Komunikasi Bisnis

Kombis-8 Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang bersisi masalah atau kegiatan bisnis yang sering terjadi. Contoh : Permintaan pesanan, surat penawaran, claim/ pengaduan, kerja sama bisnis. Struktur pesan : pembuka, isi penjelasan, penutup. Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun pesan rutin: Nyatakan permintaanmaksud dan tujuan Buat rincian dari hal yang dimintajenis, ukuran, harga, diskon, dll penutup:penutup harus member kesan positif :penutup harus berisi harapan & cantumkan nomor/ orang yang dapat dihubungi :dapat juga dicantumkan batas waktu tindakan Permintaan informasi rutin 1. permintaan informasi dengan penjualan/ transaksi 2. permintaan informasi tanpa transaksi Pengaduan/ claim: surat yang meminta penyesuaian mengenai sesuatu. Terjadi karena ada ketidaksesuaian. Penanganan claim disesuaikan dengan peraturan perusahaan. Kombis-9 Penulisan Bad News Bad news adalah berita yang kurang menyenangkan. Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam penyampaian bad news:

+cara penyampaian + penerima bad news + menjaga citra positif perusahaan +agar audiens tetap memberikan goodwill kepada perusahaan Pengorganisasian bad news: a. Menciptakan audiens center tone Tujuan: keputusan yang adil Keputusan yang tegas Agar audiens tetap memberikan goodwill b. Memilih pendekatan yang digunakan =Pendekatan tidak langsung 1. Pembukaan Hindari kata tidak Hindari buffer yang tidak relevan & terlalu panjang Hindari permintaan maaf 2. Alasan 3. Bad news cth: penolakan lamaran kerja 4. Penutup : kalimat yang bersahabat dan positif Pendekatan langsung Diterapkan jika : Keinginan pelanggan Memiliki efek/ pengaruh yang kecil Menyampaikan dengan penuh empati

Tahap2 : Bad news, alas an, penutup Informasi dan jawaban negatif 1. Bad news tentang produk Cth: Kenaikan harga, penarikan produk, barang rusak (pend. Tidak langsung) 2. Penolakan kerja sama jika merugikan peusahaan 3. Penolakan undanganjika sudah kenal dekat (pend. Langsung) jika baru kenal (pend. Tidak langsung) 4. Bad news tentang pelanggan Cth: tidak memenuhi pesanan, penolakan pesanan, mengganti produk 5. Bad news tentang orang Cth: penolakan kredit, penolakan lamaran kerja, penolakan rekomendasi Kombis-10 Penulisan Pesan-pesan persuasif Pesan2 persuasif adalah usaha untuk mengubah sikap, kepercayaan, tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Penggunaan pesan persuasive 1. Internal Permohonan kenaikan gaji/ upah Permohonan cuti/ izin *Permintaan pembuatan laporan Pendelegasian tugas kepada rekan kerja *Permohonan untuk menangani proyek

2. Eksternal Penjualan produk Permintaan izin usaha Permohonan kredit Permintaan kerja sama bisnis Hal- hal yang diperhatikan dalam penulisan pesan-pesan persuasive 1) Analisis audiens : kenali siapa audiens 5 Jenjang kebutuhan manusia menurut Abraham Maslow a. Kebutuhan fisiologis/ dasar b. Kebutuhan keamanan/ keselamatan c. Kebutuhan social d. Kebutuhan penghargaan/ status e. Kebutuhan aktualisasi diri/ manjadi apa yang dia mampu/ ingini 2) Kenali perbedaan budaya 3) Memilih pendekatan oganisasi : langsung & tidak langsung Mengembangkan pesan-pesan persuasive a. Menetapkan kredibilitas/ tingkat kepercayaan >Dokumen > Jaminan > Hasil riset > Antusias b. Membuat kerangka argumentasi

> Attention : perhatian > Interest : minat > Desire : hasrat > Action : tindakan c. Menghubungkan audiens dengan hal-hal yang logis d. Memperkuat posisi anda dengan penggunaan bahasa yang baik dan tepat/ sopan Daya pemikat pesan2 audiens: * Daya pemikat dengan logika * Daya pemikat dengan emosional Jenis-jenis pesan persuasive a. Surat penjualan Jumlah produk Kualitas produk Model/ tipe produk b. Surat permohonan bantuan dana Kombis-11 Laporan Bisnis Laporan bisnis adalah laporan yang bersifat netral, tidak memihak dan mempunyai tujuan bisnis tertentu. Karakteristik laporan bisnis: Netral Tidak memihak Objektif

Penyampaian informasi intern & ekstern Digunakan untuk pemecahan masalah & pengambilan keputusan Laporan bisnis dapat digunakan untuk keperluan: 1. Memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan 2. Mengimplementasikan kebijakan prosedur perusahaan 3. Memenuhi syarat/ peraturan yang berlaku 4. Mendokumentasikan prestasi kerja 5. Menganalisis informasi & member bimbingan 6. Memperoleh sumber dana untuk membuka bisnis Penggolongan laporan 1. Menurut fungsinya Lap. Informasional (memberikan informasi) cth. Lap. Perkembangan Lap. Analitikal (menganalisis, menafsirkan, mengambil kesimpulan & member rekomendasi) 2. Menurut subjeknya (dari departemen mana laporan diberikan) cth. Lap. Produksi, keuangan, pemasaran. 3. Menurut formalitasnya Lap. Formal (kompleks & >10 hal) Lap. Non formal (singkat) 4. Menurut keasliannya Lap. Otoritas :dibuat atas permintaan/ mendapat kuasa dari orang lain Lap. Sukarela : dibuat atas inisiatif sendiri Lap. Swasta : dibuat oleh perusahaan swasta

 Lap. Public : dibuat oleh lembaga pemerintah 5. Menurut frekuensinya Lap. Berkala : secara harian, semesteran, tahunan cth.lap bursa saham tiap jam Lap. Khusus : saat dibutuhkan(situasi/ kejadian khusus) cth. Krisis di perusahaan 6. Menurut jenisnya Lap. Formal Lap. Informal Lap. Memorandum :menggunakan format memo (dari, kepada, subjek, tanggal) Lap. Surat : menggunakan format surat (alamat, salam pembuka, salam penutup, tanda tangan, referensi. Lap. Dalam bentuk cetakan 7. Menurut kegiatan proyeknya Lap. Pendahuluan Lap. akhir 8. Menurut pelaksanaan pertemuan Agenda : sebelum pertemuan Notulen : lap. Resmi hasil pertemuan Resolusi : berisi pengumuman hasil consensus dalam suatu pertemuan Lap. Pertemuan : cakupannya luas dan berisi hasil pertemuan Organisasi tubuh laporan bisnis Menyusun tubuh laporan bisnis

+ Deduktif + induktif Menyusun teks laporan + Membuat topic + Menyusun urutan Metode outline Kombis-12 Penulisan Laporan Singkat Karakteristik laporan singkat : =Berisi 1 atau 2 halaman =Hanya berisi materi pendukung yang relative singkat =Dapat berbentuk memo atau surat Tujuan laporan Sebagi dokumentasi yang bersifat tetap Alat pemecah masalah/ pengambil keputusan Alat pimpinan memantau kegiatan bawahan Sebagai bukti pertanggungjawaban Laporan bisnis yang baik mencakup 3 hal: 1. Informasinya akurat informasi yang disampaikan sesuai dengan fakta /bukti/ kenyataan 2. Isinya menunjukkan pertimbangan yang baik dari penulis dalam penulisan laporan harus netral artinya tidak memihak / memberatkan pihak lain 3. Format, gaya & organisasi sesuai dengan kebutuhan membaca

Perencanaan Laporan Singkat Berbagai bentuk pilihan format laporan: a. Preperented : format laporan yang berbentuk cetakan, tinggal mengisi laporan/ bagian yang kosong b. Memo : berisi dari, kepada, hal c. Surat : formatnya sama seperti surat biasa hanya saja disertai dengan judul laporan d. Manuscript : laporan yang berisi ratusan halaman Penentuan struktur dasar laporan Masalah yang muncul dalam penentuan struktur dasar laporan *Informasi yang akan disampaikan *Pendekatan psikologis yang digunakan (langsung & tidak langsung) *Metode yang digunakan