promueve la formacin ambiental de sus colaboradores y el fortalecimiento de la cultura de responsabilidad ambiental. La empresa tiene identificado la cantidad de materiales que utiliza en su operacin. La empresa adopta medidas para reducir el uso de la energa. La empresa adopta medidas para ahorrar el consumo de agua. La empresa desarrolla iniciativas para promover la reduccin, reutilizacin y reciclaje de materiales (papel, plsticos, cartn, vidrio, etc.). La empresa promueve proyectos de ecoeficiencia en sus productos o servicios. La empresa desarrolla iniciativas para atender y mitigar los impactos ambientales de sus procesos y productos sobre los ecosistemas. La empresa cumple con la regulacin y normatividad vigente en materia medioambiental. La empresa desarrolla inversiones ambientales en programas que prevenga las emisiones de gases de efecto invernadero. La empresa cuenta con una poltica o un sistema de gestin ambiental. La empresa involucra a la comunidad para identificar sus problemas y su aporte a la solucin. La empresa cuenta con unos compromisos con la comunidad formalmente reconocidos. La empresa desarrolla iniciativas para mejorar el bienestar o desarrollo de la comunidad en la que ejerce influencia social. La empresa capacita a la comunidad en la prctica de los valores democrticos y ciudadanos (convivencia, pluralismo, respeto a la diferencia, etctera.). La empresa desarrolla iniciativas de cooperacin con entidades pblicas, otras empresas y organizaciones de la sociedad civil. La empresa promueve la lucha contra la corrupcin en todas sus formas, incluidas la extorsin y el soborno. La empresa define una poltica de relacin con su comunidad de influencia. La empresa promueve relaciones transparentes con las autoridades pblicas e instituciones gubernamentales. La empresa apoya la gestin gubernamental local, regional o nacional en reas o programas especficos.
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La empresa cuenta con mecanismos para atender preguntas, quejas y reclamos de sus clientes. La empresa desarrolla mecanismos para fortalecer la comunicacin con sus clientes. La empresa controla los impactos de los productos y servicios en la salud de sus clientes. La empresa ofrece informacin sobre los contenidos de sus productos/servicios para orientar a sus clientes sobre los modos de uso, almacenamiento y desecho. La empresa garantiza la publicidad respetuosa de clientes y consumidores excluyendo mtodos que manipulen su opinin o violenten su integridad. La empresa define mecanismos para mejorar el servicio post-venta. La empresa respeta la privacidad de los clientes y evita la fuga de datos personales. La empresa ofrece informacin completa sobre los requerimientos que deben cumplir sus contratistas y proveedores. La empresa cumple oportunamente con los compromisos contractuales adquiridos con sus proveedores y contratistas. La empresa define criterios claros de evaluacin y seleccin de contratistas y proveedores en relacin a calidad, precio y responsabilidad contractual. La empresa fortalece la comunicacin y la atencin a sus contratistas y proveedores. La empresa promueve el fortalecimiento de pequeos y medianos proveedores. La empresa impulsa iniciativas de responsabilidad social en su cadena de contratistas y proveedores. La empresa promueve la sana competencia entre sus proveedores o contratistas. La empresa promueve la compra y el uso de productos locales y nacionales.
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PRCTICAS CON PROVEEDORES
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56 57 58 59 60
Paso 2. Caracterizar prcticas desde la percepcin de los colaboradores de la empresa Retomamos lo descrito en el Manual para la Consultora de Responsabilidad Social Empresarial.9 Paso 3. Clasificacin de las acciones a desarrollar
nizacin, no slo porque contribuyen a incrementar la productividad y la eficiencia de los procesos empresariales, sino tambin por su aporte al desarrollo personal y profesional de los empleados y a la mejora constante del clima organizacional. Estos beneficios se traducen en una participacin ms activa de los empleados en las actividades cotidianas de la empresa, porque los colaboradores mejor capacitados pueden ser ms propositivos y tienen una mayor interaccin con los procesos que llevan a cabo las diferentes reas de la organizacin. As el proceso de formacin se convierte en una ganancia a largo plazo para la empresa que contar con personal calificado y productivo, mejorando da a da los procesos organizacionales.
Capacitacin
Introduccin
Los programas de formacin son imprescindibles para asegurar la sostenibilidad y el crecimiento de cualquier orga9.
Confecmaras. (2008). Manual para la consultora de Responsabilidad Social Empresarial. Segunda Edicin. Bogot.
48
Fase 1 Lnea de base
La decisin empresarial de implementar prcticas socialmente responsables requiere del apoyo de un programa de capacitacin a travs del cual se involucre a los diferentes miembros de la organizacin en el proceso, se fortalezca su sentido de pertenencia y se despierte su compromiso, el cual es definitivo para hacer realidad el propsito empresarial de desarrollar una gestin sostenible. Por este motivo se ha complementado el Modelo ComprometeRSE con una herramienta de capacitacin que forme a todo el personal que trabaja en la organizacin en RSE, desde el nivel directivo hasta el operativo. La herramienta busca capacitar a todos los niveles de la organizacin en Responsabilidad Social y asegurar que los lderes de proceso cuenten con las habilidades y la formacin necesaria para implementar y transferir el conocimiento adquirido en del Modelo.
Mediante las capacitaciones (talleres, diplomados, conferencias etc.) el personal podr conocer la importancia que tiene el tema en el contexto mundial y los beneficios que representa para la empresas implementar este tipo de modelos. De igual manera quienes reciban la capacitacin contarn con las herramientas necesarias para implementar y desarrollar estrategias propuestas en el manual y generar una cultura de sostenibilidad al interior de la organizacin.
Fases del modelo ComprometeRSE

La capacitacin general ser llevada a cabo una vez la empresa sea aceptada para participar en el programa de ComprometeRSE. Es necesario que el empresario y toda la organizacin sean formados en temas relativos a la Responsabilidad Social y conozcan detalladamente las fases del Modelo para asegurar su xito.
FASE
LNEA BASE - Sensibilizacin a la organizacin sobre la importancia de la responsabilidad social en el mundo de los negocios y sobre las ventajas y beneficios del Modelo.
PLANEACIN
IMPLEMENTACIN
VERIFICACIN
ASEGURAMIENTO
EVALUACIN IMPACTO
-Capacitacin sobre la importancia, instrumentos y descripcin de la fase de planeacin.
-Capacitacin sobre la importancia, instrumentos y descripcin de la fase de implementacin.
-Capacitacin sobre la importancia, instrumentos y descripcin de la fase de verificacin.
-Capacitacin sobre la importancia, instrumentos y descripcin de la fase de aseguramiento.
ALCANCE
-Conocer y comparar el estado de la RSE en organizacin.
INSTRUMENTO
CAPG-RSE V.1 Momento 1 y Momento 2. Instrumento 1 y 2.
ICAPL -RSE V.1 Capacitacin sobre la fase de planeacin.
CAPL -RSE V.1 Capacitacin sobre la fase de implementacin.
CAPL -RSE V.1 Capacitacin sobre la fase de verificacin.
CAPL -RSE V.1 Momento 3
Propsito
Desarrollar habilidades para liderar el tema al interior de la empresa, facilitar el uso de las herramientas presentadas en el manual, profundizar sus conocimientos en las reas de responsabilidad social y formar competencias para acoplarla en la estrategia corporativa de la empresa.
Beneficios de la capacitacin 10 Fortalecimiento de la imagen corporativa. El incremento de la interaccin entre los directivos y el resto del personal. Promociona la comunicacin en los distintos niveles de la organizacin, permitiendo la solucin de conflictos que puedan crear crisis en la organizacin y apoya el proceso de formacin de lderes.
10.
Gestipolis (2002). Cul es la importancia de la capacitacin del recurso humano? Documento WWW]. URL http://www.gestiopolis.com/recursos/ experto/catsexp/pagans/rh/51/impcap.htm
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Fase 1
Fase 1
Al implementar la herramienta el empresario estar en capacidad de: Sensibilizar a la organizacin sobre la importancia de implementar modelos en responsabilidad social. Contar con personal capacitado para el desarrollo exitoso del Modelo ComprometeRSE. Fomentar en la cultura organizacional los valores y principios de la gestin socialmente responsable. Desarrollar habilidades para elaborar planes, programas y estrategias en responsabilidad social.
expectativas de los miembros de su organizacin. El consultor debe planear con tiempo las capacitaciones y asegurarse que los empleados puedan asistir. Se han propuesto unos temas opcionales que pueden ser de inters para su empresa. Tercer momento Este es el momento final donde el consultor dar a conocer a toda la organizacin los resultados del modelo y cada una de las actividades llevadas a cabo. As mismo se busca que los empleados cuenten con la informacin necesaria sobre el proceso llevado a cabo y sobre las lecciones aprendidas durante la implementacin del modelo en responsabilidad social. Recomendaciones La metodologa que usted elija debe ser acorde con la capacitacin que se va a realizar. Tenga en cuenta que esta capacitacin est dirigida a todo el personal de su organizacin, por lo cual la metodologa debe ser clara y de fcil comprensin. Entre las metodologas sugeridas se encuentran: charlas, conferencias, conversaciones, dramatizaciones, mesas de trabajo, debates, entre otros. El consultor podr optar por alguna de las metodologas sugeridas o desarrollar alguna otra que considere conveniente para la empresa. Seleccione los materiales que considere pertinentes segn la metodologa elegida. Dentro de los materiales recomendados se encuentran: cartillas, carteleras, presentaciones, boletines y videos de las herramientas del modelo y todo el material que se encuentre disponible en la Cmara de Comercio de su ciudad. Utilice los materiales que considere pertinentes para lograr el xito de la capacitacin. Por favor revise cuidadosamente las tablas que aparecen a continuacin. No olvide tener en cuenta que los contenidos que va a impartir en la capacitacin, deben ser enfocados al sector a que pertenezca su empresa. Es importante anotar que existen diversas metodologas que usted puede adoptar segn las necesidades y los objetivos de la organizacin. En la siguiente tabla se han dado algunos ejemplos que le ayudarn a planear de manera adecuada la capacitacin para su organizacin. Es recomendable que la capacitacin sea desarrollada en dos horas y que el consultor profundice en aquellos temas que considere ms relevantes para la empresa.
Metodologa
La herramienta de Capacitacin est compuesta por dos etapas. Es importante anotar que el consultor ser el encargado de impartir ambas en las capacitaciones. La primera tiene como finalidad dar a conocer a todos los empleados las ventajas y beneficios que tiene implementar modelos en responsabilidad social y que estos cuenten con una nocin general sobre el tema. La segunda es la capacitacin que debe dar el consultor a quienes son lderes en el tema de responsabilidad social. La primera etapa tiene tres momentos: Primer momento Se busca hacer una sensibilizacin general en la empresa explicndole al personal la importancia de la implementacin de un modelo de responsabilidad social en la organizacin. Es necesario que todos los empleados tengan conocimiento del proceso que va a iniciar la empresa y los beneficios de las Responsabilidad Social para las empresas que adopten este tipo de prcticas en su gestin en el siglo XXI. Segundo momento En el segundo momento debe estar toda la organizacin presente para darles a conocer qu es la RSE, su actual importancia en el entorno organizacional y los argumentos que sustentan la implementacin de prcticas socialmente responsables por parte de las empresas, mostrando los beneficios de su aplicacin tanto para la organizacin como para los miembros que la componen. Si usted quiere podr profundizar en alguno de los contenidos propuestos segn los objetivos, las necesidades y las
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Fase 1 Lnea de base
CONTENIDOS* Importancia de la implementacin de un modelo de responsabilidad social en la organizacin Momento 1 Sensibilizacin La nueva empresa del siglo XXI, ventajas y beneficios de la RSE Qu esta haciendo la empresa / lnea base Qu es Modelo / Fsse Base Copncepto de la RSE, evolucin y tendencias globales Gestin de la RSE con Grupos de inters (Stakeholders) Prcticas de gobernanza en la empresa mbitos de la RSE (internos y externos) Prcticas laborales y de derechos humanos Prcticas con provedores y contratistas Prcticas ambientales en la empresa Prcticas con comunidad Momento 2 Estndares de RSE (Pacto Global, ISO 26000, SA 8000 SGE 21) Indicaciones de RSE (GRI, Ethos, Accin RSE) Dialogos con grupos de inters Reportes de sostenibilidad Indices mundiales (Do Jones Sustainability Indexes, FTSE4Good) Sistemas de gestin de la RSE Negocios inclusivos Opcionales Inversiones financieras y oportunidades de la RSE Comunicaciones y gestin del relacionamiento Responsabilidad social en Colombia Momento 3 Cierre Socializacin del modelo Cierre en toda la empresa
HORAS
RESPONSABLE
2 Horas
Consultor CCB
2 Horas
Consultor CCB
Herramientas de implementacin de la RSE
2 Horas
Consultor CCB
* El pblico para esta capacitacin incluye a todos aquellos integrantes de la empresa que puedan asistir a la misma.
Como se coment, la segunda etapa es la capacitacin que debe dar el consultor a quienes son lderes en el tema de responsabilidad social -si lo tiene- o para quienes se encargarn de manejar el rea. En este sentido, la capacitacin tiene especial nfasis en el manejo y uso de las distintas herramientas diseadas para la implementacin de la RSE en la organizacin y en cada una de las fases del Modelo.
Es importante que usted capacite a las personas encargadas de implementar el modelo al interior de la organizacin. Dicha capacitacin tendr como objetivo desarrollar habilidades y lograr una exitosa implementacin del Modelo ComprometeRSE fase por fase. Para tal fin es fundamental que los lderes conozcan detalladamente el modelo y los beneficios y las ventajas que ste tiene, as como cada una de las
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Fase 1
CAPG-RSE V.1. Instrumento 1. Lineamientos para la capacitacin general en RSE
fases que lo componen. Al igual que en el momento anterior usted podr utilizar la metodologa que mejor se adapte a su empresa y los materiales que considere necesarios. Para que la capacitacin cumpla con su objetivo se recomienda que el consultor desarrolle el contenido de cada uno de las fases en dos horas y se detenga en la o las fases que presenten mayores dudas para la organizacin. Recomendaciones Usted puede utilizar la metodologa que mejor se adapte a su organizacin. Entre la metodologa propuesta se encuentran: charlas, conferencias, mesas
de trabajo, debates, ejercicio de aplicacin de las herramientas, talleres, entre otras. No olvide tener en cuenta el pblico al que va dirigido la capacitacin, la cultura organizacional y las caractersticas propias de empresa. Seleccione los materiales que considere pertinente segn la metodologa elegida. Dentro de los materiales recomendados se encuentran: cartillas, carteleras, presentaciones, boletines y videos de las herramientas del modelo y todo el material que se encuentre disponible en la Cmara de Comercio de su ciudad.
Fase 1
CAPL -RSE V.1. Instrumento 2. Lineamientos para la capacitacin a lderes en RSE

Contemidos Modelo ComprometeRSE Explicacin del modelo Beneficios y ventajas de aplicar el modelo Descripcin de la fase Lnea Base Importancia de la fase Instrumentos que hacen parte de la fase Descripcin de la fase Planeacin Importancia de la fase Instrumentos que hacen parte de la fase Descripcin de la fase FASES Implementacin Importancia de la fase Instrumentos que hacen parte de la fase Descripcin de la fase Verificacin Importancia de la fase Instrumentos que hacen parte de la fase Descripcin de la fase Aseguramiento Importancia de la fase Instrumentos que hacen parte de la fase * El pblico para esta capacitacin incluye los lderes dentro de la empresa que sern los encargados de implementar el modelo. Se recomiendan dos horas por cada fase Consultor CCB Horas Responsable
Gestin de Grupos de Inters

Introduccin
Conocer, relacionarse y gestionar adecuadamente a los grupos de inters es hoy en da clave para el xito de las organizaciones. Existen diversas razones- ya sean de tipo estratgico u operativo- que motivan a los empresarios a fortalecer el vnculo con quienes interacta constantemente. Uno de los principales motivos es que este tipo de relaciones le permite desarrollar sus operaciones en el marco de la sostenibili11.
dad, aadiendo valor a las actividades que realiza. Entre otros motivos se encuentran los cambios que se han producido en las relaciones generados por innovaciones tecnolgicas, las modificaciones polticas y regulatorias, las tendencias sociales y el desarrollo de los mercados11.
VVAA. (2005). De las palabras a la accin. El compromiso con los stakeholders. Manual para la prctica de las relaciones con los grupos de inters. Pg. 29. Canad
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Fase 1 Lnea de base
Es importante anotar que algunos estudios han demostrado la conveniencia de reforzar las relaciones con los grupos de inters, pues ello puede redundar en ventajas competitivas importantes en forma de confianza, reputacin e innovacin12 para las empresas. Estos grupos son diferentes y depende del sector al que pertenezca la empresa y de las condiciones propias de la misma. Cada uno tiene unas caractersticas propias, intereses diferentes y niveles de influencia en una organizacin. Como resultado del aprendizaje de 4 aos y el trabajo con 426 empresas en Colombia, se ha decidido ajustar y complementar en el Manual para la Consultora de Responsabilidad Social Empresarial (2da Edicin) la estrategia 04. Dilogo con grupos de inters, integrando instrumentos que permitan una adecuada Gestin con Grupos de inters. Los ajustes realizados buscan generar una herramienta trasversal a las diferentes fases del modelo, que abarque todo el proceso de relacionamiento y que genere estrategias eficaces para manejo de estos grupos. Se ha contemplado que el dilogo hace parte del proceso pero que existen otras alternativas que pueden ser utilizadas para gestionar a quienes se ven afectados o afectan las operaciones de una compaa. La herramienta se ha complementado y reorganizado en ocho pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Identificacin y clasificacin Priorizacin Captura de expectativas Establecimiento de estrategias de relacionamiento con los grupos de inters Ejecucin y desarrollo de las estrategias de relacionamiento Informar a los grupos de inters las acciones que fueron ejecutadas e informar sobre la gestin de los mismos Revisin de las estrategias implementadas Realizacin de ajustes necesarios
El paso nmero 3 de la nueva herramienta, captura de expectativas, incluye la realizacin de la matriz de materialidad, que permitir conocer los asuntos relevantes para cada uno de los grupos de inters identificados por la compaa; as como realizar la respectiva sistematizacin. Otro de los ajustes importantes realizados a la 2da edicin del Modelo ComprometeRSE, es el cambio en la realizacin de la clasificacin y priorizacin de los grupos de inters. Para la clasificacin se han establecido una serie de categoras que abarcan la dimensin econmica, social y medioambiental de las organizaciones y las materias fundamentales de la Responsabilidad Social. Dicha clasificacin le permitir al empresario conocer a fondo a sus grupos de inters. Para la ejecucin de este paso se ha creado un nuevo instrumento que permite priorizar a dichos grupos de acuerdo al nivel de influencia que tengan para la organizacin, teniendo como base en los siguientes criterios:
Criterio Decisiones Ingresos Operacin Estrategia Reputacin
Nivel de influencia Capacidad de influir en la toma de decisiones de la empresa Capacidad de influir en la obtencin de ingresos Capacidad de influir en las operaciones del negocio Capacidad de influir en la estrategia de la empresa Capacidad de influir en la imagen de la empresa
Cada uno de los criterios debe ser calificado con una marcacin de 1 a 5, donde uno representa el nivel ms bajo de influencia por criterio y 5 el ms alto. Producto de la ponderacin de estos criterios, el empresario podr priorizar sus grupos en tres categoras: Esenciales, necesarios y bsicos, y establecer acciones especiales con cada uno de ellos.
Los pasos que contena la metodologa anterior fueron integrados en la nueva herramienta. En el caso de la Interac-
12.
Ayuso, S; Rodrguez, M. A.; Ricart, J. E. (2006) Busca ideas innovadoras? Pregunte a sus grupos de inters. [Documento WWW]. URL http://insight.iese. edu/doc.aspx?id=584&ar=9&idioma=1
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Fase 1
Los anteriores, as como la necesidad de mantener armona en el desarrollo de sus operaciones, hacen que para las organizaciones sea fundamental relacionarse con sus grupos de inters.
cin, se ha considerado que sta no debe limitarse a un slo paso, sino que debe darse a lo largo del proceso, desde el momento de la captura de las expectativas, hasta los ajustes que se realicen de las estrategias implementadas.
Fase 1

FASE LNEA BASE PLANEACIN - Establecimiento de estrategias de relacionamiento con los grupos de inters GGIC - RSE V.1 - GGIT - RSE V.1 Instrumento 2. Priorizacin de Grupos de inters. GGIM - RSE V.1. Matriz de Materialidad. GGIS - RSE V.1. Instrumento 3. Sistematizacin de temas relevantes por GI. IGGIE - RSE V.15. IMPLEMENTACIN VERIFICACIN ASEGURAMIENTO EVALUACIN IMPACTO
ALCANCE
-Priorizacin de grupos de inters Captura de expectativas de los grupos de inters. - Identificacin y clasificacin de los grupos de inters.
- Ejecucin de las estrategias de relacionamiento Establecidas.
- Contrastar los resultados de la gestin con los grupos de inters.
-Revisar las estrategias ejecutadas y Realizar los ajustes necesarios mejora de la gestin de los grupos de inters.
- Evaluar el cambio positivo o negativo en la percepcin del grupo de inters frente a su relacin con la empresa.
INSTRUMENTO
GGII - RSE V.1 Instrumento 1 Identificacin y clasificacin de grupos de inters
Instrumento 4. Estrategias de relacionamiento
GGIEE - RSE V.1. Instrumento 5. Ejecucin de las estrategias -Porcentaje de avance.
Sugerido: Reporte de sostenibilidad
Revise la clasificacin de sus grupos de inters y plantee acciones de mejora continua
Soporte
Para realizar los ajustes y complementar la herramienta fueron tenidas en cuenta los siguientes documentos y la experiencia en consultora en diferentes empresas: Serie de Normas AA1000. El compromiso con los stakeholders. Manual para la prctica de las relaciones con los grupos de inters. Strategic management, corporate responsibility and stakeholder management. Integrating corporate responsibility principles and stakeholder approaches into mainstream strategy: a stakeholder-oriented and integrative strategic management framework. La importancia de conocer la percepcin de los Grupos de inters (GdI), AxiesRSE. La relacin con los grupos de inters. Un proceso en cinco etapas, CIES. La relacin entre los stakeholders y el valor de las empresas: el equilibrio volumtrico. Responsabilidad social corporativa: el dilogo con las partes interesadas como estrategia empresarial.
Making Corporate Social Responsibility (CSR) Operable: How Companies Translate Stakeholder Dialogue into Practice. Stakeholder Management. Experiencia en consultora de varias empresas. Gua prctica para empresas y Stakeholders. Dilogo con los grupos de inters (CSR Europe y ORSE, adaptado por Fortica).
Propsito
A partir de la correcta identificacin de los grupos de inters de la organizacin, generar estrategias de relacionamiento de acuerdo con las caractersticas de cada uno y con el nivel de influencia que estos representen para la empresa. Beneficios de gestionar a los grupos de inters13 Facilitar una mejor gestin de la reputacin. Permitir que las empresas aprendan de sus grupos de inters. Desarrollar la confianza entre una empresa y sus grupos de inters.
13.
Para mayor facilidad del lector, se ha cambiado el trmino ingls stakeholder por el de grupos de inters. VVAA. Op Cit. Pg. 13.
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Fase 1 Lnea de base
Al utilizar la herramienta el empresario estar en capacidad de: Identificar y clasificar a los grupos de inters con quienes interacta en el marco de la sostenibilidad. Priorizar los grupos segn el nivel de influencia que estos tengan en la toma de decisiones, obtencin de ingresos, operacin del negocio, estrategia empresarial y a la reputacin de la organizacin. Contar con estrategias especializadas segn el nivel de influencia de los grupos en la organizacin.
Metodologa
La gestin de grupos de inters permite a las empresas aprender de los mismos, desarrolla confianza, posibilita la comprensin del contexto complejo de los negocios, incluso el desarrollo de mercados y la identificacin de nuevas oportunidades estratgicas y mejora sus procesos de toma de decisiones 14. Este proceso parte una correcta identificacin y clasificacin, priorizacin, captura de expectativa y establecimiento de estrategias que permitan el correcto acercamiento con cada uno de estos. Es necesario hacer un mapeo que incluya a todas aquellas personas u organizaciones que puedan llegar a verse afectadas positiva o negativamente por las operaciones de la compaa. Posteriormente, debe realizarse una priorizacin que parta del tipo de relacin que estos mantengan con la entidad y el nivel de influencia que tengan en la misma. De la correcta priorizacin de stos depende el xito del relacionamiento.
Con el fin de gestionar los grupos de inters dentro de una organizacin se han establecido ocho pasos, que sern descritos a continuacin, y guiarn al empresario en el proceso de relacionamiento con cada uno de estos. Paso 1. Identificacin y clasificacin de los grupos de inters El primer paso de la gestin de los grupos de inters consiste identificar todas aquellas personas u organizaciones que puedan afectar o verse afectadas por la empresa. Recomendaciones: Tenga en cuenta el sector al que pertenece la empresa. Enmarque los grupos segn la dimensin a la que pertenezca ya sea econmica, social o medioambiental. Revis el mbito al que haga parte el grupo de inters.
Qu es un grupo de inters? Son individuos o grupos que afectan o se ven afectados por una organizacin y sus actividades.
Tomado de: De las palabras a la accin, El compromiso con los stakeholders. Manual para la prctica de las relaciones con los grupos de inters.
En la dimensin econmica tenga en cuenta al Gobierno corporativo, a los proveedores y contratistas, y a los clientes y usuarios. Los empleados de la empresa y las comunidades que lo rodean, hacen parte de la dimensin social. Por ltimo, mencione en la dimensin medioambiental los grupos, personas, entidades que tengan relacin con el medio ambiente. Luego de listar a sus grupos de inters es necesario clasificarlos, esto le permitir tener claridad sobre cada uno de los grupos de inters con los que su organizacin interacta constantemente para generar acciones concretas para cada
14.
Ibd.
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Fase 1
Posibilitar la comprensin del contexto complejo de los negocios, incluso el desarrollo de mercados y la identificacin de nuevas oportunidades estratgicas. Informar, educar e influenciar a los grupos de inters y al entorno empresarial para mejorar sus procesos de toma de decisiones y las acciones que afectan a las compaas y a la sociedad. Conducir a un desarrollo social ms equitativo y sostenible al brindar una oportunidad de participar en los procesos de toma de decisiones a quienes tienen derecho a ser escuchados. Permitir la combinacin de recursos conocimiento, personas, dinero y tecnologa) que resuelva los problemas y alcance objetivos que las organizaciones no pueden lograr de forma independiente.
Una vez realizado este paso, se deben seleccionar los medios a travs de los cuales puede capturar sus expectativas, con el fin de conocer su punto de vista y generar acciones acordes con sus necesidades. Seguido de esto se ejecutarn y desarrollarn las estrategias de relacionamiento establecidas y se les informar a los grupos qu acciones fueron llevadas a cabo. En este paso tambin se le informar a la sociedad en general la gestin adelantada con los grupos. Finalizados estos pasos se revisarn las estrategias implementadas y se realizarn los respectivos ajustes.
uno de estos. Recuerde que tanto la identificacin como la clasificacin dependen del sector al que pertenezca la organizacin, y que los grupos de inters no tienen necesariamente las mismas caractersticas ni tienen un nivel de influencia similar. A continuacin se darn algunos ejemplos que le permitirn clasificar a sus grupos de inters: Dimensin Econmica Gobierno Corporativo
servicio su negocio puede verse afectado; Necesario, cuando a pesar de que bien o servicio que le provee sea importante para su negocio, puede ser reemplazado fcilmente; y de Soporte si los bienes o servicios no son primordiales para el desarrollo de su negocio, sino que le brindan soporte a las actividades que realiza. Otra clasificacin que usted puede realizar es dependiendo del lugar de donde provengan sus compras. Si para el desarrollo de su negocio realiza compras de bienes o servicios en diferentes lugares, puede clasificar a sus proveedores como: Internacionales, cuando los bienes o servicios sean adquiridos en un pas diferente de donde se encuentren establecida su empresa, Nacionales, aquellos bienes o servicios que provengan del pas donde se encuentre constituida la empresa y Locales, cuando los bienes o servicios sean comprados en los lugares donde su empresa desarrolle actividades u operaciones Tambin puede clasificarlos segn el volumen de compras como: Grandes / Medianos y Pequeos. Dimensin Social Empleados
Fase 1
Segn la naturaleza de su empresa, dentro del mbito gobierno Corporativo, usted podr clasificar a sus grupos de inters como: Personas naturales, Personas jurdicas e Instituciones Pblicas. Otra clasificacin que usted puede realizar en este mbito es segn la composicin de los rganos de direccin y administracin de su organizacin como: Asamblea de Accionistas y Junta o Consejo directivo. Por ltimo, dentro del Gobierno Corporativo, podr clasificarlos dependiendo de la incidencia econmica que tengan sobre su organizacin las entidades acreedoras y financieras. Clientes y usuarios
Puede clasificar a sus clientes y usuarios, segn el volumen de ventas que estos representen para su organizacin en: Grandes, Medianos o Pequeos. Tambin podr hacerlo segn sean estos Corporativos, cuando las compras de los bienes o servicios sean realizadas por empresas o entidades o Personas naturales quienes realicen las transacciones. Dependiendo de la relacin que usted mantenga con ellos podr clasificarlos en: Frecuentes, cuando los clientes realizan compras en repetidas ocasiones o el intervalo entre una compra u otra es corto; Habituales cuando los clientes realizan compras con cierta regularidad porque estn satisfechos con la empresa y Ocasionales cuando realicen compras de vez en cuando o por nica vez 15. Proveedores y contratistas
Dependiendo el grado de especializacin en sus labores y el cargo que ocupan dentro de la organizacin, puede clasificarlos como Tcnicos u operativos, Profesionales y Directivos. Otro tipo de clasificacin que puede utilizar es segn la contratacin de los mismos ya sea Directos, aquellos que como su nombre lo indica tengan contrato directo con su empresa o Indirectos, aquellos que sean contratados por medio de empresas administradoras de personal. Por ltimo, segn las caractersticas propias de la industria a la que pertenece su organizacin, puede clasificarlos por: gnero, regiones, edad, entre otras caractersticas. Comunidad
A sus proveedores, dependiendo la importancia de los productos que le suministren para el desarrollo de su negocio, puede clasificarlos en: Indispensables, cuando sin ese bien o
Tenga en cuenta que Para el caso especial del grupo de inters comunidad usted puede hacer las combinaciones que considere necesarias segn las caractersticas de su empresa. Por ejemplo puede clasificarlos en lderes comunitarios, medios de comunicacin y organismos de cooperacin.
15.
Thompson, I. (2006). Tipos de clientes. [Documento WWW]. URL http://www.promonegocios.net/clientes/tipos-clientes.html
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Fase 1 Lnea de base
Organizaciones comunitarias, grupo de personas de un mismo vecindario, barrio o aldea, que se hayan organizado con el fin de adelantar proyectos asociados al desarrollo econmico, social o cultural de su comunidad. Lderes comunitarios, personas que influyen en otros miembros de la comunidad para el desarrollo de actividades o toma de decisiones. Autoridades locales, aquellas instancias conformadas por funcionarios pblicos elegidos por votacin popular, que tiene facultades o poderes de gobierno - direccin o administracin- en una regin especfica con el propsito de desarrollar proyectos de alcance local. Tambin puede considerar a este grupo de inters como la sociedad en general, es decir, medios de
Dimensin Ambiental Medio ambiente
El medio ambiente puede clasificarlo en: lderes medioambientales, aquellas organizaciones o personas que se preocupan por el cuidado y la preservacin del medio ambiente; Entidades reguladoras, que determinan la normatividad que su organizacin debe cumplir con respecto al ambiente, segn la actividad realizada o el sector al que pertenezca; y Organizaciones Medioambientes ONGs dedicadas al reciclaje, educacin medioambiental, entre otras.
GGII - RSE V.1. Instrumento 1. Identificacin y clasificacin de grupos de inters

Dimensin mbito Prcticas de gobernanza de la empresa Grupo de Inters Gobierno Corporativo Subgrupo Personas naturales Personas jurdicas Instituciones Pblicas Indispensable Econmica Prcticas con proveedores y contratistas Proveedores y contratistas Necesario De soporte Frecuentes Prcticas con clientes y usuarios Clientes y usuarios Habituales Ocasionales Directivos Prcticas laborales y de Derechos Humanos Social Prcticas con la comunidad y sociedad Comunidades Empleados Profesionales Tcnicos/Operarios Organizaciones Comunitarias Lderes Comunitarios Autoridades Locales Lderes Medioambientales Medioambiental Prcticas Ambientales Medio Ambiente Entidades Reguladoras ONG medioambientales
Paso 2. Priorizacin de los grupos de inters Los grupos de inters que ha identificado y clasificado previamente, inciden en la toma de decisiones, obtencin de ingresos, operacin de su negocio y en su estrategia empresarial en niveles diferentes. Para poder evaluar el nivel de influencia de los grupos de inters en su organizacin usted debe tener en cuenta estos 5 criterios: DECISIONES, es decir la capacidad que tiene el grupo de inters de influir en la toma de las decisiones de la organizacin; INGRESOS, es decir la capacidad del grupo de influir en la obtencin de ingresos; OPERACIN, es decir la capacidad que tiene el grupo de inters de influir en las operaciones del negocio;
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Fase 1
La comunidad puede clasificarla en:
comunicacin, gremios y asociaciones a los que pertenezca su empresa, ONGs, Universidades con las que se relacione y organismos de cooperacin, entre otros.
Fase 1
ESTRATEGIA, es decir la capacidad que tiene el grupo de influir en la estrategia y direccionamiento de la empresa; y REPUTACIN, es decir la capacidad que tiene el grupo de influir en la imagen corporativa de la empresa.
Como resultado usted obtendr 3 categoras segn la puntuacin marcada: Esenciales: aquellos que tienen un nivel de influencia alto en la toma de decisiones, obtencin de ingresos, operacin de su negocio y en su estrategia empresarial de su organizacin. Importantes: aquellos que tienen nivel de influencia medio en la toma de decisiones, obtencin de ingresos, operacin de su negocio y en su estrategia empresarial de su organizacin. Bsicos: aquellos que tienen nivel de influencia bajo en la toma de decisiones, obtencin de ingresos, operacin de su negocio y en su estrategia empresarial de su organizacin.
Categora Esenciales Importantes Bsicos Puntuacin 20-25 15-19 1-14
Recomendaciones Para diligenciar el instrumento hgase preguntas sobre qu tanta influencia tiene cada subgrupo de inters para la empresa. Por ejemplo Qu tanto influyen sus proveedores internacionales en la toma de decisiones de su empresa? Instrumento 1 Diligencie la columna subgrupos con la clasificacin que estableci en el paso anterior. Califique de 1 a 5, siendo 1 la marcacin ms baja y 5 la ms alta, el nivel de influencia que cada uno de sus subgrupos tiene en su empresa. Marcaciones 1. 2. 3. 4. 5. No tiene influencia Baja influencia Mediana influencia Alta influencia Muy alta influencia
Color de Identificacin
GGIC RSE V.1 - GGIT - RSE V.1. Instrumento 2. Priorizacin de Grupos de inters
Criterios Grupo de Inters Subgrupos Personas naturales Gobierno Corporativo Personas jurdicas Instituciones Pblicas Frecuentes Clientes y Usuarios Habituales Ocasionales Indispensable Proveedores y Contratistas Necesario De Soporte Directivos Empleados Profesionales Tcnicos/Operarios Organizaciones Comunitarias Sociedad Lderes Comunitarios Autoridades Locales Lderes Medioambientales Medio Ambiente Entidades Reguladoras ONG medioambientales Toma de decisiones Obtencin de ingresos Operacin del Negocio Estrategia empresarial Reputacin
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Fase 1 Lnea de base
Una vez realizada la priorizacin usted podr capturar las expectativas que dichos subgrupos tienen sobre su empresa. Para realizar este paso usted puede emplear diferentes instrumentos. Dependiendo del tamao y de las caractersticas de su organizacin, se recomienda que lleve a cabo entrevistas, encuestas, enve cuestionarios, realice dilogos, grupos focales, entre otros. Recomendaciones Con sus subgrupos de inters catalogados como bsicos se aconseja que enve cuestionarios o realice encuestas para que stos puedan diligenciarlas sin necesidad de tener reuniones personales.
Tenga un contacto directo y permanente con sus subgrupos de inters esenciales por medio de dilogos y visitas peridicas. La captura de expectativas le permitir obtener la matriz de temas relevantes para sus grupos de inters. A travs de sta, usted conocer los temas relevantes para cada uno de sus subgrupos, establecer el tiempo en el que su empresa puede abrdalos (si aplica) y podr relacionar dichos temas con los objetivos de la empresa.16
GGIM - RSE V.1. Matriz de Materialidad

Respuesta del empresa GRUPO DE INTERS SUBGRUPOS DE INTERS CATEGORA TEMAS RELEVANTES TRATADOS Transparencia en la informacin Rendimiento de las acciones Estado de fuentes de financiacin Mejor prestacin del servicio Mejorar la calidad y los precios de los productos o servicios Desarrollo de campaas que expliquen ms los beneficios de los productos ofrecidos. Formacin Condiciones de contratacin del servicio Costos Clima laboral Retribucin econmica Condiciones de trabajo x x x x x x x x Relacin con los objetivo estratgicos de la empresa
No aplica
Corto Plazo x
Mediano plazo
Largo plazo
Personas naturales Gobierno Corporativo Personas jurdicas Instituciones Pblicas Frecuentes
Esenciales Esenciales Importantes Esenciales
Habituales Clientes y Usuarios Ocasionales
Importantes
Bsicos
Indispensable Proveedores y contratistas Necesario De Soporte Directivos Empleados Profesionales Tcnicos/Operarios
Esenciales Importantes Bsicos Esenciales Esenciales Bsicos
16.
Entindase por corto plazo: 0-3 meses; mediano plazo: 3- 6 meses y por largo plazo: mayor a 6 meses.
59
Fase 1
Paso 3. Captura de expectativas
Para los subgrupos de inters importantes puede realizar entrevistas o grupos focales y as conocer su punto de vista y sus expectativas frente a la empresa.
Fase 1
Organizaciones Comunitarias Sociedad Lderes Comunitarios Autoridades Locales Lderes Medioambientales Medio Ambiente Entidades Reguladoras ONG medioambientales
Importante Esencial Importante
Proyectos llevados a cabo para el progreso de la comunidad Aporte social de la empresa Relacin con las distintas autoridades Medidas insuficientes para mitigar el impacto en el Medio Ambiente Cumplimiento de expectativas anteriores Cumplimiento de la normativa x x x x
X X
Importante
Importante Esencial
Posteriormente, usted deber sistematizar los resultados de acuerdo al grado de inclusin que la empresa le haya dado a los temas de acuerdo con sus objetivos estratgicos, utilizando el instrumento 3. Marque con una equis (X) si el tema tratado se encuentra en estado latente, emergente, en consolidacin o ya se encuentra institucionalizado. Luego de marcar escriba cul es la decisin de la empresa frente a sus objetivos estratgicos. Grado de inclusin de los temas tratados:17 Latente: Algunas comunidades de activistas y ONGs son conscientes del tema. Existe poca evidencia cientfica del tema. La comunidad empresarial, en general, ignora o descarta el tema.
Emergente: Existe consciencia poltica y meditica del tema en concreto. El tema ya se investiga bastante, pero los datos no son concluyentes an. Las empresas lderes prueban distintos enfoques para tratar el tema. En consolidacin: Ya hay bastantes prcticas empresariales dedicadas al tema en concreto. Se desarrollan iniciativas voluntarias relacionadas con el tema en todo el sector correspondiente. Surgen causas legales y se reconoce la necesidad de legislacin pertinente. Se desarrollan normas voluntarias y acciones colectivas Institucionalizado: Se legisla el tema o se establecen normas industriales. Las prcticas pertinentes se incorporan al modelo de negocio-excelencia.
GGIS - RSE V.1. Instrumento 3. Sistematizacin de temas relevantes por GI.

Respuesta de la empresa GRUPO DE INTERS SUBGRUPOS DE INTERS CATEGORA TEMAS RELEVANTES TRATADOS Tema latente Tema emergente Tema en consolidacin Tema Institucionalizado Decisin Frente a objetivos estratgicos
Personas naturales
Esenciales
Transparencia en la informacin Rendimiento de las acciones Estado de fuentes de financiacin
Gobierno Corporativo
Personas jurdicas Instituciones Pblicas
Esenciales
Importantes
17.
VVAA, op. Cit., pg. 39.
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Fase 1 Lnea de base
Frecuentes
Esenciales
Clientes y Usuarios
Habituales
Importantes
Mejorar la calidad y los precios de los productos o servicios Desarrollo de campaas que expliquen ms los beneficios Formacin Condiciones de contratacin del servicio Costos Clima laboral Retribucin econmica Condiciones de trabajo Proyectos llevados a cabo para el progreso de la comunidad Aportes sociales de la empresa Relacin con las distintas autoridades Medidas (insuficientes) para mitigar el impacto en el Medio Ambiente Cumplimiento de expectativas anteriores Cumplimiento de la normativa
Ocasionales
Bsicos
Indispensable Proveedores y Contratistas Necesario De Soporte Directivos Empleados Profesionales Tcnicos/Operarios
Esenciales Importantes Bsicos Esenciales Esenciales Bsicos
x x x x x x
Organizaciones Comunitarias
Importante
Sociedad
Lderes Comunitarios Autoridades Locales
Esencial
Importante
Lderes Medioambientales
Importante
Medio Ambiente
Entidades Reguladoras ONG medioambientales
Importante
Esencial
Paso 4. Establecimiento de estrategias de relacionamiento Despus de priorizar a sus grupos de inters y conocer sus expectativas, es necesario establecer la estrategia de relacionamiento especfica para cada una de las categoras. Esto le permitir gestionar adecuadamente con quienes interacta constantemente segn el nivel de influencia que tengan en su organizacin. Para tal fin diligencie el instrumento 4.
61
Fase 1
Mejor prestacin del servicio
Fase 1
IGGIE - RSE V.15. Instrumento 4. Estrategias de relacionamiento 18

Categoras Estrategia 2 Para poner en marcha estrategias con esta categora usted requiere una mayor articulacin con diversas reas de la organizacin para potencializar el impacto de los resultados obtenidos. Esenciales Usted debe contar con el compromiso de la alta direccin para asegurarse que las estrategias sean ejecutadas y cuenten con el respaldo del nivel ms alto de la organizacin. Para el establecimiento de las estrategias usted debe tener en cuenta que esta categora exige un mayor nmero de recursos de diferentes reas que deben ser presupuestados con anterioridad. Establezca contacto con el rea al que pertenezca el subgrupo y desarrolle actividades de manera coordinada. Importantes Los coordinadores y lderes de proceso deben estar informados sobre las actividades que se van a desarrollar y dar su aprobacin. Presupueste recursos para el desarrollo y la implementacin de las estrategias. Adelantecon la persona que habitualmente sostiene contacto con el subgrupo, actividades peridicas que contribuyan a mantener la relacin. Bsicos Mantenga informado a los coordinadores del rea relacionada. Tenga en cuenta los recursos que puedan ser necesarios para mantener el contacto con el subgrupo.
Paso 5. Ejecucin de las estrategias de relacionamiento En este paso debe llevar a la prctica las estrategias de relacionamiento propuestas. Tenga en cuenta que la relacin con los grupos no se da de la misma manera con todos y que segn su contexto pueden variar. GGIEE - RSE V.1. Instrumento 5. Ejecucin de las estrategias -Porcentaje de avance.
Categoras Estrategia Porcentaje de avance
Esenciales
Importantes
Bsico
Paso 6. Informar a los grupos de inters Este paso es uno de los ms importantes dentro de la gestin de grupos de inters porque genera confianza y establece vnculos fuertes con stos. Es importante que sus grupos de inters conozcan las actividades que desarrolla su organizacin y no slo aquellas que los involucran, ya que fortalece su imagen y permite una retroalimentacin constante. En este paso usted debe darle a conocer a sus grupos de inters las acciones que fueron ejecutadas, as como informar a la sociedad en general sobre la gestin de los mismos.
18. En esta tabla usted encontrar algunas recomendaciones para que elabore sus estrategias de relacionamiento segn la categora a la que pertenezca el subgrupo de inters.
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Fase 1 Lnea de base
Puede informar a sus grupos empleando diversos medios, puede comunicarse con cada uno por diferentes canales y enviar informaciones segmentadas a cada uno. El Informe de Sostenibilidad de su organizacin puede ser una de las mejores herramientas por medio de la cual dar a conocer a todos sus grupos su desempeo a nivel econmico, social y ambiental y ser til como una herramienta de gestin.
Paso 7. Revisin Luego de cumplir con los seis pasos anteriores, es necesario realizar una revisin de las estrategias implementadas. La revisin busca examinar cada uno de los pasos y encontrar posibles falencias en el desarrollo de cada uno. sta determina si fue realizada correctamente la identificacin y clasificacin, priorizacin y si fue oportuna y suficiente la informacin que se le dio a cada grupo. Igualmente indica en qu paso se deben establecer acciones de mejora para la gestin adecuada con los grupos de inters. Paso 8. Ajustes El ltimo paso dentro de la gestin de grupos de inters incluye realizar todos los ajustes necesarios, con el fin de mejorar las relaciones y establecer estrategias adecuadas con cada uno de ellos. Los ajustes son el momento indicado para pensar en las relaciones que se ha establecido y en la forma como direccionar su gestin con los sus grupos.
Una vez identificada la vulnerabilidad en materia de RSE, se debe proceder a generar la matriz de riesgo, obtenida a partir de la realizacin de una calificacin de las contingencias, en la cual se identifica la probabilidad de ocurrencia20 de cada riesgo, y el impacto 21 que tiene al presentarse. El producto de esta multiplicacin corresponde a un valor que nos permitir ubicar cada evento en la zona de riesgo correspondiente, de acuerdo con su calificacin (ver tabla 5). A partir de la matriz de riesgo es posible generar acciones para mitigar o controlar las contingencias expuestas. 22 La introduccin de esta nueva herramienta del Modelo ComprometeRSE es el resultado de la constante retroalimentacin que se realiza con las empresas que han implementado el modelo y de la dedicada y meticulosa revisin que el programa realiza en cada ciclo de ejecucin. La administracin del riesgo, como nuevo instrumento de gestin, entra a complementar las estrategias diseadas en el modelo, facilitando a las empresas una herramienta que les permite generar criterios para la toma de decisiones, identificar, calificar, priorizar y generar acciones que logren minimizar los riesgos a los que se pueden llegar a exponer.
Gestin del Riesgo

Introduccin
Para gestionar la administracin de riesgos en RSE se debe comenzar por entender a qu se denomina riesgo y cul es la importancia de identificarlo. Se entiende el riesgo como toda posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos19, o como la vulnerabilidad ante un evento que afecte las condiciones normales de una actividad. La importancia de identificar estos riesgos ra-
Ningn proceso de la administracin de riesgos puede crear un ambiente libre de riesgos. Por el contrario, la administracin de riesgos empresarial permite a la gerencia operar ms efectivamente en un ambiente de negocios lleno de riesgos fluctuantes.
Tomado de: La Administracin de Riesgos Empresarial en el contexto actual del Control Interno.
19. 20. 21. 22.
ICONTEC (2010). Administracin del riesgo - Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2004 , Bogot. Probabilidad de ocurrencia entendida como la posibilidad de que el riesgo se materialice. Para esta herramienta se utilizarn tres niveles de riesgo (3=alto, 2=medio, 1=bajo). Impacto: entendido como el efecto que causa la eventual ocurrencia del riesgo sobre la organizacin. Para esta herramienta se utilizarn tres valores (15=alto, 10=moderado, 5=leve). La Administracin de Riesgos Empresarial en el contexto actual del Control Interno - Dra. Aleida Gonzlez-Cueto Longres. CEEC. Universidad de La Habana. CUBA - Msc. Manuel Pando Franco. Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Monterrey. Mxico.
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Fase 1
Tenga en cuenta que
dica en la correcta definicin, que corresponde a su descripcin, su causa o agente generador y al efecto que presenta la ocurrencia del mismo.
Fase 1

EVALUACIN IMPACTO
FASE
LINEA BASE
PLANEACIN
IMPLEMENTACIN
VERIFICACIN
ASEGURAMIENTO
ALCANCE
-Identificacin de los riesgos y su mbito de RSE - Descripcin del riesgo, causa o agente generador y - efecto que puede llegar a generar el riesgo
-Calificacin del riesgo de acuerdo con su probabilidad de ocurrencia e impacto - Generacin de la matriz de riesgo - Elaboracin manejo del riesgo
- Desarrollar e implementar las acciones estipuladas en el cuadro de administracin del riesgo
- Informar sobre el avance en la mitigacin de los riesgos expuestos en la matriz de riesgo
- Establecer acciones para la validacin de los riesgos existentes y sus controles definidos, as como la identificacin de nuevos riesgos potenciales
- Matriz de riesgo
INSTRUMENTO
GRI - RSE V.1 . Instrumento 1. Identificacin de los Riesgos.
GRC - RSE V.1. Instrumento 2. Calificacin del riesgo. GRMR - RSE V.1 - GRMRC - RSE V.1 Clasificacin de matriz de riesgo
GRMRI- RSE V.1 Administracin del riesgo
GRMRI- RSE V.1 Administracin del riesgo
Acciones de mejora continua
Soporte
Para la elaboracin de la Herramienta Gestin del Riesgo se tomaron en cuenta diversos estudios realizados sobre esta materia, entre los que se encuentran: El modelo estndar de control interno y su relacin con la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica TCGP 1000:2004. Administracin del riesgo - Modelo estndar de control interno MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2004 ICONTEC 2010 La interpretacin y definiciones de diferentes modelos en gestin de riesgos, como el expuesto en documento Inversin Socialmente Responsable La Gestin del riesgo y la calificacin de criterios de FORETICA. La Administracin de Riesgos Empresarial en el contexto actual del Control Interno. La Gua de aprendizaje sobre la implementacin de Responsabilidad Social Empresarial en pequeas y medianas empresas del MIF FOMIN. Del anlisis de estos documentos e investigaciones adicionales se elabor la herramienta que se presenta en este documento, no sin antes simplificar los modelos ya establecidos en la literatura para adaptarlos en un contexto PYME para las empresas que comienzan a introducirse en el campo de la RSE en Colombia.
Propsito
La gestin de riesgos en los mbitos que propone la metodologa ComprometeRSE, es una herramienta que se utiliza para sistematizar la gestin de riesgos y sus probabilidades de ocurrencia e impacto, con el objetivo de contribuir al establecimiento de acciones y responsables que contribuyan a la mitigacin de estos eventos de riesgo. Lo anterior permitir contar con una herramienta prctica y de fcil aplicacin, a travs de la cual la empresa obtenga un panorama general de su vulnerabilidad en responsabilidad social y proporcionar un instrumento que le permita a la organizacin tomar decisiones para alcanzar sus objetivos estratgicos.
Las empresas que realizan una revisin de sus impactos econmicos, ambientales y sociales detectan los riesgos ambientales o sociales actuales o potenciales con mayor antelacin, lo que facilita la toma de medidas preventivas antes de que se produzca una crisis.
Tomado de Administracin del Riesgo - Modelo estndar de control interno MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2004 ICONTEC 2010
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Fase 1 Lnea de base
Ser un factor clave en la creacin de valor econmico, social y ambiental para los grupos de inters de la empresa. Permitir evaluar en forma integral que operaciones o procesos pueden dejar de agregar valor a los grupos de inters. Mejora la reputacin, la confianza y la percepcin del riesgo de la empresa ante nuevos clientes, inversionistas y dems actores con lo que interacta la empresa. Disminuir costos ante sucesos que puedan ocurrir. Una mayor transparencia en toma de decisiones y procesos de gestin en curso. Mejorar las decisiones de respuesta a los riesgos.
Conocer e identificar los riesgos que en materia de RSE pueden llegar a afectar a la empresa. Lograr una sistematizacin de estas posibles eventualidades y de las acciones definidas para su mitigacin. Contar con una herramienta que permita tomar decisiones basadas en anlisis de ocurrencia e impacto. Generar acciones que permitan alimentar el plan de accin general que la metodologa de ComprometeRSE construye a lo largo de su implementacin.
Con el fin de gestionar los riesgos dentro de una organizacin se han establecido cuatro pasos, que sern descritos a continuacin, y guiarn al empresario en este proceso. Paso 1. Identificacin de riesgos El primer paso en la construccin de la matriz es la identificacin de las actividades principales de la organizacin en Responsabilidad Social y los riesgos a los cuales estn expuestas. Se evala el contexto empresarial, el del sector y el interno de la organizacin, y se reconocen situaciones de riesgo en el cumplimiento de las polticas y lineamientos en RSE. Para caracterizar los riesgos se ha desarrollado el formato Identificacin de Riesgos, dividido en cinco secciones, las cuales renen la informacin necesaria para identificar correctamente el riesgo. Esta informacin debe diligenciarse con el encargado del proceso que el riesgo pueda llegar a afectar, y por el equipo de apoyo en RSE de las empresas.
Metodologa
La gestin del riesgo se ha desarrollado con el fin de gestionar la incertidumbre asociada a diversas actividades en las organizaciones referentes a la Responsabilidad Social, un proceso por medio del cual las entidades, valoran, controlan, explotan, financian y monitorean el riesgo de todas las fuentes con el propsito de incrementar el valor a los grupos de inters.
GRI - RSE V.1. Instrumento 1. Identificacin de los Riesgos. Identificacin de los riesgos Fecha de actualizacin:
PROCESO / REA / PROYECTO No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 MBITO RIESGO DESCRIPCIN OBJETIVO CAUSA AGENTE GENERADOR EFECTO
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Fase 1
Beneficios de la gestin de riesgos
Al utilizar la herramienta el empresario estar en capacidad de:
1. mbito: Se refiere a la identificacin del riesgo o vulnerabilidad dentro de la organizacin. Seala la ubicacin del riesgo en alguno de los mbitos de la RSE: Direccin y gobierno corporativo, Organizacin interna, Medio ambiente, Comunidad, Proveedores y distribuidores, Bienes y servicios. 2. El riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la empresa y afectar el logro de sus objetivos. 3. Descripcin: Se refiere a las caractersticas generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado. Ejemplo Identificacin de Riesgo
4. Causa- Agente generador: (factores internos o externos): son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los agentes generadores se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo; se pueden clasificar en cinco categoras: Personas, Materiales, Comits, Instalaciones y Entorno. 5. Efecto: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la empresa; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como: daos fsicos y fallecimiento, sanciones, prdidas econmicas, de informacin, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupcin del servicio y dao ambiental.
Fase 1
Fecha de actualizacin:
PROCESO / REA / PROYECTO No. MBITO RIESGO DESCRIPCIN No establecer, doumentar y comunicar cal es la misin, la visin y los valores de la empresa ve en detrimento de desarrollar la capacidad estratgica que le permita alinear su gestin interna para alcanzar los objetivos de la empresa y su sotenibilidad en el tiempo. CAUSA AGENTE GENERADOR OBJETIVO EFECTO
Prcticas de gobernanza en la empresa
Falta de orientacin estratgica
1. comite gerencial o encargados de dirigir el norte de la empresa
1. Retraso en la toma de decisiones 2. Desgaste administrativo.
2 3
Paso 2. Calificacin del riesgo El segundo paso es la calificacin del riesgo, es decir, la estimacin del grado de exposicin de la organizacin frente al riesgo. El formato establecido, Calificacin del Riesgo, evala la probabilidad de ocurrencia y el impacto que podra generar la materializacin del mismo. GRC - RSE V.1. Instrumento 2. Calificacin del Riesgo.
Calificacin del Riesgo No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Riesgo Probabilidad Impacto P*I
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Fase 1 Lnea de base
Valor 3 2 1
Probabilidad de ocurrencia Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es alta, es decir, se tiene entre 67% a 100% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es media es decir, se tiene entre 34% a 66% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es baja es decir, se tiene entre 1% a 33% de seguridad que ste se presente
2.
El impacto, entendido como el efecto que causa la eventual ocurrencia del riesgo sobre la organizacin, se evala igualmente en tres niveles: cuando el impacto es alto se otorga un valor de 15, cuando es moderado un valor de 10, y cuando es leve un valor de 5.
Valor 15 Descripcin Riesgo cuya materializacin influye directamente en el cumplimiento de la misin, prdida patrimonial o deterioro de la imagen, dejando adems sin funcionar totalmente o por un periodo importante de tiempo, los programas o servicios que entrega la empresa Riesgo cuya materializacin causara ya sea una prdida importante en el patrimonio o un deterioro significativo de la imagen. Adems, se requerira una cantidad de tiempo importante de la alta direccin en investigar y corregir los daos Riesgo que causa un dao en el patrimonio o imagen, que se puede corregir en el corto tiempo y que no afecta el cumplimiento de los objetivos estratgicos; o Riesgo que puede tener un pequeo o nulo efecto en la institucin
Impacto Alto
Medio
10
Bajo
Luego de calificar cada riesgo, el instrumento multiplica el valor otorgado a la probabilidad de ocurrencia por el valor del impacto que puede generar, y ubica el riesgo en el formato Matriz de Riesgo. Ejemplo Calificacin del Riesgo
Calificacin del Riesgo No. 1 Riesgo Falta de orientacin estratgica Probabilidad 3 Impacto 5 P*I 15
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Fase 1
1.
La probabilidad de ocurrencia del riesgo, entendida como la posibilidad de materializacin de la contingencia, se estima en tres niveles. Se otorga un valor de 3 cuando la probabilidad es alta, un valor de 2 cuando la probabilidad es media y un valor de 1 cuando la probabilidad de ocurrencia del riesgo es baja.
Fase 1
Paso 3. Matriz de riesgo El tercer paso es la construccin de la matriz de riesgo. Esta matriz integra los valores de la probabilidad de ocurrencia del riesgo y los valores del impacto que podra generar, obteniendo una Zona de Riesgo, que evala las contingencias y sugiere un manejo de las mismas. Al obtener la Zona de Riesgo, que consta de nueve secciones diferentes, se toma como punto de partida el formato de Clasificacin de Matriz de Riesgo, como se puede observar en la grfica:
GRMR - RSE V.1 - GRMRC - RSE V.1 Clasificacin de matriz de riesgo. Probabilidad Valor 15 Moderado Minimizar riesco Controlar el riesgo 10 Aceptable Minimizar riesgo Asumir riesgo 5 Menor Asumir riesgo 5 Leve Zona de Riesgo 30 Importante Minimizar riesgo Controlar el riesgo Acciones concretas 20 Moderado Minimizar riesgo Controlar el riesgo 10 Aceptable Minimizar riesgo Asumir riesgo 10 Moderado 45 Vital Evitar riesgo Acciones inmediatas 30 Importante Minimizar riesgo Controlar el riesgo Acciones concretas 15 Moderado Minimizar riesgo Controlar el riesgo 15 Alto
Alta
Media
Baja
Impacto
1.
Cuando la probabilidad es Baja y el impacto es Leve, el riesgo obtiene una calificacin de 5 y se clasifica como MENOR. La organizacin evala la opcin de asumirlo. Cuando la probabilidad es Media y el impacto es Leve o cuando la probabilidad es Baja y el impacto es Medio, el riesgo obtiene una calificacin de 10 y se clasifica como ACEPTABLE. La organizacin debe buscar minimizar el riesgo y puede llegar a asumirlo. Cuando la probabilidad es Alta y el impacto es Leve o cuando la probabilidad es Baja y el impacto Alto el riesgo obtiene una calificacin de 15 y se clasifica como MODERADO. La organizacin debe minimizar el riesgo y controlarlo. Cuando la probabilidad es media y el impacto es medio el riesgo obtiene una calificacin de 20 y se clasifica como MODERADO. La organizacin debe minimizar el riesgo y controlarlo.
5 Menor Asumir riesgo
2.
10 Aceptable Minimizar riesgo Asumir riesgo 15 Moderado Minimizar riesgo Controlar el riesgo 20 Moderado Minimizar riesgo Controlar el riesgo
3.
4.
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Fase 1 Lnea de base
6.
Cuando la probabilidad es Alta y el impacto es Alto, el riesgo obtiene una calificacin de 45 y se clasifica como VITAL. La organizacin debe evitar el riesgo y tomar acciones inmediatas frente al mismo y establecer mecanismos de seguimiento y control.
45 Vital Evitar riesgo Acciones inmediatas
Paso 4. Manejo del Riesgo El ltimo paso es el Manejo del Riesgo. Luego de diligenciar los tres formatos anteriores, se llega al ltimo paso, en el cual se disean las acciones para reducir, mitigar o gestionar los riesgos identificados. Este formato contiene la informacin que se ha venido trabajando a lo largo del proceso bajo los ttulos de: Acciones a realizar, Responsable, Fecha de implementacin (Cronograma) y el Seguimiento. Esta ltima fase busca minimizar cada riesgo y controlarlo, dependiendo de la clasificacin que haya obtenido en el paso anterior.
GRMRI- RSE V.1 Instrumento 3. Administracin del riesgo.

IDENTIFICACIN DEL RIESGO No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 mbito Riesgo Descripcin Causa Efecto CALIFICACIN DEL RIESGO Probabilidad Impacto P*I ZONA DE RIESGO Acciones MANEJO DEl RIESGO Responsable Cronograma Seguimiento
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Fase 1
5.
Cuando la probabilidad es Alta y el impacto Moderado y cuando la probabilidad es Media y el impacto Alto, el riesgo obtiene una calificacin de 30 y se clasifica como IMPORTANTE. La organizacin debe minimizar y controlar el riesgo y establecer acciones concretas.
30 Importante Minimizar riesgo Controlar el riesgo Acciones concretas
Fase 1
Resultados de la fase:
Se espera que al final de la FASE I la organizacin haya desarrollado los temas presentados en las anteriores estrategias. El objetivo es desarrollar el DOFA (Debilidades / Oportunidades / Fortalezas / Amenazas) de la empresa, tomando como base la informacin recopilada del marco legal, caracterizacin de prcticas, interaccin con los grupos de inters y la autopercepcin que tenga sobre s misma. A continuacin se presenta el DOFA, como se sugiere que se plantee.
OPORTUNIDADES
CAPITALIZAR
MEJORAR
DIMENSIN EXTERNA
AMENAZAS
MONITOREAR
ELIMINAR
FORTALEZAS DIMENSIN INTERNA Adaptado de Metodologa Tear de Trabalho em cadeia de valor. PP. 21-22.
DEBILIDADES
Es recomendable que la organizacin proponga las estrategias en su plan de accin directamente relacionadas con los siguientes aspectos: Eliminar las debilidades para neutralizar las amenazas que presenta el mercado. Capitalizar las oportunidades del mercado, haciendo uso de las fortalezas de la empresa. Mejorar el aprovechamiento de las oportunidades de mercado, minimizando las debilidades.
Monitorear las fortalezas, con el propsito de evitar que las amenazas del mercado reviertan lo que hoy es positivo. Este anlisis DOFA debe presentarse explcitamente en el informe de fase I. Este cuadro se utiliza como insumo para definir en la FASE II el plan de accin, de manera que se debe elaborar juiciosamente y de la forma ms exhaustiva posible.
70
FASE 2 Planeacin
FASE II. Planeacin
PRINCIPIOS PARA LA GESTIN

En esta segunda fase se trata de generar una planeacin que permita el avance de la empresa para hacerse coherente y consecuente con sus principios de responsabilidad social. Sus procesos son: Definicin de polticas y estrategias con esos grupos de inters. Planeacin de las acciones para mejorar el desempeo en RSE. Alineacin de la poltica de RSE con la Misin, Visin y Principios de la organizacin
PLANEACIN
CUADRO DE MANDO
POLTICA Y OBJETIVOS
Principios para la gestin

Los principios de Responsabilidad Social, muchas veces llamados en las empresas valores o principios ticos, constituyen el aspecto central de todo proceso de Responsabilidad Social Empresarial. Las personas en la organizacin necesitan tener claridad sobre los criterios ltimos de juicio que orientan la toma de decisiones en todos los niveles. Cuando estos criterios no son explcitos, es decir, cuando no existen de manera formal en un documento de conocimiento pblico, es posible que las personas compartan un cierto sentido de lo que consideran correcto como fruto de la cultura de su organizacin. Pero no siempre ocurre, de modo que se pueden presentar confusiones en situaciones problemticas, en las que las elecciones resultan totalmente imprevistas. En las culturas tradicionales, estos dilemas se enfrentaban recurriendo a personas con experiencia, que pudieran aconsejar a quien deba tomar la decisin. Pero en las sociedades democrticas se ha hecho necesario un proceso mucho ms complejo. La cultura democrtica exige que se construyan acuerdos bsicos sobre los elementos fundamentales de las organizaciones, desde el Estado hasta las empresas. Si en una sociedad tradicional se poda confiar en unos valores compartidos, no ocurre lo mismo en la democracia, pues nuestras sociedades estn conformadas por personas con distintas orientaciones morales; por ello se necesitan procesos de dilogo en los que se haga posible hablar sobre esa diversidad de posturas, con el fin de llegar a acuerdos sobre los principios que todas las personas estn dispuestas a compartir, en el contexto de su organizacin. Por otro lado, ya no es posible confiar slo en el consejo de las personas ms sabias y experimentadas, pues ellas tambin pueden expresar diversidad de criterios para la toma de decisiones; se ha hecho entonces imperativo poder contar con unos principios compartidos, que rijan y orienten a todos en la organizacin. Las empresas, que hacen parte de la sociedad moderna, que tienen una estructura de libre mercado y una organizacin democrtica, tambin deben acceder a los principios bsicos que rigen la democracia. Si bien en la empresa hay un orden definido de toma de decisiones, ya no es posible que esas decisiones obedezcan a la arbitrariedad, es decir, que carezcan de razones que sean comunicables en pblico.
75
Fase 2
En este sentido, toda la empresa, para acceder al contexto propio de la responsabilidad social, que es el de la ciudadana, necesita reconocer cules son los principios que la han venido rigiendo, para examinar con sensatez si se trata de los principios que todas las personas comparten como orientaciones centrales para construir el proyecto comn que es la empresa. Aqu es central destacar que hablamos de todas las personas en la empresa, pues en el contexto de la ciudadana las personas nos reconocemos iguales las unas a las otras. Ya en este contexto no es lcito argumentar una mejor herencia, una cierta sangre o una cierta pertenencia tnica o de origen social para poder considerarse superior o para considerar inferiores a otras personas. Entonces, las personas que lideren el proceso en la empresa necesitan tener claro que se trata de un proceso participativo, en que las personas han de tomar parte en su condicin de personas, es decir, en cuanto son iguales. Y esto se traduce en que la metodologa debe tender a abarcar en este punto al conjunto de personas de la empresa. Para realizar el ejercicio de formulacin los principios de responsabilidad social se necesita fomentar un ambiente de mutuo respeto entre las personas participantes, as como de dilogo. El respeto mutuo es esencial, porque cada persona debe poder asumir las propuestas de las otras personas como expresiones de sus opciones bsicas para los mbitos de la vida que comparten; y el dilogo, porque es la actitud central para que este ejercicio sea exitoso y pueda servir de soporte a todo el proceso de gestin de responsabilidad social. Lo fundamental del dilogo no est tanto en el decir, sino en el poder escuchar a las otras personas. Si bien al decir lo que pienso expreso mis derechos y me hago valer en mi ciudadana, en el escuchar reconozco a la otra persona en cuanto otra persona, con un valor en dignidad igual al mo. Y este escuchar consiste en poder ir a lo que esa persona ha querido decir, ms all de aquello que yo quiero escuchar o ms all de mis propias interpretaciones, de manera que la actitud de escucha implica explcitamente aprender a estar en la perspectiva de esa otra persona, comprendiendo lo que dice, interpretndolo como ella lo est diciendo y asumindolo como un aporte valioso para la construccin grupal. Esta es la manera de llegar a consensos construidos desde la argumentacin. En la construccin del consenso lo importante son las razones, y esto porque as como ya no queremos tener instituciones en las que se obre con arbitrariedad, en la vida concreta tampoco nos disponemos a obrar sin razones. Las acciones humanas que carecen de razones, de sentido, no valen la pena vivirse. Por esto resulta tan importante que se construya un consenso, porque cada persona
necesita encontrar sentido a lo que hace, requiere sentirse perteneciente a un proyecto mayor y precisa ser reconocida en su humanidad, que en este caso concreto quiere decir alguien con igual capacidad para participar en las construcciones comunes. Sin embargo, el dilogo es una realidad que se ha vuelto problemtica en nuestro pas. Llevamos muchos aos de violencia, y sta ha fracturado los distintos vnculos sociales y ha sembrado la desconfianza. De esta manera, se necesita crear un ambiente que favorezca el dilogo. Para ello se puede recurrir a las diversas estrategias de manejo de conflictos o a las herramientas propias de manejo de grupo. Se recomienda sensibilizar a los miembros de la empresa, pues es necesario que las personas que lideran y ejercen la autoridad comprendan la necesidad de contar con un nivel esencial de participacin de todas las personas en las decisiones centrales de la empresa, como lo es la construccin de los principios de responsabilidad social; y que garanticen con sus actitudes que esa participacin sea sincera y abierta. Pero tambin es necesario que el conjunto de trabajadores de la empresa asuman una posicin diferente frente a quienes controlan la propiedad y dirigen la compaa, pues es posible que por costumbre asuman todo lo que digan las personas de ms autoridad, de manera que no se comprometen con la construccin comn. Al igual que en los procesos de aseguramiento de la calidad, todas las personas de la empresa deben asumir el proceso de cambios que se va a introducir con la gestin de responsabilidad social. Aunque habr diversidad de responsabilidades es sumamente importante para que el modelo se haga operativo, que todas las personas asuman su propia responsabilidad. Esta es la razn fundamental para que participen de la elaboracin de los Principios de Responsabilidad Social y los consideren como algo propio, nunca como algo impuesto y elaborado por un pequeo grupo. En adelante, se espera que los principios de responsabilidad social se constituyan en lo fundamental de la empresa. Estos principios tienen que poder resultar orientadores para todas las tomas de decisin que se hagan en ella, y deben hacerlo de manera estable, estando situados en los cambios que puedan presentarse en quienes colaboran, as sea en un cargo de alta direccin. Es por ello que estos principios de responsabilidad social han de convertirse en el eje articulador de toda la vida de la empresa, y deben ayudar a construir nuevos vnculos entre sus miembros, y de stos con quienes hacen parte de los otros grupos de inters. Por eso, adems de orientar toda la gestin, harn parte de la gestin del cambio de la cultura de la organizacin y ayudarn a establecer los vnculos que permitan que las personas
Fase 2
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Fase 2 Planeacin
se reconozcan unas a otras como seres humanos comprometidos en un proyecto comn, que es valioso para ellos y tambin para la sociedad.
Trabajo en grupo Se renen en grupos de cuatro personas, mximo cinco. El ejercicio consiste en dialogar en grupo sobre los cinco principios que cada participante eligi. Al final, como resultado del dilogo, se deben escoger cinco principios en cada grupo, no como el resultado de una votacin (sumar los puntajes de cada participantes), sino tratando que los principios ms importantes que cada persona estableci y las razones por las que eligi cada principio, estn incluidas en el resultado grupal. Para esto, es importante aprender que dialogar, consiste no slo en poder hablar, sino en hacerlo de manera razonable, poniendo lo que cada uno piensa en trminos que los dems puedan comprender y compartir, y que, as como es de importante argumentar, tambin es esencial escuchar, que consiste en comprender la perspectiva que la otra persona expresa. Cada grupo elabora al final una cartelera sobre los cinco principios elegidos y explica qu significa para ese grupo cada principio. Reglas para el dilogo El dilogo busca promover la construccin de acuerdos razonables. Supone que cada participante en el dilogo valora la perspectiva de los otros, y se dispone a crear razones comunes a partir de los argumentos que cada uno de los otros participantes expresa. El dilogo exige que cada participante est en disposicin de salir de su propia perspectiva, de sus intereses y fines, y se pregunta por aquello que puede compartir con las otras personas que participan de ese dilogo. El dilogo permite al interior de una organizacin llegar a los acuerdos de base para la convivencia, que han de ser compartidos y construidos a partir de razones. Unos mnimos de convivencia cimentados a travs del dilogo permiten que las personas se identifiquen con lo esencial de su organizacin, que ganen sentido de pertenencia y que se faciliten las razones para la cooperacin, esencial al funcionamiento de toda organizacin. Votacin sobre los principios de RSE Las carteleras se exponen o se extienden en el piso o se pegan en la pared, segn el espacio disponible. Se pide a las personas que vuelvan a mirar cada cartelera, recordando lo que cada grupo quera decir.
Requerimientos
Se recomienda nombrar a un par de personas que ayuden a hacer la memoria de las sesiones de trabajo. sta ha de procurar ceirse a describir lo que sucede en las sesiones de trabajo, recogiendo las opiniones que se ponen en debate, sin colocar los nombres de las personas. La realizacin de una sntesis final ser siempre una buena ayuda para el futuro. Resultado Documento de principios de RSE.
Metodologa
Taller principios de responsabilidad social de la empresa Instructivo Es necesario ajustae estas indicaciones a la realidad de la empresa, teniendo suficiente libertad para proponer variaciones que lleven al mismo resultado. Trabajo individual Se entrega a cada participante una hoja de principios para que los priorice. En esta hoja aparecen unos principios que han sido organizados en grupos de cinco. Se trata de que cada uno se pregunte cul es la importancia que tienen estos principios dentro de la empresa para jerarquizarlos de uno a cinco, escribiendo el nmero cinco al lado del principio ms importante y el nmero uno al lado del principio menos importante. Se entrega la segunda hoja para efectos que los califiquen segn la puntuacin asignada en el folio. Los principios que saquen la mayor puntuacin sern los elegidos. Cada principio aparece en cinco diferentes casillas. En la segunda hoja cada principio est seguido del nmero de las casillas donde aparece y hay un espacio para que usted coloque el valor que le asign. Al finalizar, debe sumar los valores asignados. Se entrega la tercera hoja para que apunte los cuatro principales principios segn los mayores puntajes que usted ha asignado. Por favor, ahora defina cmo entiende ese principio.
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Fase 2
Para realizar la votacin, se entrega a cada participante cinco votos (sellos autoadhesivos), que puede colocar libremente en los principios (fijndose en las redacciones) que cada quien decida. Al terminar, se cuentan y se escogen los principios de la empresa, priorizando los cinco primeros. Se nombra un comit representativo que redacte un borrador de los principios, recogiendo el resultado del trabajo co-
mn. Esos resultados se deben multicopiar y repartir a cada persona de la empresa. Se dar un tiempo de dos semanas para que todas las personas de la compaa hagan sus comentarios y propuestas. Una vez se recojan stas, se har una redaccin final que se presenta a aprobacin de la Junta Directiva. Cuando el documento sea aprobado, se imprimir y se pondr en conocimiento de las personas de la empresa.
Principios de RSE
Fase 2
1 ( ) Colaboracin ( ) Transparencia ( ) Calidad ( ) Proteccin ( ) Equidad 5 ( ) Integridad ( ) Responsabilidad ( ) Cuidado ( ) Sostenibilidad ( ) Confianza 9 ( ) Calidad ( ) Justicia ( ) Coherencia ( ) Confianza ( ) Cuidado 13 ( ) Cuidado ( ) Dilogo ( ) Diversidad ( ) Equidad ( ) Coherencia
2 ( ) Confianza ( ) Sostenibilidad ( ) Proteccin ( ) Respeto ( ) Integridad 6 ( ) Equidad ( ) Respeto ( ) Solidaridad ( ) Cuidado ( ) Colaboracin 10 ( ) Proteccin ( ) Colaboracin ( ) Equidad ( ) Diversidad ( ) Sostenibilidad 14 ( ) Solidaridad ( ) Integridad ( ) Confianza ( ) Coherencia ( ) Responsabilidad
3 ( ) Diversidad ( ) Solidaridad ( ) Respeto ( ) Responsabilidad ( ) Dilogo 7 ( ) Coherencia ( ) Proteccin ( ) Sostenibilidad ( ) Solidaridad ( ) Transparencia 11 ( ) Respeto ( ) Confianza ( ) Integridad ( ) Dilogo ( ) Calidad 15 ( ) Sostenibilidad ( ) Equidad ( ) Colaboracin ( ) Justicia ( ) Respeto
4 ( ) Dilogo ( ) Cuidado ( ) Responsabilidad ( ) Transparencia ( ) Diversidad 8 ( ) Justicia ( ) Calidad ( ) Transparencia ( ) Colaboracin ( ) Solidaridad 12 ( ) Responsabilidad ( ) Diversidad ( ) Dilogo ( ) Integridad ( ) Justicia 16 ( ) Transparencia ( ) Coherencia ( ) Justicia ( ) Calidad ( ) Proteccin
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Fase 2 Planeacin
Concertando principios comunes

PRINCIPIO COLABORACIN CONFIANZA DIVERSIDAD DILOGO INTEGRIDAD EQUIDAD COHERENCIA JUSTICIA CALIDAD PROTECCIN RESPETO RESPONSABILIDAD CUIDADO SOLIDARIDAD SOSTENIBILIDAD TRANSPARENCIA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 10 11 12 13 14 15 16 9 8 7 6 5 4 3 2 1 15 14 13 12 11 10 9 16 1 2 3 4 5 6 7 8 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 2 3 6 7 5 4 6 5 4 3 2 1 13 12 11 16 15 14 1 8 10 7 SUMA PUESTO
Documento de principios de RSE
Principio
Definido como
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Fase 2
Poltica y objetivos
Una vez que se ha aprobado el documento de Principios de responsabilidad social, se pasa a planear los detalles que van a orientar el proyecto de RSE. Esto es, a identificar el papel que cumplir el Modelo de gestin dentro del conjunto de la planeacin de la empresa. Hay que comenzar preguntando por el tipo de planeacin que hace la empresa. Al igual que en el caso del cumplimiento, toda empresa supone procesos de planeacin; pero es posible que se haga de manera informal o poco sistemtica. Se trata de trazar la ruta del proceso de alineacin entre lo que la empresa tiene en su planeacin, y sus principios de RSE. El modelo de gestin de RSE no es un sistema adicional que se suma a los otros que ya tiene la empresa, sino la integracin de los diversos modos y sistemas de gestin en el marco de responsabilidad social que la empresa se da a s misma. Se busca examinar la manera cmo se relaciona la responsabilidad social de la empresa con los elementos centrales de su gestin.
nozcan porque s se trata de una cultura compartida. En este caso, es necesario explicitarlas, y luego examinarlas desde la pregunta por la coherencia con los principios de responsabilidad social. En todo caso, esta es una oportunidad para proceder a elaborar los documentos de misin y visin de la empresa. De este modo, el proceso del Modelo de gestin de responsabilidad social nos lleva a ganar en enfoque estratgico y a buscar la coherencia de todos los procesos de la organizacin con sus principios de responsabilidad social. Una vez hecho este anlisis, procedemos a enunciar el propsito de la gestin de la responsabilidad social en la empresa.
Fase 2
Una comprensin inicial de la empresa

Para formular el alcance del proceso de integracin de los principios de RSE en la empresa, as como los objetivos que pretende alcanzar y que orientan este proceso de ajuste, continuamos analizando la empresa en su organizacin y en sus operaciones. Este anlisis preliminar nos dar la informacin inicial. El anlisis de la organizacin se concentra en los procesos de decisiones y en los procedimientos funcionales de la empresa. El alcance consiste en la manera de integrar los principios de responsabilidad social en todas las actividades de la empresa, y hacerlo desde adentro, pues, como ya dijimos, no se trata de superponer un nuevo modelo con nuevas exigencias para la empresa, sino de trabajar en la coherencia de la compaa a partir de sus principios. Se trata de unos anlisis que deben hacerse con toda la profundidad posible. Es necesario analizar el organigrama, para identificar cmo se toman las decisiones; cmo fluye la informacin interna y externa. Por otro lado, tambin se deben comprender los roles y funciones: la autoridad, las responsabilidades e influencias. Interesa para la empresa identificar quines pueden desempear mejor los roles de responsabilidad en la gestin de responsabilidad social. Es muy probable que la empresa designe a una persona y que, en ltima instancia, las personas de mayor autoridad tengan la atribucin de la direccin del modelo. Pero la organizacin necesita contar con el apoyo de sujetos que en la realidad puedan dinamizar y gestionar todo el modelo. Es importante hallar la forma de poder contar, de manera explcita, con esas personas para que asuman la responsabilidad del modelo. Al finalizar este anlisis debemos determinar el alcance, lo que responde a la pregunta de cmo vamos a integrar la responsabilidad social en la gestin de la empresa. Aqu tambin
Misin y visin
Toda empresa tiene una misin; es posible que no est escrita, pero responde a la pregunta por la razn de ser de la compaa; responde por la condicin que se quiere lograr, que indica adems su posicin estratgica en el mercado. La visin, en cambio, da cuenta de lo que la empresa pretende alcanzar. Por lo general se trata de un horizonte amplio, que incluye elementos valorativos, aspiraciones y posibilidades abiertas en el mercado real. El proceso que emprendemos consiste en ayudar a que toda la empresa se haga coherente con sus principios de responsabilidad social. Para esto formulamos el propsito, que consiste en la definicin del papel que va a desempear la gestin de la responsabilidad social en la empresa. El problema concreto es la pregunta por la coherencia entre la misin y visin de la empresa con los principios de responsabilidad social. Es necesario proceder a un anlisis de los documentos de misin y visin de la compaa, para preguntar por su relacin con esos principios. Si la empresa carece de estos documentos, no quiere decir que no tenga una misin y una visin, sino que no las ha formalizado. Pero es posible que todas las personas las reco-
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Fase 2 Planeacin
se debe contar con una decisin sobre las personas responsables que facilitarn el proceso al interior de la compaa. El ltimo anlisis que debemos emprender tiene que ver con las operaciones de la empresa. Con ello buscamos formular los objetivos que pretende alcanzar y que orientan este proceso de ajuste de la empresa a sus principios de responsabilidad social. Estas operaciones podemos estudiarlas a travs de su mapa operativo y de su cadena de valor.
Hay muchos modelos de mapas operativos. Se recomienda emplear el anlisis de la gestin por procesos. Se trata de considerar a la empresa como un mapa de actividades con un objetivo comn: la satisfaccin de los grupos de inters de la empresa. A la compaa se la pensar como proceso, como el conjunto de actividades interrelacionadas que producen un valor aadido para los grupos de inters23.
El modelo de procesos en la RSE

Recursos Profesionales Sociales Estratgicos Cientficos Econmicos Tcnicos Contratos Legales Riesgos Organizaciones Sociales Estratgicos Cientficos Econmicos Tcnicos Contratos Legales
Retos Actividad Requisitos Resultados
Administracin Control
Modelo de procesos (Manuel Navarro, NCA Grupo Consultor)
Ciudadanos Peligros
Este enfoque va a poner el anlisis en la perspectiva de los grupos de inters, que es propia aunque no exclusiva de los discursos sobre responsabilidad social. Lo que interesa como resultado es comprender las interrelaciones internas de la empresa e ir identificando los grupos de inters e impactos asociados a cada uno de los procesos empresariales. La cadena de valor la analizaremos a travs de los centros de actividad de la empresa, que pueden ser administrativos, productivos o comerciales. Pero debemos incluir el anlisis de las actividades de la empresa que son externas o externalizadas, y que pueden no ser llevadas a cabo por la compaa misma, sino por sus proveedores o distribuidores. Lo que se busca ahora es identificar los riesgos e impactos propios de las actividades de la empresa. Es de suma importancia este anlisis puesto que la gestin de responsabilidad social es en buena medida una gestin de estos riesgos e impactos. El resultado de estos anlisis debe traducirse en
23.
los objetivos estratgicos del proceso de responsabilidad social en la empresa. Cuando se trabaja a partir de los grupos de inters, el anlisis de riesgos e impactos puede detallarse de la siguiente manera: identificados los principios, la misin y la visin de la empresa, consideramos ahora cul es su objetivo estratgico. Entonces, se entabla el dilogo en torno a ese objetivo: Cmo se relaciona ese objetivo estratgico con nuestros grupos de inters? Qu riesgos y oportunidades tenemos con cada uno de nuestros principales grupos de inters para el logro de nuestro objetivo estratgico? Cmo podemos gestionar estas relaciones para tener xito en nuestro objeto?
A partir de estas respuestas podemos escribir los objetivos estratgicos en las relaciones con nuestros grupos de inters.
Roser Hernndez, I. Gua de RSE para Pymes. Madrid: Observatorio de RSC. 2005. Pg. 71. Disponible en: www.observatoriorsc.org
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Fase 2
El marco de responsabilidad social de la empresa est constituido por el propsito, el alcance y los objetivos estratgicos de la gestin de responsabilidad social de la misma.
proveedores y contratistas, comunidad, colaboradores de la organizacin. 5. Resultados de la planeacin estratgica: directrices de la organizacin como misin, visin, valores, entre otros. 6. Resultados del desempeo: El estado actual de los productos, servicios y procesos de la organizacin muestra deficiencias que se pueden convertir en oportunidades de mejoramiento. 7. Anlisis de aspectos ambientales y su impacto. 8. Riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional. 9. Acuerdos con las comunidades, asociaciones, agremiaciones y otros. 10. Capacidad financiera de la organizacin para realizar inversiones. Slo con el anlisis de la informacin anterior, la alta direccin responsable de la formulacin de la poltica integral podr generar compromisos reales en relacin con: Mejora continua Prevencin y proteccin del medio ambiente Seguridad, tanto de los trabajadores, como de los bienes Garanta de obtencin de excedentes y xito en las inversiones Incluir el compromiso voluntario de integrar en su estratgia y gestn, aspectos sociales, laborales, ticos y ambientales que superen las exigencias de la legislacin. Est declaracin debe estar aprobada y firmada por el mximo responsable de la organizacin.
Planteamiento de la poltica integral de la organizacin

La poltica integral de la organizacin debe constituirse en el elemento de entrada a su gestin integral, ya que sta define los lineamientos y las intenciones de la organizacin para dar cumplimiento a los intereses de las diferentes partes interesadas posibles de una organizacin.
Fase 2
Para formular una poltica integral, la alta direccin debe contar con informacin bsica, tal como: 1. Necesidades y expectativas del cliente: es indispensable conocer qu quiere el cliente. Esta informacin puede ser recolectada con herramientas tales como evaluaciones de satisfaccin del cliente, o por la experiencia y comunicacin que mantienen las personas que se relacionan con el cliente, quejas y reclamos, estudios de mercado desarrollados con metodologas formales, entre otros. 2. Requisitos y aspectos legales: se debe considerar el cumplimiento de los requisitos legales nacionales e internacionales asociados con el producto/ servicio, ambientales, seguridad y salud ocupacional, de tipo financiero, cumplimiento de la Declaracin Universal de los derechos humanos, Convencin de las Naciones Unidas sobre la eliminacin de toda forma de discriminacin de la mujer, Convencin de la Naciones Unidas sobre los Derechos del Nio, Recomendaciones de la Organizacin Internacional del Trabajo en sus convenciones 29 y 105 (trabajo forzados y esclavitud), Convencin 87 (libertad de asociacin), Convencin 100 y 111 (Remuneracin), Convencin 135 (Representantes de los trabajadores), Convencin 138 y recomendacin 146 (edad mnima), Convencin 155 y recomendacin 164 (salud y seguridad en el trabajo), Convencin 159 (rehabilitacin vocacional y empleo de personas discapacitadas), convencin 177 (trabajo en el hogar) y convencin 182 (peores formas de trabajo infantil), entre otros. 3. Metas de la Organizacin. 4. Expectativas de las partes interesadas: Se consideran partes interesadas los socios o accionistas,
Metodologa
1. Sesin de trabajo de cuatro horas con un equipo seleccionado de representantes de los diversos mbitos de la empresa junto con su equipo directivo.
Objetivo: definir propsito, alcance del proceso y objetivos pretendidos, que dan cuerpo al documento de RSE. En este paso se recomienda que la organizacin tenga un facilitador para el proceso.
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Fase 2 Planeacin
Actividades: a. Dilogo breve con las personas participantes sobre lo que entienden, saben y hacen respecto a la Responsabilidad Social Empresarial. Se busca que las personas participantes se sensibilicen para el trabajo que van a realizar. Nombrar un par de personas de hagan la relatora de la sesin, recogiendo los principales aportes y acuerdos sobre la RSE de la empresa. Anlisis comparativo de la planeacin de la empresa con sus principios de responsabilidad social. Dilogo y toma de decisiones sobre lo que implica para la empresa el asumir sus principios de RSE en el conjunto de su planeacin, siguiendo la estructura del documento de RSE. Anlisis de la organizacin y construccin del alcance y de objetivos estratgicos del proceso. Designacin de persona o equipo que operar como responsable o gestor del proceso. Tiempo de redaccin del documento, a partir de los apuntes de las personas relatoras. Aprobacin conjunta del documento. Publicacin del documento de RSE: la junta directiva de la empresa debe revisarlo, ajustarlo y darlo a conocer al conjunto de la empresa en un plazo no mayor de una semana.
ron en cuenta para la formulacin de la poltica integral as como el anlisis matricial planteado anteriormente. Los objetivos deben ser especficos y realistas, compatibles con la autoridad recibida y las interrelaciones, flexibles para ajustarse a modificaciones, entendibles, incluir mejora continua en el desempeo y crear compatibilidad con otros sistemas de gestin. A partir de all se pueden plantear los objetivos integrales por ejemplo: Reducir el 40% de los desperdicios de materiales, en la elaboracin de producto a 30 de diciembre de 2010 El planteamiento de este objetivo se debe a un impacto relacionado con la contaminacin del suelo por disposicin de residuos inorgnicos, la vulnerabilidad de un incendio que puede afectar los bienes y las personas de la organizacin o la proteccin de los materiales suministrados por el cliente, la posibilidad de redisear productos, procesos y la tendencia creciente en reduccin de desperdicios.
b. c. d.
e. f. g. h. 2.
Despliegue estratgico al nivel y funciones pertinentes

Una vez definidos los objetivos de sistema de gestin de la organizacin se debe iniciar el despliegue estratgico a los procesos de la organizacin de acuerdo con el aporte que cada uno de ellos puede aportar como objetivos de nivel. Para hacer esta labor la alta direccin se rene con cada uno de los responsables de los procesos, para que cada uno plantee su nivel de compromiso con la estrategia y con la definicin de los parmetros de control. Resultado Documento Marco de responsabilidad social de la empresa que incluye la poltica de gestin de la organizacin, y los objetivos de la misma, publicado y difundido en su Intranet, en su sitio Web (si lo hubiera) y en los medios de comunicacin interna.
Requerimientos
Documentos vigentes de planeacin de la empresa. Documento de principios de RSE. Sala para la sesin de trabajo en grupo, con las comodidades necesarias: computador para levantar la relatora, papelgrafo, pliegos de papel peridico, etctera. Se mantendrn los mismos criterios que en la estrategia anterior con relacin a la relatora: identificar las ideas, no las personas que hablan. Procurar fidelidad a la vez que sntesis. Limitar cada actividad a una hora. No se trata de un diagnstico exhaustivo, sino del establecimiento del punto de partida del modelo.
Cuadro de Mando
Los mbitos de aplicacin son los ejes sobre los que se ha de desarrollar la gestin de la responsabilidad social, definidos desde los estndares internacionales de RSE y como respuestas a los distintos anlisis realizados (diagnstico de prcticas, mapas de grupos de inters, temas relevantes)
Definicin de objetivos
Para la definicin de los objetivos de la organizacin se deben conocer todos los elementos de entrada que se tuvie-
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Fase 2
Metodologa
Planeacin de RSE a. Elija el mbito de referencia (direccin y gobierno corporativo, derechos humanos y organizacin interna, bienes y servicios, proveedores y relaciones comerciales, medio ambiente, comunidad). Escrbalo en el espacio de mbito. Criterio de relacin: se derivan de los principios de responsabilidad social de la empresa, buscando responder a los hallazgos del diagnstico y del dilogo con cada grupo de inters.
d.
e.
b.
f.
Fase 2
Un criterio de relacin ser una orientacin o directriz que dirija las acciones de la empresa frente a ese grupo, de manera que se tienda a la coherencia de las acciones de la empresa con sus principios de responsabilidad social. c. Al revisar la caracterizacin de prcticas (ver pg.39), el instrumento de grupos de inters de responsabilidad social (ver pg.52), Gestin del Riesgo (ver pg. 63), Lista de chequeo variables y medidores de base (ver pg. 23), Nececidades de capacitacin(ver pg. 48), y los resultados de la fase consolidados en el DOFA (ver pg. 70) se encuentran situaciones que requieren fortalecerse, mejorarse, transformarse o implementarse. Dado que el enfoque de este modelo es hacia los grupos de intres es en este punto donde se plantean las estratgias de relacionamiento (Paso 4 - Establecimiento de estratgias de relacionamiento pg 61).
g. h.
i. j. k.
POLTICA INTEGRAL
Se construye el criterio teniendo presente que no es un objetivo, sino un paradigma para que las acciones cotidianas estn definidas desde una cultura de compromiso con la responsabilidad social; tambin debe servir para orientar la toma de decisiones de toda la gestin de la organizacin. Conviene orientar este trabajo a la luz de los criterios mnimos de RSE, que sern el horizonte al cual debe ajustarse la empresa, y que servirn de criterios para construir indicadores y elaborar el informe de Sostenibilidad. Para responder a los desafos y retos, tanto del documento de responsabilidad social, como de la caracterizacin de las prcticas de responsabilidad social y del dilogo con los grupos de inters, no basta con establecer criterios generales, sino que de cada uno de esos criterios deben desprenderse acciones generales que la empresa considere deseables o necesarias con el fin de gestionar con responsabilidad social su relacin con cada grupo de inters. Esas acciones generales deben desglosarse en acciones concretas, que hagan particular y concreta la realizacin. Esas acciones concretas deben tener responsables, que sern las personas encargadas de animar, facilitar y ejecutar los procesos concretos de ajuste de la empresa a sus principios de Responsabilidad Social. Las acciones de las personas responsables se planifican en los periodos de tiempo de la planeacin general de la empresa. Para actuar dentro de la realidad de la empresa, se procede a identificar y a asignar los distintos recursos que requiere la ejecucin de las acciones concretas. Estas acciones deben formularse en trminos de los logros buscados, de manera que se puedan reconocer los compromisos medibles y documentables que servirn a los indicadores del informe de sostenibilidad.
OBJETIVOS INTEGRALES
Indicadores
Introduccin Un indicador es una herramienta que facilita estudiar dnde estamos y hacia dnde nos dirigimos con respecto a determinados objetivos y metas, as como evaluar programas especficos y determinar su impacto.24 Son dinmicos, especficos, deben medir adecuadamente actividades, resultados o cambios, ser limitados en el tiempo, ser alcanzables y estn sometidos a continua revisin.
METAS Y PROGRAMAS
24.
Horn, R. (1993). Statistical indicators for the economic and social sciences. Pg. 147. Hong Kong. Cambridge, University Press.
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Fase 2 Planeacin
stos son importantes en la medida que establecen un punto de partida desde el cual medir el desempeo, en diferentes aspectos, como econmicos, sociales y ambientales, entre otros, con referentes externos, que permiten darle valor a estos aspectos y son un apoyo en la toma de decisiones. Los indicadores son necesarios dentro de un modelo de gestin de Responsabilidad Social porque son un instrumento para realizar una evaluacin, medicin o diagnstico del estado de madurez de la RSE al interior de la empresa. As mismo, estos son tiles para monitorear las mejoras y comunicar a los grupos de inters los avances de la organizacin en busca de la sostenibilidad mediante reportes o balances. Los indicadores de RSE ofrecen informacin sobre aspectos concretos de la gestin de la empresa, de sus relaciones con los grupos de inters y de sus impactos. Por medio de ellos las organizaciones establecen si sus actuaciones responden a las expectativas de la sostenibilidad, los resultados de las actividades enfocadas en ello y las consecuencias e impactos en los tres mbitos sobre sus grupos de inters. Como complemento al Modelo ComprometeRSE los indicadores han sido agrupados de acuerdo al mbito y al grupo de inters al que hacen referencia, as:
MBITO Prcticas de gobernanza de la empresa Prcticas con proveedores y contratistas Prcticas con clientes y usuarios Prcticas laborales y de Derechos Humanos Prcticas con la comunidad y sociedad Prcticas Ambientales
GRUPO DE INTERS Gobierno Corporativo Proveedores y contratistas Clientes y usuarios Empleados Comunidades Medio Ambiente
La participacin de los grupos de inters en la elaboracin de la memoria se ha incluido con el fin de fortalecer la informacin contenida y las relaciones que la organizacin ha establecido con estos. As mismo, se han incluido mayor nmero de indicadores de desempeo (econmico, social y medioambiental) que se encuentran en la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad G3 25, el perfil de la compaa, el alcance del reporte y la visin y estrategia. Existen tres niveles de aplicacin dentro de la Gua que manifiestan el grado de avance de las organizaciones en la elaboracin del informe de Responsabilidad Social. Gracias a los cambios que se han realizado, ahora el modelo le permite al empresario que diligencie cuidadosamente los indicadores, calificar su informe en Nivel de aplicacin B. Adicionalmente toda la informacin que el empresario recopile, gracias a los indicadores, ser til y le permitir construir su informe de Responsabilidad Social, teniendo en cuenta su desempeo econmico, social y medioambiental.

FASE LNEA BASE PLANEACIN -Eleccin de la persona o las personas que se encargarn de recolectar la informacin y de diligenciar los indicadores. - Establecimiento de la visin y estrategia de la organizacin.
IMPLEMENTACIN - Construccin de Indicadores en RSE. -Utilizarla informacin generada en la herramienta del Gestin de Grupos de Inters - Diligenciar la informacin correspondiente al alcance del reporte y a la verificacin.
VERIFICACIN
ASEGURAMIENTO
EVALUACIN IMPACTO
- Revisar si la empresa cuenta con la informacin para diligenciar los indicadores.
- Informar a los grupos de inters sobre los indicadores de desempeo diligenciados.
- Revisin y ajustes a los indicadores
-Conocer y comparar el estado de la RSE en organizacin.
ALCANCE
INDBD - RSE V.1 - INDBE - RSE V.1. Instrumento 1. Binario de indicadores de desempeo, estrategia y reporte.
INSTRUMENTO
INDD - RSE V.1 - INDE RSE V.1. Instrumento 2. Indicadores de RSE
INDD - RSE V.1 - INDE RSE V.1. Instrumento 2. Indicadores de RSE
INDD - RSE V.1 - INDE - RSE V.1. Instrumento 2. Indicadores de RSE
Revisin de los Indicadores de RSE diligenciados. INDD - RSE V.1 INDE - RSE V.1.
25.
La Gua busca promover la realizacin de memorias de sostenibilidad, as como orientar a las organizaciones para que reporten sus impactos econmicos, sociales y medioambientales. Para mayor informacin consulte: www.globalreporting.org
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Fase 2
Soporte
Statistical indicators for the economic and social sciences. Cambridge, University Press. Gua de aprendizaje sobre la implementacin de Responsabilidad Social Empresarial en pequeas y medianas empresas, Banco Interamericano de Desarrollo. Qu son los indicadores?, Anglica Roco Mondragn Niveles de aplicacin del GRI. Gua G3 del GRI. Orientacin sobre los indicadores de la responsabilidad de las empresas en los informes anuales, ONU
Los indicadores de RSE han sido adaptados de los establecidos por la Iniciativa del Reporte Global (Global Reporting Initiative- GRI- por sus siglas en ingls) en la Gua para la Elaboracin de Memorias de Sostenibilidad G3 del ao 200626 y del documento Orientacin sobre los indicadores de la responsabilidad de las empresas en los informes anuales de la Organizacin de las Naciones Unidas (ONU)27. La GRI fue creada en el ao 1997 por Coalicin de Economas Responsables del Medio Ambiente (CERES) y el Programa de Medio Ambiente de las Naciones Unidas (PNUMA). A partir de 2002 adquiri carcter independiente. Esta institucin tiene como misin promover e incentivar el uso de guas que permitan elaborar informes de responsabilidad social en todo tipo de organizaciones, mejorando la calidad y la utilidad de los mismos.28 La Gua establece indicadores en temas econmicos, sociales y ambientales, que permiten a las organizaciones medir el impacto de las actividades, productos y servicios. Existen tres niveles de aplicacin dentro de la Gua que manifiestan el grado de avance de las organizaciones en la elaboracin del informe de Responsabilidad Social. El Modelo de ComprometeRSE le permite al empresario que diligencie cuidadosamente los indicadores, calificar su informe en Nivel de aplicacin B. Este nivel indica que la memoria contiene informacin completa sobre el perfil, informacin sobre el enfoque de gestin para cada categora de indicador e informa sobre un mnimo de 20 indicadores de desempeo y como mnimo uno de cada dimensin (ver grfico nivel de aplicacin de memoria).
Fase 2
Propsito
Conocer el avance de la empresa en aspectos relativos a la responsabilidad social, a partir del correcto diligenciamiento de los indicadores propuestos, con el fin de elaborar el informe anual de la organizacin. Beneficios de establecer indicadores en RSE: Obtener informacin sobre el desempeo econmico, social o ambiental de la empresa. Medir los procesos o actividades ejecutadas en los diferentes mbitos de la RSE. Conocer los cambios logrados en el desempeo de una empresa consecuencia de la ejecucin de actividad puntuales para cada mbito. Comparar el desempeo de la organizacin con empresas similares en el sector.
La Gua presenta los Contenidos bsicos que deben incluirse en las memorias de sostenibilidad, como se establecen a continuacin: Perfil: Informacin que define el contexto general y permite comprender el desempeo de la organizacin, entre otros a travs de su estrategia, su perfil y sus prcticas de gobierno corporativo. Enfoque de la direccin: informacin sobre el estilo de gestin a travs del cual una organizacin aborda aspectos especficos y describe el contexto que permite comprender su comportamiento en un rea concreta. Indicadores de desempeo: indicadores que permiten disponer de informacin comparable respecto al desempeo econmico, ambiental y social de la organizacin.
Tomado de: Gua para la Elaboracin de Memorias de Sostenibilidad Versin 3.O, 2006. P. 7. 26. 27. 28. La primera versin de la Gua surgi en el ao 2000 y su segunda versin fue publicada en 2002. Las Naciones Unidas son una organizacin de Estados soberanos. Los Estados se afilian voluntariamente a las Naciones Unidas para colaborar en pro de la paz mundial, promover la amistad entre todas las naciones y apoyar el progreso econmico y social. Tomado de: Qu es la ONU?, Naciones Unidas- Centro de Informacin. [Documento WWW]. URL http://www.cinu.org.mx/onu/onu.htm Global Reporting. [Documento WWW]. URL http://www.eticagro.com.ar/modules/smartsection/item.php?itemid=36
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Fase 2 Planeacin
Nivel de aplicacin de memoria
C
Informa sobre: 1.1 2.1 - 2.10 3.1 - 3.8, 3.10 - 3.12 4.1 - 4.4, 4.14 - 4.15
C+
B
Informa sobre todos los criterios enumerados en el Nivel C adems de: 1.2 3.9, 3.13 4.5 - 4.13, 4.16 - 4.17
B+
A
Los mismos requisitos que para el Nivel B.
A+
Contenidos Bsicos
Informacin sobre el Perfil segn la G3
Producto
Verificacin externa de la Memoria
Indicadores de Desempeo segn la G3 & Indicadores de Desempeo de los Suplementos Sectoriales
Informa sobre un mnimo de 10 indicadores de Desempeo, y como mnimo uno de cada dimensin: Econmica, Social y Ambiental.
Informa sobre un mnimo de 20 Indicadores de Desempeo y como mnimo uno de cada dimensin: Econmica, Ambiental, Derechos Humanos, Prcticas laborales, Sociedad, Responsabilidad sobre productos.
Informa sobre cada Indicador principal y sobre Indicadores de los Suplementos Sectoriales* de conformidad con el principio de materialidad ya sea a.) informando sobre el indicador o b.) explicando el motivo de su omisin.
Producto
* Versin final del Suplemento Sectorial

Fuente: Niveles de aplicacin del GRI, Versin 3.0, 2006.
Metodologa
Para que la responsabilidad social sea operativa, es necesario que existan ciertos parmetros o lineamientos, que permitan medir y cuantificar el nivel de sta en las organizaciones. Con tal propsito se ha diseado esta herramienta, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la GRI y en el documento Orientacin sobre los indicadores de la responsabilidad de las empresas en los informes anuales elaborado por la ONU. Es necesario que el empresario recopile la informacin para diligenciar cada uno de los indicadores que hacen parte del instrumento, con el fin de conocer el desempeo econmico, social y ambiental de su organizacin. Al utilizar la herramienta el empresario estar en capacidad de: Organizar la informacin de su empresa por grupos de inters teniendo en cuenta los diferentes mbitos de la sostenibilidad. Comparar el desempeo anual de su empresa en aspectos econmicos, ambientales y sociales. Conocer con qu informacin cuenta la empresa para reportar segn el GRI. Construir con la informacin relevante su informe anual de Responsabilidad Social. Incluir la participacin de los grupos de inters en la construccin de su informe. Comunicar a los diferentes grupos de inters y a la sociedad en general los avances de su empresa en aspectos econmicos, sociales y ambientales.
Instrumento 1. Este instrumento le permitir al empresario revisar si la organizacin cuenta con la informacin disponible para diligenciar los indicadores. En este primer momento el empresario podr saber segn el nmero de si marcados en cada
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Fase 2
Informacin sobre el Enfoque de Gestin segn la G3
No es necesario
Informacin sobre el Enfoque de Gestin para cada Categora de Indicador.
Informacin sobre el Enfoque de Gestin para cada Categora de Indicador.
Producto
uno de los indicadores el nivel de aplicacin (B y C)29 que le corresponder a su informe de responsabilidad social. Producto de este instrumento el empresario podar saber y revisar anticipadamente la informacin con la que cuenta y el enfoque que le dar a su informe. Lea cuidadosamente el indicador (de las 2 hojas de Excel),
escriba el responsable 30 y marque con una X en la casilla correspondiente de la siguiente manera: S: Cuando su empresa cuente con la informacin para diligenciar el indicador. No: Cuando su empresa no tenga informacin disponible .
INDBD - RSE V.1 - INDBE - RSE V.1. Instrumento 1. Binario de indicadores de desempeo, estrategia y reporte.
ASPECTO INDICADOR DESCRIPCIN RESPONSABLE S NO
Ejemplo:
Fase 2
Si su empresa cuenta con el valor total de sueldos y prestaciones pagados a sus empleados (hombres y mujeres) en el ao a reportar marque con una X en la casilla S.
GRUPO INDICADOR Sueldos y prestaciones del personal, desglosados por tipo de empleo y sexo. DESCRIPCIN Indique el valor total de los sueldos y prestaciones pagados a sus empleados. Desglselos por tipo de empleo y sexo. RESPONSABLE S NO
Empleados
Rodrigo Prez
Tenga en cuenta: Que usted debe identificar a la persona que se va a encargar de recopilar la informacin para diligenciar los indicadores. La disponibilidad de los datos. Para la recoleccin de informacin es necesario que usted cuente con el tiempo necesario y que solicite al rea indicada los documentos correspondientes. La calidad de los datos. Evale que la informacin que usted va mostrar sea pertinente, relevante y veraz. La capacidad para recopilar la informacin, es decir, tenga en cuenta los recursos necesarios, el tiempo, dinero y personas que van a ser necesarias para recopilar toda la informacin. mientras que en la estrategia en sostenibilidad y aspectos del reporte usted deber describir cualitativamente la respuesta segn el caso de su empresa. Para cada una de las respuestas usted encontrar las siguientes opciones:
Escriba el valor o su respuesta N.D. Dato no disponible -explicar porqu. N.A. Por el sector de la empresa No Aplica E.D. En desarrollo no se tiene para este reporte se adjuntar en la prxima memoria. Explique avance.
Instrumento 2.
El instrumento est compuesto por dos hojas en formato de Excel. En la primera se encuentran los indicadores de desempeo y en la segunda lo correspondiente a la estrategia de sostenibilidad de la empresa y aspectos relativos al reporte. En los indicadores de desempeo usted deber escribir el valor correspondiente para cada uno de los aos
29. 30. 31.
Paso 1. Con el fin de recopilar la informacin necesaria, tome la tabla de indicadores que se presenta en Excel. La primera hoja contiene los indicadores divididos en los diferentes grupos de inters, una descripcin del mismo, su equivalencia GRI y en la autoevaluacin diligenciada, el responsable31, el espacio para escribir la informacin correspondiente.
Ver grfico nivel de aplicacin. Persona que cuenta con la informacin para diligenciar el respectivo indicador. Persona encargada de dar la informacin para diligenciar el indicador.
88
Fase 2 Planeacin
GRUPO
INDICADOR
EQUIVALENCIA GRI
PREGUNTA DE LA AUTOEVALUACIN
DESCRIPCIN
VALOR
INDD - RSE V.1 - INDE - RSE V.1. Instrumento 2. Indicadores de RSE Lea cuidadosamente la descripcin del indicador y diligencie el valor segn la informacin de su empresa. Ejemplo:
Paso 2.
Esta tabla contiene exactamente la misma descripcin del paso 1. nicamente escriba su respuesta en el espacio indicado en rojo. Ejemplo:
89
Fase 2
Recomendacin: Revise cuidadosamente los indicadores diligenciados y la informacin entregada por cada una de las reas de la empresa. Asegrese que las cifras y los datos obtenidos se encuentren validados y que no van a surgir posteriores cambios. La revisin que usted realice es muy importante y le servir al momento de construir y verificar su informe de Responsabilidad Social.
Medicin de Costos en la gestin de la RSE
Fase 2
Introduccin
Toda empresa entiende que el implementar o mejorar acciones requiere del uso de recursos que deben ser cuantificados y presupuestados, y ms cuando el empresario, a la hora de tomar decisiones estratgicas, siempre evala el costo-beneficio de sus acciones. Por esto, medir el costo de cualquier accin es primordial, independientemente de la actividad que desarrolle la empresa, es indispensable generar recursos econmicos para su subsistencia. Debido a la creciente preocupacin por conservar el medio ambiente y la necesidad de establecer el impacto social de las empresas, la relacin empresa-sociedad ha cobrado mayor importancia en el contexto mundial y esto implica que las organizaciones asuman un mayor rol como ciudadano corporativo e implementen acciones en RSE. La planeacin, implementacin, verificacin y la mejora continua de dichas acciones genera una serie de costos para las empresas. Los costos de la RSE estn asociados a la utilizacin de insumos sostenibles (insumos verdes) que se emplean, los beneficios que se otorguen a los empleados independientes de los sueldos, reas especficas en RSE, mantenimiento de gestin ambiental y capacitacin y entrenamiento en RSE.32 Estos costos se suman a las actividades que de manera integral desarrolla la empresa. Si bien existen unos costos asociados a la RSE, la implementacin de la misma genera mltiples beneficios para la organizacin en la dimensin econmica, social y medioambiental. Es importante anotar que los beneficios econmicos de la RSE no se ven claramente a corto plazo. stos son el resultado de una serie de actividades que generan valor a la compaa en las diferentes reas o procesos, y por lo tanto cuantificarlos no es una tarea fcil. Entre los beneficios de la RSE se encuentra la gestin de riesgos, la identificacin y aprovechamiento de oportunidades, la innovacin constante y mayores posibilidades de financiacin. En todos los casos el resultado es una mejora del beneficio empresarial producido, por un aumento de los ingresos generados por mayores ventas, gracias a la diferenciacin frente a la competencia.33 Segn estudios del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), SustainAbility, Corporacin Financiera Internacional y el Instituto Ethos, la gestin responsable de las compaas facilita la retencin y atraccin de clientes y consumidores, y mejora la eficiencia operacional, ya que pueden disminuir el costo de los insumos. As mismo, es ms fcil atraer, retener el capital humano, al tiempo que aumenta la productividad laboral. Entender este contexto llev a desarrollar esta nueva herramienta que complementa el Modelo de ComprometeRSE, con el fin de establecer los costos y beneficios de la Responsabilidad Social. Mediante este instrumento se busca que el empresario identifique, cuantifique y se concientice de la relacin costo-beneficio que conlleva la implementacin de prcticas en RSE desarrolladas en cada una de las herramientas que conforman el modelo.
32. 33.
Zicari, A. (2009) Cunto Cuesta la Responsabilidad Social Empresarial (RSE)? Acevedo, J. Los beneficios econmicos de la RSE, el eterno debate. [Documento WWW]. URL: http://www.larepublica.com.co/archivos/RSE/2010-0128/los-beneficios-economicos-de-la-rse-el-eterno-debate_91957.php
90
Fase 2 Planeacin

FASE LNEA BASE PLANEACIN IMPLEMENTACIN VERIFICACIN - Informar sobre los valores ejecutados y el cumplimiento del presupuesto a los grupos de inters. MCCB - RSE V.1 Instrumento 2 Medicin de costos de la gestin RSE ASEGURAMIENTO EVALUACIN IMPACTO -Evaluar los cambios asociados a la implementacin de las acciones en RSE y los beneficios que esto le representa a la empresa.
- Establecimiento de beneficios y valor presupuestado para las acciones en RSE.
- Implementacin de las acciones que fueron planeadas para valorar su costo.
ALCANCE
-Valoracin de los costos y beneficios identificados.
INSTRUMENTO
Soporte
Gua de aprendizaje sobre la implementacin de Responsabilidad Social Empresarial en pequeas y medianas empresas, Banco Interamericano de Desarrollo. Los beneficios econmicos de la RSE el eterno debate, artculo del peridico La Repblica.
la empresa con el fin de gestionar la Responsabilidad Social Empresarial. Evaluar el porcentaje de cumplimiento del presupuesto establecido. Conocer la inversin realizada en acciones RSE dependiendo de los mbitos que aborda y los subgrupos que ha determinado como relevantes para la organizacin.
Propsito
Medir, cuantificar el costo- beneficio e impacto de las acciones que se desarrollan al gestionar la responsabilidad social dentro de una empresa. Beneficio de medir los costos de la gestin RSE Las empresas pueden diferenciarse de la competencia mediante buenas prcticas de responsabilidad social lo que, adems de proporcionarles beneficios tangibles, al aumentar sus ingresos o disminuir sus costos, puede permitirles obtener beneficios intangibles, a travs de la mejora de su reputacin y de la licencia para operar.34 Al utilizar la herramienta el empresario estar en capacidad de: Medir los costos de implementar acciones socialmente responsables al establecer la relacin costobeneficio y tener claro el valor que representan estas acciones en RSE para su organizacin. Establecer el impacto, tanto cualitativo como cuantitativo, que tienen todas las acciones que desarrolla
Metodologa
Con el fin de medir los costos de la Responsabilidad Social Empresarial dentro de una organizacin, se ha diseado una herramienta que busca establecer el valor de cada una de las acciones desarrolladas. La herramienta est compuesta por dos instrumentos que se encuentran en formato de Excel. Para diligenciar los respectivos instrumentos de la medicin de costos usted debe revisar cuidadosamente todas herramientas que componen el modelo entre las que se encuentran: Autoevaluacin Gestin de Riesgos Gestin de Grupos de Inters Comunicacin Interna y Externa Indicadores de RSE Capacitacin para asegurar la transferencia de la Metodologa ComprometeRSE a los Empresarios que implementan el Programa. Plantillas para sistematizar las prcticas de RSE
Lo anterior con el fin de retroalimentar los instrumentos de la medicin de costos y diligenciar en ste el mbito,
34.
Tomado de Gua de aprendizaje sobre la implementacin de Responsabilidad Social Empresarial en pequeas y medianas empresas.
91
Fase 2
MCA - RSE V.1 Instrumento 1. Recoleccin de herramientas del modelo
MCCB - RSE V.1 Instrumento 2 Medicin de costos de la gestin RSE
Anlisis de la medicin de costos de la gestin RSE
el subgrupo de inters, la accin especfica desarrollada y el responsable, segn lo especificado en las herramientas mencionadas. Paso 1: Una vez revisadas todas las herramientas del modelo, tome la informacin que ya ha desarrollado y ubquela en el primer formato en Excel. Tenga en cuenta que: mbito: Refiere a las grandes reas en las cuales se enfoca el trabajo de la RSE. Seala la ubicacin de las acciones que se van a medir en: prcticas de
gobernanza en la empresa, prcticas laborales y de Derechos Humanos, prcticas ambientales, prcticas con la comunidad y la sociedad, prcticas con clientes y prcticas con proveedores. Subgrupos de inters: Se refiere a los subgrupos que han sido identificados en la herramienta de gestin de grupos de inters. Accin especfica: Conjunto de acciones que harn posible la implementacin de la estrategia en RSE en la empresa. En este momento debe ubicar todas las acciones que ha desarrollado en las dems herramientas del modelo. Responsable: Encargado de responder por la accin o acciones a desarrollar.
Fase 2
MCA - RSE V.1 Instrumento 1. Recoleccin de herramientas del modelo

mbito Se refiere a las grandes reas en las cuales se enfoca el trabajo de la RSE Subgrupos de Inters Subgrupo de inters identificado en la herramienta de GI Accin Especfica Conjunto de acciones que harn posible la implementacin de la estrategia Traer las acciones establecidas en las dems herramientas del modelo Responsable Encargado de responder por la accin o acciones a ejecutar
Paso 2: Luego de completar toda la informacin requerida por el instrumento 1, usted deber diligenciar el instrumento No. 2, el cual contiene un desglose de costos y beneficios por cada accin que realiza en RSE. En esta herramienta usted debe escribir: beneficio, valor presupuestado, valor ejecutado, cumplimiento del presupuesto y diligenciar la casilla correspondiente al impacto. Tenga en cuenta: Beneficio: Provecho, utilidad o valor que otorga la accin realizada a la empresa. Lo que se espera al realizar la accin o acciones. Valor presupuestado: El valor que se espera se emplee en la implementacin de la accin o las acciones a desarrollar. Valor ejecutado: El valor real empleado en la ejecucin de la accin o acciones. Cumplimiento del presupuesto: El porcentaje del valor presupuesto que fue ejecutado para realizar las acciones. Es el valor ejecutado sobre el valor presupuestado. Impacto: Descripcin cuantitativa y cualitativa el alcance de la accin implementada. por ejemplo el nmero de personas beneficiadas.
92
MCCB - RSE V.1 Instrumento 2 Medicin de costos de la gestin RSE

mbito Subgrupos de Inters Accin Especfica Beneficio Responsable Valor Presupuestado Valor Ejecutado Cumplimiento de presupuesto (VE / VP) Impacto
Qu beneficio, provecho, utilidad se espera obtener al ejecutar la accin
Costo esperado para ejecutar las acciones
Costo real ejecutado en la implementacin de las acciones
Porcentaje de cumplimiento de la ejecucin
Describir concretamente, cuantitativamente el alcance de la accin implementada (Ej. N individuos beneficiados)
Ejemplo:
mbito Subgrupos de Inters Accin Especifica Beneficio Responsable Valor Presupuestado Valor Ejecutado Cumplimiento del presupuesto (VE / VP) Impacto
Ambiental
Ministerio Medio Ambiente
Tener al da permisos y licencias del proyecto de la zona F
Control del proyecto en cuanto a permisos y licencias
Director de proyectos zona F
$ 150.000.000,00
$ 80.000.000,00
53%
Enviar multas por 300 millones de pesos y evitar sellamiento en la zona de operacin de la zona F
Resultados de la Fase: Para poder orientar las acciones de la organizacin se debe plasmar las acciones en un cuadro de planeacin. este cuadro ser la base para el seguimiento y la verificacin del cumplimiento del plan de Responsabilidad Social Empresarial. Sugerimos usar un cuadro similar al siguiente.
Objetivo RSE
mbito de gestin
Accin especifica
Responsable
Fecha
Recursos
Indicador de cumplimiento
Criterio de aceptacin
Verificacin de cumplimiento
FASE 3 Implementacin
FASE III - Implementacin
Introduccin
El trmino Gestin del Conocimiento es relativamente novedoso en el contexto empresarial. Hace referencia al conjunto de actividades realizadas con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organizacin y de los individuos que en ella trabajan, encaminndolos a la mejor consecucin de sus objetivos.35 La gestin empresarial impulsa la socializacin del conocimiento adquirido por las diferentes reas, como una opcin de innovacin, aprendizaje y generacin de valor, que contribuye a incrementar la percepcin positiva que los diferentes pblicos tienen de la organizacin. Por esta razn es de vital importancia capturar, sistematizar, analizar y recopilar las prcticas implementadas por las organizaciones. En materia de responsabilidad social es necesario que las organizaciones cuenten con formatos especializados que les permitan sistematizar de manera ordenada las acciones, recursos y estrategias implementadas en cada una de las fases. Lo anterior le permite al empresario contar con una fuente centralizada de informacin, generar procesos de aprendizajes y conocer las falencias y aciertos del modelo. Esta nueva herramienta se le ha adicionado al Modelo ComprometeRSE para que los empresarios puedan documentar y sistematizar sus prcticas en Responsabilidad Social, as como generar un aprendizaje constante en la implementacin del modelo. Igualmente la herramienta busca que el empresario revise fase a fase las estrategias implementadas, establezca acciones de mejora y genere una mayor articulacin con las diferentes reas de la organizacin.
Fases del modelo ComprometeRSE

FASE LNEA BASE PLANEACIN IMPLEMENTACIN VERIFICACIN Sistematizacin del tiempo, recursos, acciones desarrolladas y principales aprendizajes de la fase. ASEGURAMIENTO EVALUACIN IMPACTO Evaluar los cambios positivos y negativos que se presentaron en la sistematizacin de las fases
-Sistematizacin del tiempo, recursos, acciones desarrolladas y principales aprendizajes de la fase.
Sistematizacin del tiempo, recursos, acciones desarrolladas y principales aprendizajes de la fase.
ALCANCE
PSLB - RSE V.1 Plantilla para sistematizar la fase de lnea base.
PSP - RSE V.1. Plantilla para sistematizar la fase de planeacin.
PSE - RSE V.1. Plantilla para sistematizar la fase de implementacin.
PSR - RSE V.1. Plantilla para sistematizar la fase de verificacin.
PSMC - RSE V.1. Plantilla para sistematizar la fase de aseguramiento. PSLA - RSE V.1 Plantilla de aprendizaje
35.
INSTRUMENTO
Info@rea, Consultores en Informacin y Documentacin. Gestin del conocimiento y gestin de la informacin. Pgs. 1 y 2.
97
Fase 3
Soporte
Gestin del conocimiento y gestin de la informacin. Info@rea, Consultores en Informacin y Documentacin. Introduccin a la gestin del conocimiento y su aplicacin en el sector pblico. La Gestin del conocimiento y de los archivos, valoracin documental. XIII Seminario Memorias del Sistema Nacional de Archivos.
Plantillas de sistematizacin de prcticas de RSE

Propsito
Esta herramienta tiene como propsito capturar, sistematizar, analizar y recopilar los planes, acciones y estrategias implementadas por la empresa en RSE, con el fin de generar procesos de aprendizajes y contar con informacin centralizada. Beneficios de gestionar el conocimiento36 1. 2. 3. 4. 5. Mejora la productividad. Evita la duplicidad en cualquier proceso. Reduce la prdida de conocimiento. Incentiva la colaboracin entre las diferentes reas y personas que puedan aportar al conocimiento de un tema especfico. Gestiona el recurso humano, es decir, forma y capacita al personal de la entidad. Transforma la cultura organizacional, genera ventajas competitivas que los diferencian de sus competidores, da mayor valor a sus marcas, productos y servicios e incrementa sus posibilidades de crecimiento sobre las bases slidas del conocimiento. 37
Metodologa
La herramienta cuenta con seis formatos en Excel, y busca que usted identifique el aprendizaje por cada etapa del modelo. Encontrar un formato para cada fase y por ltimo el resumen de los resultados y el aprendizaje de las mismas. Fases del Modelo: 1. Lnea de base 2. Planeacin 3. Implementacin 4. Verificacin 5. Aseguramiento
Paso 1.
Diligencie los respectivos formatos teniendo en cuenta la informacin que aparece a continuacin. El formato que evala cada fase cuenta con cinco secciones, cuatro de ellas para sistematizar las prcticas en RSE, as: Tcnico: Recopile toda la informacin operativa obtenida durante el desarrollo de la fase que est sistematizando. Seale el tiempo empleado, es decir la fecha de inicio y de fin de cada fase (el instrumento contar en das el tiempo empleado), y los recursos: personas, materiales, dinero, que fueron necesarios para completar esta fase. Descriptivo: Escriba los procesos y acciones realizados por la empresa durante la fase. Tenga en cuenta el alcance de la misma. Resultados: Identifique los instrumentos que ha desarrollado en la fase y los resultados que ha obtenido en cada uno, como por ejemplo planes, programas. evaluaciones, indicadores, entre otros.
Fase 3
6.
Al implementar la herramienta el empresario estar en capacidad de: Identificar los resultados obtenidos al implementar cada una de las fases del modelo. Establecer el aprendizaje general de la implementacin de la RSE en empresa y en cada una de las fases. Unificar la informacin de los resultados obtenidos producto de la implementacin de prcticas de RSE dentro de la empresa. Relacionar los beneficios de integrar el Modelo dentro de la organizacin. Identificar, describir y divulgar el conocimiento producto de la implementacin del modelo.
36. 37.
(2004) La gestin del conocimiento y de los archivos, valoracin documental. XIII Seminario Memorias del Sistema Nacional de Archivos, Bogot. Pgs. 36-37. Pelufo, B; CATALN, E. (2002). Pg. 14. Santiago de Chile.
98
Fase 3 Implementacin
Aprendizaje: Indique aquellas enseanzas que fueron aprendidas por la organizacin durante la implementacin del modelo, especialmente en la fase a la que hace referencia el formato. Recuerde que usted debe sistematizar los aprendizajes adquiridos en el proceso que ha llevado a cabo en el desarrollo del Modelo en cada una de las fases. En el espacio
indicado escriba aquellas lecciones que no se deben repetir, las que son posible mejorar y las que considere que su organizacin debe fortalecer. La ltima seccin le permite identificar quin complet la informacin para cada formato y la fecha en que lo hizo, quin revis y en qu fecha fue diligenciado, y por ltimo usted encontrar un recuadro para completar que versin del formato.
Instrumento 1.
Plantilla para sistematizar las fases del modelo. PSLB - RSE V.1 Lnea Base, PSP - RSE V.1 Planeacin, PSE - RSE V.1. Implementacin, PSR - RSE V.1. Verificacin, PSMC - RSE V.1 Aseguramiento.
TCNICO Tiempo Fecha inicio (dd/mm/aaaa) Fecha final (dd/mm/aaaa) Recursos Total (Das) 0
Indique la fecha de inicio de la fase (da, mes y ao) y la fecha final (da, mes y ao).
Indique el tiempo de desarrollo de la fase y los recursos empleados para la misma Personas, materiales, dinero, que fueron necesarios para completar esta fase
DESCRIPTIVO
RESULTADOS
Indique los productos que obtuvo al realizar esta fase, evaluaciones, indicadores... Indique qu puede mejorar, qu no debe repetir, qu debe fortalecer, dentro de esta fase.
APRENDIZAJE
Elabor Fecha de elaboracin
Revisin Fecha de revisin Versin
99
Fase 3
Seale los procesos realizados durante esta fase
Paso 2.
Luego de completar el formato para cada una de las fases, usted encontrar el ltimo formato, Plantilla de Aprendizaje, que recopila los resultados y el aprendizaje. El instrumento llevar la informacin que usted ubic en los formatos anteriores. Por ltimo encontrar un espacio que le permite reunir todas las observaciones que tenga su empresa con respecto a los resultados del modelo ComprometeRSE. PSLA - RSE V.1. Plantilla de Aprendizaje. RESULTADOS
LNEA BASE PLANEACIN IMPLEMENTACIN VERIFICACIN ASEGURAMIENTO
APRENDIZAJE
LNEA BASE PLANEACIN IMPLEMENTACIN VERIFICACIN
Fase 3
ASEGURAMIENTO
OBSERVACIONES
Por favor diligencie las observaciones de su empresa con respecto a las frases del programa ComprometeRSE
Digite aqu
100
FASE 4 Verificacin
Fase 4 Verificacin
FASE IV. Verificacin
Esta fase consiste en evaluar los resultados en materia de responsabilidad social, que incluye el desempeo econmico, social y ambiental de la empresa.
identificar, asegurar, proteger, enmendar y disponer de datos e informaciones relevantes. Los registros deben permitir que los indicadores se puedan observar y verificar. La gestin de la informacin debe ser completa, pero a la vez centrarse en los aspectos relevantes, de manera que no aada costos ni consuma recursos ms all de lo estrictamente necesario. La documentacin debe mantenerse el tiempo necesario para que puedan darse los procesos de retroalimentacin con los grupos de inters, y para que una parte independiente haga una verificacin, si la empresa decide llevar adelante un proceso de auditora de responsabilidad social buscando alguna clase de certificacin. Documentos que se pueden incluir: Datos de registros de indicadores identificados por la empresa. Actas de reuniones. Registro de la toma de decisiones. Registro de acuerdos logrados. Registro de quejas. Resultados de auditoras de responsabilidad social en las relaciones comerciales (proveedores y distribuidores). Resultados de auditoras ambientales. Resultado de actividades de gestin de las relaciones con los grupos de inters. Recibos contables que incluyen la triple lnea de resultados econmicos, sociales y ambientales. Registro de capacitaciones. Comunicaciones internas y externas.
Informes y reportes
Los procesos de produccin de informes y de reportes se han ido elaborando desde el comienzo de la consultora, de modo que cada vez ms usted hace acopio de informacin que permite dar cuenta del estado de la empresa en cuanto a su responsabilidad social. El material completo de esta fase lo constituye el Manual de reporte de sostenibilidad, de manera que en este apartado slo se harn consideraciones generales. Para una empresa comprometida con el proceso de gestin de la RSE, resulta sumamente importante la revisin y control de las actividades desarrollas. Esta revisin se basa en el conjunto de pasos anteriores. Una vez que se ha comenzado a implementar la planeacin de RSE, es necesario proceder a gestionar la documentacin respectiva. En este paso se elabora y comunica el reporte de las acciones de RSE de la empresa en trminos financieros, sociales y ambientales. Este reporte se llama informe de sostenibilidad (memoria o reporte de RSE). Su uso principal es mejorar los procesos de RSE y dar continuidad al dilogo con los grupos de inters.
La documentacin de los indicadores de RSE38

Una vez creada y puesta en prctica la planeacin de RSE, se debe registrar y recopilar de manera sistemtica la informacin pertinente a los indicadores propuestos. Esta informacin es la base para la revisin del desempeo de responsabilidad social de la empresa, y debe servir de informacin interna y externa para todos los grupos de inters. En consecuencia, la empresa ha de establecer procedimientos para la gestin de la informacin de RSE, que incluye
Revisin de la implementacin del plan de RSE

La empresa debe sealarse plazos fijos para hacer una revisin que le permita controlar el logro de sus procesos de RSE. Este control se logra abordando:
38.
[Documento WWW]. URL www.iso.org/sr
105
Fase 4
Las responsabilidades y objetivos establecidos en la planeacin de RSE. La determinacin del alcance, frecuencia y mtodos referidos a la elaboracin del informe o memoria de sostenibilidad. Para preparar el informe o memoria de sostenibilidad, la empresa debe revisarse en su conjunto, porque la responsabilidad social no se puede atribuir o reducir a un departamento de la compaa, sino que implica a toda la organizacin en el conjunto de sus relaciones con sus grupos de inters. En este punto es importante que la organizacin reflexione sobre la importancia de auditar sus procesos de Responsabilidad Social Empresarial. Los posibles criterios de auditora serian entonces la poltica y los objetivos, cuadro de planeacin de la RSE, Resultados de Desarrollo, Quejas y reclamos de las partes interesadas, desempeo ambiental y de SySO, entre otros. Sugerimos tomar tambin las normas internacionales SA8000, SGE-21e ISO 19011. Tambin seria importante incorporar aspectos de la ISO 26000 en este porceso. Con esto debemos hacer claridad que a pesar que existe la premisa de que la RSE no es CERTIFICABLE, no quiere decir que no sea AUDITABLE La revisin adelantada para el informe o memoria de sostenibilidad ha de incluir: Cumplimiento de la legislacin nacional y de la legislacin internacional pertinente. Consistencia de las acciones con los compromisos asumidos por la empresa. Logro de las metas propuesta de acuerdo con el logro de los objetivos. Cumplimiento con las provisiones de las iniciativas voluntarias a las cuales la organizacin subscribe.
La evaluacin del cumplimiento con las iniciativas voluntarias a las cuales la organizacin subscribe. Seguimiento de cualquier clase de accin derivada de una revisin previa, en nuestro caso, del diagnstico inicial. Tambin se deben considerar los cambios en el contexto de la empresa, desde los asuntos sociales y ambientales que la determinan, hasta los cambios en las regulaciones y las iniciativas voluntarias emergentes. Decisiones para emprender acciones de mejoramiento.
Comunicacin de la Responsabilidad Social Interna y Externa

Introduccin
La comunicacin interna de una organizacin contribuye de forma decisiva a su sostenibilidad, porque genera cohesin y solidez, favorece la identificacin de sus miembros con los propsitos corporativos y fortalece su sentido de pertenencia; aspectos fundamentales para responder al reto que representa la RSE. Solo a travs de un dilogo transparente, compuesto por mensajes claros y oportunos, los empleados y colaboradores comprendern la importancia de implementar una gestin socialmente responsable, respaldarn el compromiso que asume la organizacin y participarn activamente en su materializacin. En el mbito externo la comunicacin transmite la razn de ser de la organizacin, su visin, lo que hace y en qu trminos entiende su relacin con la sociedad a la que pertenece. Es imprescindible que los proveedores, clientes, autoridades, competidores y la comunidad en general tengan conocimiento de esas caractersticas, con el objetivo de construir una relacin de confianza y fidelidad. La comunicacin externa tambin proporciona informacin decisiva para procesos como la planeacin, organizacin, direccin y control. En el marco de la Responsabilidad Social, la comunicacin es el instrumento mediante el cual la organizacin responde a la creciente demanda de informacin de los grupos de inters, los cuales exigen cada vez ms, que las empresas comuniquen de manera efectiva como minimizan los impactos sociales y medioambientales de sus operaciones. Comunicar la RSE genera credibilidad ante los pblicos con los que la organizacin interacta diariamente y proyecta su compromiso con la sociedad, al mostrar resultados en la dimensin econmica, social y ambiental de la organizacin. Gracias a las nuevas posibilidades de canales de comunicacin, las empresas pueden comunicar experiencias y opiniones a todos sus grupos de inters en cualquier lugar 106
Revisin por la gerencia

La alta direccin de la empresa debe revisar la documentacin elaborada, antes de darla a conocer a los grupos de inters de la compaa. En esta revisin se identificarn las oportunidades de mejora y la necesidad de cambios, tanto en las prcticas de la empresa como en sus documentos estratgicos. En esta revisin se han de incluir: La evaluacin del cumplimiento con los requisitos legales. Los resultados de la revisin interna del desempeo en responsabilidad social en el proceso por alcanzar sus objetivos y metas.
Fase 4
Fase 4 Verificacin
del mundo. Transmitir estos mensajes clave genera competitividad, porque es una muestra de transparencia, permite establecer lazos slidos con las audiencias y retroalimentar las actividades desarrolladas en los mbitos de la RSE.
Esta herramienta se llev a cabo como complemento al Modelo de ComprometeRSE, al entender la necesidad que tienen las organizaciones de contar con un instrumento de gestin eficiente para comunicar las acciones internas y externas en RSE, como una estrategia de competitividad que contribuye a generar relaciones de confianza con sus grupos de inters.
FASE
LNEA BASE - Identificacin y clasificacin de los grupos de inters. - Caracterizacin de las herramientas de comunicacin actuales (tipo, periodicidad, cobertura). - Identificar canales, las audiencias, las barreras o dificultades y la intencin o propsito para gestionar y comunicar la RSE GGII - RSE V.1 Identificacin y clasificacin de grupos de inters. COMI - RSE V.1 Instrumento 1. Inventario de Comunicaciones
PLANEACIN
IMPLEMENTACIN
VERIFICACIN
ASEGURAMIENTO
EVALUACIN IMPACTO
- Diseo de la estrategia de comunicaciones (definicin del mensaje, objetivos, canales internos y externos, periodicidad, mecanismos de retroalimentacin). - Diseo de instrumento de seguimiento y control a las actividades.
- Implementacin de la estrategia de comunicaciones.
- Divulgacin de los resultados del proceso de acuerdo con el indicador y metas previstas.
-Revisin y verificacin de la estrategia para realizar los respectivos ajustes.
-Evaluar el cambio positivo o negativo en las comunicaciones internas y externas que tiene la empresa con sus grupos de inters
INSTRUMENTO
ALCANCE
COME - RSE V.1.Instrumento 2. Estrategia de comunicaciones
Revisin de la estrategia
Soporte
Communicating Corporate Responsability, Ogilvy La comunicacin de la RSE. Propuestas para un modelo de comunicacin responsable, Fortica.
Beneficios de comunicar la Responsabilidad Social: 39 Establecer una posicin de liderazgo en la industria Lanzar una marca Ganarle a los competidores Ingresar en mercados nuevos Perfilar un nuevo producto Generar fidelizacin de clientes Generar compromiso de los empleados En ltima instancia, transformar la reputacin de una empresa.
Propsito
Esta herramienta tiene como propsito identificar puntos de contacto, canales adecuados y oportunidades comunicativas, tanto internas como externas, as como definir la estrategia comunicativa de la empresa para difundir la gestin, avances y resultados de la Responsabilidad Social.
Al utilizar la herramienta el empresario estar en capacidad de: Transmitir informacin relevante y veraz a sus grupos de inters, mediante la identificacin de sus audiencias.
39.
Communicating Corporate Responsibility, Ogilvy.
107
Fase 4
Establecer mejores canales o medios adecuados para cada audiencia, por medio de los cuales puede transmitir sus mensajes. Disear una estrategia de comunicacin de Responsabilidad Social que cumpla con las expectativas de la empresa. Establecer lazos y vnculos slidos con sus grupos de inters.
Paso 1: Inventario de Comunicacin

El primer instrumento de la metodologa le permite al empresario identificar el punto de contacto o el representante de cada uno de los subgrupos de inters identificados, los canales y las oportunidades o potencialidades que favorecen la comunicacin y el dilogo con las audiencias. En ste paso usted tambin podr determinar las barreras o dificultades que se presentan en el proceso comunicativo de la RSE y formular recomendaciones para mejorar el dilogo e intercambio de ideas con sus audiencias internas y externas. Recuerde que la informacin que se va a transmitir se encuentra relacionada con la Responsabilidad Social de su empresa y que puede encontrar que existe ms de una persona que incide en la comunicacin para cada uno de los subgrupos.40
Tenga en cuenta que: Subgrupo de inters: se refiere a la audiencia clave interna o externa de la organizacin. Por ejemplo si
el grupo de inters que usted ha identificado es el Gobierno Corporativo, uno de los subgrupos ser la Junta Directiva Punto de contacto: se refiere al nombre del representante, interlocutor o contacto directo que tiene un pblico propio y a las condiciones para movilizar informacin que permita modificar la relacin con la empresa. Por ejemplo si el subgrupo de inters que usted ha identificado es la Junta Directiva, su punto de contacto podra ser el Presidente de la misma. Categoras: en los distintos subgrupos de inters que ha identificado, debe reconocer cul es el nivel de importancia de cada uno de los subgrupos de inters; recuerde que estas categoras son: bsicos, importantes y esenciales. Canales de comunicacin: usted debe indicar a travs de qu medios de comunicacin (Ejemplo: Intranet, boletines) la empresa se comunica habitualmente con las audiencias identificadas de los subgrupos de inters y sus categoras. Oportunidades / Potencialidades: permite identificar los aspectos que pueden favorecer e impulsar el intercambio de informacin y el dilogo con las audiencias. Barreras / Dificultades: seala cules son los puntos crticos u obstculos que se presentan en la comunicacin de la gestin de la RSE con cada subgrupo de inters y sus categoras.
COMI - RSE V.1. Instrumento 1. Inventario de Comunicaciones

Grupos de inters Sub grupo de inters Punto de contacto Categora Canales Oportunidades / Potencialidades Barreras / Dificultades Recomendaciones
Fase 4
40. Recuerde que el subgrupo de inters fue identificado por usted en la herramienta Gestin con grupos de inters. Esta herramienta entiende a estos subgrupos como la audiencia, es decir el pblico al cual se dirige la informacin especfica en RSE por algn medio.
108
Fase 4 Verificacin
Paso 2: Plan de comunicacin

El segundo paso le permite a la empresa, a partir de la informacin obtenida en el paso 1, disear una estrategia de comunicacin para la gestin en RSE, que alineada con la estrategia de comunicaciones corporativas, responder a las expectativas y caractersticas particulares de cada subgrupo y al objetivo propuesto. Este paso busca que su organizacin logre ejecutar los propsitos identificados, con los canales ms adecuados para divulgar mensajes clave, de acuerdo con las caractersticas particulares de cada grupo, ya sea interno o externo. Es importante revisar el listado de audiencias que identific en el inventario (tabla No.1), para definir las audiencias hacia las cuales se va a dirigir la comunicacin. A partir de esa revisin usted debe completar la informacin de la tabla 2. Por ltimo, el formato busca asegurar la implementacin de la estrategia de comunicaciones, por medio de la verificacin de la difusin del mensaje y del alcance del objetivo propuesto frente a cada audiencia, para lo cual la organizacin debe revisar y ajustar peridicamente su estrategia. Tenga en cuenta: Objetivo especfico: seale la meta en trminos de RSE que desea alcanzar, recuerde que este objetivo debe estar alineado con los objetivos corporativos y con la estrategia de comunicacin corporativa, si se tiene. Recomendaciones: estas sugerencias se desprenden automticamente una vez usted seleccione la categora del subgrupo de inters identificadas en la herramienta Gestin con Grupos de Inters. Contenidos del mensaje: describe la informacin clave que usted considera debe comunicar a sus audiencias. Usted debe tener en cuenta al momento de elaborar los mensajes las razones o argumentos que sus grupos de inters deberan saber con el fin de fortalecer la percepcin que stos tienen de su gestin en RSE. Recuerde que el lenguaje debe ser claro, fcil de entender y adaptarse a cada subgrupo de inters. Actividades: indique de qu forma va a transmitir los mensajes establecidos a sus audiencias, as como el conjunto de tareas necesarias para alcanzar el objetivo propuesto. Mix de medios: es la combinacin de canales adecuados para la transmisin del mensaje. Indique los medios que se ajusten ms a las caractersticas de sus subgrupos de inters, un medio que le permita transmitir eficazmente sus mensajes sin interferencias y al cual tenga fcil acceso. Responsable: encargado de coordinar o llevar a cabo la actividad propuesta en la implementacin. Prioridad: indica la importancia de realizar las actividades propuestas para su empresa, de acuerdo con la categora de los subgrupos de inters. Porcentaje de cumplimiento: califica el cumplimiento de las actividades propuestas en la estrategia. Usted deber evaluar en qu medida se ha cumplido la intencin que usted plante para cada una de las actividades dependiendo del subgrupo y de la categora a la que pertenezca. Aspectos de incidencia: identifica los factores positivos o negativos que incidieron en el cumplimiento que obtuvo para cada intencin. Observaciones: luego de examinar el proceso llevado a cabo, usted debe revisar el cumplimiento del objetivo planteado al inicio y describir de forma general las conclusiones obtenidas en la implementacin de la estrategia.
109
Fase 4
COME - RSE V.1. Instrumento 2. Estrategia de comunicaciones

Plan de accin (Ejecucin) Actividades Mix de medios Presupuesto Responsable Prioridad % cumplimiento Aspectos de Observaciones
Acciones a ejecutar pra cumplir el objetivo
Combinacin de canales adecuados para la transmisin del mensaje
Encargado de coordinar o llevar a cabo la actividad
De acuerdo a la categora la prioridad de la realizacin de las actividades
Porcentaje de cumplimiento Factores positivos o negativo que incidieron en el cumplimiento para cada intencin.
Revisin del cumplimiento del objetivo
Recomendaciones para elaborar su estrategia de comunicaciones segn la categora de sus grupos de inters Su empresa debe procurar un contacto constante con sus grupos de inters, con canales que permitan una retroalimentacin permanente y una comunicacin fluida. Sus mensajes deben ser claros, tenga en cuenta que la informacin debe ser precisa y coherente para todos los grupos, y que el lenguaje que emplee para transmitirla depende de la audiencia a la cual va dirigida. Bsicos: Establezca un lazo que le permita mantener una conexin (no necesariamente constante), enve informacin general sobre su RSE y algunos detalles sobre sus acciones. Un boletn con algunos puntos de inters puede ser un medio adecuado para esta audiencia. Importantes: Establezca lazos cercanos, busque establecer comunicaciones constantes, tenga en cuenta las sugerencias que estos realicen a la gestin de su empresa. As mismo, comparta sus experiencias y la informacin que usted considere pertinente con respecto a la gestin en RSE de su empresa. El contacto va mail y algunas redes sociales pueden ser un buen medio para esta audiencia. Esenciales: Establezca lazos cercanos, que permitan conversar sobre la RSE. Mantenga comunicaciones constantes, permtales expresar sus opiniones y sugerencias con respecto al cumplimiento de sus objetivos en materia de sostenibilidad. No olvide compartir sus experiencias e informacin detallada, las reuniones pueden ser un medio adecuado para esta audiencia.
Fase 4
110
FASE 5 Aseguramiento
FASE V. Aseguramiento
Esta ltima fase consiste en el proceso de construccin de planes de ajuste que permitan mejorar el desempeo de responsabilidad social de la empresa, contando con el aporte de retroalimentacin de los grupos de inters, sobre el informe de sostenibilidad.
La direccin convocar a los responsables de rea o departamento para comunicarles estos resultados. stos a su vez se lo trasmitirn a los/as trabajadores/as que tengan bajo su responsabilidad. Se deber abrir un periodo de sugerencias para el nuevo plan de accin. stas podrn ser transmitidas al miembro del comit presente en cada rea.
Planes de ajuste
Proceso de retroalimentacin a partir del reporte de sostenibilidad de la empresa, que permite llegar a acuerdos sobre nuevas prcticas de acciones necesarias para fortalecer y mejorar la gestin de RSE; prcticas sobre las cuales se estructurarn los nuevos objetivos para la gestin de la RSE.
Perspectiva general
Se realizar un taller para elaborar un proceso de ajuste segn los grupos de inters reflejados en el reporte de sostenibilidad de la empresa. Se trata de revisar las polticas que han guiado las relaciones de la empresa con sus grupos de inters internos y externos, con el fin de mejorar la gestin de la RSE. De la misma manera que en el proceso de planeacin, se invitar a personas que tengan relaciones directas o incidencia sobre la relacin de la empresa con cada grupo de inters. Los resultados de estos talleres, aprobados por la alta direccin, se darn a conocer a los grupos de inters relevantes para la empresa.
Desarrollo e implementacin del plan de mejoramiento

En esta estrategia se desplegar el plan de mejoramiento con los elementos obtenidos en la fase anterior. Para su efectividad y sobre todo si anteriormente ya se tiene implantado un sistema de gestin (de calidad, excelencia, medioambiental) se deben adaptar los procedimientos generales y especficos (registros, instrucciones), y modificar los procesos de la organizacin a fin de que integren los aspectos de responsabilidad social de la empresa. El informe de resultados debe servirle a la direccin como herramienta de seguimiento, y para la toma de decisiones estratgicas de mejoras oportunas en los aspectos de la gestin de la responsabilidad social de la organizacin. Por supuesto, estas aportaciones sern de nuevo tenidas en cuenta para la reformulacin de los objetivos, recursos, en definitiva el nuevo plan de accin que siempre se formular bajo el prisma de la mejora continua.
Procedimiento
En la sesin de dilogo sobre el reporte o memoria de sostenibilidad, puede utilizar algunas cuestiones como las siguientes: Queremos conocer su comentario general sobre nuestro reporte: Cree que falta algn asunto importante? Echa en falta alguna cuestin importante? Qu utilidad tiene esta informacin para ustedes? Qu esperara usted de nuestro prximo reporte?
115
Fase 5
A partir de la retroalimentacin recibida sobre el informe o memoria de sostenibilidad, llene el siguiente instrumento para cada mbito, segn corresponda.
Directivos y gobierno corporativo. Organizacin interna. Relaciones comerciales: proveedores y contratistas. Bienes y servicios: usuarios y clientes. Medio ambiente. Comunidad.
Ajuste desde la retroalimentacin

Lnea de mejoramiento Accin concreta Responsable Tiempo Recursos Compromiso
El cierre
Una vez llegado a este punto, usted ha finalizado el ciclo de gestin con la empresa.
Fase 5
116
Bibliografa
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Recursos electrnicos Accin Empresarial: www.accionrse.cl Accountability: www.AccountAbility.org.uk BSR: www.brs.org DERES: www.deres.org.uy Empresa: www.empresa.org ETHOS: www.ethos.org.br Grupo Rethos: http://espanol.geocities.com/ecoteo1/ IARSE: www.iarse.org ICONTEC, Comit 180. www.icontec.org.co ISO: www.iso.org/sr Pacto Mundial: www.pactomundial.org Programa ComprometeRSE: www.comprometerse. org.co Small Business Journey: www.smallbusinessjourney.com
121
Fase 1
Recursos impresos
Fase 1
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Krick, T.; Forstater, M.; Monaghan, P.; Sillanpaa, M. (2006). De las palabras a la accin, el compromiso con los stakeholder, Manual para la prctica de relaciones con los grupos de inters. UNEP, Accountability. [Documento PDF]. URL. Disponible en: http://www. telefonica.es/responsabilidadcorporativa/pdfs/manualpracticarelaciones.pdf Modelo de gestin RSE. (Visitado 2010, Julio 13). [Documento PDF]. URL. Disponible en: http://www. rsc-chile.cl/documentos/Modelo%20De%20Gestion%20RSE.pdf Naciones Unidas. Qu es la ONU?, Naciones UnidasCentro de Informacin. [Documento WWW]. URL http://www.cinu.org.mx/onu/onu.htm Roser Hernndez, I. (2005). Gua de RSE para Pymes. Madrid: Observatorio de RSC. Pg. 71. [Documento WWW]. URL www.observatoriorsc.org Thompson, I. (2006). Tipos de clientes. [Documento WWW]. URL http://www.promonegocios.net/clientes/tipos-clientes.html
122
Cmaras de Comercio por la Responsabilidad Social Empresarial en las PyMES Colombianas
Un proyecto de
Cooperantes
Co-ejecutores:

Manual de Implementación Responsabilidad Social Empresarial - ComprometeRSE, BID y Confecamaras, 2010

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3ra Edicin

Cmaras de Comercio por la Responsabilidad Social Empresarial en las PyMES Colombianas

Responsabilidad Social Empresarial

Responsabilidad Social Empresarial

Julio Csar Silva Bustos Presidente (E) Confecmaras

Metodologa del Modelo

Instrumento Capacitacin Evaluacin de prcticas Comunicacin

Poltica y objetivos Medicin de costos

Gestin Grupos de Inters

Fases del Modelo ComprometeRSE

Verificacin de mnimos legales Evaluacin de prcticas RSE Capacitacin

Gestin de Grupos de inters

Poltica y Objetivos Gestin de riesgos

Comunicaciones externas e internas

Desarrollo de las herramientas en la lnea de base:

Responsabilidad Social Empresarial

Comunicaciones externas e internas

Medicin de los costos Plantillas de sistematizacin

Capacitacin Gestin de Grupos de inters Poltica y Objetivos

Responsabilidad Social Empresarial

Verificacin de mnimos legales Evaluacin de prcticas RSE Capacitacin

Gestin de Grupos de inters

Gestin de riesgos Comunicaciones externas e internas Indicadores en RSE

Medicin de los costos

Verificacin de mnimos legales Evaluacin de prcticas RSE Capacitacin

Gestin de Grupos de Inters

FASE 1 Lnea de base

FASE I - Lnea de base

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Fase 1 Lnea de base

Contratos de inclusin laboral

Estabilidad de la nmina Ausentismo laboral

Multas pagadas a administracin local

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Fase 1 Lnea de base

Indicadores de cumplimiento de la ley5

Comit 180 de ICONTEC.

De la transparencia en el manejo de los recursos econmicos

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Instrumento de evaluacin del marco legal 6

Lista de verificacin de Mnimos Legales

- Actas Junta Directiva o Mximo rgano Social

Fase 1 Lnea de base

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Fase 1 Lnea de base

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Fase 1 Lnea de base

La sociedad plane y realiz la toma fsica de inventarios?

Todos los hechos econmicos deben estar debidamente soportados en la contabilidad.

Ver actas de Asamblea o Junta Socios

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La sociedad pag en su totalidad el capital?

Fase 1 Lnea de base

Usa la sociedad empresas de servicios temporales para vincular empleados?

La sociedad celebra contratos con cooperativas de trabajo asociado?

Tiene la sociedad conformado un COPASO?

Est la sociedad certificada en OHSAS 18000 o algn otro certificado laboral?

Verifique con el rea de recursos humanos de la compaa si se posee tal certificacin.

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MNIMOS DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL

Fase 1 Lnea de base

MNIMOS RELACIN CON CLIENTES

Ha patentado sus invenciones, diseos industriales o modelos de utilidad?

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