Information by Objectives

Intelligence by objectives (IBO)

By: Jacob Bar

Mobile: 050-5293929

Email: barjacob@actcom.co.il

‫כל הזכויות שמורות‬

 ‫‪Information by Objectives‬‬

‫הגדרה‬
‫מתודולוגית ה ‪ (Information By Objectives (IBO -‬הינה כלי עזר ארגוני לפתרון בעיות והשגת יעדים‬
‫אשר מותנים בהשגת מידע‪.‬‬
‫המתודולוגיה מגדירה תהליך המורכב מ ‪ 12‬שלבים אותם יש לעבור בדרך להשגת היעדים‪.‬‬
‫תוצרי ה ‪ IBO‬יכולים לשמש כקלט למערכת ‪ Business Intelligence‬בארגון‪.‬‬

‫אוכלוסיות הזקוקות ל ‪IBO‬‬

‫‪o‬מקבלי החלטות הנדרשים להשיג יעד ו‪/‬או לסייע בהשגת פתרון לבעיה ‪ ,‬כאשר ישנם‬
‫פערי מידע חוסמים‪ .‬מקבל ההחלטה יכול לבוא מכל אחד מהדיסציפלינות הבאות ‪:‬‬
‫ניהול‪ ,‬שיווק‪ ,‬מו"פ‪ ,‬מכירות‪ ,‬ייצור וכד'‪.‬‬

‫‪o‬ארגון או ישות עסקית המעוניינים לבחון כדאיות וצורך בהקמת מערכת מודיעין‬
‫עסקי מהסוגים של ‪ (Business Intelligence (BI‬ו‪/‬או ‪Competitive‬‬
‫‪.Intelligence‬‬

‫ארגון המוציא מעל ‪ 5000$‬על חיפוש ורכישת מידע בשנה‬ ‫‪o‬‬

‫‪o‬הנהלת ארגון ו‪/‬או אנשי טכנולוגית המידע המעוניינים להתאים ולקשור את מערכות‬
‫המידע בארגון ליעדי החברה‪.‬‬

‫תוצרים בתהליך‬
‫•מנוע לחיפוש מידע מונחה יעדים ה – ‪JBEngine‬‬
‫•רשימת יעדים ומשימות להשגה‬
‫•רשימת דרכי הפעולה אפשריות (דפ"אות( הנדרשות להשגתם‬
‫•רשימת בעיות‪ ,‬אילוצים וצווארי בקבוק היכולים למנוע השגת היעדים ועלותם‪.‬‬
‫•רשימת בעיות מידע‬
‫‪ IBOo‬מבדילה בין מידע שהינו ‪ must‬לבין מידע שמוגדר כ ‪ Nice To Have‬כנגזרת‬
‫מיעדי הארגון‪.‬‬
‫‪o‬מה צריך לשאול (את השאלות(‬
‫‪o‬איך צריך לשאול (את השאילתות(‬
‫‪o‬והיכן יש לחפש את המידע הנדרש‬
‫‪o‬כמה כסף כדאי להוציא על המידע הנ"ל‪.‬‬

‫•רשימת המשאבים הנדרשים להשגת יעד ועלותם‪.‬‬

‫•עלויות של מקורות מידע‬
‫•רשימת בעלי התפקידים האחראים להשגת יעד ולביצוע דפ"א‬
‫•טבלת מעקב "השגת יעדים"‬

‫רכיבי עזר נלווים למימוש המתודולוגיה‬

‫•הגדרת תהליכים ונהלי עבודה‬
‫•כלי לניתוח מערכת מונחה ‪IBO - Socrates‬‬
‫‪Information by Objectives‬‬

‫מנוע חיפוש מונחה יעדים ‪JBEngine -‬‬ ‫•‬

‫שלבים עיקריים במתודולוגית ‪IBO‬‬

‫( אופני עבודה מומלצים ‪(Best Practices‬‬

‫‪.1‬בחירת השלב ממנו יש להתחיל במימוש המתודולוגיה ‪:‬‬

‫במידה ומתקיימים התנאים הבאים ‪:‬‬

‫‪o‬הנהלת הארגון מעוניינת לפעול על פי המתודולוגיות של‪Management By Objectives :‬‬
‫ו‪Information By Objectives -‬‬
‫‪o‬לארגון אין עדיין הגדרת יעדים ברורה ומדידה ברמת ההנהלה ‪.‬‬

‫אזי ‪:‬‬
‫‪o‬מתחילים במימוש המתודולוגיה החל משלב מס' ‪1‬‬

‫במידה ומתקיימים התנאים הבאים ‪:‬‬

‫‪o‬קיימת הגדרת יעדים‬

‫או ‪:‬‬

‫‪o‬מקבל החלטה נתון בארגון‪ ,‬מעוניין להשיג יעד‪/‬מטרה ספציפי‪/‬ת תוך פרק זמן מסוים‬
‫ללא קשר ליעדי הארגון‪.‬‬
‫וגם ‪:‬‬
‫‪o‬כהנחת היסוד ‪ -‬היעדים שנבחרו נכונים ומקובלים ברמת ההנהלה הבכירה‬

‫אזי ‪:‬‬
‫‪o‬מתמקדים ב ‪ 5‬היעדים החשובים ביותר ומתחילים ביישום משלב מס' ‪.2‬‬

‫במידה ומתקיימים התנאים הבאים ‪:‬‬

‫‪o‬מקבל החלטה נתון בארגון‪ ,‬ניצב בפני בעיה הדורשת פתרון תוך פרק זמן קצוב – הבעיה‬
‫יכולה להיות בתחומי הפיתוח‪ ,‬השיווק‪ ,‬הייצור‪ ,‬הרכש וכד'‪.‬‬
‫‪Information by Objectives‬‬

‫‪o‬כהנחת היסוד ‪ -‬הבעיה שהוגדרה נכונה‪ ,‬והצורך לפתור אותה מקובל על ההנהלה‬

‫אזי ‪:‬‬

‫‪o‬מתחילים ביישום משלב מס' ‪. 3‬‬

‫‪ 2‬על ההנהלה הבכירה לקחת חלק בתהליך (מנכ"ל‪ ,‬מנהל מו"פ‪ ,‬מנהל השיווק והמכירות‪,‬‬‫‪.‬‬
‫מנהל הייצור‪ ,‬רואה החשבון(‬

‫‪.3‬משך הזמן הנדרש ‪ 5 – 1‬פגישות‬

‫‪.4‬מס' יעדים אופטימאלי לעבודה בתהליך ‪ 10 -‬יעדים ‪ ,‬אשר תרומתם ע"פ הקריטריונים‬
‫מכסימלית‪.‬‬

‫ההגיון מאחורי פיתוח המתודולוגיה‪:‬‬

‫‪Nice to have versus need to knowo‬‬
‫‪o‬לא מתבצעת כיום הפרדה בין המידע שהוא בבחינת ‪ Nice to have‬לעומת המידע‬
‫שהוא בבחינת ‪Need to know‬‬
‫‪o‬מרבית מחפשי המידע מבזבזים את זמנם בניסיון לאתר מידע שהוא בבחינת ‪Nice‬‬
‫‪ to have‬אשר תרומתו לארגון נמוכה אם בכלל‪.‬‬
‫‪o‬המתודולוגיה מייצרת עבורנו את השאלות אשר התשובות עליהן תספק לנו את‬
‫המידע החיוני ביותר עבורנו – כלומר ממקד אותנו במידע מסוג ‪Need to know‬‬

‫•קיים פער עצום בתפיסת מושג המידע בין אנשי ה ‪ - IT‬ובין מקבלי ההחלטות בארגון‬

‫‪o‬אנשי טכנולוגית המידע בארגון תופסים את מושג המידע ברמת המיקרו‬

‫לעומתם מקבלי ההחלטות תופסים את המידע ברמת המקרו‪.‬‬
‫‪o‬הפער בתפיסת המידע גורם לחוסר הבנת צרכי המידע של מקבלי‬
‫ההחלטות אצל אנשי ה – ‪ IT‬וכתוצאה לכך ישנן שתי תפיסות‬
‫המתנהלות במקביל ולעולם אינן נפגשות‪ .‬יש צורך לחבר בין שני‬
‫הצדדים ולאפשר להם להבין אחד את השני‪.‬‬

‫•שפע עצום של מידע דרך האינטרנט‬

‫‪o‬הנגישות לרשת האינטרנט ולכלי החיפוש המצויים בה בשפע‪ ,‬מייצרת‬
‫עבורנו בקלות כמויות אדירות של מידע לא רלבנטי מהסוג של ‪Nice to‬‬
‫‪ have‬וכתוצאה מכך ‪ -‬הצפה במידע שמידת תרומתו להשגת יעד נתון‬
‫אינה ברורה‪.‬‬
‫‪o‬עולה הצורך לנפות ולהתמקד בעיקר‬

‫•מה השאלה?‬
‫‪o‬כאשר מפנים למקור מידע שאלה לא נכונה ‪ ,‬כלומר שאינה רלוונטית‬
‫לנושא החיפוש ‪ -‬התשובה שתתקבל תהיה אף היא לא רלבנטית‪.‬‬
‫לדוגמא ‪:‬‬
‫•מנהל בחברה העוסקת בתחום ה – ‪ VOIP‬המעוניין לייעל את‬
‫פעילות המו"פ מבקש לקבל תשובה לשאלה‪" :‬מהו גודל שוק ה –‬
‫‪ VOIP‬ומיהם המתחרים העיקריים של החברה"‪.‬‬
‫•בפועל‪ ,‬מתברר כי מרבית מקבלי ההחלטות מתקשים להגדיר את‬
‫השאלה אשר‬
 ‫‪Information by Objectives‬‬

‫עליהם להפנות למקור מידע‪ ,‬ובמילים אחרות הם אינם יודעים לשאול את השאלות‬
‫הנכונות‪.‬‬

‫•כיצד בונים שאלה נכונה ?‬

‫‪o‬גם כאשר שואלים את השאלה הנכונה יש לדעת לתרגם את‬
‫השאלה (‪ (question‬לשאילתא או שאילתות ( (‪queries‬עבור‬
‫מקור מידע‪.‬‬
‫‪ o‬יכולת לתרגם שאלות לשאילתות אשר מניבות תשובות‬
‫רלבנטיות מחייבות את השואל להיות בעל ניסיון רב ומיומנות‬
‫בשטח זה ‪ -‬תכונות אשר אינן קיימות אצל מרבית מחפשי‬
‫המידע‪.‬‬
‫‪o‬עולה הצורך בכלי עזר לתרגום שאלות לשאילתות‬

‫•היכן מחפשים ?‬

‫‪o‬אם חיפוש המידע המבוקש מתבצע במקום בו המידע אינו קיים‪,‬‬

‫תוצאת החיפוש תהיה תמיד אפס או בלתי רלבנטית‪.‬‬
‫‪o‬מרבית מחפשי המידע אינם מכירים את מקורות המידע בהם‬
‫עשויה להימצא‬
‫התשובה שתסייע להם בפתרון בעיה נתונה‪.‬‬
‫‪o‬נדרשת יכולת להגדיר את מקורות המידע האופטימליים לאיתור‬
‫תשובות לבעיות מידע‪.‬‬

‫•בזבוז וחוסר יעילות של הקונספט הסטנדרטי לביצוע מודיעין‬

‫‪o‬במערכות המודיעין המוצעות כיום אוספים ומנהלים כל פיסת‬
‫מידע (גם אם לא‬
‫בדיוק זקוקים לה( מתוך תקווה כי פעם אולי ניתן יהיה לעשות בה שימוש‪.‬‬
‫גישה זו הינה בזבזנית מבחינה כלכלית‪.‬‬
‫‪o‬יש צורך להגדיר שיטה לשימוש במידע ובכלי המידע הקיימים‬
‫בארגון ומחוצה לו ‪ -‬אך ורק לצורך השגת מטרות ויעדים‬
‫מוגדרים‪.‬‬

‫•לא כל מידע ניתן וכדאי לאיתור‬

‫‪o‬במקרים רבים‪ ,‬משקיעים מקבלי ההחלטות זמן ומשאבים אחרים‬
‫בנסיון לאתר‬
‫מידע שאינו ניתן להשגה כלל‪( ,‬מבלי שהם מודעים לכך( או שעלויות השגתו‬
‫גבוהות באופן בלתי פרופורציוני לתועלת שהוא עשוי להביא (הכוונה לעלויות כספיות‬
‫ו‪/‬או לנזקים מהפעלת שיטות לא לגיטימיות לאיסוף המידע(‪.‬‬

‫‪o‬בזבוז נובע מהעדר כלים ומחוסר יכולתם של צרכני המידע לדעת‬

‫מראש האם‬
‫ניתן‪/‬כדאי להשקיע זמן ומשאבים באיתור מידע מסוים‪.‬‬

‫•מה שאינו מדיד אינו יכול להיות מנוהל – ולהיפך‪.‬‬

‫‪o‬מרבית מערכות המידע הקיימות כיום לא מאפשרות לנו למדוד את תרומתן‬
‫ויעילותן בהשגת יעד ספציפי ‪.‬‬
‫‪Information by Objectives‬‬

‫מיגבלות‪/‬חסרונות המתודולוגיה‬
‫•על אף הנאמר לעיל‪ ,‬אין וודאות כי היעדים‪ ,‬המטרות‪ ,‬דרכי פעולה וכד' שהוגדרו‪ ,‬הם‬
‫בהכרח הנכונים והטובים ביותר‪.‬‬

‫•לא כל יעד ניתן להשגה‪ ,‬ולא כל בעיה פתירה‪.‬‬

‫•לא לכל שאלה יש תשובה‪.‬‬

‫•דורשת יצירתיות ודמיון אשר אינו תמיד בנמצא אצל חלק ממקבלי ההחלטות‪.‬‬

‫•המתודולוגיה מתאימה אך ורק לארגונים המיישמים את גישת הניהול ‪MBO‬‬

‫•קשה מאד לחלץ ממקבלי ההחלטות יעדים‪ ,‬מטרות‪ ,‬בעיות‪ ,‬דרכי פעולה וכד'‪.‬‬

‫•באם אין מעורבות של הקודקוד של הקודקודים בארגון והכפיפים לו בתהליך‪ ,‬אין‬

‫סיכוי לממשה‪ .‬השיתוף חייב להיות בזמן אמיתי ולאורך כל הזמן‪.‬‬

‫לסיכום‬
‫המתודולוגיה המוצעת הינה בראש ובראשונה כלי עזר לפתרון בעיות‪ ,‬בכל אותם מקרים בהם פתרון‬
‫הבעיה מותנה בהשגת מידע מסוים בעיות אשר נגזרות מיעדי הארגון‪.‬‬

‫פתרון בעיה אינו יכול להתבצע אך ורק באמצעות מידע ‪ -‬יש צורך בקיומם של תנאים ומשאבים שונים‬
‫אשר ביחד עם המידע המתאים המתקבל בזמן‪ ,‬יכולים לספק את הפתרון לבעיה‪( .‬ראה תרשים‬
‫בהמשך(‪.‬‬

‫המתודולוגיה תורמת לפתרון בעיות באמצעות הבאת מידע נדרש ‪ ,‬ובמקרים מסוימים מסייעת באיתור‬
‫משאבים ותנאים נדרשים לפתרון כגון‪ :‬כסף‪ ,‬ידע‪ ,‬טכנולוגיה נסיון‪ ,‬והחלטות נדרשות‪.‬‬