Formulacin y Evaluacin de Proyectos Aplicando el Estndar del Project Management Institute (PMI) Presentacin del Kick Off Meeting

(Reunin de Arranque del Proyecto)

Expositor : Mg.Ing.Guillermo Cabrejos Alvarez; PMP
Gerente de Proyectos de la Corporacin Graa Montero Digital (GMD) Divisin Soluciones de Negocio - Software Factory/BPO

E-mail : gcabrejosa@gmd.com.pe

Presentacin del Kick Off Meeting

Una de las expresiones mas usadas hoy en da en los proyectos al iniciar un proyecto es la del Kick off o Kick off meeting. El kick off puede traducirse al castellano como reunin de arranque de proyecto. El Kick off es un encuentro entre los responsables de la empresa y el cliente para discutir los aspectos del nuevo proyecto que van a desarrollar conjuntamente

Presentacin del Kick Off Meeting

A mi parecer el valor o beneficio mas importante es el de validar los requerimientos y expectativas del proyecto con los mismo protagonistas. Muchas veces se discute que el proyecto puede haber estado mal dimensionado desde la fase comercial y por lo tanto inicia con mucho riesgo y en algunas veces pre-destinado al fracaso, es pues aqu donde el Gerente de Proyecto debe tomarse el tiempo para VALIDAR el alcance, primero a lo interno de la organizacin y luego presentarlo al cliente dentro de la reunin de Kickoff. Que sucede si el alcance varia? la respuesta es presentar una Solicitud de Cambio o en algunos casos hacer una Addenda al Contrato.

Tips Generales
Haga la convocatoria con la debida anticipacin. Asegrese de que estn presente todos los stakeholders del cliente. Pngale un nombre al proyecto, para ganar una identidad. Haga una presentacin del proyecto en base a los puntos recomendados mas adelante, no se focalice tanto en el producto del proyecto. Observe detenidamente las reacciones, expresiones y lenguaje NO VERBAL de cada uno de los miembros ,aqu puede empezar a identificar los tipos de stakeholders (positivos o negativos). Al final haga un regalo a los participantes que ayude a posicionar la identidad del proyecto, esto genera compromiso. Haga una reunin interna con el equipo posteriormente para evaluar los resultados. Si parte de la evaluacin es presentar la primera ORDEN DE CAMBIO HAGALO!!, eso le puede evitar muchos problemas futuros.

Estructura del Kick Off Meeting

de la Presentacin 2.-Definicin del Proyecto 3.-Definicin del Producto del Proyecto 4.-Principales Stakeholders del Proyecto 5.-Objetivos del Proyecto 6.-Supuestos y Restricciones Principales 7.-Lnea Base del Alcance (WBS a 2do Nivel ) 8.-Lnea Base de Tiempo (Cronograma de Tiempo) 9.-Lnea Base de Costos (Presupuestos por Fases) 10.-Lnea Base de Calidad (Objetivos de Calidad) 11.-Organigrama del Proyecto 12.-Matriz RAM 13.-Matriz de Comunicaciones 14.-Principales Riesgos del Proyecto 15.-Matriz de Adquisiciones 16.-Sistema de Control de Cambios
1.-Objetivo